REFERAT fra generalforsamling i andelsboligforeningen Bakkelyparken, 8270 Højbjerg Tid: Onsdag d. 6. marts 2013, kl. 19.00 Sted: Holme Lokalcenter, Nygårdsvej 34, 8270 Højbjerg Til stede: På generalforsamlingen var mindst ¼ af medlemmerne mødt personligt op. Dagsorden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Valg af dirigent og referent Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år Forelæggelse af årsregnskab for 2012 med revisionsberetning til godkendelse Forelæggelse af driftsbudget for 2013 til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgift samt godkendelse af værdiansættelse. Indkomne forslag. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen. Valg af revisor. Eventuelt. Formand Jørgen Poulsen bød de fremmødte velkommen og foreslog Ejvind Kringelum som dirigent. Ad. 1 Dirigent og referent Ejvind Kringelum (EV) blev valgt som dirigent og Annette Weisbjerg fra 2+2 Administration blev valgt som referent. EV konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt med korrekt varsel og dermed beslutningsdygtig. Ad. 2 Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Jørgen Poulsen aflagde bestyrelsens beretning: Bestyrelsens beretning for regnskabsåret 2012 D. 6. marts 2013 1 Jørgen gennemgik de væsentligste ting, der er foregået i Andelsboligforeningen Bakkelyparken i 2012. 1. Vedligehold Der sker af og til beskadigelser på glasset foran altanerne, når der er kraftige storme. Derfor er der indkøbt 24 glasstykker til kr. 36.875,- så der ikke skal betales opstartsomkostninger hver gang der skal købes nye plader. Det skal gerne dække de næste mange år. Der er et pligt til at få foretaget et specielt 3 årlig elevatoreftersyn. Der er derfor en ekstraudgift på Kr. 55.551,- til dette i 2012 for vedligeholdelse af elevatorer. Som det blev besluttet sidste år er der udskiftet en vaskemaskine til 41.250,- Kr. Roy og John har i løbet af året frisket fællesrummet op med ny maling så det nu står rigtigt pænt så det fremstår pænt til fester m.v.. 2. Status økonomi Foreningens økonomi er bygget på et almindelig finansielt grundlag uden SWAP lån eller lignende usikre finansielle aktiviteter. Generalforsamlingen besluttede sidste år at der ikke skulle foretages større vedligeholdelsesarbejder eller forbedringer. Der skal først laves forbedringer, når det kan finansieres uden at trække på driftskreditten. Den politik vil bestyrelsen foreslå fortsættes i 2013. Foreningens driftskredit er faldet lidt i løbet af året. Pr 31/12/2012 er den på Kr. -3.050.645 mod kr. -3.088,827 pr 31/12/2011. Foreningen har 3 kreditforeningslån på Et afdragsfrit F1 lån på 5.7 mio. Euro Et F10 lån på 4 mio. kr. med afdrag Et afdragsfrit F10 lån 42.974.916 Kr. 3.787.795 Kr. 19.158.759 Kr. Foreningen har fået tilsagn fra Realkredit Danmark om at kunne optage yderligere et lån på 1,4 mio. kr. i 2013 således driftskreditten kan nedbringes til 1.6 mio. kr. Bestyrelsen forventer at videreføre følgende vedligeholdelsespolitik de næste år: Der foretages nødvendigt vedligehold, men der igangsættes ikke renovering eller forbedringer før foreningen selv kan finansiere omkostningerne. For Bestyrelsens håndtering af salg af de 14 lejligheder som foreningen ejer pt., har vi følgende politik Lejlighederne sælges i det omfang fremlejemålene udløber til den anførte maksimal pris uden reduktion. Hvis lejlighederne ikke kan sælges hertil udlejes de igen. Med den pris lejlighederne er vurderet til og den boligafgift der betales, er lejlighederne attraktive andelslejligheder her i området. Nye andelshavere er sikret en 2 stigning i andelsværdien når F10 lånene nærmer sig udløb og løbende, når renten fremover stiger på grund af den forventede faldende kurs på F10 lånene. 