Anbefalinger til offentlige udbydere udarbejdelse af udbudsmateriale vikarydelser på sundhedsområdet Udarbejdet juli 2011 af brancheforeningen: ”Foreningen af Sygeplejevikarbureauer I Danmark” – FASID ved for 1. Generelt om FASID Denne vejledning er udarbejdet af brancheforeningen ”Foreningen Af Sygeplejevikarbureauer i Danmark – FASID (herefter omtalt ”FASID”)” med det formål at sikre klare vilkår for tilbudsafgivelse ved offentlige udbudsforretninger og dermed mere konkurrencedygtige priser til de ordregivende myndigheder. FASID er et overenskomstfællesskab blandt vikarbureauer, som bl.a. er leverandører til det offentlige marked inden for sundhedsområdet. FASID repræsenterer hovedparten af sygeplejevikarbureauerne, idet FASIDs medlemmer fremgår af foreningens hjemmeside www.foreningen-fasid.dk. FASID er stiftet af vikarbureauer inden for sundhedsområdet med det overordnede formål at sikre en ensartet høj kvalitet for vikarydelser inden for sundhedsområdet samt ensartede løn- og arbejdsvilkår for vikarer. Foreningen deltager derfor i forhandlinger om løn- og arbejdsvilkår for vikarer på sundhedsområdet med de relevante faglige organisationer, og FASID har ifølge FOA og DSR status af anerkendt forhandlingspart ved forhandling af de private vikaroverenskomster. Derudover deltager foreningen aktivt i den offentlige debat om sygeplejefaglige forhold i branchen. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde med advokat Majse Jarlov fra advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, som bl.a. har stor erfaring med udbudsprocesser vedrørende udbud af vikarydelser inden for sundhedsområdet. 2. Vikarydelser er ikke standardydelser Vikarydelser har ikke karakter af en standardydelse, som udelukkende kan differentieres på grundlag af en timepris. Indholdet af vikarydelser afhænger i høj grad af kvaliteten af den leverede vikarydelse, som igen afhænger af, hvilken personprofil, der præsterer vikarydelsen, hvordan udførelse af vikarydelsen er struktureret og organiseret hos leverandøren samt leveringssikkerheden. Der er derfor en stor variation i indholdet af de vikarydelser, som tilbydes af leverandørerne på markedet. Eksempelvis kan der være forskel på de krav, som leverandørerne stiller til vikarernes kvalifikationer ved ansættelsen, herunder om der er en formaliseret ansættelsesprocedure, der følges ved alle ansættelser, om der stilles krav om en vis erfaring hos vikarerne, ren straffeattest samt ansættelse ved personligt fremmøde. Endvidere har den interne tilrettelæggelse af arbejdet hos leverandøren væsentlig betydning for udførelse af vikarydelsen, herunder de interne medarbejderes kvalifikationer, den interne organisering i forhold til at løse opgaverne, omfanget af tekniske hjælpemidler, der er til rådighed for at servicere kunderne, fx telefonsystemer samt understøttende funktionaliteter i bookingsystemer. Hvis leverandørens tilrettelæggelse og organisering er hensigtsmæssig og effektiv, vil dette kunne få direkte indflydelse på såvel pris som leveringssikkerhed. Ved udbud af vikarydelser, de såkaldte bilag II B-tjenesteydelser, som skal annonceres efter annonceringspligten i ”Lov om indgåelse af offentlige og offentligt støttede kontrakter” (tilbudsloven), bør de offentlige myndigheder derfor sikre sig, at Side 2 af 14 udbudsmaterialet er tilrettelagt på en måde, som sikrer, at den ønskede høje kvalitet rent faktisk opnås og kan fastholdes i kontraktperioden. Idet vikarbranchen og dermed FASID har et tilsvarende fokus på kvalitet, har foreningen en stor interesse i at komme med forslag til, hvordan de offentlige myndigheder kan sikre sig den efterspurgte høje kvalitet ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet. Samtidig har FASID en naturlig interesse i at bidrage til en løbende proces, hvorefter udbudsmaterialer udformes på en hensigtsmæssig måde i forhold til det marked, som udbudsforretningen retter sig imod. 3. Vejledningens værdi for dig som ordregiver Vejledningen indeholder en række konkrete forslag til, hvordan udbudsmaterialet med fordel kan tilrettelægges med det formål at sikre en