1. No category

myBiss Business System
v2.xx
Brugervejledning
www.mybiss.dk | [email protected]
2
myBiss Business System
Indhold
> Introduktion til myBiss
4
Konfigurering af system ................................................................................................................................... 5
Hvordan oprettes brugere................................................................................................................................... 7
> Salg / Fakturering i myBiss
8
Hvordan oprettes varer/ydelser
................................................................................................................................... 9
Hvordan oprettes kunder
................................................................................................................................... 11
Hvordan oprettes en faktura
...................................................................................................................................
(salgsordre)
13
Hvordan oprettes en kreditnota
................................................................................................................................... 14
Hvordan oprettes rykkere
................................................................................................................................... 16
> Timeregistrering / Projekter i myBiss
18
Hvordan oprettes projekter
................................................................................................................................... 19
Hvordan oprettes ressourcer
................................................................................................................................... 21
Hvordan registreres timer
................................................................................................................................... 22
Hvordan faktureres timeregistreringer
................................................................................................................................... 24
> Eksportering af data i myBiss
28
Eksportering af kunder ................................................................................................................................... 29
Eksportering af varer/ydelser
................................................................................................................................... 30
Eksportering af leverandører
................................................................................................................................... 31
Eksportering af projekter
................................................................................................................................... 32
Eksportering af timeregistreringer
................................................................................................................................... 33
Eksportering af ressourcer
................................................................................................................................... 34
Eksportering af kontoplan
................................................................................................................................... 35
Eksportering af leads (kundeemner)
................................................................................................................................... 36
Eksportering af brugere ................................................................................................................................... 37
Eksportering af udgifter................................................................................................................................... 38
> Importering af data i myBiss
39
Importering af kunder ................................................................................................................................... 40
Importering af varer/ydelser
................................................................................................................................... 41
Importering af leverandører
................................................................................................................................... 42
Importering af projekter................................................................................................................................... 43
Importering af timeregistreringer
................................................................................................................................... 44
Importering af ressourcer
................................................................................................................................... 45
Importering af kontoplan
................................................................................................................................... 46
Importering af leads (kundeemner)
................................................................................................................................... 47
Importering af valuta
................................................................................................................................... 48
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Indhold
3
Importering af brugere ................................................................................................................................... 49
Importering af udgifter ................................................................................................................................... 50
> Oversigt i myBiss
51
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
3
4
1
myBiss Business System
Introduktion til myBiss
Velkommen til brugervejledningen for myBiss Business System.
myBiss er et forretningssystem, hvori man kan:
Nemt og hurtigt lave fakturaer.
Nemt og hurtigt lave kreditnotaer.
Nemt og hurtigt lave varer.
Nemt og hurtigt lave kunder.
Nemt og hurtigt lave statistikker.
Nemt og hurtigt registrere timer.
Nemt og hurtigt følge op på fakturaer og evt. udskrive rykkere.
Det er tilstræbt med myBiss at alle informationer og funktioner skal såvidt muligt placeres i
modulerne (aktiv vindue).
Alle informationer og funktioner samlet i et skærmbillede!
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Introduktion til myBiss
1.1
5
Konfigurering af system
Dette afsnit beskriver hvordan systemet konfigureres. Basale (vigtige) informationer hentes til
systemet herfra, derfor bedes man checke at informationerne her er gyldige. Systemmodul er placeret
under Funktioner / Systemoplysninger.
1. Her angives firma eller registreringsnavnet for myBiss. Kan være firmanavn eller Navn for person
der registrerer systemet.
2. Her angives diverse informationer såsom adresse, postnr, by, telefonnr, faxnr, land, email og
hjemmeside.
3. Her angives CVR (hvis findes).
4. Kreditornr (for girokort udstedelse fra systemet) angives hvis man vil bruge girokort som udskrift.
Både faktura og girokort kan vælges til udskrift.
5. PBS-nr og Deb.Gr.Nr (for tilmelding til PBS).
6. Bankinformationer (Bank 1 (default) og Bank 2) informationer såsom navn på bank institution,
regnr. og bankkontonr. Endvidere kan angives Swiftkode og IBAN nr (hvis findes).
7. Timeregnr og timeregtekst angiver standard nummer og tekst i faktura hvis der ikke er valgt disse
under Projekt eller Kunde. Hvis Kunde eller Projekt indeholder timeregnr og tekst, bruges disse
informationer (fra system) ikke i faktura. Rækkefølgen for indsættelse af timeregnr og timeregtekst
er følgende: Projekt, kunde og system. Hvis systemmodul værdierne for disse felter heller ikke er
udfyldt, så sættes timeregnr og timeregtekst på faktura til null (ingen værdi - skal udfyldes
manuelt).
8. Disse felter angiver næste ordrenr, næste indkøbsnr, næste fakturanr, næste udgiftsnr og næste
projektnr. Hvis nuværende værdier i systemet (faktura, indkøb osv) er mindre end disse bruges
værdierne fra system, ellers bruges de ikke. Eksempel: nuværende fakturanr = 1920, og næste
fakturanr = 1000 under system, så vil myBiss sætte fakturanr til 1921 næste gang der skal oprettes
en ny faktura.
9. Her angives system moms i procent, betalingsbetingelser (dage), angivelse om systemet bruges
som konsulentvirksomhed (ydelser i stedet for varer), og om ordrelinier i faktura skal vise
momsprocent, om lagerstyring er aktiveret. Endvidere angives det her (Lev. / Faktura:) om alle
varer/ydelser anses som leveret når man udskriver faktura for ordren. Moms fra vare angiver om
momsprocent fra selve vare/ydelse skal bruges i stedet for systemmoms. Standard valuta angives
6
myBiss Business System
ligeledes her.
