DTLÅ Dagtilbudslederne i Aarhus Kommune Referat af Repræsentantskabsmøde Fredag d. 30 august 2013 Rosenstien 2 Kl. 8.30-12.30 Afbud fra Oddervej 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt Orientering fra: 1) Bestyrelsen På chefgruppemødet blev talt om de nye ledelsestanker i Børn og Unge, idet der på et HMUmøde har været ønske om at blive orienteret om frisætttende ledelse’ og leadership pipeline. Der arbejdes vider på direktørniveau med leadership pipeline, da man i samarbejde med MSO, ønkser at afdække krav og kompetencer på de forskellige ledelsesniveauer. HR indsamler pt. data fra stillingsopslag for at analysere hvad det er for kompetencer, der efterspørges til forskellige typer af lederstillinger i B og U. Målet er at få beskrevet de forskellige stillingsprofiler mere grundigt. DTLÅ har bedt om at blive inviteret med ind i det videre arbejde, når det er relevant. På lederkonferencen i november er der oplæg om bl.a. leadership pipeline Også delegationsplanen blev drøftet. Ole Kiil og Nis Schultz er opmærksomme på, at delegationsplanen ikke er tidssvarende. Arbejdet med leadership pipeline kan evt. understøtte en ændring af delegationsplanen, idet krav og jobprofil måske bliver tydeligere. Bestyrelsen er opmærksomme på at være på forkant med udviklingen. Ekstraordinært HMU-møde: orientering om økonomi. Lige nu mangler der 20 millioner til finansiering af folkeskolereformen. Budgetforslag 2014 kan ses her. Budgetforslag 2014 Magistraten forhandlede budgettet på mødet 2. September og første behandling i Byrådet er 12. September. DTLÅ skal være forberedt på at blive kaldt ind for at give bud på besparelser. Der sker en reduktion i på lønbudgettet på 0,5 % i både 2014 og 0,8 % i 2015. Møde med Rådgivning og Specialpædagogik om handicapmodellen Orientering om fordeling af de børn der bliver visiteret centralt fra. Tallet er stærkt stigende, og da budgettet skal strækkes over hele året, kan det være problematisk at tildele ressourcer sidst på året. DTLÅ har gjort opmærksom på, at man skal være opmærksomme på at få midlerne fordelt over året, således at pengene fordeles ligeligt over året. Der var en forespørgsel om intervallerne i budgetreguleringen. DTLÅ anbefaler én årlig budgettildeling 1. januar, frem for i dag hvor der er regulering til januar og august. Der er en problematik omkring ’vidtgående kronikere’ (primært diabetikere) –de kommer nemt til at trække alle inklusionsmidler, derfor overvejes det at tage bevillinger til kronikerne ud af inklusionsmidlerne. Bestyrelsen vurderer, at det sikkert kommer til at betyde færre inklusionsmidler. Ole Jeppesen kommer til næste repræsentantskabsmøde og fortæller om den nye model for tildeling af midler i forhold til særligt udsatte børn mm. Fra repræsentantskabet er der ønske om også at diskutere, hvad det betyder for økonomien om et barn har social- eller økonomisk friplads, samt de problematikker der er omkring dagplejen. 2) Div. Udvalg og øvrige grupper (Bl.a. dagtilbudslederkonferencen) Arbejdsmiljøudvalg: Udvalget har været samlet med hovedtemaet kommunikation. Diana har fået at vide, at arbejdsmiljørepræsentanterne på 0-6-års-området ikke er opdaterede i forhold til arbejdsmiljøhåndbogen. Pt. kræver det en az-ident, at få adgang til dem. Steen opfordrer til, at den i stedet flyttes et andet sted hen, hvor der er adgang for alle medarbejdere –fx BU-portalen eller BørneIntra. Diana tager den idé med videre og opfordrer alle til at finde ud af, hvordan de enkelte arbejdsmiljørepræsentanter er klædt på ifht håndbogen. Lederkonferencen den 14.