Dagsorden og referat

VELKOMMEN
”Flere kedelige møder”
v/ Malene Stub Selmer, PrimusMotor
Proceskonsulent, fundraiser og innovationsbooster
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Sovende demokrati?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Lav om på jeres møder = en ny kultur og mere energi
Gode møder kan gøre en forskel for hele jeres fundament
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Hvorfor ikke også have guidelines for gode møder?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
”
At få et blik på metoder til at
involvere din bestyrelse, og
på hvorfor det er vigtigt
At få skabt en erfaringsbaseret
fælles forståelse af, hvad der
virker på møder
Og så selvfølgelig: At
opleve eksempler på,
nogle af de elementer, der
kan indgå i et møde
At få konkrete værktøjer
med dig hjem, som du får
mulighed for at afprøve til
dit næste møde
En sjov og lærende
stund i godt selskab
Mål for
workshoppen
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Goddaw…
Hvor kommer du fra?
Hvorfor har du valgt dette tema og hvad vil du
gerne have med dig herfra?
Hvad vil du selv bidrage med, for at det lykkes?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
6
Hvorfor?
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Vil man bruge sin tid (fritid) på kedelige møder?
Gøre bestyrelsesrollen attraktiv
Give fælles opbakning og forståelse
Få skabt et grundlag for at bruge bestyrelsens kompetencer
Få et mere kvalificeret grundlag at agere ud fra
Få energi og begejstring
Fokus på at styrke styrkerne, større engagement og et
positivt sprog
Kommunikationsideal: Fra information til dialog
Kommunikationstænkning: Fra overførsel af beskeder til
forstyrrelser
Andet??
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Mødefacilitatorens værktøjskasse
Hvornår?
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Ved
Ved
Ved
Ved
Ved
Ved
ordinære bestyrelsesmøder
forretningsudvikling
organisationsforandringer
idegenerering
projektgennemførsler
værdi-, politik- og strategiformulering
• 
Men ikke som erstatning for ledelse …
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Mødefacilitatorens værktøjskasse
Hvordan?
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Vær skarp på målene
Tag afsæt i det der virker
Anerkend alle perspektiver
Vær tydelig omkring, hvad der ønskes involvering i
Giv ikke for mange beskeder på én gang
Lav afveksling – hold tempo
Kombinér ledelse med involvering
Vær modig, smid din ”ekspertrolle” ind imellem – og prøv en
ny mødeform – start med små forandringer
Lav forskellige agendaer, så I ikke kører på autopilot
Følg op
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Mødefacilitatorens værktøjskasse
MØDEKILLERS
Dias med mange
ord og tal
Lav ”hand-out”
istedetfor
Ikke tid nok – så
mødet er ren
information
Sæt færre
punkter på
dagsorden
Samme dagsorden
altid – resultat er
forudsigeligt
Involvér i at få
lavet en
dagsorden
Det er altid de
samme, der taler –
og taler meget
Facilitér mødet – lav
en styret dialog
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Power Point
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Energi under mødet…
Highlights
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Energi under mødet
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Mødetyper
Mødetype
Tid
Formål og format
Nøgle til
succes
God morgenmøde
10 min.
Koordinering af opgaver og
aktiviteter
Sid ikke ned
Hold jer til emnet
Ugemøder
30-60 min.
Evaluere på forgående uge og
koordinere den kommende
Sæt ikke agendaen
før du har hørt hvad
folk siger
Månedsmøder
2-4 timer
Diskutere, analysere og
evaluere på tiltag
Afgræns til 1-2
temaer
Forbered jer
Off-site
1-2 dage
Opdatering af strategi, årsplan,
fælles værdigrundlag etc.
Brug andre lokaler
Fokuser på at
arbejde – det sociale
kan være om
aftenen
Giv plads til
diskussion
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Hvad er vigtigt på mødet?
Begynd godt
Hvad er meningen/formålet med mødet?
Hvad skal vi have ud af det?
Opvarmning: Inviter alle til at tale – forbered et spørgsmål – få
evt. forventningsafstemt
Fokusér og involvér
Tillad en debat: Notér hvordan folk reagerer, lad folk dele
deres viden og erfaringer – i forhold til formålet
Stil gode spørgsmål og introducér nye emner
Afslutning
Hvad er der ikke blev sagt, som der skal siges?
Check-ud: Hver person siger, hvad man tager med sig fra
mødet
Aftaler: Hvem er ansvarlig for hvad og hvornår?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Kommunikation er en svær ting….
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
16
Appreciative Inquiry
Cooperrider/Srivastva
Appreciative:
•  Fokuserer på og anerkender det der har
betydning og værdi for mennesker og
organisationer.
•  Fokuserer på og anerkender det der ønskes
udviklet.
Inquiry:
•  Undersøgelsesproces der har til hensigt at
skabe forståelse og udviklingsretning
gennem formulering af spørgsmål.
