Collection Management til C5
Continia Collection Management Teknisk detail Mar. 2015 CM 1.25 Continia Software A/S Hjulmagervej 55 DK-9000 Aalborg Denmark Tel. +45 82 30 50 00 Support mail: [email protected] Hjemmeside: www.Continia.dk Indhold Introduktion til Continia Collection Management ............................................................................... 7 Opsætning......................................................................................................................................... 8 Systemkrav, granuler, objekter og hjælpefiler ..........................................................................................8 Opret sprogkoder ......................................................................................................................................8 NETS Betalingsservice ............................................................................................................................8 NETS Leverandørservice ........................................................................................................................8 Danske Bank – Collection Service ..........................................................................................................8 Indlæsning af opsætningsfil .......................................................................................................................8 Opkrævningssystem ..................................................................................................................................9 Generel CM opsætning ............................................................................................................................12 Generelt fane .......................................................................................................................................13 Aftale fane............................................................................................................................................16 Collection Management fane ..............................................................................................................17 Adviseringsdefinition ...............................................................................................................................18 Generelt fane .......................................................................................................................................18 Opbygning fane ....................................................................................................................................22 Advisering – Udvidede tekster. ............................................................................................................22 Advisering – Godt at vide. ....................................................................................................................23 Opsætning af debitor...............................................................................................................................23 Opsætning af betalingsform (opkrævningsform) ................................................................................24 Opsætning af Debitorer til DBCS OIOXML. ..............................................................................................25 Opsætning af Udlands Debitorer. ............................................................................................................25 Salg & Marketing -> Ordrebehandling -> Debitorer ............................................................................25 Opsætning af SMTP .................................................................................................................................26 Aftaler............................................................................................................................................. 27 Opret debitor opkrævningsaftale ............................................................................................................27 Aftale funktioner .....................................................................................................................................30 Aftale -> Aftaleposter...........................................................................................................................31 Aftale -> Fejllog ....................................................................................................................................32 Funktion -> Validér og opdatér aftale ..................................................................................................32 Funktion -> Opdatér standardaftale ....................................................................................................32 Continia Software A/S 2/85 Funktion -> Opdatér åbne poster og dokumenter, debitor bestemt ..................................................32 Samtidig oprettelse af flere debitor opkrævningsaftaler ........................................................................32 Indstillinger for aftaler .........................................................................................................................32 Deaktivere debitor opkrævningsaftale ....................................................................................................33 Udveksling af aftaler ................................................................................................................................33 Eksport af aftaler..................................................................................................................................33 Opsætning af aftale eksportkladde ..................................................................................................33 Overfør aftaler til opkrævningscentral.............................................................................................34 Import af statusfil .............................................................................................................................35 Tilretning af aftaleposter .....................................................................................................................35 Import af aftaler ...................................................................................................................................36 Opsætning af aftale importkladde ...................................................................................................36 Importér aftaler fra opkrævningscentral .............................................................................................36 Import status: Opdater.....................................................................................................................37 Import status: Opret.........................................................................................................................37 Import status: Deaktiver ..................................................................................................................37 Aftaler i opkrævningsjournalen ........................................................................................................37 e|faktura modtagere........................................................................................................................37 Global opdatering af åbne poster og dokumenter ..................................................................................37 Indstillinger for opdatering ..................................................................................................................38 Valider aftaler ..........................................................................................................................................38 Opkrævninger ................................................................................................................................. 39 Opkrævningsoplysninger på salgsbilaget ................................................................................................39 Opkrævningskladden ...............................................................................................................................40 Opsætning af finanskladdetype ...........................................................................................................40 Opsætning af opkrævningskladde .......................................................................................................40 Lav opkrævningsforslag .......................................................................................................................44 Opkrævningskladdens felter ................................................................................................................45 Opkrævningskladdens funktioner ........................................................................................................47 Dimensioner .....................................................................................................................................47 Adviseringslinjer ...............................................................................................................................47 Fejllog ...............................................................................................................................................47 Continia Software A/S 3/85 Post ...................................................................................................................................................47 Opkr. Post Log ..................................................................................................................................48 Debitorposter ...................................................................................................................................48 Vedhæftede dokumenter .................................................................................................................48 Validér/Saml .....................................................................................................................................49 Godkend og udlæs............................................................................................................................49 Opdater status ..................................................................................................................................49 Sæt status gensend ..........................................................................................................................50 Sæt status Stop.................................................................................................................................50 Sæt status Slettes .............................................................................................................................50 Renummerér ....................................................................................................................................50 Genopbyg adviseringslinjer ..............................................................................................................51 Ret differencer .................................................................................................................................51 Dan modposter.................................................................................................................................51 Vedhæft dokument ..........................................................................................................................51 Ret Bogføringsdato ...........................................................................................................................51 Renummerér ....................................................................................................................................51 Slet linjer med lukkede poster..........................................................................................................51 Lav forslag.........................................................................................................................................51 Opkrævningskladde opsætning........................................................................................................51 Statistik .............................................................................................................................................51 Opkrævningsstatistik ........................................................................................................................52 Efterudlign (0-linie beløb) ................................................................................................................52 Rykkere ........................................................................................................................................... 52 Opkrævningskladde til rykkere ................................................................................................................52 Opsætning af Opkrævningskladde til rykkere......................................................................................52 Opkrævningsoplysninger på rykkerbilaget ..............................................................................................53 Indbetalinger ................................................................................................................................... 53 Importkladden .........................................................................................................................................53 Importkladde opsætning .....................................................................................................................54 Importkladdens felter ..........................................................................................................................55 Importkladdens funktioner ..................................................................................................................59 Continia Software A/S 4/85 Linje -> Advis.....................................................................................................................................59 Debitor -> Kort..................................................................................................................................59 Funktion -> Importér indbetalingsfil ................................................................................................59 Funktion -> Opdater status i opkrævningskladde ............................................................................59 Funktion -> Overfør til indbetalingskladde ......................................................................................60 Funktion -> Find opkr. poster ...........................................................................................................60 Importkld. -> Find opkr. poster ........................................................................................................60 Importkladde, Noter. ...............................................................................................................................60 Hvis opkrævet total beløb og indbetalte beløb ikke stemmer. NETS LS. ............................................60 Statistik og opkrævningsjournal ....................................................................................................... 61 Opkrævningsstatistik ...............................................................................................................................61 Collection Management -> Opkrævningstatistik. ............................................................................61 Opkrævningsjournaler .............................................................................................................................62 Opkrævningsstatistik og historik på debitorniveau.................................................................................62 Opkrævningssystem metode oversigt .............................................................................................. 63 Generelt fane ...........................................................................................................................................64 Bank fane .................................................................................................................................................67 Debitor fane .............................................................................................................................................67 Beløb fane ................................................................................................................................................69 Advisering fane ........................................................................................................................................70 Betalingsid fane .......................................................................................................................................72 Opbygning og brug af Betalingsid ........................................................................................................72 Felterne ................................................................................................................................................72 Afsendelse fane .......................................................................................................................................73 Indbet. Import fane .................................................................................................................................74 Særlige opkrævnings system metoder noter. .........................................................................................74 Advisere uden at overføre penge. .......................................................................................................74 Kopi af Opkr.system metode kortet.....................................................................................................75 Appendix A: Krav/forudsætninger .................................................................................................... 