høj kvalitet i ydelsen med fokus på dokumentationskrav til brug for egnethedsvurdering samt kriterier til brug for tilbudsvurderingen. Vejledningen er koncentreret om de områder i en udbudsproces, hvor der erfaringsmæssigt bliver stillet mange spørgsmål fra tilbudsgivere til uklare formuleringer. Vejledningen har derfor også til formål at øge den kollektive bevidsthed om at klare og præcise dokumentationskrav samt krav til tilbudsopbygning m.m., er nemmere at efterleve af leverandørerne, ligesom det er nemmere for de ordregivende myndigheder at sikre, at kravene overholdes. Forslagene skal samtidig ses som en appel til de offentlige myndigheder om at stille ensartede krav ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet, hvilket vil lette arbejdet og effektivere udbudsprocessen for såvel tilbudsgivere som de ordregivende myndigheder selv. For det første vil en anvendelse af ensartede dokumentationskrav samt kriterier medvirke til en sikring af, at den ordregivende myndighed får en vikarydelse af en høj kvalitet. For det andet har en anvendelse af ensartede dokumentationskrav og kriterier den fordel, at ordregiver vil kunne begrænse sit tidsforbrug til udarbejdelse af de dele af udbudsbetingelserne, som sædvanligvis er omkostningskrævende. Ensartede krav, som kan genkendes af branchen, indebærer for det tredje, at mange af de enslydende spørgsmål, som erfaringsmæssigt stilles til udbudsmaterialet under ethvert udbud, kan undgås, hvorved der vil kunne spares såvel ressourcer som tid i en ofte tidsmæssigt presset udbudsproces. Anvendes vejledningens forslag, vil der derfor kunne undgås mange spørgsmål og misforståelser i en udbudsproces, og derved spares mange ressourcer i en ofte tidsmæssigt presset proces. 4. Lovlig dialog med markedet Markedet for vikarydelser er som ethvert andet marked foranderligt over tid. FASID vil bestræbe sig på løbende at opdatere vejledningen i takt med denne udvikling. Endvidere skal FASID henlede opmærksomheden på, at de ordregivende myndigheder i Side 3 af 14 medfør af udbudsreglerne har en legitim adgang til at have en dialog med eksempelvis markedet for vikarydelser på sundhedsområdet ved tilrettelæggelse af en udbudsforretning. Adgangen til dialog fremgår direkte af udbudsdirektivets præambel, betragtning 8, der har følgende ordlyd: ”Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af en ”teknisk dialog” søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrencen forhindres.” Der skal endvidere henvises til Udbudsrådets pjece ”Dialog ved udbud – hvad er muligt?”, udgivet i juni 2010, som indeholder en vejledning om ordregiveres muligheder for lovlig dialog med markedet ved udbud af offentlige kontrakter. 5. Hensyntagen til kvalitet ved gennemførelse af udbud De offentlige myndigheder har et grundlæggende ønske om at aftage vikarydelser af en høj kvalitet. Da markedet for vikarydelser er et marked med en effektiv konkurrence blandt relativt få aktører, vil der blandt leverandørerne være et naturligt fokus på prisoptimering. Da pris og kvalitet naturligt hænger sammen, vil en effektiv priskonkurrence uundgåeligt ske på bekostning af kvaliteten, med mindre de ordregivende myndigheder ved tilrettelæggelse af udbudsforretningerne stiller krav til den tilbudte kvalitet. 6. Kvalitet hos leverandører En sikring af den tilbudte kvalitet bør indledningsvist ske ved, at de ordregivende myndigheder stiller dokumentationskrav, som har til formål at sikre, at de leverandører, som deltager i udbudsforretningen, rent faktisk er egnede til at levere de udbudte vikarydelser. Det anbefales, at de ordregivende myndigheder foretager en sådan egnethedsvurdering, uanset om annonceringen gennemføres som et offentligt eller et begrænset udbud. Ved oplistningen af dokumentationskrav i form af udvælgelseskriterier bør det konkretiseres, hvordan udvælgelsen agtes gennemført samt hvilken præcis dokumentation, som leverandørerne skal aflevere til brug for denne egnethedsvurdering. Det bør kunne dokumenteres, at den krævede dokumentation er vurderet af de ordregivende myndigheder og har dannet grundlag for en