1. No category

Referat
Organisationsbestyrelsesmøde
Toftlund Andels Boligforening
Torsdag den 12. december 2013, kl. 17.00
Søndergade 13 - Toftlund
Top
Side 1 af 11
Toftlund Andels Boligforening
Indholdsfortegnelse
1 Godkendelse af referat...................................................................................................... 3
2 Foreningsanliggender........................................................................................................ 3
2.1 Salus Boligadministration........................................................................................... 3
3 Bestyrelsesanliggender......................................................................................................3
3.1 Fremlæggelse af revisionsprotokol.............................................................................3
3.2 Orientering om Porteføljeoversigt...............................................................................3
3.3 Råbalance...................................................................................................................4
3.4 Sammenlægning af afdelinger....................................................................................4
3.5 Dansk Bygningskontrol Sydjylland A/S - vagtordning ................................................ 5
3.6 Almene Boligdage 2014..............................................................................................5
3.7 Forberedelse af kredsvalg 2014.................................................................................5
3.8 ”Åben Hus” i afdelingerne...........................................................................................6
3.9 Personalehåndbog......................................................................................................6
3.10 Generalforsamling 2014........................................................................................... 6
3.11 Måned/dato for afholdelse af afdelingsmøder 2014 ...............................................6
3.12 Julekurv til beboere .................................................................................................7
3.13 Afskaffelse af A-nøgler ............................................................................................7
4 Personaleforhold – lukket punkt.........................................................................................7
4.1 Orientering om personaleforhold................................................................................7
5 Afdelingsanliggender.........................................................................................................8
5.1 Status igangværende sager Teknisk afdeling.............................................................8
6 Medlemsanliggender .........................................................................................................8
7 Beboeranliggender ............................................................................................................8
8 Love og cirkulærer ............................................................................................................ 9
8.1 BL-Informerer..............................................................................................................9
8.2 Landsbyggefonden ....................................................................................................9
9 Eventuelt ........................................................................................................................... 9
10 Fælleskurser.................................................................................................................. 10
10.1 Næste møde(r) ...................................................................................................... 10
Indkaldt:
Eva Rasmussen, Birgit Jensen, Connie Wittenkamp, Laila Poulsen, Niels
Lambertsen
Ansatte:
Jimmy Povlsen (ref,)
Revisor:
Revisor Beierholm - Joan Silberbauer, Statsaut.revisor deltager i mødet
Afbud:
Birgit Jensen
Revisionen oprettes på SALUSnetsuite login og kode sendes til Joan Silberbauer.
Top
Side 2 af 11
Toftlund Andels Boligforening
1 Godkendelse af referat
Godkendelse af referat fra mødet den 07.10.2013
Indstilling:
Indstilles til godkendelse.
Beslutning:
Godkendt og underskrevet.
***
2 Foreningsanliggender
2.1 Salus Boligadministration
Orientering vedrørende den aktuelle situation
Indstilling:
Sagen er alene til efterretning
Beslutning:
Eva gav en kort orientering.
***
3 Bestyrelsesanliggender
3.1 Fremlæggelse af revisionsprotokol
Revisionsprotokollat af 23.09.2013
BILAG - Revisionsprotokolat
Indstilling:
Beslutning:
Statsaut. revisor Joan Silberbauer gennemgik protokollat fra den 23. september 2013.
Protokol fremlagt og underskrevet.
***
3.2 Orientering om Porteføljeoversigt
Nordea har fremsendt afkastrapport pr. 03.10.2013
Top
Side 3 af 11
Toftlund Andels Boligforening
BILAG – Porteføljeoversigt oktober
Indstilling:
Ingen
Beslutning:
Det bemærkes at der i mod BKG ligger et Brasilien 2014 papir, økonomidirektøren følger
op i forhold til Nordea.
Taget til efterretning.
***
3.3 Råbalance
Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite
Indstilling:
Ingen
Beslutning:
Taget til efterretning.
***
3.4 Sammenlægning af afdelinger
Evaluering afholdte ekstra ordinære afdelingsmøder vedrørende sammenlægning af
afdelinger.