3. Status salg af lejligheder Foreningen har solgt 1 lejlighed i 2012. Der er solgt 2 lejligheder af andelshaver i 2012 med mindre reduktion i forhold til maksimalvurderingsprisen. Vi vurderer derfor at maksimalprissætningen er korrekt i forhold til prissætningen for boliger i området. 4. Resultat af Landsretsdom D. 6. november blev der afsagt dom i Landsretten for Holmevej 251 2. th. på baggrund af foreningens beslutning om at ophæve tilbagekøbspligten i 2009.. Den sag tabte foreningen og blev pålagt at betale sælgeren kr.329.536, som var differencen mellem vurderingen på salgstidspunktet og vurderingen på tidspunktet som lejligheden blev ønsket solgt til foreningen. Med den bestyrelsesansvarsforsikring som Foreningen har, er sagsomkostningerne på Kr. 304.407 dækket af foreningens forsikringsselskab. Det var den sidste sag i denne sammenhæng og vi er i bestyrelsen glade for at vi ikke skal stille op i retten fremover i den forbindelse. 5. Havedage Der blev afholdt 4 havedage i 2012, hvor der var 10 til 20 deltagere hver gang. Vi synes i bestyrelsen at vi med den arbejdsstyrke har fået holdt vores udeområder og fællesfaciliteter ganske tilfredsstillende. Vi oplever at der jævnligt er visse drøftelser omkring den standard vi skal have omkring fællesarealerne. For at opnå en fælles forståelse og enighed omkring dette, har bestyrelsen derfor brugt en del tid på at lytte til andelshaveres ønsker og forslag. Det har vi forsøgt at formulere i en fælles havepolitik, som ser således ud: Der mangler måske visse detaljer og vi ser frem til løbende at modtage forslag til opdatering. Vi betragter havepolitikken som tiltrådt af generalforsamlingen, hvis der ikke er væsentlige kommentarer til forslaget. 6. Husorden Elsebeth har overtaget administrationen med udlejning af fællesrummet. I den forbindelse har vi gennemgået retningslinjerne herfor i husordenen og justeret dem lidt. Vi betragter husordenen som tiltrådt af generalforsamlingen, hvis der ikke er væsentlige kommentarer hertil. 7. Venteliste lejligheder Her på generalforsamlingen skal vi vise venteliste på lejligheder. Der er 2 på venteliste til lejligheder. Listen blev forevist men indgår ikke i referatet. 3 8. Venteliste carporte Her på generalforsamlingen skal vi vise venteliste til carporte. Der er 3 på venteliste i blok B og 3 for blok C. Listen blev forevist men indgår ikke i referatet. 9. Rengøring trappeopgange Bestyrelsen synes at det går tilfredsstillede med rengøring af trappeopgange. Der er enkelte steder det kniber med at få trappen vasket eller bestilt rengøring hertil. Vi forventer at fortsætte med at ophænge afkrydsningsliste ved elevatoren og håber at naboer eller andre i opgangene hjælper med at minde hinanden om opgaven, hvis nogle skulle have glemt det. 10. Fastelavnsfest Der blev igen i år afholdt fastelavnsfest. Der var 6 deltagende børn og der er begrænset interesse for at arrangere det næste år, så vi vil vurdere om foreningen skal bidrage hertil næste år, når der ikke er flere der deltager. 11. Varmeregnskab Der har ikke været væsentlig kommentarer til varmeregningen i år. Vi kan konstatere at Foreningens forbrug er konstant fra år til år både med hensyn til varme og vand. Vi aflæser forbruget månedligt for at overvåge at der ikke sker uforudsete stigning på grund af skader m.v. 12. Kontakt til bestyrelsen Vi er glade for at 29 nu har opgivet e-mail adresse. Da de fleste efterhånden gemmer dokumenter elektronisk, håber vi snart at de fleste også ønsker at meddelelser udsendes via e-mail, så vi sparer omkostninger til papir, er fri for at dele det ud og eftersende regnskaber fordi de er blevet væk mellem reklamer. De der ønsker det, kan naturligvis stadig få papir. En fra bestyrelsens kan træffes onsdag kl. 19:00 -19:30 på kontoret. I 2012 har der været ca. et besøg hver anden måned. Derfor overvejer vi om træffetiden kan droppes, da der er mulighed for at træffe os på telefon og mail hele tiden. 