-15. november: Baggrunden for konferencen er, at der blev afsat midler til kompetenceudvikling tilbage i 2007/8. Ud over repræsentanter fra DTLÅ sidder der to områdechefer og to fra HR i arbejdsgruppen. Der er kommet program og invitationer ud; tilmelding på kursusdatabasen. Vær opmærksom på at hvert område skal bidrage med 10 minutters underholdning. Ruth opfordrer til at alle DTL’ere ’taler konferencen op’ og prioriterer den. Det er en god mulighed for, at vi bliver stærke som organisation. Prioriterer vi det ikke, fratager vi også vores næste ledere muligheden for at være sammen både om noget fagligt om noget socialt. Udvalgsmøde om rotationsprojekt- aflyst pga. for få tilmeldte. En hilsen fra Anne Marie Dahlgaard, der pt. er sygemeldt. Hun modtager gerne mails og telefonopringninger –eller I kan kontakte hende via Facebook. 2. Udviklingspolitikken Oplæg fra Jane Kortnum og Gerd Kruse om udviklingspolitikken. Husk: -De lokale MED-udvalg skal have drøftet kriterierne for udpegningen, så de er kendt af alle medarbejdere. -Afklaringssamtalen skal være afholdt senest 14 dage efter udpegningssamtalen. -Det er vigtigt at skrive referat af afklaringssamtalen. Det skal bruges hvis sagen ender med afskedigelse. -Før I slår en stilling op, skal I henvende jer til Personaleafdelingen for at høre, om der er overtallige medarbejdere. -Fortrinsret: betyder at man skal ansættes, hvis man har de rette faglige og personlige kvalifikationer. Dog lytter Personaleafdelingen til væsentlige argumenter fra lederen, om hvorfor vedkommende ikke vil kunne fungere i den ledige stilling. -Det er vigtigt at sende den skriftlige begrundelse til Personaleafdelingen til godkendelse før I giver tilbagemelding til medarbejderen. -Det er et fælles ansvar fra afgivende og modtagende leder, at få medarbejderen godt videre. -Hvis en omplaceret medarbejder ansættes i en midlertidig stilling, fx et barselsvikariat, vil vedkommende, når vikariatet ophører, ’ryge tilbage’ til den oprindelige afgivende leder. Der er pt. indberetningspligt for samtlige: -HK-stilliner -Teknisk service personale -køkkenpersonale -samtlige lederstillinger i dagtilbud, skole og FU-området. Repræsentantskabet beder Gerd og Jane tage med tilbage til personaleafdelingen, at det er problematisk når: -Fx ældre rengøringsassistenter bliver omplaceret til pædagogmedhjælperstillinger, blandt andet fordi vi så ikke længere har plads til de unge medhjælpere. -En medhjælperstilling bliver besat af en omplaceret PA’er, fordi det er en langt større lønudgift. -At vi som DTL får at vide, at vi kun skal sende dygtige medarbejdere i udviklingspulje, og samtidig oplever, at få ’påduttet’ ukvalificerede medarbejdere. Det foreslås, at Personaleafdelingen lægger nogle standard-formuleringer ind på BU-Portalen, fx hvad man kan skrive ud til kollegerne. Vi beslutter, at vi kan være på forkant i dagtilbudsledergruppen ved: 1) at sende besked ud til alle kolleger, når vi har en overtallig medarbejder eller en ledig stilling 2) at opdyrke den personlige henvendelse. Altså at ringe til en lederkollega, hvis vi har en overtallig medarbejder og tage en dialog om, om der kan være et match. 3) at tage det op på områdeledermøder, når der er ledige stillinger/overtallige medarbejdere, inden stillinger slås op. Vær opmærksom på Tryghedspuljen, som er midler til kompetenceudvikling for en afskediget medarbejder. Læs mere på BU-Portalen under Ledelse->Udviklingspolitikken->Tryghedspuljen. Her ligger også de øvrige retningslinjer for udviklingspolitikken, ligesom der ligger en masse på Medarbejderportalen under Medarbejder -> Personalepolitik-> Udviklingspolitikken. 3. Nyt fra vejene Viborgvej: Har endelig taget Ørnereden i brug til blandt andet naturgrupper. Indtil videre er ansat en medarbejder i løntilskud, som skal være naturvejleder. Der skal ansættes ny skoleleder på Tilst Skole, og Lars Kjems er ansat som ny skoleleder på Skjoldhøj Skole. Randersvej: Det rejser nogle problemstillinger at have meritstuderende. Ønsker et samarbejde med seminarierne fx omkring vejledning af de studerende. Er det rimeligt, at vi skal ud at opsige en fast medarbejder eller sætte én ned i tid, fordi den meritstuderende har ret til et bestemt antal timer? En opfordring til at DTLÅ og relevante kontaktgrupper går ind problematikken. Horsensvej: I Tranbjerg er DTL flyttet ind på skolen. Der er nedsat 24 arbejdsgrupper, som skal beskrive de nye snitflader ifht samarbejde ml. forskellige faggrupper og arbejdsområder. 