JOB- OG KRAVPROFIL Thomas Gajhede Aarhus, den 18. februar 2014 Direktionsassistent Midttrafik AUSTRALIA • AUSTRIA • BELGIUM • BRAZIL • DENMARK • CHINA • ESTONIA FINLAND • FRANCE • GERMANY • INDIA • ITALY • LATVIA • LITHUANIA THE NETHERLANDS • NORWAY • POLAND • PORTUGAL • SINGAPORE SPAIN • SWEDEN • SWITZERLAND • UNITED KINGDOM • USA Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE .......................................................................................................... 2 1. INDLEDNING ........................................................................................................................... 3 2. OM MIDTTRAFIK .................................................................................................................... 3 3. STILLINGSBESKRIVELSE ..................................................................................................... 6 4. ANSÆTTELSESBETINGELSER ........................................................................................... 7 5. ANSÆTTELSESPROCEDURE ............................................................................................. 8 Side 2 af 8 1. Indledning Midttrafik og Mercuri Urval A/S har indgået aftale om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af en direktionsassistent til direktionssekretariatet i Midttrafik. Nærværende notat, som er udarbejdet af Mercuri Urval, vil blive anvendt til: • at sikre en fælles forståelsesramme mellem ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til organisationen, stillingen og profilen på direktionsassistenten • at udgøre baggrundsmateriale til stillingsannoncen som information til muligt interesserede • at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og forventninger til den nye stillingsindehaver. Således indgår notatet som grundlag for vurdering af kandidaternes egnethed til stillingen. Notatet bygger blandt andet på informationer og synspunkter fremkommet i forbindelse med interview med relevante nøglepersoner samt fra det foreliggende skriftlige materiale. Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte Thomas Gajhede fra Mercuri Urval på telefon 20 84 10 30 eller vicedirektør Mette Julbo fra Midttrafik på telefon 87 40 82 13 med henblik på uddybende spørgsmål. 2. Om Midttrafik Trafikselskabet Midttrafik har siden 1. januar 2007 administreret den kollektive trafik i den midtjyske region. Bestyrelsen vedtog i starten af 2013 en strategiplan med tre fokusområder: 1. Tilfredse kunder 2. Dygtige leverandører 3. Tilfredse bestillere. 2.1 Midttrafiks kerneopgaver Midttrafiks kerneopgaver omfatter: • • • • • Tilbyde borgerne et attraktivt tilbud om kollektiv trafik – med letbane, lokalbaner, regional- og bybusser, teletaxa m.m. i hele Region Midtjylland. Derudover har Midttrafik ansvaret for en lang række individuelle kørselsordninger af f.eks. kunder med fysisk handicap, patienter til sygehusene osv. Midttrafik har ansvaret for at indgå aftaler med busselskaber og private vognmænd, tilrettelægge og koordinere kørslen, markedsføre og informere om mulighederne, fastlægge takster og vilkår for den kollektive trafik m.m. Midttrafik er en kundeorienteret organisation, der vil have flere tilfredse kunder. Der er fokus på at forbedre Midttrafiks evne til at have kundefokus, forbedre den kollektive trafiks omdømme og forbedre kvaliteten i produktet. Midttrafik er afhængige af at have et godt samarbejde med dygtige leverandører, da de møder kunden i hverdagen; Midttrafik har fokus på at forbedre leverandørernes vilkår, inddrage og samarbejde bedre med dem, uddanne chauffører og ledere hos vognmændene bedre samt forbedre chaufførfagets omdømme. Den kollektive trafik finansieres kun delvist af kunderne – resten finansieres af Midttrafiks bestillere, kommunerne og regionen. Bestillerne skal være tilfredse med Midttrafiks performance – de skal opleve at få god rådgivning med value for money, og Midttrafik skal sikre, at deres borgere får stabil drift af den kollektive trafik. Side 3 af 8 2.2 Kort opsummering af nøgletal fra 2012 Bustrafik Køreplantimer pr. år Kr. 2,0 mio. Kontraktbusser 898 Chauffører (ansat af busselskaber) Ca. 2.200 Ruter 673 Kunder pr. år 76 mio. Kunder pr. dag 208.000 Udgifter