10. Gem som PDF angiver om man skal have mulighed for at gemme udskrifter som PDF filer,
girokort som standard angiver om girokort skal udskrives ved masse fakturering (timereg alle
åbne). Vis antal, beløb, dato og totaler angiver om disse værdier skal vises under
timeregistreringsrapporten. Faktura antal timespec angiver om antal på faktura skal hentes fra
antal på timeregistrering eller sættes til default 1.
11. Oversigt/opstart angiver om oversigt modulet skal vises ved system login (efter login). Antal
udskr. kopi angiver antallet af kopier der skal udskrives af udskrifter (faktura, tilbud osv).
12. Her vælger man logo der skal bruges ved udskrifter. Filen som bruges er typisk jpg format og den
optimale størrelse for logo er 400x250 pixels.
Opsætning af bundtekster i udskrifter (system informationer 2).
Tekst der står nedenfor alle udskrifter sættes ind på side 2 af systeminformationer (opsætning af
bundtekster). Tekster for hver udskrift kan bestemmes til at være forskellig men evt. også enslydende
efter behov.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Introduktion til myBiss
1.2
7
Hvordan oprettes brugere
Dette afsnit beskriver hvordan man opretter nye brugere under myBiss. Brugere modulet er placeret
under Funktioner / Sikkerhedsinformationer / Bruger informationer.
En bruger i myBiss opfattes som den person som logger ind på systemet og indtaster/opretter
diverse (faktura, kunder osv) oplysninger og vedligeholder systemet.
Man opretter således en bruger ved at klikke på Ny bruger.
1. Bruger/Sælger ID angiver hvilken initialer (login) som brugeren skal benytte sig af. Der må ikke
være flere end 1 der bruger samme ID.
2. Oplysninger vedrørende brugeren indtastes her, såsom Navn, adresse, postnr, by, land, telefonnr
, mobilnr, faxnr, email.
3. Brugerens Stilling indtastes her.
4. Start dato og Slut dato angives her.
5. Brugerens CPR Nr angives her (ikke obligatorisk).
6. Her angiver man om brugeren er aktivt i systemet.
7. Hvis man vil angive en note om brugeren taster man det her.
8
2
myBiss Business System
Salg / Fakturering i myBiss
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Salg / Fakturering i myBiss
2.1
9
Hvordan oprettes varer/ydelser
Dette afsnit beskriver hvordan man opretter varer (ydelser) under Varer/Ydelser modulet.
For at oprette en ny vare eller ydelse, klikker man på "Ny vare" eller "Ny ydelse" (11). Om der står
varer eller ydelser afhænger af om man har valgt "Konsulentvirksomhed"
under "Funktioner / Systemoplysninger". Beskrivelse af felter:
1. Ydelse/Varenr: Her angives et unik (forekommer kun 1 gang) nummer eller en tekst der
identificerer varen/ydelsen. Dette står under Faktura som Nummer.
2. Tekst: Her angives en kort beskrivelse af hvad varen eller ydelsen. Denne tekst står under Faktura
som Tekst. Feltet beskrivelse er en detaljeret beskrivelse og optræder ikke i faktura (kun i
skærmbillede).
3. Pris u.moms: Her angives prisen uden moms.
4. Pris m.moms: Her angives prisen med moms. myBiss beregner selv den manglende pris hvis feltet
ikke er udfyldt.
5. Moms i pct: Man kan angive for varen/ydelsen en særskilt moms udover systemmomsen. Hvis
ikke dette er udfyldt gælder momsprocenten fra system modulet.
6. Her udfyldes om nødvendigt leverandør oplysninger såsom: Leverandør, leverandørens varenr/
ydelse, beskrivelse, indkøbspris for varen/ydelsen samt engrospris og fragt.
7. Her angives en gruppe, salgskontonr og indkøbskontonr.
8. Her angives om varen/ydelsen er på udsalg (detail/butik salg), udsalgsprisen (denne vælges
under faktura hvis vare/ydelsen er markeret som på udsalg). Ikke aktiv angiver at varen/ydelsen
ikke længere er aktiveret og vises ikke under vare/ydelseslisten (ved salg / fakturaoprettelsen).
9. Her angives diverse oplysninger såsom antal på lager, antal bestilt, antal på udstilling,
minimum antal og antal reserveret. Hvis Lagerstyring er aktiveret under Systemindstillinger
ændres disse værdier automatisk af systemet ved fakturering og indkøb.
10. Her indsætter man billede efter behov (kan være blank).
11. Ny vare/ydelse. For at oprette en ny vare eller en ny ydelse klikker man på denne knap.
12. Kopi knappen bruges til at oprette en præcis kopi af aktuel vare/ydelse (ny varenr/ydelse får en
ekstra * karakter som kan/skal ændres inden man gemmer).
10
myBiss Business System
13. Slet ydelse/vare knappen bruges til at slette varen eller ydelsen fra systemet. Bemærk at hvis der
er lavet ordre/faktura på denne vare/ydelse kan den ikke slettes (se brug af Ikke aktiv funktion (8)
for at deaktivere varer/ydelser der ikke skal vises ved valgt fra liste under Salg / Faktura.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Salg / Fakturering i myBiss
2.2
11
Hvordan oprettes kunder
Dette afsnit beskriver hvordan man opretter kunder i systemet.
1. Kundenr skal udfyldes og kan bestemmes af brugeren til enten at være kundens telefonnummer,
CVR nummer og ellers numeriske værdier (tal).
2. Kundens oplysninger såsom navn, adresse, postnr, by telefon, fax og mobilnummer indtastes i
disse felter.
3. Kundens email, stilling og kontaktperson indtastes her. Bemærk at email bruges til afsendelse af
mail af efaktura, ekreditnota m.m. Kontaktperson udskrives som Att: i udskrifter.
4. Her bestemmes kundens type som detail-engros osv. Bruges pt. ikke af systemet. Kontant kunde
angiver om denne kunde er en kontantkunde.
