Referat
Bestyrelsesmøde, nr. 01/2014
Mødedato: Torsdag den 6. februar 2014, kl. 13.00 – ca. 16.00.
Mødested: AquaDjurs as, Fornæs renseanlæg.
Mødedeltagere:
Frede Frandsen, FF (bestyrelses, formand)
Mogens Hvid, MH (bestyrelse, næstformand)
Jytte Schmidt, JS (bestyrelse)
Eigil Henriksen, EH (bestyrelse)
Inger K Andersen, IKS (bestyrelse)
Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ (bestyrelse, medarbejderrep.)
Brian Pedersen, BRP (bestyrelse, medarbejderrep.)
Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør)
Afbud: Ingen
Dagorden
01.1
01.2
01.3
01.4
01.5
01.6
01.7
01.8
1
Strategisk udvikling; status og videre tiltag
Evaluering af bestyrelsens arbejde
Nyvalg til bestyrelsen; evaluering og videre tiltag
Personalehåndbog; revision
Meddelelser fra formanden
Meddelelser fra direktionen
Godkendelse og underskrivelse af referat fra sidste møde.
Eventuelt.
01.1
Strategisk udvikling; status og videre tiltag
Sag
Bestyrelsen har den 20.3.2013 godkendt strategiplanen for AquaDjurs as.
Strategiplanen udstikker pejlemærkerne for selskabets langsigtede udvikling og er
et dynamisk værktøj, der tilpasses og ajourføres i takt med udviklingen i branchen
og selskabet. Et centralt element i strategiplanen er en opdeling i to planperioder,
og helhedsplan 2013 – 2015 samt helhedsplan 2016 – 2020.
Helhedsplan 2013 – 2015 er primært rettet internt – med andre ord på forhold vi
selv kan gøre noget ved. Helhedsplanen indeholder en lang række elementer,
der for en stor dels vedkommende er gennemført i det forgangne år, hvilket
kombineret med implementering af igangsatte tiltag foranlediget af Masterplan for
driftsområdet fra 2011 betyder, at AquaDjurs as er kommet et væsentligt skridt i
udviklingsprocessen, hvilket bl.a. har afspejlet sig i takst- og investeringsstrategien for spildevandsområdet.
I strategiplanen indgår afdækning af nye forretningsmuligheder i forhold
rottebekæmpelse og tømningsordning for hustanke. I et tæt samspil med
Norddjurs Kommune er der sket en afdækning af juridiske og praktiske aspekter i
forhold til selskabets fremadrettede rolle:
- Rottebekæmpelse er som udgangspunkt en myndighedsopgave, der
påhviler kommunen. AquaDjurs as indgår fremefter i kommunes
beredskab i forhold til assistance i forbindelse med undersøgelse af
private kloaker, hvor der er mistanke om rotteproblemer etc. Finansiering
sker via kommunens indtægter fra rottegebyr.
- Tømningsordning for hustanke er i dag forankret hos Reno Djurs for Nordog Syddjurs kommuner, udført af eksterne entreprenører, idet afvandet
slam køres på deponi. Det fremadrettede fokus i forhold til AquaDjurs as
bliver eventuelle muligheder i forhold til slamhåndtering via behandling på
Fornæs renseanlæg.
Bestyrelsen har ved flere lejligheder drøftet nye elementer i den strategiske
udvikling, herunder afdækning af muligheder i forhold til et centralt vestligt
vandværk, benævnt Vandsamarbejde vest. Et andet stort tema er en vurdering af
den fremtidige selskabsstruktur. Et element heri er stillingtagen til involvering i et
fælles shared serviceselskab, der bl.a. kan tage sig af fælles udbud, indkøb etc. i
det østjyske område (benævnt Shared a/s).
Bilag
Helhedsplan 2013 – 2015, statusoversigt, ”som udført 2013”.
Vandsamarbejde vest, resume` fase 1.
