Continia e|faktura
Brugermanual
Version 3.08 december 2014
Continia Software A/S Hjulmagervej 55 DK-9000 Aalborg Denmark
Tel. +45 82 30 50 00 Support mail: [email protected] Hjemmeside: www.Continia.dk
Continia e|faktura
Brugermanual
1
Indledning ............................................................................................................................... 3
2
Opsætning............................................................................................................................... 4
2.1 E|faktura Opsætning ..........................................................................................................................4
2.2 Modtag e|faktura Opsætning .............................................................................................................4
3
Daglig brug af e|faktura ........................................................................................................... 6
3.1 Rollecenterets opbygning ...................................................................................................................6
3.2 Afsend .................................................................................................................................................6
3.2.1Opsætning af Debitor før afsendelse.............................................................................................7
3.2.2Dok. til afsendelse..........................................................................................................................8
3.2.3Hent kvittering på forsendelse ......................................................................................................9
3.3 Modtag ..............................................................................................................................................10
3.3.1Kreditor Partnerkortet .................................................................................................................11
3.3.2Manuel håndtering af Fejllog linjer..............................................................................................13
3.3.3Hjælpefunktioner til Modtagelse.................................................................................................15
Continia e|faktura
Brugermanual
1 Indledning
Dette dokument gennemgår arbejdsgangene som e|faktura giver mulighed for at benytte. Guiden
forklarer udelukkende hvordan arbejdsgangene klares. Ønskes en beskrivelse af diverse felters funktion
og betydning henvises til TDD dokumentet, som indeholder en komplet felt- og funktionsbeskrivelse.
Continia e|faktura til NAV kan i alle understøttede versioner, modtage faktura i formaterne OIOXML og
OIOUBL
Alle understøttede NAV versioner kan med Continia e|faktura afsende i det NETS definerede e|faktura
XML format. Benyttes dette format, vil NETS konvertere til enten OIOUBL eller OIOXML, afhængig af
hvilket format fakturamodtager er registreret til at understøtte. Det er NETS ansvar at sørge for at
fakturaen når frem til modtager i det korrekte format, hvis de har kvitteret for at deres e|faktura XML
format er overholdt.
I NAV versionerne NAV5SP1 DK, NAV2009SP1DK, NAV2009R2, NAV2013DK, NAV2013R2DK og
NAV2015DK er det også vælge at afsende i OIOUBL formatet. Hermed sikrer man total kontrol af
hvordan OIOUBL filen dannes og får mulighed for at ændre denne efter behov. Når man udlæser i
OIOUBL formatet er det desuden muligt at vælge alternative afsendelseskanaler end NETS. Disse er
enten Sproom eller VAX (MySupply) (bemærk at der skal klippes et kommunikationsmodul til disse hvis
de skal benyttes)
Continia e|faktura til NAV understøtter følgende dokumenttyper i afsendelse:



Faktura/Servicefaktura
Kreditnota/Servicekreditnota
Rentenota
På modtagelsessiden understøttes pt. følgende dokumenttyper:



Faktura (OIOXML og OIOUBL)
Kreditnota (OIOXML og OIOUBL)
UTilityStatement UTS (OIOUBL) 1
Hele opsætningsprocessen af e|faktura modulet gennemgås set fra en NAV2013R2 klient.
Gennemgangen er lavet så den vil være brugbar i de fleste installationer.
Det bør nævnes at selvom de fleste daglige arbejdsgange kan klares fra e|faktura Rollecenteret, kan der
stadig forekomme fejlsøgningsopgaver som kun kan løses inde fra e|faktura produktgruppen som er
placeret i Afdelinger - > Økonomistyring -> E|faktura. Herfra kan man også bruge e|faktura som havde
man stadig været i den klassiske NAV klient.
Kan modtages, vises og kædes op med tilhørende fakturafil. Data afløftes ikke, så de kan overføres til en
købsfaktura/ordre
1
Continia Software A/S
3/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
2 Opsætning
Det er en forudsætning at opsætning i henhold til Installation og Opsætningsguiden er gennemgået
inden opsætningen i denne guide påbegyndes. I Installation og Opsætningsguiden gennemgås
installation af eksterne komponenter samt den generelle opsætning, som sikrer at det er muligt at
danne OIOUBL eller NETS e|fakturaXML filer i forbindelse med afsendelse og den opsætning som
kræves for at kunne modtage OIOXML og OIOUBL filer. Der kan i disse 2 guider være et mindre overlap i
opsætningen af Debitorer og Kreditorer, da dette kan være opgaver i den daglige brug af e|faktura.
2.1 E|faktura Opsætning
E|faktura Opsætningsformen indeholder opsætning af alle kommunikationsparametre. Selve
kommunikationen er grundigt gennemgået i Opsætningsguiden, men der er nogle felter som endnu ikke
er gennemgået.