5. Timereg nr og timereg tekst bruges i forbindelse med kunde fakturering af timer (ikke projekt
men kunde fakturering) og sættes ind i faktura under nummer og tekst. Rækkefølgen er projekt,
kunde og system.
6. Kunde specifik note (information) kan indtastes her. Denne note er ikke tilgængelig på udskrifter.
7. Kunde specifik ekstra felter indtastes her. Kontonr sættes som default til kundenr, men kan
ændres. Kreditmaks er kundens kreditmaks (beløb kunden kan købe på afbetaling). Kunde saldo
er kundens saldo. EU kunde feltet angiver om kunden kan købe varer/ydelser uden moms
(faktura uden moms). Hvis Engros kunde vælges, bliver engros priser valgt ved salg (faktura) og
ikke almindelige salgspriser for varer/ydelser. CVR, EAN nr og bankkontonr for kunden
udfyldes ligeledes i disse felter.
8. Antal faktura og faktureret beløb angiver ved klik på "Opdater info!" information om antal
fakturarer der er oprettet til kunden, samt beløbet der er blevet faktureret.
9. Ved klik på denne knap "Vis alle ordre.. for kunden" vises en udskrift med kontoudtog for denne
kunde, med alle ordre informationer.
10. Ved klik på denne knap "Arbejdstimer for denne... " vises et nyt vindue hvor alle timer registreret
for denne kunde vises.
11. Ved klik på denne knap "Fakturer Kunde for alle.." oprettes en ny faktura med alle timer (uanset
projekttimer) der er registreret som åben/ufaktureret for denne kunde.
12. CPR-nr bruges kun i forbindelse med oprettelse af købekontrakter og skal udfydes hvis der
12
myBiss Business System
oprettes en købekontrakt for kunden.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Salg / Fakturering i myBiss
2.3
13
Hvordan oprettes en faktura (salgsordre)
Dette afsnit beskriver hvordan opretter en salgsordre (faktura).
Man opretter en ny faktura ved at klikke på knappen "Ny Faktura" - Nr 7 billede illustreret. Efter at
man har klikket på ny faktura:
1. Her angives kunde oplysninger. Man kan enten vælge kunden fra dropdown listen, søge på
kundenr, indtaste en ny kunde (hvis man ved kunden ikke eksisterer) og ellers vælge fra en liste
(nyt vindue med kundesøgning vises med valg af kunde).
2. Ordredato sættes automatisk til dags dato, men kan ændres efter behov ved at vælge en anden
dato. Betalingsform, valuta og betalingsmåde kan ligeledes vælges herfra. Disse felter er ikke
krævet af systemet.
3. Leveringsoplysninger for kunden sættes automatisk til kundens oplysninger men kan ændre
efter behov. Ligeledes kan man sætte en bemærkning for denne ordre (som optræder i udskrifter).
4. Varer/ydelser bliver sat ind, enten via en liste "Hent fra liste" hvor varer/ydelser bliver vist på
listeform, "Ny linie" hvor man selv manuelt indtaster ydelse / varenummer, tekst, priser, antal
osv. Lev.Nu angiver om ydelser/varer bliver leveret med det samme og i antal. Lev.tidl. angiver
antal der er blevet leveret tidligere. Kred. angiver antallet der er blevet krediteret og endelig
angiver rabat evt. rabat man sætter på denne ordrelinie. Total beregnes automatisk af systemet.
Kopi knappen laver en præcis kopi af valgte ordrelinie. Slet sletter den aktuelle ordrelinie. Pris m.
moms knappen viser en dialog til brugeren hvor brugeren kan indtaste prisen inkl. moms for den
aktuelle vare i ordrelinien og pris excl. moms beregnes automatisk af systemet. Fortryd knappen
annullerer indtastningen på ordrelinien.
5. Fakturanr sættes automatisk til den næste (ved klik på knappen faktura) og fakturadato sættes til
dagsdato, forfaldsdato sættes til fakturadato + betalingsbetingelser (se system info). Fakturadato
og forfaldsdato kan ændres efter behov. Fakturanr kan ikke ændres!
6. Når man er færdig med at indtaste kundeinfo, ordrelinier og gemt salgsordren kan man beslutte at
udskrive Tilbud, Ordrebekræftelse, Følgeseddel, Restordre, Faktura, Girokort og hvis faktura
stammer fra timeregistrering kan man også udskrive Timer og man kan også vælge at sende alle
disse udskrifter med mail (feks. efaktura).
14
2.4
myBiss Business System
Hvordan oprettes en kreditnota
Dette afsnit beskriver hvordan man opretter kreditnota fra systemet.
En kreditnota oprettes hvis der er ændringer på en faktura, feks. at kunde vælger at returnere en
vare, eller at salget er annulleret. myBiss kan håndtere mange slags kreditnota handlinger.
Under Salg / Faktura kan man vælge at lave kreditnota på forskellige måder:
1. Klik på knappen Krediter for at få vist en menu med forskellige kreditnota muligheder.
2. Klik på knappen "Kreditnota [Hele ordren.... ]" medfører at hele ordren bliver kreditnoteret med
alle varer der er i den, og ordrens status bliver sat til annulleret (kan ikke rette i bagefter). Bemærk
at hvis man har benyttet de andre knapper (antal x, aktuel vare osv) tidligere, så vil de ikke være
med i denne kreditnota. Hvis lagerstyring er slået til, vil vare/ydelser tilbageført lager.
3. Klik på knappen "Kreditnota [Antal x for aktuel...]" medfører at man vil lave kreditnota for den
aktuelle vare/ydelse med en bestemt antal x (ordreliniens vare/ydelse antal kan være 5, men man
vil feks. kun kreditere antal 1). Hvis lagerstyring er slået til, vil vare/ydelser tilbageført lager.
4. Klik på knappen "Kreditnota [Aktuel...]" medfører at man vil kreditere aktuel ordrelinie med antal
som ordrelinier har (bemærk igen at der kan være krediteret tidligere, de vil igen ikke være med).
Hvis lagerstyring er slået til, vil vare/ydelser tilbageført lager.
5. Klik på knappen "Kredinota [Ordrespecifik..]" medfører at man ikke vil kreditere for vare/
ydelser, men vil lave en speciel/specifik kreditnota med en bemærkning. Ingen tilbageførsel til
lager.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Salg / Fakturering i myBiss
15
Hvis man vil ændre på en kreditnota kan man også benytte "Kreditnotaliste" modulet:
1. Viser en liste over alle kreditnotaer der er registreret i systemet.
2. Hvis man vil ændre på den kreditnota der i forvejen er blevet oprettet fra Salg / Faktura, kan man
med herfra tilføje en linie til den aktuelle kreditnota, indsætte vare/ydelse, tekst, pris (ex. moms)
osv.
3. Man kan med denne knap slette den aktuelle kreditnota linie.
4. Når man har lavet ændringer på kreditnotaen skal man klikke på denne knap, der gemmer og
opdaterer kreditnota informationer.
5. Hvis man klikker på denne knap, registreres denne kreditnota som bogført (posteret og trukket fra
bankkonto).
6. Hvis man klikker på denne knap, annulleres registreringen af kreditnota som bogført. (Status Ikke
posteret og bankkonto transaktion slettes fra system).
7. Hvis man har registreret kreditnota som bogført kan man ændre datoen for bogførelsen fra denne
dato vælger.
8. Man kan udskrive den aktuelle/valgte kreditnota ved at klikke på denne knap.
16
2.5
myBiss Business System
Hvordan oprettes rykkere
Dette afsnit beskriver oprettelsen af rykkere fra systemet.
En rykker er en betegnelse for at gøre kunden opmærksom på at der er en faktura der ikke er betalt og
forfaldsdatoen er overskredet. myBiss håndterer rykkere på 2 måder, enten via fakturalistemodulet
eller via salg / fakturamodulet. Begge måder er beskrevet nedenfor.
Rykker oprettelse via fakturaliste modulet:
1. Listen viser fakturaer der er registreret i systemet.
2. Markeringen om fakturaen er betalt. Betingelsen for en rykker er at fakturaen ikke er betalt OG at
forfaldsdatoen er overskredet.
3. For at udskrive rykker for den valgte/aktuelle faktura klikker man på "Rykker > Valgte". Hvis
man vil udskrive rykkere for alle fakturaer der er forfaldne, klikker man på knappen "Rykker >
Alle".
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Salg / Fakturering i myBiss
17
Rykker oprettelse via salg / fakturamodulet:
1. Hvis forfaldsdatoen er overskredet kan man klikke på "Rykker" knappen som så vil generere en
rykker for aktuel faktura. Bemærk at første gang man rykker en faktura, udskrives rykker 1, hvis
man derefter klikker på rykker knappen igen, så udskrives rykker 2 med en anden tekst (se
eksempel sidst på vejledning). Der skal helst være 10 dage mellem disse rykkere.
18
3
myBiss Business System
Timeregistrering / Projekter i myBiss
Dette afsnit omhandler timeregistrering, projektstyringsmodulet i myBiss. Nedenfor er skitseret
processen..
1. Brugeren taster timerne ind under Timeregistreringsmodulet, og timerne sættes i relation til et
projekt hvis dette er angivet under registreringen (projekt er udfyldt).
2. Timerne importeres ind fra import data processen.
3. Timerne beregnes og overføres til salg / faktura og faktura samt en timespecifikation (rapport)
oprettes af myBiss.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Timeregistrering / Projekter i myBiss
3.1
19
Hvordan oprettes projekter
Dette afsnit beskriver hvordan man opretter projekter under myBiss.
1. Projektnr kan sættes til at være et bestemt (ikke eksisterende) nummer, og ellers sættes projektnr til
at være den næste (projektnr + 1) af myBiss.
2. Projektets navn og bemærkning angives her.
3. Projektet status (ikke startet, startet, afsluttet) angives samt start dato og slut dato på projektet.
4. Fasttime projekt angiver om projektet har en fast beløbsramme tilknyttet.
5. Projekttimer fakturerbar angiver om timerne under dette projekt skal medtages under en
overførsel til faktura. Bemærk hvis projektet er defineret som fasttime projekt, så er timerne pr.
definition ikke fakturerbar.
6. Projekttimer Ikke fakturerbar angiver om timerne under dette projekt ikke skal medtages under
en overførsel til faktura. Bemærk hvis projektet er defineret som fasttime projekt, så er timerne pr.
definition ikke fakturerbar.
7. Projekttimepris angiver timeprisen for dette projekt. Hvis projektet er defineret som fasttime
projekt, så har denne pris angivelse ingen effekt (bruges ikke). Hvis projektet derimod ikke er et
fasttimeprojekt, så medtages denne pris under timeregistrering hvis man vælger projekt.
8. Hvis man klikker på knappen "Opdater priser på timeregist..", så opdateres alle åbne
(ufaktureret) timer under timeregistrering med denne pris (kan bruges til at ændre timepris på et
projekt).
9. Kontrakt timer angiver antallet af timer der er defineret til at være indeholdt i et fasttimeprojekt.
Hvis projektet ikke er en fasttime, så har dette felt ingen værdi for systemet (bruges ikke).
10. Sum af timer angiver nuværende sum af timer (total timer) der er registreret under dette projekt. "
Opdater forbrugt timer.." knappen vil lave beregningen påny, og vil altid opdatere til nyeste
værdi af timerne.
11. Reel timepris angiver forholdet mellem kontrakttimer og forbrugt timer, og har kun effekt hvis
projektet er defineret til at være fasttimeprojekt.
12. Ressource angiver hvilken ressource der er tilknyttet projektet.
13. Kunde angiver hvilken kunde der er tilknyttet projektet. Kunde projektnr angiver kundens
projektnr tilknyttet projektet. Under timeregistrering er kunden det første man vælger, og derefter
20
myBiss Business System
er det kun kundens projekter der vises under timeregistering projekter.
14. Timeregnr og timereg tekst, hvis disse felter bliver udfyldt og man vælger at fakturere timerne
baseret på projekter (modsætning til kunde fakturering eller masse fakturering), så indsættes
timeregnr under faktura som nummer, og timereg tekst som faktura tekst.
15. Opgaver tilknyttet projekt angives her. Disse opgaver fremkommer som valg mulighed under
timeregistrering alt efter valg af projekt.
16. Nyt projekt knappen bruges for at oprette et nyt projekt.
17. Slet projekt knappen bruges for at slette et projekt. Bemærk at der må ikke være timer under dette
projekt der har status faktureret.
18. Fakturerer projekttimer knappen bruges for at generere en faktura indeholdende alle åbne
(ufaktureret) timer under aktuel projekt.
19. Udskriv projekttimer knappen bruges for at generere en rapport indeholdende alle (faktureret/
ufaktureret) timer under aktuel projekt.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Timeregistrering / Projekter i myBiss
3.2
21
Hvordan oprettes ressourcer
Dette afsnit beskriver hvordan man kan oprette ressourcer under myBiss. Ressource modulet er
placeret under Projekter.
Ressourcer bruges i forbindelse med projektstyring og timeregistrering for at angive hvilken
ressource (person) der udfører selve arbejdet. For at oprette en ny ressource skal man klikke Ny
ressource.
1. Ressource ID sættes automatisk til den næste, og identificerer ressourcen.
2. Oplysninger som Navn, adresse, postnr, by, land, telefonnr, mobilnr, login, email indtastes i
felterne.
3. Aktiv J/N angiver om ressourcen er aktiv i systemet.
4. Angiver hvor mange timer ressourcen har registreret, samt sum af beløb disse timer er blevet/skal
blive faktureret for.
5. Her angiver man adgangskoden for ressourcen. Bemærk at intet (tom) password er ikke ønskelig
der det nedsætter sikkerheden.
22
3.3
myBiss Business System
Hvordan registreres timer
Dette afsnit beskriver hvordan man registrerer timer under Timeregistreringsmodulet.
1. Man klikker på knappen "Ny" for at oprette en helt ny timeregistrering. Hvis timerne man skal
registrere kan genbruges (kopieres) vælger man en metode beskrevet lidt længere nede i denne
afsnit.
2. Hvis det er en ny registrering, vælger man kunden som denne timeregistrering skal faktureres til.
Her kan man vælge fra dropdown liste, eller klikke på "Vælg fra liste.." for at åbne en ny vindue
med kunder listet på. Der er således mulighed for at søge på kundenr. Gå til Kunde knappen
virker kun når der ikke er en ny indtastning i gang, og formålet med denne knap er at gå til
kundeoplysninger for den valgte kunde. Kunde skal udfyldes på en registrering.
3. Hvis timen man skal registrere tilhører et projekt kan man vælge projektet fra en dropdown liste.
Bemærk at det er kun projekter der er tilknyttet kunden der bliver vist. Projekt er ikke krævet som
udfyldt og kan derfor undlades fra timen.
4. Hvis timen man skal registrere tilhører en opgave under et projekt, kan man vælge at registrere
den her fra en dropdown liste. Opgaven er ikke krævet som udfyldt og kan derfor undlades fra
timen.
5. Hvis der er tildelt en specifik ressource (udførende del) til denne time kan dette vælges ligeledes
fra en dropdown liste. Ressource er ikke krævet som udfyldt og kan derfor undlades fra timen.
6. Dato for timeregistreringen angives ved brug af denne datovælger. Dato skal udfyldes på en
registrering.
7. Antal timer der skal registreres skal angives her. Man kan angive både hele eller halve timer (1
time, 1,5 time osv). Antal skal udfyldes på en registrering.
8. Pris for den registrerede time angives her. Bemærk at det er pr. time pris skal angives. Pris for
projekter med fastpris kan ikke ændres her og sættes fra systemet til at være projektets fast
timepris. Timer uden pris angivelse eller pris med 0 vil ikke medtages under fakturering.
9. Her skal man angive en tekst der beskriver hvad denne time omhandler om. Bemærk at denne
tekst kan optræde under faktura hvis man vælger at fakturere en enkelt timereg.
10. Dette felt er beregnet til at man kan indtaste sine egne kommentarer (kommer ikke med i faktura
eller timespec der sendes til kunde). Man kan benytte at bruge Kopi til kommen. knappen for at
tage kopi af tekst over til egen kommentar.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Timeregistrering / Projekter i myBiss
23
11. Kopi samme dato knappen bruges til at kopiere aktuel timeregistrering og datoen sættes til
samme dato som den aktuelle timeregistrering.
12. Kopi dato i dag knappen bruges til at kopiere aktuel timeregistrering og datoen sættes til dags
dato på den nylig kopieret timeregistrering.
13. Kopi dato + 1 knappen bruges til at kopiere aktuel timeregistrering og datoen sættes til timereg.
dato + 1 dag på den nylig kopieret timeregistrering.
14. Kopi dato + 7 knappen bruges til at kopiere aktuel timeregistrering og datoen sættes til timereg.
dato + 7 dage på den nylig kopieret timeregistrering.
15. Kopi dato + 30 knappen bruges til at kopiere aktuel timeregistrering og datoen sættes til timereg.
dato + 30 dage på den nylig kopieret timeregistrering.