vurdering af tilbudsgivernes egnethed. Hvis der stilles krav om referencer, bør udbudsmaterialet tydeligt tage højde for følgende: • Hvordan defineres én reference (en opgave udført for en kommune/region eller en enkelt institution eller blot en plejeafdeling)? • Ordregiver bør stille krav om maksimalt 2-3 relevante referencer. Side 4 af 14 • • Hvilke oplysninger skal afgives for hver reference? Udarbejdelse af skabelon som en del af udbudsmaterialet er en god idé, for at sikre, at alle leverandører afgiver ensartede oplysninger. Mange kunder ønsker, at leverandører hemmeligholder omsætningstal, hvorfor manglende oplysning om omsætningstal ikke bør føre til, at reference ikke tæller eller vægter lavt. Der skal gøres opmærksom på, at leveringsgraden ikke nødvendigvis er sammenlignelig for tilbudsgiverne og deres kunder, hvilket gør det problematisk at vurdere referencer ud fra en sammenligning af leveringsgrader. Herudover er det problematisk at sammenligne leveringsgrader for referencer, som leverandøren har haft i fx 3 mdr. med referencer, som leverandøren har haft i 3 år. Leveringsgraden kan udregnes på forskellige måder, hvorfor vejledningen i punkt 8.3 har anført den beregningsmetode, som anbefales anvendt af FASID. Da udarbejdelse af referencer skal målrettes fra udbud til udbud, bør fristen for anmodning om prækvalifikation/tilbudsfristen tage højde herfor, idet en frist på 1 måned er ønskelig. 7. Kvalitet i tilbudte ydelser 7.1. Håndhævelse af mindstekrav Uanset om en vikarydelse udbydes efter tildelingskriteriet laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud, indeholder udbudsmaterialet en række mindstekrav til kvaliteten af den udbudte vikarydelse. Krav kategoriseret som mindstekrav er udtryk for, at de ordregivende myndigheder kræver, at kravene overholdes, uanset hvilken leverandør der får kontrakten tildelt. Da krav kategoriseret som mindstekrav har stor betydning for de ordregivende myndigheder, bør udbudsmaterialet i overensstemmelse hermed tage højde for, hvordan leverandørerne allerede i deres tilbud skal dokumentere, at mindstekrav overholdes. I modsat fald er der en nærliggende risiko for, at leverandører ved prissætning af opgaven ikke tager højde for, om og i givet fald hvordan mindstekrav kan overholdes. Dette kan have den konsekvens, at den billige leverandør får tildelt kontrakten til trods for, at leverandøren under kontraktens udførelse ikke kan leve op til den krævede kvalitet. Det anbefales endvidere, at kontrakten regulerer, hvordan opfyldelse af mindstekrav bliver kontrolleret og håndhævet af de ordregivende myndigheder under kontraktens løbetid. En manglende håndhævelse af mindstekrav ved kontraktstyring indebærer, at de ordregivende myndigheder ikke får den ønskede kvalitet, som er udbudt, og som der betales for. 7.2. Forslag: Mindstekrav til lønniveau Et konkret eksempel på et ofte forekommende mindstekrav er et mindstekrav om, at leverandøren er forpligtet til at sikre, at vikarlønninger sker på et niveau, som svarer til de gældende overenskomster på området. En overholdelse af forpligtelsen har betydning for den tilbudte pris. Hvis de ordregivende myndigheder ikke fører kontrol med, om kravet overholdes, er der en stor risiko for, at tilbudsgiverne dumper deres Side 5 af 14 priser med den konsekvens, at ordregiver ikke får den ydelse, som er udbudt, og som leverandøren kontraktuelt er forpligtet til at levere. En manglende kontrol har endvidere den konsekvens, at det er særdeles frustrerende for de tilbudsgivere, som tager højde for forpligtelsen i deres prissætning, og som efterfølgende kan konstatere, at mindstekravet ikke overholdes. Da de ordregivende myndigheder er forpligtede til at stille det omtalte lønkrav, bør udbudsmaterialet og særligt kontrakten tage højde herfor ved tilføjelse af bestemmelser om løbende kontrolforanstaltninger samt sanktionsmuligheder ved manglende overholdelse. 