1. No category

HÅNDBOG FOR ALLE MEDARBEJDERE I SKABELONDESIGN
Opdateret: 21. august 2014
INDHOLDSFORTEGNELSE
Indledning ..............................................................................................4
Strategi, mål mm. .....................................................................................5
Vores historie ................................................................... 5
Mission, vision og strategi .................................................... 6
Værdigrundlag .................................................................. 6
Organisation .................................................................... 6
Kundetilfredshed (kundelivscyklus) ......................................... 6
SkabelonDesigns sociale profil ............................................... 7
Medlemsskaber ................................................................. 7
Ansættelsesforhold ...................................................................................7
Rekruttering .................................................................... 7
Introduktion af nye medarbejdere .......................................... 7
Arbejdstid ....................................................................... 7
Loyalitet og tavshedspligt .................................................... 8
Ophavsret og opfindelser ..................................................... 8
Personlig udviklingssamtale (PU-samtale) ................................. 8
Løn- og ansættelsessamtale ................................................. 8
Arbejdstelefon ................................................................. 8
Møder og mødekultur ......................................................... 8
Personalegoder ................................................................. 9
Pensionsordning ................................................................ 9
Massageordning ................................................................ 10
Viden og udvikling ............................................................ 10
Administration ....................................................................................... 10
Adresse- og navneændringer ................................................ 10
Lønudbetaling ................................................................. 10
Sygemelding ................................................................... 11
Ferieønsker .................................................................... 11
Frokostordning ................................................................ 11
Kørselsgodtgørelse ............................................................ 11
Nøgler og nøglebrik ........................................................... 11
Alarmsystemet ................................................................ 12
Booking af parkeringsplads .................................................. 12
Tyveri eller mistede effekter ............................................... 13
Frihed og fravær .................................................................................... 13
Barns sygdom .................................................................. 13
Barsel ........................................................................... 13
Dødsfald og begravelse ...................................................... 14
Læge- og tandlægebesøg .................................................... 14
Ferie ............................................................................. 14
Ferielukning .................................................................... 14
Helligdage ...................................................................... 14
Arbejdsmiljø ......................................................................................... 15
Omgangstone og adfærd i SkabelonDesign ............................... 15
Alkoholpolitik .................................................................. 15
Rygepolitik ..................................................................... 15
Førstehjælpskasse ............................................................ 15
Kontorets praktiske husregler – de små ting: ............................ 15
Arbejdsmiljøgruppe .......................................................... 17
Arbejdsmiljøgruppens mål .................................................. 18
Arbejdsmiljøarbejdets organisering ....................................... 18
Arbejdspladsvurdering (APV) ............................................... 18
Kontakt arbejdsmiljøgruppen ............................................... 18
I tilfælde af arbejdsskade ................................................... 18
IT-politik .............................................................................................. 19
Sikkerhed ....................................................................... 19
Brug af SkabelonDesigns it-udstyr ......................................... 19
Internet, e-mail og sociale medier ........................................ 19
Forhold ved fratrædelse ..................................................... 19
Særlige begivenheder .............................................................................. 19
Fødselsdage .................................................................... 19
Jubilæum ....................................................................... 19
Arrangementer i SkabelonDesign ........................................... 19
PERSONALEHÅNDBOG
INDLEDNING
Kære kollega i SkabelonDesign
I dette dokument finder du SkabelonDesigns personalehåndbog. Den er lavet for at give
medarbejdere i SkabelonDesign et samlet overblik over virksomhedens strategi,
organisationens sammensætning, de fordele, man har som ansat, de regler, man skal
forholde sig til, og de ting ind imellem, som nogle kender til, men andre ikke gør…
Personalehåndbogen er både til nye medarbejdere, men i ligeså høj grad til
medarbejdere, som har været ansat i længere tid.
Formålet med håndbogen er dels at orientere og dels, at man som medarbejder kan
anvende den som opslagsværk, hvis man er i tvivl.
/ Jeppe Schytte-Hansen
4/24
PERSONALEHÅNDBOG
STRATEGI, MÅL MM.
Vores historie
SkabelonDesigns historie går tilbage til 2004, hvor selskabet begyndte med 3
medarbejdere, som i løbet af det efterfølgende år var blevet til 6 medarbejdere. I det
første år fokuserede vi på opstart, fokus på vores niche og rentabilitet på de opgaver,
som blev løst for store kunder med nye udfordringer. I 2006 flyttede vi fra
Vandflyverhangaren, som blev købt af den hedengangne avis Nyhedsavisen. Vi valgte at
blive i området, men flyttede ud til B&W’s gamle administrationsbygning på
Refshalevej 147, i et nyistandsat lejemål med udsigt over byen. I perioden 2006-2008
fokuserede vi meget på opbygning af partnerskaber med designbureauer og fortsat salg
til store kunder, samtidig med at vi ”produktificerede” vores løsninger, således at vi
ikke skulle starte forfra hver gang, men havde en base at starte på med udgangspunkt i
de behov kunderne havde til fælles – og sådan blev de 2 første ”Engines til, nemlig
WordEngine og PresentationEngine.
I perioden 2008-2010 voksede medarbejderantallet fra 10 til 18, og vi havde fokus på
rekruttering af de bedste medarbejdere, der kunne være med til at drive forretningen
frem inden for vores niche, samtidig med at vi arbejdede videre med produktudvikling,
som medførte fødslen af ExcelEngine i samarbejde med DI og Danisco, som finansierede
udviklingen i et partnerskab med os. Derudover arbejdede vi i 2008-2010 med at få
flere internationale kunder – hvilket lykkedes, primært i Norden og i Spanien. I både
2009 og i 2010 blev vi kåret som Gazelle virksomhed af Børsen (i 2009 som en af de 5%
bedst placerede virksomheder).
År 2011-2013 voksede vi fra 18 til 23 medarbejdere og havde fokus rettet mod
relationerne til vores samarbejdspartnere, fortsat produktudvikling og
produktstabilitet, kombineret med et kig udefra og ind, som afstedkom et framework
for kundetilfredshedsanalyser, som siden 2012 er blevet udsendt til alle kundeprojekter
over 25.000 kr. Derudover startede vi på et projekt med at optimere de interne
arbejdsprocesser for at sikre højere kvalitet i løsningerne og reducere
spildtid/dobbelttid på en række kundeprojekter.
I 2013 startede arbejdet med at udvikle Templafy som et selvstændigt produkt, og i
slutningen af 2013 besluttede ledelsen at opdele SkabelonDesign og Templafy i 2
selvstændige selskaber. Dette blev dels gjort for at tydeliggøre forskellen på de 2
forretningsområder internt, men ligeledes for at kunne tiltrække investorer til
Templafy. I foråret 2014 blev dette eksekveret, og efterfølgende er SEED Capital og
Sunstone Capital blevet investorer i Templafy sammen med de 5 partnere i
SkabelonDesign. Fremadrettet vil de 2 forretninger være adskilt ift. økonomi,
medarbejdere og strategi, men der er fra begyndelsen og sandsynligvis et langt stykke
frem i tiden være et tæt samarbejde mellem Templafy og SkabelonDesign i form af et
partnerskab, hvor SkabelonDesign kan markedsføre, sælge og konfigurere Templafy-
5/24
PERSONALEHÅNDBOG
løsninger og derudover fungere som konfigurationspartner til Templafy på kunder andre
steder i verden.
I midten af 2014 havde vi arbejdet for 17 ud af Danmarks 20 største virksomheder – og
det er vi stolte af. I 2014 fylder vi ligeledes 10 år og afholder derfor jubilæum for
medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere og venner af huset. 2014 er ligeledes året,
hvor fokus på medarbejdertilfredshed er et område, vi vil arbejde med – det skal
fortsat være et godt sted at arbejde i SkabelonDesign. Vi har ligeledes introduceret en
revitalisering af SkabelonDesigns strategi, som er iværksat med 19 fokusprojekter, der
ser 2-3 år frem i tiden for forskellige områder af forretningen – se nærmere i vores
strategitræ – bilag 1.
Mission, vision og strategi
Vi har nedfældet vores overordnede strategi i et ”strategitræ”, som indeholder
beskrivelse af vores vision, mission og det omdømme, som vi gerne vil have. Der er i
dette strategitræ ligeledes nedfældet en række fokusprojekter, som vi løbende
arbejder med.
Se vores strategi træ- bilag 1.
Værdigrundlag
Vi har i 2009 og 2010 i medarbejderstaben skabt en fælles platform for de værdier, vi
beskæftiger os med og identificerer os med i SkabelonDesign. Dette har resulteret i et
”SkabelonDesign DNA” med 6 værdier og nogle beskrivende ord, der støtter op om de
udvalgte værdier, som gennemsyrer organisationen.
Se bilag 2 – SkabelonDesigns DNA
Organisation
Organisationsdiagram. Se bilag 3 – SkabelonDesigns organisationsdiagram
Kundetilfredshed (kundelivscyklus)
Vi har et Kundelivscyklus projekt, som er sat i gang for at sikre en bedre forbindelse til
vores kunder blandt andet i kraft af et spørgeskema, som sendes til alle nye kunder
med en omsætning på mere end 25.000 kr., hvor vi opfordrer dem til at give os
feedback på processen, samarbejdet og kommunikationen, afstemning. Nogle af de
spørgsmål vi stiller er:
- I hvor høj grad svarer den leverede løsning til den oprindeligt præsenterede løsning?
- Hvor tilfreds er du med den overordnede kvalitet af leverancen?
- I hvor høj grad svarede kommunikationen mellem de projektansvarlige i din
virksomhed og de projektansvarlige i SkabelonDesign til dine forventninger?
6/24
PERSONALEHÅNDBOG
SkabelonDesigns sociale profil
SkabelonDesign støtter humanitære formål med 30-50.000 kr. pr. år, herunder:
Kræftens Bekæmpelse
UNICEF
Røde Kors
Red Barnet
Danske Hospitalsklovne
Medlemsskaber
SkabelonDesign har valgt at være medlem af følgende:
Design Denmark (tidligere Danish Design Association)
DI (associering)
Dansk IT
Dansk Kommunikationsforening
ANSÆTTELSESFORHOLD
Rekruttering
Vores ambition er at rekruttere de bedst egnede medarbejdere til de ledige stillinger,
vi har i SkabelonDesign. Stillingsopslag bliver slået op i relevante medier og på
jobportaler samt www.skabelondesign.dk Alle ansøgere, uanset køn, race eller religion
opfordres til at søge ledige stillinger. Ansøgere vurderes på kompetencer, erfaring og
potentielt match med relevante dele af den eksisterende medarbejderstab.
Typisk ansøgningsfrist er 14 dage, og processen er typisk 1-3 samtaler afhængigt af
ansøgerfeltets størrelse og stillingsbeskrivelse.
Introduktion af nye medarbejdere
Når nye medarbejdere ansættes udsendes en intern meddelelse, og medarbejderen
modtager senest 1 uge inden opstart i SkabelonDesign et introduktionsprogram med
orientering om de første dages programlagte punkter, som bl.a. vil være briefing om
strategi, forretningsudvikling og introduktion til software og konsulentydelser.
HR system
SkabelonDesign har et HR system som kaldes Bamboo HR, hvor følgende informationer
kan findes: PDF af seneste ansættelseskontrakt, ferie status, anmodning om ferie, link
til personalehåndbog og fødselsdagskalender. Log-in til systemet sendes pr. mail og kan
rekvireres hos Jeppe.
Arbejdstid
Gensidig fleksibilitet skal gennemsyre ansættelsen for både medarbejder og
SkabelonDesign. Fleksibilitet begge veje aftales med nærmeste leder.
Det tilstræbes, at alt arbejde foretages fra kontoret eller hos SkabelonDesigns kunder.
7/24
PERSONALEHÅNDBOG
Der må i perioder forventes overarbejde, når opgavemængden kræver dette – dette
forsøges så vidt muligt at afklares og aftales 2-5 dage inden, at behovet opstår.
Funktionærlovens regler om opsigelse er gældende. Der er dog for alle aftalt en
prøveperiode på 3 måneders ansættelse med et gensidigt opsigelsesvarsel på 1 måned.
Loyalitet og tavshedspligt
Medarbejderen skal samvittighedsfuldt overholde de regler, der til enhver tid gælder
for den pågældendes stilling, og såvel i som uden for tjenesten vise sig værdig til den
agtelse og tillid, som stillingen kræver. Medarbejderen skal iagttage tavshed med
hensyn til de forhold, som den pågældende i medfør af sin stilling bliver bekendt med.
Denne tavshedspligt gælder både forhold vedrørende kildekode til virksomhedens
software, virksomhedens produkter, arbejdsgange og løsninger, oplysninger om
kundeforhold, ledelse og andre medarbejdere ansat i virksomheden.
Tavshedspligten ophører ikke ved udtrædelse af ansættelsesforholdet.
Ophavsret og opfindelser
Virksomheden har ophavsret og rettigheder til brug og salg af de af medarbejderen
udviklede software applikationer og kundetilpassede løsninger, som medarbejderen
helt eller delvist måtte tilvejebringe og producere under ansættelsesforløbet. Disse
rettigheder fortsætter efter ansættelsens ophør.
Personlig udviklingssamtale (PU-samtale)
En PU-samtale mellem medarbejder og nærmeste leder afholdes for alle medarbejdere
1 gang årligt. Forud for samtalen modtager medarbejderen et samtaleoplæg med nogle
punkter, som samtalen struktureres efter for at være sikker på, at begge parter
kommer rundt om de forskellige elementer af PU samtalen, som de 2 parter har input
til.
Inden samtalen bedes medarbejderen ligeledes udfylde det online statusbarometer,
som der sendes link til umiddelbart inden samtalens afholdelse.
Løn- og ansættelsessamtale
Alle løn- og kontraktforhold drøftes 1 gang årligt - typisk i juni måned - på en samtale
mellem medarbejderen og Jeppe Schytte-Hansen.
Arbejdstelefon
Alle fastansatte medarbejdere tilbydes en arbejdstelefon med dækning af almindeligt
taleforbrug.
Møder og mødekultur
I SkabelonDesign afholdes der, foruden en række møder med kunder og
samarbejdspartnere, en række faste møder i teams (ledelsesmøde, produktionsmøde,
forretningsudvikling, produktforum m.v.)
8/24
PERSONALEHÅNDBOG
Der afholdes 4-5 personalemøder årligt for at give status og orientering om
SkabelonDesign økonomiske performance, kundetilfredshed, briefing på strategiske
tiltag og andre emner som er aktuelle ved afholdelsen.
Mødekultur
Alle medarbejdere bør tilstræbe at overholde følgende regler for afholdelse af møder:
-
Møder indkaldes med så god varsel som muligt
-
Møder starter på det planlagte tidspunkt
-
Møder slutter til det planlagte tidspunkt
-
Alle møder bør have et eller flere planlagte agendapunkter, og ligeledes bør
der ved mødets afslutning være klarhed for alle deltagere om next step(s)
-
Såfremt mødet kræver forberedelse, bedes alle mødedeltagere sørge for at
møde forberedt op. Alternativt bør mødet flyttes
-
Personen, der indkalder til mødet, bør begrænse antallet af deltagere til det
absolut nødvendige
-
Personen, der indkalder til mødet, sørger selv for at forberede forplejning og
oprydning eller aftaler nærmere med Thanya Hoff-Lund, om der er en
ressource, der kan hjælpe
-
Umiddelbart efter mødets afslutning ryddes mødelokalet op og forlades i en
præsentabel stand
Personalegoder
Hos SkabelonDesign får alle medarbejdere en halv times betalt frokostpause og har
samtidig mulighed for at deltage i en favorabel frokostordning, hvor frokost leveres fra
et eksternt cateringfirma (se pkt. ’Frokostordning). Derudover er der fri adgang til te
og kaffe, samt frugt og grønt.
Alle medarbejdere kan hvert år gratis få en influenzavaccination – typisk fastsættes en
dag i oktober, hvor en sygeplejerske fra Speciallægernes Sundhedscenter kommer ud på
kontoret. Det er dog fuldstændigt frivilligt, om man ønsker vaccinationen eller ej.
Pensionsordning
I SkabelonDesign har vi en pensionsordning og sundhedssikring hos Danica Pension. Få
særskilt information om pensionsordningen ved at kontakte Jakob Bjersing eller din
personlige pensionsrådgiver hos Danica Pension, som er tilknyttet SkabelonDesigns
ordning.
Det er udelukkende fuldtidsansatte der er dækket af pensionsordningen og
sundhedssikringen hos Danica Pension.
9/24
PERSONALEHÅNDBOG
Massageordning
SkabelonDesign får hver anden uge besøg af en uddannet massør. Massøren kommer
som udgangspunkt onsdage i ULIGE uger. Der vil typisk være massagetider á en halv
time – fra kl. 9:30 til 14:00. Dvs. sidste tid er kl. 14. Såfremt du ønsker at booke en
massagetid, kontakter du Thanya Hoff-Lund, [email protected].
Hvis du har booket massage, så husk håndklæde. Massagen foregår i mødelokale B.
Reglerne for egenbetaling er i 2014, som følger:
Behandlinger koster 215 kr. pr. stk.
SkabelonDesign betaler 165 kr. pr. behandling á 30 minutter, og du betaler selv 50 kr.
Tilskuddet ydes maksimalt 1 gang pr. måned – herudover har du mulighed for at booke
evt. ledige tider på den pågældende måneds 2. behandlingsdag mod 100%
egenbetaling.
Ift. lønkørslen så vær opmærksom på, at du bliver trukket for massagetider fra den 21.
i den foregående måned frem til den 20. i den aktuelle måned.
Derudover gælder det, at den tid, som bliver brugt på massage, er selvbetalt egentid
og ikke tæller som arbejdstid. Derfor skal massagetid heller ikke registreres i
WorkBook.
Viden og udvikling
Alle medarbejdere opfordres til at afsøge muligheder for faglig udvikling i form af
kurser og intern uddannelse inden for deres respektive fagområder. Dette gælder dels
inden for det respektive fagområde man som medarbejder primært arbejder med, men
ligeledes på tværs af organisationen i SkabelonDesign. En åben kultur omkring
videndeling og forslag til procesændringer og forbedringer tilstræbes.
ADMINISTRATION
Adresse- og navneændringer
Skifter du navn eller adresse meddeles det til [email protected]
Lønudbetaling
Udbetaling af løn sker den sidste bankdag i hver måned. Skifter du pengeinstitut og
kontonummer, skal du meddele til CFO, Jakob Bjersing, [email protected].
Ændring af trækprocent eller personfradrag skal ske via SKATs hjemmeside – hvorefter
SkabelonDesigns lønsystem automatisk får besked om ændringen. Alle justeringer skal
være foretaget inden den 15. i en måned hvis du vil være sikker på at ændringen har
effekt fra førstkommende lønkørsel.
10/24
PERSONALEHÅNDBOG
Alle timelønnede medarbejdere aflønnes på baggrund af timeregistrering i Workbook.
Opgørelsesperioden vil være fra den 21. til den 20. i lønafregningsmåneden.
Sygemelding
Hvis du er blevet syg og derfor ikke kan møde på arbejde, bør du senest en time efter
normal mødetid meddele det til din nærmeste leder eller [email protected].
Ferieønsker
Ferier meddeles og aftales minimum 6 uger i forvejen med nærmeste leder.
Frokostordning
SkabelonDesign tilbyder frokostordning via eksternt catering firma. 2014-satsen for
medarbejdere, der ønsker at deltage i ordningen, er 35 kr. pr kuvert, som afregnes ifm.
den månedlige lønudbetaling. Ift. lønkørslen bliver man trukket for antallet af
frokostkuverter fra den 21. i den foregående måned frem til den 20. i den aktuelle
måned.
Frokostkuverter skal afmeldes ifm. eksterne møder, ferier eller andet. Justeringer for
efterfølgende uge skal ske senest fredag kl. 11:30. Disse justeringer meldes til Thanya
Hoff-Lund på [email protected]. Ønsker man ligeledes at bestille ekstra kuverter
til eventuelle gæster, meldes dette også til [email protected].
Frokosten stilles frem kl. 12 og ryddes af kl. ca. 12:45. Hvis du ikke kan spise inden for
dette tidsrum, må du selv sørge for at få en tallerken stillet til side af en kollega.
Kørselsgodtgørelse
Alle medarbejdere, der kører i egen bil i arbejdsøjemed, kan få ydet kørselsgodtgørelse
efter den til enhver tid gældende sats, som i 2014 er 3,73 kr/km. Der skal udfyldes en
kørselsrapport, som skal godkendes af CFO, Jakob Bjersing, før godtgørelsen udbetales
ifm lønkørslen.
Nøgler og nøglebrik
Alle fuldtidsansatte medarbejdere modtager en nøgle og nøglebrik til SkabelonDesigns
kontor på Østergade. Deltidsansatte kan, hvis de ønsker det, også få nøgle og
nøglebrik, såfremt de retter henvendelse til Thanya Hoff-Lund, [email protected].
Der kvitteres altid for modtagelse af henholdsvis nøgle og nøglebrik. Hvis du mister
nøgle eller nøglebrik, skal du hurtigst muligt meddele det til Thanya Hoff-Lund.
Nøglen anvendes til hoveddøren, som låses og åbnes tre steder. Nøglebrikken anvendes
til porten og opgangen. Porten og opgangen er åben fra 6:30 – 17:00 på hverdage.
Udover dette tidsrum er den låst, dvs. også i weekenden. Du åbner ved at føre
nøglebrikken henover nøgleikonet, som herefter lyser grønt, og du kan gå ind.
11/24
PERSONALEHÅNDBOG
Alarmsystemet
Kontoret på Østergade er sikret vha. et alarmsystem fra Falck. Det slås til og fra via
panelet ved siden af hoveddøren.
Er du sidste mand på kontoret tjekkes følgende:
- at du virkelig er den sidste på kontoret
- at bagindgangen er lukket og aflåst
- at vinduer er lukkede, og at markiserne er trukket op
Når du er klar til at gå, slukkes lyset (hold ’sluk alt’-knappen ved hoveddøren inde i 3
sekunder), og alarmen slås til på følgende måde:
- tast på lukket hængelås på alarm-modulet to gange, således at der står ’indtast kode’
i displayet
- indtast firecifret kode - alarmen er nu slået til
- forlad kontoret og lås hoveddøren alle tre steder
Hvis du er første mand på kontoret gøres følgende:
- lås hoveddøren op alle tre steder UDEN at åbne døren
- indtast firecifret kode (særlig kode, som IKKE er identisk med alarmkoden) på den
sorte forbi-kobler til venstre for hoveddøren. Afvent, at den lyser grønt. (OBS: Forbikobleren SKAL lyse grønt, inden man går ind. Hvis den ikke lyser grønt, så vent til
tastaturet holder op med at lyse og tast koden endnu engang.)
- åbn døren – du har nu 30 sekunder til at slå alarmen fra
- tast åben hængelås på alarm-modulet to gange, således at der står ’indtast kode’ i
displayet
- indtast den firecifrede kode – alarmen er nu slået fra
Hvis alarmen alligevel ved en fejl går i gang:
- slå alarmen fra på alarm-modulet ved at trykke på åben hængelås to gange, således
at der står ’indtast kode’ i displayet, og taste alarm-koden
- ring til kontrolcentralen 70331111
- oplys kodeordet
Hvis der er problemer med at slå alarmen til eller fra:
- ring til Falck kontrolcentralen 70331111
Thanya Hoff-Lund (tlf. 60330512) kan oplyse koder og kodeord.
Booking af parkeringsplads
SkabelonDesign har en enkelt firma parkeringsplads hos Qpark i P-huset på Adelgade.
Såfremt du ønsker at booke denne, skal det gøres i Outlook via fælleskalenderen til
dette. Eventuelle spørgsmål til denne ordning kan rettes til Jakob Bjersing,
[email protected].
12/24
PERSONALEHÅNDBOG
Tyveri eller mistede effekter
Ved tyveri/bortkomst af udleverede effekter fra SkabelonDesign (eksempelvis telefon,
computer, kreditkort skal Jakob Bjersing (mobil 31377247) straks kontaktes og aftal
spærring og evt. tyverianmeldelse. Såfremt Jakob Bjersing ikke kan træffes, forventes
det, at du selv skrider til handling ift. spærring og tyverianmeldelse.
FRIHED OG FRAVÆR
Barns sygdom
Alle medarbejdere i SkabelonDesign med børn har ret til at holde fri på barnets 1.
sygedag.
Barsel
SkabelonDesign er associeret medlem af DI og yder tilskud i henhold til denne
barselsordning, så længe SkabelonDesign er tilknyttet denne ordning. Industriens
Barselsfond yder refusion for løn under barsel og fædreorlov til fuldtidsansatte i
SkabelonDesign på denne måde:
Til moderen yder SkabelonDesign: Fuld løn i op til 4 uger før fødslen (graviditetsorlov)
og 14 uger efter fødslen (barselsorlov).
Til faderen yder SkabelonDesign: Fuld løn i op til 2 uger i forbindelse med fødslen
(fædreorlov). Fædreorlov er defineret som den mandlige medarbejders orlov 2 uger i
forlængelse af fødslen eller efter barnets hjemkomst fra hospitalet, fædreorloven skal
ligge i barnets 1.-14. uge.
Herudover har hver forælder ret til 5 ugers betalt orlov, og den ene af forældrene ret
til yderligere 3 ugers betalt orlov (som ikke kan deles).
Den månedlige maksimale sats under forældreorlov er 145 kr. i timen (omregnet til
månedsløn svarer dette til: 145 kr. * 160 timer pr. måned = 23.200 kr. pr. måned).
Denne forældreorlov skal afholdes inden barnets 52. uge og kan opdeles på max 2
perioder.
Derudover har begge forældre ret til frihed i 32 uger (forældreorlov), jf. barsellovens §
9, samt ret til at forlænge, jf. § 10.
Forældreorlov er for den kvindelige medarbejder orlov ud over barselsorloven og for
den mandlige medarbejder orlov ud over fædreorloven. Efter henholdsvis barselsorlov
og fædreorlov har begge forældre ret til 32 ugers forældreorlov med barsels dagpenge.
13/24
PERSONALEHÅNDBOG
Ovenstående vilkår gælder udelukkende for medarbejdere, der har været ansat i
virksomheden i 9 måneder før forventet fødsel. Hvor andet ikke er aftalt til fordel for
medarbejderen, finder funktionærloven anvendelse.
Dødsfald og begravelse
Såfremt du oplever dødsfald i nærmeste familie (forældre eller børn) kan du afholde en
arbejdsgiverbetalt fridag ifm. begravelse/bisættelse.
Læge- og tandlægebesøg
Læge- og tandlægebesøg betales af medarbejderen selv og skal generelt foregå uden
for arbejdstiden. SkabelonDesign giver dog frihed til behandling, såfremt tidspunkt
afstemmes med nærmeste leder.
Ferie
Ferie reguleres i henhold til den gældende ferielov. Retten til ferie optjenes i
kalenderåret, som løber fra 1. januar til 31. december og afvikles fra 1. maj til 30.
april. Alle medarbejdere skal afholde ferie i de to uger i juli, hvor SkabelonDesign har
lukket (uge 30 og 31). Hovedferien (minimum 3 uger) skal afholdes i perioden 1. maj til
30. september. Det er medarbejderens eget ansvar at få brugt sin ferie rettidigt og
fornuftigt fordelt over ferieåret efter nærmere aftale med nærmeste leder.
Ferielukning
SkabelonDesign har lukket i 2 uger af juli (uge 30 og 31), hvor alle medarbejdere skal
afholde 2 ugers ferie. SkabelonDesign er lukket mellem jul og nytår for kunder og
samarbejdspartnere, men medarbejdere behøver ikke at afholde ferie, dog foretages al
arbejde fra kontoret på Østergade inden for normal arbejdstid.
Helligdage
SkabelonDesign holder lukket følgende dage, og alle medarbejdere holder fri. Datoer i
2014 (opdateres årligt i december):
1. januar
onsdag
Nytårsdag 2014
17. april
torsdag
Skærtorsdag 2014
18. april
fredag
Langfredag 2014
21. april
mandag
2. Påskedag 2014
16. maj
fredag
Store Bededag 2014
29. maj
torsdag
Kristi Himmelfart 2014
9. juni
mandag
2. Pinsedag 2014
25. december torsdag
Juledag 2014
26. december fredag
2. Juledag 2014
Bemærk at juleaftensdag og nytårsaftensdag ikke er arbejdsgiverbetalte fridage, men
SkabelonDesign giver medarbejdere juleaftensdag som en betalt fridag.
14/24
PERSONALEHÅNDBOG
Nytårsaftensdag er derimod en almindelig arbejdsdag, som enten tages som feriedag
eller som almindelig arbejdsdag på kontoret.
Eksempel for julen 2014:
Hvis du vælger at gå på juleferie med sidste arbejdsdag fredag den 19/12-14 og har
første arbejdsdag i det nye år den 5/1-15 skal du tage fri 22/12, 23/12, 29/12, 30/12
og 31/12 – dermed 5 feriedage, men som nævnt er du meget velkommen til at møde på
kontoret som andre normale arbejdsdage.
ARBEJDSMILJØ
Omgangstone og adfærd i SkabelonDesign
Ledelsen i SkabelonDesign forventer, at alle medarbejdere er i stand til at følge
almindelige regler for passende adfærd på arbejdspladsen med respekt for kollegaer,
leverandører, kunder og samarbejdspartnere. Upassende adfærd kan i denne
sammenhæng være alkohol-, stofmisbrug, vold, trusler eller mobning. Upassende
adfærd kan medføre bortvisning og/eller advarsler.
Alkoholpolitik
Det er ikke tilladt at møde på arbejde beruset eller påvirket af alkohol. Er en
medarbejder påvirket af alkohol i arbejdstiden, vil dette medføre hjemsendelse og kan
føre til ophævelse af ansættelsesforholdet. Dog tillades alkoholindtag ifm. sociale
arrangementer i SkabelonDesign.
Rygepolitik
Der må ikke ryges – hverken tobak eller såkaldte e-cigaretter - på kontoret. Al rygning
skal foregå på udendørs arealer, fx i gården eller i porten.
Førstehjælpskasse
Plastre, forbindinger mm finder man enten i det sorte skab længst til venstre i
frokoststuen (det med det grønne klistermærke) – eller i køkkenet, på den øverste
hylde til venstre for døren, når man går ind.
Kontorets praktiske husregler – de små ting:
Dørtelefon
Når der ringes på ved ’SkabelonDesign’ eller ’3. sal’ (gæster til vores underlejere),
ringer SkabelonDesigns hovedtelefon. Du kan se, at det er dørtelefonen, der bliver
ringet fra, fordi der vil stå ’DØRTELEFON’ i displayet. Den, der svarer, anviser, hvor
gæsten skal gå op.
Bemærk, at porten er åben på alle hverdage mellem 6:30 og 17, så i dette tidsrum skal
15/24
PERSONALEHÅNDBOG
porten ikke åbnes, og alle gæster kan gå lige op uden at ringe på. Såfremt du venter
gæster uden for dette tidsrum, og porten er lukket, så åbner du porten ved at taste ’*’.
Gæster
Kontoret på Østergade 36 er oplagt til diverse arrangementer, som involverer eksterne
personer. Får du kundebesøg eller besøg af andre gæster, så er det dog en god ide at
briefe kolleger. Dels vil de så vide, hvem de ’fremmede’ er, og dels giver det dem
mulighed for at få ryddet lidt op og evt. ikke lade diverse kundemateriale ligge og
flyde. Det kan – måske – give et uheldigt indtryk.
Internet
Gæster i huset kan anvende SDguest, koden er sdguest01.
Juice- og frugtordning
Vi får frugt og grønt hver mandag fra Aarstiderne. Den frokostansvarlige laver juice, når
hun/han har tid. Alle har dog mulighed for at lave juice – husk blot at rengøre
juicepresseren efter brug.
Kaffekander
Rengør stempelkanderne efter brug. Er det dig, der har lavet kaffen – så er det også
dig, der gør stempelkanden ren. Tøm kaffegrums ud i skraldespanden – kanden puttes i
opvaskemaskinen.
Køkken
Alle hjælper med at få køkkenet til at se pænt og ryddet ud: Service, du selv har brugt,
puttes i opvaskemaskinen efter endt arbejdsdag. Er opvaskemaskinen igang, stilles det
samlet og skyllet ved vasken. Undgå dog at skylle teblade eller kaffegrums ud i vasken –
brug skraldespanden.
Opdager du, at opvaskemaskinen er kørt færdig og derfor fyldt med rent service, så
tøm den og fyld det beskidte i den. Husk at denne tjans tilfalder alle – og ikke bare en
enkelt eller to.
Undlad at lade døren til køkkenet stå åben, hvis det ikke er nødvendigt.
Mødelokaler
Mødelokale A deler SkabelonDesign med CPHinvest, Strategos, FactorX og Templafy.
Mødelokale B og C er SkabelonDesigns egne. Mødelokalerne skal altid bookes inden brug
via mødelokale-kalenderne i Outlook. Inden man tager et mødelokale i brug, skal man
først tjekke, om mødelokalet er ledigt. Undgå heldagsbooking, medmindre du har
heldagsmøde(r).
Efter møder fjernes alt brugt service, bordet tørres af, stole sættes på plads og
udluftning overvejes. Hvis du har brugt whiteboardet, tørres det også af.
16/24
PERSONALEHÅNDBOG
Mobiltelefon
Hvis du har en mobiltelefon via SkabelonDesign, så husk at slå dataroaming fra, hvis du
rejser til udlandet.
Oprydning og rengøring
Der bliver gjort rent tre gange ugentligt: Hver tirsdag (aften – efter 16) og i weekenden
(dag) samt en mindre rengøring torsdag aften med fokus udelukkende på toilet- og
køkkenarealer.
Ting og papirer bliver ikke flyttet fra arbejdsborde – der støves af udenom disse. Det er
en god idé at rydde op på bordet, hvis du ønsker det rengjort ordentligt. Brugt service
sætter du selv ud i køkkenet.
Pap og evt. større affald, som du selv har ansvar for, bærer du ned i gården (gå til
venstre, når du kommer ud af opgangen, igennem glasporten og helt igennem den lille
gård). Der findes containere til køkkenaffald, pap og glas.
Post
Post kommer som udgangspunkt ikke op, men bliver puttet i vores postkasse ved
opgangen. Postkassen bliver tømt hver dag ca. kl. 13:30. Er du utålmodig, fordi du
venter noget vigtigt, kan du låne en postkassenøgle af Thanya Hoff-Lund eller Jakob
Bjersing.
Serverrum
Adgang til serverrum må udelukkende ske sammen med Martin Rafn Møller eller Henrik
Printzlau.
Toiletter
Lager af papirhåndklæder samt toiletruller findes i rengøringsrummet. Hvis du opdager,
at et toilet er løbet tør for en af delene, så tænk på din næste og fyld gerne op. De
små affaldsspande på toiletterne bliver hurtigt fyldte – tag gerne initiativ til at skifte
posen, hvis du ser, at det er tilfældet.
Den fyldte pose smider man i den store skraldespand i køkkenet.
Arbejdsmiljøgruppe
Arbejdsmiljøorganisationen i SkabelonDesign består af en enkelt arbejdsmiljøgruppe.
Såfremt SkabelonDesign får flere ansatte end 34 medarbejdere, skal organisationen
organiseres i to niveauer – og dermed flere arbejdsmiljøgrupper.
I arbejdsmiljøgruppen indgår en arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant, henholdsvis
CFO, Jakob Bjersing, og PA og adm. koordinator, Thanya Bryndum Hoff-Lund. De
varetager både de overordnede (strategiske) og de daglige (operationelle) opgaver.
Som udgangspunkt er arbejdsmiljøarbejdet dog et samarbejde mellem både
arbejdsgiver, arbejdsledere og medarbejdere.
17/24
PERSONALEHÅNDBOG
Arbejdsmiljøgruppens mål
Arbejdsmiljøgruppens overordnede og klare mål er at sikre et godt arbejdsmiljø i
SkabelonDesign. Det betyder blandt andet at bevare den grønne smiley, som
arbejdstilsynet har tilkendt SkabelonDesign i september 2009. En grøn smiley gives til
de virksomheder, hvor Arbejdstilsynet har konstateret, at virksomheden ikke
overtræder arbejdsmiljøreglerne.
