Referat bestyrelsesmøde Ejerforeningen Holsteinsgade 19-21 Dette referat kan findes på ejendommens hjemmeside: www.holsteinsgade19-21.dk Dato: 23. januar 2014 kl. 20:00 Sted: hos Jesper, 21. 4. th. Referent: Kirsten Næste møde: Aftales senere og afholdes inden den ordinære generalforsamling. Deltager: Morten Lind Jensen Jytte Wolthers Kirsten Dohn Jesper Sletting Pedersen MLJ JW KD JSP Afbud: Jacob Brushøj Juan Luis Vasquez Johann Gautier JB JLV JG Dagsorden: 1. Status på fælles gårdhave. Der var et orienterende møde den 4. december 2013 med den tekniske totalrådgiver AI, som er ansat af Københavns Kommune. Alle ejendomme i karreen var repræsenteret på mødet, men enkelte sagde at de ikke havde modtaget indkaldelsen, og det blev derfor besluttet at der blev afholdt et nyt informationsmøde. Dette møde blev afholdt den 22. januar, og vores forening var repræsenteret med 4 fra bestyrelsen og 2 beboere. Også dette møde startede lidt turbulent og var mest et resume fra det tidligere møde. De tekniske rådgivere oplyste på dette møde at kommunen har afsat ca. 5,5 mio. kr. til etablering af den fælles gårdhave, penge som skal bruges på belægninger, skure, belysning, planter, legeredskaber m.m. Det blev oplyst, at der skal nedsættes et byggeudvalg, omfattende 1 medlem pr. ejendom. Fristen for at ejendommene oplyser navnet på deres repræsentant vil blive meddelt i den tekniske rådgivers referat fra mødet den 22. januar 2014. Byggeudvalget fortsætter derefter i den videre dialog / samarbejde med den tekniske rådgiver frem til et samlet forslag for karreen, hvilket derefter sendes i høring og afstemning blandt alle beboere i karreen. Hvis 1/3 eller mere, af samtlige husstande i karreen stemmer nej vil den fælles gårdhave ikke blive udført. Hvis udfaldet af afstemningen er til fordel for at skabe den fælles gårdhave, så vil forslaget fremlægges for borgerrepræsentationen mhp. endelig beslutning. Referat bestyrelsesmøde Ejerforeningen Holsteinsgade 19-21 På mødet blev det yderligere oplyst, at udgifterne til den fremtidige drift, som skal afholdes af ejendommene i karreen forventes at ligge på ca. 100 kr. pr. måned pr. bolig afhængig af på hvilket niveau anlægget ønskes drevet og vedligeholdt, samt ejendommenes indbyrdes fordelingstal. KD havde en eftersnak med 1 beboer fra Den Franske Have og 2 bestyrelsesmedlemmer fra Såbysvej 4, og de er fortaler for at karreen bliver opdelt i 2 gårdrum med en naturlig adskillelse udfor Holsteinsgade 23 - en mulighed som arkitekten nævnte på mødet. Bestyrelsen var på bestyrelsesmødet enige om, at vi som udgangspunkt ønsker et samlet projekt, men at vi kan bakke op omkring en opdeling i 2 gårdrum, hvis det skulle vise sig at være udslagsgivende i den videre proces. Bestyrelsen udpegede KD som foreningens repræsentant i det kommende byggeudvalg. 2. Hærværk mod kælderdøre til cykelkældre i nr. 19 og 21. (JW) Skaden er udbedret og faktura er fremsendt til Willis & CEJ. Begge døre til cykelkælder binder i bunden og skal slibes og justeres i bunden. JSP tager kontakt til foreningens snedker og aftaler det fornødne. JSP beder samtidig snedker om at kigge på håndlisten i opgang 21 som er løs i det nederste sving. 3. Defekt låsecylinder i gadedør opgang 21. (JW) Låsen har været defekt, men blev hurtigt repareret. 4. Skade på et af de nye vinduer – defekt vinduesliste. (KD) Her ved årsskiftet er der kommet en skade på et af de nye vinduer i gadefacaden i 19 st. tv. Den indvendige gummiliste inkl. tætningsliste med lukkebeslag har sluppet vinduesrammen. Skaden er anmeldt overfor hovedentreprenøren, og denne er blevet bedt om at kontakte JG direkte for aftale om adgang for udbedring. 5. Beskyttelse mod fremtidige vandskader i 19, st. tv. private kælder pga. skybrud. (JG) På sidste møde blev det aftalt, at JG indhenter tilbud på udførelse af opkanter rundt om de 2 lyskasser, og tilbud på udførelse af en skrå trækasse, der kan dække kælderhals og kælderdør af. Status er, at JG afventer tilbud fra tømrer og murer. 