7.3. Forslag: Mindstekrav til ressourcer En type af krav som ofte stilles ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet er et mindstekrav til det tilstrækkelige antal ressourcer, som kræves hos tilbudsgiveren for at løfte opgaven. Når et sådant mindstekrav stilles, bør kontrakten tage højde for, hvordan de ordregivende myndigheder påser, at de krævede ressourcer er til rådighed til opgavens udførelse i kontraktens løbetid. Mange udbudsmaterialer stiller et mindstekrav i form af tilbudsgiverne som del af deres tilbud skal oplyse om dette antallet af vikarer er ikke velegnet som mindstekrav, idet tilkendegivelse om, hvorvidt vikarerne er interesserede i ordregivende myndigheds geografiske område. et antal vikarer, idet antal. En oplysning om tallet ikke afspejler en vagter inden for den Det er FASIDs anbefaling, at der i stedet for fastsættes et mindstekrav om en leveringssikkerhed på f.eks. 90 %. FASID anbefaler ligeledes, at der vælges flere rangordnede leverandører for at sikre ordregivers leveringssikkerhed, men såfremt der ikke vælges flere rangordnede leverandører, kan der eventuelt aftales en bodsordning for det antal vagter, der ligger under den aftalte leveringssikkerhed (se dog pkt.10 nedenfor og FASIDs generelle anbefaling om at undgå bodsbestemmelser). Da udførelse af vikarydelser er betinget af, at leverandørerne råder over den nødvendige arbejdskraft, som er påkrævet til løsning af den konkrete opgave, og da leverandørerne ofte først mander op på ressourcesiden efter kontraktindgåelse, vil de færreste leverandører være i stand til at levere vikarydelser umiddelbart i forlængelse af en kontraktindgåelse. Der vil ofte være et behov for at annoncere efter mere personale, og denne proces tager naturligvis noget tid. Det anbefales derfor at anvende en model med en indkøringsfrist på 3 måneder, således at leveringsforpligtelsen først træder i kraft 3 måneder efter kontraktindgåelsen. Alternativt foreslås en løbende indkøring, hvorefter leverandøren efter 3 måneder skal være i stand til at stille med de krævede ressourcer. Kan leverandøren ikke leve op til en leveringssikkerhed på 90 % efter 3 måneder, kan der foreligge en væsentlig misligholdelse, som berettiger den ordregivende myndighed til at ophæve kontrakten (eller eventuelt kræve bod, se dog nedenfor i pkt.10). Side 6 af 14 7.4. Forslag: Prøvetid Det bør generelt overvejes at operere med en prøvetid, således at de ordregivende myndigheder i prøveperioden har mulighed for at opsige kontrakten med et forkortet varsel, såfremt den krævede kvalitet ikke kan leveres. 7.5. Forslag: Ren straffeattest samt ansættelse ved personligt fremmøde Da kvalitet af vikarydelser hænger nøje sammen med hvilke (ressourcer) vikarer, som udfører arbejdet, anbefales det, at de ordregivende myndigheder stiller et mindstekrav om, at disse (ressourcer) vikarer ved ansættelsen kan præstere en ren straffeattest, idet dette forhold nøje bør kontrolleres. Endvidere anbefales det at stille krav om, at leverandøren ved ansættelse af medarbejdere er forpligtet til at kontrollere ansættelsespapirerne (uddannelsespapirer, referencer, straffeattest m.v.) under et personligt fremmøde for at få et indtryk af medarbejderen som man ikke kan få ved ansættelse på distance. 8. Tilbudsvurdering 8.1. Valg af tildelingskriterium Der er på markedet en tendens til, at de ordregivende myndigheder i tiltagende grad vælger at tildele kontrakter vedrørende vikarydelser på sundhedsområdet ud fra tildelingskriteriet laveste pris. Da gennemførelse af en ren priskonkurrence indebærer, at tilbudsgiverne udelukkende konkurrerer på de tilbudte timepriser på en række angivne ressourcekategorier, stiller dette høje krav til udbudsmaterialets angivelse af krav til den udbudte vikarydelse. Hvis udbudsmaterialet ikke indeholder en udtømmende angivelse af de mindstekrav, som stilles til ydelsen, har det uundgåeligt den konsekvens, at tilbudspriserne ikke er ensartede, idet de ydelser, som leveres til den tilbudte pris, langt fra vil have det samme indhold hos samtlige leverandører. En ren priskonkurrence har endvidere den konsekvens, at de ordregivende myndigheder ikke har mulighed for at vægte den tilbudte kvalitet, til trods for at høj kvalitet har højeste prioritet hos det offentlige og til trods for, at pris og kvalitet unægtelig hænger sammen. For at imødegå de anførte forhold, og da vikarydelser langt fra er generiske i forhold til bl.a. den tilbudte kvalitet, er det FASIDs klare anbefaling, at de ordregivende myndigheder i overvejende grad anvender tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorved der er mulighed for bl.a. at vægte høj kvalitet samt leveringssikkerhed positivt under tilbudsvurderingen. 