1. No category

Referat fra
NGO FORUM ekstraordinært årsmøde
Dato:
Sted:
Tid:
Torsdag den 23. januar 2014
Møderiet, MS, Fælledvej 12, 2200 N
14.00 – 17.00
Til stede
3F (Dorte Jørgensen), ADRA (Lehnart Falk), AIDS-Fondet (Laura Kirch Kirkegaard), Amnesty International
(Morten Iversen), Børnefonden (Anne Smith Petersen), Care Danmark (Frank Lausten; Lisbeth Møller),
Caritas (Jann Sjursen), CISU (Erik Vithner, Søren Asboe), Danmission (Christina Dahl Jensen), Dansk
Flygtningehjælp (Claus Larsen), Dansk Folkehjælp (Mads Jørgensen), Dansk Missionsråds
Udviklingsafdeling (Lars Udsholt), Dansk Røde Kors (Dorthe Busch), Danske Handicaporganisationer
(Marianne Frederiksen), FN Forbundet (Torleif Jonasson, Jørgen Estrup), Folkekirkens Nødhjælp (Henrik
Stubkjær), Ghana Venskabsgrupperne (Thomas Ravn-Pedersen), IBIS (Vagn Berthelsen), International
Aid Services (Tanja Marie Hansen), International Media Services (Helle Wahlberg, Jesper Højbjerg),
KULU (Janice G. Førde), Mellemfolkeligt Samvirke (Frans Mikael Jansen, Nils Brøgger Jacobsen),
Mission Øst (Vibeke Førrisdahl), PUGAD (Naomi Christina Lyduch), Red Barnet (Mikkel Balslev), Sex &
Samfund (Tania Dethlefsen), Ulandshjælp fra Folk til Folk (Else Hanne Henriksen), Ulandssekretariatet
(Mads Bugge Madsen), Verdens Skove (Karin Elisabeth Lind), WWF Verdensnaturfonden (Elisabeth
Kiørboe; Jacob Fjalland).
Concord Danmark (Mads Hove), 92-gruppen (Troels Dam Christensen).
NGO FORUM (Pernille Tind Simmons, Henrik Nielsen, Martijn Johansen)
1.
Valg af dirigent og referent
Vagn Berthelsen bød velkommen og foreslog Lars Udsholt som dirigent.
Lars Udsholt blev valgt som dirigent og Martijn Johansen og Pernille Tind Simmons til referenter.
2.
Godkendelse af indkaldelse og dagsorden
Dirigenten (Lars) konstaterede, at årsmødet var lovligt indkaldt, samt at bilagene var udsendt rettidigt.
Dagsordenen blev godkendt uden kommentarer.
3.
Sammenlægning af NGO FORUM og Concord Danmark
A) PRESENTATION AF REVIEW PROCESSEN, DE FORELØBIGE KONKLUSIONER OG FORSLAG TIL NY STRUKTUR.
Vagn ridsning kort forløbet op – et forløb som blev indledt på et møde i det Stående Udvalg den 5. februar
2013, hvor Vagn omdelte et forslag til at kigge på en mulig sammenlægning af NGO FORUM, Concord
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 1 af 6
Danmark og 92-gruppen for at sikre bedre koordinering og mere hensigtsmæssig udnyttelse af
ressourcerne. Det blev dog hurtigt klart, at 92-gruppen ikke ønskede at indgå i et fælles review, og derfor
har det i løbet af det sidste år været en proces med Concord Danmark og NGO NFORUM. Det fremtidige
samarbejde og mulig sammenlægningen har været diskuteret flere gange bl.a. på årsmødet i maj 2013 og
på en medlemsworkshop afholdt den 12. november og derudover er der udarbejdet et baggrundsnotat,
gennemført en medlemshøring og endeligt udarbejdet et notat med oplæg til en ny struktur. Vagn
fremhævede, at formålet med dette ekstraordinære årsmøde var at træffe principbeslutning om
sammenlægning og derved give mulighed for at arbejde videre med ny struktur, vedtægter etc. inden en
stiftende generalforsamling, som forventes at kunne gennemføres i maj/juni.