76 Krav til Dynamics NAV .............................................................................................................................76 Versioner .................................................................................................................................................76 Licenskrav ................................................................................................................................................76 Continia Software A/S 5/85 Forudsætninger .......................................................................................................................................77 Appendix B: Indlæsning af objekter .................................................................................................. 77 Indlæsning af objekter i en eksisterende Dynamics NAV ........................................................................77 Appendix C: Hjælpefiler ................................................................................................................... 78 Installation af hjælpefiler.........................................................................................................................78 Appendiks D: Troubleshooting ......................................................................................................... 78 Dobbelt indbetaling .................................................................................................................................78 Indbetaling med difference .....................................................................................................................78 Valutakodefejl ved DKK valuta ................................................................................................................79 Bogføring af enkelte linjer i opkrævningskladden ...................................................................................79 Afviste poster...........................................................................................................................................79 Poster der ikke findes ..............................................................................................................................79 Bogføring af ikke opkrævede poster .......................................................................................................79 Appendiks E: Danske Bank Collection Service ................................................................................... 80 Aftaleoprettelse og filbestilling ...............................................................................................................80 Installation af Danske Bank API ...............................................................................................................80 Opsætning af CM til Danske Bank API .....................................................................................................80 Appendiks F: NAV7 Fejl ved brug af DBCS API ................................................................................... 82 Appendiks F: Kreditnotaer ............................................................................................................... 82 Kreditnotaer ............................................................................................................................................82 Ny begrænsning af maksimalt beløb der kan tilbagebetales via BetalingsService .................................83 Opsætning af CM til NETS Leverandørservice.................................................................................... 83 Ved difference mellem forventet og faktisk opkrævet beløb i LS .......................................................84 Opsætning af CM til NETS Betalingsservice .............................................................................................85 Continia Software A/S 6/85 Continia Collection Management : Brugermanual Introduktion til Continia Collection Management Continia Collection Management er et komplet debitoropkrævningsmodul til Dynamics NAV, der muliggør helt nye måder at håndtere fakturering og debitoropkrævninger på. Gør opkrævningsprocessen helt enkel med Continia Collection Management og spar tid og få overblik. FORDELE: Effektivisering og enkle, automatiserede processer Færre manuelle indbetalinger, hurtigere rykkerprocedurer og forbedret likviditetsstyring Automatisk opkrævning af beløb på forfaldsdagen, medmindre debitor afviser Styring, kontrol, overblik Mindre risiko for fejl Continia Collection Management understøtter opkrævning gennem følgende løsninger: Danske Bank Collection Service: Mulighed for fakturering og opkrævning på over 40 forskellige måder, bl.a. OIO fakturering, ekstern printservice, NETS BetalingsService, NETS LeverandørService, Svensk Autogiro etc. Er du ikke kunde hos Danske Bank behøver du ikke at skifte bank, du kan blot oprette en konto til brug for opkrævningerne. Du kan læse mere på www.danskebank.dk/collectionservice Vælg 'Vejledning'. NETS LeverandørService: Dag-til-dag opkrævning af dine kunder direkte gennem NETS. NETS BetalingsService: Mulighed for at opkræve med Betalingsservice direkte gennem NETS. NETS SEPA: Mulighed for SEPA DIRECT DEBIT opkrævninger genne NETS. EPAY: Mulighed for afsendelse af e-mail med opkrævningslink så betaling kan foretages ved hjælp at betalingskort. Handelsbanken: Mulighed for SEPA DIRECT DEBIT opkrævninger via Handelsbanken. Nordea: Mulighed for SEPA DIRECT DEBIT opkrævninger via Nordea. Continia Software A/S 7/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opsætning Systemkrav, granuler, objekter og hjælpefiler For information vedr. systemkrav, granuler samt installation af objekter og hjælpefiler henvises til Appendix A - C. Opret sprogkoder Da visse opkrævningscentraler ikke benytter standard sprogkoder, er det muligt at indtaste en sprogkode i feltet Sprogkode (Coll. Mgmt.). (Administration -> Programopsætning -> Generelt -> Sprog). NETS Betalingsservice Sprogkode (Coll. Mgmt.) benyttes ikke da det kun er dansk der understøttes NETS Leverandørservice Sprogkode (Coll. Mgmt.) benyttes ikke da det kun er dansk der understøttes Danske Bank – Collection Service Følgende sprogkoder er understøttet: Dansk: DA Svensk: SV Norsk: NO Finsk: FI Engelsk: EN Tysk: DE Fransk: FR Spansk: ES Indlæsning af opsætningsfil Collection Management leveres med de nødvendige standardopsætninger i en fil. Continia Software A/S 8/85 Continia Collection Management : Brugermanual Filen Collection Management Setup.txt indeholder opkrævningsmetoder og validering af opkrævninger, som sikrer, at brugeren ikke oplever unødvendig afvisning af opkrævninger sendt til opkrævningscentralen. Filen indlæses via Collection Management -> Opsætning -> Coll. Mgt. Opsætning -> Opsætning -> Importér opsætning. Opkrævningssystem Når opsætningsfilen er indlæst, skal opkrævningssystemet sættes op og aktiveres. Opkrævningssystemet er knyttet til opkrævningscentralen. I nedenstående eksempel benyttes Danske Bank Collection Service som opkrævningssystem, der udbydes af Danske Bank, som således i dette tilfælde er opkrævningscentral. Aktivering af en opkrævnings metode etableres ved at tilgå opkrævnings system kortet. Collection Management -> Opsætning -> Opkrævningssystem -> Funktion. Kode Feltet viser den interne kode for opkrævningssystemet. Udfyldes automatisk via opsætningsfilen. Beskrivelse Continia Software A/S 9/85 Continia Collection Management : Brugermanual Beskrivelse af opkrævningssystem. Udfyldes automatisk via opsætningsfilen. System ID Benyttes primært til NETS Betalingsservice. Når der sendes opkrævninger til NETS Betalingsservice, skal der angives et delsystem (eksempelvis ’BS1’). Kortart I feltet angives hvilken kortart, der benyttes ved opkrævninger, som sendes ud med FIK/IK kort. Dette aftales normalt med opkrævningscentralen. Der kan vælges mellem Kortart 04, 15 og 71. Pakkeprogram sti I feltet angives stien hvortil pakkeprogrammet er. Pakke programmet bruges alene i forbindelse med ”Vedhæftede dokumenter” funktionen. Afsnit 0, Vedhæftede dokumenter. Pakke programmet ”7z” findes på Continia Produkt cd’en. Vi anbefaler de bruger dette program. Det er kun NETST der understøtter ”Vedhæftede dokumenter” funktionen. Aktiv Her kan angives om det aktuelle opkrævningssystem skal være aktivt. Det er først muligt at bruge opkrævningssystemet, når det er aktiveret. Straks opkrævningssystemet sættes til aktiv, kan tilknyttede opkrævningsmetoder også aktiveres. Der skal aktiveres minimum ét opkrævningssystem. Direkte Her angives, om der ønskes direkte kommunikation til opkrævningscentralen. Det er kun tilladt at markere Direkte, hvis opkrævningscentralen understøtter dette. Ved direkte kommunikation kommunikeres direkte med opkrævningscentralens opkrævningssystem, dvs. man skal ikke længere manuelt ind- og udlæse filer. Direkte kommunikation kræver typisk login informationer. Direkte kommunikation bruges udelukkende til kommunikationen mod NETS. Continia Software A/S 10/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opkrævningssytemet DBCS aktiveres Danske Bank Business API, når feltet Direkte er markeret i Generelt fanebladet. Bruger Id Her angives bruger id til opkrævningssystemet. Benyttes direkte kommunikation med opkrævningscentralens opkrævningssystem, bruges dette bruger id som identifikation overfor opkrævningssystemet. Bruger password Her angives password til opkrævningssystemet. Benyttes direkte kommunikation med opkrævningscentralens opkrævningssystem, bruges dette password med opkrævningscentralens opkrævningssystem. Kør i testmode Markering i dette felt angiver, at der ønskes at opkrævningssystemet kører i testmode. Det betyder at de filer der udlæses, vil blive markeret som test filer, og dermed ikke behandlet korrekt af opkrævningscentralen, når filen sendes dertil. Test mode, DBCS opkrævning. Hvis opkrævningssystemet er DBCS vil en opkrævning blive valideret til fejl hos Danske Bank og der vil i statusfilen stå skrevet at leverencen er fejlbehæftet fordi test er markeret. Test Validering er det sidste der bliver testet hos Danske Bank. Test mode, NETS Basis / NETS Total opkrævning. Er opkrævningssystem NETS Basis eller NETS Total skal ”Test markeringen” være markeret og der skal være bestilt en test hos NETS Test mode, NETS Leverandørservice opkrævning. Hvis opkrævningssystemet er NETS LeverandørService skal der forud bestilles test hos NETS. NETS vil efterfølgende overvåge transaktionener og vil se på leverancer hvor Test mode er aktiveret. FTP Adresse: Dette felt skal indeholde IP adressen der skal bruges til at tilgå NETS postkassen med. I skrivende stund er denne 92.60.159.16 port 10022. Continia Software A/S 11/85 Continia Collection Management : Brugermanual Nøglefil: Her angives hele stien til nøglefilen, der skal benyttes til at tilgå postkassen hos NETS inklusiv nøglefilnavnet. Sti til FTP: Her angives stien til Programmet Command Line Client (CLC) er installeret i. Det er essentielt at denne sti slutter med tegnet \ som vist herover. Folder til temporære filer: Benyttes af CLC til kommunikationen med NETS Sti til log filer: Benyttes af CLC til kommunikationen med NETS Sti til indbakke: Benyttes af CLC til kommunikationen med NETS Sti til udbakke: Benyttes af CLC til kommunikationen med NETS Sti til arkiv filer: Benyttes af CLC til kommunikationen med NETS. Her gemmes alle filerne der sendes og modtages med brug af CLC programmet, inklusiv en udlæst opkrævningskladde. Skjul FTP dialog: Hvis dette afkrydsningsfelt er markeret vil man ikke kunne se CLC kaldet til NETS postkassen (en DOS prompt) NB: Det anbefales at CLC installeres i programstien C:\NETS\CLC som bør oprettes forud for installationen. Installeres programmet i standard installationsmappen vil CLC ikke virke i eksempelvis Windows 7 grundet rettighedsproblemer. Generel CM opsætning Efter indlæsning af opsætningsfil og aktivering af opkrævningssystemet, skal Collection Management sættes op, så det stemmer overens med brugers behov. Coll. Management opsætning tilgås via Collection Management -> Opsætning -> Coll. Mgt. Opsætning. Continia Software A/S 12/85 Continia Collection Management : Brugermanual Generelt fane Validér før bogføring af salgsdokument Her angives, hvorvidt det ønskes, at salgsdokumenter skal valideres i forbindelse med bogføring. Hvis markering i feltet fjernes, betyder det, at eventuelle valideringsfejl først fremkommer i fejlloggen i Opkrævningskladden. Da bogførte bilag ikke kan rettes anbefales det at feltet er markeret. Find første valide forfaldsdato Forfaldsdato i salgsfaktura og opkrævningskladde vil automatisk blive flyttet til første valide dato hvis dette felt er markeret. Flyt forfaldsdato (Debitorpost) Continia Software A/S 13/85 Continia Collection Management : Brugermanual Debitorpostens forfaldsdato vil blive flyttet frem til opkrævningsdatoen hvis vi ikke kan nå at sende en opkrævning i tide pga. begrænsninger/tidsfrister i den benyttede opkrævningsmetode. Dette er nødvendigt for at kunden ikke får en rykker fordi han ikke betaler til tiden. Importér advisdefinition Markering i dette felt angiver, at advis definitioner indlæses ifm. indlæsning af opsætningsfilen. Hvis der således er foretaget ændringer i advis definitionerne, vil en senere indlæsning af opsætningsfilen, samtidig med at dette felt er markeret, betyde, at ændringerne overskrives med definitionerne fra filen. Derfor anbefales det ikke at have markering i feltet, hvis der er foretaget ændringer i advis definitionerne. Benyt debitor oplysninger Ved at markere dette felt kan du styre, om adresse oplysningerne skal tages fra debitorkortet og ikke fra salgshovedet. Uanset om markeringen er sat eller ej, så vil oplysningerne blive taget fra debitorkortet ved samling af opkrævninger. Standard sprogkode Feltet bruges til angivelse af en standard sprogkode, som benyttes i de tilfælde, hvor sprogkode ikke er udfyldt på debitor, og den aktuelle opkrævningsmetode kræver sprogkode. Standard landekode Feltet bruges til angivelse af en standard landekode, som benyttes i de tilfælde, hvor landekode ikke er udfyldt på debitor, og hvor den aktuelle opkrævningsmetode netop kræver landekode. Posteringsstatus Her angives hvilken status en opkrævning skal have, før den kan bogføres i Opkrævningskladden. Ved bogføring kontrolleres, at status på opkrævning mindst har den angivne status. Rækkefølge for posteringsstatus er således, med laveste prioritet først: Sendt, Ekspederes, Opkrævet, Bet. Modtaget. Continia Software A/S 14/85 Continia Collection Management : Brugermanual NB: Ved Leverandør Service indbetalinger er højest opnåelig status ”Opkrævet”. Import/Eksport sti I tilfælde af at der benyttes direkte kommunikation med opkrævningscentralen, angives stien der her et bibliotek til kommunikationsfilerne. Denne sti benyttes kun til Danske Bank Collectionservice. Er feltet blankt, benyttes operativsystemets midlertidige sti. Standard bilag sti Feltet bruges til angivelse af standard bilag sti. Når man i opkrævningskladden benytter vedhæft dokumenter under linje knappen vil det være denne sti der peges på som default. Ved blank vil den som default pege på Windows dokumenter mappen. Det er kun Nets Total som tilbyder denne service. Vedhæft bilag sti Feltet bruges til angivelse af den sti hvor der ved opkrævningskladdens ”Lav forslag” automatisk vedhæftes dokumenter til de linjer hvor der er sammenfald mellem debitorpostens bilagsnummer og navnet på dokumentet. Det anbefales at mapperne/stierne oprettes forud for indtastning. Det er muligt at der vedhæftes flere dokumenter til samme opkrævningslinje. Dokumenterne skal overholde nedenstående. ”Debitorpost Bilagsnummer””Navn på dokument” Eksempler herpå: ”103030” ”103030Forbrugsopgørelse*Se Nets Note” * Nets Note Feltet skal indeholde en logisk beskrivelse af bilaget. Den logiske beskrivelse anvendes ved lagringen i centralt arkiv, netbank mv. Når debitor via sin netbank henter sine historiske adviseringer frem vil Medsend bilag modtaget i Continia Software A/S 15/85 Continia Collection Management : Brugermanual perioden fremgå af oversigten. Af oversigten vil fremgå kreditors navn