8.2. Forslag: Præcis beskrivelse af de vægtede kriterier Anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud indebærer, at kvalitative kriterier som eksempelvis kvalitet indgår i tilbudsvurderingen. I modsætning til, hvad der gælder ved vurdering af priskriteriet, indebærer tilbudsvurderingen i forhold til de kvalitative kriterier et vist element af skøn. Skønnet er imidlertid ikke frit, idet de ordregivende myndigheder er forpligtede til at udøve skønnet sagligt og på et objektivt grundlag. Kravet om objektivitet betyder, at udbudsmaterialet skal indeholde en nøje beskrivelse af, hvordan tilbuddet vurderes i forhold til disse kriterier. Side 7 af 14 Med det formål at sikre overholdelse af de grundlæggende principper om ligebehandling og gennemsigtighed, som ligeledes er gældende efter tilbudsloven, bør udbudsmaterialet som minimum indeholde en klar og tydelig angivelse af følgende forhold: • • • • Oplistning af de kriterier som vægtes under tilbudsvurderingen med angivelse af vægtning. Beskrivelse af kriteriets indhold (hvad forstås der eksempelvis ved kvalitet?). Det er vigtigt, at beskrivelsen dækker samtlige de forhold, som den ordregivende myndighed agter at tillægge betydning ved tilbudsvurderingen i forhold til det enkelte kriterium. Beskrivelse af hvordan den gode besvarelse ser ud i forhold til hvert kriterium (hvad vægter positivt/negativt i besvarelsen?). Beskrivelse af hvilken del af tilbuddet, som danner grundlag for vurdering i forhold til hvert kriterium (eksempelvis at vurdering af pris sker ud fra tilbudsgiverens udfyldelse af tilbudsliste, kvalitet vurderes ud fra tilbudsgiverens besvarelse af en række krav). Derudover er det ønskværdigt, at udbudsmaterialet angiver retningslinjerne for, hvordan tilbudsvurderingen agtes gennemført i forhold til anvendelse af konkrete pointmodeller, således at tilbudsgiverne i den optimale situation har mulighed for at beregne og forudse udfaldet af tilbudsvurderingen i forhold til deres eget tilbud. Selv om der ikke ifølge udbudsreglerne er pligt til at offentliggøre en pointmodel, anbefales en offentliggørelse; især i de tilfælde hvor den ordregivende myndighed allerede på annonceringstidspunktet har truffet en endelig beslutning om modellens udformning. Offentliggørelse af en pointmodel bidrager til at gøre tildelingsprocessen gennemsigtig og dermed øges tilbudsgivernes mulighed for at udarbejde skarpe tilbud, som imødekommer den ordregivende myndigheds behov og prioriteter. En gennemsigtig proces højner endvidere tilbudsgivernes tillid til sagligheden af den ordregivende myndigheds tildelingsbeslutning, hvorved risikoen mindskes for ressourcetunge skridt som eksempelvis anmodning om aktindsigt og/eller i værste fald en klagesag ved Klagenævnet for Udbud. Endelig er det essentielt, at kontrakten indeholder mekanismer til sikring af, at den tilbudte kvalitet m.m., som har dannet grundlag for tilbudsvurderingen, bliver kontrolleret samt sanktioneret i tilfælde af misligholdelse. En generel bestemmelse om, at en manglende levering af det tilbudte indebærer en misligholdelse af kontrakten er ikke tilstrækkelig, da en sådan regulering ”drukner” i kontrakten med risiko for en manglende håndhævelse. Side 8 af 14 8.3. Forslag: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Det er FASIDs anbefaling, at de ordregivende myndigheder ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vægter følgende kriterier: • Pris 50 % • Kvalitet 25 % Eksempler på delkriterier under kvalitet: o Bestilling og responstider o Kontinuitet i vikardækning o Håndtering af reklamationer o Ansættelsesprocedure for vikarer o Uddannelse af vikarer o Dækning af vagter med korrekt faggruppe i