1. No category

0
LeadDesk
Tiiminvetäjän
käsikirja
1
Sisällysluettelo
1. OHJELMAN ASENNUS .................................................................................................................................... 3
2. YLEISNÄKYMÄ ................................................................................................................................................ 4
2.1 Yleistä ...................................................................................................................................................... 4
2.2 Agentti ..................................................................................................................................................... 4
2.3 Agenttiryhmä ........................................................................................................................................... 5
2.4 Kampanja ................................................................................................................................................. 6
2.5 Aktiivisuuslogi .......................................................................................................................................... 6
2.6 Soitot ....................................................................................................................................................... 7
2.7 Soittopyynnöt .......................................................................................................................................... 8
2.8 Kaupat...................................................................................................................................................... 9
2.9 Etsi.. ....................................................................................................................................................... 10
3. RAPORTIT ..................................................................................................................................................... 11
3.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 11
3.2 Raportin tekeminen ............................................................................................................................... 11
4. KAMPANJAT ................................................................................................................................................. 12
4.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 12
4.2 Kampanjan luominen............................................................................................................................. 13
4.3 Kampanjan muokkaaminen ................................................................................................................... 14
4.4 Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .............................................................. 14
4.5 Tärkeää huomioitavaa ........................................................................................................................... 14
5. AGENTTIRYHMÄT......................................................................................................................................... 15
5.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 15
5.2. Agenttiryhmän luominen ..................................................................................................................... 16
5.3 Agenttiryhmän muokkaaminen ............................................................................................................. 16
5.4 Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) ........................................................ 16
5.5 Tärkeää huomioitavaa ........................................................................................................................... 17
6. AGENTIT ....................................................................................................................................................... 18
6.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 18
6.2. Agentin luominen ................................................................................................................................. 19
6.3 Agentin muokkaaminen ........................................................................................................................ 19
6.4 Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .................................................................... 20
2
6.5 Tärkeää huomioitavaa ........................................................................................................................... 20
6.6 Agentin käyttöoikeudet ......................................................................................................................... 20
7. SOITTOLISTAT .............................................................................................................................................. 21
7.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 21
7.2. Soittolistan luominen ........................................................................................................................... 22
7.2.1 Soittolistavelho............................................................................................................................23
7.2.2 Soittolistan jakaminen.................................................................................................................24
7.3. Puhelinnumeroiden muoto .................................................................................................................. 25
7.4 Soittolistan nimen muokkaaminen........................................................................................................ 25
7.5 Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!) ............................................................. 25
7.6 Soittolistan kierto .................................................................................................................................. 26
8. TUOTTEET .................................................................................................................................................... 27
8.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 27
8.2 Uuden tuotteen luominen ..................................................................................................................... 28
8.3 Tuotteen muokkaaminen ...................................................................................................................... 29
8.4 Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ).................................................................. 29
8.5 Tärkeää huomioitavaa ........................................................................................................................... 29
9. Yleisasetukset .............................................................................................................................................. 30
9.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 30
9.2 Aktiviteettihallinta ................................................................................................................................. 30
9.3 Aktiviteetin luominen ............................................................................................................................ 31
9.4 Aktiviteetin muokkaaminen .................................................................................................................. 31
9.5 Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .............................................................. 31
9.6 Asiakassivut ........................................................................................................................................... 32
9.7 Viestipohjat............................................................................................................................................ 32
9.8 Viestipohjan luominen........................................................................................................................... 32
9.9 Kontaktihallinta ..................................................................................................................................... 33
3
1. OHJELMAN ASENNUS
Vähimmäisvaatimukset

Windows käyttöjärjestelmä

Internet Explorer 8 selain (tai uudempi)

Toimiva internet yhteys

PIN-koodin kysely pois modeemin SIM-kortista

Soitonsiirto tehty modeemin SIM-kortille

Headset missä ääniasetukset on laitettu kuntoon tietokoneen ohjauspaneelista
Kun SIM-kortti on valmi, voit laittaa sen USB-modeemin päässä olevaan “kelkkaan”.
1. LEAD DESK
1. Lataa ohjelma osoitteesta download.leaddesk.com/setup308.exe (käyttäjätunnus: cdb, salasana:
install)
2. Asenna ohjelma painamalla “OK” tai “Seuraava” jokaisessa vaiheessa.
2. MODEEMIN ASENNUS
1. Laita USB-modeemi johonkin tietokoneen USB-porteista
2. ÄLÄ asenna mitään mitä aukeaa automaattisesti tietokoneen tunnistettua modeemin. Sulje pop-up
ikkuna ruksista.
3. Lataa tiedosto download.leaddesk.com/x64.zip (käyttäjätunnus: cdb salasana: install) ja pura tiedostot
kansioon (voit esim. luoda työpöydälle uuden kansion nimeltään ”x64” , josta tiedostot on helppo
löytää).
4. Asenna DataCard_Setup64.exe (jos Windows koneellasi on 64 bittinen) tai DataCard_Setup.exe (Jos
Windows koneellasi on 32 bittinen) kansiosta, jonka loit kohdassa 3. HUOM! 64 bittinen asennus ei ole
mahdollista 32 bittiseen Windowsiin  Tietokone antaa vikailmoituksetn mikä estää vääräntyyppisen
asennuksen. Joten jos et ole varma kumpi vaihtoehto on oikea, testaa ensin 64 bittistä. Jos vikailmoitus
ilmaantuu, Windows on 32 bittinen.
5. ÄLÄ avaa ”Mobiililaajakaista” sovellusta. Asennuksen lopussa ota ruksi pois ruudusta ”Avaa
mobiililaajakaista”.
6. Asennuksen jälkeen (n. 10-60 sekuntia) Windows alkaa löytämään ajureita modeemille (5-6 kappaletta,
jotka näkyvät alapalkissa kellon vieressä). Kun tietokone on käynyt ajurit läpi, laite on valmis
käytettäväksi. Jos ajurit eivät lähde pyörimään automaattisesti, asenna DataCard_Setup.exe uudelleen.
4
HUOM!