samt den logiske beskrivelse af det enkelte bilag. Den logiske beskrivelse af bilaget bør derfor indeholde en sigende beskrivelse af hvilke oplysninger bilaget indeholder. Det kunne eksempelvis være: • ”Årsopgørelse vandforbrug 20xx” • ”Specifikation 4. kvartal 20xx” • ”Generel information 20xx” • ”Information - nye lovkrav 20xx” Dokumenterne skal overholde de formatmæssige begrænsninger der er angivet under Opkr. System Metode Kortets adviserings fane. Det er kun Nets Total som tilbyder at medsende Bilags. Se endvidere afsnit: 0 Vedhæftede dokumenter Aftale fane Opret debitor bankkonto Ved nogle opkrævningsmetoder modtages debitors kontonr. retur, når opkrævningscentralen fremsender en godkendt aftale. Hvis feltet er markeret, oprettes automatisk en bankkonto på debitor ud fra de fremsendte data, såfremt en tilsvarende ikke allerede eksisterer. Opdater standardaftale (import) Er der markering i dette felt, finder systemet automatisk standardaftale for de debitorer, som har mere end en opkrævingsaftale. Standardaftalen bestemmes ud fra prioriteten på opkrævningsmetoden (se 7.1 Fane Generel i denne vejledning for beskrivelse af prioritet på opkrævningsmetoder). Opdater Deb. Betalingsformskode Er der markering i dette felt, udfyldes betalingsformkode automatisk på debitorer ved indlæsning af aftalefil fra opkrævningscentralen. Continia Software A/S 16/85 Continia Collection Management : Brugermanual Feltet kan være en stor hjælp første gang Collection Management benyttes, da bruger i så fald er fri for manuelt at udfylde Betalingsformkode på samtlige debitorer. Opdater åbne bilag Feltet markeres, hvis det ønskes, at nyoprettede opkrævningsaftaler (med en højere prioritet) skal få indflydelse på bilag – såvel bogførte som ikke-bogførte. Såfremt Opdater Standardaftale (import) også er markeret, kan nye opkrævningsaftaler betyde en ændring i den opkrævningsmetode, som benyttes. Hvis den ny opkrævningsaftale vedrører en opkrævningsmetode med højere prioritet end den som eventuelt allerede er påstemplet bilaget, vil den nye erstatte den eksisterende. Se 7.1 Fane Generelt -> Prioritet for mere information om formålet med og brugen af prioritet på opkrævningsmetoder. Opdater åbne poster Feltet markeres, hvis det ønskes, at nyoprettede opkrævningsaftaler (med en højere prioritet) skal få indflydelse på endnu ikke opkrævede åbne debitorposter. Såfremt Opdater Standardaftale (import) også er markeret, kan nye opkrævningsaftaler betyde en ændring i den opkrævningsmetode, som benyttes. Hvis den ny opkrævningsaftale vedrører en opkrævningsmetode med højere prioritet end den som eventuelt allerede er påstemplet bilaget, vil den nye erstatte den eksisterende. Se 7.1 Fane Generelt -> Prioritet for mere information om formålet med og brugen af prioritet på opkrævningsmetoder. Collection Management fane Her vises hvilken version der benyttes af Database, Collection Management og Opsætningsversion. Continia Software A/S 17/85 Continia Collection Management : Brugermanual Adviseringsdefinition For at benytte Collection Management skal hver debitor have en aftale tilknyttet. Aftalen har en opkrævningsmetode med en tilhørende adviseringsdefinition tilknyttet. Det er denne adviseringsdefinition der angiver hvordan adviseringen til debitor ser ud. Adviseringsdefinitionen bliver indlæst via opsætningsfilen og den kan tilpasses efter behov. Se Collection Management -> Opsætning -> Adviseringsdefinition. Generelt fane Kode En unik kode som identifikation af adviseringsdefinitionen. Beskrivelse Beskrivelse af adviseringsdefinitionen. Linie længde Her angives den maksimale længde på adviseringslinjerne. Der bør ikke ændres på Linie længde da den allerede er sat til maks. antal tegn! Hovedtekst (advis) I dette felt indtastes hovedteksten til adviseringen – det er den tekst med fed, der står lige efter linjen med Dato. Teksten vil også fremgå på den betalingsoversigt, eller indbetalingskort, som debitoren modtager. Feltet understøttes ikke i opkrævningscentralen DBCS. Continia Software A/S 18/85 Continia Collection Management : Brugermanual Top opkrævningstekst Her er det muligt at indsætte en tekst, som placeres før fakturaoplysningerne i adviseringen. Teksten opbygges ved hjælp af standardfunktionaliteten Udvidet tekst. Vær opmærksom på, at sprogkoden på debitor bestemmer, hvilken tekst der vælges. Hvis der ikke er udfyldt nogen sprogkode på debitor, benyttes standard sprogkode fra Collection Management opsætning. Hvis du f.eks. ønsker at få dit CVR nummer med ud på fakturaerne, som loven kræver, er det en god idé at sætte dette op under toptekst. Bund opkrævningstekst Her er det muligt at indsætte en tekst, som placeres efter fakturaoplysningerne i adviseringen. Teksten opbygges ved hjælp af standardfunktionaliteten Udvidet tekst. Vær opmærksom på, at sprogkoden på debitor bestemmer, hvilken tekst der vælges. Hvis der ikke er udfyldt nogen sprogkode på debitor, benyttes standard sprogkode fra Collection Management opsætning. Ekstra FI tekstkode Her er det muligt at oprette en tekst som placeres sidst i adviseringen. Teksten opbygges ved hjælp af standardfunktionaliteten Udvidet tekst. Faktura tekst Feltet er udfyldt, hvis denne advisdefinition benyttes til en faktura. Indholdet af feltet vises under top opkrævningsteksten og over linjeoverskrifterne. Teksten trykkes længst til venstre og vises umiddelbart før fakturanummeret. Hvis det er nødvendigt behøver teksten således ikke være dansk, andre sprog kan også bruges, hvis modtager kræver det. Kreditnota tekst Feltet er udfyldt, hvis denne advisdefinition benyttes til en kreditnota. Indholdet af feltet vises under top opkrævningsteksten og over linjeoverskrifterne. Teksten trykkes længst til venstre og vises umiddelbart før kreditnotaens nummer. Continia Software A/S 19/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis det er nødvendigt behøver teksten således ikke være dansk, andre sprog kan også bruges, hvis modtager kræver det. Reference tekst Indholdet af feltet placeres umiddelbart før fakturaen/kreditnotaens reference tekst. Dato tekst Indholdet af feltet placeres længst til højre under top opkrævningsteksten, over linjeoverskrifterne og vises umiddelbart før fakturadatoen. Ekskl. Moms overskrift Feltet indeholder teksten til overskriften for opkrævningens ekskl. moms-total. Teksten er højrejusteret. Momsbeløb overskrift Feltet indeholder teksten til overskriften for opkrævningens momsbeløb. Teksten er højrejusteret. Inkl. Moms overskrift Feltet indeholder teksten til overskriften for opkrævningens totale beløb inkl. Moms. Teksten er højrejusteret. Blanke adviseringslinjer Marker feltet, hvis du ønsker at oprette blanke adviseringslinjer, for at forbedre overskueligheden af adviseringen. Ved nogle opkrævninger kræves der penge pr. linjes advisering, og derfor bør feltet ikke markeres på disse opkrævninger. Beløbstotaler pr. opkrævning Marker feltet, hvis der skal vises en beløbstotal efter hver opkrævning i adviseringen. Beløbstotaler pr. Faktura Hvis der skal der vises en beløbstotal efter hver faktura i adviseringen, skal feltet markeres. Benyttes ved samleopkrævning – dvs. flere fakturaer med samme dato, debitornr. og debitorgruppenr i én opkrævning. Undlad 0-antal linjer Continia Software A/S 20/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis der er markering i dette felt, vil bilagslinjer, hvor antallet er nul, ikke blive sendt med i opkrævningsfilen. Undlad tekst linjer Hvis der er markering i dette felt, vil tekst linjer fra fakturaen, hvor typen er blank, ikke blive udskrevet i adviseringen. Inkluder fakt. Linjer (rykker) Dette felt angiver om fakturaerne, der bliver rykket for, skal adviseres fuldt ud eller de kun skal angives med en linje pr. faktura. Vælger man at advisere fakturaerne, vil disse fremgå efter rykkerlinjerne. Opret valutakode linje Adviserer hvilken valutakode der påføres faktura hvis denne er forskellig fra regnskabsvaluta. (Valutakode udfyldt på opkrævningskladdelinje). Faktureres attention Faktureres attention tilføjes i den udlæste faktura i stedet for ”Faktureres til Navn 2”. ”Faktureres attention” findes på faktura, -fanen Fakturering. To-linje advisering Ved længere adviserings tekst i faktura feltet beskrivelse, vil det med funktionen ”To-linje advisering”, være muligt at have den fulde tekst på én enkelt linje. Den rene adviseringenstekst bliver venstrestillet i adviseringen. Faktura bemærkninger Faktura bemærkninger udskrives i adviseringen hvis dette check mark er sat. Dette giver en nem mulighed for at tilføje bemærkninger til faktura. Faktura linje bemærkninger Faktura linje bemærkninger udskrives i adviseringen hvis dette check mark er sat. Dette giver en nem mulighed for at tilføje bemærkninger til hver enkelt linje under fakturering. Adviser kun bilagsnummer Ved ønske om meget simpel advisering bruges denne funktion. Continia Software A/S 21/85 Continia Collection Management : Brugermanual Det er ved dette valg kun bilags nummer der udskrives. Opbygning fane De tre opbygningsfaner for henholdsvis faktura, rykker og rentenota er ens struktureret, så det er kun fakturaopbygningen, der bliver gennemgået herunder. Funktionelt virker de dog ens (rentenota endnu ikke implementeret). Her angives hvor mange tegn der afsættes til de udvalgte 8 felter i salgsdokumentet. For hver felt er det mulig at angive antal tegn samt en kolonneoverskrift. Ovenstående opbygning vil give denne faktura advisering: Advisering – Udvidede tekster. Hvis det ønskes er det muligt at inkludere Udvidede tekster i adviseringen. Det kan være oplysning om at der holdes ferie etc. Dette sættes op ved at på det benyttede adviseringsdefinition kort under Top eller Bund opkrævningstekst. Nedenstående guide viser hvorledes teksten: ”Bund på Faktura”, er implementeret som bundtekst. Continia Software A/S 22/85 Continia Collection Management : Brugermanual Bemærk der er valgt ”All Language Codes” Advisering – Godt at vide. Advisering er meget forskellig hvordan den ønskes fra firma til firma. Her er dog beskrevet et par generelle retningslinjer man anbefales at bruge. Eksternt Bilagsnummer. Det tilrådes at man bruger alle tegn i adviseringen, for at Eksternt Bilagsnummer vil blive vist. Antal tegn tilbage skal være = 0. Moms på rykkere. Der angives ikke moms beløb på rykkere. Momsbeløbet kan vises i adviseringen ved at: ”Inkluder fakt. linjer (rykker)” på generelt fanen. Opsætning af debitor Før opkrævninger kan foretages, skal debitorerne sættes op i overensstemmelse med Collection Management. Under Betaling på debitorkortet vælges den betalingsformskode, som ønskes benyttet på opkrævninger til den aktuelle debitor. Continia Software A/S 23/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opsætning af betalingsform (opkrævningsform) Betalingsformen er nødvendig for at kunne benytte opkrævningscentralen. Kode Her angives en kode for betalingsformen. Modkonto Hvis betalingsformen benyttes sammen med Collection Management, må dette felt ikke udfyldes, da det i givet fald svarer til kontantsalg, og posten vil således blive lukket ved bogføring, og opkrævning via CM vil herefter være umuligt. Opkrævningssystem Her knyttes opkrævningssystem til betalingsform. Det er en forudsætning for at bruge opkrævningssystemet, at der er en betalingsform med opkrævningssystem tilknyttet. Continia Software A/S 24/85 Continia Collection Management : Brugermanual Coll. Kreditor Nr. Feltet bruges til det identifikationsnummer, som er aftalt med den pågældende opkrævningscentral. Det er det nummer, som identificerer dig som afsender hos f.eks. Danske Bank eller NETS. Opkrævningsbankkonto Her angiver du den konto, som de opkrævede beløb indbetales på. Denne konto bliver automatisk benyttet som modkonto i opkrævningskladden. Hvis du har sat en speciel konto på opkrævningssystem metoden, er det den, som bliver benyttet. Benyttes NETS Betalingsservice som opkrævningscentral, er det kontoen på den obligatoriske debitorgruppe, der benyttes. Modkontotype Her vælges den modkontotype, der skal bruges i forbindelse med betalingsformen. Du kan vælge mellem Finans og Bank. Beskrivelse Her kan du indtaste en beskrivelse af betalingsformen. Beskrivelsen er vejledende og bruges ikke andre steder i programmet. Opsætning af Debitorer til DBCS OIOXML. Det er vigtigt at nedenstående adresse format på debitorkortet / salgshovedet overholdes: Navn: Navn på debitor. Adresse: Vejnavn – Nummer. Adresse 2: Udfyldes hvis ønsket. Postnr./by: Postnummer samt by på debitor. Lande-/områdekode: Landekode. Opsætning af Udlands Debitorer. Udenlandske debitorer skal opsættes specielt for kunde sende opkrævninger til udlandet via NETS betalingssystem. BEMÆRK: Det er kun muligt for NETS at sende Indbetalingskort til udlandet. Der kan ikke oprettes en BS trækaftale med en udenlandsk debitor. Salg & Marketing -> Ordrebehandling -> Debitorer Udenlandske debitorer skal ikke oprettes specielt for at kunne håndteres af NETS. Continia Software A/S 25/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opsætning af SMTP Feltet SMTP Serveradresse Angiver den SMTP adresse, som virksomheden bruger til at sende udgående mails fra. (Oplysningerne kan indhentes fra firmaets mail udbyder.) Feltet SMTP Server portnr. Angiver den port som NAV skal kommunikere til SMTP serveren. (Oplysningerne kan indhentes fra firmaets mail udbyder) Feltet Bruger ID Angiver hvilken bruger/konto oplysning, der skal bruges for at logge på SMTP serveren. (Typisk mailkontoen som ellers bruges til at sende mails fra.) Feltet Password Angiver det password der er tilkoblet til mailkontoen. Feltet Godkendelse Angiver hvordan SMTP serverne goodkender mail afsendelse. Grundlæggende, her skal angives Bruger ID og password Anonymt, serverne benytter sig ikke af logon, felterne bruger ID og Password skal derfor ikke udfyldes. NTLM, benytter sig af Windows domain oplysninger til at identificere brugerne. Det vil sige at Bruger ID og Password udfyldes med oplysningerne til at logge på domainet. Feltet Brug SSL Angiver om SMTP serveren anvender krypteret kommunikation. Feltet Fra e-mail Angiver hvilken mail adresse som modtageren kan se at e-mailen kommer fra. Feltet Svar til e-mail Angiver hvilke mail som besvarelser skal returneres til. Continia Software A/S 26/85 Continia Collection Management : Brugermanual Det vil sige, at det nødvendigvis ikke er den samme mailadresse som man sender mailen fra. Feltet BCC e-mail Angiver on der skal sendes en kopi af mailen til f.eks. en arkiv postkasse. Modtageren af den rigtige mail vil ikke kunne se, at der er sendt en kopi til evt. et arkiv. Aftaler Før opkrævninger kan foretages, skal der på debitor registreres en aftale. Opret debitor opkrævningsaftale På debitoren skal der laves en opkrævningsaftale. Det er den aftale som angiver hvordan debitoren kan opkræves. Nogle aftaler kan straks benyttes mens andre skal sendes til opkrævningscentralen til godkendelse. Debitornummer Debitornummer overføres automatisk fra debitoren. Betalingsformskode Betalingsformen overføres automatisk fra debitoren. Opkrævningsmetode Her angives hvilken opkrævningsmetode aftalen giver adgang til. Debitorgruppe Benyttes kun i NETS Betalingsservice. Debitorgruppe gør det muligt at sortere sine opkrævninger i grupper. Continia Software A/S 27/85 Continia Collection Management : Brugermanual Beskrivelse Udfyldes automatisk via opkrævningsmetoden. Adviseringsmetode Mulighed for at blive adviseret gennem Mail eller Opkrævningscentralen hvis denne tilbyder det. E-Mail Hvis e-mail er valgt som adviseringsmetode, bruges debitor kortets e-mail eller denne. Ikrafttrædelsesdato Her indtaster du datoen for hvornår du ønsker at aftalen skal træde i kræft (udfyldes automatisk til dags dato, hvis andet ikke er angivet). Debitor bankkto. Kode Her angives hvilken debitor bankkonto der skal tilknyttes aftalen. Det er ikke alle opkrævningsmetoder der kræver en debitor bankkonto. Aftalenr. Dette er opkrævningscentralens identifikation af aftalen. Feltet udfyldes automatisk af opkrævningscentralen via indlæsning, hvis dette er nødvendigt. Spærret Markering i feltet angiver, at aftalen er spærret og ikke kan bruges. Standardaftale Afkrydses hvis denne aftale er standardaftalen for denne debitor. Det er muligt at have flere aftaler på en debitor. Coll. Mgt. Opsætning er det muligt at standardaftale opdateres automatisk. Benyt kontantrabat Afkrydses, hvis der til denne aftale altid skal benyttes kontantrabat. Kontantrabatten gives kun, hvis der på debitor posten er angivet en betalingsbeting.kode Continia Software A/S 28/85 Continia Collection Management : Brugermanual Benyt kunde attention Afkrydses hvis man ønsker at bruge ”Kundeattention” fra faktura, generelt fane, på den udlæste faktura. Dette giver mulighed for at tilpasse faktura opsætningen pr aftale. Bemærk at der på den brugte adviseringsdefinition skal ”Inkluder Faktureres attention” være sat. Sidst opdateret dato Her angives hvornår aftalen sidst er opdateret. Status Kan have følgende værdier OK: Det er kun Aftaler med Status OK der kan benyttes Deaktiveret: Hvis kunden har deaktiveret sin aftale vil status være deaktiveret. Fejl: Ved status fejl findes en