5 strategier i Områdeudviklingsplanen –en af dem er natur. Alle lederne i området på seminar om betydning af natur og forebyggelse i naturperspektiv, innovation –hvilke processer skal man tænke i retning af. Praktiske øvelser i naturen, som nedbrød de sædvanlige hierarkier. Natur er omdrejningspunktet i ansøgning til innovationspuljen. Skanderborgvej: Stautrup og Kolt-Hasselager er presset af pladsmangel. Vi arbejder på ansøgninger til innovationspuljen Silkeborgvej: Mangel på børn i stort set alle dagtilbud. Grenåvej Øst: Et vigtigt punkt i områdeudviklingsplanen er ’selvbestemmelse’. Det er en udfordring at få den ’masseret ned’ i hele organisationen. Vi arbejder med digitale to-do-lister. Ulige fordeling af børn, hvilket giver ’ufred’ med forældrene. Vi undrer os over, hvorfor skal vi lave halvårsregnskaber, når områdecheferne tjekker hvert kvartal? Alle ledere skal på internat: emnet er frisættende ledelse. Skoleleder på Strandskolen er sygemeldt i 4 mdr. De DTL som blev pædagogiske ledere under sidste strukturændring opretholdt lønnen minus 20 procent af forskellen. Det financierer vi selv nu. Opfordring til at DTLÅ tager det op. Opfordring til bestyrelsen om at udarbejde en form for procedure til hvordan man vælges eller melder sig til kontaktgrupper. Grenåvej Vest: Særligt fokus på PL, idet trivselsundersøgelsen viste, at de ikke var i trivsel. De har været på kursus på DOL-niveau i blandt andet personligt lederskab. DTL har været med til opfølgningsmøder. Vi ser det som en succes, idet det har givet ny energi for rigtig mange PL. Anbefaling af at bruge ’www.processink.dk’ til et visuelt referat. Tre internatdage på lederniveau, bl.a. om områdeudviklingsplanerne. Projekt m Lystrup DT, Lystrup Skole og Pædagogik og Integration omkring udvikling af et fælles sprog med skolerne, når vi skal overlevere børn. 4. Nyt fra kontaktgrupperne. Personale: Forhandling med FOA: vi har sagt nej til et krav om, at PM skal have en særlig uddannelse. De fremtidige PA’er skal på lønniveau med PM. PM skal tre løntrin ned og PA’ere kommer på lønniveau med PM i dag. Pladsanvisning: Erfaring fra i år peger på, at det giver et mere retvisende billede, hvis de opsamlende møder, som plejer at ligge før sommerferien, først bliver holdt i august. Det overvejes derfor at vente med møderne til efter sommerferien for alle. Nyt system fra KMD/LIS som er bedre til prognosefremskrivning. Byg: Følgegruppe om rengøringsudbud: Udbudsrunden er færdig. Det var positivt, at da de havde valgt firmaer ud, var det ikke kun pris, men også fx uddannelse af medarbejdere der blev skelet til. IT: Handler meget om skole og trådløs netværk. De har brug for større servere, fordi de kører efter ’Bring your own device’. DT er ikke i samme grad omfattet af trådløs netværk. Vi må gerne lave aftaler udenom Netdesign, fordi der kommer ny udbyder. Tag kontakt til IT. Steen opfordrer til at lave en samlet plan for trådløs netværk til alle afdelinger. Claus bringer det videre. På grund af ændrede licensregler er det ikke længere muligt at gå på Citrix på mobile enheder som smartphones og iPads. Kommunikation: Ved udgangen af september lukker de ned for de nuværende hjemmesider i SkoleIntra, så det nu står skolerne frit, hvordan de vil opbygge deres hjemmeside. Claus har spurgt til, hvorfor de ikke får opdateret på BørneIntra, så vi ikke så bundet til skabelonen. Han opfordrer til, at vi gør noget i DTLÅ. Bestyrelsen tager repræsentantskabets undring videre til øverste chef på området. Karin Lykke beder om, at bestyrelsen samme sted kritiserer den karaktergivning, der har været af hjemmesiderne. Det har været endnu mere ressourcespild, hvis der kommer nyt system om halvandet år. (Nogen har hørt Trine Krabbe sige, at der kommer ny fælles platform med skolerne om halvandet år.) I Tranbjerg arbejder de allerede på noget fælles kommunikationsplatform ml. Skole og DT. I Møllevang har de lavet egen app, som kan kommunikere på tværs af DT og skoler. 