I Generelt delen af Opsætningspagen er der 4 afkrydsningsfelter:
Må test indlæses: Denne funktion fjerne en blokering i forbindelse med modtagelse af filer. Hvis der i en
fakturafil er markeret at det er en testfil, vil denne kunne indlæses alligevel
Udvidet log & Debug: begge disse opsætningsfelter vil medføre flere detaljer i Log filen i forbindelse
med fejlsøgning
Test: Denne funktion virker kun hvis Continia e|faktura Gateway benyttes i forbindelse med forsendelse
til NETS. Funktionen deaktiverer forbindelsen mellem Gateway Klient og Gateway Server. Det betyder at
filer der dannes når man i e|faktura trykker på Afsend” vil blive liggende i Udgående sti som er Gateway
Klientens mappe. Man skal dog være opmærksom på at tømme Udgående sti når man er færdig med at
teste, for at hindre at testfilerne ikke kommer med i den første forsendelse efter TEST markeringen er
fjernet. Hvis man skal teste i forbindelse med Sproom eller VAX som afsendelseskanal, skal den eksterne
komponent som overfører filer stoppes manuelt.
2.2 Modtag e|faktura Opsætning
I denne sektion oprettes en nummerserie, der tilknyttes indkommende dokumenter. Denne
nummerserie er krævet selvom man ikke modtager fakturaer via sin udbyder.
Continia Software A/S
4/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Det er ligeledes på dette faneblad der tages stilling til, hvilken dokumenttype der som standard skal
oprettes, når en e|faktura overføres til NAV dokumenter. Overførselstypen kan dog overstyres af
Kreditor Partnerkortet som sættes op senere.
Ved overførsel til eksisterende Købsordre bør man tage stilling til om forfaldsdato, kontantrabatdato og
kontantrabat pct. skal tages fra modtagne e|faktura eller eksisterende købsordre. Dette valg vil gælde
alle modtagelser.
I højre side kan man vælge at opsætte standard købskonto, finanskladder og rabatkonto. Disse vil
automatisk blive udfyldt på nye Kreditor Partnerkort, men kan overstyres på den enkelte Kreditor hvis
det er nødvendigt.
Der er mere info om felterne i dette faneblad i TDD dokumentet i ProduktPakken.
Continia Software A/S
5/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
3 Daglig brug af e|faktura
Dette afsnit gennemgår de arbejdsaktiviteter man har brug for i forbindelse med brugen af e|faktura.
Det er samtidig også her de funktioner der er tilgængelige via Rollecenteret der vil blive præsenteret.
3.1 Rollecenterets opbygning
Rollecenteret er opbygget i 3 sektioner. Afsend, Modtag og Opsætning. Overordnet set burde man kun
have brug for Opsætningsdelen i tilfælde af nye Debitorer eller Kreditorer som skal via e|faktura
modulet. I det daglige skulle det kun være de 2 øverste sektioner man færdes i.
I Startsiden i venstre side er der tilføjet genveje til de dokumenttyper som e|faktura understøtter.
3.2 Afsend
I dette afsnit er der udelukkende beskrevet de funktioner der er tilgængelige via Afsend sektionen af
e|fakturas Rollecenter
Continia Software A/S
6/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
3.2.1 Opsætning af Debitor før afsendelse
Der kræves ikke nogle ændringer på debitor kortet for at kæde en debitor sammen med e|faktura
modulet. Til dette bruges et Debitor Partnerkort inde i e|faktura modulet. Hvis der findes et Debitor
Partnerkort på en debitor, når der bogføres et af de understøttede salgsdokumenter, tilføjes disse i
”Dok. til afsendelse”-køen som værende klar til afsendelse.
Debitor Partner Kort oversigten kan tilgås via Opsætningssektionen i Rollecenteret.
Continia Software A/S
7/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Overordnet set skal et Debitor partnerkort bestå af en Partnerkode (som repræsenterer
Debitornummeret i NAV), en Modtager/EAN Lokationskode (som kan være et CVR nummer eller et EAN
nummer), samt en KortArt hvis der opkræves via FIK kode (hvis denne er blank, er den benyttede
betalingsbetingelse Kontooverførsel)
3.2.2 Dok. til afsendelse
Når salgsdokumenterne er bogført ligges de i kø til afsendelse. Det er muligt at sende alle dokumenter
der er klar til afsendelse direkte fra Rollecenteret eller man kan kigge i listen af ”Dok. til afsendelse” og
herfra sende dem enkeltvis eller samlet.
Continia Software A/S
8/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Dokumenterne flyttes nu fra ”Dok. til afsendelse” til en liste med ”Dokumenter sendt”, som også tilgås
via Rollecenteret som vist tidligere.