Arbejdsmiljøarbejdets organisering
Arbejdsmiljøgruppen lægger en årsplan for arbejdsmiljøarbejdet i januar til den årlige
arbejdsmiljødrøftelse, og herefter afholdes der arbejdsmøder månedligt – som
udgangspunkt den første onsdag i hver måned. Til disse møder drøftes både de
strategiske mere langsigtede opgaver samtidig med, at der tages hånd om praktiske og
konkrete problemer i relation til arbejdsmiljøet. Det er eksempelvis problemstillinger,
der drejer sig om:
- hvordan SkabelonDesign sikrer et godt/bedre indeklima
- hvordan SkabelonDesign forebygger arbejdsrelaterede sygdomme (eks. musearm og
stress)
- hvordan SkabelonDesign sikrer, at arbejdspladsens fysiske indretning lever op til de
lovpligtige og sikkerhedsmæssige krav
Arbejdspladsvurdering (APV)
Det er også arbejdsmiljøgruppens opgave at planlægge og udføre en
arbejdspladsvurdering (APV), der skal afholdes mindst en gang hvert tredje år.
Arbejdsmiljøgruppen i SkabelonDesign ønsker dog at foretage en APV hvert andet år.
Hensigten med en APV er bl.a. at:
- beskytte den enkelte medarbejder
- vurdere arbejdsprocesserne
- forbedre organiseringen af arbejdet
- forbedre udførelsen af arbejdet
Resultatet af APV’en - og handlingsplanen, der efterfølgende er udarbejdet - er frit
tilgængelig for alle medarbejdere. Dette samt andet materiale relateret til
arbejdsmiljøarbejdet finder du i det sorte skab ved glasburet. Spørg en fra
arbejdsmiljøgruppen, hvis du er i tvivl om, hvor det er.
Kontakt arbejdsmiljøgruppen
Hvis medarbejdere er blevet opmærksomme på problemer relateret til arbejdsmiljøet –
eller hvis medarbejderne blot har input, kommentarer, forslag mm – så er
arbejdsmiljøgruppen altid lydhør. Du kan skrive til arbejdsmiljøgruppen på
mailadressen: [email protected]
I tilfælde af arbejdsskade
Oplever du gener ifm dit arbejde i SkabelonDesign, så kontakt straks Thanya Hoff-Lund
[email protected] eller Jakob Bjersing [email protected].
18/24
PERSONALEHÅNDBOG
IT-POLITIK
Sikkerhed
Alle oplysninger, som modtages fra kunder og samarbejdspartnere, behandles med
fortrolighed og må ikke videregives til 3. part uden skriftlig godkendelse fra
kunden/samarbejdspartneren. SkabelonDesign indgår ofte non-disclosure aftaler og
øvrige kontraktuelle forpligtelser, hvor ledelsen skriver under på, at data og materiale
behandles med fortrolighed – denne fortrolighed gælder alle ansatte og freelancere.
Alt materiale fra kunder og samarbejdspartnere opbevares udelukkende på U-drevet
eller på Tortoise, således at der sikres en backup af materiale, og at dette ligeledes
kan fremfindes af kollegaer ved fravær.
Brug af SkabelonDesigns it-udstyr
Medarbejdere i SkabelonDesign, der får udleveret PC og mobiltelefon, må gerne
anvende disse i privat sammenhæng, dog må der ikke installeres programmer uden
accept fra SkabelonDesigns IT ansvarlige. Ligeledes bør alle medarbejdere være
opmærksom på risiko for vira og spam-mails, der håndteres med påpasselighed.
Internet, e-mail og sociale medier
Anvendelse af internet, e-mail og sociale medier til private formål i arbejdstiden
begrænses til de pauser, som medarbejderen vælger at tage inden for rimelighedens
grænser og falder ligeledes i kategorien, der definereres af frihed under ansvar.
Forhold ved fratrædelse
Ved ansættelsesforholdets ophør skal alle effekter udlånt af SkabelonDesign afleveres,
senest ved medarbejderens sidste reelle arbejdsdag. Dette gælder eksempelvis PC,
mobiltelefon samt nøgler og nøglebrik.
SÆRLIGE BEGIVENHEDER
Fødselsdage
SkabelonDesigns fødselsdagskalender administreres af Inger Preisz,
[email protected]. Det er frivilligt, om du ønsker at optages i denne.
SkabelonDesign har tradition for at markere medarbejderes runde fødselsdage.
Jubilæum
SkabelonDesign fejrer fremadrettet ansatte, der har været ansat i 5 og 10 år.
Arrangementer i SkabelonDesign
SkabelonDesign holder 2-4 årlige personalearrangementer – typisk en sommerfest i
august og en julefrokost i december. Derudover kan der være andre arrangementer
såsom DHL Stafet, team building events eller rejser, men disse ligger ikke fast.
19/24
PERSONALEHÅNDBOG
20/24
Bilag 1
PERSONALEHÅNDBOG
21/24
PERSONALEHÅNDBOG
Bilag 2
22/24
Bilag
3
PERSONALEHÅNDBOG
23/24
SkabelonDesign A/S
Østergade 36
1100 København K
+45 70 20 72 47
PERSONALEHÅNDBOG
Det forventes, at alle medarbejdere læser denne håndbog og gør sig bekendt med de
retningslinjer, benefits og almindelige orienteringer, som gør sig gældende for
SkabelonDesign A/S.
Håndbogen opdateres fremadrettet en gang årligt eller ved særlige ændringer, som er
væsentlige for medarbejdere at forholde sig til.