Ny afdeling 1 bestående af nuværende afdeling 1, 2, 3, 5, 6, 8.1, 8.2 samt 10, i alt 114
boliger (rækkehuse).
Ny afdeling 4 bestående af nuværende afdeling 4 samt 12, i alt 42 boliger (etage
ejendomme).
Ny afdeling 7 bestående af nuværende afdeling 7, 9, 14 og 16, i alt 62 boliger (afdelinger
uden for Toftlund by).
Ny afdeling 8 bestående af nuværende afdeling 8.3, 11 samt 15, i alt 42 boliger
(ældreboliger).
Afdeling 13 forbliver uforandret (erhvervslokaler).
BILAG – Referat ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 1, 2, 3, 5, 6, 8.1, 8.2 samt 10
BILAG – Referat ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 4 samt 12
BILAG – Referat ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 7,9,14 og 16
BILAG – Referat ekstraordinært afdelingsmøde afdeling 8.3, 11 samt 15
Top
Side 4 af 11
Toftlund Andels Boligforening
Indstilling:
Beslutning:
Referaterne underskrevet.
Endelig godkendelse fremlægges på generalforsamlingen.
Taget til efterretning.
***
3.5 Dansk Bygningskontrol Sydjylland A/S - vagtordning
BILAG – Indstilling om ændring af vagordning
BILAG – Afdelingerne som tilhører aftalen bygningskontrol
BILAG - Vagtaftale
BILAG – Følgeskaderapport
BILAG – Prisliste aftalekunder
BILAG - Prisliste affugtere
BILAG - Alarmrapport
Indstilling:
Ændring nuværende vagt-ordning via ejendomsfunktionærer, til en ny aftale med Dansk
Bygnings-kontrol Sydjylland A/S - SE BILAG INDSTILLING.
Beslutning:
Indstilling godkendt.
***
3.6 Almene Boligdage 2014
Almene Boligdage afholdes den 5. og 6. september 2014 i Bella Center, København. Tema
”Hvordan skal vi bo i fremtiden?”
Indstilling:
Hvem deltager.
Der er forhåndsbestilt værelser på "Bella Sky", hvorfor vi hurtigst muligt gerne vil have
oplyst, hvem der deltager.
Beslutning:
Tilbagemelding til Lillian C. Wind, sekretariatet.
***
Eva aftaler med Lillian.
Top
Side 5 af 11
Toftlund Andels Boligforening
3.7 Forberedelse af kredsvalg 2014
Bilag, mail – Forberedelse af kredsvalg 2014
Indstilling:
Beslutning:
Foreningen drøftede arbejdspapiret og eventuel kandidatur.
***
3.8 ”Åben Hus” i afdelingerne
Medio oktober 2013 er til beboere udsendt brev vedrørende åben hus hos beboere,
afdelingerne på tværs (se bilag). Der er ikke kommet nogen tilbagemeldinger fra beboere.
Bilag – Udsendt brev til beboere
Indstilling:
Beslutning:
Projekt "Åben Hus" skrinlægges.
***
3.9 Personalehåndbog
Drøftelse/gennemgang af personalehåndbog
Bilag – Skabelon personalehåndbog
Indstilling:
Beslutning:
Kode til netavis (JV) til bestyrelsen?
Punkter til personalehåndbogen til drøftelse sendes til JP.
***
Top
3.10
Generalforsamling 2014
Afholdelse af generalforsamling 2014.
BILAG – TILBUD FRA TOFTLUND HAL
BILAG – TILBUD FRA TOFTLUND CAFE
Side 6 af 11
Toftlund Andels Boligforening
Indstilling:
Drøftes
Beslutning:
Tilbud godkendt.
***
3.11
Måned/dato for afholdelse af afdelingsmøder 2014
Måned- dato for afholdelse af ordinære afdelingsmøder 2014 fastlægges
Indstilling:
Beslutning:
Efterårsmøder ( slut august samt september )
***
3.12
Julekurv til beboere
Julekurv til beboere som tak for frivillig hjælp
BILAG – Mail korrespondance vedrørende julekurv
Indstilling:
Til orientering
Beslutning:
Denne gang var sidste gang.
