JOB- OG KRAVPROFIL
Thomas Gajhede
Aarhus, den 18. februar 2014
Direktionsassistent
Midttrafik
AUSTRALIA • AUSTRIA • BELGIUM • BRAZIL • DENMARK • CHINA • ESTONIA
FINLAND • FRANCE • GERMANY • INDIA • ITALY • LATVIA • LITHUANIA
THE NETHERLANDS • NORWAY • POLAND • PORTUGAL • SINGAPORE
SPAIN • SWEDEN • SWITZERLAND • UNITED KINGDOM • USA
Indholdsfortegnelse
INDHOLDSFORTEGNELSE .......................................................................................................... 2 1. INDLEDNING ........................................................................................................................... 3 2. OM MIDTTRAFIK .................................................................................................................... 3 3. STILLINGSBESKRIVELSE ..................................................................................................... 6 4. ANSÆTTELSESBETINGELSER ........................................................................................... 7 5. ANSÆTTELSESPROCEDURE ............................................................................................. 8 Side 2 af 8
1. Indledning
Midttrafik og Mercuri Urval A/S har indgået aftale om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af
en direktionsassistent til direktionssekretariatet i Midttrafik.
Nærværende notat, som er udarbejdet af Mercuri Urval, vil blive anvendt til:
•
at sikre en fælles forståelsesramme mellem ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til
organisationen, stillingen og profilen på direktionsassistenten
•
at udgøre baggrundsmateriale til stillingsannoncen som information til muligt interesserede
•
at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og
forventninger til den nye stillingsindehaver. Således indgår notatet som grundlag for vurdering
af kandidaternes egnethed til stillingen.
Notatet bygger blandt andet på informationer og synspunkter fremkommet i forbindelse med interview med relevante nøglepersoner samt fra det foreliggende skriftlige materiale.
Alle, der på baggrund af stillingsopslaget overvejer sin interesse i stillingen, er meget velkomne til at
kontakte Thomas Gajhede fra Mercuri Urval på telefon 20 84 10 30 eller vicedirektør Mette Julbo
fra Midttrafik på telefon 87 40 82 13 med henblik på uddybende spørgsmål.
2. Om Midttrafik
Trafikselskabet Midttrafik har siden 1. januar 2007 administreret den kollektive trafik i den midtjyske
region. Bestyrelsen vedtog i starten af 2013 en strategiplan med tre fokusområder:
1. Tilfredse kunder
2. Dygtige leverandører
3. Tilfredse bestillere.
2.1 Midttrafiks kerneopgaver
Midttrafiks kerneopgaver omfatter:
•
•
•
•
•
Tilbyde borgerne et attraktivt tilbud om kollektiv trafik – med letbane, lokalbaner, regional- og
bybusser, teletaxa m.m. i hele Region Midtjylland. Derudover har Midttrafik ansvaret for en lang
række individuelle kørselsordninger af f.eks. kunder med fysisk handicap, patienter til
sygehusene osv.
Midttrafik har ansvaret for at indgå aftaler med busselskaber og private vognmænd,
tilrettelægge og koordinere kørslen, markedsføre og informere om mulighederne, fastlægge
takster og vilkår for den kollektive trafik m.m.
Midttrafik er en kundeorienteret organisation, der vil have flere tilfredse kunder. Der er fokus på
at forbedre Midttrafiks evne til at have kundefokus, forbedre den kollektive trafiks omdømme og
forbedre kvaliteten i produktet.
Midttrafik er afhængige af at have et godt samarbejde med dygtige leverandører, da de møder
kunden i hverdagen; Midttrafik har fokus på at forbedre leverandørernes vilkår, inddrage og
samarbejde bedre med dem, uddanne chauffører og ledere hos vognmændene bedre samt
forbedre chaufførfagets omdømme.
Den kollektive trafik finansieres kun delvist af kunderne – resten finansieres af Midttrafiks
bestillere, kommunerne og regionen. Bestillerne skal være tilfredse med Midttrafiks
performance – de skal opleve at få god rådgivning med value for money, og Midttrafik skal
sikre, at deres borgere får stabil drift af den kollektive trafik.
Side 3 af 8
2.2 Kort opsummering af nøgletal fra 2012
Bustrafik
Køreplantimer pr. år
Kr. 2,0 mio.
Kontraktbusser
898
Chauffører (ansat af busselskaber)
Ca. 2.200
Ruter
673
Kunder pr. år
76 mio.
Kunder pr. dag
208.000
Udgifter
Kr. 1.411 mio.
Indtægter (buskunder)
Kr. 694 mio.
Netto
Kr. 716 mio.