Vagn understregede, at der sideløbende med processen omkring sammenlægning kører en proces som
opfølgning på det eksterne review af ’netværkspuljen’. Der er i NGO FORUM regi nedsat en
referencegruppe til denne opfølgning, som forventes afsluttet i starten af maj og dermed kan nå at føde ind
i de endelige forslag til struktur for den nye fælles platform.
Endelig nævnte Vagn, at der i forlængelse af beslutning i det stående udvalg i december er slået en stilling
op som sekretariatsleder for et nyt fælles sekretariat med forventning om, at sammenlægningen
godkendes og en ny platform etableres i maj/juni. Herefter gav Vagn ordet til Pernille.
Pernille gennemgik kort det udleverede handout med opsamling af konklusioner fra tre forskellige
konsultationer nemlig Årsmødet den 16. maj, Medlemshøringen over sommeren og Medlemsworkshop
den 12. november. Hun understregede, at der bl.a. er blevet efterspurgt en struktur med fleksible
arbejdsgange og arbejdsgrupper, som kan tage sig af forskellige områder, et fælles sekretariat,
arbejdsplaner der godkendes af generalforsamlingen og guider arbejdet i de forskellige arbejdsgrupper og
at der har været opbakning til at arbejde med fire forskellige områder (faglig udvikling,
interessevaretagelse i forhold til Danida og EU, politik arbejde og oplysnings- og kampagne arbejde).
Derudover har der også været udtrykt bekymringer bl.a. omkring bureaukrati og prioritering. Med denne
opsummering ønskede Pernille at lægge op til en fremadrettet diskussion, der bygger på de principper der
i løbet af processen er udarbejdet og som har fået generel opbakning i de forskellige konsultationer.
Lars understregede efterfølgende at der på dette ekstraordinære årsmøde er behov for at få principperne
bekræftet, så de kan fungere som et kompas for det fremtidige stiftende arbejde. Han lagde derefter op til
korte gruppediskussioner om formål og principper ved de enkelte borde.
B) SAMARBEJDE OG KOORDINERING MED 92-GRUPPEN: OPDATERING FRA 92-GRUPPENS SAMARBEJDSUDVALG.
Lisbeth Møller fra 92-gruppen gav en kort opdatering på 92-gruppens arbejde i forhold til det fremtidige
samarbejde. Hun fortalte, at der i efteråret er blevet gennemført en ekstern medlemsundersøgelse, der
bl.a. skulle afklare, om medlemmerne var interesseret i en sammenlægning. Undersøgelsen viste, at der
ikke er flertal for en sammenlægning, men at man gerne vil styrke samarbejdet mellem netværkene. Siden
NGO FORUM/Concord Danmark medlemsworkshoppen den 12. november er der på fællesmøde i 92gruppen nedsat et samarbejdsudvalg, som skal koordinere med NGO FORUM og Concord Danmark i
forhold til afklaring af den fremtidige samarbejdsstruktur og afsøge muligheden for at bo det samme sted
som det nye fælles NGO FORUM/Concord forum. 92-gruppen ser meget gerne at man sammen lejer sig
ind hos en medlemsorganisation, da dette sandsynligvis vil gøre det billigere at købe sig til en række
administrative opgaver i stedet for at etablere noget helt nyt.
C) FORSLAG TIL NY STRUKTUR.
Som oplæg til gruppediskussioner af forslaget til ny struktur gennemgik Pernille modellen som er
beskrevet i det udsendte bilag 1: Notat - Forslag til ny struktur for sammenlægningen mellem Concord
Danmark og NGO FORUM. I modellen er Generalforsamlingen beskrevet som øverste myndighed, som
godkender arbejdsplaner og budget; Forretningsudvalget er ansvarlig for økonomien, strategisk
supervision og sparring til sekretariatsleder samt ansættelse (og fyring) af samme; Bevillingsudvalg skal
behandle ansøgninger til kapacitetsudvikling og Sekretariat skal klare administration og forvaltning,
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 2 af 6
rådgivning, service til fora og arbejdsgrupper, administrativ rådgivning til bevillingsudvalg etc. De enkelte
Styregrupper for de fire fora skal være koordinerende i forhold til, hvad der sker inden for det enkelte
område, sikre strategisk fokus og implementering af arbejdsplaner. Der lægges op til, at de fire fora kan
have forskellige styreformer alt efter formål.
Vagn, Erik og Lehnart blev inviteret til at give deres kommentarer til modellen og hvad de dermed tager
med ind i arbejdsgruppens arbejde (under forudsætning for at de ville vælges).
Vagn satte fokus på de uklarheder og bekymringer, der er omkring det der i modellen kaldes
forretningsudvalg, og som er anderledes end den mere traditionelle politisk styrelse. Han understregede,
at det for ham ikke er så vigtigt, hvad man kalder det, men vigtigt hvilket mandat man giver det. Han
mener, at der er behov for et udvalg, der skal sikre, at når der sker noget, så er der nogen, der har en
forpligtigelse til at gøre noget, og at det bliver klaret det rigtige sted. Udvalgets rolle er mere at sikre, at der
bliver gjort noget et sted, frem for nødvendigvis at gøre det selv. Han nævnte også, at han vil foreslå, at
formænd (m/k) for hver af de fire fora er medlemmer af det som i modellen er kaldt ’Forretningsudvalg’.
Det afgørende i forhold til principperne er, om vi med et nyt større sekretariat laver en stat i staten, eller
om vi laver noget, der styrker medlemmernes muligheder for at komme frem. Han nævnte, at der
stadigvæk ikke er så stor afklaring i forhold til Forum for Oplysning og Kampagne og det
kapacitetsudviklingsbehov, der ligger indenfor dette område samt en endnu ikke afklaret fremtid i forhold til
Verdens Bedste Nyheder (VBN). Endelig nævnte han, at der muligvis vil være en del overlappende
dagsordner for CSO Forum og Politik Forum men understregede, at han mener, det skal prøves, og så må
man justere hen ad vejen.
Erik stillede yderligere spørgsmål til modellen ved at spørge: Hvor ligger den politiske ledelse?
Forretningsudvalget er beskrevet meget ’driftsagtigt’, og det er svært at se, hvad man gør, og hvordan
man sikrer en politisk koordinering, når der er behov for at reagere f.eks. når regeringen vil skære ned.
Erik så ikke det ske i de fire forskellige fora og ikke i Forretningsudvalget, som det er beskrevet i modellen.
Han pointerede vigtigheden af at sikre en fortsat fagligt kapacitetsudviklingsløft af det danske NGO miljø
og understregede behovet for afklaring i forhold til de 6 mio. kroner, der årligt bevilliges fra ministeriet til
kapacitetsudvikling. Vi har klart fået at vide af ministerierne, at det politiske lobby arbejde skal laves for
vores egne penge, når det handler om Danmark, mens bevillingsgrundlaget for bevillinger vedr. EU giver
grundlag for at anvende offentlige midler til lobbyindsatser. Det skal vi være opmærksomme på ved
fastlæggelse af opgaver for det ny fælles forum. Erik stillede derefter spørgsmålet: Hvem kommer til at
repræsentere det her forum udadtil? Han nævnte også, at det er utrolig vigtigt at være opmærksom på
Legitimacy, Transparent og Accountability (LTA) i det nye platform.
Erik kom derefter ind på, at CISU også har interesse i at støtte op om det nye Forum for Oplysning og
Kampagne, hvor oplysningsarbejdet kan bringes videre. CISU har en plan om at lave et startseminar, der
vil kunne hjælpe med udformningen af rammen for Forum for Oplysning og Kampagne.
Endelig nævnte han, at en del af de mindre organisationer finder det problematisk at være langt fra
København og NGO FORUM, og han opfordrede til at kigge på muligheder for at give økonomisk hjælp til
mindre organisationer, der kommer langvejsfra, for at deltage i arrangementer.