5. Interessegrupperne Grundet tidsnød udsættes punktet. 6. Fremtidens Folkeskole Ruth og Kristine har været til ’Seminar om fremtidens folkeskole i Aarhus’ den 15. og 16. August. Formålet var at få afdækket visionerne om fremtidens folkeskolen. Deres oplevelse var, at det udelukkende handlede om folkeskole, ikke et ord om 0-6-års området. Dog gjorde Skolelederformanden Stefan opmærksom på netop det faktum, som han mente var uheldigt. AAK har oprettet hjemmeside om Fremtidens Skole. Her er bl.a. links til oplæggene fra seminaret. www.aarhus.dk/fremtidensfolkeskole Der er i repræsentantskabet enighed om, at skolerne fylder rigtig meget i det generelle billede; 0-6-års området meget lidt –og vi bliver heller ikke inviteret ind. Steen: Skolereformen skal ikke gøre os usynlige –vi skal frem i banen. Som gruppe skal vi synliggøre vores arbejde og vores berettigelse.-For der er ingen andre, der gør det! 7. Fællesledelse og -administration Bestyrelsen indsamlede input fra vejene omkring hvilke modeller for fælles ledelse/administration, der er i gang rundt omkring. Skanderborgvej, Silkeborgvej og Horsensvej må meget gerne sende deres til Lone på [email protected]. Der er bredt ønske om at kunne bibeholde lokale løsninger. Det blev nævnt, at det er vigtigt at holde sig for øje, at de enkelte lederes bevæggrunde for at ville –eller ikke ville –indgå i et fælleskab om administration kan være mangeartede. Måske skal der kigges nærmere på, hvad vi oplever, fordelene er –og hvad det er, vi skal være opmærksomme på af faldgruber. –Fælles administration kan måske blive brugt som argument for at lægge ledelsen i skole og DT sammen? 8. Julearrangement Torsdag den 12. December klokken 13.00 har vi julearrangement med fagligt indhold. Ingen konkrete bud på indhold, men enighed om at det gav god energi til sidste års julearrangement, at det var en vekselvirkning mellem fagligt indhold og socialt samvær. 9. Eventuelt Fyraftensmøder På strategiseminaret talte bestyrelsen om at lave nogle arrangementer med fagligt indhold. Fx oplæg fra nogle af de DTL, som har fordybet sig i et emne i forbindelse med deres Master. Bestyrelsen laver et udspil –det bliver efterspurgt, at det ikke slutter ret meget senere end kl. 17. E-doc arbejdsgrupper Der skal findes repræsentanter til at gå ind i forskellige arbejdsgrupper omkring e-doc. Kristine og Claus sender noget ud –det er vigtigt, I melder tilbage til dem. Dialogmøde med rådmanden Rådmanden har endnu ikke sat dato på sit efterårs-dialogmøde med forældrebestyrelser i Skole, DT og FU. Men temaet bliver efter sigende forældreinddragelse. Steen opfordrer til at skrive til Rasmus Bach, hvis man har andre idéer. Og håber i øvrigt det bliver dialog om rådmandens politiske tanker bag det at involvere forældrene. Hvad vil han med det? Og hvad tænker forældrene om det? Henvendelser fra Forvaltningen Ruth vil henstille til forvaltningen, at når de lynhurtigt skal bruge en arbejdsgruppe eller lignende, skal de henvende sig direkte til PL, ikke til DTL, for ellers kan vi komme til at virke som en flaskehals, hvis vi ikke får sendt videre. Interessegrupper Ruth henstiller til, at vi skal have tillid til, at de DTL, der sidder i diverse grupper, kan tage en kvalificeret beslutning indenfor deres interesseområde. Det er sjældent nødvendigt at vende tilbage og få mandat af bestyrelsen eller repræsentantskabet. Indkøbsaftaler Ruth: Indkøbsaftalen dikterer, at vi skal bruge nogen bestemte fx håndværkere. Men det er et dilemma, når vores sædvanlige leveranddør, som ikke står på den godkendte liste, giver et tilbud, som er 33 % lavere end dem, der gør. Ruth har sendt et konkret eksempel rundt til diverse i forvaltningen for at få nogen til at tage action på det. Kontaktgruppen tager det med i Byg.