Kr. 1.411 mio. Indtægter (buskunder) Kr. 694 mio. Netto Kr. 716 mio. (Finansieres af Region Midtjylland og de 19 kommuner i regionen) Administrationen er normeret til 136 fuldtidsstillinger. Stillingerne er fordelt således: Midttrafiks administration Antal medarbejdere Buskørsel og tværgående funktioner 83 Trafikkontrol og billetkontroladministration 13 Handicapkørsel / variabel kørsel 30 Rutebilstationer (Randers og Aarhus) 10 Trafikselskabets regnskab for 2012. Udgifterne udgjorde i alt ca. kr. 125 mio. med følgende fordeling: Udgift Mio. kr. Løn 54,1 Administration 5,0 It 18,0 Information og markedsføring 11,9 Lokaler 7,4 Personale 2,4 Tjenestebiler 0,6 Bus og Tog sekretariat 1,8 X Bus sekretariat 1,0 Diverse 4,6 Terminaler, rutebilstationer og billetudstyr 17,8 Side 4 af 8 2.3 Midttrafiks organisering Midttrafiks bestyrelse består af ni medlemmer. To af medlemmerne udpeges af Regionsrådet og syv af kommunalbestyrelserne inden for trafikselskabets område. Midttrafik ledes af en direktion med en direktør og en vicedirektør - med det overordnede ansvar for organisationens udvikling. De fordeler det ledelsesmæssige ansvar mellem sig - overfor driftsselskaber, grupper og sekretariater. Næste ledelsesniveau består af fem gruppeledere, der hver har ansvaret for en række funktioner, hvoraf enkelte ledes af en funktionsleder. Direktører og gruppeledere udgør den centrale ledelse i Midttrafik og er forpligtet til, med udgangspunkt i virksomhedsgrundlaget, at udvikle organisationen i samme retning. Midttrafiks organisations kan skitseres således: For yderligere oplysninger se Midttrafik.dk. 2.4 Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet har ansvaret for større udviklingsprojekter samt for betjening af bestyrelse, direktion og ledelse. Herudover har direktionssekretariatet ansvar for overordnet mål- og kvalitetssikring samt virksomheds-, organisations- og lederudvikling. Direktionssekretariatet består af to erfarne, kompetente og engagerede medarbejdere, hvortil kommer direktionsassistenten. 2.5 Snitflader Direktionssekretariatet har et tæt samarbejde med direktionen og den øvrige ledelse, og deltager i både det daglige, såvel som det mere strategiske ledelsesarbejde. Dette indebærer bl.a. direktionsmøder samt bestyrelsesmøder seks gange årligt. Direktionsassistenten har en bred berøringsflade ud i organisationen, da en række tværgående projekter er forankret i direktionssekretariatet. Side 5 af 8 3. Stillingsbeskrivelse 3.1 Stilingen Titel: Reference: Placering: Ansættelsestidspunkt: Direktionsassistent Til direktion, med daglig reference til vicedirektøren Midttrafik, Søren Nymarksvej 3, 8270 Højbjerg Snarest 3.2 Ansvarsområde og forventninger Direktionsassistenten indgår i direktionssekretariatet, der varetager betjening af direktionen og bestyrelsen. Direktionsassistenten koordinerer og følger op på de opgaver, som iværksættes i organisationen, eksekverer bestyrelsens og direktionens beslutninger og indgår som ressourceperson i diverse projekter og ad hoc opgaver. Ofte fungerer direktionsassistenten som coach og leder (uden personaleansvar). Det forventes, at direktionsassistenten er en administrativ spidskompetence med en markant stærk analytisk sans, og som evner at skabe sig et overblik hurtigere end de fleste. Direktionsassistenten agerer som direktionens forlængelse og har en central rolle i organisationen og i dennes implementering af trufne beslutninger. Det forventes derfor, at direktionsassistenten er selvkørende, stærkt opfølgende, loyal og formår at forvalte den nødvendige diskretion overfor beslutninger truffet i bestyrelsen eller direktionen. Direktionsassistenten løser sine opgaver i samarbejde med de to andre medarbejdere i sekretariatet i en travl og sjov hverdag, hvor fleksibilitet og indbyrdes backup er en forudsætning. Direktionssekretariatet er en serviceenhed, som giver værdi på mange måder – fra analyse og projektledelse til kopiering og kaffebrygning. Direktionsassistenten skal derfor være parat til at assistere ved ad hoc opgaver samt opgaver af mere praktisk karakter. Direktionsassistenten er ofte ”vejen ind” i Midttrafik for politikere, bestyrelse og repræsentantskab, der kontakter sekretariatet for at få løst både små og store opgaver, få afklaret spørgsmål osv. Stillingen indebærer brede berøringsflader og hyppigt samarbejde med linjeorganisationerne i Midttrafik, hvorfor det er centralt, at direktionsassistenten kan kommunikere og samarbejde med alle niveauer i organisationen. 