Lehnart understregede, at det er vigtigt, at vi ikke skaber en ny organisation, som bare lever i sig selv
men en organisation, der skal bæres af medlemmerne, og styres af dem og deres agendaer. Han satte
fokus på Forretningsudvalgets rolle og efterspurgte afklaring af, hvor den politiske ledelse skal være, og
hvem der tager de mere overordnede diskussioner og beslutninger om f.eks. etablering og nedlæggelse af
arbejdsgrupper. Lehnart efterlyste at et forum svarende til det nuværende stående udvalg i den nye
struktur.
Lars takkede for input og påpegede, at der ikke skal stemmes om selve modellen kun beslutningsforslaget
men at det på mødet er formålet at finde frem til hvad der skal sættes fokus på i den fremtidige proces.
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 3 af 6
Derefter lagde han op til 30 minutterne gruppediskussioner om modellen ved bordene og formater for
skriftlige noter blev delt ud.
D) OPSAMLING OG KONKLUSIONER I PLENUM – ARBEJDSGRUNDLAG FOR DET VIDERE ARBEJDE.
Opsamling fra gruppernes noter:
Hvor er der enighed?
- Behov for politisk ledelse ovenover resten – og rykke CSO-forum som en slags bestyrelse
- Bestyrelsen skal have bredde – for lidt med 5 medlemmer af styregruppe
- Politisk ledelse skal stå ”over” forretningsudvalg (FU)
- Fysisk sammenlægning er en god ting
- Vi er i princippet og i udgangspunkt positive overfor den nye model
- Mere effektivt – undgå bureaukrati
- Afvente puljereview og afvent sammensætning af BV + kapacitetsopbygning
- Grundlæggende rigtig god model
- Super vigtigt at fastholde fagligheden og forummet som et netværk og ikke en organisation
- Fastholdelse af NYT-Forum som en faglig platform for netværkssamarbejde blandt
udviklingsorganisationer/ CSO´er i DK
Hvor ser i udfordringer?
- For snæver kreds der tager beslutningen
- Samarbejde med 92-gruppen skal ligge på bestyrelsesniveau/måske m. politik forum
- Vi ser en udfordring i uklarhed omkring ansvarsområder for de forskellige fora, i sær ml. FU og CSO
udvalg
- Vanskeligheder for en reel decentralisering (at de enkelte grupper er samtidigt selvstyrende og
koordinerende)
- At sikre samme service niveau til især små medlemsorganisationer
- Links mellem kapacitetsudvikling og andre fora – sikre både strategisk prioritering og fleksibilitet
- Sikre klarere beslutningsprocesser – herunder relationer til sekretariatet
- Kan godt blive tynd struktur/sekretariat hvis man ikke inkluderer faglige ressourcer på sekretariatet
- Uklarheden om det politiske mandat! Repræsentationen af NYT-Forum. Prioriteringen, hvordan og
hvem? Der skal være et klart mandat!
- Forretningsudvalgets rolle skal beskrives nærmere og mere detaljeret.
- Formandens tidligere rolle, hvem/hvad tager den endelige beslutning.
- Hvor ligger den samlede politiske ledelse og samlede virksomhed?
- Hvad tegenr foreningen?
- Sekretariatets placering – sammen med MO eller ikke nødvendigvis.
- Faren for centralisering af netværk.
Hvor er der forslag til ændringer?
- Hvilken rolle og placering for det humanitære? Det skal tænkes ind. Det har en vigtig rolle og skal
have en god placering.
- Funding – kapacitetsopbygning.
- 2 – 4 årsmøder/fællesmøder for alle medlemmer, specielt vigtigt de første par år efter en
sammenlægning, for at diskutere politiske og faglige indsatser, strategier osv.
o Afhængig af konstruktionen af de forskellige fora/SG/FU, i fht. Beslutningskompetence
- Evt. en bestyrelse.
- Evt ”to spor”: politisk og kapacitetsopbygning.