forhold til bestillingen o Kvalitetssikring o Bestilling og responstider o Tidsrum for bestilling – fx kl. 6.00-20.00. Max point opnås, hvis der kan bestilles kl. 6.00-24.00. o Bestillingsmetoder – fx: pr. telefon, fax, e- mail. Max point opnås, hvis der yderligere kan bestilles via hjemmeside. o Responstider – fx. til akutte vagter og ikke akutte vagter (definition af disse). Max point opnås, hvis der kan tilbydes responstid på max 30 min. ved akutte vagter. o Bestillingsproces - beskrivelse af procedure til sikring af, at bestillingen håndteres effektivt fra bestillingen modtages, og frem til vikaren møder på arbejdsstedet. o Kontinuitet i vikardækningen o Ved kontinuitet forstås, at samme vikar får tilbudt sammenhængende vagter på samme arbejdssted. o Håndtering af reklamationer Procedure fra modtagelse af reklamation til problemløsning Ansættelsesprocedure for vikarer fx – individuelle interviews med vikaren, hvor denne er mødt personligt frem (dvs. ikke pr. telefon). o Uddannelse af vikarer o Fx kursusudbud etc. tilbudsgiver tilbyder vikarerne. o Dækning af vagter med korrekt faggruppe i forhold til bestillingen – samt de af kunden efterspurgte kvalifikationer o Der bør lægges vægt på en klar og ensartet fremgangsmåde, herunder hvordan tilbudsgiver afdækker og registrerer vikarernes kvalifikationer. o Kvalitetssikring Side 9 af 14 Vægtningen på de enkelte delkriterier bør oplyses. • Leveringssikkerhed fx 25 % o o Det anbefales, at leveringsgraden beregnes således: (Dækkede vagter * 100) divideret med (Samtlige bestilte vagter vagter afbestilt af den ordregivende myndighed) Oplysning om den tilbudte leveringsgrad samt en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil overholde den tilbudte leveringsgrad, herunder tilbudsgivers tiltag til rekruttering og fastholdelse. Beskrivelsen skal sandsynliggøre over for ordregiver, at tilbudsgiver rent faktisk kan overholde den tilbudte leveringsgrad. Vægtningen på de enkelte delkriterier bør oplyses. Det er vigtigt, at pointmodellen og tildelingen af point tager højde for, at pointmodellen for pris skal være sammenlignelig med de tilsvarende modeller for de kvalitative kriterier. Det må således ikke være nemmere at opnå point inden for det ene kriterium frem for det andet kriterium. Det ses desværre ofte, at pointmodellen for pris er væsentligt forskellige (lettere at opnå point) fra de tilsvarende modeller, som danner grundlag for pointtildeling for de øvrige kriterier. 8.4. Forslag: Udformning af tilbudsliste Underkriteriet ”pris” bør afspejle de faktiske forhold på markedet for vikarydelser på sundhedsområdet. De tilbudte priser bør derfor være opdelt på faggrupper og vagttyper pr. dag. Endvidere bør timepriserne på de forskellige ressourcekategorier vægtes indbyrdes differentieret, således at denne vægtning afspejler ressourcekategoriens betydning for den ordregivende myndighed og svarende til det forventede procentuelle behov i forhold til det samlede forbrug af vikarer. Det anbefales endvidere, at tilbudslisten struktureres i overensstemmelse med de i de private vikaroverenskomster fastsatte definitioner af arbejdstider (se nedenstående), således at prisfastsættelsen tager udgangspunkt i de overenskomstmæssigt fastsatte lønsatser. Side 10 af 14 Eksempel på prisbilag: Vagtlag: Medarbejdertype: Hverdage Dag Aften Weekend Nat Dag Aften Helligdage Nat Dag Aften Nat Sygeplejersker SSA med autorisation, Plejehjemsassistenter, Plejere Sygehjælpere, Sundhedsmedhjælpere (SSA uden autorisation) SSH, Hjemmehjælpere Medhjælpere, Plejemedhjælpere De enkelte vagtlag følger overenskomstens definitioner Prisbilaget bør desuden indeholde oplysning om den ordregivende myndigheds vægtning af de enkelte vagtlag. Definitioner ifølge overenskomst med FOA og DSR: Aften/nat: Ved aften-/nattjeneste forstås tjeneste påbegyndt kl. 14.00 eller senere, og som strækker sig ud over kl. 17.00. Weekend: For tjeneste fra og med aftenvagten, der starter fredag aften, og til og med nattevagten, der slutter mandag morgen. 