Kun LeadDesk on käytössä ”Mobiililaajakaista” –sovellusta ei tule käyttää missään olosuhteissa. Sitä
ei tulisi koskaan käynnistää ja voit jopa poistaa pikakuvakkeen työpöydältäsi.

Modeemeja ei tulisi siirrellä koneesta toiseen. LeadDeskia käytettäessä modeemin tulee olla aina
kytkettynä samaan USB-porttiin, kuin mihin se on alunperin asennettu!
2. YLEISNÄKYMÄ
HUOM! Hallintapaneelissa tuetaan ainoastaan Mozilla Firefoxia. Joten aina, kun menet hallintapaneeliin
mene Firefoxin kautta ja kirjoita osoiteriville kokonaisuudessaan: http://login.leaddesk.com/, jottei selain
ohjaa vanhojen linkkien kautta ohjelman vanhoihin versioihin.
Jos koneellasi ei ole Mozilla Firefox internetselainta, saat sen ladattua ilmaiseksi tästä osoitteesta:
http://www.mozilla.org/fi/firefox/fx/
2.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Yleisnäkymä on pikakuvaus tämän päivän tilanteesta. Siellä seurataan tämän hetkistä
tilannetta eri osa-alueiden, kuten agenttien, agenttiryhmien ja kampanjoiden, osalta.
Milloin käytetään? Yleisnäkymää käytetään, kun halutaan katsoa nopeasti, miten esimerkiksi agenttien
työnteko sujuu juuri kyseisellä hetkellä. Yleisnäkymässä voidaan myös muuttaa soitettu puhelu tilaukseksi,
kuunnella ääninauhoja ja etsiä yksittäisen puhelun tietoja.
Mitä sisältää? Yleisnäkymä sisältää seuraavat alatoiminnot: Agentti, Agenttiryhmä, Kampanja,
Aktiivisuuslogi, Soitot, Soittopyynnöt, Kaupat ja Etsi
2.2 Agentti
1
2
4
3
5
TOIMINTOJA
1. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta tarkasteltava toimisto
2. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi ”Etsi”- tekstikenttään
3. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agentille pikaviesti painamalla agenttirivin perässä
olevaa kirjekuori –nappia.
4. Näytä. Määrittele montako tulosta on näkyvissä / sivu.
SELITYKSIÄ
Värikoodit. Paras kolmasosa työntekijöistä näkyy vihreällä ja heikoin kolmasosa työntekijöistä
näkyy keltaisella.
Kaupat / Läpiviedyt.Prosenttiluku, joka kertoo moniko läpiviedyistä puheluista on päätynyt
kaupaksi. Lasketaan kaupat/läpiviedyt
2.3 Agenttiryhmä
1
2
3
TOIMINTOJA
1. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta ”Toimisto” haluttu toimisto, jota
tarkastellaan
2. Etsi agenttiryhmä. Kirjoita agenttiryhmän nimi ”Etsi”- tekstikenttään.
3. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agenttiryhmälle pikaviesti painamalla ryhmän rivin
perässä näkyvää kirjekuori -nappia. Kun haluat, että viesti häviää agenttien etusivulta, paina
”Tyhjennä” Huom! Viesti näkyy ryhmällä niin kauan, kunnes se tyhjennetään tekstikentästä.
6
2.4 Kampanja
1
2
TOIMINTOJA
1. Toimistokohtainen kampanjanäkymä. Valitse tiputusvalikosta ”Toimisto” tarkasteltava toimisto
2. Etsi kampanja. Kirjoita kampanjan nimi ”Etsi”- tekstikenttään
SELITYKSIÄ
Numerot soittolistassa. Kertoo montako numeroa kampanjan soittolistoissa on alun perin
Numerot jäljellä. Kertoo kuinka monta numeroa kampanjan soittolistoissa on vielä soittamatta
2.5 Aktiivisuuslogi
1
2
7
TOIMINTOJA
1. Toimistokohtainen työseuranta. Valitse tiputusvalikosta haluttu tarkasteltava toimisto
2. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi ”Etsi”- tekstikenttään
SELITYKSIÄ
Toiminta. Seuraa agenttikohtaisesti onko agentti kyseisellä hetkellä soittamassa listaa vai ei.
Alkaa / Loppuu. Seuraa agenttikohtaisesti miten agentti on ollut kirjautuneena järjestelmään.
2.6 Soitot
1
2
3
4
TOIMINTOJA
1. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi
suodatuksen kriteerit, paina painiketta ”Käytä”
2. Äänitteen kuuntelu. Paina ”Linkki”-painiketta, kun haluat kuunnella puhelun äänitteen.
