side nr. 160
Referat af bestyrelsesmøde den 29. januar 2015
____________________________________________________________________________________________________
Tilstede:
Bestyrelsen:
Chris Cully
Erling Sørensen
Lis Fræer Nielsen
Børge Skovsende
Morten Glud
Vicky E. Jensen
Frederik Vester
Administrationen:
Steffen Espersen
Lars Hamrum
Mødets dagsorden:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Protokol
Organisationssager
Administrationssager
Afdelingerne
Byggesager
Udvalg
Forskelligt
Næste møde
Til dagsordenen forelå sagsliste, hvortil der var følgende tilføjelser:
3.4 Tidsbegrænset ansættelse i Sabro.
3.5 Beboer-/ansøgerhenvendelse.
7.8 Studietur.
side nr. 161
side nr. 161
Ad 1 Protokol
1.
Protokol fra bestyrelsesmødet, den 18. december 2014 godkendtes.
Ad 2 Organisationssager
1.
2.
3.
4.
Postliste.
Toges til efterretning.
BL-informerer.
BL-informerer nr. 4814-5014, 0115-0415
Toges til efterretning.
LBF-info nr. 0656 - 0658.
Toges til efterretning.
Invitation 5. kreds. Evaluering af bestyrelsesarbejdet.
Der er modtaget invitation fra kredsen til fyraftensmøde tirsdag, den 17. februar 2015. Da
der er bestyrelsesmøde på plejehjemmet Kløvervangen samme dag, er bestyrelsen
desværre forhindret i at deltage i mødet i kredsen. Dette meddeles kredssekretær Niels
Sørensen.
Toges til efterretning.
Ad 3 Administrationssager
1.
2.
3.
Orientering omkring status på rammeaftale rådgivere 2015-2018.
Direktøren oplyste, at der efter foreløbig gennemgang af materialet nu er 10 firmaer i spil.
Det skal herefter afklares, hvilke 4 firmaer, der skal have opgaven.
Toges til efterretning.
Tilfredshedsundersøgelser.
Direktøren udleverede materiale: ”Trivsel administrativt personale 2015” og redegjorde for
de muligheder som administrationen mener der for fremtidig lignende
tilfredshedsundersøgelser ved hjælp af firmaet Enalyzer.
Bestyrelsen godkendte fremgangsmåden og at der fortsættes med en
trivselsundersøgelse af ejendomsfunktionærerne.
Status Rådgiveraftaler.
Direktøren fremlagde notat om rådgivningsaftaler hos AlmenBo Aarhus samt resultat af
samarbejdet for 2012 - 2014.
Bestyrelsen besluttede, at 3 af de nuværende rådgivere forbliver, samt at der indledes
samarbejde med en ny rådgiver mere.
side nr. 162
side nr.162
4.
5.
Tidsbegrænset ansættelse i Sabro.
Direktøren oplyste, at der var ansat en ejendomsfunktionær i en tidsbegrænset
ansættelse i Sabro samt en elev mere i organisationen.
Toges til efterretning.
Beboer-/ansøgerhenvendelse.
Administrationschefen redegjorde for henvendelse pr. mail fra en beboer/ansøger, som
ønskede at bibeholde et lejemål, hvilket administrationen havde afslået med henvisning til
gældende lovgivning og praksis, på området.
Bestyrelsen kunne ikke imødekomme beboer/ansøgerens ønske, da administrationen
havde behandlet sagen korrekt.
Ad 4 Afdelingerne
1.
2.
3.
4.
Afdeling 30, Rundhøj Allé – udmatrikulering.
Direktøren orienterede om sagen omkring udmatrikulering af 28. januar 2013.
Toges til efterretning.
Afdeling 16, Græsvangen – beboerskrivelse.
Direktøren orienterede om henvendelse fra beboer i afdelingen, som ikke var tilfreds med
den erstatningsbolig, som vedkommende var tildelt i genhusningsperioden.
Bestyrelsen tog direktørens redegørelse for sagsbehandlingen til efterretning og
godkendte, at administrationen havde behandlet sagen korrekt.
Afdeling 3, Paludan Müllers Vej – Samarbejde i Møllevangen.
Direktøren fremlagde aftale om fremtidigt samarbejde i Møllevangen.
Toges til efterretning.
Afdeling 49, Engskovvænget – Ekstraordinært afdelingsmøde.
Formanden oplyste, at han deltager i det kommende ekstraordinære afdelingsmøde i
afdelingen, hvor der skal vælges 2 nye medlemmer samt 2 suppleanter til
afdelingsbestyrelsen.
Toges til efterretning.
Ad 5 Bygge- og renoveringssager
1.
2.
3.
Orientering om ansøgning om tilskud fra egen trækningsret.
Ingen sager til behandling.
Orientering om ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden.
1. Bestyrelsen godkendte udligning af underfinansiering i afdeling 45, 46 og 51 ved hjælp
af tilskud fra enten dispositionsfond eller arbejdskapital.
Orientering om byggesager.
Afdeling 6, Silkeborgvej. Sagen pågår og er snart afsluttet.
Afdeling 7, Illerupvej. Sagen er lige opstartet.
Afdeling 16, Græsvangen. Trods store udfordringer kører sagen tilfredsstillende p.t.
side nr. 163
side nr. 163
Afdeling 52, Skødstrupbakken. Næstformanden oplyste, at den nuværende
grundejerforening er for stor og skal opsplittes i 4 mindre grundejerforeninger. Kommunen
har givet sit tilsagn hertil.
Toges til efterretning.
Ad 6 Udvalg
1.
2.
3.
4.
5.
Medieudvalget.
Børge Skovsende orienterede om møde afholdt i afdeling 15, Frydenlund med 2
udbydere: Waoo og Stofa.
Toges til efterretning.
Oplysnings- og kursusudvalget.
Formanden oplyste, at udvalget har afholdt møde d.d. og besluttet, at temadagen bliver
torsdag, den 9. april fra kl. 18.00 – 22.00
Der arbejdes videre med fastlæggelse af det endelige program.
Toges til efterretning.
Ferieboligudvalget.
Der er lige udsendt skrivelse med ansøgningsskema for sæson 2015 til beboerne.
Udvalget afholder snart opstartsmøde.
Fritidsudvalget.
Formanden orienterede om det kommende arrangement med besøg på Moesgård
Museum den 11. marts 2015.
Udvalget afholder møde den 4. februar 2015.
Toges til efterretning.
Informationsudvalget.
Formanden orienterede om kommende udsendelse af ”Information til beboerne”.
Toges til efterretning.
Ad 7 Forskelligt
1.
2.
3.
Formand Chris Cully 60 år..
Der afholdes reception den 3. marts kl. 14.00 – 17.00. Indkaldelsen udsendes pr. mail.
Toges til efterretning.
Aarhusbolig, bestyrelses- og repræsentantskabsmøde.
Formanden og næstformanden orienterede om afholdte møder.
Toges til efterretning.
Benchmarktal vedrørende aarhusianske boligorganisationer for 2013.
Direktøren orienterede om sagen.
Toges til efterretning.
side nr. 164
side nr. 164
4.
5.
6.
7.
8.
Boligsocial årsrapport 2013 fra Det Boligsociale Fællessekretariat.
Direktøren orienterede om sagen.
Toges til efterretning.
Deltagelse i AlmenBoligNet, netværksmøde ”Træfpunkt”.
Direktøren orienterede om sagen og opfordrede bestyrelsen til at deltage.
Toges til efterretning.
Videoovervågning.
Administrationschefen orienterede om erfaringer ved brugen af videoovervågning i
afdelingerne og muligheden for at bruge dette i husordenssager.
Toges til efterretning.
Bycykler.
Direktøren orienterede om henvendelse fra Aarhus Bycykler om muligheden for
annoncering på bycyklerne.
Bestyrelsen henviste sagen til Aarhus Bolig.
Studietur.
Det blev besluttet, at nedsætte et udvalg som skal arbejde med evt. studietur.
Ad 8 Næste møde
Næste møde afholdes:
torsdag, den 26. februar 2015 kl. 17.00.
Mødet hævet.
Lars Hamrum
sekretær
/
Chris Cully
formand
side nr. 165