1. maj og grundlovsdag honoreres svarende til weekendtjeneste for alle 24 timer. Helligdage ifølge overenskomst med FOA og DSR: Nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, st. bededag, Kr. himmelfartsdag, 2. pinsedag, 1. juledag og 2. juledag samt jule- og nytårsaftensdag. 9. Udbud af rammeaftaler Det er FASIDS anbefaling, at de ordregivende myndigheder ved udbud af en rammeaftale med flere leverandører tydeligt angiver i rammeaftalen, hvordan tildeling af opgaver under rammeaftalen finder sted. Den model, som giver de skarpeste tilbudspriser, er nemmest at administrere samt mest gennemsigtig for leverandørerne er efter FASIDs opfattelse tildeling efter den såkaldte forsyningsmodel (også kaldet kaskademodellen), hvorefter leverandørerne rangordnes som 1., 2., 3. leverandør osv. Forsyningsmodellen indebærer, at alle opgaver tildeles til den leverandør, som har afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen, og som derfor opnår status af primær Side 11 af 14 leverandør. Kun hvis denne leverandør er ude af stand til at levere, må opgaven tildeles til den sekundære leverandør osv. De ordregivende myndigheder er således forpligtede til at håndhæve rangordenen blandt rammeaftalens leverandører. Det er FASIDs erfaring, at langt hovedparten af de rammeaftaler, som udbydes, er obligatoriske i den forstand, at den ordregivende myndighed er forpligtet til at anskaffe vikarydelser ved tildeling under rammeaftalen, når behovet for vikarydelser, som er omfattet af det udbudte sortiment, opstår. Desværre oplever FASIDS medlemmer ofte, at de ordregivende myndigheder fejlagtigt aftager vikarydelser fra leverandører, som ikke er på rammeaftalen. Den manglende efterlevelse af aftagepligten sker næppe af ond vilje, men er formentlig udtryk for et manglende kendskab til rammeaftalens eksistens internt hos den ordregivende myndighed. Ud over at modtagelse af vikarydelser fra en leverandør, som ikke er på rammeaftalen indebærer en misligholdelse af rammeaftalen, har det den negative konsekvens for den ordregivende myndighed, at annonceringspligten ikke er afløftet, og at vikarydelsen ikke indkøbes til den fordelagtige pris og kvalitet, som er opnået ved tilbudsindhentningen i konkurrence, og som leverandøren har givet ud fra den offentliggjorte forventede omsætning. Endelig er det selv under en obligatorisk rammeaftale vanskeligt for leverandøren at estimere opgavens omfang, hvorfor en manglende anvendelse af rammeaftalen i det udmeldte forventede omfang har store økonomiske konsekvenser for leverandøren som følge af den opnormering, der har fundet sted ud fra denne omsætningsforventning. 10. Flere rangordnede leverandører i stedet for bod Det er et faktum, at bodsbestemmelser er økonomisk belastende for leverandørerne, som nødvendigvis må indkalkulere denne risiko ved fastsættelse af tilbudsprisen. Endvidere er det ressourcekrævende for den ordregivende myndighed at inddrive boden. Det er derfor FASIDs anbefaling, at den forsyningssikkerhed, som ønskes tilsikret ved bodsbestemmelser, bedre kan opnås ved indgåelse af rammeaftaler med flere rangordnede leverandører. Hvis en bodsordning (alligevel) ønskes, bør ordningen tage højde for følgende: • Bodens størrelse skal være entydigt defineret, eksempelvis i form af et fast kronebeløb for hver gang boden udløses. Bodsordninger, der går på betaling af en difference til et erstatningskøb, er helt uigennemskuelige for leverandøren og derfor en risiko af ukendt størrelse, som der nødvendigvis må tages højde for ved prisfastsættelsen. • Boden skal være let at administrere. Det er nemmere at beregne en bod på grundlag af årlig eller kvartalsvis opfyldelse, end eksempelvis en beregning ugevis eller månedsvis. Endvidere bør boden være for hele opgaven og ikke opdelt på f.eks. enkeltinstitutioner, som er omfattet af aftalen. • Bodsbestemmelser bør kun indgå i kontrakten, såfremt den ordregivende myndighed rent faktisk agter at håndhæve bodsbestemmelsen ud fra en på forhånd defineret procedure. Bodsbestemmelser koster og bør derfor undgås, hvis bestemmelser alligevel ikke håndhæves. Side 12 af 14 11. Prisregulering 11.1. Generelt Da pris og vikarernes lønninger i denne branche hænger helt tæt sammen, opfordrer vi til, at priserne altid reguleres samtidig med lønnen. Dette er fastsat ved overenskomst (FASID har forhandlingsretten på dette område) og sker hvert år pr. 1. marts. Priserne bør reguleres med samme procentsats, som de samlede lønomkostningerne stiger. Det hænder ofte, at overenskomsterne først endeligt falder på plads efter den 1. marts i det år, hvor de private overenskomster forhandles. Derfor skal der være mulighed for at regulere priserne med tilbagevirkende kraft tilbage til den 1. marts, når dette af overenskomstmæssige årsager er nødvendigt. 