Årskalender for Grejs-Holtum Jagtforening 2012
#17 MARTS 2012 FM Update TEMA: DFM KONFERENCEN 2013 FACILITIES MANAGEMENT FRA STRATEGI TIL PRAKSIS – MED FOKUS PÅ BÆREDYGTIGE, TVÆRFAGLIGE HELHEDSLØSNINGER LEDER Kære medlem af DFM netværk også vurderet højst blandt deltagerne – et lille stykke over den generelle vurdering. FM-eren løser i højere og DFM netværks årskonference 2013 markerede igen i år højere grad ledelsesopgaver. Det ses blandt andet i re- starten på et godt og aktivt år i foreningen. sultatet af den survey, som blev gennemført i december 2012. Knapt halvdelen af respondenterne har ansvar for Under overskriften fra ”FM fra strategi til praksis – med personledelse, mens omkring 40 % har ansvaret for le- fokus på bæredygtige, tværfaglige helhedsløsninger” delse af andre ledere. DFM netværk har et ansvar for at var 160 FM-ere samlet i to dage på Admiral Hotel i det understøtte medlemmernes udvikling på det ledelses- centrale København. Konferencen satte endnu engang mæssige område, og vi har også igangsat flere tiltag, for deltagerrekord samtidig med, at også et rekordstort an- at løfte det område. Blandt andet faciliterede grupper af tal udstillere deltog i konferencen, der i øvrigt også satte ledere, som får mulighed for at drøfte ledelsesmæssige rekord med hensyn til antallet af indlægsholdere. Rekor- emner i et smalt og fortroligt forum. EVA KARTHOLM, derne er ikke et mål i sig selv, men de er et udtryk for, Direktør DFM netværk at Årskonferencen i højere og højere grad manifesterer Vi er allerede gået i gang med planlægningen af næste sig som en institution blandt FM-ere, der benytter lejlig- års konference, og kigger nu på mulige konferenceste- heden både til at få faglig inspiration og til at få dyrket der. Snart vil vi også starte overvejelserne om hovedte- netværk med både gamle og nye kolleger. ma for 2014-konferencen, og skulle du ligge inde med en god idé eller et brændende ønske, vil vi meget gerne Årskonferencens mange indlægsholdere tog os rundt høre fra dig. i mange hjørner af praksis, og vi fik tilbudt nye syn på mange forskellige emner. De medlemmer, som ikke Årets ordinære generalforsamling lå i kølvandet af kon- havde mulighed for at deltage, kan få et indtryk af de ferencen, og måske netop derfor, var der ikke mange faglige aktiviteter i dette nummer af FM Update, der deltagere ved det ellers interessante faglige arrange- samler op på konferencen ved hjælp af en række artikler ment, som blev holdt inden generalforsamlingen. Ge- enten direkte fra indlægsholderens hånd eller via den neralforsamlingen er foreningens øverste myndighed, journalist, som fulgte arrangementet netop for at kun- og denne myndighed gav sin fulde støtte til det arbejde, ne viderebringe indtryk fra konferencens indlæg. som pågår i foreningen. Bessyrelsesformandens beretning gav kun anledning til meget få bemærkninger, der Evalueringerne bekræftede, at deltagerne nød ophol- var genvalg på alle pladser, nye principper for økonomi- det på Admiral, men også at konferencesalen ikke fun- rapportering blev godkendt og det samme blev bud- gerede perfekt. Jeg er enig. Som indlægsholder havde gettet for 2013. Referatet, beretningen, regnskab og man en opgave med at få ordentlig kontakt med delta- budget er at finde på medlemsdelen af hjemmesiden, gerne på begge sider af de bærende søjler. Men jeg er hvis du vil fordybe dig i resultatet af generalforsamlin- også enig i de tilbagemeldinger, som pegede på, at den gen. ulempe blev opvejet af stedets historiske charme. God læselyst både med FM Update og med resultatet af Evalueringerne viste i øvrigt, at der generelt var tilfreds- årets generalforsamling. hed med konferencen og med indlæggene. Samlet vurdering af indlæggene var 2,9 ud af 4 mulige. Den Mange hilsner session som ubetinget flest på forhånd var interesseret i var ”Tværfaglighed og ledelse”, og denne session blev Forsiden: Fra DFM konferencen på Copenhagen Admiral Hotel 2 Eva Kartholm, direktør DFM netværk Professionel Kärcher har i mange år været synonymt med kvalitet, ydeevne og innovation verden over. Med vores udgangspunkt som verdens førende producent af højtryksrensere, er vi i dag på det globale plan markedsledende inden for teknologi, maskiner og udstyr til rengøring. I Kärcher er der over 600 medarbejdere, som alene dedikerer deres arbejde til forskning og udvikling inden for vores felt. De anvender de nyeste og mest avancerede redskaber inden for design, udvikling og kvalitetskontrol med det formål at sikre vores kunder maskiner med længere levetid, større effektivitet og bæredygtighed. Kärcher A/S Ř Slotsherrensvej 411C Ř Ønsker du at modtage materiale på konkrete produkter eller et uforpligtende møde, er du velkommen til at kontakte os. Martin Colberg Salgschef, Professionel [email protected] 2610 Rødovre Scan QR-koden eller gå ind på vores hjemmeside Kärcher.dk og se mere Ř Tlf.: 70 20 66 67 Ř www.karcher.dk 3 INDHOLD Øretæver kræver mod, vilje og opbakning Side 5 >> Grøn gevinst med medarbejdernes hjælp Side 8 >> Udvikling og innovation i FM Side 10 >> Mentale ombygninger – nye veje til ressourcefuldhed Side 12 >> ”Vi har simpelthen ikke råd til at lade være!” Side 16 >> Find balancen i IKT-kravene Side 22 >> Nøgletal – start med det simple Side 26 >> Pas på med nøgletallene Side 27 >> Vejen til FM Nirvana Side 28 >> Mere byliv for alle i København Side 29 >> Show me the money! Side 31 >> FM2013 SURVEY Årets overraskelse: Outsourcing med begrænset opfølgning Side 32 >> Se alle indlæg og slides FM Update udgives af DFM – Dansk Facilities Management netværk fra DFM konferencen på Redaktion: Kjeld Nielsen www.dfm-net.dk I redaktionen: Anja Kiersgaard Lay out: heddabank.dk DFM UPDATE 2013 # 18 – grøn Deadline Temaer – foreløbigt medio maj Bæredygtighed og energioptimering # 18X Udvidet særudgave i samarbejde med CFM, Realdania Forskning # 19 – rød medio august Porteføljemanagement # 20 – blå medio november Udviklingstendenser og trends Husk at forslag og ideer til artikler, gode cases m.v. er meget velkomne. Sendes til redaktør af FM Update arkitekt m.a.a. Kjeld Nielsen, email: [email protected] Vedrørende annoncering i FM Update, kontakt DFM sekretariatet: Telefon +45 3138 0198, [email protected] PER ANKER JENSEN Per Anker Jensen HÅNDBOG I FACILITIES MANAGEMENT HÅNDBOG I FACILITIES MANAGEMENT 3. udvidede udgave FM branchens uundværlige håndbog i en ny, udvidet og ajourført udgave. Hvert firmamedlem og personligt medlem modtager et eksemplar af håndbogen. Dette gælder dog ikke for studentermedlemmer. For FM studerende sælges den til særpris. Bestil den på www.dfm-net.dk 4 ÅBNINGSSESSION Case om opbygningen af en FM-organisation: ØRETÆVER KRÆVER MOD, VILJE OG OPBAKNING Som en af få danske kommuner etablerede Silkeborg Kommune i 2012 en FM-organisation, hvor al ejendomsdrift blev samlet i én organisation. Organisationen ejer, driver og servicerer alle bygninger i kommunen, og har ansvaret for teknisk service på alle driftsområder inklusive skoleområdet, hvor den største forandring er. Desuden indgår ansvaret for rengøring og hele energiområdet. Nu, et år senere er resultaterne markante: En service, der ligger på samme eller et højere niveau. En besparelse på 5 %, bl.a. på den grønne vedligeholdelse og på servicering af børnehaver. Tilfredse medarbejdere, som har fået nye faglige udfordringer og mulighed for uddannelse. Der er overblik og styr på ejendomsporteføljen og energiforbruget. Fra søjletænkning til nytænkning Administrationen bestyrer ejendomsporteføljen og To afgørende faktorer lå bag etableringen af en ny FM- arbejder på at skabe overblik over den samlede porte- organisation. Dels borgmesterens engagement. Hun følje, som i kølevandet på den nye organisation er blevet havde set FM virke i andre store virksomheder. Dels større. Der er kommet styr på og overblik over ind- og forankringen og opbakningen i direktion og koncern- udlejning. ledelse. ”For der skal både være mod, vilje og opbakning Rådgivning og Vedligehold tager sig af planlagte fra politikere og topledelse for at stå imod de øretæver, vedligeholdelsesopgaver, mens Teknisk Service tager som naturligvis kommer undervejs, når der gøres op med sig af forebyggende vedligeholdelse, akut vedligehol- den kommunale søjletænkning, hvor ansvaret for ejen- delse og serviceopgaver. domsdriften ligger decentralt i den enkelte institution.” Det er de to sidstnævnte sektioner, som beskrives i den- siger Lene Søgård, ejendomschef i Silkeborg Kommune. ne artikel. Projektet blev båret igennem af en vision om at skabe Af METTE VIBORG, større tilfredshed for færre penge ved at gå nye veje. En iPhone blev symbolet på forandring En ny organisation For at markere, at alle tekniske servicemedarbejdere Den 1. januar 2012 er grundstenene til en ny epoke lagt. var samlet i én organisation, brugte vi nogle små, men Holdet er sat! Ejendomme i Silkeborg Kommune består betydningsfulde forandringsmarkører. Før var nogle af: Rengøring, Rådgivning og Vedligehold, Administra- medarbejdere pedeller, mens andre var teknisk service- tion og Teknisk Service. ledere. I den nye organisation fik alle titlen ”teknisk ser- projektkonsulent i Ejendomme i Silkeborg Kommune I Silkeborg Kommune har rengøringen været samlet vicemedarbejder”. Alle medarbejdere fik også en iPhone i én organisation siden 2007. Lige siden har vi arbejdet og ens arbejdstøj, så de på den måde fremstod som én på at effektivisere og optimere rengøringen, og vi har medarbejdergruppe. nu nået et fornuftigt niveau, hvor pris og kvalitet hænger sammen. For den enkelte tekniske servicemedarbejder betød forandringen et skifte fra ” ensom ulv” til teamplayer. Den 1. januar 2012 indførte Silkeborg Kommune en FMorganisation. Resultaterne et år efter er markante. Der er opnået en besparelse på 5 %. 5 ÅBNINGSSESSION Medarbejderne havde tidligere arbejde på én institu- dannet til ejendomsserviceteknikere. Til oktober 2013, tion, nu hørte de til i et team og dækkede et geogra- når de står med deres svendebrev i hånden, står Teknisk fisk område. Netop dét oplevede mange medarbejdere Service med en gruppe medarbejdere, som har en fag- som en stor styrke. For at styrke teamstrukturen yderli- professionalisme, der sikrer en højere kvalitet i opgave- gere var alle teams på et tre dags teambuildingsforløb. løsningen. ”Målet i Silkeborg Kommune er, at halvdelen af medarbejderne i 2015 er uddannede ejendomsservicetek- Sådan arbejder vi – sådan tænker vi nikere.” siger Poul Rey, sektionsleder i Teknisk Service. 80 % af alle opgaver, som løses i Teknisk Service, skal opgaver og akutte opgaver. Alle brugerdefinerede ad Ny tænkning af planlagt vedligeholdelse hoc opgaver samt alle planlagte opgaver lægges ind i et Den enkelte bygningens stand er nu den vigtigste para- opgavestyringssystem og tildeles det enkelte team via meter for, hvordan der prioriteres vedligeholdelsesmid- en skræddersyet app på deres iPhone. På den måde kan ler. Det lyder måske som common sense, men før var opgaverne flyttes rundt mellem medarbejderne i det vedligeholdelsesmidlerne afhængig af hvilken afdeling, enkelte team. Det betyder, at der er stor fleksibilitet i bygningen tilhører. Den nye måde at prioriterer vedlige- tilrettelæggelsen af arbejdet. holdelsesmidlerne på giver os større muligheder for at være planlagte, mens 20% er brugerdefinerede ad hoc Vi tænker i stordriftsfordele, og vi har derfor samlet sætte ind, der hvor det er mest nødvendigt. alle kommunens grønne vedligeholdelsesopgaver hos Vi har som noget nyt overtaget den indvendige ved- kommunens Entreprenørafdelingen. Også vinterbered- ligeholdelse af institutionerne, således at vi har mulig- skabet er et samarbejde med Entreprenørafdelingen, hed for at systematisere vedligeholdelsesopgaverne og som har store maskiner og derfor hurtigt kan rydde udbyde dem til laveste pris med økonomisk gevinst som store arealer. Teknisk Service har ligeledes indkøbt og målsætning. lejet bedre udstyr, som effektiviserer snerydningen af stitution alene med en lejeudgift, og medarbejdere på Tværfaglighed og synergieffekt er drivkraften en skole og et plejecenter kunne gå på hvert sit fortov Rådgivning og Vedligehold har tilpasset organisationen og rydde sne. fra en funktionsinddeling, hvor den enkelte bygnings- fortove og mindre arealer. Tidligere stod den enkelte in- konstruktør beskæftigede sig med enten plejecentre, Mathias Dannemand Jensen, Et nyt initiativ er et aftenhold. Vi påtænker at in-sour- skoler eller daginstitutioner, til den samme geografiske Søren Fisker og Birgitte Høg er ce vægteropgaven og aflåsning af skoler. Det vil højne inddeling, som vi har i Teknisk Service. ”Det betyder, at teknisk servicemedarbejdere serviceniveauet og spare penge. Samtidig vil det sikre vi kan udnytte hinandens kompetencer og optimerer det i Silkeborg Kommune. bedre service og assistance til skolefester og andre af- tværfaglige samarbejde mellem Teknisk Service og Råd- Efter etablering af FM- tenarrangementer. givning og Vedligehold” siger Søren Overgaard, sektionsleder i Rådgivning