Principdiagram Shared a/s
2
Indstilling
Direktionen indstiller, at bestyrelsen med afsæt i en orientering omkring status,
drøfter holdninger og prioriteringer for 2014 i forhold til fokuspunkter for
selskabets strategiske udvikling set med bestyrelsens perspektiv.
Konklusioner indarbejdes i Vejviseren, der indeholder fokuspunkter for 2014.
Beslutning
Bestyrelsen gennemgik strategiplanen, herunder status i forhold til helhedsplan
2013 – 2015 og prioritering af strategiske fokuspunkter for 2014.
- Tømningsordning; Bestyrelsen ønsker, at fokus rettes mod afdækning af
eventuelle muligheder i forhold til slamhåndtering i dialog med Reno Djurs
og de to kommuner.
- Rottebekæmpelse; bestyrelsen tog orienteringen og samarbejdet med
Norddjurs Kommune til efterretning.
- Vandsamarbejde vest; bestyrelsen drøftede statusrapporteringen for fase
1. Videre tiltag afventer reaktioner fra de øvrige vandværker i kredsen, og
herunder planlagte besigtigelsestur / fællesmøde.
- Selskabsstruktur; bestyrelsen har på bestyrelsesmøde nr. 05/2013
besluttet, at igangsætte en indledende screening af muligheder og
udfordringer i forhold til en ændring af selskabsstrukturen. Bestyrelsen
afventer resultaterne af den igangværende evaluering og revision af
vandsektorloven, men er åben overfor nye samarbejdsrelationer.
01.2
Evaluering af bestyrelsens arbejde
Sag
De formelle krav til bestyrelsens arbejde fremgår af Forretningsorden for
bestyrelsen i AquaDjurs as. Arbejdet i bestyrelsen evalueres en gang årligt med
henblik på forventningsafstemning og herunder optimeringer etc.
Bestyrelsen overgik i 2013 til digital dokumenthåndtering via iPads, ligesom det
blev besluttet at involvere næstformanden i dialogmøder etc.
Bilag
Ingen.
Indstilling
Direktionen indstiller, at bestyrelsen evaluerer arbejdet i bestyrelsen, herunder
overgang til digital dokumenthåndtering, bestyrelsesmøder samt den løbende
orientering og inddragelse.
Beslutning
3
Arbejdet i bestyrelsen blev evalueret og bestyrelsen konkluderede, at arbejdet er
forløbet tilfredsstillende.
01.3
Nyvalg til bestyrelsen; evaluering og videre tiltag
Sag
Der er ultimo 2013 udpeget, henholdsvis valgt nye repræsentanter til bestyrelsen
for AquaDjurs as for perioden 2014 – 2018.
Fem medlemmer er udpeget af kommunalbestyrelsen, to medlemmer er valgt
blandt kunderne og to medlemmer er valgt blandt medarbejderne i AquaDjurs as.
Valget af kunderepræsentanter er nyt, og er for første gang gennemført via et
eksternt valg.
Jf. Forretningsorden for bestyrelsen i AquaDjurs as tiltræder den nye bestyrelse i
forbindelse med den ordinære generalforsamling i april måned 2014, og der skal
derfor udarbejdes en plan for implementering.
Bilag
Notat ”Kundevalg - evaluering”, dateret 6.1.2014.
Indstilling
Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter erfaringerne fra det gennemførte valg
med henblik på erfaringsopsamling samt kvalificerer planerne for implementering
af den nye bestyrelse, jf. bl.a. årshjulet for AquaDjurs as.
Beslutning
Bestyrelsen tog notatet med evaluering af kundevalget til efterretning. Forslag til
implementering af de nye bestyrelsesmedlemmer blev drøftet. Det overlades til
formand og direktør at introducere de nye medlemmer til AquaDjurs as inden
generalforsamlingen.
01.4
Personalehåndbog; revision
Sag
Formålet med personalehåndbogen er at give svar på mange af de generelle
spørgsmål, som naturligt opstår i forbindelse med et ansættelsesforhold, herunder
at opsummere de lokale forhold etc., der gælder for AquaDjurs as. Eksternt er
personalehåndbogen tilgængelig via selskabets hjemmeside.
