Hovedbestyrelse Referat - møde den 3. juni 2014 Deltagere: Jeanette Oxfeldt Nordenkvist Braae, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm Afbud: Benny Poulsen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf. 48 17 22 21 Fax 48 17 76 03 [email protected] www.boligkontoret.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 3. juni 2014, kl. 18.00 – 21.30, i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Orientering fra formandsskabet 4. Orientering fra forretningsførelse 5. Orientering fra udvalg 6. Eventuelt 7. Næste hovedbestyrelsesmøde 8. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Lommepengeprojekt 2. Aktivitetsoversigt 1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. Det indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Sager til behandling 2.1 Fællesdriften Ny lokalinspektør Hovedbestyrelsen er ved særskilt mail blevet orienteret om om rokering af nuværende lokalinspektør, Rasmus Bührmann, til en stilling som ejendomsfunktionær. Rasmus afløser Jørn Esp, der fratræder sin stilling grundet pension. Stillingen som lokalinspektør er annonceret, og der er frist for ansøgning den 10. juni 2014. Formand Jeanette Oxfeldt, driftschef Rebecca Dyrby og forretningsfører Tonny Bjørn afvikler første runde af ansættelsessamtaler, og suppleres med en repræsentant fra medarbejdergruppen ved anden runde; med de kandidater der går videre fra første samtaler. Det tilstræbes, at ny lokalinspektør er fundet inden sommerferien og med start august – september 2014. Rasmus vil i overgangen fortsat være ansat som lokalinspektør. Fraflytningssyn På seneste hovedbestyrelsesmøde blev fraflytningssyn drøftet, og der blev udtrykt utilfredshed med håndteringen af to konkrete sager. Fraflytningssyn er efterfølgende blevet drøftet (på ny) blandt de medarbejdere der fortager syn, og det er aftalt/indskærpet, at det tilstræbes at være samme medarbejder der foretager fraflytningssyn, indflytningssyn og som samler op på fejl- og mangler. Til brug ved fraflytningssyn tilsikres, at synsmedarbejderen har relevante dokumenter (fx om råderetssager, ændringer i boligen), om det pågældende lejemål. Derudover vil det nye samarbejde med Malerfirmaet Seehusen, der vandt rammeudbuddet af istandsættelsesarbejder ved fraflytninger, give et kvalitetsløft. Øvrige forhold På hovedbestyrelsesmødet den 3. juni 2014 orienteres om status på Fællesdriften. Det indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen om Fællesdriften til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om Fællesdriften til efterretning. På mødet blev det aftalt, at der også sættes fokus på medarbejdernes kendskab til regler for råderet og lejeres muligheder og pligter for vedligeholdelse, således at det tilsikres at medarbejderne vejleder og giver korrekte svar til beboerne. På mødet blev der rejst kritik af istandsættelser af lejligheder ved fraflytninger, og der blev taget udgangspunkt i et par konkrete sager hvor niveauet ikke ses ordentlig. En anden organisering af syn blev drøftet. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med denne tanke og emnet tages op til behandling på et kommende møde. 2.2 Tilfredshedsundersøgelser Tilfredshedsundersøgelsen er igangsat, og der har været sendt første omgang af spørgeskemaer ud. side 2/5 Det indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen om status på gennemførelse af tilfredshedsmåling til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om tilfredshedsmålingen til efterretning. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at status på undersøgelsen er, at der er 21% af beboerne der har besvaret spørgeskemaet. En højere svarporocent efter første runde var forventet. Tonny appellerede derfor til, at de enkelte bestyrelsesmedlemmer opfordrer beboere og bestyrelser til at påvirke svarprocenten. Ved udsendelse af spørgeskemaer i anden omgang, vil der også fra Boligkontorets side blive opfordret til at give svar. Det blev endvidere aftalt, at Tonny tjekker op på kvalitetssikringen af selve udsendelsen af spørgeskemaet, da det blev konstateret at der er nogen bestyrelsesmedlemmer ikke har modtaget skemaet. 2.3 Lillerød Boligforenings hjemmeside, webmaster På formandsmøde den 14. maj 2014 var der en præsentation af den nye hjemmeside, og Michael Petersen tilbød afdelingerne sin hjælp som webmaster. På hovedbestyrelsesmødet drøftes eventuelle yderligere tiltag for at få en stærkere profil på hjemmesiden ved opslag af lokale forhold på afdelingernes sider. Det er drøftet, at det skal tilstræbes at hver enkelt afdeling har egen webmaster, og der kan afholdes fælles undervisnings- og inspirationsdage. Det indstilles, at hovedbestyrelsen drøfter hjemmesiden og den lokale profil herpå. På mødet oplyste Michael Petersen, at han dags dato har deltaget i møde i Boligkontoret Danmarks kommunikationsudvalg, hvor hjemmesiden er drøftet. Der er fortsat problemer med hjemmesiden, der endnu ikke er blevet løst. Der er ansat en ny medarbejder, der snarest tager fat i tilretningen. Michael oplyste også, at han har tilbudt at undervise afdelingsbestyrelsesmedlemmer som vil være webmastere. 