Peter Thornberg, Direktør
Dansk Transportoptimering A/S
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
Indkøbsprocessen - gode råd ud fra
markedssituationen netop nu
9Mindre konsulentvirksomhed med 5 medarbejdere, etableret i 1997
9Arbejder udelukkende for transportkøbende virksomheder
9Bredt netværk i Danmark, Europa og Globalt
9Ser transport som en del af den samlede værdikæde i virksomhederne
9Samlet transportindkøb på over DKK 4 mia., med samlede
effektiviseringer på DKK 800 millioner
”Dansk Transportoptimering A/S har et mål om at være en lille, men meget
velkvalificeret virksomhed, som gennem enkle metoder og aktiv deltagelse gennem hele
projektforløbet skaber målbare resultater og reel værdi for vore kunder.”
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
Dansk Transportoptimering A/S
1. Hvordan løses transportindkøb traditionelt?
2. Markedssituationen - kort
3. Hvilke indkøbsparametre giver bedst udbytte lige nu?
a.
Landevejstransport
b.
Søtransport
c.
Luftfragt
d.
Kurer
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
Agenda
Aftalegrundlag
Idag benyttes forskellige aftaleformer:
9 Uskrevne mundtlige aftaler
9 Dag til dag aftaler
9 Tilbudsbaserede aftaler
9 Rammeaftaler
9 Kontrakter
10%
10%
70%
5%
5%
RAMMEAFTALE
Mellem
Y A/S & X A/S
Transportbranchens standardaftaler er svære
for transportkøbere at acceptere grundet disses
ensidighed - derfor er langt det overvejende
aftalegrundlag temmelig løst funderet.
International transport
i Europa
Transport/logistik
Det er altså nemt at skifte transportører!
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Udbudsfaser
Udbudsprocessen er typisk delt i tre:
1. Indsamling af viden / data
2. Udbudsfasen; herunder benchmarking og forhandling
3. Implementering
Det er grundlæggende meget vigtigt at have fundamentet i orden samt
fuld fokus på implementeringen – og derfor sætte fornøden tid af hertil.
Dataindsamling
Udbud
Implementering
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Indsamling af viden / data
Grunddata kan inddeles i to kategorier:
-Faktuelle sendingsdata (typisk baseret på statistikker fra transportører)
-Viden-data (typisk gennem interviews/workshops internt/eksternt)
Vigtigt at sendingsdata tilpasses transporttypers prissætning:
Pakketransport Pakkepris pr. kolli eller fordelt på vægt
Kurertransport Sendingsbaseret på vægt/volumen (dør/dør)
Luftfragt
Sendingsbaseret på vægt/volumen (lufthavn/lufthavn)
Oversø
Container (FCL) eller stykgods (LCL = Volumenbaseret)
Stykgods/Land Vægtbaseret efter fragtpligtig vægt (alternativt palle)
Hellæs/Land
Destinations-/afstands- eller zonebaseret
Løsvarer/Land Tonsrater på destinationsniveau
Specialtransport Time-/kilometersats
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Udbudsfasen - materialet
Selve udbudsmaterialet kan bestå af følgende:
-Udbudsbeskrivelse indeholdende facts, krav og transportstrategi
-Sendingsstatistik
-Dataopsætning
-Prissætningsskema/-fil
-Udkast til fremtidig aftale
-Firmamateriale
Udkast til overskrifter/opstilling fremgår af bilag
Husk altid at nulstille/ensrette eventuelle tillægsomkostninger; for
eksempelvis olie, tysk MAUT etc.
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Andreas Andresen
Anneberg
Danske Fragtmænd
DHL
DSV
DPD
Freja
Frode Laursen
Geodis
GLS
Hangartner
H. P. Therkelsen
Itella
Kim Johansen
Kjeld Jensen
Kühne & Nagel
Leman
LKW Walter
Norfolk Line
LS Intertank
Panalpina
PNL
Post Danmark
Rørby Johansen
Schenker
TNT
UPS
Transportørvalg
Pakkeoperatører
Kurertransport
Luftfragt
Oversø
Stykgods (land)
FTL (land)
Intermodal
Kølegods (land)
National (land)
Kranopgaver
Tankvogne
Specialtransp.
Løsvarer
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Udbudsfasen - benchmarking
Da det samme prisark udsendes til samtlige transportudbydere, vil format
og forudsætninger være ens for alle.
Alle omkostningsparametre skal dog vægtes, herunder eksempelvis:
- Aflæsning med kran
- Sideloader (ved container transport = Besima)
- Liftleverancer (kun eksport)
- Farligt gods tillæg
- Tillæg for fix-terminer
- Ventetidsberegning og afregning
- Weekend leverancer
- Dimensionstillæg (højde/længde/bredde)
Beskrivelse af løsningsforslag og besvarelse af transportkøbers krav
vægtes ligeledes (vil dog altid subjektivt), sammen med eventuelle bløde
punkter såsom kemi, netværk, IT, udviklingspotentiale etc.