16. Gem knappen bruges til at gemme indtastede data.
24
3.4
myBiss Business System
Hvordan faktureres timeregistreringer
Dette afsnit beskriver hvordan man fakturerer timer man har registreret under
Timeregistreringsmodulet.
Der er flere måder på hvor man kan fakturerer timer. Man kan således gøre det fra selve
timeregistreringsmodulet, fra Kunder modulet eller fra Projekt modulet eller fra Ordresalg /
Fakturamodulet.
Nedenfor er beskrevet de forskellige muligheder der er for fakturering af timer.
Fakturering af timer fra Timeregistreringsmodulet:
1. Fakturering af Aktuel enkelt timeregistrering (time). Hvis man klikker på denne knap vil man
kunne fakturere den aktuelle enkelte time som er valgt. Der genereres en faktura.
2. Fakturering af Kunde. Hvis man klikker på denne knap vil man kunne fakturerer ALLE åbne
(ufaktureret) timer for den aktuelle/valgte kunde. Bemærk at denne mulighed for fakturering vil
medtage både almindelige timer uden projekt, men også timer tilhørende evt. projekter. Hvis man
vil begrænse faktureringen med projekter, bør man kigge på mulighed 3 (Fakturering af projekt).
Der genereres en faktura.
3. Fakturering af Projekt. Hvis man klikker på denne knap vil man kunne fakturerer alle åbne
(ufaktureret) timer under pågældende (aktuelle) projekt. Der genereres en faktura.
4. Fakturering af Alle Timer. Hvis man klikker på denne knap vil man kunne fakturerer alle åbne
timer for Alle Kunder og projekter. Der genereres én faktura pr. kunde.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Timeregistrering / Projekter i myBiss
25
Fakturering af timer fra Projektmodulet:
1. Hvis man klikker på knappen "Fakturer Projekttimer", så faktureres alle åbne (ufaktureret) timer
under pågældende projektnummer. Der genereres en faktura.
Fakturering af timer fra Kundemodulet:
1. Hvis man klikker på knappen "Fakturer Kunde for alle / åbne...", så faktureres alle åbne
(ufaktureret) timer for pågældende kunde. Bemærk at alle timer incl. projektimer medtages under
fakturering. Der genereres en faktura.
26
myBiss Business System
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Timeregistrering / Projekter i myBiss
27
Fakturering af timer fra Ordre/Salgsmodulet:
For at fakturere timer for en specifik kunde kan man vælge at lave en ny faktura (Ny Faktura), vælge
en kunde og derefter at klikke på Fakturer kunde / åbne timer knappen.
Man skal dog huske på at det er alle kunde timer der er åben (ufaktureret) der faktureres på. Hvis
man vil begrænse timerne på feks. projekter, så skal man gå ind under projekterne og vælge
fakturering derfra.
28
4
myBiss Business System
Eksportering af data i myBiss
Dette afsnit beskriver importering af data ind i myBiss. Man kan således importere fra csv og excel
filer.
1. Importering af kunder
2. Importering af varer/ydelser
3. Importering af leverandører
4. Importering af projekter
5. Importering af timeregistreringer
6. Importering af ressourcer
7. Importering af kontoplan
8. Importering af leads (kundeemner)
9. Importering af valuta
10. Importering af brugere
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
4.1
29
Eksportering af kunder
Dette afsnit beskriver hvordan man eksporterer kunder ud af myBiss til Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks. står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr(S15);Kunde navn(S40);Adresse(S60);Postnr(T);By(S25);Telefon(S15);CVRnr(S12);
Kontaktperson(S40);Email(S40);Stilling(S30);Kontonr(S15);Cprnr(S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
30
4.2
myBiss Business System
Eksportering af varer/ydelser
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer varer/ydelser ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx)
eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af varer/ydelser. S kan indeholde både
bogstaver og tal, B kan kun indeholde beløb, og T kan kun indeholde tal.
Varenr(S25);Tekst(S40);Pris(B);PrisInklMoms(B);Momspct();Leverandør(S25);Leverandørvarenr
(S25);Leverandørpris(B);Indkøbs Pris(B);Engros Pris(B);Salgskontonr(T);Indkøbskontonr(T);Antal
På Lager(T);Antal Bestilt(T);Antal På Udstilling(T);Minimum Antal På Lager(T);Antal Reserveret
(T)
Varenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
Vare-001;Demo Vare 001;500;625;25;Demo Leverandør;LV-001;300;300;425;1000;9900;100;0;0;20;0
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
4.3
31
Eksportering af leverandører
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer leverandører ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx)
eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af leverandører. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Leverandørnavn(S25);Kontaktperson(S30);Stilling(S30);Telefon(S24);Adresse(S60);Postnr(S10);By
(S15);Land(S15);CVRNr(S12);Email(S40);Hjemmeside(S50);Bank(S25);Bankkontonr(S25);Swiftnr
(S15);Bankadresse(S75)
Leverandørnr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og
kan undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
Demo Leverandør;Demo Kontaktperson;Direktør;12345678912345;Demo Adresse;1234;Demo By;
Demo Land;12345678;[email protected];www.demo.com;Demo Bank;123456789123456;123456781234;Demo Bankadresse
32
4.4
myBiss Business System
Eksportering af projekter
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer projekter ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af projekter. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde op til 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele
tal, D står for dato, TF står for true (ja) eller false (nej).
Projektnr(T);Navn(S50);StartDato(D);SlutDato(D);Pris(B);Kundeprojektnr(S15);Kundenr(T);
Fastpris(TF);Kontrakttimer(T);Projektpris(B)
Projektnr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
15100;Demo projekt;01-01-2013;01-01-2014;600;10000;99999999;True;100;125000
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
4.5
33
Eksportering af timeregistreringer
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer timeregistreringer ind i myBiss via Excel filer (xlsxlsx) eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af timeregistreringer. Bemærk at S står for
antal karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele
tal, D står for dato.