fejlbeskrivelse i fejlloggen Overførselsstatus Kan have følgende værdier: Skal overføres: Aftalen kræver godkendelse hos opkrævningscentralen. Overført: Aftalen er sendt til opkrævningscentral for godkendelse. Under behandling: Anmodningen er modtaget hos opkrævningscentralen, men endnu ikke godkendt. Gennemført: Aftalen er godkendt hos opkrævningscentral og indlæst. Fejlet: Aftalen er afvist af enten opkrævningscentral eller debitor. Skal ikke overføres: Aftale kræver ikke godkendelse af opkrævningscentral. Her angives aftalens status med hensyn til godkendelse etc. hos opkrævningscentralen. Nogle aftaler skal udlæses og godkendes hos leverandør, før de kan benyttes. Ophørsdato Udfyldes, hvis du vil deaktivere en aftale. Når denne dato nås, vil aftalen ikke længere kunne benyttes. Deaktiveret af Her kan du se hvem der har deaktiveret opkrævningsaftalen på den enkelte debitor. Feltet kan antage følgende værdier: PI - Pengeinstitut Kreditor - Dig Continia Software A/S 29/85 Continia Collection Management : Brugermanual BS - Betalingsservice Feltet bliver automatisk udfyldt af programmet, når aftalen deaktiveres. En betalingsservice aftale som modtager en status deaktiveret fra Nets, resultere i at aftalekortet får slettet aftalenummeret. Dette betyder at aftalen stadig kan anvendes til at sende FI-kort med (PBST). Skulle aftalen senere blive oprette ved Nets igen, vil der komme aftalenr. på aftalekortet og det er nu igen muligt at opkræve via BetalingsService (Træk på konto). Kunde ID Feltet angiver det nummer, som identificerer debitoren i vort system i forhold til opkrævningssystemet (typisk debitoren debitornummer). DBCS - Vis ikke NETS info (FI-kort) Når der er tilknyttet en BS aftale og en FIK-aftale til en Collection Service aftale, vil der altid på FIK kortet figurere en "opfordring" vedr. tilmelding til NETS. Dvs. der angives NETS-nummer, NETS kundenummer og debitorgruppenummer. Ved en markering af dette felt, bliver dette ikke anført på FI opkrævninger til debitoren. Fane SEPA Fuldmagts ID Her angives reference nummeret som kreditor har tildelt fuldmagten fra debitor. Nummeret vil automatisk bliver anvendt som Aftalenr. i fanen ”Generelt” på aftalekortet. Fuldmagts underskrift dato Her angives underskrifts datoen for debitors underskrift af fuldmagten. Fane Autogiro Beløbsgræns Det angives her beløbsstørrelsen som debitor og kreditor har aftalt at der må trækkes. Maks. Beløb pr. Det angives her hyppigheden for tilladte hævninger, som er aftalt mellem debitor og kreditor. Aftale funktioner På aftalekortet findes der følgende menupunkter. Continia Software A/S 30/85 Continia Collection Management : Brugermanual Aftale -> Aftaleposter Aftaleposter er hændelser på aftaler. Det kan være oprettelse, ændring, sletning eller afvisning, der er årsagen til oprettelse af en aftalepost. Du kan se aftaleposter for en given aftale på to måder. 1) Salg -> Debitor -> Collection Management -> Aftaleposter 2) Collection Management -> Aftale -> Aftaleposter Debitornr. Feltet viser hvilken debitor den pågældende aftale er tilknyttet. Betalingsformskode Feltet viser hvilken betalingsform den pågældende aftale er knyttet til. Opkrævningsmetode Feltet viser hvilken opkrævningsmetode under den angivne betalingsform aftalen er knyttet til. Transaktionsdato Feltet viser dato for den loggede handling. Overførselsretning Feltet viser om aftale er sendt til leverandør eller fra leverandør. Status Angiver status på aftalen efter gennemførsel af den handling, der førte til oprettelse af aftaleposteringen. Status kan være: Sendt, Modificeret, Under behandling, Deaktiveret, Fejl, Fejl rettet, Slettet, Gennemført. Beskrivelse Continia Software A/S 31/85 Continia Collection Management : Brugermanual Beskrivelse af hændelsen som førte til oprettelse af aftaleposten. Bruger-id Feltet viser, hvilken bruger der har udført til den registrerede handling. Funktion -> Marker som rettet Status på en Opkrævningsaftale post ændres til ”Fejl rettet”. Funktion -> Marker alle som rettet Status på alle Opkrævningsaftale poster ændres til ”Fejl rettet”. Aftale -> Fejllog Hvis aftalen har status fejl, så kan en fejlbeskrivelse findes her. Funktion -> Validér og opdatér aftale Det er nødvendigt at køre en validering/opdatering af aftale, når der er sket ændringer, som kan vedrøre aftalens funktion. Når der foretages ændringer direkte i Aftalekortet, valideres straks ændringen er foretaget, men der kan være ændringer, som ligger uden for aftalekortet, som ikke fanges af denne validering. Derfor kan det være nødvendigt at køre en validering/opdatering manuelt, hvis Status er angivet som Fejl (se fejllog for fejlmeddelelser). Funktion -> Opdatér standardaftale Under Collection Management -> Opsætning -> Col. Mgt. Opsætning -> Faneblad Aftale er det muligt at fravælge automatisk opdatering af standardaftale. Hvis denne funktion er fravalgt, skal denne funktion aktiveres, når der oprettes eller deaktiveres aftaler i CM. Systemet vil så ud fra en prædefineret prioritetsliste finde den bedste opkrævningsmetode ud fra de aftaler, som debitor har registreret. Funktion -> Opdatér åbne poster og dokumenter, debitor bestemt Opdaterer alle åbne salgsdokumenter og bogførte, men endnu ikke opkrævede, debitorposter, med standard opkrævningsmetode, så du slipper for at skulle gøre det manuelt for hver enkelt. Opdateringen berører kun poster og dokumenter for den pågældende debitor, der allerede er tilknyttet en betalingsform (opkrævningsform). Er primært brugbar ved aftale ændringer, som har betydning for standardaftalen, og i de tilfælde, hvor det er vigtigt for bruger at alle opkrævninger sker med standardopkrævningsmetoden. Samtidig oprettelse af flere debitor opkrævningsaftaler Kørslen Lav Opkrævningsaftaler benyttes til at automatisere oprettelsen af debitor aftaler. Se Collection Management -> Periodisk aktiviteter -> Opret Aftaler. Indstillinger for aftaler Fanebladet Indstillinger indeholder de standardoplysninger, som man ønsker at oprette aftalerne med. Continia Software A/S 32/85 Continia Collection Management : Brugermanual Betalingsform Her angiver du hvilken betalingsformskode, der skal benyttes på de aftaler, du ønsker at oprette. Betalingsformskoden angiver hvilket opkrævningssystem aftalen skal benytte. Når en betalingsformskode med et tilknyttet opkrævningssystem efterfølgende knyttes til en kunde, vil aftaleoplysningerne blive brugt ved oprettelsen af salgsdokumenter. Opkrævningsmetode Her angiver du, hvilken opkrævningsmetode tilhørende den valgte Betalingsform, som ønskes brugt på aftalerne. Deaktivere debitor opkrævningsaftale Debitor opkrævningsaftaler deaktiveres på følgende måde: Der indsættes en deaktiveringsdato. Dato kan fx være i går. Herved får aftalen følgende status: Status: Deaktiveret. Overførselsstatus: Skal Overføres / Skal ikke overføres. Afhængig af Overførselsstatus så skal aftalen sendes til Opkrævningssystemet vha. Aftale eksportkladde. Hvis aftalen skal sendes vil den være deaktiveret når aftalen er sendt, eller fra kommende ophørsdato. Udveksling af aftaler Når du har oprettet aftaler på dine debitorer, er der nogle af disse der skal sendes til opkrævningscentralen og registreres. Når de er godkendt hos opkrævningscentralen meddeles det via status og oversigtsfiler. Eksport af aftaler For at sende aftalerne til opkrævningscentralen skal du vælge Collection Management -> Aftale eksportkladde. Opsætning af aftale eksportkladde I feltet Kladdenavn øverst i vinduet, skal du, før du tager eksportkladden i brug, have oprettet mindst én kladde, hvor der er tilknyttet et opkrævningssystem. Continia Software A/S 33/85 Continia Collection Management : Brugermanual Dette gøres for at CM kan vide, hvilken opkrævningscentral der benyttes og hvilket format aftalerne skal udlæses i. Navn Kladdenavn. Opkrævningssystem Her vælges hvilket af de oprettede opkrævningssystemer, der ønskes benyttet med denne kladde. Beskrivelse Beskrivelse af kladden. Filnavn Her kan du angive sti og navn på en fil, som indeholder aftaler. Sti og navn vil blive brugt ved ind- og udlæsning af aftaler. Dette felt kan overstyres ifm. ind- og udlæsning af aftaler. BEMÆRK: Benyttes Direkte kommunikation med Opkrævningscentralen bruges dette felt ikke. Overfør aftaler til opkrævningscentral Det er aftaler med overførselsstatus ”Skal overføres”, der skal sendes til opkrævningscentralen for godkendelse. Se Funktioner -> Lav Aftaleforslag. Continia Software A/S 34/85 Continia Collection Management : Brugermanual Ovenstående billede viser 2 nye aftaler som skal sendes til opkrævningscentralen for at blive oprettet. Tryk på Funktioner -> Overfør aftaler for at udlæse og derefter sende aftalerne til banken. Hvis Opkrævningssystemet er opsat til direkte kommunikation vil aftale filen blive sendt direkte til opkrævningscentralen, og du skal ikke vælge et sted at gemme eksportfilen. Når du deaktiverer en aftale, kan det også være nødvendigt at få den deaktiveret i opkrævningscentralen. Her benyttes samme fremgangsmåde som ved oprettelse af aftaler. Import af statusfil Opkrævningscentralen validerer aftalerne efter afsendelse og returnerer en status fil, som beskriver hvorvidt aftalerne er godkendte eller afvist. Import af status fil igangsættes under Collection Management -> Opkrævningskladde -> Funktioner -> Opdater status. Hvis opkrævningssystemet ikke er opsat til direkte kommunikation, skal du vælge den statusfil, du ønsker at indlæse. Hvis statusfilen indeholder afvisning af aftaler, vil årsagen hertil fremgå af aftaleposterne på den pågældende aftale. Tilretning af aftaleposter Hvis en indlæst statusfil indeholder en afvisning af en aftaleoprettelse, vil aftaleposten være markeret som fejl og aftalen vil have status Fejl og overførselsstatus Fejlet. Da det ikke er praktisk at skulle kigge alle debitorer igennem manuelt for at se, om der er fejl på opkrævningsaftalerne, indeholder CM en funktion, hvor du hurtigt kan få overblik over, hvilke opkrævningsaftale poster, der er registreret med status fejl. Åbn Collection Management -> Periodiske aktiviteter -> Ret aftaleposter. Ovennævnte eksempel viser en aftalepost på en aftale med status fejl. Der har været problemer med postnummeret på modtager i den fremsendte aftale. Continia Software A/S 35/85 Continia Collection Management : Brugermanual Når fejlen er rettet, markeres aftalen som rettet. Dette gøres via Funktion -> Markér som rettet Herefter forsvinder aftaleposterne fra formen, og den bagvedliggende aftale får status OK og Overførselsstatus Skal overføres. Næste gang du laver et aftaleforslag i forbindelse med afsendelse af aftaler til opkrævningscentralen, vil aftalen fremgå af de foreslåede aftaler. BEMÆRK: Benyttes Danske Bank Collection Service er det nødvendigt at tage kontakt til banken og bede dem slette den fejlede aftale før aftalen gensendes. Hvis ikke vil aftalen bliver afvist med besked om, at den allerede er modtaget. Det er også muligt manuelt at slette aftalen via Danske Bank’s BusinessOnline. Import af aftaler For at importere aftaler fra opkrævningscentralen skal du vælge Collection Management -> Aftale importkladde. Opsætning af aftale importkladde I feltet Kladdenavn øverst i vinduet, skal du, før du tager importkladden i brug, have oprettet mindst én kladde, hvor der er tilknyttet et opkrævningssystem. Således ved CM, hvilken opkrævningscentral der ønskes benyttet, og hvilke format aftalerne skal indlæses fra. Denne opsætning skal laves på samme måde som eksport kladden er oprettet. 2.5.1.1 Importér aftaler fra opkrævningscentral For at indlæse aftalerne, skal du have modtaget en aftalefil, eller være tilsluttet direkte kommunikation til din opkrævningscentral. Vælg Funktion -> Importer aftaler. Billedet ovenfor viser en indkommen aftale. Hvis aftalerne har overførselstypen Opdatér, betyder det at kan være godkendte hos NETS / DBCS eller der kan være foretaget ændringer i dem i forhold til de aftaleoplysninger, som allerede er registreret i CM. Aftalerne kan også have status Deaktiver. Det betyder, at de ikke længere eksisterer hos NETS / DBCS og derfor markeres til deaktivering i CM. Continia Software A/S 36/85 Continia Collection Management : Brugermanual En importeret aftale vil altid være markeret i enten kolonnen ”Fejlbehæftet” eller ”Overfør”. Hvis kolonnen ”Overfør” er markeret indikerer det at systemet var i stand til at parre den importerede aftale med en debitor og dermed er klar til at blive overført. Hvis ”Fejlbehæftet” er markeret kan man under Linje knappen tilgå en Fejllog som beskriver hvis handlinger man skal gøre for at kunne overføre denne aftale. Hvis der efter import af aftaler findes linjer med overførselstype Opret, er det nye aftaler, oprettet af debitor / debitors bank. Import status: Opdater Denne status fortæller at aftalen der importeres allerede eksisterer. Der vil normalt ikke være en egentlig opdatering, blot holdes aftalen ajour. Ved Danske Bank leverandørservice fås typisk en daglig debitor oversigt. Her vil man typisk se at alle eksisterende aftaler får status opdater, og at nye får status Opret. Import status: Opret Denne status fortæller at aftalen der importeres er ny for systemet. Aftalen er enten oprettet af debitor eller debitors bank. Ved status Opret aftaler er det muligt at påføre aftalen en på forhånd valgt betalingsformskode. Denne kode skal være af typen med samme Collection Kreditor Nummer og være påført debitorkortet inden aftalerne opdateres, Opdater aftaler. For at indsætte de nye aftaler, ændringerne på de eksisterende aftaler samt at deaktivere de udløbne aftaler, skal du trykke på Funktion -> Opdater aftaler. Herefter opdateres aftalerne, og kladden tømmes. Aftalerne har herefter fået overførselsstatus Gennemført. Import status: Deaktiver Denne status fortæller at aftalen der importeres er en deaktivering af en eksisterende aftale. Aftalen kan være deaktiveret / opsagt af både kreditor samt debitor. Aftaler i opkrævningsjournalen I Opkrævningsjournalen kan man efter indlæsning af statusfiler for aftaler se, hvor mange aftaler der er indlæst, hvilke der er blevet afvist, ændret eller lignende. e|faktura modtagere Når du modtager en liste med e|faktura modtagere, læses disse også ind i Aftale importkladde. CM ændrer eller opretter aftaler for de debitorer med et EAN eller CVR nummer, som eksisterer i debitor tabellen. Man skal således sørge for at have debitors EAN eller CVR nummer registreret, hvis man ønsker at opkræve via e|faktura. Global opdatering af åbne poster og dokumenter Normalt er det nok at kunne opdatere åbne poster og dokumenter for en enkelt debitor, når der foretages ændringer i f.eks. dennes standardaftale. Denne opdatering er dog begrænset til den pågældende debitor, betalingsform og opkrævningsaftale, hvorfra funktionen kaldes. Det er muligt, at der ligger åbne poster og dokumenter i virksomhedens regnskab fra før installationen af Collection Management, som endnu ikke er opkrævet, men som virksomheden ønsker skal opkræves Continia Software A/S 37/85 Continia Collection Management : Brugermanual via CM. Disse poster og dokumenter har således ikke en betalingsformskode knyttet til sig, og vil derfor ikke fremkomme i et opkrævningsforslag og dermed ikke blive opkrævet via Collection Management. CM kan opdatere åbne poster og dokumenter med opkrævningsoplysninger, så disse poster og dokumenter vil blive opkrævet vha. Collection Management. Se Collection Management -> Periodiske aktiviteter -> Opdater åbne poster/dokumenter. Indstillinger for opdatering Benyt betalingsformskode Feltet er obligatorisk. Her angives hvilken betalingsformskode som opdateringen skal tilføje de poster og dokumenter, som falder indenfor afgrænsningerne. Opdater salgsdokumenter Dette felt skal markeres, hvis du ønsker, at salgsdokumenter skal opdateres. Opdater debitorposter Dette felt skal markeres, hvis du ønsker, at debitorposter skal opdateres. Opdater debitor betalingsform Hvis dette felt er markeret, vil betalingsformen på debitor blive ændret til den betalingsformskode, som er angivet i Benyt betalingsformskode. Valider aftaler Fra tid til anden kan det være nødvendigt med manuel validering af aftalen. Se 2.2.3 Validér og opdatér aftale for, hvorfor og hvordan der valideres på enkelte aftaler. Funktionen Valider aftaler (Collection Management -> Periodiske aktiviteter -> Valider aftaler) udfører den samme funktion som 2.2.3 Validér og opdatér aftale, blot på flere aftaler. Continia Software A/S 38/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opdater standardaftale benyttes til at angive om de valgte aftaler fremover skal være angivet som standard. Aktiver ”Benyt kontantrabat” anvendes til at markere på de valgte aftaler, om der skal markeres på aftalekortet at der skal benyttes kontantrabat. Deaktiver ”Benyt kontantrabat” anvendes til at markere på de valgte aftaler, om markeringen på aftalekortet i feltet ”Benyt kontantrabat” skal fjernes. Funktionen valider aftaler vil typisk blive brugt i situationer, hvor der har været fremdateret deaktiveringsdato på aftaler og denne dato efterfølgende er overskredet. Opkrævninger Dette afsnit beskriver, hvorledes opkrævninger genereres og håndteres i Collection Management. Opkrævningsoplysninger på salgsbilaget På salgsbilagets invoicing tab er felterne Betalingsformskode, Opkrævningsmetode og Debitorgruppenr. tilføjet. Continia Software A/S 39/85 Continia Collection Management : Brugermanual Afhængig af debitors betalingsformskode, udfyldes disse felter automatisk med oplysninger fra aftalen markeret som Standardaftale. Ved bogføring føres felterne med ned på debitorposten, som efterfølgende benyttes til oprettelse af linjer i opkrævningskladden. Opkrævningskladden Opkrævningskladden finder de åbne debitorposter, som indeholder opkrævningsoplysninger og laver et opkrævningsforslag, som herefter sendes til opkrævning. Opsætning af finanskladdetype Opkrævningskladden er baseret på en standard finanskladde (Administration -> Programopsætning -> Økonomistyring -> Generelt -> Kladdetyper) Der er tilføjet et nyt felt, Elektroniske opkrævninger, på standard finanskladden. Når en kladde er markeret som elektronisk, kan den benyttes som opkrævningskladde. Er der oprettet flere elektroniske kladder, vil det være muligt at vælge mellem disse, når Opkrævningskladden aktiveres i Collection Management. BEMÆRK: Det er vigtigt at understrege, at Modkonto på Indbetalingskladden ikke benyttes i opkrævningskladden. I stedet benyttes den Opkrævningsbankkonto, som er angivet på Betalingsformen. Hvis en Opkrævningsbankkonto er angivet på Opkrævningssystem metoden er det dette kontonummer, som benyttes. Hvis NETS Betalingsservice benyttes som opkrævningscentral, benyttes Opkrævningsbankkonto fra den obligatoriske Debitorgruppe. Opsætning af opkrævningskladde Se Collection Management -> Opkrævningskladde -> Opkrævn.-> Opkrævningskladde opsætning. Continia Software A/S 40/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opkrævningssystem Her angiver du for hvilken opkrævningscentral du ønsker at lave opkrævninger til. Første opkrævningsdatoformel I dette felt kan du indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved beregning af første opkrævningsdato når forslag laves. Sidste opkrævningsdatoformel I dette felt kan du indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved beregning af sidste opkrævningsdato når forslag laves. Nyt bilagsnr. pr. Her kan du angive hvordan du ønsker bilagsnr. anvendt i Opkrævningskladden. Der er følgende valgmuligheder: Pr. Linje - Der bliver indsat et nyt bilagsnr. på hver linje. Pr. Opkrævningskladde - Alle linjer i opkrævningskladden får sammen bilagsnr. Pr. Debitor - Der bliver indsat et bilagsnr. på hver linje med den samme debitor. Saml opkrævninger inden for Her kan der angives, om flere opkrævninger skal samles til en enkelt, selvom de har hver sin bogføringsdato. Hvis man ønsker at samle opkrævninger med forskellige datoer, skal der i dette felt skrives det antal dage der må være mellem bogføringsdatoerne. Hvis der f.eks. ønskes samling af opkrævninger inden for 2 dage, skrives ”2D” i feltet. Hvis feltet udfyldes når der er linjer i kladden, så skal linjerne slettes og et nyt forslag laves. Continia Software A/S 41/85 Continia Collection Management : Brugermanual OBS! Hvis feltet En opkrævning pr. dag er markeret i opkrævningssystem metoden kan der kun sendes en opkrævning pr. dag. Det bevirker at poster med samme opkrævningsdato altid bliver samlet. Hvis feltet Kan samles ikke er markeret i opkrævningsmetoden kan der ikke samles. På den samlede post, vil bogføringsdatoen blive sat til den seneste dato af de poster, der er blevet samlet. Slet dimensioner ved samleopkrævning Her kan det angives om dimensionskoderne på skal slettes ved samling af flere poster. Posten vil i stedet blive bogført med dimensionskoder fra debitor og modkonto. Dan modpost pr. I dette felt kan du hvordan modposter dannes. Som standard, vil der blive sat en modkonto op pr. linje. Det er muligt at få oprettet modposter på følgende måder: Pr. Linje Debitorgruppe Debitor Kladde Bemærk: Det kan ikke anbefales at danne modpost pr. kladde, hvis du benytter funktionen ’Postér på faktisk indbetalt dato’(se nedenfor), da det kan give afstemningsproblemer ved bogføring af kladden. Inkluder alm. opkrævninger Hvis du sætter kryds i dette felt, vil normale opkrævninger blive medtaget i opkrævningsforslaget. Feltet vil som standard være aktiveret. Men ønsker du f.eks. kun at lave et opkrævningsforslag indeholdende rykkere, skal du fjerne markeringen af feltet. Det er ikke muligt at inkludere kreditnotaer, hvis ikke du har sat kryds i dette felt. Continia Software A/S 42/85 Continia Collection Management : Brugermanual Inkluder kreditnotaer Angiv her, hvorvidt du ønsker at medtage kreditnotaer i opkrævningsforslaget. Medtagelse af kreditnotaer er betinget af, at Inkluder alm. opkrævninger er markeret. Inkluder rykkere Angiv her, hvorvidt du ønsker at medtage rykkere i opkrævningsforslaget. Find valid dato Hvis dette felt er markeret vil systemet selv rykke opkrævningsdatoen til den første valide dato for den valgte opkrævningsmetode. Validér før udlæsning Markeres hvis der skal valideres før udlæst. Bogfør på dato Feltet giver mulighed for at sætte hvilken betalingsdato der ønskes benyttet. Kreditor modtagelsesdato = Indbet. Imporkladden felt ”Bogføringsdato” Den dato pengene er på Kreditors konto Opkrævningsdato = Datoen fra Opkrævningskladden benyttes Dato fra opkrævningskladde benyttes blindt Debitor betalingsdato = Indbet. Imporkladden felt ”Oprindelig indbetalingsdato” Dato for oprindelig indbetalingsdato benyttes. Denne kan godt være en anden end bogføringsdato (giro kort) Slet sendte opkrævninger tilladt Dette felt er som standard ikke aktiveret. Når feltet er aktiveret, giver det mulighed for at slette en post i opkrævningskladden, som har status ’Sendt’. Når en post slettes i opkrævningskladden, forsvinder den også fra opkrævningsstatistikken. Hvis en opkrævning er sendt til opkrævningscentralen, kan det ikke anbefales at slette opkrævningen. Indbet. Kladdetypenavn Her angive finanskladdetypen som ønskes at anvende. Dette felt anvendes i sammenhold med feltet ”Indbet. Kladdenavn”. Hvor yderligere beskrivelse af formålet uddybes. Continia Software A/S 43/85 Continia Collection Management : Brugermanual Indbet. Kladdenavn Her angives kladden som eventuelle linjer fra opkrævningskladden, som ikke længere har en åben debitor post og som har status ”Bet. Modtaget”, bliver overført til ved aktivering af funktionen ”Håndter linjer med lukkede debitor poster. Lav opkrævningsforslag For at kunne sende opkrævningerne, skal du have Opkrævningskladden til at lave et forslag med de åbne debitorposter. Via Collection Management -> Opkrævningskladde -> Opkrævn -> Lav forslag får du adgang til en kørsel, der gennemgår de åbne debitorposter og danner et opkrævningsforslag i form af linjer i opkrævningskladden. Vedr. fanebladet Opkrævning debitorgruppe, så er det kun relevant, hvis NETS Betalingsservice benyttes som opkrævningscentral. Danske Bank Collection Service understøtter ikke debitorgrupper. Fanebladet Indstillinger beskriver de værdier, som skal være gældende for opkrævningsforslaget. Første forfaldsdato I feltet angives den første forfaldsdato, der ønskes på opkrævningskladden. Sidste forfaldsdato Feltet indeholder den sidste forfaldsdato på debitorposterne, som skal tages med i opkrævningskladden. Således medtages kun debitorposter, der forfalder mellem Første og Sidste forfaldsdato, i opkrævningskladden. Start bilagsnr. Udfyldes automatisk. Continia Software A/S 44/85 Continia Collection Management : Brugermanual Dato for første opkr. Her angives dato for første opkrævning. Det betyder i ovenstående eksempel, at første opkrævning foretages på 04-04-08. Alle bilag som har forfaldsdato før denne dato, får opkrævningsdato 04-04-08. Det vil typisk være ifm. nye installationer af Collection Management, at Dato for første opkr. vil blive brugt. Inkluder normale opkr. Hvis du sætter kryds i dette felt, vil normale opkrævninger blive medtaget i opkrævningsforslaget. Men ønsker du f.eks. kun at lave et opkrævningsforslag indeholdende rykkere, skal du fjerne markeringen af feltet. Det er ikke muligt at inkludere kreditnotaer, hvis ikke du har sat kryds i dette felt. Inkluder kreditnotaer Angiv her, hvorvidt du ønsker at medtage kreditnotaer i opkrævningsforslaget. Medtagelse af kreditnotaer er betinget af, at Inkluder alm. opkrævninger er markeret. Inkluder rykkere Angiv her, hvorvidt du ønsker at medbringe rykkere i opkrævningsforslaget. Opkrævningskladdens felter Herunder beskrives udvalgte felter i opkrævningskladden. Status: Feltet viser opkrævningsstatus for linjen. Linjen kan have følgende status: Afmeldt: Opkrævningen er sendt til en aftale, som er afmeldt hos opkrævningscentralen. Afvist: Opkrævningen er afvist af debitor. Ekspederes: Opkrævningen er modtaget af opkrævningscentralen, og kvittering er indlæst. Opkrævningen vil nu blive behandlet af opkrævningscentralen. Fejl: Der er en eller flere fejl på linjen. Check Linje -> Fejllog. Continia Software A/S 45/85 Continia Collection Management : Brugermanual Fejl (Leverandør): Der er en eller flere fejl, som opkrævningscentralen har registreret. Du kan finde disse fejl i Linje -> Opkrv. Post log. Gensend: Denne status kan sættes manuelt via Funktion -> Sæt status gensend, hvis du ønsker at gensende linjen. Godkendt: Linjen er godkendt, og du kan sende opkrævningen. Modpost: Linjen er en modpost. Opkrævet: Denne status opstår, når der er indlæst statusfil fra opkrævningscentralen. Opkrævningscentralen har registreret opkrævningen som opkrævet. Du bør nu indlæse indbetalingsfilen, så linjerne kan bogføres. Bemærk: Ved Leverandørservice er denne status som at regne for Betaling Modtaget. Oprettet: En midlertidig status som opkrævningen har imens forslaget oprettes. Posteret: Opkrævningen er bogfør, men den er endnu ikke registreret som opkrævet. Sendt: Posten er sendt til opkrævningscentralen. Dette er ikke ensbetydende med, at opkrævningscentralen har modtaget filen og/eller at filen er i orden (godkendt). Du kan først vide besked om filen er modtaget eller i orden efter indlæsning af kvitteringsfil fra opkrævningscentralen. Signeret: Denne status er et skridt i prokura processen. Når prokura er slået til, skal posterne signeres efter de er blevet godkendt, før de kan sendes. Stoppet: Opkrævningen er stoppet af brugeren via Funktion -> Stop opkrævning. Tilbageført: Opkrævningen er tilbageført. Dvs. At debitoren har bedt banken om at tilbageføre overførslen. Valid: Linjen er valid, og du kan godkende og sende opkrævningen. Slettet: Denne status bliver udelukkende vist i journaler, og vises, hvis den tilhørende post er slettet. Bet. Modtaget: Opkrævningen er nu gennemført, indbetalingen er modtaget, og posten kan bogføres. Husk at kontrollere for eventuelle differencer først. Det er muligt at aktivere et statusfilter, hvis man ønsker at danne sig et overblik over opkrævningerne der er betalte eller hvis man eksempelvis skal bogføre disse. Brug da filterknappen øverst i kladden. Kontantrabat Her vises beløbet for den opnåede kontantrabat. Bemærk at det kan være et total beløb, i forbindelse med samle opkrævninger. Betalingsformskode Feltet viser, hvilken opkrævningsmetode der er opkrævet med. Det er muligt at have flere betalingsformskoder i kladden når disse er bundet op på samme Collection kreditor nummer som det valgte opkrævningssystem. Opkrævningsmetode Feltet viser, hvilken opkrævningsmetode der vil blive brugt ved overførsel til opkrævningscentralen. Opkrævningsmetoden kommer fra debitorens Collection management aftale. Continia Software A/S 46/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opkrævningskladdens funktioner Dimensioner Her vises dimensionskoderne for den aktuelle linje i Opkrævningskladden. Adviseringslinjer Vinduet viser adviseringslinjerne, som de sendes til Opkrævningscentralen. Du kan til enhver tid ændre i adviseringen, og når ændringerne er foretaget, aktiveres Linjer -> Funktioner -> Genopbyg advisering for at genopbygge adviseringen. Fejllog Hvis der er fejl på en opkrævningslinje, får den status Fejl. Se Fejllog for beskrivelse af fejlen. Fejlloggen slettes i forbindelse med validering af opkrævningslinjen – forudsat at fejlene er udbedret. Post Vinduet viser opkrævningsposterne som linjen dækker over. Opkrævningsposterne indeholder tre felter ud over dem, som er vist på selve opkrævningskladdeformen. Det drejer sig om: Continia Software A/S 47/85 Continia Collection Management : Brugermanual Debitorgruppe Feltet viser hvilken debitorgruppe, som debitor er knyttet til. Kun relevant for opkrævninger foretaget gennem opkrævningscentral NETS Betalingsservice. Faktisk indbetalt beløb Feltet viser det af debitor faktisk indbetalte beløb. Feltet udfyldes via Indbet. Importkladden. Bruger id Feltet viser, hvilken bruger, der har foretaget den seneste handling, som har medført ændring af opkrævning. Opkr. Post Log Viser en log over den valgte opkrævningspost. Debitorposter Viser hvilke debitorposter der er omfattet af den pågældende opkrævningspost. Vedhæftede dokumenter Funktionen åbner mulighed for at vedhæfte og gennemse et pdf dokumenter til en post. Funktionen findes også under: Salg & Marketing -> Ordrebehandling -> Fakturaer, samt: Salg & Marketing -> Ordrebehandling -> Kreditnotaer, således vedhæftning af et pdf dokument ved faktura / kreditnota -oprettelse er muligt. Funktionen giver mulighed for at vedhæfte ét eller flere forskellige dokumenter til en enkelt opkrævning, eller samme dokument til flere opkrævninger. Dokumenter skal være af formatet: .PDF Feltet ”Beskrivelse” skal være udfyldt for de vedhæftede bilag Det er muligt at indtaste en beskrivelse for det dokument man ønsker at vedhæfte. Dette gøres i feltet ”beskrivelse”. I tilfælde der ikke indtastes noget i feltet beskrivelse vil CM automatisk udfylde feltet alt afhængig om det er et bilag som er vedhæftet automatisk, se 0, eller manuelt. Ved automatisk vedhæftning af bilag hvor ”Beskrivelse” efterlades blankt. ”Beskrivelse” bliver af CM udfyldt med: ”Årsopgørelse 2011” Continia Software A/S 48/85 Continia Collection Management : Brugermanual Såfremt bilaget hedder: Fakturanummer-Årsopgørelse 2011 Ved samle opkrævning vil det blive udfyldt med: ”Bilag til samleopkrævning” Ved manuel vedhæftning af bilag hvor ”Beskrivelse” efterlades blankt. ”Beskrivelse” bliver af CM udfyldt med: ”Bilag til Faktura 103052” / ”Bilag til samleopkrævning” -det er et krav fra Nets at feltet udfyldes, derfor denne funktion. Validér/Saml Funktionen validerer de linjer der ligger i opkrævningskladden. Den vil alt efter om der er fejl eller ej, sætte status til Fejl eller Valid. Ved fejl se denne i: Linje -> Fejllog Det er muligt at samle opkrævningskladdelinjer efter opkrævningsforslaget er oprettet. Dette gøres ved at ændre bogføringsdato på de linjer, der ønskes samlet, så datoerne falder indenfor det samleinterval, som er angivet i opkrævningskladdeopsætningen. Herefter aktiveres funktionen Validér/Saml. Godkend og udlæs Før en opkrævning kan sendes/udlæses, skal den være valid, hvorefter den skal godkendes. Først når du har godkendt posterne i kladden, kan du sende/udlæse dem. Opdater status Her indlæser du statusfiler fra opkrævningscentralen. Når statusfil er indlæst, opdateres Status feltet på opkrævningskladdelinjen. Hvis opkrævningscentralen har accepteret og godkendt de fremsendte oplysninger, ændres status fra Sendt til Ekspederes. Alternativt, angives status til Afvist. Hvis det sidste er tilfældet, er det muligt via linjens opkr.post log at se årsagen til afvisningen. Ved brug af opkrævningsmetode Leverandør Service er brug af statusfiler essentiel for opkrævningskladdens vs indbetaling import kladde. Se afs. 0 for yderligere info om dette Statusfilerne er ikke absolut nødvendige for andre opkrævningsmetoder, men er en god indikator for hvor langt en opkrævning er i opkrævningssystemet. Continia Software A/S 49/85 Continia Collection Management : Brugermanual Sæt status gensend Hvis en opkrævning f.eks. er meldt som fejl eller afvist hos opkrævningscentralen, er der meget muligt at brugeren vil gensende opkrævningen, når de nødvendige ændringer er foretaget. Sæt status Stop Bemærk at ikke alle opkrævninger kan stoppes. DBCS. Det muligt at stoppe opkrævningen ved at slette denne i Business online. Nets. Træk opkrævninger stoppes ved brug af funktionen. Print opkrævninger kan senest stoppes på samme dag som de er sendt. Kontakt Nets samme dag som afsendelse. Hvis du ønsker at stoppe en opkrævning som allerede er sendt, bruges funktionen. De der kan stoppes. De opkrævningslinjer der kan stoppes, vil status ændres til Stop. De skal herefter sendes til Nets / DBCS for at de stoppes. De der ikke kan stoppes. Ved opkrævninger der ikke kan stoppes, her vil status forblive uændret. Fejlloggen vil blive opdateret med beskrivelse og hjælp hvordan linjen evt. kan stoppes, (se ovenover Nets Print). Sæt status Slettes Denne funktion kan bruges til at rydde op i opkrævningskladden, såfremt en opkrævningspost er blevet lukket eksempelvis med en manuel oprettet indbetaling. Ved at bruge denne funktion er det efterfølgende muligt at slette posten i opkrævningskladden. Hvis opkrævningen bliver opkrævet på