13. Bestyrelsens samarbejde Tak til Birte, Jens, Kim og Klaus for et udbytterigt samarbejde i 2012. Jeg har det rigtigt godt med at fortsætte samarbejdet med jer fremover. Vi har lidt forskellig opfattelse af hvad der skal investeres tid i, foreningens sociale ansvar og arrangementer og andelshavernes interesser. Jeg finder det vigtigt at en bestyrelse har forskellig indfaldsvinkel for at opnå den bedste løsning for alle andelshavere. Jeg ser frem til jeres kommentarer til denne beretning for at høre om der er forslag til om bestyrelsen skal administrere anderledes næste år. 4 Et medlem mente, at 200 kr. for leje af fælles rum er et stort beløb. Et medlem oplyste, at fællesrummet var gjort meget flot rent efter fastelavn og der var tømt opvaskemaskine. Der har siden starten af februar måned 2013 været 2 udlejninger. Der blev således enighed om, at leje af fællesrummet fremover skal være kr. 100,00 pr. dag. Et medlem roste formanden for haven for det flotte og store stykke arbejde der er udført. Et medlem forespurgte til, om der skulle være fastelavn igen i 2014 til trods for den lille tilslutning i 2013. Det er et fint arrangement og der er også en tønde til de voksne. Enighed fra forsamlingen om at der også i 2014 skal være fastelavn i foreningen. Et medlem roste formandens fremlæggelse. Ad. 3 Forelæggelse af årsregnskab for 2012 til godkendelse. Jens Andersen gennemgik regnskabet og belyste afvigelserne. Regnskabet er godkendt af revisoren uden forbehold for 36 gang. Resultatet for 2012 blev et overskud på 30.000 kr. Afvigelser i forhold til budgettet: Renteudgifterne blev 135.000 kr. større end forudsat og det skyldes at renten på kassekreditten er steget og at der ikke er blevet solgt så mange lejligheder som vi troede. Lejeindtægterne blev lidt større end forudsat, håndværkeromkostninger blev lidt mindre end forudsat og driftsudgifterne blev lidt større. I alt et plus på 22.000 kr. Derfor er nettoafvigelsen i forhold til budgettet et minus på 113.000 kr. På balancen er der sket en teknisk stigning på vores restgæld, idet kursreguleringen på vores F10 lån er negativ med ca 1,2 mill kr. Det skyldes at renteudvikling i 2012 har været for nedafgående. Det betyder lidt lavere max andelspriser. 5 Når renten igen stiger lidt vil der således ske en positiv regulering af restgælden og dermed en stigning i max andelspriserne. Et medlem spurgte til flyttegebyr i både indtægt og udgiftspost. Jens oplyste, at da foreningen både opkræver et gebyr ved salg som indtægt og der er udgift til administrationen i forbindelse med salg/flytninger, så er der også en udgift. Et medlem oplyste, at der vedr. service på elevatorer måske kan indhentes billigere priser andre steder. Bestyrelsen har noteret dette. Et medlem spurgte til murer/lejligheder vedrørende reparation af klinker på badeværelse. Et medlem spurgte til tømrer/snedker på kr. 52.000 vedr. reparation af glasparti på altaner. Et medlem spurgte til hvor sikker foreningens bank Sparekassen Himmerland er. Da andelsboligforeningen ingen aktier eller kontakt beholdning har, så er der ingen usikkerhed. Regnskabet for 2012 blev herefter godkendt. Ad. 4 Forelæggelse af driftsbudget for 2013 til godkendelse og beslutning om evt. ændring af boligafgift samt godkendelse af værdiansættelse. Der indlagt en stigning på 2 % på boligafgiften for andelshaverne. Det skyldes primært at vi vil være på forkant med en eventuel rentestigning og samtidig følge med prisudviklingen på driftsomkostningerne. Vi vil også forsøge at mindske tomgangslejen ved at være mere på forkant med en salgsmulighed, således at de udlejede boliger sættes til salg mens de er beboet. Elles er budgettet en videreførelse af eksisterende forhold. Værdiansættelsen fremgår af side 20 i regnskabet. Et medlem spurgte til årsagen til fald i ejendommens drift i forhold til 2012. Jens oplyste, at der ikke vil være udgift til lovpligtig eftersyn af elevatorer samt at tomgangslejen er sat til kr. 30.000 i forhold til 2012, hvor det var kr. 100.000. Tomgangslejen skal minimeres i 2013. Budgettet og værdiansættelsen blev herefter enstemmig godkendt. Ad. 5 Indkomne forslag. Der var ikke indkomne forslag, hvorfor punktet udgår. Ad. 6 Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen 6 Til formandsposten var Jørgen Poulsen villig til genvalg. Der var ikke modkandidater, hvorfor Jørgen blev genvalgt. Til bestyrelsen var Birte Hjortkjær og Klaus Hansen begge villig til genvalg. Der var ikke modkandidater, hvorfor begge blev genvalgt. Som suppleanter var Svend Gaardbo og Ejvind Kringelum ligeledes villige til genvalg og her var ej heller modkandidater og begge blev således genvalgt. Bestyrelsen består således af følgende: Formand Jørgen Poulsen (2013-2015) Birthe Hjortkjær (2013-2015) Klaus Hansen (2013-2015) Jens Andersen (2012-2014) Kim Olsen (2012-2014) Valg af suppleanter Som suppleant valgtes: Svend Gaardbo Ejvind Kringelum Ad. 7 Valg af revisor Som revisor genvalgtes: RSMplus Ad. 8 Eventuelt • Ønske om at lave hjemmesiden bedre, evt. debatforum eller facebookside. • Trappevaskeordningen og havedage burde være på hjemmesiden evt. med login. • Bestyrelsen er meget åben for konstruktive forslag/ændringer, så man opfordres til at sende en mail til bestyrelsen. • Det drysser meget fra altanerne og der er sorte plamager flere steder. Bestyrelsen undersøger. • Forslag om en årlig sommerfest/frokost/kaffe mm, hvor man dyrkede det sociale i foreningen. Der blev nedsat et festudvalg bestående af : Elsebeth (269, 3.th), Christina Jakobsen (271, st), Lilly Due (253, 1.th.), Margurite (253, st.tv.) og Benthe Høegh (265, st.tv.). • Tak fra Jesper’s ven med motorsaven, og han kommer gerne igen, hvis der er behov. • Lugtgener i Christinas køkken (271, st.) når andre laver mad. Bestyrelsen undersøger. • Stor tak til Christian Andersen for at slå græsset og holde haven igennem mange år. • Fyrrum er fyldt op med en masse effekter med navn på samt en hel del andre effekter. Der trænger til at blive ryddet op. 7 • • • • Birthe har en del motionsredskaber (cross-maskine, romaskine mm) og spurgte til om disse ikke kan stå et sted, så alle kunne benytte disse maskiner. Der er ikke umiddelbart plads til dette og fællesrummet er ikke egnet. Kloakrist i det store vaskerum ønskes. Er noteret af bestyrelsen. Et medlem har problemer med gulvvarmen i badeværelset. Et andet medlem har haft samme problemer og et besøg af en vvs-mand hjalp på problemet. Gulvvarmen er forholdsmæssig dyr i forhold til radiatorvarmen. Årsagen hertil er, at det er et forholdsmæssigt beløb man betaler til gulvvarmen, da det er for dyrt at få opsat individuelle varmemålere på gulvvarmen. Generalforsamlingen slut kr. 21.00 og dirigenten takkede for god ro og orden. Århus C, den 11. marts 2013 _______________________ Annette Weisbjerg (referent) _____________________________ Jørgen Poulsen (formand) _____________________________ Ejvind Kringelum (dirigent) 8