3.2.3 Hent kvittering på forsendelse
Når et dokument er afsendt og kommet over i listen med ”Dokumenter sendt”, vil den have en status
markering som er beskrevet med betydning herunder:




Sendt til Server: Betyder at forsendelsen har blevet afsendt til Gateway Server (dvs. ikke
nødvendigvis sendt til NETS)
Sendt til PBS/PI: Betyder at Gateway Server kunne aflevere XML filen til NETS
Kvitteret: Betyder at udbyderen har valideret forsendelsen OK og påtager sig ansvaret for den
videre levering af forsendelsen
Fejl: Der er fundet en fejl i forsendelsen og kan derfor ikke behandle den yderligere. Der vil være
tilknyttet en fejlbeskrivelse i loggen tilknyttet det enkelte bilag der er fejlet
Status Sendt til PBS/PI virker kun i forbindelse med afsendelse via Continia e|faktura Gateway (dvs. til
NETS). For VAX og Sproom hvor der sendes via eksterne komponenter som ikke kvitterer for afsendelsen
og status til derfor være status Sendt til Server. Ved tvivl om en forsendelse er fuldendt kan man for
VAX/Sproom kontrollere om den Udgående sti er tømt for filer. Desuden vil både VAX og Sproom
komponenten melde fejl hvis der er transaktionsproblemer.
Der ligger en række funktioner under Dokumenter sendt som sørger for at hente kvitteringerne. Alle
tilgås via funktionsknapperne øverst.
Continia Software A/S
9/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Hent kvitteringer (Gateway): Denne funktion henter kun eventuelle kvitteringsfiler der måtte ligge på
Gateway Serveren (eller i afleveringsmappen der er angivet i den eksterne komponent). Den initierer
ikke en forespørgsel til udbyderen, så man kan ikke forvente at dette funktionskald indlæser kvitteringer
der resulterer i Fejl eller Kvitteret status.
Hent og indlæs kvitteringer/bilag (PBS/PI): Denne funktion initierer først en hentning af kvitteringer fra
udbyderen og indlæser efterfølgende alle nye og eksisterende kvitteringer.
I tilfælde af en forsendelse der går i fejl, kan man trykke på Vis Log funktionen for at se mere beskrivelse
af fejlårsagen.
3.3 Modtag
Dette afsnit gennemgår overordnet de funktioner man kan få brug for i forbindelse med modtagelsen af
elektroniske fakturaer.
Der kræves ikke yderligere opsætning af kommunikationsparametrene for at kunne modtage fakturaer,
hvis man kan afsende uden problemer. Der er dog mange muligheder for at behandle kreditorfakturaer
forskelligt efter modtagelse.
Første trin er at hente fakturafilerne fra den elektroniske postkasse. Man kan fra Rollecenteret initiere
Gateway Serveren til både at Hente fra udbyderen og efterfølgende Indlæse eventuelle filer i NAV.
Alle faktura og kreditnota filer indlæses nu i ”Dok. til godkendelse” overblikket. Ved at dobbeltklikke på
bilagslinjen åbnes bilaget som et kort, så man kan se flere oplysninger. I eksemplet herunder er der
Continia Software A/S
10/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
mange fakturaer som alle har 1 registreret fejllog linje. Marker linjen med et af disse bilag og tryk på
Fejllog funktionsknappen øverst på denne side. Der vil herefter komme en beskrivelse af hvad denne
fejllog linje repræsenterer.
Denne fejl er den første man vil opleve når man modtager elektroniske fakturaer. Den betyder at der
ikke er oprettet et Kreditor Partnerkort til denne afsender endnu. Efter Kreditor Partnerkortet er lavet
skal fakturaen genindlæses for at opdatere fejlloggen.
3.3.1 Kreditor Partnerkortet
Man laver et Kreditor Partnerkort for at kunne matche en partnerkode, som typisk er et CVR nummer og
et EAN nummer adskilt af en bindestreg eller CVR nummeret 2 gange, med en eksisterende Kreditor i
NAV. På Kreditor Partnerkortet kan man desuden lære e|faktura systemet, om det skal vedligeholde
konverteringskoder, samt hvilken dokumenttype denne kreditors fakturaer skal overføres til.
Listen over Kreditor Partnere kan tilgås via Opsætningssektionen i Rollecenteret. Partnerknappen i ”dok.
til godkendelse bliver først aktiv når man har lavet en Kreditor Partner. Dermed får man mulighed for at
redigere et Kreditor Partner kort men først når en partner ikke længere er ukendt.
Continia Software A/S
11/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
For at komme videre med indlæsningen af fakturaer skal man sikre at Kreditor ID på Kreditor
Partnerkortet er det samme, som der står skrevet i fejllog linjen for fakturaen.
