Bestyrelsesmøde Referat Sted Start 23. oktober 2014 Mariebo-Møllen Kl. 16:30 Deltagere Niels Kruse, Karl Jørgensen, Lotte Pluzek, Lars Olsen, Kjeld Kjeldsen, Per Carstens og Palle Rasmussen. Endvidere deltog suppleant Teddy Hansen og Direktør Per Dalhammer Deltog ikke Referent Per Dalhammer Dirigent Niels Kruse Pu nkt e r 095/14 Godkendelse referat .......................................................................... 2 096/14 Nyt fra formanden ............................................................................ 2 097/14 Nyt fra direktøren ............................................................................. 2 098/14 Nyt fra udvalgene ............................................................................. 3 099/14 Brugen af kontaktpersoner ................................................................. 3 100/14 Status på tomme boliger ................................................................... 4 101/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget ............... 4 102/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 .................................... 4 103/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 ............................................ 5 104/14 Status på byggesager ........................................................................ 5 105/14 Fraflyttere hæfter ikke for elforbrug efter fraflytning. ............................ 6 106/14 Nedlæggelse af Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter.................... 6 107/14 Kontor til boligforeningen formand ...................................................... 6 108/14 Strategi ........................................................................................... 7 109/14 Dagpleje i boligforeningens boliger. ..................................................... 7 110/14 Eventuelt ......................................................................................... 7 2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 1 / 8 Bestyrelsesmøde 095/14 Godkendelse referat Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 4. september 2014. Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Referatet blev godkendt ------------------------------------------------------------------ 096/14 Nyt fra formanden Niels Kruse orienterer bl.a. om:       Nyt om LF Bo likvidation Kommende møde med Borgmester Holger Schou Rasmussen Forsat intet svar fra Saxenhøj Hvad sker der i Kredsrepræsentantskabet Kommende møde for boligorganisationer på Lolland Henvendelse fra Ravnsborg Ældreboligselskab om administration Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------097/14 Nyt fra direktøren Per Dalhammer orienterer om:       Personalesager. Budgettet i afdeling 22-44 Østergade er forkastet på afdelingsmødet. Guldborgsund Kommune vil behandle budgettet på møder i november. Lolland Kommune er ansøgt om fritagelse for individuel måling af vand, i boligerne på Sandby Ældrecenter. Styringsdialogmøde med Lolland Kommune. Mødet er forløbet tilfredsstillende, men der er mange punkter at følge op på. Kuben er tilskrevet med ønske om bedre og hurtigere sagsbehandling. Ny leveringsaftale med SEAS har givet yderligere besparelser på bebyggelsernes installationer, for de næste 3 år Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 2 / 8 Bestyrelsesmøde 098/14 Nyt fra udvalgene Der orienteres fra følgende udvalgsarbejder:       ”SVAR” – pt. intet nyt. Tænketanken – holder pause resten af 2014. Bladudvalget – der arbejdes på en ny udgivelse af Svalen i november d.å. Sammenlægningsudvalget – har været på tur rundt til afdelingerne og udvalgsarbejdet forsættes. Investeringsudvalget – pt. intet nyt. Kampagneudvalget for organisationerne i kommunen – pt. intet nyt. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 099/14 Brugen af kontaktpersoner Gennem de senere år, har det kunnet konstateres, at det bliver sværere og sværere at få valgt afdelingsbestyrelser i afdelingerne. Efter afdelingsmøderne i år, er antallet af afdelingsbestyrelser igen faldet og pt. er der kun 10 afdelingsbestyrelser i boligforeningen. På nogle af de afdelingsmøder, hvor det ikke har været muligt at vælge en afdelingsbestyrelse, er der i stedet blevet valgt en ”kontaktperson” . Disse kontaktpersoner er ikke omfattet af de gældende vedtægter og har således ingen rettigheder eller forpligtelser, men bestyrelsen bør drøfte, hvorledes de skal kunne repræsenterer beboerne og kunne deltage i arrangementer, kurser m.v. Indstilling: Der blev på mød opnået enighed om, at der forsat skal kunne vælges kontaktpersoner i de afdelinger, hvor det ikke er muligt at få valgt en afdelingsbestyrelse. Kontaktpersonerne skal vælges af beboerne og kan fungere som bindeled mellem boligforeningen og beboerne. De skal endvidere kunne deltage i de fællesarrangementer, kurser m.v. der bliver arrangeret for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen vil arbejde på en ændring af boligforeningens vedtægter, vedrørende valg af disse kontaktpersoner. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. ------------------------------------------------------------------ 2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 3 / 8 Bestyrelsesmøde 100/14 Status på tomme boliger Per Dalhammer orienterer om antallet af boliger der ikke har været mulige at udleje. Den 22. oktober d.å. var der 21 boliger i tomgang (eks. Nørregade 14 og Gallevej) Det er 4 mindre end i maj d.å. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------101/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget Det forventes at planen er godkendt i Landsbyggefonden inden mødets afholdelse. Der gives nærmere orientering på mødet. Indstilling: På mødet kunne Per Dalhammer oplyse, at helhedsplanen nu var godkendt af Landsbyggefonden og man nu afventede den kommunale godkendelse på byrådsmødet den 27. november d.å. Imidlertid er der opstået et problem med finansieringen af planen, idet der tidligst vil kunne finde udbetaling sted fra Landsbyggefonden i marts 2015 og det var planen at opstarte den nye plan pr. 1. december 2014. Det indstilles at orienteringen godkendes og at bestyrelsen godkender et udlæg til finansiering af planens drift i maksimum 4 måneder. Beslutning: Indstillingen blev godkendt, betinget af den kommunale godkendelse. ------------------------------------------------------------------ 102/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 Fase 1 omfatter følgende sager: 22-53 Holmeager. 22-61 Horslunde m.v. og 22-63 Sandby-Provstelunden. For alle tre sager, er der en forhåbning om, at ansøgningerne vil kunne færdigbehandles i indeværende år. 22-91 Vestenskov, Langøparken og J.C. Pedersensvej. Sagen afventer forsat behandling i Landsbyggefonden. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 4 / 8 Bestyrelsesmøde 103/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 Der er desværre ikke noget nyt vedrørende afdelingerne: Der afventes forsat svar Guldborgsund Kommune, vedrørende budgettet for Rådhusvænget. Endvidere vil der på ny forsøges en dialog med Guldborgsund Kommune om fremtidens brug af boligerne i Præsteparken. Torvevænget i Rødby har på ny været drøftet med Lolland Kommune, som vil undersøge mulighederne for at visitere til disse. Endvidere har Lolland Kommune meddelt, at der pt. ikke er lukningsplaner for Fejø Ældrecenter, hvilket vil være til gavn for boligerne på Herredsvej. Boligforeningen har endvidere henledt kommunens opmærksomhed på de nye boliger på Viggo Lundsvej og Herredsvej, der ikke henstår tomme. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 104/14 Status på byggesager 22-04 Østre Park. Arbejdet skrider frem efter den reviderede tidsplan. Det er forsat forventningen af boligerne kan udlejes i januar 2015. Der har været en del drøftelser med kommunen om opgørelsen af arealerne for de nye boliger, men det forventes at dette snarest falder på plads og der vil snarest blive afholdt Åbent Hus, hvor et eksempel på de nye boliger vil blive vist frem. 22-34 Nørregade 14. Ministeriet har fremsendt yderligere krav om dokumentation for boligforeningens beslutning om nedrivning. Boligforeningen forsøger at efterkomme ministeriet krav om dokumentation for beslutningerne om at nedlægge afdelingen, men dette volder en del problemer, idet beslutningerne er truffet for boligforeningens overtagelse af administrationen. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 5 / 8 Bestyrelsesmøde 105/14 Fraflyttere hæfter ikke for elforbrug efter fraflytning. Det har flere gange været drøftet, om boligforeningens administration skulle kræve fraflyttere for elforbruget i hæftelsesperioden = de tre måneder fraflyttere kan hæfte for leje, såfremt boligen ikke kan genudlejes. Det er nu klart tilkendegivet fra Boligselskabernes Landsforening, at fraflyttere ikke længere kan kræves for denne udgift, hvorfor boligforeningen bør ændre praksis omgående, selv om dette giver øgede omkostninger til afdelingerne. Indstilling: Det indstilles at boligforeningen følger BL´s anvisninger og øjeblikkeligt ændre praksis, således at afdelingerne i fremtiden må betale for eventuelle forbrug i hæftelsesperioderne. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. -----------------------------------------------------------------106/14 Nedlæggelse af Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter. Som oplyst på det seneste bestyrelsesmøde, har Lolland Kommune besluttet at nedlægge/likvidere Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter. På det seneste bestyrelsesmøde blev det endvidere besluttet, at fremsende en indsigelse mod referatet fra forhandlingsmødet med kommunen. Kommunen er tilskrevet den 29. august d.å., men har endnu ikke svaret. I stedet har kommunen fremsendt deres forslag til foreløbig ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til nedrivning (vedhæftet denne dagsorden). Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager stilling til kommunens forslag til ansøgningen, som det forventes skal fremsendes som en samlet ansøgning fra kommunen og boligforeningen. Beslutning: Sagen blev behandlet på en lukket del af bestyrelsesmødet og vil derfor ikke blive refereret på det offentlige referat. ------------------------------------------------------------------ 107/14 Kontor til boligforeningen formand Formand Niels Kruse ønsker kontorfaciliteter til rådighed for hans mange papirer m.v. I denne forbindelse forslå Niels Kruse en ungdomsbolig på Hans Fugls Vej midlertidigt benyttet til dette formål. Den nævnte ungdomsbolig vil samtidig kunne benyttes som fællesvaskeri for beboerne og således vil den manglende lejeindtægt skulle deles mellem afdelingen og boligforeningen. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender, at ungdomsboligen benyttes til formandskontor. En godkendelse vil medføre en øget omkostning til boligforeningen på ca. kr. 20.000,- årligt. Sagen skal endeligt godkendes af kommunen. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. -----------------------------------------------------------------2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 6 / 8 Bestyrelsesmøde 108/14 Strategi Emnet er udsat til behandling på næste møde. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender udsættelsen af punktet. Beslutning: Indstillingen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------109/14  Dagpleje i boligforeningens boliger. Boligforeningen har modtaget ansøgning om optagelse på ventelisten til boliger, hvor ansøger ønsker at erhverve sig som dagplejer. I almindelighed er det ikke tilladt at drive erhverv fra almene familieboliger, men bestyrelsen har mulighed for at vurdere og godkende sådanne kombinerede udlejninger. Der er i forvejen boliger i boligforeningen der benyttes til dagpleje pt. Indstilling: Det indstillet at bestyrelsen godkender, at der kan ske udlejning til beboere der erhverver sig, som dagplejere. Det skal dog forinden vurderes, i hvert enkelte tilfælde, om det vil kunne være til gene for de omkringboende i afdelingen. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. ------------------------------------------------------------------ 110/14 Eventuelt Maribo Messe Bestyrelsen blev enig om, at det skal forsøges at købe en stand på Maribo Messen, hvor repræsentanter fra bestyrelsen skal kunne orientere interesserede om mulighederne for opskrivning til en af boligforeningens mange gode boliger. Juleafslutning Årets juleafslutning for organisationsbestyrelse og ansatte holdes den 18. december kl. 11. 2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 7 / 8 Bestyrelsesmøde Orientering om kommende møder og arrangementer: 6. november 11. november Mariebo-Møllen Kursus: Kl. 17:00 Forstå budget og regnskab Mariebo-Møllen Dagsordensmøde Kl. 8:00 Afdelingsbestyrelsesmedlemmer Niels Kruse Karl Jørgensen Per Dalhammer 20. november Mariebo-Møllen Bestyrelsesmøde Org. Bestyrelsen Fællespolitisk dialogmøde LK Org. Bestyrelsen Kl. 16:30 25. november Rådhuset Kl. 17:00 26. november Mariebo-Møllen ”SVAR” Kl. 8:30 Niels Kruse Karl Jørgensen Lars Olsen Per Dalhammer 27. november 16. december Dampmølleparken Samarbejdsudvalget for Kl. 16:30 afdeling 17 og 18 Per Dalhammer Mariebo-Møllen Kampagneudvalget Karl Jørgensen Kl. 13:00 18. december Mariebo-Møllen Niels Kruse Per Dalhammer Juleafslutning Org. Bestyrelsen Alle ansatte 2014-10-23 Org bst ref Offentligt, Side 8 / 8