Notat
Dato: 27. oktober 2010
Til alle menighedsråd og provstier
Dokument nr. Dok: 104931
Kirkeministeriet
Økonomikontoret
Sagsbehandler
mygr
Vedrørende formålsfordeling af lønudgiften i 2011
Menighedsråd og provstiudvalg er i gang med at indberette budget 2011 i
Økonomiportalen på http://skema.brandsoft.dk. For første gang er budgetterne udarbejdet efter de nye principper, som bl.a. indebærer en ny formåls- og
artskontoplan. Den forventede lønudgift skal fordeles på den nye formålskontoplan.
For de menighedsråd og provstiudvalg der anvender FLØS til lønudbetaling,
vil der i umiddelbart efter udløb af fristen ske en automatisk overførsel af
data, så det nye elektroniske bogføringsbilag fra den 1. januar 2011 kommer
til at indeholde lønnen fordelt på formål.
Fordelen ved et elektronisk bogføringsbilag med lønnen fordelt på formål er,
at man ikke skal genindtaste bogføringsbilaget fra FLØS. I løbet af året bliver det nemmere og mere gennemskueligt at følge udviklingen i udgifterne
til løn, og det styrker informationsværdien af kvartalsrapporterne.
Imidlertid har Kirkeministeriet konstateret fejl i oplysningerne på Økonomiportalen og beder derfor alle menighedsråd og provstiudvalg om at kontrollere de angivne oplysninger. I langt de fleste tilfælde drejer det sig om forkerte
arbejdsgiver- og medarbejdernumre, men kontroller selv i de medsendte lister, hvad der konkret er fejlen hos Jer. Der er udarbejdet en vejledning om,
hvordan fejlene skal rettes, som vi henstiller alle til at anvende.
Der udsendes hermed en Vejledning om rettelse af oplysninger i Økonomiportalen samt 2 lister, der oplyser om de konstaterede fejl. Fristen for fejlretningen er den 15. november 2010 – i øvrigt den samme frist som for indberetning af det endelige budget.
For at være sikker på at overføre den korrekte udgave til FLØS, skal provstierne, efter udløb af fristen, indlæse alle budgetter endeligt. Kirkeministeriet
informerer nærmere vedrørende fristen for dette.
Spørgsmål om økonomiportalen skal rettes til Brandsoft og spørgsmål om
løn og ansættelsesforhold skal rettes til stiftet/stiftets lønafdeling.
Med venlig hilsen
Klaus Kerrn-Jespersen
Notat
Kirkeministeriet
Vejledning om rettelse af oplysninger i Økonomiportalen.
Dokument nr. 101246/10
Dato: 27. okt 2010
Side 1
Dokument nr. 101246/10
En prøvekørsel har vist, at der er fejl i de oplysninger, der overføres fra
Økonomiportalen til FLØS.
Ved at følge vejledningen kan du rette oplysningerne i Økonomiportalen, så de
kan overføres til FLØS.
Læs hele vejledningen, inden du går i gang med at rette oplysningerne i
økonomiportalen.
Sammen med vejledningen har du fået tilsendt to lister:
- en liste med oplysninger fra FLØS
- en liste med oplysninger fra Økonomiportalen
Listen fra FLØS ser sådan ud:
Myndighed: NN Menighedsråd
Arbejdsgiver nummer*): 12041 NN kirkekasse (Kun nummeret skal indtastes)
Lønansvarlig: NN kirkekontor
A
B
C
D
E
F
G
Fødselsdato
FLØS
nr.
Medarbejder navn
Stillingskategori/
Stillingsbetegnelse
Seneste løn
transaktion
Kan
indlæses
Kan IKKE
indlæses
19.03.74
1
Bo Nielsen
1404 Graver
10.2010
X
19.03.75
2
Ib Jessen
1403 Kirketjener OK
10.2010
X
19.03.75
3
Ib Jessen
1129
Rengøringshjælp
10.2010
X
10.12.80
11
Kaj Jessen
1036 Korsanger
12.2008
X
*) For menighedsråd der har flere arbejdsgivernr. i FLØS er alle medarbejdere samlet
på samme liste i arbejdsgiverorden.
Når der i kolonne F er et X betyder det, at oplysningerne er korrekt overført.