en debitors bankkonto vil den ikke blive stoppet med brug af denne funktion. Såfremt debitorposten stadig er åben, vil opkrævningen blive indlæst i opkrævningskladden igen næste gang der trykkes ”Lav forslag” Renummerér Når dele af en kladde er blevet bogført, skal kladden renummereres før nye poster kan bogføres. Denne funktion kaldes automatisk efter bogføring. Continia Software A/S 50/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis en linje har et forkert bilagsnr. vælges Renummerer for at få indsat det korrekte Bilagsnr. Denne funktion bruges også hvis man allerede har bogført dele af kladden, og skal bogføre nye indbetalinger. Genopbyg adviseringslinjer Funktionen genopbygger adviseringslinjerne for posterne i kladden. Hvis du f.eks. har ændret i opbygningen af adviseringsskabelonen, og vil opdatere posterne i kladden, kan du benytte denne funktion. Ret differencer Hvis der er difference mellem det opkrævede beløb, og det faktisk indbetalte beløb, skal denne funktion benyttes for at få bogført det faktisk indbetalte beløb. Forsøges bogføring før denne funktion er afviklet, og der er difference på en post i kladden, vil systemet advare om, at der er difference på en post i kladden. Det er muligt at bogføre opkrævningskladden uden at rette differencer, men det betyder, at opkrævningsposterne udlignes med debitorpostens beløb og ikke det faktisk indbetalte beløb. Håndteringen af et evt. overskydende beløb styres vha. Debitor -> Betaling -> Udligningsmetode. Dan modposter Det er muligt efter at have oprettet linjer i opkrævningskladden at ændre på opbygningen af modposter. Dan Modposter benyttes til at opdatere opkrævningskladden med de nye poster. Vedhæft dokument Hvis man benytter opkrævningsmetode Nets Betalingsservice og har tilkøbt denne service med Nets er det muligt at tilføje et eller flere PDF dokumenter til opkrævningslinjen. Ret Bogføringsdato Denne funktion har til formål at rette bogføringsdatoen samt bilagsdatoen på de bagved liggende debitor poster samt bogføringsdatoen på kladdelinjen, ud fra et ønsket filter. Det er kun muligt at ændre på linjer der har status ”Valid” eller ”Godkendt”. Hvis funktionen køres på linjen hvor status er ”Sendt”, ”Ekspederes” eller ”Bet. Modtaget”, vil ændringen fremgå af kladdelinjerne, men der vil ikke blive ændret på de bagved liggende debitorposter. Renummerér Denne funktion er til renummerere linjerne i opkrævningskladden. Slet linjer med lukkede poster Opkrævningskladden er baseret på åbne poster påført den betalingsformskode der er brugt for kladden. Funktionen ”Slet linjer med lukkede poster” fjerner de linjer i kladden som af en eller anden årsag er lukket udenom Collection Management. Dette kunne være ved en indbetaling gennem indbetalingskladden. Lav forslag Se 3.2.3. Lav opkrævningsforslag for beskrivelse. Opkrævningskladde opsætning Se 3.2.2 Opsætning af opkrævningskladde for beskrivelse. Statistik Vinduet Statistik viser statistik pr. Bankkonto, som optræder i opkrævningskladden. Continia Software A/S 51/85 Continia Collection Management : Brugermanual Statistikken viser saldo, bevægelse og saldo efter bogføring i valuta og Regnskabsvaluta. Opkrævningsstatistik Se 0 Opkrævningsstatistik for beskrivelse. Efterudlign (0-linie beløb) Såfremt ikke sendt fakturapost og kreditnota til samme debitor udligner hinanden vil disse kunne fjernes fra opkrævningskladden. Efterudlign (0-linie beløb) benyttes til at efterudligne og herefter rydde op i okrævningskladden Rykkere Hvis en opkrævning forfalder uden at være blevet betalt, kan man oprette en rykker og sende den med Continia Collection Management. Opkrævningskladde til rykkere Til at samle rykkerne til afsendelse, skal man have opsat en elektronisk kladde til at håndtere disse. I princippet kan man benytte samme opkrævningskladde, som opkrævningerne oprindelig er blevet sendt med, men det anbefales at en ny kladde oprettes, så rykkerne og opkrævninger holdes adskilt. Man laver en ny kladde ved at tilgå Økonomistyring -> Opsætning -> Generelt -> Kladdetyper. Her laves en kladde af typen ”Indbetalinger” og sætter en markering i ”Elektronisk”, ligesom ved oprettelsen af kladden, der benyttes til opkrævninger. Opsætning af Opkrævningskladde til rykkere Se Collection Management -> Opkrævningskladde -> Opkrævn.-> Opkrævningskladde opsætning ”Inkluder rykkere” vælges for at tilvælge bilag af denne type til kladden Nedenfor vises et eksempel på opsætning hvor der er lavet en kladde der kun indeholder rykkere. Dvs at kreditor kører med to eller flere kladder. Continia Software A/S 52/85 Continia Collection Management : Brugermanual Man vil herefter ved åbningen opkrævningskladden nu medtage rykkere ved kørsel af funktionen ”lav forslag”. Opkrævningsoplysninger på rykkerbilaget På rykkerbilaget er felterne Betalingsformskode, Opkrævningsmetode og Debitorgruppenr tilføjet. Afhængig af debitors betalingsformskode, udfyldes disse felter automatisk med oplysninger fra aftalen markeret som Standardaftale. Ved bogføring føres felterne med ned på debitorposten, som efterfølgende benyttes til oprettelse af linjer i rykkeropkrævningskladden. BEMÆRK: Rykkerkørsel er standart NAV funktionalitet, så håndteringen af indbetalt rykkergebyrer håndteres af NAV. Indbetalinger Når en opkrævning forfalder, og opkrævningscentralen trækker beløbet på debitors konto (eller debitor manuelt foretager indbetaling), returnerer opkrævningscentralen en indbetalingsfil. Denne fil indlæses i Collection Management. Importkladden Collection Management forsøger ved indlæsning automatisk at finde opkrævningsposter, som matcher indbetalingsposterne i filen og dermed udligne opkrævningerne uden, at brugeren skal gøre noget aktivt. Continia Software A/S 53/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis det ikke er muligt for CM at finde en matchende opkrævningspost til en indbetaling, oprettes en post i Importkladden. Posterne i Importkladden kræver aktiv behandling af brugeren, som kan udvælge den opkrævningspost, som skal udlignes med den aktuelle indbetalingspost, eller overføre indbetalingen til en indbetalingskladde. Importkladde opsætning Opdater status ved import Hvis feltet er markeret vil systemet automatisk finde opkrævningen i Opkrævningskladden og overføre status dertil. Derfor vil det kun være de uafklarede poster, som vil fremgå af importkladden. Det anbefales ikke i opstartsfasen med Collection Management at der er sat markering her da man kan miste gennemsigtighed ved import af betalinger. Opkrævningssystem Her angives den opkrævningscentral, som skal benyttes. Indbet. kladdetypenavn Her vælges hvilken indbetalingskladde, som skal benyttes til de indbetalinger, som bliver hentet. Indbet. kladdenavn Her vælges hvilken indbetalingskladde, som skal benyttes til de indbetalinger, der bliver hentet. Ret difference ved opdatering Hvis feltet er markeret, vil linjerne i opkrævningskladden automatisk blive opdateret med det modtagne beløb. Som udgangspunkt er feltet ikke markeret, og brugeren skal derfor gøre en aktiv indsats efter opdatering af opkrævningsposten med indbetalingsbeløbet, hvis der er difference mellem disse beløb. Continia Software A/S 54/85 Continia Collection Management : Brugermanual BetalingsID maske Feltet benyttes til at definere hvor i et BetalingsID fakturanummeret står. Dette er specielt egnet til visse Norske og Svenske opkrævningstyper hvor man selv kan definere hvor betalingsID er placeret. Hvis feltet er blank benyttes standard funktionalitet til at finde Fakturanummer i betalingsID. Importkladdens felter Er der poster i importkladden efter indlæsning af betalingsfilen, skal disse naturligvis behandles Status Feltet markerer hvilken status denne indbetaling vil opdatere til i opkrævningskladden Advis Feltet er markeret, hvis der findes adviseringslinjer fra indbetaler. Du kan se adviseringen ved at trykke Linje -> Advis. Dobbelt indbetaling Dette felt er markeret, hvis betalingsidentifikationen er benyttet tidligere. Markering angiver således, at posten er en dobbeltindbetaling af det opkrævede beløb. Posten bogføres ved at overfør den til en Indbetalingskladde. Valutakode fejl Dette felt markerer at der er fundet en opkrævningspost til denne betaling, men betalingen er foretaget i en anden valuta, i forhold til hvad den er opkrævet til. Eks. vil en opkrævning der er sendt i NOK men betalt i DKK blive fanget i denne kontrol. Der advares om man vil acceptere denne valutakodefejl før overførslen til opkrævningskladden. Bemærk: hvis feltet ”Valutakode fejl” er markeret vil beregningen i feltet Beløbsdifference ikke blive korrekt beregnet. De bliver tilskrevet kolonnen ”Gennemført” i opkrævningsstatistikken. Note: Hvis man arbejder med enkelte debitorer hvor der er angivet en valutakode på trods af at de benytter samme kode som regnskabsvaluta, vil denne kontrol også markere en valutakode fejl. Fjern i disse tilfælde markeringen og overfør betalingen til opkrævningskladden. Beløbsdifferencefeltet vil Continia Software A/S 55/85 Continia Collection Management : Brugermanual eventuelt, afhængig af valutakoder, være forkert beregnet i Importkladden så vil den korrekte difference stadig kunne ses i Opkrævningsstatistikken. Læs om dette i afs. 0 Bogføringsdato Den dato, hvor beløbet er bogført på virksomhedens konto. Valørdato Den dato hvorfra der påregnes renter på det modtagne beløb. Indbetalingsdato Dato for betaling. Denne dato er således ikke altid lig med Bogføringsdato. Eksempelvis kan indbetalingskortet være betalt fredag, men bogføringsdato er mandagen eller tirsdagen efter. Debitornr. Feltet angiver debitors nummer i modtagers system. Opkrævningspost løbenr. Feltet angiver den opkrævningspost, som betalingsposten skal udligne Debitorpost løbenr. Feltet angiver den debitorpost, som betalingsposten skal udligne. Posteringstekst Dette felt angiver den tekst, som fremgår af posten, når den er bogført. Indholdet af feltet er taget fra betalingsfilen. Bankkonto kode Feltet angiver, hvilken bankkonto der skal benyttes til bogføring af indbetalingen. Feltet udfyldes automatisk med kontonummer fra betalingsfilen – er feltet tomt, er kontonummer ikke sendt med i betalingsfilen. Valutakode Feltet angiver den valutakode, som Beløb er bogført i – på virksomhedens bankkonto. Continia Software A/S 56/85 Continia Collection Management : Brugermanual Beløb Feltet angiver det bogførte beløb, se valutakode for hvilken valuta beløbet er bogført i – på virksomhedens bankkonto. Beløbsdifference Feltet angiver størrelsen på differencen mellem det opkrævede og det reelt indbetalte beløb. Der er to måder feltet kan være udfyldt på: 1) Hvis systemet har fundet en opkrævning, som kan udlignes med indbetalingen, men hvor opkrævet beløb og indbetalt beløb ikke er ens, vil forskellen mellem disse beløb fremgå af feltet. 2) Hvis systemet ikke har været i stand til at finde en opkrævning, som kan udlignes med indbetalingen, vil indbetalingens fulde beløb fremgå af feltet – med modsat fortegn i forhold til Beløb. Oprindelig valutakode Valutakode, som Oprindeligt Beløb er modtaget i. Oprindeligt beløb Feltet indeholder beløbet i Oprindelig Valutakode FØR veksling til Valutakode. Gebyrvaluta Feltet angiver den valutakode, som Gebyrbeløb er registreret i, hvis der er sket en veksling af det indbetalte beløb. Gebyrbeløb Feltet angiver det opkrævede vekselgebyr, såfremt der er sket en veksling af det indbetalte beløb. Kortart Feltet angiver kortarten på indbetalingskort, såfremt indbetaling er foretaget ved indbetalingskort. Betaleridentifikation Hvis der er benyttet FI-indbetalingskort, fremgår betalingsid fra kortet i dette felt. Ved andre betalingsmetoder er feltet blankt. Kontonummer Continia Software A/S 57/85 Continia Collection Management : Brugermanual Feltet angiver det kontonr. som indbetalingen er indsat på – virksomhedens bankkonto. Opsamlingsid Feltet angiver dato og tid for dannelse af den indlæste fil. Testmarkering Feltet angiver om den importerede indbetaling er en test betaling til brug for test af program og kommunikation. Leveranceid Feltet indeholder opkrævningscentralens identifikation af posten. Kreditoridentifikation Hvis posteringen vedrører et indbetalingskort, er feltet udfyldt med kreditornummeret. Oplysningen kommer fra indbetalingsfilen fra opkrævningscentralen. Bankens reference Her angives opkrævningscentralens referencenr., såfremt det findes. Ved henvendelser til opkrævningscentralen om en specifik postering, er det en god ide at have Bankens Reference ved hånden for at lette sagsbehandlingen. Kurs Feltet indeholder den benyttede kurs i forbindelse med veksling af Oprindeligt Beløb til Beløb. Det er kursen for Valutakode overfor Oprindelig Valutakode. Kursen er modtaget i indbetalingsfil fra opkrævningscentralen. Indbetalers navn – adresse linie 1, 2, 3, 4 og 5 Felterne er udfyldt, hvis informationen findes i indbetalingsfilen, ellers er felterne blanke. Afsenderidentifikation Feltet kan være udfyldt ved visse posteringstyper, men er normalt blankt. Hvis feltet er udfyldt i indbetalingsfilen, vil det også være udfyldt her. Continia Software A/S 58/85 Continia Collection Management : Brugermanual Posteringstype Feltet angiver, hvilken type indbetaling er. Mulige værdier (Danske Bank Collection Service - CRECSF): OCR Payment Card Transfer Cheque Domestic Transfer Foreign Transfer Other Direct Debit Importkladdens funktioner Linje -> Advis Hvis der er medsendt adviseringslinjer i indbetalingsfilen, vises de via denne funktion. Det er ikke ved alle indbetalinger, at der medsendes adviseringslinjer. Debitor -> Kort Hvis Debitornr. er udfyldt, åbner denne funktion debitorkortet for den pågældende debitor. Funktion -> Importér indbetalingsfil Her indlæser du indbetalingsfiler fra opkrævningscentralen. Hvis importkladden er sat op til automatisk at opdatere status ved import, vil Collection Management forsøge at finde opkrævningsposter, som matcher indbetalingsposterne i filen og dermed udligne opkrævningerne uden, at brugeren skal gøre noget aktivt. Hvis en betaling indeholder Betalingsid fra en opkrævning, vil id’et blive brugt til at finde den tilsvarende debitorpost. Alle betalingsposter, som Collection Management kan finde en debitorpost til, overføres til Indbetalingskladden til bogføring. Hvis det ikke er muligt for Collection Management at finde en matchende opkrævningspost til en indbetaling, oprettes en post i Importkladden. Posterne i Importkladden kræver aktiv behandling af brugeren, som kan udvælge den opkrævningspost, som skal udlignes med den aktuelle indbetalingspost, eller overføre indbetalingen til en indbetalingskladde. Er importkladden ikke sat op til automatisk opdatering af status ved import, vil alle indbetalingsposteringer fremgå af importkladden og kræver manuelt behandling af bruger. Det anbefales at ”Opdater status ved import” ikke benyttes indtil kreditor er fortrolig med systemets automatik. Funktion -> Opdater status i opkrævningskladde Denne funktion opdaterer status på opkrævningsposten og udfylder feltet Faktisk Indbetalt Beløb på opkrævningen med værdien af Beløb fra importkladden. Hvis der er angivet tilstrækkelig oplysninger til, Continia Software A/S 59/85 Continia Collection Management : Brugermanual at systemet kan identificere den tilhørende opkrævning (Opkrævningspost løbenr.), vil det opdatere status på opkrævning og udfylde feltet Faktisk Indbetalt Beløb på den pågældende opkrævning med importkladdepostens beløb. Herefter forsvinder posten fra importkladden. Funktion -> Overfør til indbetalingskladde Hvis det ikke er muligt at finde en opkrævning at udligne en indbetaling med, eller der af en anden grund er et ønske om at behandle indbetalingsposten på anden vis, kan den overføres til en standard indbetalingskladde og behandles der i stedet. Markér den aktuelle post og aktivér denne funktion og CM overfører posten til indbetalingskladden. Funktion -> Find opkr. poster Denne funktion er som udgangspunkt kun relevant såfremt Opdater Status Ved Import ikke er aktiveret, og alle indbetalingsposter derfor vil fremgå af Importkladden. Efter indlæsning af indbetalingsfil kan funktionen kaldes, hvorefter CM forsøger at finde en matchende opkrævningspost, som indbetalingsposten kan udligne. Hvis en sådan post identificeres, udfyldes de relevant identifikationsfelter (Debitornummer, Opkrævningspost løbenr. etc.) på importkladdeposten. Funktionen er en del af den automatiske identificering og udligning af opkrævninger ifm. indlæsning af indbetalingsfilen. Hvis den automatiske opdatering af status er aktiv, vil funktionen derfor allerede være afviklet efter indlæsning af indbetalingsfil. Importkld. -> Find opkr. poster Se 4.1 Opsætning af Importkladde for beskrivelse. Importkladde, Noter. Hvis opkrævet total beløb og indbetalte beløb ikke stemmer. NETS LS. Det kan fra tid til anden ske at det indbetalte beløb ikke stemmer med det der er opkrævet. Man vil ved indbetaling import kladden få nedenstående advarsel. Hvis man får en sådan advarsel er det meget vigtigt at man opdaterer status på sendte opkrævninger i opkrævningskladden. Continia Software A/S 60/85 Continia Collection Management : Brugermanual Advarslen kommer når en eller