Dato(D);Antal(T);Tekst(S512);Pris(B);Kundenr(S15);Kundenavn(S40);Projektnr(T);Ressource(T)
Dato, antal, tekst og kundenr er obligatoriske og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er
ikke obligatorisk og kan undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12-03-2013;2,5;Har arbejdet med projektet og..;500;99999999;Demo kunde;15100;1
34
4.6
myBiss Business System
Eksportering af ressourcer
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer ressourcer ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af ressourcer. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
ID(T);Navn(S25);Adresse(S60);Postnr(S4);By(S25);Telefon(S20);Stilling(S25);Email(S60);Login(S10);
Adgangskode(S15)
ID er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
15;Demo Ressource;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;Demo Stilling;[email protected];
Res01;Hemmeligkode
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
4.7
35
Eksportering af kontoplan
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kontolplan ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kontoplan. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kontonr(T);Navn(S35);Beskrivelse(S120);Momskode(S15)
Kontonr og navn er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk
og kan undlades ved en import. Momskode kan enten være Salgsmoms eller Købsmoms.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
1000;Demo konto-salg;Demo kontonr-salgsmoms;Salgsmoms
36
4.8
myBiss Business System
Eksportering af leads (kundeemner)
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer leads (kundeemner) ind i myBiss via Excel filer (xlsxlsx) eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af leads. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Navn;Adresse;Postnr;By;Telefon;CVR;Kontaktperson1;Email1;Stilling1;Kontaktperson2;Email2;
Stilling2;Www
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
4.9
37
Eksportering af brugere
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr (S15);Kunde navn (S40);Adresse (S60);Postnr (T);By (S25);Telefon (S15);CVRnr (S12);
Kontaktperson (S40);Email (S40);Stilling (S30);Kontonr (S15);Cprnr (S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
38
4.10
myBiss Business System
Eksportering af udgifter
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr (S15);Kunde navn (S40);Adresse (S60);Postnr (T);By (S25);Telefon (S15);CVRnr (S12);
Kontaktperson (S40);Email (S40);Stilling (S30);Kontonr (S15);Cprnr (S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Eksportering af data i myBiss
5
39
Importering af data i myBiss
Dette afsnit beskriver importering af data ind i myBiss. Man kan således importere fra csv og excel
filer.
1. Importering af kunder
2. Importering af varer/ydelser
3. Importering af leverandører
4. Importering af projekter
5. Importering af timeregistreringer
6. Importering af ressourcer
7. Importering af kontoplan
8. Importering af leads (kundeemner)
9. Importering af valuta
10. Importering af brugere
40
5.1
myBiss Business System
Importering af kunder
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks. står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr(S15);Kunde navn(S40);Adresse(S60);Postnr(T);By(S25);Telefon(S15);CVRnr(S12);
Kontaktperson(S40);Email(S40);Stilling(S30);Kontonr(S15);Cprnr(S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
5.2
41
Importering af varer/ydelser
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer varer/ydelser ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx)
eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af varer/ydelser. S kan indeholde både
bogstaver og tal, B kan kun indeholde beløb, og T kan kun indeholde tal.
Varenr(S25);Tekst(S40);Pris(B);PrisInklMoms(B);Momspct();Leverandør(S25);Leverandørvarenr
(S25);Leverandørpris(B);Indkøbs Pris(B);Engros Pris(B);Salgskontonr(T);Indkøbskontonr(T);Antal
På Lager(T);Antal Bestilt(T);Antal På Udstilling(T);Minimum Antal På Lager(T);Antal Reserveret
(T)
Varenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
Vare-001;Demo Vare 001;500;625;25;Demo Leverandør;LV-001;300;300;425;1000;9900;100;0;0;20;0
42
5.3
myBiss Business System
Importering af leverandører
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer leverandører ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx)
eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af leverandører. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Leverandørnavn(S25);Kontaktperson(S30);Stilling(S30);Telefon(S24);Adresse(S60);Postnr(S10);By
(S15);Land(S15);CVRNr(S12);Email(S40);Hjemmeside(S50);Bank(S25);Bankkontonr(S25);Swiftnr
(S15);Bankadresse(S75)
Leverandørnr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og
kan undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
Demo Leverandør;Demo Kontaktperson;Direktør;12345678912345;Demo Adresse;1234;Demo By;
Demo Land;12345678;[email protected];www.demo.com;Demo Bank;123456789123456;123456781234;Demo Bankadresse
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
5.4
43
Importering af projekter
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer projekter ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af projekter. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde op til 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele
tal, D står for dato, TF står for true (ja) eller false (nej).
Projektnr(T);Navn(S50);StartDato(D);SlutDato(D);Pris(B);Kundeprojektnr(S15);Kundenr(T);
Fastpris(TF);Kontrakttimer(T);Projektpris(B)
Projektnr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
15100;Demo projekt;01-01-2013;01-01-2014;600;10000;99999999;True;100;125000
44
5.5
myBiss Business System
Importering af timeregistreringer
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer timeregistreringer ind i myBiss via Excel filer (xlsxlsx) eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af timeregistreringer. Bemærk at S står for
antal karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele
tal, D står for dato.
