Notat Dato: 27. oktober 2010 Til alle menighedsråd og provstier Dokument nr. Dok: 104931 Kirkeministeriet Økonomikontoret Sagsbehandler mygr Vedrørende formålsfordeling af lønudgiften i 2011 Menighedsråd og provstiudvalg er i gang med at indberette budget 2011 i Økonomiportalen på http://skema.brandsoft.dk. For første gang er budgetterne udarbejdet efter de nye principper, som bl.a. indebærer en ny formåls- og artskontoplan. Den forventede lønudgift skal fordeles på den nye formålskontoplan. For de menighedsråd og provstiudvalg der anvender FLØS til lønudbetaling, vil der i umiddelbart efter udløb af fristen ske en automatisk overførsel af data, så det nye elektroniske bogføringsbilag fra den 1. januar 2011 kommer til at indeholde lønnen fordelt på formål. Fordelen ved et elektronisk bogføringsbilag med lønnen fordelt på formål er, at man ikke skal genindtaste bogføringsbilaget fra FLØS. I løbet af året bliver det nemmere og mere gennemskueligt at følge udviklingen i udgifterne til løn, og det styrker informationsværdien af kvartalsrapporterne. Imidlertid har Kirkeministeriet konstateret fejl i oplysningerne på Økonomiportalen og beder derfor alle menighedsråd og provstiudvalg om at kontrollere de angivne oplysninger. I langt de fleste tilfælde drejer det sig om forkerte arbejdsgiver- og medarbejdernumre, men kontroller selv i de medsendte lister, hvad der konkret er fejlen hos Jer. Der er udarbejdet en vejledning om, hvordan fejlene skal rettes, som vi henstiller alle til at anvende. Der udsendes hermed en Vejledning om rettelse af oplysninger i Økonomiportalen samt 2 lister, der oplyser om de konstaterede fejl. Fristen for fejlretningen er den 15. november 2010 – i øvrigt den samme frist som for indberetning af det endelige budget. For at være sikker på at overføre den korrekte udgave til FLØS, skal provstierne, efter udløb af fristen, indlæse alle budgetter endeligt. Kirkeministeriet informerer nærmere vedrørende fristen for dette. Spørgsmål om økonomiportalen skal rettes til Brandsoft og spørgsmål om løn og ansættelsesforhold skal rettes til stiftet/stiftets lønafdeling. Med venlig hilsen Klaus Kerrn-Jespersen Notat Kirkeministeriet Vejledning om rettelse af oplysninger i Økonomiportalen. Dokument nr. 101246/10 Dato: 27. okt 2010 Side 1 Dokument nr. 101246/10 En prøvekørsel har vist, at der er fejl i de oplysninger, der overføres fra Økonomiportalen til FLØS. Ved at følge vejledningen kan du rette oplysningerne i Økonomiportalen, så de kan overføres til FLØS. Læs hele vejledningen, inden du går i gang med at rette oplysningerne i økonomiportalen. Sammen med vejledningen har du fået tilsendt to lister: - en liste med oplysninger fra FLØS - en liste med oplysninger fra Økonomiportalen Listen fra FLØS ser sådan ud: Myndighed: NN Menighedsråd Arbejdsgiver nummer*): 12041 NN kirkekasse (Kun nummeret skal indtastes) Lønansvarlig: NN kirkekontor A B C D E F G Fødselsdato FLØS nr. Medarbejder navn Stillingskategori/ Stillingsbetegnelse Seneste løn transaktion Kan indlæses Kan IKKE indlæses 19.03.74 1 Bo Nielsen 1404 Graver 10.2010 X 19.03.75 2 Ib Jessen 1403 Kirketjener OK 10.2010 X 19.03.75 3 Ib Jessen 1129 Rengøringshjælp 10.2010 X 10.12.80 11 Kaj Jessen 1036 Korsanger 12.2008 X *) For menighedsråd der har flere arbejdsgivernr. i FLØS er alle medarbejdere samlet på samme liste i arbejdsgiverorden. Når der i kolonne F er et X betyder