Continia Software A/S
12/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Sæt markering i Vedligehold konverteringskoder hvis det ønskes at eventuelle tilpasninger, der
foretages i en faktura, inden den overføres til et købsdokument, gemmes, så e|faktura ved fremtidige
fakturaer fra denne kreditor automatisk laver de samme tilpasninger. Ændringerne i ovenstående
eksempel vil slå igennem på alle kreditorer der har en blank konverteringskode. Ønsker man kun at
konverteringskoderne gemmes for denne ene kreditor indsættes et nummer i feltet Konverteringskode
(via opslagsknappen).
Efter Genindlæsning af alle fakturaerne er der nu kommet flere fejllog linjer der skal tages stilling til, før
fakturaen kan overføres til et købsdokument.
3.3.2 Manuel håndtering af Fejllog linjer
Man kan nu åbne fakturaens Kort ved at dobbeltklikke på linjen (CTRL+Skift+R) for at begynde
behandling af fejllog linjerne.
Continia Software A/S
13/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Ved at trykke på fejltallet ud for fejllog linjer, vises de 7 registrerede fejl. I dette tilfælde er der en 3
linjefejl i fakturaen på linje 10000, 30000 samt 50000 en overordnet fakturafejl.
Den overordnede Differencefejl kommer fra en kontrol af Faktureringsleverandørnavnet i forhold til
kreditornavnet, den er kædet op imod. Man kan en gang for alle lære systemet at denne difference
accepteres, ved at trykke på knappen Accepter faktureringsnavn øverst på siden med e|faktura Modt.
Hoved.
Fejlen på linjen er også markeret med Ja/Nej markering til venstre i fakturalinjerne. Tryk på Ja
markeringen for at få fejlen vist, med en simpel beskrivelse af hvad der skal gøres for at afhjælpe fejlen.
I dette tilfælde skal linjen tildeles egen type og varenummer, som skal tildeles når denne leverandørs
varenummer 1000 medsendes. Det er Egen Type og Eget nummer der vil stå på den købsfaktura, der i
dette tilfælde vil blive oprettet. Desuden er der en fejl med en ukendt enhedskode, som skal tilpasses.
Hvis Fejllog linje tælleren ikke opdateres automatisk kan man nu trykke på valideringsfunktionen øverst
på siden. Man vil bemærke at der nu er kommet en ændringsloglinjer i stedet for at fejllog linjer. Man vil
ved at trykke på antallet ud for ændringslog linjer se at denne ændring er i enhedskoden.
Continia Software A/S
14/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Man kan nu vælge om man straks vil overføre denne faktura til købsdokumentet, eller om man vil
behandle andre dokumenter først. Hvis man vil overføre dem enkeltvist kan de gøres fra knappen
Overfør. Man kan også overføre fakturaerne enkeltvis hvor alle fakturaer er vist eller kollektivt fra
Rollecenteret med funktionen Overfør alle. Det er kun fakturaer som har 0 i Fejllog linjer, der vil blive
overført. Resten vil stå tilbage. Med tiden, når man har lært systemet hvad der skal gøres med diverse
leverandørfakturaer, skulle man gerne kunne overføre størsteparten af fakturaer uden at skulle ændre
noget først.
Den overførte faktura bliver nu flyttet til den anden liste i Modtag sektionen i Rollecenteret. Herfra vil
man efterfølgende kunne se de bilag der er godkendt og desuden bruge de samme hjælpefunktioner,
som er tilgængelige inden godkendelse.
3.3.3 Hjælpefunktioner til Modtagelse
Der er en række funktioner som kan hjælpe med at give et overblik over hvad en faktura indeholder. En
af disse funktioner er XML, der kan tilgås fra listen over Dok. til godkendelse, direkte inde i Kortet med
den modtagne faktura eller via listen over de godkendte dokumenter. Ved at trykke på XML vil
fakturaen blive omdannet til en HTML fil, der kan vises grafisk i en browser, hvis man har angivet
stylesheets i opsætningen.
Continia Software A/S
15/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Hvis der ud for fakturaen er angivet af den indeholder grafik, advisering eller udvidet indhold, kan de
åbnes med de respektive funktioner. Modtages en faktura som har en vedhæftet UTS fil, vil markeringen
være som et vedhæftet Bilag. Disse ses ved først at trykke få funktionen Vedhæftede Bilag, hvorefter
der vises en liste over alle bilag der er vedhæftet. Ved at trykke på bilagsnavnet åbnes det i en browser
hvis det er en UTS fil eller en eventuel grafisk præsentation.
Continia Software A/S
16/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]
Continia e|faktura
Brugermanual
Continia Software A/S
17/17
Kontakt oplysninger:
Telefon: 82 30 50 00 Support mail: [email protected]