3. Tilauksen luominen. Luo tilaus jälkikäteen painamalla ”Luo tilaus” –linkkiä. Ruudulle avautuu
tilauslomake, mihin täydennetään tilaustiedot.
4. Vaihda puhelun päättymisen syytä. Klikkaa ”Tulos” sarakkeessa näkyvää puhelun päättymisen
syytä, jolloin pääset vaihtamaan sen toiseen.
8
2.7 Soittopyynnöt
1
TOIMINTOJA
1. Yksityinen soittopyyntö julkiseksi. Painamalla tummansinistä nuolta, muutat yksityisen
soittopyynnön julkiseksi.
2. Soittopyynnön siirtäminen toiselle agentille. Painamalla vaaleansinistä kaksoisnuolta avautuu
ikkuna, jossa voit valita toisen agentin kenelle haluat kyseisen soittopyynnön siirtää.
3. Soittopyynnön poistaminen Painamalla punaista ruksia poistat soittopyynnön kokonaan.
2
3
9
2.8 Kaupat
1
2
3
4
TOIMINTOJA
1. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi
suodatuksen kriteerit, paina painiketta ”Käytä”
2. Äänitteen kuuntelu. Paina ”Linkki”-nappia, kun haluat kuunnella puhelun koko nauhoitteen tai
äänikuitin.
3. Muokkaa tilausta. Painamalla ”Katso/Muokkaa” –linkkiä, avautuu tilausruutu muokattavaksi.
4. Poista kauppa. Painamalla ”Poista”-linkkiä poistat kaupan pysyvästi.
10
2.9 Etsi
1
3
2
4
5
TOIMINTOJA
1. Etsi puhelu, tilaus tai asiakas. Etsi haluttu puhelu, tilaus tai asiakas kirjoittamalla tekstikenttään
joko asiakkaan nimi, puhelinnumero tai yritys.
2. Poista puhelinnumero / asiakas. Poista asiakas / numero soittolistalta painamalla ”Asiakkaat”
otsikon alla olevien rivien perässä olevaa ”Poista puhelinnumero” linkkiä.
3. Merkitse vastatuksi. Merkitse puhelinnumero vastatuksi painamalla “Asiakkaat” otsikon alla
olevien rivien perässä olevaa “Merkitse vastatuksi” linkkiä.
4. Katso / Muokkaa. Voit katsoa ja muokata tilauksia painamalla “Tilaukset” otsikon alla olevien rivien
päässä olevaa “Katso/Muokkaa” linkkiä.
5. Kuuntele. Voit kuunnella puhelunauhoitteita painamalla “Puhelut” otsikon alla olevien rivien
perästä löytyvää “Linkki” linkkiä.
11
3. RAPORTIT
3.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Raportit ja tilastot välilehdellä muodostetaan nimensä mukaisesti erilaisia raportteja ja
tilastoja. Raportteja voidaan muodostaa rajaamalla haku eri kriteereihin. Lisäksi voidaan määritellä miltä
aikaväliltä raportti muodostetaan.
Milloin käytetään? Toimintoa käytetään, kun halutaan tarkastella toimintoja historiallisesti, tai kun
halutaan koota yhteen esimerkiksi kaikki päivän tilaukset.
Mitä sisältää? Raportit ja tilastot sisältävät lukuisia yleishyödyllisiä raporttipohjia, joita voidaan muodostaa
johtamisen tueksi. Kaikki raportit voidaan myös tuoda Excel-tiedostoon, josta tiedot on helppo kopioida
omiin raportteihin.
3
2
1
4
3.2 Raportin tekeminen
1. Määrittele mistä kampanjasta haluat tehdä raportin
2. Määrittele miltä aikajaksolta haluat raportin.
3. Määritä muut mahdolliset kriteerit vetovalikoista
4. Valitse tiputusvalikosta raportin tyyppi
5. Kun kohdat 1-4 on määritelty, luo raportti valitsemalla alimmasta vetovalikosta raportin muoto
ja painamalla tämän jälkeen ”Näytä” –nappia.
12
4. KAMPANJAT
4.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Kampanjahallinnassa määritellään, minkälaisia tuotteita myydään tai mitä kysymyksiä
kysytään. Lisäksi määritellään, mitkä agenttiryhmät rupeavat läpikäymään kampanjaa ja mitä soittolistoja
heille annetaan käyttöön. Kampanjanhallinnassa kootaan yhteen kaikki osatekijät, mitä tulee ottaa
huomioon kampanjan/projektin suorittamiseksi.
Milloin käytetään? Kampanjahallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uusi kampanja tai halutaan muokata
olemassa olevaa kampanjaa. Uusi kampanja luodaan kun

myydään samaa tuotetta, mutta halutaan eriyttää soitettava materiaali kahteen eri ryhmään

soitetaan oleellisesti eri tuoteportfolioita, kuin olemassa olevissa kampanjoissa
Muussa tapauksessa muokataan olemassa olevia kampanjoita mm. lisäämällä tai poistamalla kampanjaan
kytkettyjä agenttiryhmiä ja/tai soittolistoja
Mitä sisältää? Kampanjahallinnassa voidaan luoda uusi kampanja, kopioida olemassa olevan kampanja
uuden kampanjan pohjaksi, muokata kampanjaa tai poistaa kampanja.
1
2
13
4.2 Kampanjan luominen
3
4
5
6
7
8
9
1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle (edellisen sivun ylempi kuva)
2. Paina sivun alareunasta ”Luo Uusi”-painiketta TAI valitse sivun alareunan vetovalikosta valmis
kampanja, jonka haluat kopioida pohjaksi ja paina ”Kopioi” –painiketta (edellisen sivun alempi
kuva)
3. Kirjoita kampanjalle haluttu nimi kenttään ”Kampanjan nimi”
4. Valitse oma toimistosi, johon haluat kampanjan luoda
5. Voit lisätä lyhyen kuvauksen kampanjasta
6. Valitse kiinnitetyt agenttiryhmät, soittolistat, sekä tuotteet laittamalla rastin ruutuun
7. Määritä sallitut soittotavat
8. Luo puhelun päättymisen syyt kohdasta ”Puhelutulokset” painamalla ”lisää uusi” tai kopioi
olemassa oleva syy listalta. Nimeä syy ja määrittele, että palautetaanko numero takaisin
soittolistalle vai poistetaanko se soittolistalta, kun agentti valitsee ko. puhelun päättymisen syyn.
9. Luo Kampanja painamalla ”Luo”-painiketta
14
4.3 Kampanjan muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle
2. Paina halutun kampanjan kohdalla lehtiö-painiketta tai paina kampanjan nimen kohdalta.
3. Muokkaa haluttuja kenttiä.
4. Tallenna painamalla ”Tallenna”.
4.4 Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)
1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle
2. Paina halutun kampanjan kohdalla punaista rasti-painiketta.
3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.
4. Poistettu kampanja poistuu näkymästä lopullisesti.
HUOM! Poistettuja kampanjoita ei voi palauttaa eikä niistä saa enää poistamisen jälkeen
raportteja!
4.5 Tärkeää huomioitavaa

Kampanja. Kampanjat tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista.

Tekstiviestivahvistus. Ennen tekstiviestivahvistuksen
ComDashboardin asiakaspalvelusta

Navigointi. Kampanjahallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston kampanjat ovat
näkyvissä ja montako kampanjaa näytetään kerralla per sivu. Sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta
alakulmassa olevista numeroista.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi kampanjan nimi.
käyttöönottoa
tulee
asia
tarkistaa
15
5. AGENTTIRYHMÄT
5.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Agenttiryhmähallinnassa määrittelet ketkä agentit kuuluvat mihinkin agenttiryhmään.
Agentti voi kerrallaan kuulua vain yhteen agenttiryhmään. Agenttiryhmä tarkoittaa joukkoa agentteja, jotka
soittavat samanaikaisesti samaa kampanjaa ja siihen kytkettyä soittolistaa.
Milloin käytetään? Agenttiryhmähallintaa käytetään aina, kun halutaan luoda uusi agenttiryhmä tai vaihtaa
agentteja ryhmästä toiseen.
Mitä sisältää? Agenttiryhmähallinnassa määritellään ryhmän nimi, kuvaus ja ryhmään kuuluvat agentit.
Agenttiryhmiä voidaan luoda, muokata tai poistaa järjestelmästä lopullisesti. HUOM! Yksi agentti voi kuulua
vain yhteen agenttiryhmään.
1
3
2
TOIMINTOJA
1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agenttiryhmän nimi
16
2. Luo uusi agenttiryhmä. Luo uusi agenttiryhmä painamalla ”Luo uusi” –nappia
3. Muokkaa agenttiryhmää. Muokkaa valitsemasi agenttiryhmän tietoja painamalla ”kynä-paperi”
–nappia
5.2. Agenttiryhmän luominen
1
2
3
4
1. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle
2. Lisää uusi agenttiryhmä painamalla sivun alareunasta ”Luo uusi”-painiketta
3. Kirjoita haluttu agenttiryhmän nimi kenttään ”Ryhmän nimi”
4. Valitse tiputusvalikosta mihin toimistoon agenttiryhmä kuuluu
5. Kiinnitä halutut agentit ryhmään laittamalla rasti ruutuun. HUOM! vain ”vapaana olevat” agentit
ovat valittavana. (Agentti voi kuulua vain yhteen agenttiryhmään kerrallaan)
6. Luo agenttiryhmä painamalla ”Luo”
5.3 Agenttiryhmän muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle
2. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla ”kynä-lehtiö” –painiketta.
3. Muokkaa haluttuja kenttiä.
4. Tallenna painamalla ”Tallenna”.
5.4 Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)
1. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle
2. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla punaista rasti-painiketta.
17
3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.
4. Poistettu agenttiryhmä poistuu näkymästä pysyvästi.
5.5 Tärkeää huomioitavaa

Navigointi. Agenttiryhmä-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agenttiryhmät ovat
näkyvissä ja montako agenttiryhmää näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa
näkymän oikeasta alakulmasta.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi.

Poistaminen. Poistettua agenttiryhmää ei voida palauttaa eikä siitä voida muodostaa raportteja.
18
6. AGENTIT
6.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Agenttihallinnassa luodaan uudet agenttitunnukset, joiden avulla agentti voi kirjautua
soittojärjestelmään sekä hallitaan luotujen agenttien käyttöoikeuksia.
Milloin käytetään? Agenttihallintaa käytetään normaalisti, kun luodaan uudelle työntekijälle
käyttäjätunnus ja salasana. Agenttihallinnassa voi myös muuttaa agenttien tietoja, esimerkiksi silloin, jos
agentti vaihtaa toimistoa ja asettaa käyttöoikeuksia eri kampanjoille tai toimistoille.
Mitä sisältää? Agenttihallinnassa määritellään agentille minimissään nimi, käyttäjätunnus, salasana ja
toimisto. Agenttihallinnassa voidaan lisätä uusi agentti, muokata olemassa olevan agentin tietoja, muokata
käyttöoikeuksia tai poistaa agentti järjestelmästä lopullisesti.
1
3
2
4
TOIMINTOJA
1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi
2. Luo uusi agentti. Luo uusi agentti painamalla ”Luo uusi” –nappia
3. Muokkaa agentin tietoja. Muokkaa valitsemasi agentin tietoja painamalla ”kynä-paperi” –
nappia
4. Poista agentti. Poista agentti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)
19
6.2. Agentin luominen
3
4
5
1. Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle
2. Lisää uusi agentti painamalla ”Luo uusi” painiketta (ylempi kuva)
3. Täytä agentille vähintään seuraavat tiedot. Käyttäjätunnus, Salasana, Koko nimi ja Toimisto.
HUOM! Älä käytä nimessä välilyöntiä, ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä!
4. Määritä saako agentti itsenäisesti vaihtaa agenttiryhmää ja nähdä eri ryhmien tietoja.
5. Luo agentti painamalla ”Luo” –nappia.
6.3 Agentin muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista AGENTTI –välilehdelle
2. Paina halutun agentin kohdalla ”kynä-lehtiö”-painiketta.
3. Muokkaa haluttuja kenttiä.
4. Tallenna painamalla ”Tallenna”.
20
6.4 Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)
1. Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle
2. Paina halutun agentin kohdalla punaista rasti-painiketta.
3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.
4. Poistettu agentti poistuu näkymästä lopullisesti ja siitä ei voida enää muodostaa raportteja.
6.5 Tärkeää huomioitavaa

Navigointi. Agentti-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agentit ovat näkyvissä ja
montako agenttia näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta
alakulmasta.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi.