og Vedligehold. organisationen fik de mulighed for at gå i gang Kompetenceløft med ambitioner med uddannelsen som Et godt eksempel på én af de mange gevinster, der er tværfaglige sammenhænge i Rådgivning og Vedlige- ejendomsservicetekniker på ved samlingen af de tekniske servicemedarbejdere, er et hold. For eksempel har vi uddannet bygningskonstruk- Teknisk Skole Silkeborg. stort rotationsprojekt, hvor 20 medarbejdere bliver ud- tørerne til risikostyringskonsulenter, således at de på Der har været stor fokus på at skabe synergier og Faktaboks FM i Silkeborg Kommune Indbyggere: Knap 90.000 Afdelinger: 10 Medarbejdere: Ca. 6.500 Medarbejdere i FM: Ca. 450 Antal ejendomme: 400 Etagemeter: 500.000 kvm. Ejendomsbudget: 190 mio. kr. 6 ÅBNINGSSESSION deres bygningssyn også sikrer og forbygger indbrud og Rigtig kompetenceudnyttelse andre hændelser. Internt i organisationen har vi oplevet at gå fra at være Et rigtigt godt eksempel på synergieffekten er et kompetente til at være midlertidigt inkompetente. Det nyt energinetværk, hvor vores ingeniører samarbejder, er en udfordring at gennemgå en så omfattende foran- rådgiver og sparrer med udvalgte tekniske servicemed- dringsproces, hvor vi er gået fra at have svar parat og arbejdere, således at de tekniske kompetencer kom- fingeren på pulsen til at have flere spørgsmål end svar. mer ud af kontoret og derud, hvor viden bliver omsat til I løbet af 2012 har vi haft fokus på, at det er de rigtige praksis. medarbejdere, der løser de opgaver, de er bedst til – til En ny rolle i Rådgivning og Vedligehold er, at vi udfor- den rette tid og i sammenspil med de rigtige kolleger. På drer institutionerne, så vi sammen tænker nyt i forhold den måde er vores slogan opstået: Rigtigt. Godt. Gjort. til anvendelsen af lokaler, derved vi får multianvendelige Rigtigt: Fordi vi sikrer, at vi løser opgaven rigtigt. lokaler, der hvor det giver mening. Godt: Fordi vi løser opgaven i den rette kvalitet. Gjort: Fordi vi får det gjort til den aftalte tid. Vi bruger det som en tjekliste, og på den måde når vi Vi bruger det som en tjekliste, vores vision om at skabe større tilfredshed for færre og på den måde når vi vores penge! vision om at skabe større Det vil vi gerne kendes for: Rigtigt. Godt. Gjort. tilfredshed for færre penge! MCG Real Estate Integrated Workplace Management Løsning Avancert, enkelt og smart FbWded[h_Xhk]^eide]b[W\:WdcWhaie]L[hZ[diij´hij[l_haiec^[Z[h$?Wbjel[h ')&&AkdZ[hiec^WhbW]ji³hb_]l³]jf[daecfb[jb´id_d]c[Z Ö;`[dZeciZWjWXWi[e]#WZc_d_ijhWj_ed ÖH[]_ijh[h_d]W\ehZh["h[al_i_j_ed[he]\[`biWcj^dZj[h_d]W\WhX[`Zief]Wl[h Ö?dZXo]][j_dj[]hWj_edj_b97:j[]d_d][h Ö<ehlWbjd_d]W\j[ad_ia[Wdb³]"_dijWbbWj_ed[he]kZijoh Ö9[djhWb[h[]_ijh[c[ZWZh[ii[h"f[hiedWb["^dZl³ha[h["b[l[hWdZ´h[he]akdZ[h Ö7h[Wb\ehlWbjd_d]c[Zl_ik[bjel[hXb_ael[hWh[Wb[h"Xo]d_d][h"beaWb[he]WhX[`ZifbWZi[h Ö<eh[Xo]][dZ[l[Zb_][^ebZW\Xo]d_d][he]kZijohc[ZbWd]i_]j[jfbWdb³]d_d] ÖCWdW][c[djW\i[hl_Y[W\jWb[hc[Z[aij[hd[b[l[hWdZ´h[he]_dj[hd[akdZ[hIB7 ÖCWdW][c[djW\ec\Wjj[dZ[Zh_\jiXkZ][jj[h Ö7ii[je]A[ocWdW][c[dj ÖAWdj_d[WZc_d_ijhWj_ed ÖHWffehj[h_d]c[Zd´]b[jWbe]:Wi^XeWhZ Ö;d[h]_\ehlWbjd_d] ÖH[d]´h_d]e]c[][jc[h[ <h_aj_edib´i_dj[]hWj_edj_b[ai_ij[h[dZ[ioij[c[hI7F"EhWYb[">Hc$c$ CeZkb³h"iaWb[hXWhe][dijWdZWhZb´id_d]iec[hM[Xe]M_dZemiXWi[h[j H[Wb_i[h_d]\hW7j_bP$cY]\ckdZ[hij´jj[hakdZ[dc[Z_cfb[c[dj[h_d][dW\ b´id_d][d^khj_]e][\\[aj_l$ Your Productivity Partner DK-2840 Holte, Hanne Nielsens Vej 10, Tel 45414077, 7 fax 45425270, email: [email protected], web: www.mcg-fm.dk TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE Af JAN AAGAARD, journalist GRØN GEVINST MED MEDARBEJDERNES HJÆLP En energisparekampagne blandt medarbejderne i Post Danmark viste sig at have langt større effekt end de tekniske energieffektiviseringer. Og som en sidegevinst blev FM organisationen mere kendt og fik stor goodwill i virksomheden. Fra Thomas Nissens (Post af ledere og såkaldte klimaambassadører, som blev ud- Danmark) indlæg styret med informationspakker om kampagnen. Så gik det ellers løs med simple kampagneværktøjer som plakater, post-it, foldere, løbende målinger, SparOmeter, tænd-sluk ure, termometre og et kampagnewebsite. Og efter fire ugers kampagneperiode var resultaterne bemærkelsesværdige. ”Målet var en besparelse på 15 procent, men vi nåede næsten 20 procent. Det var mere, end vi havde regnet med, og kampagnen var en stor succes. Vi kunne opnå ti gange så meget ved adfærdsændringer i forhold til teknisk optimering,” fortalte Thomas Nissen. En væsentlig årsag til kampagnens succes var den I FM verdenen handler energioptimering ofte om at rolle som chefer og ledere samt de 400 klimaambassa- gennemføre tekniske effektiviseringer af virksomhe- dører havde. dens el- og varmeinstallationer. Men i virkeligheden kan ”Der er en rigtig stor ledelsesrolle i at gennemføre man opnå meget større besparelser ved at få virksom- en kampagne som denne. Den skal have en ledelses- hedens medarbejdere til at ændre adfærd. mæssig forankring for at blive en succes,” sagde Tho- Det er læren i Post Danmarks FM organisation, som mas Nissen. sidste år gennemførte en succesrig energisparekampagne blandt sine medarbejdere. Afdelingschef FM Tho- Lokale ildsjæle mas Nissen fra Post Danmark fortalte på DFM konferen- Cheferne i Post Danmark gik foran med det gode ek- cen om resultaterne og erfaringerne med kampagnen. sempel, sikrede koordinering af indsatsen, informerede Post Danmark hører under Postnord, som har en overordnet målsætning om at nedbringe virksomhe- lederne og sørgede for, at de havde tid til kampagnearbejdet. dens CO2-udledning med 40 procent inden 2020. FM Lederne gik ligeledes foran med det gode eksem- organisationen skal bidrage til at opfylde målsætningen, pel, ligesom de var ansvarlige for at informere og enga- men det er op til FM’erne selv, hvordan de vil gøre det. gere klimaambassadørerne og sikre, at disse havde tid På den baggrund gik Thomas Nissen og hans med- til kampagnen. Klimaambassadørens rolle var at være arbejdere i 2011 først i gang med at energieffektivisere den lokale drivkraft – ildsjælen i kampagnearbejdet, og en række ejendomme, men det gik op for dem, at der i den der sørgede for, at materialerne kom ud til medar- virkeligheden var langt større gevinster at hente på læn- bejderne. gere sigt, hvis man kunne påvirke medarbejderne til at bruge mindre energi. Nogle af de vigtigste kampagneelementer var de interne konkurrencer om at opnå størst besparelser, som Post Danmark FM besluttede derfor at gennemføre udløste midtvejspræmier i form af kager og pengegaver en storstilet energisparekampagne og satte sig et am- til de endelige kampagnevindere. Det var derfor også bitiøst mål om at reducere el- og varmeforbruget med vigtigt, at det lokale el- og varmeforbrug løbende blev mindst 15 procent i kampagneperioden samt opnå en målt og resultaterne offentliggjort. varig besparelse på minimum fem procent efter kampagnens afslutning. ”Man skal ikke undervurdere værdien af konkurrencer i en kampagne. Der er en utrolig konkurrencementalitet i Danmark, hvor folk går meget op i at være Simple værktøjer bedre end kollegerne ovre i den anden bygning,” sagde Post Danmark FM organiserede projektet med en styre- Thomas Nissen. gruppe, der fik hjælp af eksterne rådgivere til startfasen, 8 TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE Mod nye mål Efter kampagnen er udfordringen at få medarbejderne til at holde fast i den energisparende adfærd. I Post Danmark sker det blandt andet ved hjælp af opfølgningskampagner, hvor man laver individuelle målsætninger for hver bygning, målstyring med forbrugsrapporter samt konkurrencer. Og nu hedder målsætningen ikke fem procent – men 15 procent. Ud over økonomiske og miljømæssige gevinster ved et lavere forbrug har kampagnen som en sidegevinst også været med til at profilere FM organisationen i Post Danmark og cementere FMs rolle som en værdiskabende enhed. ”Kampagnen har givet en kæmpe tillid til vores forretningsenhed. Vi gjorde noget, som ingen forventede af os, og fik vist, at vi kan tilføre virksomheden merværdi. Og samtidig syntes medarbejderne, at det var sjovt Nyhed Læs om den nye prisbog på byggecentrum.dk > data og software at være med til,” fastslog Thomas Nissen. Benchmarking af Facilities Management og støtte til optimering Erfaren støtte i Facilities Management projekter Det er en stor opgave at drive større Facilities Management projekter. Både økonomisk og tidsmæssigt er det derfor værdifuldt med støtte fra en erfaren sparringspartner. Hos Ernst & Young har vi erfaring fra mere end 50 Facilities Management projekter i Norden, og vi kan hjælpe din virksomhed sikkert igennem processen. Vi tilbyder kompetent rådgivning inden for: >EkljYl]_a :Yk]daf] Hgl]flaYd]YfYdqk] M\nacdaf_Y^kcj¶\\]jkq]l>E%cgf[]hl >gjZ]\jaf_kYjZ]b\] Aehd]e]fl]jaf_ Ernst & Young’s FM Benchmarkingprogram Hvert år benchmarker vi omkostninger, serviceniveauer og brugertilfredshed i mere end 40 gj_YfakYlagf]jaFgj\]f$Zd&Y&9&H&E·dd]jÇE¶jkc$ FgngFgj\akc$HgklFgj\$<YfeYjckFYlagfYdZYfc$ Nykredit og KMD. Som deltager får du konkret data og input til at forbedre egne processer, uanset om du driver services in-house eller har outsourcet dem. Herudover vil du indgå i et fagrelevant netværk, hvor du kan dele erfaringer med andre FM-chefer/direktører. Et udpluk af benchmarkede processer ses herunder: E]\YjZ]b\]j^jgcgkl =b]f\gek\ja^l J]f_·jaf_ Kontakt os og hør mere: Claus F. Christensen, Executive Director Ansvarlig for Facilities Management i Danmark Tlf.: +45 51 58 28 30 Email: [email protected] 9 TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE UDVIKLING OG INNOVATION I FM ISS arbejder løbende med at udvikle og nytænke de serviceløsninger, som servicevirksomheden tilbyder sine kunder. Det sker i tæt samspil med kunderne. ISS’ filosofi er, at ikke to kunder er ens. Det handler om at finde frem til lige netop den løsning, der skaber mest værdi for den pågældende kunde. De fleste kender ISS som et rengøringsselskab. Det var ISS Den anden vej handler om proces-innovation, hvilket vil engang. I dag løser det over 100 år gamle serviceselskab sige at forbedre den måde, som servicen leveres på. Ofte en lang række opgaver inden for blandt andet rengøring, smelter de to veje sammen i en samlet forbedring. ejendomsdrift, catering, office support og security. ISS er blevet en servicepartner for store offentlige LISELOTTE PANDURO, ISS Bedre og billigere løsning for TDC og private kunder. I dag handler det ikke længere om Segmentdirektør i ISS, Carsten Jeppesen, ved, hvad det at levere en løsning, der kun fokuserer på, at kunden vil sige at skabe proces-innovation. Han har nemlig stå- skal have gjort rent på kontoret, skiftet en el-pære i et i spidsen for at udvikle en samlet løsning til TDC, som produktionshallen eller have tilberedt en frokost i per- betyder, at TDC i dag oplever øget overblik og effektivi- sonalerestauranten. De opgaver, som ISS løser for sine tet på de mere end 4000 lokationer, som virksomheden kunder, er langt flere og langt mere komplekse, end de har rundt om i Danmark. Samtidig har ISS med den nye var tidligere. løsning reduceret omkostningerne for kunden. ”Som servicepartner er det vigtigt at se din kun- ”Løsningen til TDC går ud på, at der er udviklet et IT des forretningsområde i en større kontekst. Hvilke ud- set-up, som styrer alle planlagte og akutte opgaver for fordringer er det, kunden skal have løst? Ikke bare her alle lokationerne online. Det giver overblik og mulighed og nu eller i et lille afgrænset hjørne af virksomheden. for at prioritere de opgaver, der er vigtigst for TDC at få Hvis kunden eks. arbejder på at få en mere grøn profil løst. Det er en markant forbedring af arbejdsprocesser- og derfor ønsker en serviceløsning med fokus på bære- ne, som har resulteret i, at både kunden og vores medar- dygtighed, så er vores opgave at udvikle og tilbyde det bejdere får en bedre oplevelse”, siger Carsten Jeppesen. til kunden - naturligvis uden at gå på kompromis med Helt konkret betyder løsningen, at alle TDC-lokati- kvaliteten,” siger Liselotte Panduro, der er divisionsdi- oner er markeret med barkoder, så ISS-medarbejderne rektør i ISS. online via deres smartphone kan se, hvilke opgaver de skal løse på lokationen – det kan være alt fra bygnings- Innovation handler om både produkt og proces vedligehold, grønt vedligehold, periodisk rengøring el- Udvikling af en ny og innovativ løsning, som passer til kun- når de starter og slutter en opgave, så kunden kan se, den, kræveret indgående kendskab til den enkelte kunde. når opgaven er løst. ler lignende. Samtidig indtaster medarbejderne online, Det vil sige viden om kundens behov, men også detaljeret 10 viden om den eksisterende serviceløsning i forhold til eks. Tog til tiden hos DSB tidsforbrug og omkostninger. Med det udgangspunkt er Et andet eksempel på nytænkning og tæt samarbejde det muligt at skabe skræddersyede løsninger. med kunden, er den løsning som ISS har skabt hos DSB. ”Vi tænker hele tiden på, hvordan vi kan løse en op- DSB skal udnytte deres vigtigste