Dato(D);Antal(T);Tekst(S512);Pris(B);Kundenr(S15);Kundenavn(S40);Projektnr(T);Ressource(T)
Dato, antal, tekst og kundenr er obligatoriske og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er
ikke obligatorisk og kan undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12-03-2013;2,5;Har arbejdet med projektet og..;500;99999999;Demo kunde;15100;1
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
5.6
45
Importering af ressourcer
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer ressourcer ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af ressourcer. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
ID(T);Navn(S25);Adresse(S60);Postnr(S4);By(S25);Telefon(S20);Stilling(S25);Email(S60);Login(S10);
Adgangskode(S15)
ID er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
15;Demo Ressource;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;Demo Stilling;[email protected];
Res01;Hemmeligkode
46
5.7
myBiss Business System
Importering af kontoplan
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kontolplan ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller
CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kontoplan. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kontonr(T);Navn(S35);Beskrivelse(S120);Momskode(S15)
Kontonr og navn er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk
og kan undlades ved en import. Momskode kan enten være Salgsmoms eller Købsmoms.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
1000;Demo konto-salg;Demo kontonr-salgsmoms;Salgsmoms
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
5.8
47
Importering af leads (kundeemner)
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer leads (kundeemner) ind i myBiss via Excel filer (xlsxlsx) eller CSV (kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af leads. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Navn;Adresse;Postnr;By;Telefon;CVR;Kontaktperson1;Email1;Stilling1;Kontaktperson2;Email2;
Stilling2;Www
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
48
5.9
myBiss Business System
Importering af valuta
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr (S15);Kunde navn (S40);Adresse (S60);Postnr (T);By (S25);Telefon (S15);CVRnr (S12);
Kontaktperson (S40);Email (S40);Stilling (S30);Kontonr (S15);Cprnr (S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
5.10
49
Importering af brugere
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr (S15);Kunde navn (S40);Adresse (S60);Postnr (T);By (S25);Telefon (S15);CVRnr (S12);
Kontaktperson (S40);Email (S40);Stilling (S30);Kontonr (S15);Cprnr (S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
50
5.11
myBiss Business System
Importering af udgifter
Dette afsnit beskriver hvordan man importerer kunder ind i myBiss via Excel filer (xls-xlsx) eller CSV
(kommasepareret fil).
1. Vælg filen (enten csv eller xls) som filen skal importeres fra. Stifinder åben fil dialog vises hvor
man kan vælge filen der skal importeres fra.
2. Klik på denne knap Importer data (CSV) for at importere data fra en csv fil (kommasepareret fil).
3. Klik på denne knap Importer data (XLS) for at importere data fra en excel fil.
Husk at importeringen af data altid starter med række 2 (række 1 er beskrivelser af felterne) i
Excel filer (xls), mens data import fra CSV filer altid starter med række 1.
Opsætning af felter (rækkefølge og format) til importering af kunder. Bemærk at S står for antal
karakterer, feks står S15 for at feltet kan indeholde 15 karakterer (bogstav + tal), T står for hele tal.
Kundenr (S15);Kunde navn (S40);Adresse (S60);Postnr (T);By (S25);Telefon (S15);CVRnr (S12);
Kontaktperson (S40);Email (S40);Stilling (S30);Kontonr (S15);Cprnr (S15)
Kundenr er obligatorisk og skal udfyldes ved en import, resten af felterne er ikke obligatorisk og kan
undlades ved en import.
Eksempel på en linie af felter til importering (CSV fil):
12345678;Demo Kunde;Demo Adresse 100;1234;Demo By;12345678;12345678;Demo Kontakt;
[email protected];Direktør;12345678;12345678-1234
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014
Importering af data i myBiss
6
51
Oversigt i myBiss
Dette afsnit beskriver oversigtsmodulet.
1. Her kan man se status over diverse salgsordre/fakturaer. Antal ubetalte faktura angiver at der er
registreret i alt 2 fakturaer som har status ikke betalt. Antal forfalden faktura angiver antallet af
fakturaer hvor forfaldsdatoen er overskredet og at man bør foretage en handling, feks. at notificere
kunden, eller at udskrive en rykker. Antal ordre i alt angiver total salgsordre, inklusive dem der er
faktureret og alle dem der endnu ikke er faktureret.
2. Her kan man se status over indkøbsordrer. Antal ubetalte indkøbsfaktura angiver at der er
registreret i alt 2 fakturaer som har status ikke betalt. Antal forfalden indkøbsfaktura angiver
antallet af fakturaer hvor forfaldsdatoen er overskredet og at man bør foretage en handling, altså
at betale leverandørens faktura. Antal indkøbsordre angiver antallet af indkøbsordrer registreret i
systemet. Klik på tallene åbner indkøbsmodulet.
3. Her vises et oversigt over Antal kreditnota der er registreret i systemet, samt Antal ubetalte
kreditnotaer (registreret i systemet men ikke tilbageført endnu). Klik på tallene åbner kreditnota
modulet.
4. Antal kunder viser et oversigt over hvor mange kunder der er registreret i systemet. Ved at klikke
på antallet (tallet) kommer man videre til søgning af kunde modulet.
5. Antal varer/ydelser viser et oversigt over hvor mange varer (ydelser) der er registreret i systemet.
Ved at klikke på antallet (tallet) kommer man videre til søgning af vare/ydelser.
6. Antal leverandører viser et oversigt over hvor mange leverandører der er registreret i systemet.
Ved at klikke på antallet (tallet) kommer man videre til søgning af leverandører modulet.
7. Antal projekter viser et oversigt over hvor mange projekter der er registreret i systemet. Ved at
klikke på antallet (tallet) kommer man videre til søgning af projekter modulet.
8. Her vises oversigt over Antal timer registreret (Total), Total faktureret i omsætning, Total
timer ufaktureret dvs. timer der stadig er åben og Total udestående ufaktureret, omsætning
der mangler at blive faktureret.
9. Hele midten af oversigt modulet går ud på at søge på forskellige informationer. Det kan være
fakturanr, ordrenr, kundenr, varenr, kreditnota, projektnr og meget mere. Når der bliver fundet det
man søger efter åbnes der nyt vindue (modul).
52
myBiss Business System
10. Sidste del af oversigt modulet indeholder knapper til formål med at oprette diverse, såsom ny
ordre/salgsfaktura, indkøbsfaktura, vare/ydelse, kunde, projekt og meget mere. Der åbnes nyt
vindue/modul.
www.mybiss.dk | Alle rettigheder forbeholdt | Copyright © 2014