(Finansieres af Region Midtjylland og de 19 kommuner i regionen)
Administrationen er normeret til 136 fuldtidsstillinger. Stillingerne er fordelt således:
Midttrafiks administration
Antal medarbejdere
Buskørsel og tværgående funktioner
83
Trafikkontrol og billetkontroladministration
13
Handicapkørsel / variabel kørsel
30
Rutebilstationer (Randers og Aarhus)
10
Trafikselskabets regnskab for 2012. Udgifterne udgjorde i alt ca. kr. 125 mio. med følgende
fordeling:
Udgift
Mio. kr.
Løn
54,1
Administration
5,0
It
18,0
Information og markedsføring
11,9
Lokaler
7,4
Personale
2,4
Tjenestebiler
0,6
Bus og Tog sekretariat
1,8
X Bus sekretariat
1,0
Diverse
4,6
Terminaler, rutebilstationer og billetudstyr
17,8
Side 4 af 8
2.3 Midttrafiks organisering
Midttrafiks bestyrelse består af ni medlemmer. To af medlemmerne udpeges af Regionsrådet og
syv af kommunalbestyrelserne inden for trafikselskabets område. Midttrafik ledes af en direktion
med en direktør og en vicedirektør - med det overordnede ansvar for organisationens udvikling. De
fordeler det ledelsesmæssige ansvar mellem sig - overfor driftsselskaber, grupper og sekretariater.
Næste ledelsesniveau består af fem gruppeledere, der hver har ansvaret for en række funktioner,
hvoraf enkelte ledes af en funktionsleder. Direktører og gruppeledere udgør den centrale ledelse i
Midttrafik og er forpligtet til, med udgangspunkt i virksomhedsgrundlaget, at udvikle organisationen i
samme retning.
Midttrafiks organisations kan skitseres således:
For yderligere oplysninger se Midttrafik.dk.
2.4 Direktionssekretariatet
Direktionssekretariatet har ansvaret for større udviklingsprojekter samt for betjening af bestyrelse,
direktion og ledelse. Herudover har direktionssekretariatet ansvar for overordnet mål- og
kvalitetssikring samt virksomheds-, organisations- og lederudvikling. Direktionssekretariatet består
af to erfarne, kompetente og engagerede medarbejdere, hvortil kommer direktionsassistenten.
2.5 Snitflader
Direktionssekretariatet har et tæt samarbejde med direktionen og den øvrige ledelse, og deltager i
både det daglige, såvel som det mere strategiske ledelsesarbejde. Dette indebærer bl.a. direktionsmøder samt bestyrelsesmøder seks gange årligt.
Direktionsassistenten har en bred berøringsflade ud i organisationen, da en række tværgående
projekter er forankret i direktionssekretariatet.
Side 5 af 8
3. Stillingsbeskrivelse
3.1 Stilingen
Titel:
Reference:
Placering:
Ansættelsestidspunkt:
Direktionsassistent
Til direktion, med daglig reference til vicedirektøren
Midttrafik, Søren Nymarksvej 3, 8270 Højbjerg
Snarest
3.2 Ansvarsområde og forventninger
Direktionsassistenten indgår i direktionssekretariatet, der varetager betjening af direktionen og
bestyrelsen. Direktionsassistenten koordinerer og følger op på de opgaver, som iværksættes i
organisationen, eksekverer bestyrelsens og direktionens beslutninger og indgår som
ressourceperson i diverse projekter og ad hoc opgaver. Ofte fungerer direktionsassistenten som
coach og leder (uden personaleansvar).
Det forventes, at direktionsassistenten er en administrativ spidskompetence med en markant stærk
analytisk sans, og som evner at skabe sig et overblik hurtigere end de fleste. Direktionsassistenten
agerer som direktionens forlængelse og har en central rolle i organisationen og i dennes
implementering af trufne beslutninger. Det forventes derfor, at direktionsassistenten er
selvkørende, stærkt opfølgende, loyal og formår at forvalte den nødvendige diskretion overfor
beslutninger truffet i bestyrelsen eller direktionen.
Direktionsassistenten løser sine opgaver i samarbejde med de to andre medarbejdere i
sekretariatet i en travl og sjov hverdag, hvor fleksibilitet og indbyrdes backup er en forudsætning.
Direktionssekretariatet er en serviceenhed, som giver værdi på mange måder – fra analyse og
projektledelse til kopiering og kaffebrygning. Direktionsassistenten skal derfor være parat til at
assistere ved ad hoc opgaver samt opgaver af mere praktisk karakter. Direktionsassistenten er ofte
”vejen ind” i Midttrafik for politikere, bestyrelse og repræsentantskab, der kontakter sekretariatet for
at få løst både små og store opgaver, få afklaret spørgsmål osv.