ressourcer bedst mu- gave bedst muligt og øge effektiviteten. Men udvikling af ligt - den tid, DSB’s togvogne er til rådighed, er forret- en ny løsning betyder ikke nødvendigvis, at løsningen skal ningskritisk. Derfor er det vigtigt, at togene er gjort rent opfindes fra bunden - vi skaber innovative løsninger på en og klar til at køre på kortest mulig tid. Den kritiske faktor platform af tidligere erfaringer” siger Liselotte Panduro. hjælper ISS med at løse. For ISS er der to veje at gå, når virksomheden arbejder ”Tidligere arbejdede vi med gamle køreplaner, der med innovation. Den ene vej fører til produkt-innovation, ikke var opdaterede. Det betød, at vores medarbejdere hvilket handler om at forbedre den service, der leveres. ikke kunne være sikre på, hvor og hvornår toget kom ind. Det resulterede i rigtig meget spildtid. Når et tog ”Danish Crown har opnået 10 procent reduktion i var rengjort, skulle vores medarbejdere fysisk gå langt vandudledning og 10 procent reduktion i energiomkost- for at give DSB besked om, at toget var klar til afgang. ninger og ressourceforbrug. Den løsning er et godt ek- Det var både tidskrævende og omkostningstungt,” si- sempel på det samarbejde, vi har med kunderne, og på ger Liselotte Panduro. den værdi, ISS skaber for kunderne gennem innovation Siden har ISS og DSB i samarbejde analyseret og og udvikling af nye løsninger,” siger Liselotte Panduro. effektiviseret processen, så den i dag er understøttet Det er også i dette tilfælde det tætte samarbejde med en IT-løsning. Det betyder, at DSB’s køreplan nu med kunden, der har resulteret i nytænkning. Den uploades i ISS’ arbejdsværktøjer online, så medarbej- gensidighed, der opstår i udviklingen af nye løsninger derne kan se de seneste meldinger om, hvor og hvornår for kunderne, er helt central for den måde, hvorpå ISS togene ankommer. arbejder med innovation og udvikling af nye løsninger Den nye løsning betyder også, at DSB-personalet med såvel nye som eksisterende kunder. på forhånd indrapporterer særlige udfordringer, som ”Vi opnår løbende ny viden om om, hvordan vi løser ISS-medarbejderne kan forvente, når de skal klargøre et opgaverne effektivt og innovativt. På den måde udvider tog. Fx kan der være pladser i toget, der kræver ekstra vi hele tiden vores erfaringsgrundlag og vores udsyn i rengøring. Indrapporteringen sker via en smartphone- forhold til nye typer af løsninger og nye services til vores løsning, så ISS-medarbejderne til enhver tid er opdate- kunder. Det betyder, at vi hele tiden bliver klogere og ret om, hvilke opgaver der venter, når toget kommer ind dygtigere til vores kerneforretning - nemlig at servicere og skal rengøres. vores kunder og skabe værdi for vores deres forretning”, ”En af fordelene ved den nye smartphone-løsning afslutter Liselotte Panduro. er, at vores medarbejdere kan give DSB direkte besked, når de har afsluttet en opgave. Det betyder, at DSB får en real-time klarmelding, så snart toget er klar til at modtage passagerer. Det gør det muligt for DSB at disponere over togene langt hurtigere end ved den gamle Faktaboks løsning,” siger Liselotte Panduro. ISS Facility Services A/S er Danmarks største faci- Vand- og energibesparelse hos Danish Crown lity services virksomhed. ISS har mere end 8.500 Et tredje eksempel på innovation, er en løsning, som ger til kunder som eks. Grundfos, Danish Crown, ISS har skabt i samarbejde med Danish Crown. Danish DSB, TDC og Bilka. Crown ønskede at nedsætte vandforbruget ved den dag- På globalt plan har ISS flere end 530.000 med- lige rengøring af virksomhedens produktionsapparat. arbejdere i over 50 lande. Ifølge International Flere års udviklingsarbejde har resulteret i, at ISS i medarbejdere i Danmark og leverer serviceløsnin- Association of Outsourcing Professionals er ISS en dag arbejder med specialdesignede vandanlæg og dy- af verdens to bedste leverandører af outsourcing ser, som via et præcist tryk på vandudledningen giver og verdens bedste ved outsourcing af Facility en betydelig vandbesparelse. Samtidig forsker ISS i do- Services. sering og vandtemperaturer i samarbejde med sundhedsmyndighederne. 11 TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE MENTALE OMBYGNINGER – NYE VEJE TIL RESSOURCEFULDHED HVAD OG HVORFOR MENTALE OMBYGNINGER? økonomiske ressourcer der ikke er til rådighed i samme Mange organisationer og kommuner står overfor store omfang som før finanskrisen, og reaktionstider er i langt strukturelle udfordringer udsprunget af, at tider med højere grad i dag en konkurrence parameter der er stort store forandringer også giver forandringer i organisati- ledelses fokus på konstant at optimere. Ombygninger koster penge og tager tid, det er onsstrukturer og deraf behov for at kunne forandre og På SIGNAL har vi for ca. 3 år siden udviklet koncep- tilpasse rum og bygninger så de til enhver tid matcher tet MENTALE OMBYGNINGER. Vi har været optaget af behov og ressourcer. at se hvor meget ressourcefuldhed vi kunne aktivere i Ændringer i demografi og børnetal betyder eksem- de eksisterende fysiske rammer uden at bygge om eller pelvis at mange kommuner kæmper med mangel på flytte en eneste væg, men udelukkende ved at udfordre ekstra spor i deres skoler mens lige så mange andre brugeradfærd for hvordan rum bruges! kommuner kæmper med en overkapacitet på skoleom- Når vi nu igennem 3 år med succes har rådgivet Af GITTE ANDERSEN, rådet – dette er strukturelle udfordringer man ikke kan kommuner og private organisationer i Mentale Om- CEO, SIGNAL arkitekter nå at bygge sig ud af, selvom man havde pengene, da bygninger skyldes det systematisk indsamlet evidens der ingen sikring er for at nyt byggeri og flere m2 sta- på den uudnyttede kapacitet vi ser der er i eksisterende dig er svaret på udfordringen når byggeriet står færdigt, fysiske rammer i både den offentlige og private sektor flere år efter erkendelsen af behovet for forandringer. – en ressourcefuldhed der kan bringes i spil og som der- Derudover står både offentlige og private virksomheder for øjeblikket i en situation, hvor der både skal med kan være det forandrings potentiale som gør at vi på trods af krise begynder at tænke i udvikling! være fokus på udvikling og nye koncepter for derved at gere besparelser især i den offentlige sektor skaber nye KOMMUNERNE SOM CASE– HVAD SIGER DATA? udfordringer. Borgere forventer bedre service og nye Vi kan fra konkrete projekter både ifm. undervisnings- velfærdstilbud samtidig med at kommunerne har færre rum (folkeskoler / SFO / erhvervsskoler / gymnasier, og færre midler til rådighed til at skabe denne velfærd. mm) såvel som rådhuse og andre administrative kom- skabe værdi samtidig med, at en finanskrise og yderli- Der er med andre ord behov for et paradigmeskifte og en ny dagsorden for hvordan vi skaber ressource- 12 munale bygninger se at der ofte er mulighed for optimering af eks. fysiske rammer på 30-50 procent. fuldhed og udvikling så vi ikke ender med at sætte os Vores evidens på dette område er indsamlet gen- på hænderne og passivt vente på at en finanskrise løjer nem en lang række observationer geografisk spredt over af før end vi trækker i arbejdstøjet og tænker i udvikling DK og spredt på bygningstyper. Vi har udviklet en række og innovation! redskaber og metoder der sammen med 3 daglige ob- Et sådan paradigmeskifte kunne være etablering servationer over en række dage i de konkrete bygninger af en mere dynamisk tilgang og tænkning for hvordan vi analyserer på, har givet os en stor mængde data om- bygninger og rum fremover optimalt kan understøtte kring brugsmønsteret på den enkelte bygning, fordelt på ændrede behov på grund af udsving i økonomi, æn- samtlige rumtyper og deres brug over tid på dagen. dringer ift. ekspansion / recession, organisationers stør- Konklusionerne er stort set de samme: der er en relse, samlede medarbejderantal og arbejdsprocesser. stor uudnyttet ressourcefuldhed i vores eksisterende Et koncept der giver agilitet og muligheder for en dag til bygninger som kunne bringes i spil til nye velfærdstil- dag robusthed, hvor der kan skrues op og ned for hvor- bud, faciliteter til læringsløft og øget kvalitet i de kom- dan rum bruges optimalt uden at bygge om. munale tilbud. TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE Data på bygninger: Ressourceanalyser på tværs af kommunale bygninger Observationer på en lang række skoler viser at skolens viser at der er masser af ledige m2 ressourcer over lokaler står gabende tomme. dagen der kunne anvendes til at tænke i sambrug på tværs og nye kommunale tilbud. ge ressourcebillede på den enkelte institution såvel som FRA ANOREKTISK MINDSET TIL INNOVATIVT UDVIKLINGSMINDSET analyser på tværs af en række kommunale tilbud så kom- Der er altså et stort potentiale der kan aktiveres og give munen herved får et virkelig godt billede af det samlede masser af nye muligheder i kommunerne ved Mentale ledige ressourcebillede der kan bringes i spil i kommunen. Ombygninger! Eller sagt på en anden måde: alle de Vi har i en lang række kommuner afdækket det ledi- kommunale bygninger vi i dag bruger ressourcer på at Data på mennesker: drifte og vedligeholde, varme op, gøre rent og indrette Udover data på hvordan de kommunale ejendomme anvendes ikke fuldt ud i 30 – 50% af den almindelige ar- bruges over dagen, indsamler vi ligeledes nøgletal og bejdstid mellem 8.30 – 16.30 – det er rigtig mange uud- evidens på hvordan brugerne arbejder fordelt mellem nyttede m2 vi samlet set i Danmark holder driftsmæs- en række forskellige arbejdsopgaver over dagen. sigt liv i, og det er rigtig mange økonomiske ressourcer Disse nøgletal er indsamlet ved af brugerne selv ind- der bruges herpå. rapporterer til SIGNALs survey redskab der via database Det paradoksale er derudover at den enkelte bru- indsamler data fra den enkelte bruger dagligt via indrap- ger som oftest har den opfattelse at man i dagligdagen porteringer fra mobiltelefon eller andre tablets. ikke har adgang til nok m2 eller funktioner – der klages Fra disse analyser får vi forklaringen på hvorfor der 2 som oftest over mangelen på møderum og manglen er så mange ledige m i løbet af dagen spredt rundt om- på rum til samarbejde og interaktion. Der er typisk ikke kring i de enkelte bygninger; vi sidder i gennemsnit kun kendskab til det reelle, faktuelle, ressourcebilleder fordi ca. 50 % af tiden ved vores skrivebord, er helt ude af kon- ingen afdækker dette på samme måde som man i de fle- toret mellem 20 – 30 % af tiden, sidder i møde mellem ste ledelser altid har styr på alle andre ressourcer som fx 15 – 20 % af tiden osv… Konklusionen er at vi aldrig er de teknologiske, menneskelige og økonomiske. 100 % af tiden nogen steder i bygningen og der derfor konstant er ledig m2 kapacitet i vores bygninger. Vi ser denne ressourcefuldhed som det forandringspotentiale der netop kan sætte en ny innovativ og bæredygtig dagsorden! At gå fra en anorektisk opfattelse af ressourcefordeling hvor alt for mange efterhånden tænker i at vi skal spare ressourcer og afgive m2 til en udviklings dagsorden hvor vi systematisk får synliggjort de ressourcer vi rent faktisk allerede har til rådighed og derfra begynde at tænke i nye bæredygtige velfærdsstrategier der via sambrug og tværfaglige samarbejder mellem de kommunale tilbud sætter nye dagsordener for hvad vores velfærdssamfund kan tilbyde i de samme ressourcer – eller måske endda i et reduceret m2 forbrug samtidig med at vi får adgang til flere og nye tilbud. Der er altså rigtig meget bundlinje i at tænke mentale ombygninger og også at anvende mentale ombygninger som et strategisk redskab til at nå kommunale Kommunerne er i fuld gang med det aktivitetsbasere- mål, og på en bæredygtig og økonomisk optimal måde de arbejde – der blandt andet betyder at hvert andet af aktivere frie ressourcer til at skabe diversitet, nye og skrivebord i gennemsnit står tomt. flere tilbud til medarbejdere og borgere. 