Poistaminen. Poistettua agenttia ei voida palauttaa. ÄLÄ siis poista agenttia järjestelmästä, vaan
voit esim. luoda uuden agenttiryhmän nimellä ”Lopettaneet” ja siirtää agentin sinne myöhempiä
raportteja ajatellen.
6.6 Agentin käyttöoikeudet
Agentin käyttöoikeuksissa voit määrittää mitkä kampanjat ovat agentin käytössä. Jos agentin nimen
kohdalla on vihreä täppä ”Täydet käyttöoikeudet”, näkee hän kaikki kampanjat, jotka ovat kyseisen
toimiston alla sekä myös sellaiset kampanjat joihin ei ole toimistoa määritelty.
Punainen täppä merkitsee sitä, että agentti näkee vain sen kampanjan tiedot missä hän kyseisellä hetkellä
työskentelee. Klikkaamalla agentin sarakkeesta kampanjoiden kohdalla olevaa ruutua voit lisätä agentille
oikeuksia useampaan kampanjaan. Kun klikkaat punaista täppää muuttuu se vihreäksi ”Täydet
käyttöoikeudet” –täpäksi ja päinvastoin. Alla vielä kuva havainnollistamaan asiaa:
21
7. SOITTOLISTAT
7.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Soittolistahallinnassa tehdään uusia soittolistoja ja määritellään montako kertaa yhteen
numeroon soitetaan.
Milloin käytetään? Soittolistahallintaa käytetään, kun halutaan nähdä kuinka montako numeroa
soittolistalta on käytetty tai kuinka monta numeroa on vielä soittamatta.
Mitä sisältää? Soittolistahallinnassa voidaan luoda uusi soittolista, lisätä soittokertoja soittolistan
asiakkaille tai sekoittaa soittolistalla olevien puhelinnumeroiden järjestystä. Soittolistoja voidaan paitsi
luoda, myös muokata ja poistaa.
2
1
4
3
TOIMINTOJA
1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi soittolistan nimi
2. Lataa soittolistapohja. Lataa valmis excel-pohja soittolistoja varten. HUOM! Kaikki ohjelmaan
ladattavat soittolistat tulisi ensin muokata pohjan mukaiseen sarakejärjestykseen
3. Luo uusi soittolista. Luo uusi soittolista painamalla ”Luo uusi” –nappia
4. Vie Exceliin. Vie haluamasi soittolista exceliin painamalla ”paperi-nuoli” –nappia
5. Poista soittolista. Poista soittolista painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)
5
22
7.2. Soittolistan luominen
1
2
3
4
5
-
Muokkaa asiakaskontaktit sisältävä Excel-tiedosto soittolistapohjan mukaiseen järjestykseen
(Soittolistapohjan saat ladattua: Hallintapaneeli  Soittolistat).
-
Tallenna tiedosto.
-
Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT –välilehdelle (Kuva yllä)
1. Syötä kenttään ”Soittolistan nimi” haluttu nimi soittolistalle
2. Määritä tähän kenttään montako soittoyritystä haluat / asiakas (oletusarvo 3)
3. Valitse vetovalikosta toimisto, mihin haluat soittolistan liittää.
4. Paina ”Selaa”-nappia, josta pääset hakemaan .csv tiedoston koneeltasi
5. Paina nappia ”Luo” luodaksesi soittolistan
23
7.2.1 Soittolistavelho
Tämä työkalu on luotu helpottamaan soittolistan viemistä järjestelmään. Jos siis alkuperäisessä Exceltiedostossasi on sarakkeet väärässä järjestyksessä tai esimerkiksi otsikkorivi puuttuu, tulee apuun
”Soittolistavelho”. Sen avulla voit yksinkertaisesti raahata hiirellä oikeat tiedot oikeille paikoilleen.
1
2
3
TOIMINTOJA
1. Raahaa. Klikkaa hiirellä haluamaasi tietokenttää ruudun oikealta puolelta (Tiedoston
tietokentät), pidä hiiren nappi pohjassa ja raahaa tieto vasemmalle (Soittolistan tiedot) oikeaan
kenttään. Toimi näin jokaisen oikealla olevan tiedon kohdalla (Helsinki  Kaupunki, Anna
Etunimi jne.)
2. Luo soittolista. Kun olet siirtänyt kaikki tiedot oikealta vasemmalle oikeisiin ruutuihin, voit
luoda soittolistan painamalla ”Luo soittolista” –nappia.
3. Peruuta. Jos huomaat, että listassa / tiedoissa on jotain vikaa tai et muusta syystä halua luoda
soittolistaa, voit peruuttaa toimenpiteen ”Peruuta” –napista.
24
7.2.2 Soittolistan jakaminen
Voit halutessasi siirtää olemassa olevasta soittolistasta tietyn määrän kontakteja uuteen soittolistaan.
Kontaktimäärän saa valita itse ja kontaktit valikoituvat listan lopusta (esim. 50 viimeistä numeroa). Tämän
jälkeen ohjelma luo valituista kontakteista uuden soittolistan. Nimeäminen tapahtuu vanhan listan
perusteella, eli jos esim. alkuperäisen soittolistan nimi on Lista 1 ja siirrät tästä 50 numeroa uudelle listalle,
tulee uuden listan nimeksi Lista 1 #1. Jos haluat alkuperäisestä listasta siirtää edelleen 50 numeroa ja tehdä
toisen uuden listan, tulee sen nimeksi Lista 1 #2.
Lisäksi ohjelma automaattisesti luo soittolistalle samannimisen kampanjan ja agenttiryhmän. Eli esimerkissä
kampanjan nimeltä Lista 1 #1 ja agenttiryhmän nimeltä Lista 1 #1. Tämän jälkeen voit lisätä agenttiryhmään
haluamasi agentit ja voit myös vaihtaa ryhmän ja kampanjan nimen. Alla esimerkki vielä kuvien kera:
1. Valitse hallintapaneelista ”Soittolista” välilehti
2. Etsi lista, jonka haluat jakaa soittolistoista
3. Paina rivin perässä olevaa jaettua nuolta
4. Syötä avautuvaan tekstikenttään listasta irroitettavien kontaktien määrä ja paina ”OK”
25
5. Lista on luotu ja se löytyy edellä mainitun nimeämistavan mukaan (esim. Lista 1 #1)
7.3. Puhelinnumeroiden muoto
Puhelinnumerot voi pääsääntöisesti syöttää järjestelmään missä tahansa formaatissa. Joitakin poikkeuksia
kuitenkin on. Seuraavasta taulukosta selviää yleisimmät esimerkit sallituista ja ei sallituista
numeroformaateista.
ERIKOISUUS
etunolla puuttuu
ESIMERKKI
EXCELISSÄ
503711003
PUHELINNUMERO
CMP:SSA
0503711003
SOITTOLISTALLE
kyllä/ei
Kyllä
tyhjiä välejä numeroiden
välissä
050 37 1100 3
0503711003
Kyllä
väliviiva suuntanumeron
jälkeen
09-123123
09123123
Kyllä
sulkeet numeron ympärillä (09) 4321
maakoodi
+358435362533
094321
+358435362533
Kyllä
Kyllä
kirjain numeroiden välissä