Stillingen indebærer brede berøringsflader og hyppigt samarbejde med linjeorganisationerne i
Midttrafik, hvorfor det er centralt, at direktionsassistenten kan kommunikere og samarbejde med
alle niveauer i organisationen.
3.3 Arbejdsopgaver
Direktionsassistentens løbende opgaver er mere konkret:
•
•
•
•
•
Koordinering og opfølgning på eksekvering af bestyrelsens og direktionens beslutninger om
tiltag inden for buskørsel, handicapkørsel og flextur. Direktionen skal via direktionsassistenten
altid kunne have et overblik over status på implementering af trufne beslutninger.
Ansvarlig for dagsordenspunkter til bestyrelsen, referat og opfølgning fra bestyrelsesmøder
Sammen med resten af organisationen ansvarlig for at skabe de nødvendige beslutningsgrundlag for direktion og bestyrelse.
Betjening af direktion i forhold til forberedelse af deltagelse i eksterne bestyrelser m.m., så
direktionsmedlemmet er ”klædt på” til at deltage i møder i forskellige fora inden for kollektiv
trafik.
Kvalitetsløft af sagsbehandling ved at hjælpe ledere og medarbejdere i linjeorganisationen til at
sikre faktabaserede, velgennemarbejdede og konkrete beslutningsoplæg til direktion og
bestyrelse.
Side 6 af 8
•
Ad hoc deltagelse i projekter primært af faglig karakter, hvor direktionen kan indsætte
direktionsassistenten som ressourceperson, når nye opgaver eller projekter skal analyseres,
beskrives, løbes i gang, hjælpes ud af problemer eller på anden måde skal have en
saltvandsindsprøjtning for at blive gennemført og overgå til stabil drift i linjeorganisationen.
3.4 Faglige kompetencer
•
•
•
•
•
•
Relevant uddannelse, eksempelvis cand.scient.adm., cand.scient.pol., cand. jur. eller lign.
Flere års erfaring med sekretariatsbetjening af overordnet ledelse, direktion og/eller bestyrelse
Erfaring fra offentlig virksomhed
Erfaren sagsbehandler
Særdeles stærke skriftlige kompetencer, herunder kvalitetssikker udarbejdelse af beslutningsoplæg, sagsfremstilling mv.
Flair/interesse for kollektiv trafik.
3.5 Personlige kompetencer
Den rette kandidat:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
har politisk og strategisk tæft og evner at agere i forlængelse af direktionen
har udprægede administrative evner og kan hurtigt identificere centrale pointer og formulere
disse klart og præcist – skriftligt såvel som mundtligt
er detaljeorienteret, analytisk og omhyggelig. Vurderer risici hurtigt og sikkert og leverer et
faktabaseret beslutningsgrundlag for direktionen
er konsekvent, vedholdende og opfølgende i eksekveringen af direktionens beslutninger og
sikrer implementering af disse
evner at sætter sig hurtigt ind i nye opgaver og bevare overblikket, når der er mange bolde i
luften
er udpræget fleksibel og serviceminded overfor interne såvel som eksterne aktører
er positiv og empatisk. Har en positiv indstilling til opgaverne, og kan samarbejde med alle
niveauer i organisationen
er en holdspiller. Har lyst til at være en del af et team, der arbejder tæt og supplerer hinanden
er loyal og kan administrere fortrolighed
er selvstændig og selvkørende.
4. Ansættelsesbetingelser
Stillingen besættes efter forhandling med forhandlingsberettiget organisation. Stillingen besættes
snarest muligt, senest den 1. maj 2014. Arbejdspladsen er i Aarhus.
Den rette kandidat bliver en del af et inspirerende og uhøjtideligt arbejdsmiljø med dygtige kolleger
og mange spændende opgaver. Der er gode arbejdsforhold med blandt andet flextid, kantine- og
frugtordning, massageordning og frikort til Midttrafiks busser og tog.
Side 7 af 8
5. Ansættelsesprocedure
TIDSANGIVELSE
AKTIVITET
Fra 18. februar 2014
Annoncering og sourcing
12. marts 2014
Ansøgningsfrist
17.-24. marts
Test, personvurdering og referencetagning
Mercuri Urval tester, interviewer, indhenter referencer og udarbejder en skriftlig
personvurdering på hver kandidat
25. marts 2014
Rapportering og anden samtalerunde
De kandidater, der går videre efter den indledende samtale, mødes med
ansættelsesudvalget. Mercuri Urval afgiver tilbagemelding til
ansættelsesudvalget vedrørende hver enkelt kandidat. Ansættelsesudvalget
træffer beslutning.
Ultimo marts 2014
Forhandling og ansættelse
1. maj 2014
Tiltrædelse
Side 8 af 8