6. Jytte og Erik flytter (Alle) JW har sammen med Erik gennem adskillige år varetaget adskille opgaver, og nærmest fungeret som foreningens vicevært, alt mulig mand og foreningens gartner. Derfor vil foreningen opleve en ændring, når nu Jytte og Erik fraflytter, og alle i bestyrelsen og alle beboere i ejendommen må i fællesskab være ansvarlige for at ejendommen forbliver pæn og vel-vedligeholdt. Såfremt nogle lægger mærke til noget, der skal tages hånd om, så kan der altid rettes henvendelse til MLJ. JWs opgaver og gøremål blev gennemgået og fordelt på den øvrige bestyrelse – se ny arbejds- og opgavefordeling af februar 2014. Referat bestyrelsesmøde Ejerforeningen Holsteinsgade 19-21 KD aftaler en rundering af ejendommen med Erik - med deltagelse af JSP og Jens K. så de får en fornemmelse af hvad der skal være fokus på, og hvordan Erik plejer at gøre, når der er graffiti, istapper osv. KD og JW aftaler møde om foreningens infofolder – denne skal revideres pga. at Jytte og Erik flytter. JW afleverer mappen med ejendommens bygningstegninger til KD. JW beder Erik afleverer alt om ejendommen og div. mastere til MLJ på et USB stik. JW afleverer sine varmemesternøgler og håndværkernøgler til JSP. 7. Indkomne forslag til GF 2014 (Alle) Der er rettidigt afleveret 1 forslag. Forslaget er afleveret at Kirsten Dohn og Jens Kirkegaard, og de stiller forslag om at gårdfacaden istandsættes og males i forbindelse med den kommende vinduesudskiftning i 2015. 8. Planlægning af GF 2014 Fremtidig bestyrelse: KD er på valg og stiller atter op for 2 år. JLV og JG er suppleanter, og derfor på valg. Er der ejere som ønsker at stille op til bestyrelsen bedes de tage kontakt til MLJ. Generalforsamling: Datoen for afholdelse af generalforsamling oplyses senere via opslag. Vi forventer at kunne låne Langelinie Skolen som sidste år, men dette er ikke afklaret. Info om sted inkluderes i indkaldelsen til generalforsamling. MLJ bestiller lokale og aftaler nøgleafhentning m.m. JB og JLV stiller stole op og sørger for at indkøbe forplejning. Materiale til GF: MLJ starter på bestyrelsesberetningen. KD udarbejder oplæg til et driftsbudget og kontakter CEJ om årsrapport for 2013. 9. Entreprenørgarantier Entreprenørgarantierne på henholdsvis udskiftning af vinduer i gadefacaden samt udskiftning af altaner og istandsættelse af gadefacade er nedskrevet til 2 % af entreprisesummen. Ansvarsperioden er på 5 år og udløber henholdsvis den 20. juli 2016 og 29. november 2017. De 2 originale garantier er sendt til CEJ med aftale om at de lægges på foreningens sag. Det er stadig bestyrelsens ansvar at der afholdes rettidige 5-års eftersyn efter reglerne i AB 92 som fordrer at entreprenøren indkaldes til eftersyn ca. 3 mdr. før udløb af ansvar. KD har kopier af garantierne, og har noteret datoerne i sin kalender. 10. Gårdfacadeprojekt Det er aftalt med vores arkitekt Monique fra Friborg og Lassen, at hun efter nytår indhenter opdaterede priser på Velfac vinduer, som opfylder de nye isoleringskrav i bygningsreglementet for 2015, således at vi i forbindelse med GF 2014 kan præsentere foreningen for et justeret budget på udskiftning af vinduerne i gårdfacaden. Referat bestyrelsesmøde Ejerforeningen Holsteinsgade 19-21 Estimeret overordnet tidsplan for udførelse i 2. kvartal 2015 er følgende: • Rådgiveraftale indgås umiddelbart efter GF 2014. • Detailprojekt og udbudsmateriale i sommer/efterår 2014. • Licitation før årsskiftet 2014/2015. 11. Skadeforsikring Ejerforeningens skadesforsikring hos IF blev varslet til at stige væsentligt (en stigning på ca. 50 %). Derfor blev alternativt tilbud indhentet. Efter bestyrelsens vurdering er de af CEJ indhentede tilbud, blev det besluttet at foreningen overgår til CEJ ordning med Gjensidige. Dette valg repræsenterer næsten samme stigning i præmien som ved at blive i IF, men forsikringen dækker lidt bredere. 12. Evt. På Københavns Kommunes hjemmeside er der en side – ”Giv et praj”. Bestyrelsen opfordrer beboerne til at benytte hjemmesiden, såfremt de opdager huller i vejen eller lignende, der kan være til offentlig gene. På denne side kan enhver borger hjælpe kommunen med at få rettet evt. skader og mangler i byen ved at indberetter det man ser eller opdager af skader på cykelstier, veje, belysning, stoppede afløb, generende parkeringer osv. Det er super nem og enkel hjemmeside og med borgerens hjælp får kommunens ansvarlige en hurtig melding, og et samlet overblik over evt. skader i et kvarter af byen.