Når der i kolonne G er et X betyder det, at oplysningerne ikke overføres.
For de medarbejdere, der skal have løn i 2011 skal oplysningerne i
Økonomiportalen rettes, når de er markeret med et X i kolonne G.
Notat
Der kan være en af følgende årsager til at oplysningerne ikke kan overføres
Dokument nr. 101246/10
Side 2
1. Der er ikke formålskonteret på medarbejderen.
a. Opret medarbejderen, og fordel lønnen på formål i
Økonomiportalen. Se vejledning til budgetskema afsnit 3.4 eller
bilag 1 s. 5
2. Der mangler en eller flere oplysninger om:
- Arbejdsgivernr. [1]
- Medarbejdernr. [2] = FLØSnr. fra den vedlagte FLØS liste
- Stillingskategori [3] = nummeret, der står foran stillingsbetegnelsen
Gør nu følgende:
a. Hvis medarbejderen skal have løn i 2011 skal oplysningerne om
arbejdsgivernr [1], medarbejdernr [2]* og stillingskategori [3]
stemme overens med FLØS listen. Ret oplysningerne i
Økonomiportalen.
1
2
3
*)
Hvis medarbejderen skal indgå i en "samleperson" skal rubrikken
"medarbejderenr." forblive tom. (se punkt 4)
Notat
3. Medarbejder har flere ansættelsesforhold.
Ansættelsesforholdene for en medarbejder kan være oprettet på samme
arbejdsgiver eller på to forskellige arbejdsgivere under samme
myndighed/menighedsråd
Hvis menighedsrådet har flere arbejdsgivere vil de alle optræde i den
vedlagte FLØS liste.
a. Hvis der udbetales løn på begge ansættelsesforhold skal der
angives formålskontering begge steder.
Husk:
Timetal, ansættelsesforhold-1 + timetal, ansættelsesforhold-2 =
det samlede timetal for medarbejderen.
b. Hvis der kun udbetales løn på det ene ansættelsesforhold skal
formålskonteringen kun anføres her.
4. Medarbejder skal indgå i "samleperson".
a. I Økonomiportalen må der kun angives oplysninger om
arbejdsgivernr. og stillingskategori, det vil sige ingen oplysninger
om medarbejdernr.
(Ved indlæsning af oplysningerne placerer FLØS alle
medarbejdere der passer til stillingskategorien på
´´samlepersonen´´.)
Arbejdsgivernr [1], Medarbejdernr [2] og Stillingskategori [3]:
Dokument nr. 101246/10
Side 3
Notat
Dokument nr. 101246/10
Listen fra Økonomiportalen:
Side 4
Myndighed: NN Menighedsråd
Mulige arbejdsgivere: 12041 NN Kirkekasse
Mulige Fejlkoder: 1 = Arbejdsgiver nr. mangler eller er ikke 5-cifret; 2 = FLØS. nr. eller stillingskategori
er ikke udfyldt; 3 = FLØS. nr. er ikke et tal; 4 = Stillingskategori er ikke på 4-cifre.
Ansættelsestype
AFLØNNET MED
B-INDKOMST
Arbejdsgiver nr.
Medarbejder
nr./FLØS. nr.
Stillingskategori
Fejlkode
1241
1
1035
1
130
1036
1
AFLØNNET MED
B-INDKOMST
ALMINDELIG ANSAT
12041
2
ALMINDELIG ANSAT
12041
2
ALMINDELIG ANSAT
12041
Keld
1403
3
ALMINDELIG ANSAT
12041
58
58
4
SAMLEPERSON
12041
46
4
SAMLEPERSON
12041
3
4
a) Ser ud som ovenfor, hvis der har været fejl i overførslen. Fejlene rettes
som angivet under punkt 1-4
b) Hvis der ikke har været fejl i overførslen er der ingen røde markeringer.
c) Hvis ikke der er indberettet oplysninger i Økonomiportalen angives det
med teksten: ’’Der er ikke fundet formålskonteringer på Økonomiportalen
til NN Menighedsråd’’
Notat
Bilag 1
Dokument nr. 101246/10
Side 5
Uddrag fra Vejledningen til Budgetskemaet
3.4. Oversigt over ansatte
Menighedsrådet skal her oplyse budgetrelevante oplysninger om sine ansatte. Det drejer
sig om ansættelsesforhold, løn samt lønnen fordelt på formål.