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
17
8 anerkendende grundantagelser i AI
1. 
Det vi fokuserer på bliver vores virkelighed.
2. 
I ethvert system, organisation eller gruppe er der noget der
fungerer.
3. 
Virkelighed bliver skabt i nuet af mennesker, og der er mange
virkeligheder.
4. 
I en proces, hvor der stilles spørgsmål til et system, organisation
eller gruppe vil der ske en påvirkning.
5. 
Mennesker har mere selvtillid når de udforsker fremtiden og hvis de
tager udgangspunkt i en virkelighed de kender og som fungerer.
6. 
Det som tages med fra fortiden bør være det bedste.
7. 
Det er vigtigt at anerkende forskellighed.
8. 
Sproget vi bruger skaber vores virkelighed.
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
18
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Referat af ordinært afdelingsmøde
8)  Eventuelt
En beboer spurgte ind til, hvorfor bestyrelsen ikke var
gået videre med opfordringen til etablering af en
hundegård. Hertil svarede bestyrelsen, at det ikke
havde været muligt at tage stilling til det oplæg, der
var kommet, da det ikke havde været konkret nok.
Derudover har afdelingen ingen midler til etablering af
en hundegård, hvorfor midler skal søges eksternt.
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Hvad tror I den beboer tænker?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Anerkendende ledelsesfærdigheder
- 4 grundlæggende AI-ledelsesfærdigheder
1. Udforske de
bedste
erfaringer
4. Mestring af
sproget
2. Opbygge og
udtrykke stærke
positive
forventninger
3. Bevidst
skabelse af
ønskede
fremtidsscenarier
Den forudsættende
potentialeorientering
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
21
Runde 1
Efter debatten udvalgte
hvert par det/de
statements de mente var
det vigtigste
statement, der var
kommet frem under
samtalen.
Følgende statements
blev valgt:
God
kommuni
-kation
Beboerne
skal
opleve
god
service
Rettidig
omhu
Der skal
være
frihed til
at vælge
Hvad drømmer I om,
at vi kan udvikle
vores service til i XX
Boligorganisation?
Foreningskultur
Kærlighed i
og stolthed
over XX
Græsrødder–
kollektiv
tanke
22
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Hvad med dem, der bare brokker sig?
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
23
Jeres egen drejebog – arbejde i grupper
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Hvilke konkrete handlinger kan I iværksætte for
at få bedre møder?
•  En god, gennemarbejdet dagsorden
•  En god mødeleder
•  En fast tidsplan, så mødet ikke skrider
På hvilke punkter skal jeres roller evt. ændres for
at skabe involvering?
•  Bevare fokus
•  Hold stram mødeledelse
•  Bordet rundt
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Hvordan kan du selv bidrage til bedre møder?
•  Dagsorden med bilag i god tid
•  Velforberedt
•  Afvikling af mødet, hold dig til dagsorden
Hvilke effekter kan involverende møder skabe?
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Åbenhed
Dialog
Nyskabende tænkning
Engagement
Respekt/tillid
RESULTATER
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Hvad er kendetegnende for gode møder?
•  Alle er mødt op forberedt
•  En god mødeleder
•  Støtte op om beslutningen
Har du været med til et godt møde – hvad gjorde,
at det var godt?
•  Kompetent dirigent
•  Deltagerne er velforberedte
•  Gode dialoger/gensidig respekt
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
INVOLVEMENT
ledelse, kommunikation og organisationsudvikling
Dit bestyrelsesmøde næste gang????
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Individuel refleksion
Opsamling, landing og det videre arbejde
1.  Er der nogen ideer, tanker eller perspektiver, som du gerne
vil tage med hjem fra i dag?
2.  Er der én ting, som du med fordel ku‘ forsøge at
inkorporere i dine fremtidige bestyrelsesmøder?
3.  Hvilken forskel ville det gøre, hvis du lykkedes med det?
(for dig selv, for andre, for boligorganisationen)
1. Skær igennem =
stop for gentagelser
2. (Samme)
3. Kortere møder
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
Hvis du vil vide mere …
Malene Stub Selmer
– proceskonsulent, fundraiser og innovationsbooster
INVOLVERENDE MØDER – strategi, udvikling og samarbejde
Rugaardsvej 5, 8680 Ry
Fastnet:
Mobil:
Mail:
+ 45 82 30 70 00
+ 45 40 75 13 74
[email protected]
Eks. på tidligere projekter:
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Foredragsholder bl.a. om innovation og kreativitet og bruger-/borgerdrevet innovation
Proceskonsulent og facilitator
Design af konferencer
Moderator og inspirator
Fundraising (2011: 20 mio.)
Brugerstudier (bl.a. til nye byggerier)
Og mange andre ting …
Tusind tak for nu!
© INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference