1. No category

Procedure for etablering af nye aktiviteter
Styregruppen for døgninstitutioner
Indholdsfortegnelse
1. Formål. .......................................................................................................................................................... 1
2. Første kontakt. ............................................................................................................................................. 1
3. Samarbejdsaftalen ....................................................................................................................................... 2
4. køreplan ........................................................................................................................................................ 3
5. rekruttering af frivillige ............................................................................................................................... 3
6. infomødet ..................................................................................................................................................... 5
7. evalueringsmødet ........................................................................................................................................ 6
8. Evt overdragelse til lokalafdelinger ........................................................................................................... 6
1. Formål.
Denne procedurehåndbog har til formål at støtte og ensrette styregruppen for
døgninstitutioners (SFD) procedure i opstartsfasen. Således at det – dels bliver nemmere
for den enkelte frivillige i SFD og for at vi kan tydeliggøre over for samarbejdspartnere
(døgninstitutioner, fonde og interesseorganisationer) hvordan vi gør. Og dels for at
kunne dokumentere, at vi har ensartede procedure for hvordan vi etablerer frivilligt
arbejde på nye institutioner.
Denne procedurehåndbog skal ses som en skitse, der tages udgangspunkt i når der skal
etableres nye aktiviteter. Det vil sige, at der hver gang skal tages udgangspunkt i hvad
det er for en institution og hvilke behov de har. Det enkelte styregruppemedlems ansvar
er at få tilpasset de følgende procedure til dette bedst muligt.
2. Første kontakt.
Inden der etableres kontakt til en ny institution, besluttes der inden på det månedlige
møde i SFD hvem der skal være kontaktperson. Alternativt er det formanden, der
udpeger den der skal stå for det. Kontakpersonen har ansvaret for hele
Side 1 af 6
etableringsprocessen med feedback fra resten af styregruppen til det månedlige møde,
samt støtte fra URKs konsulent.
Der aftales et indledende møde hvor samarbejdet kan diskuteres med ledelsen for
institutionen. Dette har deltagelse af minimum to fra URK. Dette kan være to fra
styregruppen, eller være med deltagelse af URKs konsulent eller praktikant.
Emner til mødet kan være følgende:









Institutionens forventninger til samarbejdet
Institutionens behov
Hvad kan URK tilbyde?
URKs forventninger (Det er vigtigt at gøre klart hvad URK forventer af
institutionen både i opstartsfasen mht møder og i det almene samarbejde med de
frivillige)
Erfaringer fra andre institutioner
Personalegruppens holdning
Rekruttering af frivillige
Samarbejdsaftalen og gennemgang af procedure for opstart
En tidsplan
Det er konktaktpersonens opgave at skrive referat, som gemmes under institutionens
mappe i Dropbox.
NB! Er der tvivl om opbakningen i personalegruppen, er det vigtigt, at lederen får
afklaret dette inden der foretages yderligere. Er SFD fortsat i tvivl, kan kontaktpersonen
eller en anden fra styregruppen forlange at præsentere projektet for personalegruppen.
Bliver opbakningen vurderet relevant kan der godt afholdes flere indledende møder
inden der gås videre i forløbet.
3. Samarbejdsaftalen
Der skal laves en samarbejdsaftale med samtlige institutioner vi har aktiviteter på. Der
ligger nogle forslag til aftaler i Dropbox under de forskellige institutioner. De kan bruges
som skabelon.( NB! Institutioner under Københavns Kommune har et særligt afsnit
omkring børneattester som ikke er nødvendigt på andre institutioner.) Når skitsen er
lavet, skal den godkendes af næstformanden inden den sendes til institutionen. Ofte har
institutionen nogle rettelser. Forvent, at det kan tage noget tid, da aftalen ofte skal forbi
jurister på kommunen.
Der er nogle punkter der er helt afgørende at have med i samarbejdsaftalen og som skal
være så tydelige som muligt. Disse er følgende:
Side 2 af 6