flere opkrævninger ikke er betalt. Det kan være grundet aftale ophør eller betaling stoppet fra debitor side. Statistik og opkrævningsjournal Opkrævningsstatistik I Collection Management er der lavet en statistik form, der giver et komplet overblik, over hvor meget der er sendt, indbetalt, afvist osv.. Collection Management -> Opkrævningstatistik. I denne oversigt vises hvilke beløb der ligger i kladden, hvor meget der er sendt til opkrævningscentralen, og som endnu ikke er gennemført. Derudover vises opkrævninger der er kommet retur, enten som afviste, med difference, eller gennemførte. Det er også muligt at få statistikken vist i antal opkrævninger. Continia Software A/S 61/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opkrævningsjournaler I Opkrævningsjournaler kan du få en oversigt over alt hvad der er læst ind og ud af CM. Her logges alt aktivitet, aftaler, opkrævninger, statusfiler og indbetalinger, og du kan til enhver tid se hvad der er sendt hvornår. Hver gang du foretager en ind- eller udlæsning, bliver der dannet en linje i Opkrævningsjournalen, som angiver hvor mange aftaler, opkrævninger og indbetalinger der er foretaget. Du kan i hver kolonne slå op, og se de enkelte poster eller aftaler, og naturligvis se en evt. opkrævningspost log, hvis der skulle stå noget i denne, for de enkelte opkrævninger. Opkrævningsjournalen er også meget nyttig, når du læser statusfiler ind for aftaler. Du vil lige efter indlæsningen af en aftale statusfil, kunne se i Opkrævningsjournalen, hvor mange aftaler, og hvilke der er indlæst, og om nogle af dem evt. er blevet afvist, ændret eller lignende. Opkrævningsstatistik og historik på debitorniveau Det er også muligt at danne sig et overblik over opkrævningerne, der er sendt med Continia Collection Management. Ved at tilgå Collection Management menuen på debitorkortet er det muligt at se samme statistikker som allerede er beskrevet samt en Opkrævningshistorik og en Indbetalingskortoversigt. Opkrævningshistorikken giver mulighed for at se hvilke opkrævninger, der er sendt sorteret på dato Continia Software A/S 62/85 Continia Collection Management : Brugermanual Indbetalingskortoversigten viser indbetalingslinjen, som den er modtaget fra opkrævningscentralen. Opkrævningssystem metode oversigt Opkrævningscentralerne tilbyder en række opkrævningssystem metoder, som repræsenterer de måder, hvorpå kreditor kan foretage opkrævninger hos sine debitorer. Der gælder naturligvis forskellige regler for validering og indhold for de enkelte opkrævningssystem metoder. Disse regler kan ses i detaljer i Opkrævningssystem metode oversigten. Se Collection Management -> Opsætning -> Avanceret opsætning -> Opkrævningssystem metode. Opkrævningssystem metode opsætningen indlæsning via setup filen. For størstedelen af felterne gælder det, at de ikke bør tilpasses af brugeren – faktisk kan Collection Management i de fleste tilfælde benyttes uden overhovedet at foretage ændringer. I Opkrævningssystem metode oversigten kan man se alle de valideringsregler som gælder for de enkelte opkrævningsmetoder. Continia Software A/S 63/85 Continia Collection Management : Brugermanual Generelt fane Opkrævningssystem Feltet angiver hvilket opkrævningssystem opkrævningsmetoden er tilknyttet. Opkrævningsmetode Feltet angiver den numeriske betegnelse for opkrævningsmetoden, som den benyttes internt i CM. Opdatér felter som opkr. metode Feltet bruges i forbindelse med oprettelse af kopi af opkrævningsmetode. Når der oprettes en kopi af en opkrævningsmetode kan man her se hvilken opkrævningssystem metode der er kopieret fra. Dette vil sikre at kopien blive opdateret som originalen, hvis der indlæses en ny opsætningsfil. Beskrivelse Beskrivelse af opkrævningsmetoden. Aktiv Feltet bruges til henholdsvis aktivering og deaktivering af en opkrævningsmetode. Hvis en opkrævningsmetode er i brug, kan metoden ikke deaktiveres. Kan samles Hvis feltet er markeret, er det muligt at samle opkrævninger i opkrævningskladden med denne opkrævningsmetode. Se også afsnittet En opkrævning pr. dag. En opkrævning pr. dag Continia Software A/S 64/85 Continia Collection Management : Brugermanual Med markering i dette felt kan der kun sendes en opkrævning pr. dag. Det bevirker, at poster med samme opkrævningsdato altid bliver samlet. Prioritet Dette felt benyttes til at prioritere, hvilken aftale på debitor der skal sættes til Default aftale. Laveste tal har højeste prioritet. Prioriteten er lavet ud fra graden af automatisering, som opkrævningsmetoden indeholder, således at al opkrævning så vidt muligt kommer til at foregå elektronisk. Opkrævningssystem kode Feltet angiver opkrævningscentralens kode for opkrævningsmetoden. Opkrævningssystem kode (Basis) Hvis feltet er udfyldt, betyder det, at den aktuelle opkrævningsmetode er afhængig af, at der er oprettet en aftale for opkrævningsmetoden, som er angivet i dette felt. Stop Opkrævning Metode Hvis det er muligt at stoppe en opkrævning, angiver feltet hvilken opkrævningsmetode, der skal bruges til at stoppe opkrævningen. Omvendte opkrævningsmetode Feltet viser den omvendte opkrævningsmetode for den aktuelle opkrævningsmetode. Den omvendte metode, benyttes til tilbagebetaling. Dvs. Den opkrævningsmetode, der står i dette felt, vil blive benyttet til tilbagebetaling for de debitorer, der har den aktuelle opkrævningsmetode tilknyttet. Rykker opkrævningsmetode Feltet udfyldes med den opkrævningsmetode der ønskes anvendt ved Rykker kørsel, hvis det skal være en anden en standard opkrævningsmetoden. Haster opkrævningsmetode Feltet udfyldes med den opkrævningsmetode der er ønskes anvendt. Haster metoden bruges såfremt forfaldsdato ligger efter standart opkrævningsmetodens afleveringsfrist. Ved brug af denne metode anbefales det at have aktiveret: Find første valide forfaldsdato, se 0. Continia Software A/S 65/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis funktionen ikke er aktiveret, kan man risikere at Haster funktionen anvendes, hvor den ikke er tilsigtet, med unødig udgift pålagt kreditor. Funktionen forudsætter at der, under fakturering, bruges valide bankdage for forfaldsdato. Aftale krævet af bank Feltet angiver, om aftalen skal være godkendt af banken (dvs. aftalen kan ikke godkendes manuelt). Brugeren skal således afvente kvitteringsfil med bekræftelse på godkendelse fra opkrævningscentral. Aftale kan oprettes i bank Hvis feltet er markeret, er det muligt for brugeren at igangsætte aftaleoprettelsesprocessen. Aftalen er ikke oprettet, hvis den alene er afsendt til opkrævningscentralen, men bruger må stadig vente på endelig bekræftelse på oprettelse. Hvis ikke feltet er markeret, er det kun muligt at benytte den pågældende opkrævningsmetode, hvis den oprettes af debitor, og indlæses via aftalefil fra opkrævningscentralen, eller hvis opkrævningsmetoden ikke kræver aftale. Aftale kan slettes i bank Hvis feltet er markeret, er det muligt for brugeren at slette opkrævningsaftalen. Næste gang aftalefilen indlæses, vil opkrævningsaftalen ikke længere figurere på listen over registrerede aftaler, og vil således fremgå som en slettet aftale i aftale import kladden. Debitorgruppe krævet Feltet er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver, at debitor er tilknyttet en debitorgruppe. Eksternt bilagsnr. krævet Feltet er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver et eksternt bilagsnr. Kortart krævet Er feltet markeret, er kortart påkrævet for denne opkrævningsmetode. Aftale nr. krævet Continia Software A/S 66/85 Continia Collection Management : Brugermanual Hvis feltet er markeret, er aftalenr. krævet på aftalen, før den kan få status OK. Aftalenummeret kommer typisk fra opkrævningscentralen. Bank fane Opkrævningsbankkonto Her angives den bankkonto, som skal benyttes som modkonto ved den pågældende opkrævningsmetode. Denne registrering overstyrer den modkonto, som er sat under Betalingsformer. Hvis der derimod er sat en modkonto på Debitorgruppenr. er det den, der benyttes. Kred. Bankkonto (Opkr.) Dette felt angiver, hvordan dit kontonr. skal sammensættes, når der sendes opkrævningsmeddelelser til opkrævningscentralen. Bankreg. nr. maks længde Feltet angiver det maksimale antal felter registreringsnummeret banken kan have. Bankreg. nr./kontonr. maks. længde Dette felt angiver det maksimale antal felter der må benyttes hvis man angiver registreringsnummer og kontonummer sammen. Debitor fane Deb. Nr. min. Længde Det mindste antal tilladte tegn til Debitornr. Continia Software A/S 67/85 Continia Collection Management : Brugermanual Deb. Nr. maks. Længde Det maksimale tilladte antal tegn i Debitornr. SE/CVR-nr krævet (Opkr) Dette felt er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitorens SE/CVR-nr. i forbindelse med dannelse af opkrævning. SE/CVR-nr krævet (Opret Aftale) Dette felt angiver, hvornår SE/CVR-nr er krævet ved oprettelse af aftale. Debitor SE/CVR-nr. maks. Længde Dette felt angiver det maksimale antal tegn, som SE/CVR-nr. må fylde. EAN-nr. krævet Feltet er markeret, hvis EAN nr. er krævet på opkrævningsmetoden. Deb. bankkto. krævet (Opret aftale) Feltet er markeret, hvis en bankkonto er krævet i forbindelse med oprettelse af aftaler. Deb. Bankkto. Krævet (Opkr.) Feltet er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitorens bankkonto. Bankregistreringsnr. Maks. Længde Her angives hvor mange tegn, der er tilladt i feltet Bankregistreringsnr. Bankreg. Nr/Kontonr. maks. Længde Her angives hvor mange tegn de to felter Bankregistreringsnr. og Kontonr. tilsammen må fylde. Navn krævet (Debitor) Feltet er markeret, hvis debitors navn skal angives ved oprettelse af aftale. Adresse krævet (Debitor) Continia Software A/S 68/85 Continia Collection Management : Brugermanual Dette felt er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitors adresse ved oprettelse af aftale. Landekode krævet (Debitor) Dette felt er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitors landekode ved oprettelse af aftale. Postnr. krævet (Debitor) Dette felt er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitors postnr. ved oprettelse af aftale. By krævet (Debitor) Dette felt er markeret, hvis opkrævningsmetoden kræver debitors by ved oprettelse af aftale. Valider debitor postnummer Dette felt validerer debitor postnummer. Der valideres på postnummer for følgende lande: Sverige Findland Polen Storbritannien Adresse maks. længde Angiver maks. længde for adresse fastsat at opkrævningssystemmetodes format. Forkort adresse Dette felt er markeret, hvis der ønskes automatisk forkortning af adresse. Adressen forkortes til længden angivet i Adresse maks. længde. Hvis feltet ikke er sat vil man få valideringsfejl ved udlæsning af opkrævningskladden, hvis altså adresse feltet indeholder flere tegn end angivet i Adresse maks. længde. Beløb fane Valutakode Continia Software A/S 69/85 Continia Collection Management : Brugermanual Feltet indeholder den valutakode, som er krævet på opkrævningsmetoden. Hvis feltet er blankt, kan alle valutakoder benyttes. Maks. betalingsbeløb Her angives det maksimale tilladte beløb, som formatet tillader at debitor bliver krediteret. Maks. Beløb Det højeste beløb, der kan opkræves via denne opkrævningsmetode. Beløb skal være Fortegnet angiver om beløb i opkrævningskladden skal være + (positiv), - (negativ) eller valgfri (i så fald er feltet tomt). Beløbsgrænse krævet (Aftale) Feltet styrer om det på aftalekortet under fanen ”Autogiro” skal være krævet at felterne Beløbsgrænse og Maks. Beløb pr skal være udfyldt. Advisering fane Adviseringsdefinition Dette felt henviser til den adviseringsdefinition, som passer til opkrævningsmetoden. Adviseringsdefinitionen angiver, hvordan opkrævningen adviseres, f.eks. hvor mange tegn, der er plads til pr. linje. Maks. linie længde Det maksimale antal tegn pr. linje i adviseringen. Maks. antal adviseringslinier Det maksimale antal adviseringslinjer, der kan sendes. Hvis der angives mere advisering end det tilladte, vil opkrævningen fejle. Continia Software A/S 70/85 Continia Collection Management : Brugermanual Struktureret Dette felt er markeret, når brugeren ikke selv har ret til at bestemme adviseringen. Struktureret advisering er en særlig måde at advisere på. Adviseringslinier krævet Feltet viser, om det er krævet, at adviseringen er udfyldt. Fakturatekst Her kan angives en fakturatekst, som ønskes udskrevet sammen med fakturaen. Teksten indsættes i fakturahovedet. Feltet vil typisk blive brugt ved Direct Debit opkrævninger, da fakturaen i disse tilfælde udskrives og sendes særskilt fra opkrævningen. Eksempelvis kunne teksten til en faktura opkrævet via NETS Leverandørservice lyde: ”Beløbet opkræves automatisk via Leverandørservice”. Teksten er valgfri. Maks. antal vedh. dokumenter Det maksimale vedhæftede dokumenter pr antal tegn pr. leverance Er fastsat af Opkrævningsystemmetode formatet. Maks. vedh. dokument str Den maksimale størrelse et vedhæftet dokument må have. Er fastsat af Opkrævningsystemmetode formatet. Lovlige vedh. bilag typer Feltet angiver de typer af bilag der er lovligt at vedhæfte. Er fastsat af Opkrævningsystemmetode formatet. Continia Software A/S 71/85 Continia Collection Management : Brugermanual Betalingsid fane Opbygning og brug af Betalingsid Når man godkender og udlæser fra opkrævningskladden oprettes og tilknyttes et unikt Betalingsid til hver post. Betalingsid’et sendes med opkrævningen til opkrævningscentralen, som returnerer id’et sammen med betalingen i betalingsfilen. Betalingsid’et er opbygget således: Foranstillede nuller + Fakturanr. + Bilagstype + modulus kontrol ciffer Bilagstype har følgende værdi: 0 - Faktura 1 – Kontoudtog 2 – Rykker 3 – Rentenota 4 – Kreditnota 9 - Andre Det er den numeriske værdi af bilagstypen, der benyttes i Betalingsid’et. Således vil Betalingsid til en Faktura have 0 som næstsidste ciffer og en Kreditnota have 4, osv. Hvis man selv ønsker at udskrive og afsende fakturaen og kun benytte CM til opkrævningstrækket, skal man opbygge Betalingsid som beskrevet ovenfor. Det gør udligning af fakturaen nemmere, når man har samme Betalingsid på opkrævning og faktura. Felterne Betalingsid længde Feltet angiver den maksimale længde betalingsid feltet kan have Modulus checkciffer Feltet angiver om der er benyttet modulus kontrolciffer i Betalingsid’et Continia Software A/S 72/85 Continia Collection Management : Brugermanual AvtaleGiro Norge Fakturanr. Længde (Betalingsid) Dette felt angiver længden på fakturanummer feltet Debitornr. Længde (Betalingsid) Dette felt angiver den maksimale længde på debitornummer feltet Afsendelse fane Afleveringsfrist Seneste tidspunkt for opkrævning. Hvis tidspunkt overskrides lægges én dag til den aktuelle opkrævnings bogføringsdato. Fremdateringsformel Her angives hvor mange dage en opkrævning med den aktuelle opkrævningsmetode kan fremdateres. Opkrævningsformel første opkr. Bruges til at angive den tidligste mulige dato, som den første opkrævning ved SEPA kan opkræves. Opkrævningsformel første opkr. benyttes kun når feltet ”SEPASeqTp” på aftalen har status ”FRST” Opkrævningsformel Formel for tidligste dato for opkrævning. Kalenderdage Feltet vedrører afleveringsfrister. Ved udregning af afleveringsfristen på en opkrævning udregnes som standard i bankdage. Hvis dette felt er markeret, vil fristen blive udregnet i kalenderdage. Continia Software A/S 73/85 Continia Collection Management : Brugermanual Antal bankdage Feltet angiver, hvor mange bankdage før opkrævningsdatoen opkrævningen skal være opkrævningscentralen i hænde for at den kan gennemføres. Afleveringsfrister Beskrivelse af afleveringsfrist. Indbet. Import fane Sumpost tekst Feltet bruges til at identificere sumpostlinier i Danske Bank’s betalingsfil (CRECSF). Når Danske Bank sender Direct Debit betalinger, medsendes en linie med den samlede opkrævning. For at ignorere denne linie ifm. indlæsning, findes den ud fra den tekst, som fremgår af dette felt. Særlige opkrævnings system metoder noter. I dette afsnit vil der være beskrevet enkelte opkrævningssystem metoder som har en særlig funktion. Opkrævningssystem metode oversigt. Advisere uden at overføre penge. Metoder der bruges hvis kreditnota kun skal adviseres – men ikke tilbagebetales. 