09432167
kyllä
0358435362533
Kyllä, mutta
numero on
virheellinen
094321x67
maakoodi ilman plusmerkkiä
358435362533
kirjaimia numeroiden
tilalla
lyhyt numero
abc
12345
Ei
ei
7.4 Soittolistan nimen muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT välilehdelle
2. Klikkaa muutettavaa soittolistaa sen nimen kohdalta
3. Vaihda nimi, kirjoittamalla soittolistan uusi nimi kohtaan ”Soittolistan nimi”.
4. Tallenna painamalla ”Tallenna”, kumoa muutokset painamalla ”Resetoi”.
7.5 Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!)
1. Paina halutun soittolistan kohdalla punaista rasti-painiketta.
2. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.
3. Poistettu soittolista poistuu näkymästä.
26
7.6 Soittolistan kierto
Järjestelmä soittaa soittolistan aina soittolistasta järjestyksessä riviltä 1 viimeiseen riviin. Yksittäisen listan
soittojärjestyksen pystyy sekoittamaan Soittolistat-välilehdeltä, soittolistan perässä olevasta napista:
”Sekoita soittojärjestys”.
Jos soittolistoja on useampi, esim. Kampanjaan lisätty Lista A & Lista B. Järjestelmä soittaa listat
järjestyksessä kierros kerrallaan. Esim.
Kierros 1: Lista A
Kierros 1: Lista B
Kierros 2: Lista A
Kierros 2: Lista B
Kierros 3: Lista A
Kierros 3: Lista B
POIKKEUS! UUDEN LISTAN LISÄÄMINEN, KUN VANHOISSA ON VIELÄ SOITETTAVAA
Jos järjestelmään lisää uuden listan (Lista C) ja A ja B listoissa on vielä soitettavaa, tulee uusi lista heti
seuraavaksi soittoon ja täsmälleen siihen väliin mihin listan on lisännyt. Esim. Listasta A & B on soitettu
ensimmäiset kierrokset edellisen esimerkin mukaan ja tämän jälkeen ehditään soittamaan kaksi puhelua
listan A toiselta kierrokselta. Jos tässä kohtaa lisää listan C, tulee sen ensimmäinen kierros heti soittoon,
jonka jälkeen tulee A listan toisen kierroksen loput, jonka jälkeen B:n toinen kierros, jonka jälkeen taas
A:sta kaksi puhelua kolmannelta kierrokselta, C:n toinen kierros, A:n kolmannen loput, B:n kolmas kierros
jne. Alla vielä esimerkki:
27
8. TUOTTEET
8.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Tuotehallinnassa määrittelet, minkälaisia tietoja myyjä kerää, kun puhelun lopputulos
on onnistunut. Oli kysymyksessä sitten lehtitilaus, liittymän ostaminen, näkyvyys yrityskatalogissa,
ajanvaraus myyntitilaisuuteen, puhelinhaastattelu tai jotain ihan muuta, puhelussa kerättävä tieto
määritellään tuotehallinnassa.
Milloin käytetään? Tuotehallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uuden tuotteen myyminen. Luotuja
tuotteita voidaan käyttää useassa kampanjassa, joten kun ne on kerran luotu, voidaan uusia kampanjoita
avata helposti.
Mitä sisältää? Tuotehallinnassa määritellään tuotteen nimi, kuvaus, hinta- ja komissiotiedot,
käyttöoikeudet sekä tilauslomake. Tuotteita voidaan paitsi luoda, myös muokata ja poistaa.
1
3
4
2
TOIMINTOJA
1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi tuotteen nimi
2. Luo uusi tuote. Luo uusi tuote painamalla ”Luo uusi” –nappia
3. Muokkaa tuotetta. Muokkaa tuotetta painamalla ”kynä-lehtiö” –nappia
4. Poista tuote. Poista tuote painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)
28
8.2 Uuden tuotteen luominen
3
4
5
6
7
1. Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle
2. Paina ”Luo uusi” –nappia. (ylempi kuva)
3. Kirjoita haluttu tuotteen nimi.
4. Määrittele toimisto mihin tuote kuuluu
5. Kirjoita tuotteen tiedot.
-
Tuotekoodi. Kirjoitetaan ilman välilyöntejä tai erikoismerkkejä etc.
-
Myyntihinta (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 7.95). Jos
myyntihintaa ei ole, merkitään hinnaksi 1.0.
-
Tuntipalkka (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 4.50)
-
Provisio/tilaus (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 4.000)
-
Tavoite/tunti (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 14.044).
6. Lisää lomakekentät. Voit lisätä niin monta kenttää kuin haluat. Lisää kentät painamalla ”Lisää
kenttä” nappia. Jokaisen kentän kohdalla kirjoita kenttään liittyvä kysymys tai otsikko. Lisäksi valitse
ja määrittele, minkä tyyppiset valinnat myyjä näkökulmasta kyseiseen kenttään liittyy:
-
Datetime. Tällöin kentän kohdalla myyjälle aukeaa kalenterinäkymä, josta hän voi
valita päivämäärän (esim. tilauksen alkamis- ja päättymisajankohta)
-
Dropdown. Kentän kohdalla on myyjällä pudotusvalikko, josta voidaan valita yksi
määritellyistä vaihtoehdoista. Erottele vaihtoehdot kenttää luodessa painamalla ENTER
–rivinvaihtoa ja laittamalla vaihtoehdot allekkain.
-
Text. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä lyhyehkö tekstilaatikko, joka voidaan täyttää
millä tahansa tekstillä.
29
-
Multiselect. Kentän kohdalla on myyjällä valikko näkyvissä, joista voidaan valita yksi tai
monta vaihtoehtoa.
-
Textarea. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä pitkähkö tekstilaatikko, joka voidaan
täyttää millä tahansa tekstillä.
-
Static text. Kentän kohdalla myyjälle näkyy tuotetta luotaessa määritelty teksti.
Käytetään harvoin.
7. Tallenna painamalla ”Luo”.
8.3 Tuotteen muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle
2. Paina halutun tuotteen kohdalla lehtiö-painiketta.
3. Muokkaa haluttuja kenttiä. Lomakekenttiä voit poistaa tyhjäämällä kentän nimen.
4. Tallenna painamalla ”Tallenna”.
8.4 Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)
1. Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle
2. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta.
3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Cancel”.
4. Poistettu tuote poistuu näkymästä pysyvästi.
8.5 Tärkeää huomioitavaa