13 TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE Tænk i bæredygtige koncepter med forskellige brugere og tilpassede aktiviteter over dagen Erfaringer fra konkrete mentale ombygningsprojek- Netop i organisationer med større bygningsporte- ter på SIGNAL viser at der er muligheder for etablering føljer er store optimeringspotentialer såvel som store af en langt større grad af diversitet i omfanget af tilbud strategiske potentialer i at se på allokering og brug af som de fysiske rammer kan tilbyde, tilbud der kan un- rum og m2 på tværs af organisationens bygningspor- derstøtte langt flere aktiviteter og arbejdsprocesser, og tefølje. Samtidig med at det at kigge på tværs af byg- dermed også mennesker der samtidigt opholder sig i ningsporteføljer netop også giver mulighed for at ny- bygningen, eller af den samme organisation kan nøjes tænke brugen af bygninger – at de brugere der i går med at bruge langt mindre samlet areal end før – ude- havde ejerskab til et enkelt kontor på en bestemt loka- lukkende ved at udfordre hvordan vi bruger og deler m2 tion i morgen har adgang til en række forskelige facilite- over dagen. ter på alle lokationer. Det vil understøtte det flexible ar- Kigges der derudover på hvorledes m2 kan aktiveres bejde mange allerede har taget hul på, hvor man i store udenfor den almindelige arbejdstid – og dermed ikke organisationer ser mange kolleger der rejser mellem de kun i de peak perioder hvor vores bygninger til arbejde enkelte lokationer for at tilbringe tid på møder og diver- maksimalt er i brug ca. 50% – så åbner der sig et helt nyt se samarbejder. I andre tilfælde ville denne allokering af ressourcebillede som kan give yderligere muligheder fælles ejerskab give mulighed for at medarbejdere der for co-creation, tværfaglige samarbejder, mixed use, måske bor langt fra den lokation hvor de var fast tilknyt- og andre former for netværksbaserede samarbejder der tet og arbejdede i går, i morgen måske kan nøjes med strækker sig i feltet mellem det ”almindelige arbejde fra at møde op på denne lokation 3 dage om ugen, og de 8.00 – 16.00 i en organisation, til det netværksbaserede øvrige 2 dage møde op på en lokation der ligger tæt- arbejde på tværs af virksomheder, uddannelsessteder, tere på – at alle lokationer på tværs i en organisation og lokalområder. At invitere omverdenen indenfor i havde en fælles HUB som var indrettet som en slags organisationen til at udvikle og innovere kræver også kontorhotel der indeholdt alle de faciliteter der skal til at plads – pladsen er der, den skal bare aktivers ved at ud- udføre vidensarbejde i den aktuelle organisation og til fordre adfærd! digitalt at kunne kommunikere på tværs af lokationer – i Udover muligheder for mentale ombygninger af den enkelte bygning er der ligeledes også potentialer for tilstedeværende fællesskaber – fokus på det bedste fra begge verdener. ressource aktivering ved samlet at kigge på bygnigsportefølger. Blandt både globale og nationale organisationer er 14 HVORDAN ARBEJDER MAN MED MENTALE OMBYGNINGER? der mange der udover det enkelte hovedkontor har en Mentale ombygninger handler altså især om at få eksi- række kontorbygninger spredt ud på de markeder de sterende rum til at facilitere nye vilkår for arbejde, at få geografisk opererer i – det som i fagsprog hedder en eksisterende rum til at understøtte nye og flere tilbud bygningsportefølje. Mange større organisationer har til medarbejdere – mentale ombygninger handler om grundet store bygningsporteføljer som regel etable- kvalitet, diversitet, mangfoldighed og det at give nye ret en egentlig Facility Management (FM) afdeling der muligheder ved at ændre opfattelse af hvordan eksiste- forvalter, drifter og vedligeholder alle organisationens rende ressourcer anvendes og allokeres i dagligdagen til bygninger. Det samme gør sig gældende i mange kom- ny brug. muner rundt om i landet – hvor nye ejendomscentre En mental ombygning er en change management skyder op, hvor kommunens samlede kommunale byg- proces fremfor en byggeproces. Det er fokus på ad- ningsportefølje er samlet. færdsændringer fremfor bygningsfysiske ændringer. En unik mulighed og oplagt vil det jo være hvis man En mental ombygning er fokus på sammenhængen i disse ejendomsselskaber eller FM afdelinger begyn- mellem adfærd og reelt brug af m2 – at tage den fulde der at anvende den mentale ombygning som afsæt for konsekvens af at arbejde ikke længere er et sted men en hvordan organisationens fremtidige strategier bedst aktivitet, at udfordre personligt ejerskab til m2 til fokus understøttes i de fysiske rammer og arbejdsrum. på fælles ejerskab til m2. TVÆRFAGLIGHED OG LEDELSE og derfor handler om mennesker og forandring er det RUM SOM REDSKAB TIL BEDRE PERFORMANCE vigtigt at have indsigt i fakta for at kunne aflive myter. Vi mener at det er på tide at flytte fokus fra at rum ude- Vores erfaring er at skal mennesker se at der er andre lukkende har noget med drift & vedligehold at gøre til veje og stier at gå ad i forbindelsen med brug af rum, så et fokus på human kapital og hvordan rum spiller en skal fokus rettes på at synliggøre den uudnyttede rum stor rolle som redskab til at skabe bedre organisatorisk ressourcefuldhed de i dagligdagen går ”blinde” forbi, performance. En opgave for topledelsen og derfor også så processen ikke kommer til at handle om at man igen noget der bør forankres i topledelsen. Da mentale ombygninger er en forandringsproces, skal give afkald på noget og have mindre af alt, men der- I topledelsen kan nye redskaber være til enhver tid imod fokus på at vi ved at dele det vi allerede har, kan af have styr på organisationens ”nu” ressourcebillede – have adgang til de samme funktioner samt en hel masse hvordan bruger vi vores rum over dagen og gruppeka- nye rumlige funktioner. rakteristika på hvordan medarbejderes arbejdsproces- Mentale ombygninger starter derfor bedst ved at ser fordeler sig skaffe sig indsigt i organisationens reelle rum og m2 Der tales i disse år om at nøgletal og data er det nye ressourcebillede – hvordan anvendes rum og m2 i dag- sorte guld – og her kan vi kun være enige. Udover det ligdagen, hvornår er hvad i brug, af hvem og hvordan? kendskab en topledelse får til om brugen af de ressour- Dette for at synliggøre overfor brugere hvad der skjult cer den stiller til rådighed også fremmer strategien, så er til rådighed af rumkapacitet over dagen, som kunne er data også et vigtigt redskab til at udfordre fortidsfor- aktiveres til nye funktioner og dermed give nye og flere længelse i organisationen. Data er hele forskellen på at muligheder til den enkelte. tro eller vide, at gætte, at synes og at vide og kunne dokumentere – og derfor også et vigtigt redskab at have Rådgivning & mentale ombygninger: i spil når både mellemledere såvel som medarbejdere Gennem årene er vi hos SIGNAL – i de konkrete bygge- skal klædes på til forandringer. projekter, vi har været involveret i, – stødt på en række Disse data er ikke kun nogen der skal i spil når de dilemmaer som går igen fra projekt til projekt – og som store organisatoriske forandringer skal i planlægges og bremser for nytænkning og værdiskabelse – og dermed implementeres – det er også informationer der skal ind- også for aktivering & implementering af mentale om- arbejdes i ledergruppens daglige rutiner, når små juste- bygninger. Blandt disse er blandt andet; ringer skal implementeres i organisationen. Det er nye måder at tænke ledelse på! Både i topledelsen og hos B´id_d]\´hX[^el07bj\ehe\j[ijWhj[hcWdc[ZWjbWl[ mellemledere. løsningen på en udfordring før end behovet er udfordret. På den måde sidder man fast i, at fremtiden kun Og det handler dybest set om samtænkning af: kan skabes ved at gribe i de løsninger, vi anvendte i 9eehfehWj[f[h\ehcWdY[ går. Fortidsforlængelse og vanetænkning bremser for F[efb[f[h\ehcWdY[ at tænke i innovation, nytænkning og udvikling. <WY_b_jof[h\ehcWdY[ :[j_ddelWj_l[fWhWZeai0:[j[h[d\ehkZi³jd_d]"Wj Vi er sikre på at vi de næste par år vil se et øget fokus de rådgivere som en kunde får rådgivning fra, evner på at flytte snakken om rum ind på direktionsgangen, at udfordre det innovative paradoks for, ”hvordan et øget fokus på de performance resultater rummet kan skal jeg vide, hvad jeg skal vælge, hvis jeg ikke ved, fremme og understøtte, nye uddannelser der sætter fo- hvad jeg kan få?” Det er vores opgave som rådgivere kus på det at arbejde med rum og masser af indsamlet undervejs i en rådgivningsproces at udfordre og åbne evidens der giver os endnu mere viden om hvordan rum mulighedsrummet op for kunden, så nye ressourcer virker! og måder at understøtte behov på synliggøres – og kobles til ny brug af en eksisterende bygning! VI skal bare gå i gang! 15 IKT OG CAFM ”VI HAR SIMPELTHEN IKKE RÅD TIL AT LADE VÆRE!” Som nogle af de første hospitaler i Danmark har Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler investeret i CAFM systemet Archibus. Det giver en unik mulighed for at sikre et komplet datagrundlag til styring af såvel nybyggeri som drift. Af LOUISE VOSS BENDIXEN Byggeprojekt giver mulighed for investering spitaler og ansvarlig for byggeprojektet, Claes Brylle På Bispebjerg Bakke skal der i perioden 2014-2025 byg- Hallqvist, holdt oplæg på DFM-konferencen i januar ges nye 120.000 kvadratmeter og ombygges 96.000 omkring de strategiske overvejelser for valg af syste- kvadratmeter, når Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispe- met. Han mener, at investeringen i et CAFM system er bjerg rejser sig på grunden. Det skaber en unik mulig- den helt rigtige, og at den falder på det helt rigtige tids- hed for at foretage investeringer, der både kommer punkt: Vicedirektør på Bispebjerg og Frederiksberg Ho- byggeprojektet til gode, og som samtidig kan give drif- ”Som et af de første hospitaler i Danmark vælger vi ten et stort løft. Hospitalet har derfor i 2012 besluttet at at investere i et samlet CAFM-system nu. Det gør vi i tro- investere i CAFM-systemet Archibus for at kunne sikre en på, at det skaber en væsentlig værdi for os i forhold et komplet datagrundlag til styring af såvel byggeri som til både byggeri og drift. Vores projekt er utrolig stort drift. og komplekst, og vi er derfor nødt til at skabe os det fornødne overblik for ikke at begå en masse, dyre fejl undervejs. Vi har simpelthen ikke har råd til at lade være.” Claes Brylle Hallqvist, vicedirektør for Bispebjerg og Krav om effektivisering Frederiksberg Hospitaler og Investeringen er blandt andet nødvendig, idet alle de nye ansvarlig for byggeriet af Nyt hospitaler skal møde et krav om 6-8 procent effektivise- Hospital og Ny Psykiatri Bispe- ring. Dertil kommer den almindelige, årlige produktivi- bjerg. (Foto: Claus Peuckert) tetsstigning på 2 procent. Så hvis vi hopper frem til 2025, Konkrete projekter Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler har en række konkrete opgaver og udfordringer, som Archibus kan hjælpe med at håndtere. 16 IKT OG CAFM Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler har som de første hospitaler i Danmark investeret i CAFM-systemet Archibus. (Foto: Claus Peuckert) når de nye bygninger står færdige, skal hospitalet møde et og forhåbentlig dokumentere en effektivisering i udnyt- krav om at være 32-34 procent mere produktivt end i dag. telsen af lokaler. ”Det krav kan vi kun opfylde ved at gentænke den måde, vi indretter hospitalet på. Rammerne skal under- Hospitalet i 3D støtte arbejdet, så effektiviseringen kommer helt af sig Hospitalet er bygget i 1913, og en stor del af de oprinde- selv. Ved at analysere den faktiske brug af bygninger lige bygninger er for nylig blevet fredet af Kulturstyrel- og lokaler kan vi bedre forstå, hvor optimeringspoten- sen. Hospitalets nøjagtige antal kvadratmeter kendes i tialerne ligger. Det nytter jo ikke noget bare at flytte øjeblikket ikke, og meget af det eksisterende tegnings- de gamle systemer ind i nye rammer, ” fortæller Claes materiale er mangelfuldt. Det skal en 3D-optegning af Brylle Hallqvist og henviser til de mange analyser, byg- den nuværende bygningsmasse lave om på. georganisationen allerede har foretaget. Udover nybyggeriet ligger der en stor renoverings- For eksempel har byggegruppen i 2011 undersøgt opgave forude for at få de gamle bygninger optimeret den faktiske rumudnyttelse af Bispebjerg og Frederiks- til moderne hospitalsdrift. Her er digitaliseringen af alt berg Hospitalers i alt 1795 administrative rum fordelt tegningsmaterialet helt centralt, da det er vigtigt at på 57 bygninger. Analysen viste, at mange kontorer kende det nøjagtige omfang af bygningsmassen. Mang- og personalerum har en relativt lav udnyttelsesgrad på lende viden herom kan betyde store ekstraregninger, omkring 35 procent, og at mødefaciliteter er helt nede hvis der viser sig at være flere kvadratmeter, end hvad på blot 5 procent gennemsnitlig udnyttelse. Grunddata der var estimeret. som disse skal overføres til det nye CAFM system, og En del bygninger skal rives ned i byggeprocessen, fremadrettet vil nye analyser kunne fødes ind i systemet men selv disse er interessante for hospitalet at få regi- Rokadeplan og simulering af flytninger I forbindelse med byggeriet af det nye hospital vil en kompleks rokadeplan blive rullet ud. Byggeriet foregår i etaper med skiftevis nedrivning, byggeri og indflytning, eller udflytning, renovering, indflytning osv. Nogle afdelinger vil opleve at skulle flytte helt op til tre gange for at få puslespillet til at gå op. Det kræver et stort overblik og nøje planlægning at flytte rundt på op mod 5.000 medarbejdere, og CAFM-systemet vil give mulighed for simulering af flytninger, så det kan planlægges så intelligent som muligt. Frederiksberg og Bispebjerg Hospitaler blev fusioneret i 2011, og nybyggeriet skal også samle de to hospitaler på matriklen på Bispebjerg. Frederiksberg Hospital skal derfor rømmes i løbet af de næste 10-12 år, og her kan CAFM-systemet give et overblik over flytteprocessen og sikre, at det foregår på den økonomisk mest forsvarlige måde. 17 IKT OG CAFM Mads Bo Bojesen (th), chef for FM-Enheden på Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler og Allan Næsager (tv), projektleder