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Udbudsfasen - forhandling
Forhandlingsprocessen skal håndteres indenfor den afsatte tidsramme af
hensyn til nuværende transportør, samt de transportudbydere, som ikke
inviteres til videre forhandlinger.
Der er et etisk regelsæt, som det er vigtigt at følge:
- Vær ærlig
- Giv konkrete tilbagemeldinger
- Lad være med at spille udbydere ud mod hinanden
- Undgå at trække forhandlinger ud (max 2 forhandlingsrunder)
- Giv transportører mulighed for bedst mulig forberedelse/-tid
- Vær beslutningsdygtig
- Sæt fornøden tid af til forhandlingerne
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Implementering
Fuld fokus i implementeringsfasen giver 100% kvalitet for kunderne derfor;
- Nedsæt implementeringsgruppe af interne og eksterne interessenter
- Tids- og aktivitetsplan for alle ændringer udarbejdes
- Udarbejd en fælles arbejdsmanual (SOP)
- Lav facts-sheets, som passer på delopgaver (markedsniveau, transporttype etc.)
- Beskriv regelsæt for reklamationshåndtering
- Kunder og leverandører informeres om ændringerne
- Inviter alle interessenter til fælles kick-of møde
- Etabler frekvente opfølgningsmøder
- Orienter løbende om forandringsprocessen
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
Opsummering
En god forberedelse og tilbundsgående dokumentation vil altid give de
bedste resultater, derfor:
- Etabler det bedst tænkelige datagrundlag
- Split omkostningerne mest muligt op
- Synliggør alle omkostningsparametre
- Definer alle variable parametre (eksempelvis olie)
- Synliggør alle kendte krav (hvad skal evt. inkluderes i pris)
- Specialopgaver som kun udføres sjældent skal ikke inkl.
- Fokuser på mængder
- Fokuser på prisenheden; timesats, kilosats, pallesats etc.
…… og vælg de rigtige transportører til opgaverne !
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
1. Traditionelt transportindkøb
2009, lige nu og det næste års tid
Parameter
Landtransport
Søtransport
Luftfragt
Kurer
2009
Panik
Overkapacitet
Høj prisfokus
15-30% redukt.
Balanceændr.
Overkapacitet
Ren BAF-trsp.
Op til 60% red.
Mindre mdg.
Halvtomme fly
Ensartet priss.
15-20% redukt.
Uændret vol.
Flere aktører
Ensartet priss.
0-5% redukt.
Lige nu
Uændret
Underkapacitet
Uændret
Uændret
2010
Uændret dog er
bunden nået
Overkapacitet =
prisfald
Uændret med
fortsat prisfald
Uændret med
ens prisniveau
Konsekvenser
Sammenlægn.
Konkurser
Øget konkurr.
Konkurser
Øget konkurr.
Færre afgange
Øget konkurr.
Flere aktører
Og hvad sker der så, når markedet vender ??
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
2. Markedssituationen
Generelt
Der er forskellige parametre, afhængigt af transportudførsel som det er
vigtigt at fokusere på in indkøbsprocessen, hvis man skal opnå bedst
tænkelige slutresultat.
Derfor er følgende essentielt:
- Branchekendskab
- Gennemskuelighedt
- Opsplitning af omkostningsparametre
- Forandringsvillighed
- Nutidig og fremtidig struktur
- Entydige reguleringsfaktorer
National
landevejstransport
International
landevejstransport
Søtransport
Luftfragt
Kurer
Nationale
postpakker
Internationale
postpakker
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Omkostningsparametre ifølge transportører
Transportbranchen fokuserer oftest anderledes end transportkøber –
primært driftsrelateret og ikke særlig kundespecifik.
Transportbranchens typiske forbedringsområder er derfor:
Bookingproces
IT
Elektronisk afregning
Ændre zonestruktur
Central/decentral styring
Forenkles ved benyttelse af WEB løsning
Til forbedring af bookingproces
Mindske papir-mængder/øge kontrol
Tilpasses til transportørens hub-struktur
Efter hvad der passer (transportøren) bedst
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Generelle indkøbsparametre
De mere generelle parametre til bedre aftaler på tværs af transportformer
er i dag som følger:
Afgangsdage
Afsendelsestid
Opsplitte linehaul og dist.
Breakpoint Ù løsninger
Entydig omregn. faktor
Balancefokus
Indføre fordelsberegning
Konsolideringsmuligheder
Destinations/zonepriser
Betalingsbetingelser
Bonus/Penalties
Markedssammensætninger
Interim aftaler
Fokus på alternative afgangsdage / reduktion heraf
Dag Ù aften (internt flow/køre-hviletidsbest.)
Optimere afgange og lave lokale aftaler
Pakke Ù kvartpalle Ù halvpalle Ù etc.
Altid 1.850 kg./lademeter
Hvordan fordeles markedsvolumener?
Breakpoints udligning
Afregnings- og afviklingsmæssigt
Hvad passer bedst på opgaven
Hvis cash-flow er vigtig
For at tilgodese mængde forøgelser/ramme dårlig kvalitet
Samle de rigtige transportører på primærmarkeder
Outsource den operationelle shippingfunktion
Generelt er det vigtigste parameter oftest at finde ”Core-BusinessTransportøren”
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
International Landtransport
Typiske indkøbsparametre til bedre aftaler er i dag som følger:
Neutralisering af olie
Entydig MAUT
Intermodale løsninger
Opsplitte linehaul og dist.
Containerløsninger
Entydig omregn. faktor
Brug landespec. zonestr.
Båd-løsninger
Indeks 100 med reguleringsfaktor
MAUT satser beregnes lineært ud fra max
Bil/bane løsninger Ù ren landevejstransport
Optimere afgange og lave lokale aftaler (hubstruktur)
Specielt UK, RUS, FIN, GRE, TR, ES, IT
Altid 1.850 kg./lademeter
Kilometerbaseret, postnummerbaseret, flad struktur
Specielt på Norge - medfører ekstra transittid
Aftaler indgås typisk over to år med fast prissætning
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
National Landtransport
Typiske indkøbsparametre til bedre aftaler på nationale transporter:
Neutralisering af olie
Nedbrydning af omk.
Distributionstid
Markedsrelateret omregn.
Palle priser
Pallebytte
Basisfragtberegning
Lukket Ù åbent system
Hubstruktur
Indeks 100 med reguleringsfaktor
Variable Ù kapacitetsomkostninger
Nat Ù dag
Varierer typisk fra 1.000 til 2.000 kilo/lademeter
Ofte et godt alternativ til vægtbaserede rater
Én til én pallebytte uden gebyr
Nedbryde omkostningerne
Hvad kan bedst betale sig ved større uniforme mænger?
Hvor indleveres godset optimalt?
Aftaler indgås typisk over to-fire år, typisk med fast prissætning ved to
år eller indbygget regulering ved mere end det
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Søtransport
Ved sø-transporter er der typisk følgende indkøbsparametre at skrue på:
Rederier Ù speditører
Lokalomkostninger
Anløbshavne
Losning i havne
Cross-docking
Benyttede rederier
Demurrage fee
Læsse/aflæssetid
Styring/kontrol af tillæg
Hvad giver den bedste aftale?
Nedbrydning og overtagelse af styring heraf
Hvilken udskibningshavn ligger virksomheden tættest på?
Kan man med fordel benytte andre havne på enkeltcont.?
Ved lokale ubalancer kan tømning af containere for
landtransport lokalt være omkostningsbesparende
Hvis varer er forudbestemt fra afsender
Der kan være store prisforskelle
Hvor mange dage fri - og til hvilke omkostning?
Hvor mange timer fri? - Alternativt stilles/byttes container
Hvad kan og hvad kan ikke reguleres?
Aftaler indgås typisk over et år med måneds- eller kvartalsvis
prisregulering (meget lav tillid mellem køber og sælger)
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Luftfragt
Udbudsprocessen er typisk delt i tre:
Sea/Air
Benyttede flyselskaber
Entydig omregn. faktor
Olie-/security regulering
Konsolideret/direkte
Lokal konsolidering
Alternativ løsning på sendinger fra Asien
Der kan være meget store prisforskelle
Altid 167 kg./kubikmeter
Foretages altid pr. samme dato pr. airline
Hvor vigtig er sendingen i forhold til omkostninger?
Ved mange indgående transporter sørges for samlede
transporter fra lufthavne
Bil Ù Fly i Europa
Hvad kan bedst betale sig (lavtgående fly)
Blockspace på udvalgte afg.Ved større kontinuerlige mængder
Større sendinger
Ingen faste aftaler – udbydes løbende for bedre rater
Aftaler indgås typisk over et år med kvartals- , halv eller helårlig
prisregulering
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Kurer
Prisparametrene er relativt begrænsede på kurertransporter hvilket
skyldes meget uniforme systemer/prissætninger.
Enkelte forhandlingsparametre er der dog:
Kurer Ù luftfragt
Paraply Ù flere aftaler
Omregningsfaktor
Money Back Guarantee
Produkttype
Dør/dør løsning (breakpoint ved 30-50 kilo)
Enkelte udbydere har specialiseret sig i at lave en 4PL
løsning på kurerområdet (core business løsninger)
Typisk 200 kilo/kubikmeter (tidligere 167 kg.)
For sendinger der ikke leveres som aftalt
Fokuser på det rigtige produkt af de mange tilbudte
services
Aftaler indgås typisk over et eller to år med faste priser
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
Opsummering - primær effekter
Parameter
Oliemodel
Definition af lokal vejskat
Ændrede afgangsdage
Linehaul/lokal Ù direkte d.
Fordelsberegning
Omregningsfaktor
Intermodale løsninger
Nedbryde omkostninger
Hubstruktur/anløbshavne
Benyttede underleveran.
Int. land
Nat. land
Oversø
Luft
Kurer
TRANSPORTSEMINAR
3. Indkøbsparametre
….men det kræver almindelig omtanke
DTO
Målbare resultater gennem enkle metoder
TRANSPORTSEMINAR
”In business, you don´t get what
you deserve, you get what you
negotiate”