***
3.13
Afskaffelse af A-nøgler
Afskaffelse A-nøgler
Indstilling:
Til drøftelse
Beslutning:
A-nøgler klippes.
***
Top
Side 7 af 11
Toftlund Andels Boligforening
4 Personaleforhold – lukket punkt
4.1 Orientering om personaleforhold
LUKKET PUNKT
LUKKET PUNKT
Indstilling:
Til orientering
Beslutning:
Intet at referere
***
5 Afdelingsanliggender
5.1 Status igangværende sager Teknisk afdeling
Aktivitetsoversigt fra Teknisk afdeling pr. 01.10.2013
BILAG – Status igangværende byggesager SALUS
Indstilling:
Til orientering
Beslutning:
Taget til efterretning.
***
6 Medlemsanliggender
Ingen indkomne sager
Indstilling:
Til orientering
Beslutning:
Taget til efterretning.
***
Top
Side 8 af 11
Toftlund Andels Boligforening
7 Beboeranliggender
Ingen indkomne sager
Indstilling:
Beslutning:
Skrivelsen vedrørende venteliste gebyr blev drøftet.
Taget til efterretning.
***
8 Love og cirkulærer
8.1 BL-Informerer
Der er fremsendt følgende cirkulærer:
5313 Digital tinglysning – ændret praksis vedrørende dokumentation for de tegningsberettigede ved digitale anmeldelser.
5413 Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr – regulering af satserne.
5513 Ønsker jeres boligorganisation en stand på almene boligdage 2014?
8.2 Landsbyggefonden
Der er fremsendt følgende cirkulærer:
Boligportal/huslejeregister – Oplysninger om boligstøtteberegning
Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 2014
Landsbyggefonden regnskabsdatabase i nyt design
Indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober 2013
Indbydelse til informationsmøder om digitale ansøgninger BOSSINF renovering,
særlig driftsstøtte, renoveringsstøtte mv.
615 Indberetning af ledige boliger pr. 1. november 2013
616 Indberetning af ledige boliger pr. 1. december 2013
617 Ændringer i indbetalingsregulativet
610
611
612
613
614
Top
9 Eventuelt
I forlængelse af beslutningen fra bestyrelsesmødet den 31. august 2013, blev
administrationsaftalen med SALUS Boligadministration A.m.b.a. underskrevet.
Der er udsendt orienteringsskrivelse til BL, Tønder kommune og samarbejdspartnere.
Drøftelse af mulighed for at skifte udendørbelysning til LED belysning, økonomiske
konsekvenser (BBM).
Side 9 af 11
Toftlund Andels Boligforening
10
Fælleskurser
Budget
Torsdag
den 06.03.2014
Scandic, Sønderborg
Vedligeholdelse og fraflytning afholdes hver 2. år – afvikles igen i 2015
xxxdag
den xx.xx.2015
Folkehjem, Aabenraa
Introduktion for nyvalgte
Torsdag
den 02.10.2014
10.1
Hotel Tønder Hus, Tønder
Næste møde(r)
Møderække 2013:
Mandag
den 12.12.2013
Kl. 19.00
Forslag til møderække 1. halvår 2014:
Torsdag
den 13.02.2014
Mandag
den 05.05.2014
kl. 19.00
kl. 19.00
Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Søndergade 13, Toftlund
Beslutning:
Ok for datoer - klokkeslæt ændres til kl. 16.00. NB. NB.
***
Ordinær generalforsamling 2014
Forslag til mødedato:
Mandag
den 26.05.2014
Sted ikke fastlagt endnu
kl. 19.00
Salus repræsentantskabsmøde 2014: Lørdag den 24. maj
BL Almene Boligdage 2014:
Almene Boligdage afholdes den 5. og 6. september 2014 i Bella Center, København.
Tema ”Hvordan skal vi bo i fremtiden?”
Top
Side 10 af 11
Toftlund Andels Boligforening
Toftlund
/
2013
Eva Etmann Rasmussen
formand
Laila Poulsen
næstformand
Birgit Jensen
Niels Lambertsen
Side 11 af 11
Toftlund Andels Boligforening
Connie Wittenkamp