det, at oplysningerne er korrekt overført. Når der i kolonne G er et X betyder det, at oplysningerne ikke overføres. For de medarbejdere, der skal have løn i 2011 skal oplysningerne i Økonomiportalen rettes, når de er markeret med et X i kolonne G. Notat Der kan være en af følgende årsager til at oplysningerne ikke kan overføres Dokument nr. 101246/10 Side 2 1. Der er ikke formålskonteret på medarbejderen. a. Opret medarbejderen, og fordel lønnen på formål i Økonomiportalen. Se vejledning til budgetskema afsnit 3.4 eller bilag 1 s. 5 2. Der mangler en eller flere oplysninger om: - Arbejdsgivernr. [1] - Medarbejdernr. [2] = FLØSnr. fra den vedlagte FLØS liste - Stillingskategori [3] = nummeret, der står foran stillingsbetegnelsen Gør nu følgende: a. Hvis medarbejderen skal have løn i 2011 skal oplysningerne om arbejdsgivernr [1], medarbejdernr [2]* og stillingskategori [3] stemme overens med FLØS listen. Ret oplysningerne i Økonomiportalen. 1 2 3 *) Hvis medarbejderen skal indgå i en "samleperson" skal rubrikken "medarbejderenr." forblive tom. (se punkt 4) Notat 3. Medarbejder har flere ansættelsesforhold. Ansættelsesforholdene for en medarbejder kan være oprettet på samme arbejdsgiver eller på to forskellige arbejdsgivere under samme myndighed/menighedsråd Hvis menighedsrådet har flere arbejdsgivere vil de alle optræde i den vedlagte FLØS liste. a. Hvis der udbetales løn på begge ansættelsesforhold skal der angives formålskontering begge steder. Husk: Timetal, ansættelsesforhold-1 + timetal, ansættelsesforhold-2 = det samlede timetal for medarbejderen. b. Hvis der kun udbetales løn på det ene ansættelsesforhold skal formålskonteringen kun anføres her. 4. Medarbejder skal indgå i "samleperson". a. I Økonomiportalen må der kun angives oplysninger om arbejdsgivernr. og stillingskategori, det vil sige ingen oplysninger om medarbejdernr. (Ved indlæsning af oplysningerne placerer FLØS alle medarbejdere der passer til stillingskategorien på ´´samlepersonen´´.) Arbejdsgivernr [1], Medarbejdernr [2] og Stillingskategori [3]: Dokument nr. 101246/10 Side 3 Notat Dokument nr. 101246/10 Listen fra Økonomiportalen: Side 4 Myndighed: NN Menighedsråd Mulige arbejdsgivere: 12041 NN Kirkekasse Mulige Fejlkoder: 1 = Arbejdsgiver nr. mangler eller er ikke 5-cifret; 2 = FLØS. nr. eller stillingskategori er ikke udfyldt; 3 = FLØS. nr. er ikke et tal; 4 = Stillingskategori er ikke på 4-cifre. Ansættelsestype AFLØNNET MED B-INDKOMST Arbejdsgiver nr. Medarbejder nr./FLØS. nr. Stillingskategori Fejlkode 1241 1 1035 1 130 1036 1 AFLØNNET MED B-INDKOMST ALMINDELIG ANSAT 12041 2 ALMINDELIG ANSAT 12041 2 ALMINDELIG ANSAT 12041 Keld 1403 3 ALMINDELIG ANSAT 12041 58 58 4 SAMLEPERSON 12041 46 4 SAMLEPERSON 12041 3 4 a) Ser ud som ovenfor, hvis der har været fejl i overførslen. Fejlene rettes som angivet under punkt 1-4 b) Hvis der ikke har været fejl i overførslen er der ingen røde markeringer. c) Hvis ikke der er indberettet oplysninger i Økonomiportalen angives det med teksten: ’’Der er ikke fundet formålskonteringer på Økonomiportalen til NN Menighedsråd’’ Notat Bilag 1 Dokument nr. 101246/10 Side 5 Uddrag fra Vejledningen til Budgetskemaet 3.4. Oversigt over ansatte Menighedsrådet skal her oplyse budgetrelevante oplysninger om sine ansatte. Det drejer sig om ansættelsesforhold, løn samt lønnen fordelt på formål. Disse oplysninger kommer automatisk ind i budgetskemaets