for implementeringen af Archibus i FM-Enheden. (Foto: Louise Voss Bendixen) streret. Viden herom kan eksempelvis lette transport- lægges i etaper med skiftevis nedrivning og nybyggeri, planlægningen i forhold til at estimere antal kubikmeter og byggeprocessen strækker sig derfor over mange år. byggeaffald, der skal køres væk fra grunden. Byggeriet består af mange faseopdelte delprojekter, der afleveres løbende til driften i takt med, at de enkelte Kompleks byggeproces delprojekter afsluttes. Der skal bygges mange nye kvadratmeter for at skabe Den løbende aflevering er helt central for, at skabe tidssvarende rammer for det nye moderne storbyhospi- en konstant fremdrift for byggeriet. Driften skal derfor tal. Byggeprocessen kompliceres af, at hospitalet skal sideløbende gøres klar til at modtage byggeriet, så der være i fortsat drift under hele byggeperioden, at store sikres en ordentlig overlevering. Et godt CAFM-system dele af hospitalet er fredet, og at byggegrunden ligger kan være med til at smidiggøre byggeprocessen og midt i et tætbefolket byområde i Københavns Nordvest- overleveringsfasen. kvarter. De fysiske begrænsninger betyder, at der kun kan bygges lidt ad gangen. Byggeriet skal nøje plan- Kunst-registrering Begge hospitaler råder over en skattekiste af kunstværker, som er blevet erhvervet over årene. Der er dog behov for en præcis optegnelse over placeringen af kunsten, som skal opmagasineres i byggeperioden og flyttes med over i det nye hospital, når det står færdigt. Registeringen er en af de første opgaver, der løses med Archibus, og den går i gang allerede i foråret 2013. Registreringen vil foregå ved hjælp af mobile tablets, hvor der tages billeder af al kunsten, værkerne måles op og placeringen registres. Alle informationerne samles i Archibus-databasen, hvori supplerende oplysninger kan tilføjes; fx ejer, kunstner, værdi osv. Vedligeholdelsesplaner Archibus giver mulighed for at kombinere de forskellige vedligeholdelsesindsatser med den afhjælpende task management. Ved at indarbejde vedligeholdelsesplaner som en kombination af den oparbejdede erfaring og en ny tilstandsrapport gennemført af en ekstern rådgiver, opnår hospitalet en komplet vidensdatabase. Ved at systemet understøtter såvel de faste servicerutiner, eftersynsarbejde, planlagte aktiviteter og de daglige afhjælpende opgaver, skabes en sammenhæng i indsatsen, og opgaven med at vedligeholde data bliver lettere. Det vil også være muligt at sikre sammenhæng med Region Hovedstadens nye regnskabssystem, så enhedens arbejde sættes i direkte relation til økonomistyring og disponering. Endelig forventes den interne ressourceplanlægning og afvikling at skulle integreres i opgaverne. 18 IKT OG CAFM Det nye byggeri på Bispebjerg omfatter 120.000 kvadratmeter nybyg og 96.000 kvadratmeter ombygning og renovering. Byggeperioden går fra 2014-2025 og overlevering til driften vil ske løbende. (Illustration: BDP) Store driftsfordele mange differentierede systemer, der bruges i dag, og til ”Vi skal gå over til at have en forebyggende, frem for en at have alting samlet på ét sted. afhjælpende tilgang. Det er en helt afgørende forskel i ”Man bliver meget imponeret og ivrig efter at af- en vedligeholdelsesorganisation. Vi får meget mere ud prøve alt det, systemet kan. Men man kan godt komme af vores kroner med en forebyggende tilgang, så vi kan til at glemme, at det kræver stor datadisciplin, og syste- tage tingene i opløbet, frem for at lappe på gamle ska- met er jo ikke stærkere end de data, vi lægger ind og der.” hele tiden skal opdatere. Så det handler om at definere; Sådan siger Mads Bo Bojesen, som er chef for FM- hvad giver mening?” Enheden på Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler. Han har store forventninger til det nye system, som han mener, kan give FM-Enheden et gevaldigt løft: Store krav til rådgivere og bygningsejer ”Det nye byggeri er jo helt specielt med kombina- Projektleder Tina Østergård Simonsen fra projektgrup- tionen af renovering og nybyg, og det skaber et særligt pen bag Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg har momentum for at gribe tingene lidt anderledes an og stået for udbuddet af opgaven med at få data indsamlet involvere driften på et tidligt tidspunkt. Derfor har vi i og overført til CAFM-systemet Archibus. Hun mener, driften også været med til at udvælge CAFM systemet, at systemet har mange fordele, men advarer samtidig som kan underbygge de vedligeholdelsesmæssige og mod visse faldgruber. driftsmæssige rutiner. Så det her er en anledning til at give FM et tiltrængt løft.” Med et byggeri, der går i jorden i starten af 2014, er det altafgørende at få skaffet de rigtige data her og nu. Mads Bo Bojesen har store ambitioner for FM-En- Grundlæggende er det derfor bedre at vide lidt om det Tina Østergård Simonsen, heden, som skal toptunes til at kunne varetage driften hele end meget om kun lidt. Tina Østergård Simonsen projektleder, Nyt Hospital og af det nye hospital. Men han ved også godt, at det kræ- påpeger som Mads Bo Bojesen, at det er nødvendigt at Ny Psykiatri Bispebjerg. (Foto: ver en stor omstilling og nye arbejdsgange at gå fra de være meget kritisk i forhold til hvilke data, der lægges Louise Voss Bendixen) Overblik over bygningsmassen Byggeorganisationen kender i dag ikke det nøjagtige omfang af eksisterende kvadratmeter og bygningsmasse, og man er derfor startet helt fra bunden med at få indscannet tegningsmateriale over hospitalet, hvis ældste bygninger er 100 år gamle. Meget af det eksisterende tegningsmateriale er ret mangelfuldt, og ambitionen er på sigt at have et fuldstændigt overblik i 3D over hospitalets bygninger og det omfattende underjordiske tunnelsystem. 19 IKT OG CAFM ind i systemet, og hvilken detaljeringsgrad, der er tale denne opgave er en rutineopgave for rådgiverne. Deri- om. mod har digitaliseringen og 3D visualiseringen voldt ”Der er en risiko for at komme til at lide datadøden problemer. – og simpelthen drukne i mængder af data, som ingen ”Det er svært at finde kompetent rådgivning på feltet. ved, hvordan skal håndteres. Det stiller store krav til Der er stort set ingen rådgivere, der har mange års erfa- såvel rådgivere som bygningsejer i forhold til at kunne ring med håndtering af så store bygningsmængder, fordi fastlægge behov og detaljeringsgrad.” feltet stadig er så nyt. Mange mangler overblikket og kan En del af udbuddet omfatter en tilstandsvurdering derfor ikke rådgive om de langsigtede strategiske beslut- af de nuværende forhold på Bispebjerg Hospital, og ninger. Det har været en udfordring i forhold til beslutningsprocessen,” konstaterer Tina Østergård Simonsen. Ambitionen er at brugerne i Kulturforandring fremtiden ved et nemt tryk Indførelsen af et helt nyt driftssystem kræver naturlig- på en mobil enhed, som fx vis en større omstilling i organisationen og en kultur- en smart phone, kan oprette forandring blandt medarbejderne. Ved at indføre task rekvisitioner i Archibus. (Foto: management, hvor alle opgaver bliver registreret og får Claus Peuckert) et jobnummer, opnår ledelsen en langt højere grad af overblik over egen organisation. Det giver et klart billede af, hvad hospitalets driftsfolk laver. Den viden er en forudsætning for at foretage fornuftige besparelser og effektiviseringstiltag. Transport og logistik Det nye system forventes på sigt at håndtere serviceydelser inden for transport og logistik – så som sengetransporter, madlevering, affaldshåndtering, linned, post mm. Archibus anvender en geografisk tilgang til data, som er kendt fra Geografiske InformationsSystemer (GIS) - men på bygningsniveau. På den måde kan kommunikationen over for såvel brugerne som de interne FM-leverandører gøres meget enkel. Det bliver muligt at illustrere bygningstilstanden samt fejl og mangler aktivt på en digital tegning – lige som brugerne kan indrapportere fejl visuelt gennem en web adgang eller en smart phone. FM-enheden og byggeorganisationen samarbejder om at udvikle et RTLS system, som muliggør en dynamisk realtidsbestemmelse af eksempelvis madvogne. Ideen er at registrere temperaturen fra vognen, så man kan sikre, at maden altid bliver opbevaret ved den rette temperatur under hele transporten. Det er forventningen at også denne funktion kan synliggøres via Archibus. Om Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler fusionerede 1. januar 2012. Hospitalet er et af Region Hovedstadens fire akuthospitaler og er med sine omkring 4.500 ansatte en af Københavns største arbejdspladser. Hospitalet er en del af Københavns Universitetshospital og har en høj forskningsaktivitet. Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg 8o]][fhe`[aj[jec\Wjj[h_WbjYW$'('$&&&c2 nybyggeri og ca. 96.000 m2 ombygning samt etablering af ca. 1.100 p-pladser på den 26 hektar store matrikel på Bispebjerg Bakke. ;dZ[bW\Z[[ai_ij[h[dZ[Xo]d_d][he]^Wl[Wdb³][h\h[Z[Z[$ :[diWcb[Z[Wdb³]iikc[h)"/.c_W$ah$ 8o]][f[h_eZ[d\ehl[dj[iWjlWh[\hW(&'*#(&(+$;dh³aa[Z[bfhe`[aj[h\³hZ_]Xo]][i_[jWf[he]WÔ[l[h[i løbende til driften. IecZ[j\´hij[ZWdia[^eif_jWb^Wh8_if[X`[h]e]<h[Z[h_aiX[h]_dl[ij[h[j_97<C#ioij[c[j7hY^_Xki" som skal sikre et komplet datagrundlag for byggeriet og en sikker overlevering til driften. 20 IKT OG CAFM Allan Næsager er projektleder i FM-Ejendomme/ re - og det hele tager tid. Så der er stadig et stykke vej, Bygge & Anlæg og er ansvarlig for implementeringen til vi kan starte et pilotprojekt, hvor vi tester systemet på af Archibus på Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler. tre bygninger her på Bispebjerg og to bygninger på Fre- Han mener også at systemet kan give enheden et løft, deriksberg. Men det bliver rigtig spændende at komme i men samtidig påpeger han, at der er udfordringer for- gang med arbejdet for alvor,” slutter Allan Næsager. bundet med det: ”Implementeringen af sådan et nyt system er udfordrende for driftsorganisationen. Det er en organisatorisk og kulturmæssig kæmpe forandring at skulle indføre sådan et værktøj og være klar til at bruge det.” Byggeriet af Nyt Hospital og Allan Næsager understreger, at det er vigtigt at kun- Ny Psykiatri Bispebjerg kom- ne lancere et gennemført serviceprogram overfor syste- mer til at foregå i en proces, mets brugere og FM-Enhedens kunder, som i første om- der minder om spillet Sliding gang er hospitalets ansatte - f.eks. læger, sygeplejesker Puzzle, hvor 15 brikker hele og andet klinisk personale – og på sigt kan patienterne tiden bytter rundt og én måske også få adgang til at bestille ydelser i systemet. plads er ledig ad gangen. På ”Brugerne forventer en høj kvalitet af service, og det byggepladsen bliver der skabt skal vi kunne levere. Det stiller store krav til systemtest, ledig plads ved på skift at brugeroprettelse, bemanding, rollefordeling og så vide- bygge nyt, flytte funktioner på hospitalet, rive ned, bygge nyt osv. Intelligente serviceløsninger, som skaber forretningsfordele Coor leverer intelligente serviceløsninger, som supporterer virksomheder i op- og nedgang og bidrager til deres lønsomhed og fremgang. Sammen med kunderne identificerer vi forbedringsmuligheder og implementerer nye løsninger. I et foranderligt forretningsmiljø tilbyder vi unikke og fleksible løsninger, som skaber forretningsfordele for din virksomhed. Vi kalder det Service med IQ. www.coor.dk 21 IKT OG CAFM I mødet med en IKT-aftale er det en udfordring at stille de rigtige krav. Samtidig er IKT-aftalen en mulighed for at bringe driften på dagsordenen. Som driftsrådgiver anbefaler COWI at lægge vægt på datastruktur, Service Level Agreements, space management og totaløkonomi. FIND BALANCEN I IKT-KRAVENE IKT-aftalen – sæt driften på dagsordenen driftsorganisationen, da datamængden er uoverskuelig Vi kender det alle sammen. Driftsorganisationen har være rodede og vanskeligt tilgængelige. Her er krav til netop overtaget en nyopført ejendom og står undrende datastruktur afgørende. og derfor stort set ikke anvendes. Digitale data kan også over for en lang række designløsninger. Hvorfor er der Efter COWIs erfaring består en god og anvendelig ikke plads til at servicere de tekniske installationer, og struktur af bygningsdele og komponenter med tilknyt- hvorfor skal der bruges lift til at pudse vinduer? På sam- tede drifts- og vedligeholdsaktiviteter samt en samlet me måde er den afleverede driftsdokumentation ofte driftsplan. Dette skal fremgå af IKT-aftalen, gerne i for- uoverskuelig og kræver massiv efterbehandling, før den bindelse med anvendelse af et CAFM-system eller Excel. kan anvendes i den daglige drift og vedligehold. Dette Den skematiske struktur i Excel er simpel og dækker kan minimeres eller helt undgås ved indarbejdelse af langt hen ad vejen mange driftsorganisationers behov. krav herom i IKT-aftalen. Fremadrettet vil det være fordelagtigt aktivt at anvende Med de nye IKT-bekendtgørelser er det ikke længere en 3D-model, hvori alle bygningsdele og komponenter kun statslige bygherrer, men alle offentlige bygherrer, er indeholdt. 