2.4 Lommepengeprojekt, Afdeling 10 og 11 – Ørnevang og Uglevang Styregruppen for den boligsociale helhedsplan har i forbindelse med deres drøftelser af projektets udløb og forankringsinitiativer konkret drøftet lommepengeprojektet. Styregruppen indstiller, at lommepengeprojektet fortsætter frem til oktober 2014 ved en økonomisk disponering af midlerne i den boligsociale helhedsplan. Lommepengeprojektet vil blive tilkoblet Fællesdriften, når projektleder stopper. Ordningen er nærmere beskrevet i denne dagsordens bilag 1. Det indstilles, at hovedbestyrelsen tilslutter sig, at lommepengeprojektet kører videre frem til oktober 2014 på de i vedlagte bilag angivne vilkår. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig, at lommepengeprojektet kører videre frem til oktober 2014 på de angivne vilkår. Beregningen i bilaget kan foranledige til at tro, at der er forskellige timesatser for de unge i projektet. Det blev pointeret, at lommepengene pr. time skal være ens. 3. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. 3.1 Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde den 14. juni 2014 Boligkontoret Danmark afholder repræsentantskabsmøde lørdag den 14. juni 2014. På seneste hovedbestyrelsesmøde blev Michael Petersen, Steen Hagstrøm, Ella Pedersen, Erik Ravn og Jette Jungersen udpeget/valgt til deltagelse. Foreningen kan stille med fem deltagere, og der er således én plads tilbage. Jeanette Oxfeldt deltager som medlem af Boligkontoret Danmarks bestyrelse. side 3/5 På mødet kunne der ikke vælges en repræsentant mere til Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde. 3.2 Boligkontoret Danmark, lokalrådsmøde den 26. maj 2014 Der har været afholdt lokalrådsmøde den 26. maj 2014. Fra Lillerød Boligforening deltog Michael Petersen og Per-Olof Johansson. På hovedbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 orienteres om mødet. Det indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandsskabet til efterretning. På mødet gav Michael Petersen en orientering om det afholdte lokalrådsmøde.Orienteringen blev taget til efterretning. 4. Orientering fra forretningsførelse 4.1 Opgavelister Afdelingerne Ajourført oversigt er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. 4.2 Udlejning – statusrapport Der henvises til statusrapport for 4. kvartal 2013 vedlagt dagsordenen til mødet den 4. februar 2014. Næste kvartalsrapport vil blive forlagt på det første møde efter sommerferien. 4.3 Dispositionsfonden Ajourført oversigt over dispositionsfonden er under udarbejdelse, og forventes udsendt forinden bestyrelsesmødet den 3. juni 2014. Oversigten er til bestyrelsens orientering. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at oversigten over dispositionsfonden ikke er blevet ajourført, grundet udarbejdelse af årsregnskab. Oversigten vil blive tilsendt bestyrelsen ved fremsendelse af udkast til årsregnskab. Det indstilles, at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om forretningsførelsen til efterretning. 5. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. Det indstilles, at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra udvalg til efterretning. På mødet blev Steen Hagstrøm valgt som medlem af byggeudvalget for helhedsplansprojektet i Afdeling 10, Ørnevang, som hovedbestyrelsens repræsentant. Jeanette Oxfeldt træder samtidig ud af udvalget. 6. Eventuelt På mødet blev der stillet forslag om, at Boligkontoret Danmark afholder kurser for bestyrelsesmedlemmer i byggeudvalg. Det blev endvidere aftalt, at Tonny Bjørn sørger for at hovedbestyrelsen tilsendes Boligkontorets pjece om byggesager. side 4/5 På mødet gav Jette Jungersen en orientering om et arrangement i Boligkontoret Danmarks byggenetværk, og Erik Ravn gav en orientering om en besigtigelse af boligafdelinger i blandt andet Kolding sammen med Boligkontorets marketingsafdeling. På mødet gav Michael Petersen en orientering om møde afholdt i Boligkontorets Danmarks kommunikationsudvalg. På mødet spurgte Jette Jungersen til eventuelle fordele ved at købe en bil/transport til Fællesdriften. Det blev aftalt, at der ses nærmere på et indkøb, og hvis der ses fordele kommer der et oplæg til behandling på et kommende hovedbestyrelsesmøde. 7. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 2. september 2014, kl. 17.00 – 21.30. Af emner til kommende møde er:  målsætninger for Lillerød Boligforening Det indstilles, at hovedbestyrelsen aftaler eventuelle emner/sager til behandling på deres næste møde den 2. september 2014. Der blev ikke nævnt yderligere emner/sager til behandling på næste møde den 2. september 2014. 8. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 3. juni 2014 godkendt ved underskrift. _____________________ Jeanette Oxfeldt N. Braae ____________________ Gert Fris ____________________ Benny Poulsen (-) ____________________ Ella Pedersen ____________________ Erik Ravn ____________________ Jette Jungersen ____________________ Leif Boyer ____________________ Michael Petersen ____________________ Ole Pedersen ____________________ Simone Christensen ____________________ Steen Hagstrøm side 5/5