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 4 af 6
OPSAMLING I PLENUM:
Der blev i den efterfølgende diskussion sat stort fokus på den politiske ledelse og klare
beslutningsprocesser samt bekymringen om, at en ny struktur uden en bestyrelse men kun med et
forretningsudvalg uden beslutningskompetence meget let kan betyde, at beslutninger bliver taget mange
forskellige steder, og dermed bliver det ikke særlig transparent. Flere nævnte muligheden for en mere
traditionel organisationsstruktur med en bestyrelse (den politiske ledelse) og forretningsudvalg
(operationel). Andre mente at principtænkningen, der ligger i den foreslåede model, er god, da den lægger
op til en løsere struktur (til forskel for en stiv struktur med bestyrelse etc.), der bygger på inddragelse og
engagement fra medlemmerne og giver mulighed for involvering og indflydelse på forskellige niveauer.
Det blev i løbet af diskussionen også klart, at der ikke nødvendigvis er en fælles forståelse for hvad der
menes med ’politisk ledelse’ og at der er en række dilemmaer, som der skal arbejdes videre med.
Lars samlede efterfølgende op og ridsede 4 overordnede temaer op:
1) Mangfoldighed versus accountability: En rummelig, inkluderende struktur som favner bredere versus
forventningen om, at en mere tydelig og enstrenget beslutningsstruktur vil give større ansvarlighed og
accountability og dermed større handlekraft.
2) Central eller decentral strukturering af arbejdet: Strukturering af arbejdet (ikke kun beslutninger) i form
af ressourcer, medarbejdere, arbejdsgrupper etc. som kan være mere centraliseret med nogen som
har ansvar for at bevare overblik versus en mere decentral organisering, hvor der kommer initiativer
mange steder fra.
3) Afklaring på opgaver: Hvad er det for opgaver der ligger i et nyt netværk. Hvordan afklarer vi
spændingsfeltet mellem politisk ageren versus kapacitetsopbygning, herunder service til
medlemmerne.
4) Sekretariatsorganiseringen: Svært at sige noget om den endelige sammensætning og størrelse inden
vi har færdiggjort opfølgningen på puljereviewet og taget endelig beslutning om strukturen for den
fremtidige kapacitetsudvikling. Men der er enighed om, at medlemmerne skal tage ansvar for ledelsen
af sekretariatet!
Bilag – kan alle findes på hjemmesiden HER:
Pkt. 3:
Pkt. 3:
Pkt. 3:
Pkt. 3:
Pkt. 3:
4.
Bilag 1: Notat - Forslag til ny struktur for sammenlægningen mellem Concord Danmark og NGO
FORUM
Bilag 2: Baggrundsnotat
Bilag 3: Medlemshøring
Bilag 4: Referat fra medlemsworkshop den 12. november 2013
Bilag 5: Referat fra møde i det Stående Udvalg den 4. december 2013 – punkt
Pkt. 3: Handout Udleveret: Opsamling på konklusioner fra review processen 2013
Afstemning om beslutningsforslag fra det Stående Udvalg.
Lars lagde op til fire forskellige afstemninger, der alle fremgår af beslutningsforslaget fremsat af det
Stående Udvalg. Der var 29 stemmeberettigede medlemsorganisationer til stede:
1) Indstilling fra det Stående Udvalg om principgodkendelse af sammenlægning med Concord Danmark:
Vedtaget: 28 stemte for, 1 stemte blank.
2) Det Stående Udvalg får mandat til at arbejde med struktur og vedtægter for en ny forening:
Vedtaget: 28 stemte for, 1 stemte blank.
3) Vagn, Erik og Lehnart vælges som NGO FORUMs repræsentanter i den fælles NGO FORUMConcord Danmark arbejdsgruppe:
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 5 af 6
Vedtaget: 28 stemte for, 1 stemte blank.
4) Mandatet for den fælles arbejdsgruppe blev vedtaget: 28 stemte for, 1 stemte blank.
Pkt. 4
11.
Bilag 6: Beslutningsforslag fra NGO FORUMs Stående Udvalg
Eventuelt
Dirigenten afsluttede mødet og takkede for deltagelsen.
NGO FORUM: Referat fra ekstraordinært årsmøde 23. januar 2014
Side 6 af 6