lønkolonner ved at menighedsrådet udfylder et medarbejderskema for hver ansat, modtager af honorar og diæt samt for medarbejdere der deles med andre sogne. Det er vigtigt, at menighedsrådene udfylder disse oplysninger helt korrekt, da det danner grundlag for den kommende lønkontering med elektroniske bogføringsbilag fra FLØS. 3.4.1. Udfyldelse af medarbejderskema Ved at udfylde et medarbejderskema for hver person, der modtager løn, honorar, diæt eller anden løn dannes oversigten i bilag 4 automatisk. I fordelingsskemaet indtastes 2 cifret formål og %-del. Der kan maksimalt fordeles på 6 formål pr medarbejderskema, og summen af formåls %-del skal give 100%. Der vises sammentælling til kontrol af indtastning. Ansat type Man kan vælge mellem almindelig ansat, honoraraflønnet, ansat der også udlånes til andet sogn, ansat i andet sogn med refusion fra eget sogn og samleperson. Samleperson dækker grupperinger af samme slags ansatte som f.eks. kirkemusiker. Typen styrer stillingsbetegnelse og stillingskategori. Hvis der er tale om løn til en person uden kategori i FLØS skal menighedsrådet vælge ”honorar aflønnet” og derefter skrive stillingsbetegnelse f.eks. tømrer i stillingsbetegnelsen. FLØS Nr. Her angives den ansattes/modtagers FLØS nummer. Skal ikke udfyldes for delte medarbejdere af det menighedsråd, der ikke har arbejdsgiveransvaret. Navn/Nr. I stedet for navn kan en medarbejder tildeles et nummer som oplyses. Stillingsbetegnelse og stillingskategori Her indsættes den ansattes stillingsbetegnelse samt stillingskategori. Menighedsrådsmedlemmer, synsdeltager, lokalt ansatte præster samt kirkefunktionærer fremgår som valgmuligheder. I tilfælde hvor en stillingsbetegnelse henviser til flere stillingskategorier, vælges den, der svarer til de konkrete ansættelsesforhold (f.eks. overenskomst, tjenestemandsansat, honorarlønnet m.v.). Hvis der ikke findes en dækkende betegnelse ved f.eks. arkitekt og håndværker, skal man vælge en ny ”Ansat type”, som giver mulighed for at skrive i feltet stillingsbetegnelse. Det kunne f.eks. være honoraraflønnet. Bruttotimetal Menighedsrådet skal angive de ansattes bruttotimetal. Hvis menighedsrådet kun kender beskæftigelsesgraden er der indlagt en omregningsnøgle, som finder bruttotimetallet. Vedrørende ”Ansat der også udlånes til andet sogn” og ”Ansat i andet sogn med tilskud fra eget sogn” kan bruttotimetallet indtastes. Notat Dokument nr. 101246/10 Bruttoløn Ved bruttoløn forstås udbetalt løn (inkl. tillæg), feriepenge, A-skat, ATP, AM-bidrag samt pensionsindbetaling. Lønnen opgives i 2010 tal og fremskrives herefter med den indtastede fremskrivningsprocent. Offentligt løntilskud Kun åbent for indtastning ved almindelig ansat og ved ”Ansat der også udlånes til andet sogn”. For at give et korrekt billede skal refusioner konteres på de formål, som refusionen vedrører. De bliver derfor en modpost på en refusionskonto til den løn, som de vedrører og fungerer som en udgiftsreduktion. Lønrefusioner kan være: Sygerefusion Barselsrefusion Kursusrefusion Refusion vedrørende fleksjob m.v. Elevrefusion Seniorbonus I forbindelse med refusion af f.eks. sygedagpenge til en delt medarbejder, aftales refusionen sognene indbyrdes. Tilskud til løn fra andet sogn Kun åben ved ”Ansat der også udlånes til andet sogn” Brutto arbejdstimer hos andet sogn Kun åben ved ”Ansat der også udlånes til andet sogn” Side 6
© Copyright 2024