Den reviderede personalehåndbog tager afsæt i strategiplanen og foreliggende
personalehåndbog, senest revideret ultimo 2011. Et centralt element i revisionen
har været at ”skrive det vi gør”, og undlade tekst og afsnit, der normalvis ikke er
4
aktuelle. Ud over redaktionelle ændringer er der bl.a. sket en tilpasning /
modernisering i forhold til mærkedage, hvor vi fremefter markerer alle runde
fødselsdage samt 10 års jubilæer, mens der fremefter ikke er betalt frihed til
bedsteforældres mærkedage. Et forslag, der også blev forelagt ved den seneste
revision i 2011, om at ændre halv fridag til hel fridag den 1. maj og Grundlovsdag
er ikke medtaget.
Ændringerne vurderes samlet set at være neutrale for medarbejderne og
selskabet.
Foreliggende udkast har været drøftet i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget,
ligesom det har været i høring i organisationen fra den 19.12.2013 til 17.1.2014.
Parallelt med personalehåndbogen vil der henover 2014 blive udarbejdet en
arbejdsmiljøhåndbog for AquaDjurs as.
Bilag
Personalehåndbog, februar 2014.
Indstilling
Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer ændringerne samt
godkender den reviderede personalehåndbog. Fremadrettede revisioner
forelægges kun bestyrelsen, såfremt ændringerne er principielle eller afføder
større økonomiske ændringer for selskabet.
Beslutning
Bestyrelsen gennemgik og godkendte den reviderede personalehåndbog.
Fremadrettede revisioner forelægges kun bestyrelsen, såfremt ændringerne er
principielle eller afføder større økonomiske ændringer for selskabet.
Personalets muligheder for at gøre brug af firmaaftaler til indkøb drøftedes.
Bestyrelsen er positivt indstillet, og det overlades til direktionen at arbejde videre
hermed.
01.5
Meddelelser fra formanden
Sag
Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende:
 Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde.
 DANVA, regionalmøde 9.1.2014.
Bilag
Ingen
5
Indstilling
Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning.
Beslutning
Formandens, næstformandens og direktørens orientering fra regionalmødet i
Danva blev taget til efterretning.
01.6
Meddelelser fra direktionen
Mundtlig orientering af direktøren omkring følgende:
 Nytårskur 2014.
 Likviditet og kassekredit.
 Bankudbud, status.
 Energisamarbejde Grenaa, status
 Skatteansættelse, påklage landsskatteretten.
 Organisationsudvikling.
Bilag
Ingen
Indstilling
Direktøren indstiller at orienteringen tages til efterretning.
Beslutning
Direktørens orientering blev taget til efterretning.
Ad. Bankudbud: Med afsæt i drøftelserne på bestyrelsesmøde nr. 08/2013 har
bestyrelsen udpeget 4 banker til udbuddet, der gennemføres henover 2. kvartal
2014.
01.7
Godkendelse og underskrivelse af referat fra sidste møde
Sag
Referat fra sidste bestyrelsesmøde den 11.12.2014 er fremsendt pr. mail.
Referatet skal underskrives.
Bilag
Ingen
Beslutning
Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet fra bestyrelsesmøde nr. 08/2013.
6
01.8
Eventuelt
Kommende møder etc:
- Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 25. marts 2014, kl. 13.00.
7
-
Introduktionsmøde ny bestyrelse afholdes onsdag den 2. april 2014
(formand og direktør samt nye bestyrelsesmedlemmer).
-
Generalforsamling afholdes onsdag den 9. april 2014, kl. 15.30. Forud
herfor afholdes et kort bestyrelsesmøde med opstart kl. 14.00.
-
Dialogmøde Randers Spildevand afholdes onsdag den 11. juni 2014 hos
AquaDjurs as (formand, næstformand og direktør for de to selskaber).