Disse oplysninger kommer automatisk ind i budgetskemaets lønkolonner ved at
menighedsrådet udfylder et medarbejderskema for hver ansat, modtager af honorar og
diæt samt for medarbejdere der deles med andre sogne.
Det er vigtigt, at menighedsrådene udfylder disse oplysninger helt korrekt, da det danner
grundlag for den kommende lønkontering med elektroniske bogføringsbilag fra FLØS.
3.4.1. Udfyldelse af medarbejderskema
Ved at udfylde et medarbejderskema for hver person, der modtager løn, honorar, diæt
eller anden løn dannes oversigten i bilag 4 automatisk.
I fordelingsskemaet indtastes 2 cifret formål og %-del. Der kan maksimalt fordeles på 6
formål pr medarbejderskema, og summen af formåls %-del skal give 100%.
Der vises sammentælling til kontrol af indtastning.
Ansat type
Man kan vælge mellem almindelig ansat, honoraraflønnet, ansat der også udlånes til
andet sogn, ansat i andet sogn med refusion fra eget sogn og samleperson. Samleperson
dækker grupperinger af samme slags ansatte som f.eks. kirkemusiker.
Typen styrer stillingsbetegnelse og stillingskategori. Hvis der er tale om løn til en
person uden kategori i FLØS skal menighedsrådet vælge ”honorar aflønnet” og derefter
skrive stillingsbetegnelse f.eks. tømrer i stillingsbetegnelsen.
FLØS Nr.
Her angives den ansattes/modtagers FLØS nummer. Skal ikke udfyldes for delte
medarbejdere af det menighedsråd, der ikke har arbejdsgiveransvaret.
Navn/Nr.
I stedet for navn kan en medarbejder tildeles et nummer som oplyses.
Stillingsbetegnelse og stillingskategori
Her indsættes den ansattes stillingsbetegnelse samt stillingskategori.
Menighedsrådsmedlemmer, synsdeltager, lokalt ansatte præster samt kirkefunktionærer
fremgår som valgmuligheder. I tilfælde hvor en stillingsbetegnelse henviser til flere
stillingskategorier, vælges den, der svarer til de konkrete ansættelsesforhold (f.eks.
overenskomst, tjenestemandsansat, honorarlønnet m.v.). Hvis der ikke findes en
dækkende betegnelse ved f.eks. arkitekt og håndværker, skal man vælge en ny ”Ansat
type”, som giver mulighed for at skrive i feltet stillingsbetegnelse. Det kunne f.eks.
være honoraraflønnet.
Bruttotimetal
Menighedsrådet skal angive de ansattes bruttotimetal. Hvis menighedsrådet kun kender
beskæftigelsesgraden er der indlagt en omregningsnøgle, som finder bruttotimetallet.
Vedrørende ”Ansat der også udlånes til andet sogn” og ”Ansat i andet sogn med tilskud
fra eget sogn” kan bruttotimetallet indtastes.
Notat
Dokument nr. 101246/10
Bruttoløn
Ved bruttoløn forstås udbetalt løn (inkl. tillæg), feriepenge, A-skat, ATP, AM-bidrag
samt pensionsindbetaling. Lønnen opgives i 2010 tal og fremskrives herefter med den
indtastede fremskrivningsprocent.
Offentligt løntilskud
Kun åbent for indtastning ved almindelig ansat og ved ”Ansat der også udlånes til andet
sogn”.
For at give et korrekt billede skal refusioner konteres på de formål, som refusionen
vedrører. De bliver derfor en modpost på en refusionskonto til den løn, som de vedrører
og fungerer som en udgiftsreduktion.
Lønrefusioner kan være:
Sygerefusion
Barselsrefusion
Kursusrefusion
Refusion vedrørende fleksjob m.v.
Elevrefusion
Seniorbonus
I forbindelse med refusion af f.eks. sygedagpenge til en delt medarbejder, aftales
refusionen sognene indbyrdes.
Tilskud til løn fra andet sogn
Kun åben ved ”Ansat der også udlånes til andet sogn”
Brutto arbejdstimer hos andet sogn
Kun åben ved ”Ansat der også udlånes til andet sogn”
Side 6