11.2. Forslag: Anbefalet formulering ”Tilbudsprisen kan kun reguleres én gang om året minimum svarende til de procentvise overenskomstmæssige ændringer. Første prisregulering kan finde sted den 1.3.20XX. Prisreguleringen sker på kontrakthavers foranledning procentvise regulering, der ønskes foretaget. ved meddelelse af den Lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser, når de indføres.” 12. Bemærkninger i øvrigt 12.1. Minimumslængde på vagter Det anbefales, at udbudsmaterialet tager højde for, at minimumslængden på vagter er reguleret i overenskomsterne med FOA og DSR. For FOA er minimumslængden 4 timer for en vagt. For DSR er minimumslængden 5 timer. 12.2. Afbestilling Det anbefales, at udbudsmaterialet følger overenskomsterne og giver plads til, at vikarbureauet kan afmelde vikaren inden for overenskomstens tidsfrist. En vagt kan efter overenskomsten omkostningsfrit afbestilles indtil 4 timer før vagtstart. Det foreslås, at vagten afbestilles hos vikarbureauet senest 4½ timer før vagtstart. Afbestilles den senere, betales for den fulde vagt. 12.3. Forbehold Det anbefales, at det tydeligt fremgår af udbudsmaterialet, hvordan forbehold reguleres, herunder hvilke forbehold der lovligt kan tages samt betydningen heraf under tilbudsvurderingen. Hvis betydning af et forbehold både indebærer en forøgelse af tilbudssummen ved en kapitalisering samt en negativ vægtning under de kvalitative kriterier, bør dette tydeligt fremgå, således at risikoen er kendt for leverandørerne. 12.4. Fortrolighed FASID henstiller til, at modtagne tilbud som udgangspunkt behandles som fortrolige, og at der ved behandling af anmodninger om aktindsigt tages nøje højde for en beskyttelse af de enkelte vikarbureauers konkurrencemæssige /forretningsmæssige fortrolige Side 13 af 14 tilbudsoplysninger. FASID ser derfor gerne, at en tilbudsgivers markering af konkurrencefølsomme informationer i sit tilbud efterleves af den ordregivende myndighed. 12.5. Forsikring Da de ordregivende myndigheder har instruktionsbeføjelsen over for vikarerne, er vikarerne automatisk omfattet af den ordregivende myndigheds lovpligtige arbejdsskadesforsikring. 12.6. Overenskomster Det anbefales generelt at referere til FASIDs overenskomster, hvad angår arbejdsvilkår. Dermed sikres det, at der er overensstemmelse mellem udbuddet og overenskomsterne på området, idet overenskomsterne altid er opdaterede i forhold til eventuelle lovændringer på området. 12.7. Løbende besvarelse af spørgsmål FASID henstiller til, at spørgsmål fra tilbudsgiverne besvares løbende og så hurtigt som muligt. Dermed undgås, at de samme spørgsmål stilles flere gange. Endvidere opnås, at tilbudsgiverne løbende kan indarbejde afklaring til udbudsmaterialet, og at der er mulighed for at få uddybet disse svar, hvis der måtte være behov for yderligere afklaring. Der bør tilstræbes minimum 2 spørgerunder, hvor 2. spørgerunde har frist 1 uge efter svar er afgivet på spørgsmål fra 1. spørgerunde. Frist for at stille spørgsmål samt modtage svar under sidste spørgerunde bør udløbe eksempelvis 4-5 hverdage inden afleveringsfristen. 12.8. Implementeringsplan Det anbefales, at der allerede i udbudsmaterialet indgår en forventet implementeringsplan, hvor forventninger til opgavefordeling mellem udbyder og leverandør/-er defineres. 12.9. Godkendelser Tidligere skulle vikarbureauer i denne branche godkendes af sundhedsstyrelsen. En sådan godkendelse er dog ikke længere krævet. Derfor kan et sådant krav ikke stilles. Side 14 af 14