3.3 Arbejdsopgaver Direktionsassistentens løbende opgaver er mere konkret: • • • • • Koordinering og opfølgning på eksekvering af bestyrelsens og direktionens beslutninger om tiltag inden for buskørsel, handicapkørsel og flextur. Direktionen skal via direktionsassistenten altid kunne have et overblik over status på implementering af trufne beslutninger. Ansvarlig for dagsordenspunkter til bestyrelsen, referat og opfølgning fra bestyrelsesmøder Sammen med resten af organisationen ansvarlig for at skabe de nødvendige beslutningsgrundlag for direktion og bestyrelse. Betjening af direktion i forhold til forberedelse af deltagelse i eksterne bestyrelser m.m., så direktionsmedlemmet er ”klædt på” til at deltage i møder i forskellige fora inden for kollektiv trafik. Kvalitetsløft af sagsbehandling ved at hjælpe ledere og medarbejdere i linjeorganisationen til at sikre faktabaserede, velgennemarbejdede og konkrete beslutningsoplæg til direktion og bestyrelse. Side 6 af 8 • Ad hoc deltagelse i projekter primært af faglig karakter, hvor direktionen kan indsætte direktionsassistenten som ressourceperson, når nye opgaver eller projekter skal analyseres, beskrives, løbes i gang, hjælpes ud af problemer eller på anden måde skal have en saltvandsindsprøjtning for at blive gennemført og overgå til stabil drift i linjeorganisationen. 3.4 Faglige kompetencer • • • • • • Relevant uddannelse, eksempelvis cand.scient.adm., cand.scient.pol., cand. jur. eller lign. Flere års erfaring med sekretariatsbetjening af overordnet ledelse, direktion og/eller bestyrelse Erfaring fra offentlig virksomhed Erfaren sagsbehandler Særdeles stærke skriftlige kompetencer, herunder kvalitetssikker udarbejdelse af beslutningsoplæg, sagsfremstilling mv. Flair/interesse for kollektiv trafik. 3.5 Personlige kompetencer Den rette kandidat: • • • • • • • • • • har politisk og strategisk tæft og evner at agere i forlængelse af direktionen har udprægede administrative evner og kan hurtigt identificere centrale pointer og formulere disse klart og præcist – skriftligt såvel som mundtligt er detaljeorienteret, analytisk og omhyggelig. Vurderer risici hurtigt og sikkert og leverer et faktabaseret beslutningsgrundlag for direktionen er konsekvent, vedholdende og opfølgende i eksekveringen af direktionens beslutninger og sikrer implementering af disse evner at sætter sig hurtigt ind i nye opgaver og bevare overblikket, når der er mange bolde i luften er udpræget fleksibel og serviceminded overfor interne såvel som eksterne aktører er positiv og empatisk. Har en positiv indstilling til opgaverne, og kan samarbejde med alle niveauer i organisationen er en holdspiller. Har lyst til at være en del af et team, der arbejder tæt og supplerer hinanden er loyal og kan administrere fortrolighed er selvstændig og selvkørende. 4. Ansættelsesbetingelser Stillingen besættes efter forhandling med forhandlingsberettiget organisation. Stillingen besættes snarest muligt, senest den 1. maj 2014. Arbejdspladsen er i Aarhus. Den rette kandidat bliver en del af et inspirerende og uhøjtideligt arbejdsmiljø med dygtige kolleger og mange spændende opgaver. Der er gode arbejdsforhold med blandt andet flextid, kantine- og frugtordning, massageordning og frikort til Midttrafiks busser og tog. Side 7 af 8 5. Ansættelsesprocedure TIDSANGIVELSE AKTIVITET Fra 18. februar 2014 Annoncering og sourcing 12. marts 2014 Ansøgningsfrist 17.-24. marts Test, personvurdering og referencetagning Mercuri Urval tester, interviewer, indhenter referencer og udarbejder en skriftlig personvurdering på hver kandidat 25. marts 2014 Rapportering og anden samtalerunde De kandidater, der går videre efter den indledende samtale, mødes med ansættelsesudvalget. Mercuri Urval afgiver tilbagemelding til ansættelsesudvalget vedrørende hver enkelt kandidat. Ansættelsesudvalget træffer beslutning. Ultimo marts 2014 Forhandling og ansættelse 1. maj 2014 Tiltrædelse Side 8 af 8
© Copyright 2024