3D-modellen er en intuitiv repræsentation der er forpligtet til, i samråd med driftsorganisationen, af den fysiske ejendom, og der findes relativt simple at stille krav om digital aflevering af driftsdata. Kravene viewere, som kan rotere, filtrere og skære i modellen, så vil typisk blive stillet ved brug af bips’ IKT-specifikati- man kun får vist det man har brug for. oner som bilag til rådgiverens kontrakt. Derfor er det nødvendigt, at driftsorganisationen melder sig på ba- Løft FM op på strategisk niveau nen på et meget tidligt stadie. Det er COWIs erfaring, Brugt rigtigt kan digitale data anvendes strategisk til at bygherren ofte ser det som en stor udfordring at at stille skarpt på finjustering af driftsorganisationen, formulere kravene til den digitale aflevering. Bygher- optimering af indtjening og udnyttelsesgrader af ejen- Af HELLE JUUL BAK og ren har derfor brug for input fra driftsorganisationen. domsmassen. SLA og space management er værktøjer ULF JÖNSSON, COWI Det er en mulighed for at blive hørt og bringe driften på som mange driftsorganisationer ikke anvender, men dagsordenen allerede i de tidlige faser af projektet. Det som COWI har erfaret giver stor værdi. er COWIs erfaring, at samarbejdet mellem bygherren Hvordan træffer driftsorganisationen beslutninger og driftsorganisationen giver driftsvenlige byggerier og omkring udvikling og forbedring af sin organisation, og brugbare driftsdata. hvordan foretager driftsorganisationen vurderinger af fremtidige investeringer og driftsopgaver? Performan- 22 Strukturering af data ce af driftsorganisationen kan måles ved brug af SLA, Traditionelt består den afleverede datamængde af KPI, Dashboards og Balanced scorecards. Det er COWIs flyttekasser med ringbind. Dette giver ingen værdi for erfaring, at sådanne målinger danner et stærkt funda- Se IKT-aftalen som anledning til at afklare interne behov i driftsorganisationen og til at sætte driften på dagsordenen i de tidlige designfaser. Der er brug for input fra driftsorganisationen til at stille de rigtige IKT-krav – og først med de rigtige IKT-krav vil driften modtage brugbare digitale data ved byggeriets aflevering. Service Level Agreements ment for at træffe de rigtige strategiske beslutninger. der, hvor der fokuseres på at modtage den rette service Yderligere skabes der transparens omkring den strate- samt klarhed omkring den værdi, det medfører. giske tilgang til FM, ved at målingerne samles i et Da- Der ligger et stort potentiale for at spare penge, hvis shboard eller i Balanced scorecards, hvor der kan skrues man har styr på sine arealer. Driftsorganisationen kan få på aktiviteter og leverancer. Transparens er, efter COWIs et vigtigt overblik over sin ejendomsmasse ved at bruge erfaring, vigtigt for samarbejdet mellem alle aktørerne CAD-tegninger med information om rum, anvendelse på ledelsesniveau, heriblandt driftsorganisationen, eje- og antal m2. Et godt tegningsgrundlag eller en rummo- re, lejere, brugere og eventuelt politikere. del er derfor meget relevant, og COWI anbefaler, at krav Måden, hvorpå drifts- og vedligeholdsaktiviteter herom skrives ind i IKT-aftalen. De fleste driftsorganisa- at beskrive alle aktiviteter i beskrives, kan med fordel formuleres som en SLA. Lige- tioner har en eksisterende ejendomsmasse, som ikke er driftsorganisationen. Dette ledes kan der indarbejdes KPI. Det er COWIs erfaring, at dokumenteret digitalt. Opmåling heraf kan være om- synliggør behovet for priori- dette synliggør behovet for prioritering af drift og ved- fattende men nødvendig, hvis der ønskes overblik over tering af drift og vedligehold i ligehold i budgettet. Det giver ligeledes mulighed for hele ejendomsmassen. budgettet. optimering ved f.eks. outsourcing af forskellige områ- kan med fordel bruges til 23 IKT OG CAFM Dashboard-tankegangen giver Totaløkonomi overblik over driftsorganisati- Det er almindelig sund fornuft at tænke i hele bygnin- onens performance og skaber gens levetid – altså totaløkonomisk. Det er velkendt, at transparens omkring den driftsfasen, i forhold til design og opførelse, udgør den strategiske tilgang til FM. langt største økonomiske post i en ejendoms livscyklus. Hertil kommer, at alle offentlige bygherrer er pålagt at foretage totaløkonomiske beregninger, jævnfør bekendtgørelsen om kvalitetssikring af byggearbejder. Når der skal tænkes totaløkonomi, er driftsorganisationen en vigtig spiller. Det er de erfarne driftsfolk, som sidder inde med vigtig viden om, hvordan materialevalg og designløsninger påvirker den efterfølgende driftsfase. Det er ligeledes driftsorganisationen, som direkte vil kunne se resultaterne i driftsbudgettet. Brug af 3D-modeller giver mulighed for simulering af forskellige driftsog totaløkonomiske scenarier – det skal blot indskrives i IKT-aftalen. På sigt ligger der også et stort potentiale i at koble 3D-modeller med priser for drift og vedligehold med efterfølgende simuleringer. IKT IKT-aftale bips’ IKT-specifikationer Informations- og kommunikationsteknologi Aftale mellem bygherre og byggesagens parter omkring anvendelse af IKT bips er en organisation der arbejder for udvikling og standardisering inden for digitalisering af bygge- og anlægssektoren. bips’ IKT-specifikationer er facto-standard for udarbejdelse af IKT-aftale. Består af ?AJ#oZ[bi[iif[Y_ÓaWj_ed ?AJ#j[ad_iaaecckd_aWj_ediif[Y_ÓaWj_ed ?AJ#j[ad_ia97:#if[Y_ÓaWj_ed ?AJ#j[ad_iakZXkZiif[Y_ÓaWj_ed ?AJ#j[ad_iaWÔ[l[h_d]iif[Y_ÓaWj_ed$ IKT-bekendtgørelserne Pålægger alle offentlige bygherrer at stille krav omkring IKT. Fra 01-04-2013 træder nye bekendtgørelser i kraft: Bekendtgørelse om anvendelse af IKT i offentligt byggeri og Bekendtgørelse om anvendelse af IKT i alment byggeri. CAFM SLA KPI Dashboard (DB) Computer Aided Facilities Management Service Level Agreements Key Performance Indicators DB Rapportering er en harmoniseret tilgang til rapportering, der f.eks. kan tilvejebringe følgende: ;d][d[h[bijWjkiel[hi_]j_\ehcW\[jÈjhWÓaboiÈ#ioij[c[bb[hb_]d[dZ[ ;dijWdZWhZ_i[h[jijhkajkh\eh_dZhWffehj[h[Z[ZWjW AF?#d_l[Wk[he]\ehh[jd_d]ikZl_ab_d] 7kjecWj_i[h[j[iaWb[h_d]iceZ[b\ehbeaWb["h[]_edWb[e]]beXWb[hWffehj[h$ Balanced scorecard Balanced scorecard (BSC) er et strategisk planlægnings- og ledelsessystem til afstemning af forretningens aktiviteter, synliggørelse af strategien for organisationen, udvikling af intern og ekstern kommunikation og monitering af organisationens leverancer i forhold til de strategiske mål. Finansielle mål kan måles og opstilles for specifikke leverancer. 24 Integreret Facility Service tin ed t rif 12 Ha nd ym an 11 1 Tlf: 3969 3969 5050 10 Sp ec ial ren gø rin g n Ka Ledelse/administration Serviceløsninger for en bedre arbejdsdag. on pti ce e R 2 Bygningsdrift 9 3 Vi giver dig tid til at fokusere ing ter d n hå lds a f Af 8 ke erneforretning på din kerneforretning Rengøring 4 - døgnet rundt! 7 5 Vinduespolering Forenede ce rvi se nte Pla Vik ars erv ice 6 Ud en dø rsa rea ler Service WWW.FORENEDE.DK 25 OPTIMERING OG DOKUMENTATION NØGLETAL – START MED DET SIMPLE Af JAN AAGAARD, journalist Hvis man tager udgangspunkt i DFM modellen og starter med det simple, er det ikke så svært at arbejde med nøgletal. Sådan lød budskabet fra FM enheden på DTU, som for fem år siden tog fat på arbejdet. Fra Uffe Gebauer Thomsens FM organisationen på Danmarks Tekniske Universitet – Det store overblik (Danmarks Tekniske DTU Campus Service – har ansvar for bygninger, der er Da alle tallene først var lagt ind i systemerne, havde man Universitet) indlæg nogle af de dyreste at drive i Danmark på grund af en mulighed for at sammenligne de forskellige bygninger række højt specialiserede laboratorier, hvoraf nogle har ud fra nøgletal for de enkelte områder og opgaver. et meget højt energiforbrug. blik, og danner blandt andet grundlag for DTU Campus en linje i DTUs årsrapport – en udgift på 650 mio. kr. – Services beregninger af det fremtidige behov for nye inden DTU Campus Service blev etableret i 2008. bygninger og faciliteter inden for de enkelte forret- ”Vi måtte starte forfra og danne os et overblik over, ningsenheder. hvad de enkelte poster kostede hele vejen rundt. Og så Ligeledes kommer det store datagrundlag i spil, når gik vi ellers i gang med at lægge al data ind og opbygge DTU skal udmønte sine målsætninger for bæredygtig- vores økonomistyring og regnskab i henhold til DFM hed på områder som energiforbrug, affald og CO2. modellen,” sagde administrationschef Uffe Gebauer ”Det er ikke så svært at benytte sig af nøgletal, hvis Thomsen i sit oplæg på DFM konferencen. Her fortalte man starter med det simple. Senere bliver det sværere, han om DTU Campus Services praktiske brug af nøgletal. men også meget sjovere. Så gør det simple først – og DTU Campus Service fungerer som en støtteorga- meld jer ind i DFM-benchmarking,” lød opfordringen nisation, der tager sig af alt omkring DTUs bygninger, fra Uffe Gebauer Thomsen til tilhørerne på Copenhagen som findes på en række andre adresser på Sjælland og Admiral Hotel. i Jylland. Ansvarsområderne omfatter indvendig og udvendig vedligehold, forsyning, renhold, fælles drift, services og faste ejendomsudgifter. 26 DFM modellen og nøgletallene giver et godt over- Alligevel figurerede bygningsfunktionen kun med OPTIMERING OG DOKUMENTATION Af JAN AAGAARD, journalist PAS PÅ MED NØGLETALLENE Nøgletal og benchmarks kan være den skinbarlige sandhed, men sådan opfattes de ikke nødvendigvis hos modtagerne. Tal kan bruges til at sætte en dagsorden, og som afsender er man nødt til at overveje, hvordan tallene vil blive opfattet, lød det fra økonomichef på DFM konferencen. Fra Thomas Bitschs (IDA) indlæg Tal kan vække store følelser, og tal kan bruges til næsten opportunisme eller konflikt. Eller af håb, åbenhed og alt. Den erfaring har Thomas Bitsch Jørgensen gjort sig nysgerrighed. gennem stillinger i økonomifunktionen i Københavns ”Hvis man bruger nøgletal i en position, hvor man Kommune, Københavns Ejendomme og i sin nuvæ- har magt og indflydelse, kan tallene bruges til at sætte rende rolle som økonomichef i ingeniørforeningen IDA. en dagsorden. Man skal derfor gøre sig klart, hvad der Han fortalte på DFM konferencen om sine erfaringer og kan have indflydelse på, hvordan modtagerne forholder sin holdning til nøgletal. sig til tallene,” sagde Thomas Bitsch Jørgensen. Anvendelsen af nøgletal er egentlig en matema- Modtagerens opfattelse kan for eksempel blive påvir- tisk øvelse og burde derfor også være noget sandt og ket af, hvad de tror, baggrunden for tallene er, fx en plan troværdigt. Måske er det netop derfor, at tallene ofte om outsourcing, og hvad de selv ønsker. Det kan også vækker store følelse blandt medarbejderne, påpegede have stor betydning, om tallene har et top-down eller et Thomas Bitsch Jørgensen. bottom-up perspektiv – om den dagsorden, som de er ”Hver gang man fremhæver et tal, trækker det på en knyttet til, er iværksat oppefra og ned af ledelsen, eller forestilling om, at det er sandt. Men hvis det ikke er ople- om medarbejderne omvendt har haft indflydelse på den. velsen hos modtageren, kan tallene vække store følelser. Man kan for eksempel godt føle, at man aldrig har haft En balancegang mere travlt, selv om tallene viser noget andet,” sagde han. Den konstante udfordring er at få ledelse og medarbej- Et af ”problemerne” med nøgletal og benchmar- dere til at opfatte nøgletal og benchmarkingresultater king er, at det ikke bare er nøgne tal, men at tallene altid på samme måde. Samt at få en balance mellem de for- indgår i en sammenhæng og ofte bruges til at under- skellige hensyn samtidigt med, at der er en fremdrift, støtte en dagsorden. fastslog Thomas Bitsch Jørgensen, der anbefalede FM’erne et lave et partnerskab med økonomifunktio- En del af magtspillet nen om nøgletal, hvor man spiller proaktivt og ”lærings- Nøgletal kan bruges til at vise, at det går godt. Eller til at fokuseret” ud. vise, at det går skidt. På den måde bliver tallene en del af magtspillet og følges derfor ofte af frygt, usikkerhed, ”Nøgletal kan skabe eftertanke. Men ikke altid afklaring,” lød det afslutningsvist fra økonomichefen. 