10800000 Send post kreditnota (ingen tilbagebetaling) 10800001 Send OIOXML kreditnota (ingen tilbagebetaling) Beskrivelse af opkrævningsmetode 1080000x. Continia Software A/S 74/85 Continia Collection Management : Brugermanual På den opkrævningssystem metode der benyttes til opkrævninger, feks ”Indbetalingskort Danmark”, indsættes Omvendt opkrævningssystem metode 10800000 ”Send Kreditnota (ingen tilbagebetaling)”. Ved bogføring af kreditnotaen skal den ”normale” opkrævningssystem metode benyttes. Feks ”Indbetalingskort Danmark”. Dette er nødvendigt for at kunne samle fakturaer og kredit notaer i opkrævningskladden. Ved Lav forslag i opkrævningsforslaget, vil den omvendte opkrævningssystem metode automatisk blive indsat. Opkrævningskladdelinjen sendes til DBCS, som udskriver og sender kredit notaen til kunden. Der foretages ingen tilbagebetaling. Når der modtages status Ekspederes, vil debitorposten blive markeret som adviseret og opkrævningskladdelinjen vil blive slettet (der har ikke fundet en udbetaling sted). Opkrævningskladdeposten vil blive nulstillet. Funktionen Dan Modposter vil automatisk køre igen. Der vil komme en meddelelse at der er slettet linker som kun er blevet adviseret. I statistikken vil man kunne se at en kreditnota er blevet sendt – med Kr. 0,- i beløb. Næste gang opkrævningskladde – Lav Forslag køres, vil kreditnota linjenigen være at se i kladden. Hvis den samles med en / andre linjer vil der blive adviseret normalt. Hvis den ikke kan samles med andre linjer, vil den ifølge debitorposten der allerede er adviseret, så vil opkrævningskladdelinjen inkl. opkrævningskladdeposter blive slettet automatisk – dette vil ske før brugeren igen vil modtage en gentagelse af adviseringen. Kopi af Opkr.system metode kortet. Det er muligt at lave sit eget opkrævningssystem metode. Det tilrådes at man kontakter Continia SW hvis dette ønskes idet Opkr.system metode kortet er opbygget om Nets / DBCS valideringsregler. Note til kopi af Opkr.system metode kortet. Ved kopi af opkrævningssystem metode kortet vil de tilrettede felter blive resat ved indlæsning af setup fil. Dette vil ske med mindre man omdøber feltet ”beskrivelse”. Continia Software A/S 75/85 Continia Collection Management : Brugermanual Appendix A: Krav/forudsætninger Inden du installerer Continia Collection Management, skal det sikres at de i dette afsnit angivne systemkrav er opfyldt. Krav til Dynamics NAV For at en given version af Continia Collection Management kan anvendes, skal en tilsvarende version af Dynamics NAV anvendes. Collection Management findes i dag til følgende Dynamics NAV versioner: Versioner Dynamics NAV 2013 RTM & Rollup versioner startende med R04 Dynamics NAV 2009 R2 Classic Client & RTC Dynamics NAV 2009 Classic Client SP1 Dynamics NAV 2009 Classic Client Dynamics NAV DK & W1 5.00.01 Dynamics NAV DK & W1 5.00 Dynamics NAV DK & W1 4.00.03 Dynamics NAV DK & W1 3.70.02 Dynamics NAV DK & W1 3.60 Dynamics NAV DK & W1 3.10.01 Dynamics NAV DK & W1 3.01.02 Licenskrav Dynamics NAV licensen skal være konfigureret med følgende standard granuler, for at kunne benytte Continia Collection Management. Bank Basis Finans Basis Salg Basis Salg Salgsfakturering (anbefales). Valuta (anbefales når Opkrævningssystemet skal være DBCS). Installation og brug af Collection Management kræver følgende granul: Continia Collection Management for Microsoft Dynamics NAV – Basis (Granule no. 6.052.640) Alt efter hvilken opkrævningscentral, man ønsker at anvende kræves også følgende granul: Continia Collection Management for Microsoft Dynamics NAV - DB CS (Granule no. 6.052.650) Continia Collection Management for Microsoft Dynamics NAV - NETS LS (Granule no. 6.052.660) Continia Collection Management for Microsoft Dynamics NAV - NETS BS (Granule no. 6.052.670) Continia Software A/S 76/85 Continia Collection Management : Brugermanual Forudsætninger Det forudsættes at der er oprettet aftale med en opkrævningscentral, Danske Bank, NETS eller andre understøttede opkrævningscentraler. At der er adgang til kommunikation med opkrævningscentralerne via deres system, herunder mailbox system, eller internetkommunikation med chip kort. Det tilstræbes at Continia Collection Management understøtter de seneste version af opkrævningscentralernes kommunikationssoftware og formater, og de seneste udgaver af Dynamics NAV. Appendix B: Indlæsning af objekter Indlæsning af objekter i en eksisterende Dynamics NAV Objekterne til Continia Collection Management, består af såvel modificerede Dynamics NAV standardobjekter, som nye Collection Management objekter. Hvis der er foretaget ændringer/tilretninger i Dynamics NAV objekterne i databasen, skal man være opmærksom på, at disse ændringer kan blive overskrevet ved installationen af Continia Collection Management. Objekterne indlæses, læg mærke til at vi her tager udgangspunkt i en database UDEN tilretninger i standardobjekterne. 1. Tryk på Funktioner, Object Designer. 2. Tryk på Filer, Import. 3. Find den objektfil der passer til netop din version af Navision. (Det er samme version som dine eksisterende objekter i databasen. 4. Tryk på Åbn. 5. Du vil nu vindue vil nu blive vist at der er konflikter med de eksisterende objekter. Du skal nu se listen igennem, og sørge for at tilrette de objekter med konflikter, så i beholder de allerede eksisterende tilretninger i måtte have i databasen. 6. Når objekterne er indlæst vil du se følgende vindue: Continia Software A/S 77/85 Continia Collection Management : Brugermanual Da der er forskel på de forskellige versioner, kan antal objekter varierer mellem de forskellige versioner. Appendix C: Hjælpefiler Installation af hjælpefiler Hjælpefilerne installeres på følgende måde. 1. Find filerne addin_a.hh og addin_a.chm. Filerne kan hentes fra Continia PartnerZone eller fra Continia Collection Management produkt CD. 2. Kopier filerne til folderen med det respektive sprog under din Dynamics NAV Installation. Det kan som her være under .. C:\Microsoft Dynamics Navision\DK 6.00.01\DAN 3. Genstart Navision 4. Hjælpen til Continia Collection Management er nu klar til brug. Appendiks D: Troubleshooting Dobbelt indbetaling Hvis en betaling er indbetalt to gange, og bliver indlæst i samme fil, er der taget højde for dette. CM overfører kun 1 betaling til Opkrævningskladden, og sætter status til Betaling modtaget. Når en opkrævning har status Betaling modtaget, vil indbetaling nr. 2 blive i importkladden, og kan derefter overføres via funktionen Dan Betalinger til den indbetalingskladde du har angivet i opsætningen af importkladden, og herefter behandles manuelt. Indbetaling med difference Indbetaling med Difference. Hvis en debitor har indbetalt mere eller mindre på en opkrævning, vil der være en difference, på den post du har opkrævet. Når du indlæser indbetalingen, bliver den placeret i Importkladden. Importkladden kan opsættes til at differencer skal opdateres automatisk i opkrævningskladden, når du kører funktionen Opdater status i importkladden. Derefter overføres linjen til Opkrævningskladden, hvor linjen får status Betaling modtaget, og beløbet opdateres med det indbetalte. Hvis du ikke har valgt at opdatere differencer automatisk fra importkladden, vil du nu se i feltet Difference, at der findes en Continia Software A/S 78/85 Continia Collection Management : Brugermanual difference på linjen. Med funktionen Ret differencer, retter du beløbet på linjen, så det faktisk indbetalte beløb bliver indsat i feltet Beløb. Derefter kan du bogføre linjen, og der vil være en åben post på debitoren med difference beløbet. Hvis der findes differencer i Opkrævningskladden, vil du få dette at vide før du bogfører. Kør funktionen Ret differencer før du bogfører posterne. På denne måde kommer du ikke til at bogføre det forkerte beløb. Valutakodefejl ved DKK valuta Valutakodefejl ved DKK valuta. Hvis man oplever at få valutakodefejl ved import af indbetalinger til indbetaling import kladden kan det evt skyldes af debitor er sat op med DKK i valutakode, samtidig med at regnskabet kører med blank valutakode. Til anbefales at man har samme valutakode på debitorer som i regnskabet. Bogføring af enkelte linjer i opkrævningskladden Hvis du ønsker at bogføre enkelte linjer i kladden, har du brug for at benytte det korrekte bilagsnr. Dette gøres ved at afgrænse til de poster du ønsker at bogføre i opkrævningskladden. Derefter køres funktionen Renummerer, som retter bilagsnummeret til den næste i nummerserien, og herefter kan du bogføre. De resterende kladdelinjer skal efterfølgende også renummereres inden næste bogføring. Hvis ikke du benytter nummerserier, er denne procedure normalt ikke nødvendigt. Afviste poster Hvis en opkrævning bliver afvist, skal du kontrollere opkrævningspost loggen, for beskrivelse af fejlen. Du kan derefter rette fejlen og gensende opkrævningen, eller slette opkrævningen i Opkrævningskladden, og behandle debitorposten manuelt. Poster der ikke findes Når du importerer indbetalinger til importkladden, og du ikke kan finde en matchende opkrævningspost, kan du vælge at behandle opkrævningen manuelt. De poster som ikke er matchet op mod en post, kan via funktionen Dan Betalinger, blive overført til en standard NAV indbetalingskladde, hvorefter du kan behandle indbetalingen manuelt. Bogføring af ikke opkrævede poster Hvis du har valgt at bogføre opkrævningerne i opkrævningskladden, før du har indlæst indbetalingerne, vil CM stadig finde opkrævningsposterne som hører til opkrævningen, og lukke disse. Funktionaliteten er nøjagtig den samme som ved en normal indbetaling. Importkladden forsøger at finde de matchende poster, og derefter kører du funktionen Opdater status, hvis ikke den er opsat til at gøre det automatisk. Continia Software A/S 79/85 Continia Collection Management : Brugermanual Eventuelle resterende linjer, kan forsøges at identificeres manuelt, eller overføres til en indbetalingskladde, hvor de kan bogføres manuelt. Appendiks E: Danske Bank Collection Service Har du valgt at benytte Danske Bank Collection Service sammen med CM, har du to muligheder for kommunikation med opkrævningscentalen. I begge tilfælde er det vigtigt, at du har bestilt filleverancer via Business Online. Du kan benytte filoverførsel, hvor du bestiller en fil i din Business Online løsning, som du gemmer på din computer, hvorefter du indlæser filen i CM. Du kan også benytte Danske Bank API. Danske Bank har udviklet et program - et API (Application Programming Interface) - som gør det muligt for økonomi-systemer at kommunikere direkte med banken. Målet er at gøre det enklere at kommunikere med Danske Bank. Med andre ord at give brugeren af økonomisystemet en opfattelse af, at kommunikation med banken er en integreret del af økonomisystemet. Når API’et er installeret, er det muligt automatisk at overføre betalinger, indlæse kontoudtog, indbetalinger osv. uden at skulle omkring bankens onlinesystem først. Dog kræver det at der er oprettet adgange til bankens onlinesystem, i dette tilfælde Danske Bank Business Online, og der er en nøgle til Business Online på netop den maskine der benyttes. Aftaleoprettelse og filbestilling Danske Bank Kundeservice kontaktes på telefon 70 114 115 for oprettelse af aftaler og filbestillinger. Det er også på dette nummer, at der ydes support på BusinessOnline. Der skal som minimum bestilles, statusfiler, indbetalingsfiler samt en daglig debitoroversigt. Installation af Danske Bank API Først og fremmest skal API’et installeres. Du kan finde installationspakken på http://www.danskebank.dk/api. Når du har hentet filen, kører du setup.exe, og følger instruktionerne i installationsvejledningen. Vær opmærksom på, at hvis du f.eks. kører Citrix, terminalserver el. lign. skal API’et installeres på samme maskine som Navision klienten er installeret. Når du har afsluttet installationen, er du klar til opsætningen i CM. Opsætning af CM til Danske Bank API Du sætter CM op til at køre med Danske Bank API under Opsætning -> Opkrævningssystem. På opkrævningssystem kortet markerer du feltet ’Direkte’. Desuden kan du indtaste brugernavn og password til banken i felterne ’Bruger ID’ og ’Bruger password’. Angiver du kun brugernavn, vil blive præsenteret for en login dialogboks, når du kommunikerer med banken. Har du angivet både brugernavn og adgangskode, vil systemet automatisk logge dig på bankens system. Continia Software A/S 80/85 Continia Collection Management Continia Software A/S : Brugermanual 81/85 Continia Collection Management : Brugermanual Appendiks F: NAV7 Fejl ved brug af DBCS API Der er set fejl ved brug af DBCS API. Fejlen er kun set på enkelte maskiner ud af mange. Man kommer ud over fejlen ved at klikke OK, og så køre funktionen igen. Fejlen ligger i 3. parts SW. Teknisk set ligger fejlen i at API’et ikke får clearet en memory location, når funktionen har kørt. Ved næste kald af funktionen bliver den memory location exceded. Observeret fejl 1 Observeret fejl 2 Appendiks F: Kreditnotaer Kreditnotaer Fra Collection Management version 1.08 er det blevet muligt at sende kreditnotaer via NETS BetalingsService (Total). Før denne version var det muligt at inkludere en kreditnota i en opkrævning så længe slutbeløbet ville resultere i et beløb til opkrævning. Betingelsen for at kunne lave en tilbagebetaling er at NETS har en konto at sætte pengene ind på. Hvis en debitor har et kontonummer hos NETS er det angivet i Collection Management ved at et Aftalenummer er udfyldt på Aftalekortet. Hvis man i opsætningen af Collection Management har konfigureret systemet til at validere et salgsdokument eller kreditnota før bogføring vil dette blive kontrolleret. Continia Software A/S 82/85 Continia Collection Management : Brugermanual Skulle man have brug for at bogføre kreditnotaer, på debitorer som har opkræves via Collection Management er det nødvendigt at fjerne denne kontrol før bogføring (hvis aftalenummeret ikke er udfyldt). Ny begrænsning af maksimalt beløb der kan tilbagebetales via BetalingsService I maj 2014 indfører NETS en restriktion på hvor meget man maksimalt til udbetale per debitor per dag. Dette beløb er fastsat til 20.000 kroner og det bliver fra Collection Management version 1.17 automatisk kontrolleret inden bogføring af kreditnotaen. Opsætning af CM til NETS Leverandørservice Du sætter CM op til at køre med NETS Leverandørservice under Opsætning -> Opkrævningssystem. På opkrævningssystemkortet markerer du feltet ’Direkte’. Desuden skal du indtaste navnet på din postkasse hos NETS i feltet ’Bruger ID’. ’Bruger password’ skal indeholde den passphrase du brugte til at oprette din krypteringsnøgle med. I fanebladet ’Direkte Kommunikation’ indtastes oplysningerne der skal bruges af CLC programmet til at oprette en FTP forbindelse til din postkasse. Der er ikke nogle krav om hvor log filer og nøgler skal ligge, men det er vigtigt at stierne her passer. Det anbefales at du først forsøger manuelt at lave forbindelse til postkassen hos NETS (se manualen til installation af FTP klient). Hermed henter CLC oplysninger om FTP Continia Software A/S 83/85 Continia Collection Management : Brugermanual serveren der også bruges af CM under logon. Undlad at bruge ÆØÅ i mapperne der henvises til i dette faneblad. BEMÆRK: Hvis Collection Management skal bruges af flere brugere er det nødvendigt at mapperne til log, temporære, indbakke, udbakke og arkiv filer er placeret på et fælles tilgængeligt netværksdrev. Ved difference mellem forventet og faktisk opkrævet beløb i LS Indbetalingsfilerne fra NETS skal tolkes anderledes når der opkræves via Leverandørservice end de øvrige opkrævningssystemer. I Leverandørservice bruges de enkelte betalingsposter ikke selvom de kan være angivet i filen der modtages fra NETS. Ved LS bruges sum posten. Collection Management vil ved import af betalingsfilen kontrollere om betalingerne på den givne dato beløbsmæssigt stemmer overens med opkrævningsposterne der var til forfald på samme dato. Hvis beløbene ikke stemmer, vil der komme en advarsel om at beløbene ikke stemmer overens. Hvis der er uoverensstemmelse, skyldes det typisk at debitor har afvist en betaling. For at opkrævet sum og indbetalt sum kommer til at passe skal der indlæses statusfiler. Disse statusfiler indeholder data på de enkelte opkrævne linjer. Sørg derfor altid for at indlæse statusfiler, FØR indbetalingsfilen indlæses. Hvis man ikke følger dette og svarer JA til differenceadvarslen, vil systemet markere alle opkrævningsposterne til status Opkrævet, og de vil fejlagtigt kunne bogføres som betalte. Continia Software A/S 84/85 Continia Collection Management : Brugermanual Opsætning af CM til NETS Betalingsservice Du sætter CM op til at køre med NETS Betalingsservice under Opsætning -> Opkrævningssystem. På opkrævningssystemkortet markerer du feltet ’Direkte’. Desuden skal du indtaste navnet på din postkasse hos NETS i feltet ’Bruger ID’. ’Bruger password’ skal indeholde den passphrase du brugte til at oprette din nøglefil med. Desuden sættes feltet ’System Id’ til at angive overfor NETS hvilken type betaling der kommer fra dette system. Feltet indeholder en kode for leverancespecifikation, som identificerer hvilket system i NETS de tilsendte data vedrører. Ved levering via datatransmission vil det være identisk med de oplysninger, der sendes i netrecorden. Delsystem benævnelse aftales i forbindelse med oprettelse af dataleverandøraftale der er normalt BS1. I fanebladet ’Direkte Kommunikation’ indtastes oplysningerne der skal bruges af CLC programmet til at oprette en FTP forbindelse til din postkasse. Der er ikke nogle krav om hvor log filer og nøgler skal ligge, men det er vigtigt at stierne her passer. Det anbefales at du først forsøger manuelt at lave forbindelse til postkassen hos NETS (se manualen til installation af FTP klient). Hermed henter CLC oplysninger om FTP serveren der også bruges af CM under logon. Undlad at bruge ÆØÅ i mapperne der henvises til i dette faneblad. BEMÆRK: Hvis Collection Management skal bruges af flere brugere er det nødvendigt at mapperne til log, temporære, indbakke, udbakke og arkiv filer er placeret på et fælles tilgængeligt netværksdrev. Continia Software A/S 85/85
© Copyright 2024