NOTAT ANGÅENDE BEREGNING AF
KONSULENTYDELSER
ANNEKS 9: NOVEMBER 2013
Notat
Til:
Partiernes koordinatorer
Sag:
DIPD’s retningslinjer afsnit 14 vedr. beregning af konsulentydelser
Fra:
DIPD Administrator
Dato:
25.1.2012
Notat vedr. udarbejdelse af budgetter for aktivitetsspecifik konsulentbistand
I forbindelse med partiernes arbejde med projektansøgninger er DIPD’ s sekretariat blevet opmærksom på behovet for en uddybning af retningslinjerne vedr. aflønningen af konsulenter;
herunder specielt egne medarbejdere, af DIPD også kaldet ”interne konsulenter” og af Udenrigsministeriet (UM) kaldet ”aktivitetsspecifik konsulentbistand”. Det er altid anbefalelsesværdigt
at starte projektforberedelserne med at læse DIPD’s retningslinjer grundigt.
DIPD’s retningslinjer afsnit 14 vedr. anvendelse af bevilling
Der står i DIPD’ s retningslinjer vedr. projektstøtte i afsnit 14 side 9 følgende:
”Ved anvendelse af den faste medarbejderstab til interne konsulentydelser er det en forudsætning, at man på forhånd budgetterer med udgifterne, og at den danske partner anvender et tidsregistreringssystem, hvor det faktiske tidsforbrug opgøres. Der er fastsat særlige max rater for
lønudgifter. De faktiske lønudgifter for de enkelte medarbejdere kan indgå i budgettet, dog maksimalt de anciennitetsbaserede maksimumsatser, der er fastsat af Udenrigsministeriet (se
www.um.dk/da/danida/samarb/civ-org/adm-ret/tilskudsforv/). Derudover vil der kunne ydes et
bidrag til dækning af driftsomkostninger på 80% af lønudgifterne til intern konsulentbistand. ”
Nedenfor følger derfor en oversigt over de udgiftsposter i budgettet, som vedrører løn til såvel
interne medarbejdere som andre konsulentydelser. Som beskrevet i DIPD’s retningslinjer afsnit
14. vedr. Anvendelse af bevilling, så gælder der forskellige regler for dette område i henhold til
Udenrigsministeriets retningslinjer, som vi gerne vil sikre at partierne har oversigt over.
Som hovedregel kan DIPD anbefale at man altid tager afsæt i Udenrigsministeriets regelsæt
kaldet ”Administrative retningslinjer for tilskudsforvaltning gennem private danske organisationer”, der findes på siden vedr. tilskudsforvaltning.
Vedr. udgifter til løn og konsulenter:
Partiet skal udarbejde en intern oversigt til budgettet, der ser ud som følger:
DIPD Notat: Konsulentydelser
”Konsulent/sum/relateret aktivitet”, hvor der laves en kobling mellem budgetposten (konsulenttypen, fx budgetpost 03), med den udgift, som den pågældende konsulent koster (timeløn, sam1
lede lønudgifter eller UM’s angivne maksimum rater).
Hertil kommer så overhead på 80 %, samt endelig en ”jobbeskrivelse”, som kobler konsulentens
timeforbrug op med en given aktivitet i projektet (fx planlægning af workshop x antal timer, afholdelse af workshop x antal timer og rapportskrivning x antal timer).
Kort sagt:
Budgetpost
DKK
Aktivitet
03 Intern konsulent
Beregning af konsulentens timeløn
samt den samlede lønsum for projektet. Her beregner man på baggrund af
Udenrigsministeriets satser for konsulenter. De faktiske lønudgifter må derfor udgøre summen af de af UM angivne maksimumsatser samt 80 %
heraf, som beregnes i overhead til organisationen oveni, og udgør den endelige timepris for konsulenten

Workshop planlægning (x
timer)

Workshop afvikling (x timer)

Workshop dokumentation
(x timer)

Monitoreringsbesøg hos
projektpartner (x timer)
I et internt og mere detaljerede budget, som partiet udarbejder og senere planlægger sine interne projektarbejdsplan efter, vil det være godt at udarbejde den ovenstående beskrivelse, som
dog ikke medtages i projektansøgningens budget. Det kan dog forklares i noterne til budgettet i
ansøgningen.
Det vigtigste er at have et overblik over den samlede lønsum til projektansøgningen, og sikre at
DIPD godkender eventuelle ændringer af budgettet efter godkendelse af projektansøgningen
ved DIPDs bestyrelse.
Vedr. faglig aktivitetsspecifik konsulentbistand; i DIPDs retningslinjer kaldet ”intern konsulent”,
så omfatter denne form for ydelser følgende:












Forundersøgelser, appraisals, forberedelser og udarbejdelse af dokumentation
Faglig rådgivning, støtte og kapacitetsopbygning af samarbejdspartner
Faglig støtte til samarbejdspartnerens administration og regnskabsførelse
Monitorering af igangværende indsatser herunder tilsynsrejser
Reviews af igangværende projekter
Deltagelse med ressourcepersoner i.f.m. evaluering
Rekruttering af aktivitetsspecifik personale
Oplysningsvirksomhed under bevillingen
Udvikling af organisationens sær- og kernekompetencer
Udvikling af aktivitetsspecifikke policies, strategier og retningslinjer
Deltagelse i tematiske reviews
Deltagelse i ekstern og intern koordinering af aktiviteter under bevillingen
Nedenfor en uddybning af de gældende regler:
1
Udenrigsministeriets regelsæt for konsulentsatser ”Anciennitetsbaserede maksimumssatser for honorering af aktivitetsspecifik konsulentbistand” per 16.01.2012 har følgende rater, som lønkompensationen
af den interne konsulent skal falde indenfor: Under 4 års erfaring DKK 282,00 / 5-9 års erfaring DKK
300,00 / 10-14 års erfaring DKK 327,00 / 15 år + DKK 373,00.
Side 2
DIPD Notat: Konsulentydelser
Budget vedr. løn og
konsulentydelser:
Beregning af udgifter:
Regler for området:
03
Udgifterne til den interne
konsulent skal kobles op
med specifikke aktiviteter i
projektet. Der skal afsættes
et vist antal timer til opgaveløsningen, som skal fremgå
af det detaljerede budget eller budgetnoterne.
Dette kaldes også ”aktivitetsspecifik
konsulentbistand”, og henviser til
en fast medarbejder, der udtages til
at varetage specifikke opgaver relateret til projektet.
Denne udgift udgøres af en
samlede sum (lumpsum), der
betales for løsning for opgaven. Der skal udarbejdes en
kontrakt på opgaven, hvor
der udarbejdes budget for
diverse udgiftsposter og deliverables. Rejseudgifterne aflægges særskilt.
Dette område guides af EU konkurrenceprincipper og tilbudsloven
vedr. fri konkurrence, hvor opgaver
op til 250.000 Kr. kan tildeles en
konsulent/firma uden udbud men i
en fair og åben proces.
Der aflægges regnskab både
for udgifterne til løn til lokale
medarbejdere og til administration af lokal partner.
Partneren skal aflægge revideret regnskab herfor. Partiet skal sikre at det gøres i
henhold til DIPD’ s retningslinjer.
Lønniveauet må ikke overstige det
gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende organisationer i landet.
I budgettet afsætter man
max. 7 % af det samlede
budget til administrationsbidrag. I regnskabet skal dette
dog altid beregnes af det faktiske forbrug. Så hvis man
anvender færre midler end
budgetteret, så er der også
et mindre beløb til rådighed.
Der skal ikke aflægges regnskab
for de 7 % i administration, som
dækker alle faste medarbejdere,
der udfører almindelig sagsbehandling såsom administrative, rapporterings- og regnskabsopgaver; herunder medregnes den koordinator,
som er ansvarlig for partiets projekt.
Udgifter til intern konsulent (medarbejder i
det danske parti)
04
Honorar og direkte udgifter til ekstern konsulent
05
Udgifter til lokale medarbejdere (hos partner)
11
Administration i
Danmark (personale i
partiet, såsom koordinator, bogholderi etc.)
Side 3
Vedkommende aflønnes på timebasis og timerne registreres i et
tids-registreringssystem. Her budgetteres med x antal timer per aktivitet. Der kompenseres med en løn
for den konkrete opgave.
Opgaver over 250.000 kr. skal i begrænset udbud, og opgaver over
500.000 kr. skal i udbud med tre tilbudsgivere.
Medarbejderen må ikke modtage
dobbelt løn (både alm. løn ved
partner samt konsulentløn)