27 AFSLUTNINGSSESSION Af JAN AAGAARD, journalist Nye vilkår stiller nye krav til FM-cheferne, men giver også nye muligheder. Efter nogle kriseår med fokus på kerneforretningen, begynder topcheferne i stigende grad at interesse sig for støttefunktionerne, viser undersøgelse fra Ernst & Young. VEJEN TIL FM NIRVANA Fra Claus Frigaard Christensens Vilkårene for FM forandrer sig i disse år – ikke mindst på kommer til kunderne med ny innovation og ny tekno- (Ernst & Young) indlæg grund af de økonomiske krisetider. Budgetterne stram- logi, der anvendes til at øge effektiviteten og kundetil- mer til og medarbejderne stuves sammen på færre fredsheden. I FM Nirvana har man kendskab til service- kvadratmeter. FM organisationerne er nødt til at skabe behovet i real-time, og services og faciliteter er tilpasset mere værdi for færre midler. til de forskellige funktioner og job, men leveres på en De nye vilkår for FM fremgår af en Ernst & Young standardiseret måde. rundspørge – ”Head of FM Roundtable 2012” – udført Det hører også med til drømmen, at enhedsom- blandt 40 nordiske virksomheder med tilsammen over kostninger er kendte og værdien til kerneforretningen 950.000 servicebrugere. måles og forbedres hvert år – blandt andet på baggrund Executive director Claus Frigaard Christensen fra af ægte partnerskaber med leverandørerne, som også Ernst & Young fortalte på DFM konferencen om under- kommer med forslag til forbedringer. Det er samtidig søgelsen og de udfordringer og muligheder, som dens afgørende, at man tager fuldt ansvar for arbejdspladsen resultater giver de nordiske FM-chefer. – og gør kunderne glade, fastslog Claus Frigaard Chri- Ifølge undersøgelsen forventer 90 procent af FM stensen. organisationerne mindre eller uændrede budgetter i de kommende år. 80 procent forventer flere eller et uæn- Umodne danskere dret antal servicebrugere, og samtidig forventer 70 pro- Men hvordan gør man så det? Ifølge Claus Frigaard Chri- cent færre eller det samme antal kvadratmeter. stensen er den centrale og konstante udfordring for FM- ”Der er således nødt til at ske noget. Vi ser en unik mulighed for at lave forandringer netop nu som FMchef, for der er opmærksomhed fra topledelsen,” sagde Claus Frigaard Christensen. organisationen at skabe værdi til kerneforretningen og øge effektiviteten på samme tid. ”Der er mange eksempler på, at det godt kan lade sig gøre – for eksempel ved hjælp af space management, hvor man opnår øget medarbejdertilfredshed Ledelsen flytter fokus og bedre arbejdsforhold på færre kvadratmeter,” sagde Andelen af FM-chefer, som mærker øget fokus fra top- han. ledelsen, er steget fra 33 procent i sidste undersøgelse En anden undersøgelse, som Ernst & Young er i gang til 50 procent i 2012-undersøgelsen. Samtidig svarer med blandt 25 virksomheder i Norden, viser, at danske 80 procent af FM-cheferne, at de måler eller forsøger at FM-organisationer generelt har en mindre grad af mo- måle den øgede værdi, som FM-organisationen skaber denhed end organisationerne i svenske, norske og fin- til kerneforretningen. ske virksomheder. ”FM-organisationerne rapporterer igen i stigende På den baggrund ser Claus Frigaard Christensen et grad til topledelsen, mens den tendens var faldende stort potentiale for, at danske FM-organisationer – som under krisen, hvor virksomhederne havde fuldt fokus en vej til ”FM Nirvana” – forsøger at øge organisationer- på kerneforretningen. Nu begynder topledelsen igen at nes modenhed, for eksempel ved i højere grad at inte- interessere sig for støttefunktionerne,” sagde Claus Fri- grere RE og FM. gaard Christensen. 28 Andre veje til målet er lavere omkostninger per Han fortsatte med at tegne billedet af det, han servicebruger, færre leverandører, øget fokus på miljø betegnede som ”FM Nirvana”. Det man som FM-chef samt rollebaserede arbejdspladser, lød det i Ernst & drømmer om, er en proaktiv FM organisation, som Young direktørens opsummering. AFSLUTNINGSSESSION Af JAN AAGAARD, journalist Københavns Kommune udvikler de tidligere industriområder omkring Københavns havn til nye bydele, hvor der er fokus på at skabe gode rammer for liv i byrummet mellem bygningerne. Stadsarkitekt Tina Saaby fortalte om udviklingen fra strategi til praksis. MERE BYLIV FOR ALLE I KØBENHAVN Fra Tina Saabys (Københavns København får hver måned 1.000 nye borgere, og i 2025 ”Hvis vi vil have liv i byen, skal der være et flow af Kommune) indlæg vil der være 100.000 flere københavnere end i dag. Den mennesker imellem bygningerne. Og det kræver facili- store befolkningstilvækst giver behov for flere boliger i teter, der får folk til at opholde sig i byrummet – bænke, storbyen, og her kommer de mange områder omkring siddepladser, mødesteder, cafeer,” sagde Tina Saaby. Københavns Havn i spil, for der er plads til at bygge nyt og udvikle nye, spændende bydele. For at skabe mere liv i byen har Københavns Kommune vedtaget tre målsætninger om: Stadsarkitekt Tina Saaby fra Københavns Kommune fortalte på DFM konferencen om tankerne bag udviklin- C[h[Xob_l\ehWbb[0?(&'+[h.&fheY[djW\a´X[d^Wl- gen af havneområderne og præsenterede en række af nerne tilfredse med mulighederne for at deltage i by- de konkrete projekter, som kommunen arbejder med. Københavns historie er helt fra begyndelsen omkring år 700 uløseligt knyttet til havnen, også stod i centrum for den industrialisering af hovedstaden, der fandt sted fra slutningen af 1800-tallet. livet. <b[h[]hc[h[0?(&'+[h\eZ]³d][hjhWÓaa[dij[][j med 20 procent i forhold til i dag. <b[h[Xb_l[hb³d][h[0?(&'+ef^ebZ[ha´X[d^Wld[hd[ sig 20 procent mere i byens rum end i dag. Men i dag er store industrier som B&W for længst ”Mere byliv for alle betyder, at der skal være plads til alle nedlagt eller flyttet ud af byen, og de tidligere industri- og plads til forskellighed. Men det kræver, at vi tænker områder forvandles et efter et til nye bydele og bolig- os godt om. Engang byggede vi for eksempel en masse områder. Første eksempel var Christiansbro, fortalte petanque-baner, fordi det var en aktuel trend, men i dag Tina Saaby, og siden fulgte andre områder som Amerika står mange af banerne tomme. Vi skal ikke bare tegne Plads, Holmen, Islands Brygge og Sydhavnen. noget nyt, fordi der nu lige er en trend. Vi skal lave mere grundige analyser,” sagde Tina Saaby. Byliv før byrum Strategien for Københavns Kommunes udvikling af hav- Bylivsregnskabet neområderne tager blandt andet afsæt i en målsætning Kommunen måler løbende i et såkaldt bylivsregnskab om, at ”der tænkes byliv, før der tænkes byrum, og at på forskellige parametre for at se, om man når målene, der tænkes byrum, før der tænkes huse”. men også for at gå i dialog med borgerne og indsamle Christiansbro 1981 og 2009 29 AFSLUTNINGSSESSION Amerika Plads 1982 og 2009 viden, som man hurtigt kan arbejde videre med. Bylivs- I disse projekter er der fokus på at skabe mere plads regnskabet for 2010 viste for eksempel, at det borgene mellem bygningerne, flere grønne områder og øget savner mest, er ”stille steder og mere landskab i byen”. bæredygtighed – blandt andet i form af gode forhold ”Et ønske om flere stille steder kan vi hurtigt arbejde for cyklister og kollektiv trafik. Der skal også bedre ram- med. Nogle steder handler det jo bare om at stille nogle mer for byliv ved hjælp af udadvendte funktioner i byg- flere stole ud. Og mere landskab kan man også lave hur- ningernes stueetager – for eksempel kantiner og cafeer. tigt ved at placere store planter i byen,” fortalte Tina ”Vi vil gerne have flere københavnere til at bruge Saaby. Et andet afsæt for nybyggeriet i havneområderne er kommunens vision om, at København skal være CO2 neutral i 2025. Det handler blandt andet om at udvikle hovedstaden til at blive verdens bedste cykelby. ”Bryggebroen (bro fra Islands Brygge til Fisketorvet, red.) et godt eksempel på en vej til at nå det mål. Når ruten bliver kortere, begynder folk at cykle mere. Vi forventede 1.500 cyklister om dagen på Bryggebroen – nu har vi 10.000 om dagen,” sagde Tina Saaby. Hun fortalte videre om nogle af de områder ved havnen, som kommunen netop nu er i gang med at udvikle. Det gælder Nordhavnen, Sydhavnen og Kalvebod Brygge. Havnestad 1991 og 2009 30 havneområderne. Københavns havn er det største byrum, hvor der er et enormt potentiale for at skabe liv,” fastslog Tina Saaby. AFSLUTNINGSSESSION SHOW ME THE MONEY! Af JAN AAGAARD, journalist Udvalgte kommunale opgaver kan med fordel udliciteres, mener Herlevs borgmester Thomas Gyldal Pedersen, og kom med konkrete eksempler fra sin egen kommune. Men leverandørerne skal kunne dokumentere det økonomiske potentiale i at lægge opgaverne ud, fastslog han. Fra Thomas Dyldal Pedersens Er der forskel på, når det kommunale driftsselskab løser Den private gartner (Herlev Kommune) indlæg opgaven, og når der inddrages en privat aktør? Hvilke Det ene drejede sig om gartnerområdet, hvor Herlev argumenter kan kommunen have for at øge konkurren- efter etablering af en ny afdeling for service og en aftale ceudsættelsen og hvilke for at lade være? med Danmarks største forsyningsselskab havde en lille De spørgsmål havde Herlevs socialdemokratiske borgmester Thomas Gyldal Pedersen sat sig for at besvare på DFM konferencen. afdeling tilbage med 14 faglærte gartnere. ”De brugte alt for megen tid på andre ting end de rent gartnerfaglige – blandt andet oprydning af affald Selv om Herlev ifølge borgmesteren har både lav og snerydning. Vi udbød derfor gartneropgaven, som skatteprocent, lav gæld, en effektiv drift og et højt ser- blev vundet af en privat aktør. Det har givet en besparel- vice, oplever Thomas Gyldal Pedersen, at velfærdssam- se på 50 procent, ligesom fagligheden i gartnergruppen fundet og kommunen er under pres på grund af færre er blevet styrket. Og de penge, som vi sparer, kan vi nu tilskud fra staten og flere arbejdsløse borgere, som ko- bruge på kommunens kerneydelser som eksempelvis ster kommunen penge. folkeskolen,” fortalte Thomas Gyldal Pedersen. ”Vi skal løse vores opgaver med en vigende kom- Det andet eksempel handlede om hjemmeplejen, munal økonomi, og samtidig har befolkningen stigende hvor det personale, der er uddannet til pleje og omsorg forventninger til den offentlige service. Det er et spæn- brugte en tredjedel af deres tid på praktisk bistand til de dende krydsfelt,” konstaterede han. ældre. Kommunen så derfor en idé i at skille tingene ad og udbyde den praktiske bistand til en privat virksomhed. Noget for pengene Det har medført en besparelse på 15 procent på driftsud- En af mulighederne for kommunerne er at udlicitere gifterne, uden at der er slækket på serviceniveauet. flere opgaver til private aktører. Men det skal være øko- ”De sparede penge bliver direkte kanaliseret ind til nomisk fordelagtigt for kommunerne, fastslog Thomas pleje og omsorg af svage borgere. Vi har skabt et økono- Gyldal Pedersen. misk rum for at hjælpe disse borgere og uddanne medar- ”Show me the money!, hedder det i den amerikan- bejdere til at hjælpe dem,” sagde Thomas Gyldal Pedersen. ske film ”Jerry Maguire”, og det er præcis det samme ved udbud. Penge er afgørende for, hvor stor ambitioner jeg Hjælp fra eksperter kan tillade mig at have på kommunens vegne. Pengene Men er der så forskel på, om det er det kommunale kommer fra borgerne, og de skal være sikre på, at jeg kan driftsselskab eller en privat aktør, der løser opgaven? forvalte dem,” sagde borgmesteren og fortsatte: Både ja og nej, lød det fra borgmesteren. ”Vi har Danmarks syvende laveste skatteprocent i ”Der er forskel på ledelsesopgaven, og der kan være Herlev. Men det er stadig 23,7 procent af borgernes ind- stor forskel på prisen. Det handler om, at der er private tægt, og borgerne skal have en oplevelse af, at de penge, virksomheder, som er eksperter i lige netop den opga- de lægger i skat, får mere værdi. Det er ikke afgørende ve,” sagde Thomas Gyldal Pedersen. for mig, hvad der står på de kommunale medarbejderes Ifølge borgmesteren kan der derfor være god me- uniform, men at opgaven bliver løst på tilfredsstillende ning i, at private virksomheder på udvalgte områder vis,” sagde Thomas Gyldal Pedersen. overtager de kommunale opgaver. Der kan være mange gode grunde for kommunerne ”Vi har brug for at samarbejde med folk som jer, til at konkurrenceudsætte og sende i udbud. Det hand- men I skal kunne argumentere og dokumentere det ler altid om økonomi, men penge er kun et middel til økonomiske potentiale i jeres services og produkter. at skabe den værdi og de serviceforbedringer, som får Show me the money!”, lød udgangsreplikken fra Tho- borgerne til at tro på, at velfærdsydelserne fungerer, un- mas Gyldal Pedersen. derstregede borgmesteren og pegede på to konkrete eksempler på udbudte opgaver i Herlev Kommune. 