aktivitetens art (er det lektiehjælp, sociale aktiviteter, mentorordning eller lign.)
Hvor tit og evt tidsrum for hvornår aktiviteten foregår, samt hvor mange frivillige
er der skal være tilstede hver gang
Hvilke ansvarsområder har henholdsvis URK (SFD) og institutionen?
Er der tvivl kan næstformanden altid hjælpe.
Samarbejdsaftalen skal underskrives af både institutionens leder, den ansvarlige fra
styregruppen og URK's nationale konsulent. Institutionen skal have en kopi med alle
underskrifter og der skal være en scannet version (pdf) i Dropbox under institutionens
mappe.
4. køreplan
Lige så snart samarbejdsaftalen er på plads, laves der sammen med institutionen en
køreplan for resten af opstarten. En god idé er at starte med en dato for hvornår
aktiviteten skal starte op og så sætte de efterfølgende datoer ud fra dette. Køreplaner kan
variere, men skal minimum indeholde følgende punkter:






Deadline for svar på frivilligopslag
samtaler med frivillige (afsæt ca 45 min imellem hver samtale. Det er en god idé,
at afsætte plads til rigeligt at samtaler)
Institutionens samtaler med de frivillige
Infomødet (hvem skal deltage og holde oplæg og om hvad? Se afsnittet om
infomødet)
Opstart af aktivitet
Første evalueringsmøde (max 2 måneder efter opstart)
Institutionerne har ofte en meget travl kalender, som der skal tages højde for. Derfor er
det en god idé at få lavet køreplanen så hurtigt som muligt.
Institutionen skal godkende køreplanen.
5. rekruttering af frivillige
Det er altid Ungdommens Røde Kors' arbejde at sørge for rekruttering af frivillige. Dette
kan gøres forskelligt afhængig af rekrutteringsgrundlaget i lokalområdet og i forhold til
hvilken aldersgruppe, der ønskes som frivillige.
Er det fx i hovedstadsområdet kan det være nok at søge via frivilligjob.dk.
Side 3 af 6
I Dropbox ligger der forskellige jobopslag der kan bruges som skabelon. Den nationale
konsulent eller hans/hendes praktikant kan hjælpe med at få det lagt op.
Befinder institutionen sig i et område, hvor der ikke er så mange potentielle frivillige,
kan mulighederne drøftes til styregruppens månedlige møde. Her er nogle forslag til
rekrutteringsmuligheder:






Møde op på uddannelsesinstitutioner i nærheden og rekruttere til
morgensamlinger.
Opslag på uddannelsesinstitutioner
Opslag i lokalavis (skal overvejes nøje, da dette er en stor udgift)
Målrettet opslag på Facebook.
Mund til mund via de eksisterende frivillige og deres netværk
Opslag i storcentre og lign.
Når der kommer en ansøgning er det vigtigt, at alle ansøgere får feedback, så de føler sig
godt taget imod i mødet med Ungdommens Røde Kors. Som udgangspunkt skal alle
ansøgere til samtale. Dette kan dog muligvis godt fraviges, hvis der er mange ansøgere
og ansøgeren ikke opfylder minimumskravet (ofte et alderskrav) til at være frivillig på
institutionen. Dog ville det være en god idé at anbefale dem, hvem de i stedet kan
kontakte for at blive frivillige i Ungdommens Røde Kors.
Ansøgere kaldes altid ind til samtale telefonisk.
Til selve samtalen er der udarbejdet en interviewguide, der er at finde i Dropboxen. Der
er altid minimum to fra styregruppen med til samtalerne. Der skal findes potentielle
aktivitetsledere og ordinære frivillige. Når samtalen er slut, er det vigtigt at oplyse,
hvornår de kan forvente at få svar. Det kan være en god idé, at få alle ansøgere til at
underskrive børneattest samt frivilligkontrakt til samtalen.
Er svaret positivt, skal de oplyses om datoen og klokkeslæt for institutionens samtaler
med de frivillige, samt for infomødet (se afsnittet om dette).
Et alternativ til dette kunne også være, at samtalerne blev afholdt sammen med en
repræsentant for institutionen.
De der vælges fra skal også kontaktet og have en begrundelse for afslaget, samt oplyses
om hvem de kan kontakte for at finde andre frivillige job i Ungdommens Røde Kors.
Side 4 af 6
6. infomødet
Infomødet er potentielt første gang de frivillige møder hinanden. Derfor det vigtigt at
dette bliver en god oplevelse. Der må derfor godt købes noget frivilligpleje i form af
frugt slik og lign.
Til infomødet deltager følgende:





De frivillig til institutionen
Nogle repræsentanter for institutionen – hvis dette er muligt. Hvis ikke, er det
vigtigt at styregruppemedlemmet er blevet grundigt briefet af institutionen før
mødet.
De frivillige fra styregruppen, der er tilknyttet institutionen
Evt en frivillig fra en af de institutioner hvor der er frivillige aktiviteter
Evt repræsentanter fra det lokale udviklingsråd
Det vil være en fordel hvis mødet kan foregå på institutionen, alternativt kan
Ungdommens Røde Kors' lokaler bruges.
Formålet med infomødet, er at få fortalt om hvad det vil sige at være frivillig på
institutionen, og hvad de kan forvente. En anden obligatorisk ting er at de frivillig skal
gøres bekendt med magtanvendelsescirkulæret i forhold til at være på en døgninstitution,
hvilket er institutionens opgave.
En fra styregruppen har rollen som ordstyrer under mødet. Følgende punkter skal være
på dagsordenen:





præsentation af institutionen v./Institutionen
Præsentation af magtanvendelse v./Institutionen
Præsentation af Ungdommens Røde Kors som organisation v./ enten en fra
styregruppen eller af det lokale udviklingsråd
Hvad vil det sig at være være frivillig? v./evt. en frivillig fra en institution, eller
styregruppen.
Planlægning af opstart v./ De frivillige og og institutionen
Det er vigtigt, at ordstyreren er opmærksom på, at de frivillige og repræsentanterne fra
institutionen får mulighed for at tale sammen så meget, som der er behov for.
Side 5 af 6
Det er en god idé at anbefale de frivillige at oprette en facebookgruppe, hvor de kan
kommunikere sammen. Der kan evt også være en eller to fra SFD med i gruppen i
starten til at besvare spørgsmål og uklarheder.
Efter mødet udarbejdes der et dokument med kontaktpersoner i Dropbox.
7. evalueringsmødet
Der skal i starten afholdes to evalueringsmøder inden for det første halve år. Det første
skal afholdes inden for to måneder efter opstart, og skal være planlagt inden aktiviteten
starter op. Efterfølgende afholdes møder efter behov, dog minimum en gang årligt.
Evalueringsmødet er ment som en mulighed for at få rettet op på aktiviteten, hvis der er
noget, der ikke fungerer optimalt. Til stede er følgende:



Afdelingslederen for institutionen
De frivillige på institutionen
Repræsentanterne fra styregruppen
Repræsentanten fra styregruppen fungerer som ordstyrer og referent.
Det er vigtigt, at der er mulighed for både de frivillige og institutionen at få fortalt,
hvordan de har oplevet forløbet, samt hvilke tanker de har fremadrettet. En god idé er
lade de frivillige lægge ud. Det er vigtigt at få gjort tydeligt, at der skal tålmodighed til
for at få samarbejdet til at fungere optimalt. Ordstyrerens opgave er at sørge for at alle
bliver hørt samt at mødet bliver konstruktivt og fremadrettet. Til slut aftales
ansvarsopgaver samt dato for næste møde.
Referatet bliver sendt til institutionslederen og de frivillige samt lagt i Dropbox.
Referatet af mødet fremlægges på næste møde i styregruppen.
8. Evt overdragelse til lokalafdelinger
Når aktiviteten efter noget tid er kommet godt i gang, skal det på et tidspunkt overvejes
om det lokale udviklingsråd skal overtage kontakten til aktiviteten.
Da der endnu ikke er nogle erfaringer med dette, vil det følgende blive en forestilling om
hvordan dette kan foregå, men det er muligt at disse procedure bliver revideret.
Side 6 af 6
Repræsentanten fra styregruppen kontakter formanden for det lokale udviklingsråd og
informerer om overdragelsen og får tildelt en kontaktperson i det lokale udviklingsråd.
Repræsentanten fra styregruppen indkalder aktivitetslederen på institutionen, samt
kontaktpersonen i det lokale udviklingsråd til et møde. her der bliver snakket om den
forestående overdragelse, samt hvad disse ændringer vil betyde, samt hvordan
kommunikationen og budget skal være fremover. Der aftales en dato fra hvornår det
lokale udviklingsråd overtager.
Side 7 af 6