Tuotteiden erittely. Aina, kun jossain tuotteessa/tuotevalinnassa on toisesta poikkeava
myyntihinta tai provisio, tulee tällaisille tuotteille/tuotevalinnalle tehdä kokonaan uusi tuote.

Nimet. Tuotteet tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista.

Tuotekoodit. Tuotekoodien on oltava täsmälleen samat kuin oikeastikin.

Hinnat. Tuotteisiin liittyvät hinnat tulee merkitä tarkasti. Desimaalilukujen välimerkki on piste.

Provisio. Mikäli joissain tuotteissa ohjeissa on annettu provisio prosentteina (esim. 5%)
myyntihinnasta (esim. 100e), tulee provisio silti merkitä aina euromääräisenä, eli tässä tapauksessa
se saadaan helposti laskemalla 5 % x 100e = 5e

Navigointi. Tuotehallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston tuotteet ovat
näkyvissä ja montako tuotetta näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän
oikeasta alakulmasta.

Poistaminen. Poistettua tuotetta ei voida palauttaa.
30
9. Yleisasetukset
9.1 Yleistä
Mistä on kysymys? Yleisasetuksissa voidaan määritellä yleisiä taustatekijöitä, kuten esimerkiksi agenttien
statukset ja viestipohjat (SMS tai Sähköposti). Lisäksi Yleisasetusten asiakassivuille voidaan liittää
räätälöityjä tuotteita asiakkaan toiveiden mukaan.
Milloin käytetään? Jos haluat luoda uuden viestipohjan (SMS tai sähköposti), haluat muuttaa agenttien
statuksien merkityksiä tai lisätä ja päivittää kontakteja. Sisältää alasivut: Aktiviteettihallinta, Asiakassivut,
Viestipohjat ja Kontaktihallinta.
9.2 Aktiviteettihallinta
Aktiviteettihallinnassa voidaan luoda agentin statuksia, joita agentti voi itse määritellä työskentelyn aikana
(esim. tauolla, koulutuksessa, aktiivisena, passiivisena jne.). Hallinnassa voidaan määritellä laskutetaanko
tehtävä (esim. jos agentti tekee tuntiveloituksena laskutettavaa raporttia asiakkaalle, mutta ei soita sinä
aikana puheluita).
1
3
4
2
TOIMINTOJA
1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi aktiviteetin nimi
2. Luo uusi aktiviteetti. Luo uusi tuote aktiviteetti painamalla ”Luo uusi” –nappia
3. Muokkaa aktiviteettia. Muokkaa aktiviteettia painamalla ”kynä-lehtiö” –nappia
31
4. Poista aktiviteetti. Poista aktiviteetti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)
9.3 Aktiviteetin luominen
3
5
4
2
1. Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle
2. Paina ”Luo uusi” –nappia.
3. Kirjoita aktiviteetin nimi ”Nimi” –kenttään.
4. Laita rasti ruutuun, jos aktiviteetti on laskutettava
5. Tallenna painamalla ”Luo” –nappia
9.4 Aktiviteetin muokkaaminen
1. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti
AKTIVITEETTIHALLINTA
2. Paina halutun aktiviteetin kohdalla ”kynä-lehtiö” –painiketta.
3. Muokkaa haluttuja kenttiä
4. Tallenna painamalla ”Tallenna
9.5 Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)
1. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti
AKTIVITEETTIHALLINTA
2. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta.
3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.
4. Poistettu aktiviteetti poistuu näkymästä pysyvästi.
32
9.6 Asiakassivut
Asiakassivuille voidaan räätälöidä asiakkaan itse haluamia toimintoja.
9.7 Viestipohjat
Kohdassa ”Viestipohjat” voit luoda haluamiasi SMS- ja sähköpostipohjia.
3
1
2
TOIMINTOJA
1. Valitse. Valitse vetovalikosta haluamasi viestipohja.
2. Luo uusi viestipohja. Luo uusi tuote viestipohja painamalla ”Luo uusi pohja” –linkkiä
3. Muokkaa viestipohjaa.Valitse ensin vetovalikosta pohja, mitä haluat muokata ja paina sen
jälkeen ”Muokkaa” –nappia
9.8 Viestipohjan luominen
3
4
5
6
7
8
33
1.
2.
3.
4.
Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti VIESTIPOHJAT
Luo uusi viestipohja painamalla linkkiä ”Luo uusi pohja”
Valitse viestipohjan tyyppi (SMS tai Sähköposti)
Nimeä viestipohja vapaaseen tekstikenttään ”Viestipohjan nimi”
5. Nimeä viestipohjan lähettäjä vapaaseen tekstikenttään ”Viestipohjan lähettäjä”
6. Valitse vapaa muuttuja tekstin sisään. Kenttä sisältää soittolistapohjaan syötetyt kentät.
Käytetään esim. ”Hei (asiakkaan etunimi) ! Lähetämme tuotteenne osoitteeseen (asiakkaan
osoite) noin kolmen viikon kuluessa”. Tällöin kyseiseen kohtaan täydentyvät tiedot suoraan
asiakaskortista.
7. Kirjoita viesti
8. Tallenna painamalla ”Luo” –nappia
9.9 Kontaktihallinta
Kontaktihallinnassa voit lisätä ja päivittää kontakteja olemassa oleviin listoihin. Voit tehdä tämän, joko
lataamalla kontaktit järjestelmään erillisellä .csv tiedostolla, tai kirjoittamalla lisättävät / päivitettävät
kontaktit yksitellen niille varattuun kenttään.
1
2
3
4
5
6
34
TOIMINTOJA
1. Lisää / päivitä kontakteja tuomalla .csv tiedosto. Painamalla ”Selaa / Browse” näppäintä
pääset valitsemaan haluamasi tiedoston tietokoneeltasi.
2. Lisää / päivitä kontakteja syöttämällä numerot yksitellen. Syötä lisättävät / päivitettävät
kontaktinumerot tähän kenttään pilkuilla erotettuna
3. Valitse hakuprioriteetti. Laita täppä siihen kohtaan, mitä prioriteettia haluat haussa käyttää
(puhelinnumero / hlötunnus / Y-tunnus).
4.
Hakua vastaavien kontaktien toiminto. Valitse vetovalikosta mitä haluat hakua vastaaville
kontakteille tehtävät (Päivitetään, Päivitetään ja merkitään käytetyksi vai Poistetaan).
5. Valitse päivitettävä lista. Valitse vetovalikosta lista, johon haluat päivitykset / lisäyksen tehdä.
6. Suorita. Kun olet valmis valintojesi kanssa, paina ”Suorita” –nappia, niin ohjelma suorittaa
päivityksen / lisäyksen.