31 FM2013 SURVEY FM2013 SURVEY ÅRETS OVERRASKELSE: OUTSOURCING MED BEGRÆNSET OPFØLGNING fm3.dk undersøgelsen for 2013 viser at FM bidrager ved, at der kan ligge et stort uudnyttet potentiale i at med stigende produktivitet, men ganske overraskende, følge op på SLA’er og KPI’er. Dette sikre dels at virksom- at kun knap halvdelen systematisk følger op på leveran- heden får den ydelse, de rent faktisk betaler for, dels at dørernes KPI’er og SLA’er i løbet af året. Mål, der ikke målene justeres ved ændringer. følges op på, har det med ikke at blive opfyldt. Det kan Når SLA’er og KPI’er ikke opdateres ved ændringer være en medvirkende årsag til, at FM ikke får det fulde såsom ændrede processer og nye aktiviteter, bliver mu- udbytte ud af samarbejdet med serviceleverandøren. lighederne for at fortsætte med produktivitetsstigningerne begrænsede. Stort uudnyttet potentiale Erfaringerne viser, at en god opfølgning på KPI’er De offentlige organisationer har mere end 25 % af deres og SLA’er giver et bedre samarbejde, langt færre skuf- aktiviteter outsourcet, og de private har mere end 60 % felser og mulighed for at foretage benchmarking. Endvi- af aktiviteterne outsourcet, men undersøgelsen viser, dere skal der anvendes opdaterede SLA’er og KPI’er ved Af PREBEN GRAMSTRUP, Drifts- at 49% konsekvent følger op på de aftalte KPIer, mens genudbud, så man udskyder blot arbejdet (og gør det herrerådgiver og indehaver af kun 18% opdaterer deres SLA’er og KPI’er løbende. Op- vanskeligere - for hvem kan huske 2-3 år tilbage?), og fm3.dk følgning på ledelsesrapporten fra leverandøren er også endelig får man ikke glæde af de optimeringsmulighe- begrænset, her følger 41 % af de private og 28 % i det der, der er undervejs. offentlige systematisk op. Den lave grad af opfølgning kan være kimen til et Årets top 10 fokusområder problem, da mål, der ikke bliver fulgt op på, skaber Igen i år ligger energibesparelser som en klar højdesprin- grobund for manglende tilfredshed og produktivitet. I ger. Hele 67 % forventer at have fokus på at spare på nogle tilfælde kan forklaringen ligge i, at indkøbsafde- energiforbruget. Et tema som både har politisk og ledel- lingen, som typisk laver aftalen, ligger i en anden del sesmæssig bevågenhed, og som der er økonomisk sund af organisationen end Facilities Mangement organisa- fornuft i, da mange energitiltag kan spares hjem på kort tionen, som følger op på ydelsen. Men det ændrer ikke tid, selvom de hurtigste gevinster allerede er hentet. Om undersøgelsen Hvert år gennemfører fm3.dk en undersøgelse af FM’ernes aktiviteter og forventningerne det kommende år. Opfølgning på serviceleverancer Procent Undersøgelsen stiller spørgsmål til centrale FM-emner som: fokusområder, budget, omkostninger, aktiviteter, samarbejde med leverandører og kompetenceudvikling. Årets undersøgelse er gennemført i november 2012. Respondenter: 92 personer med aktiviteter indenfor Facilities Management. Ca. 35 % fra private virksomheder, 65 % fra det offentlige. 80 Privat 70 Off 60 50 40 30 Gode råd til opfølgning på KPI’er og SLA’er 20 1. Skriv ind i aftalen at SLA’er og KPI’er skal revideres en gang om året 10 2. Opstil en Service Performance Matrix og følg med i udvikling af KPI’erne. Der findes IT-værktøj til dette (se f.eks. www.fmkpi.dk) 3. Tag målingerne alvorligt og vær konsekvent både med ros og ris 32 0 Ledelsesrapport fra leverandøren Opfølgning Opdaterer Vi reagerer med Service SLA’er og KPI’er når brugerne Performance mindst 1 gang klager matrix pår. år FM2013 SURVEY Top 10 FM-fokusområder i 2013 1. Energibesparelser (67 %) 2. Drift og vedligeholdelse af bygninger (59 %) 3. Forbedret udnyttelse af arealer (46 %) 4. Besparelser på driftsbudget (35 %) 5. Reduktion af anvendte arealer (30 %) 6. Indførelse af it-system (29 %) 7. Videreudvikling af FM-medarbejdere (28 %) 8. Genforhandling af eksisterende aftale (27 %) 9. Reorganisering af FM-området (27 %) 10. Etablering af portefølgestrategi (22 %) Virksomhederne har i gennemsnit ca. 5 fokusområder Drift og vedligehold ligger også højt med 59 %. Efter et par år hvor mange virksomheder har holdt lidt igen mængden, vil stige. 16 % i det private og kun 2 % i det offentlige forventer, at opgavemængden vil falde. Produktivitetsstigninger og effektiviseringer kom- med vedligehold, ser det nu ud til , at der kommer for- mer altså til at gå hånd i hånd igen i år. nyet fokus på at bevare de eksisterende værdier. Knap halvdelen forventer også at skulle bruge tid Der er steder, hvor vi ser, at FM’erne forventer, at på en bedre arealudnyttelse i 2013. Et område, hvor der budgettet pr. medarbejder kommer til at stige. Det erfaringsmæssigt kan være rigtig mange besparelser at hænger ofte sammen med, at FM-organisationerne hente for virksomheder og organisationer. Optimering overtager FM-aktiviteter fra andre dele af organisatio- af arealanvendelse (Space Management) er den mest nen. Derigennem kan FM skabe stordrift og procesop- effektive måde at effektuere besparelser på – såvel på timeringer – samtidig bliver der frigjort tid i den øvrige kort som på langt sigt, fordi der spares både på drift og del af organisationen. Ved at få overdraget opgaverne husleje. Over halvdelen af dem, der optimerer arealet, bliver FM anerkendt for sine evner til optimering og ef- etablerer desuden en ny porteføljestrategi med langsig- fektivisering. tet fokus på anvendelse og reduktion af arealer. Vil flere kende deres omkostning pr. arbejdsplads i 2014? Høj effektivitet er en blivende tendens Meget få offentlige organisationer har indført husleje For fjerde år i træk forventer mange FM’ere, at der kom- eller modeller for omkostningsfordeling baseret på mer flere aktiviteter indenfor FM-området til, mens arealanvendelse. Det er måske derfor, at næsten 80 % budgetterne i bedste fald forbliver uændrede. svarer, at de ikke kender deres FM-omkostninger pr. ar- 9 ud af 10 i det private og 8 ud af 10 af FM’erne i bejdsplads? Der er, i sammenhæng med optimering af det offentlige svarer, at de forventer, at budgettet pr. arealanvendelse, gode muligheder for besparelser og medarbejder vil være uændret eller mindre i forhold til effektivitet på området ved at kende disse tal og fore- sidste år. Samtidig mener 19 % i det private og næsten tage en benchmarking. Måske vil det være noget, vi vil halvdelen i det offentlige, at aktiviteterne, altså opgave- se mere af i 2014 …? FM-aktiviternes omfang i 2013 Budget pr. medarbejder i 2013 Procent Procent 80 Privat 70 Off 80 60 60 50 50 40 40 30 30 20 20 10 10 0 Privat 70 Off 0 Stige Falde Være ca. det samme Stige Falde Være ca. det samme 33 FM2013 SURVEY Hvad vil FM gerne blive bedre til i 2013? 1. Optimere egne processer (76 %) 2. Kommunikation med brugerne (56 %) 3. Udarbejdelse af strategi og handleplaner (46 %) 4. Anvendelse af vores IT-værktøjer (46 %) 5. Forhandling af drift/ serviceaftaler med leverandører (34 %) De fleste har i gennemsnit ca. 3 fokusområder for kompetenceudvikling FM opgaver insources som kerneopgave blive endnu bedre til at optimere egne processer. Det Mere end 40 % er ved at undersøge fordele og ulemper hænger fint sammen med, at de fleste forventer at skul- ved en ændret fordeling mellem interne og eksterne ak- le yde mere service og løse flere opgaver for de samme tiviteter. Det kan ses som et udtryk for, at det er vigtigt eller færre penge. Tre ud af fire FM’ere planlægger, at i 2013 skal FM Over halvdelen planlægger at forbedre deres kom- at få den optimale fordeling i forhold til virksomhedens munikation med brugerne. Dels har god kommunikati- mål og forretning. Det er en tendens, at stadigt flere FM-aktiviteter on en meget gavnlig effekt på brugertilfredsheden, dels bliver betragtet som en del af kerneforretningen. For en kan brugerne være en vigtig del af procesforbedringer kursusvirksomhed kan receptionen fx være så vigtig for blandt andet ved at forstå, acceptere og bidrage ved modtagelsen af kursister, at receptionen forbliver en del ændrede rutiner. af kerneforretningen. For en kommune kan rengøring i 46 % vil gerne blive bedre til at bruge FM’s IT-værk- eget regi bruges til at skabe inklusion på arbejdsmar- tøjer. En bedre udnyttelse af IT-værktøjerne vil være kedet ved at tilbyde flex- og skånejobs. En mulighed, med til at skabe bedre resultater, systematik og mulig- som kommunen ikke havde, da aktiviteterne var out- hed for produktivitetsforbedringer. Næsten halvdelen vil gerne blive bedre til at arbejde sourcede. Flere hjemtager desuden opgaver, med begrun- med strategi og handleplaner. I dag er forandringer som delsen om, at de ikke oplever de lovede besparelser og sammenlægninger og omorganiseringer en del af virk- effektiviseringer. Til gengæld oplever de faldende servi- somhedernes hverdag, og her kommer FM til at spille ceniveau og øgede krav om betaling for ydelser uden for en stadig vigtigere rolle i at slutte op om og bidrage kontrakt. med strategier og handleplaner, som kan være med til Det understreger vigtigheden af right-sourcing. FM-aktiviteterne har stor indflydelse på kerneforretnin- at gennemføre de ønskede forandringer samt nå de forretningsmæssige mål. gen, og kunsten er at finde den optimale ballance mellem interne og eksterne aktiviteter. Pointen med right- Godt i gang med 2013 sourcing er – at opgaven løses der, hvor det skaber mest 2013 bliver igen et spændende og lærerigt år for FM, værdi for virksomheden. Det bidrager FM’erne med at hvor de fleste FM’ere skal spare tid og skabe øget trivsel sikre. for brugerne, indenfor de eksisterende rammer. Et år, hvor der skal arbejdes med fortsatte effektiviseringer Hvad vil vi i FM gerne blive bedre til? og procesforbedringer, god dialog med brugerne, fort- Samlet set har næsten 30 % særlig fokus på efter- og vi- satte gode resultater for virksomheden og nu muligvis dereuddannelse af medarbejderne. også med opfølgning på SLA’er og KPI’er. Omkostninger pr. arbejdsplads Fordeling mellem interne og eksterne aktiviter Procent Procent 80 Privat 70 Off Privat 70 60 60 50 50 40 40 30 30 20 20 10 10 0 Off 0 25-50.000 kr/ 50-75.000 kr/ arbejdsplads arbejdsplads 34 80 ønsker ikke at oplyse kender ikke tal Flere INTERNE Flere EKSTERNE aktiviteter aktiviteter Ingen ændringer Undersøge fordele/ulemper Nøglen til facility excellence MainManager er smart teknologi til at optimere ejendomsejeres drift og vedligeholdsprocesser. Systemets resultatmålinger (KPI) bliver en evig kilde til arbejdet med lønsomme optimeringer i fremtiden. Med simple og effektive processer sørger systemet for at din organisation får styr på den interne kommunikation, ressourceallokering, forbrug og mange andre daglige udfordringer i FMafdelingen. Helpdesk ProjektWeb Energiledelse Bygningssyn med checkliste Forebyggende vedligehold Afhjælpende vedligehold Planlægning og ordreprocesser GIS og BIM integration Workspace management Business intelligence Gert Mølgaard Direktør, ingeniør. Mobil: 2030 7623 e-mail: [email protected] www.mainmanager.com 35 NETVÆRK ER DET NYE SORT Af EVA KARTHOLM, Foto: Mads Westermann : DFM INDSIGT direktør DFM netværk Efterspørgslen efter mere formelle netværk vokser, og vi vil gerne imødekomme efterspørgslen. Det har ført Alle steder tales der om netværk, og netværksgrupper- til, at vi i starten af 2013 startede den første faciliterede ne kommer i mange indpakninger; Netværk Danmark, erfagruppe i regi af foreningen. Gruppen består af 21 VL-grupper, Byens netværk, Vækstfabrikkerne, Viden FM-chefer fra Københavnsområdet, og den drives som Danmark og Rotary for blot at nævne en pæn håndfuld et fortroligt netværk, hvor gruppen selv medvirker til at af de professionelle netværk, som byder sig til. Dertil definere emner for møderne, og hvor ting som logistik, kommer en række frivillige netværk, som er mere eller indlægsholdere m.v. varetages af sekretariatet. Der er mindre formaliserede. Mulighederne er mange og ud- taget initiativ til en tilsvarende gruppe vest for Store- byttet er svingende. Fælles for de udbytterige netværk bælt. Gruppen har p.t. fem interesserede deltagere, og er, at deltagerne engagerer sig, i perioder giver mere er i venteposition, indtil der er tilstrækkeligt mange, til end de får, har høj fortrolighed og prioriterer netværks- at gå i gang. møderne højt. Andre muligheder Behovet hos DFM netværks medlemmer DFM netværk har inviteret til yderligere to faciliterede Værdien af et fagligt netværk er ikke forbeholdt særlige se FM-ere med en drøm om en fremtidig lederfunktion erhvervsgrupper eller særlige jobfunktioner. Hvis net- og dels en for FM-ere, som er interesseret i softservice. værket er velfungerende, kan det tilføre noget positivt Begge grupper er organiseret på samme måde som i næsten enhver tænkelig sammenhæng. En indlægs- gruppen af FM-ledere. Der deltager en fast facilitator og holder formulerede værdien af DFM netværk meget det praktiske står sekretariatet for. Talentgruppen føl- præcist, da vi holdt velkomstmøde for nye medlemmer ges af Birgitte Dyrvig Carlsson, DyrvigConsult og soft- i januar måned. Hun sagde, ”at det som netop adskil- servicegruppen af Allan Christoffersen, Ernst & Young. ler den daglige faglige sparring fra den sparring, man Du kan læse mere om begge muligheder på hjemmesi- får gennem netværket er, at man også bliver klogere på den, eller kontakte sekretariatet for at få flere oplysnin- det, som de andre spørger om. Hvis man blot spørger ger blandt andet om hvem de tilmeldte er. Der er plads ”derhjemme”, får man mere af det samme”. Det er jo til flere deltagere i begge grupper. grupper. Dels en for FM-talenter - en gruppe af ambitiø- netop det det handler om. Man har glæde af at vide, hvilke udfordringer andre har, og hvordan de kan løses. Der kan meget nemt være brug for flere faciliterede netværk hos medlemmer af DFM netværk eller hos deres Kerneydelsen i DFM er netværk. Det er så fasttømret, at medarbejdere. Hvis du har et ønske om etablering af et ordet indgår i vores navn. Så kan det næsten ikke blive netværk inden for et særligt emne, er du meget velkom- tydeligere, og en stor del af foreningens aktiviteter ta- men til at kontakte mig for en snak om mulighederne. ger også udspring i, at skabe mulighed for uformel ”networking”. Men der er også brug for noget mere struktureret. BORGERGADE 111 · 1300 KØBENHAVN K · T +45 3138 0198 · [email protected] · WWW.DFM-NET.DK
© Copyright 2024