Suunnitteluohje, We Mail

VOIMASSA 01 TAMMIKUU 2014
Instructions We Mail
– Suunnitteluohje
GET IN TOUCH! www.stralfors.fi, [email protected]
2
STRÅLFORS – RELEASE THE POWER OF COMMUNICATION
Sisällys
1.Yleistä .................................................................................3
1.1.Palvelukuvaus.................................................................. 3
1.1.1.Peruspalvelu..................................................................... 3
1.1.2. We Mail Express Priority.............................................. 3
1.2.Sopimus............................................................................. 3
1.3.
We Mail Work flow......................................................... 4
2.Käyttöönotto.....................................................................5
2.1.
Aineiston toimitus lomakkeiden valmistusta
varten................................................................................. 5
2.1.1. Lomakepohjan elementit kuten resurssit,
logot yms.......................................................................... 5
2.1.2. Testitiedostot ja tietuekuvaus................................... 5
2.1.3.Lomakepohjat................................................................. 5
2.2. Tulostusvalmiin aineiston toimittaminen............. 5
2.3.Testaukset......................................................................... 5
2.4. Palvelun hyväksyminen tuotantoon....................... 5
3.Materiaalit..........................................................................6
3.1.Paperi.................................................................................. 6
3.2.Kirjekuori........................................................................... 6
4.Aineistomuodot................................................................ 7
4.1. Tekstipohjaiset aineistomuodot .............................. 7
4.2. Tulostusvalmiit tiedostot............................................ 7
4.3. Tiedostojen nimeäminen............................................. 7
5. Lomakkeen suunnittelu.................................................. 11
5.1.
Varatut alueet..................................................................11
5.1.1.Osoitekenttä....................................................................11
5.1.2. Tuotannollisille merkeille varatut alueet...............11
5.2.Värillisyys...........................................................................11
5.3.Puoleisuus.........................................................................11
5.4. Lomakkeen layout..........................................................11
5.4.1.Pankkiviivakoodit...........................................................11
5.4.2.Tilisiirrot.............................................................................11
5.5.Fontit..................................................................................11
5.5.1. Palvelun standardifontit..............................................11
5.5.2. Asiakaskohtaiset fontit................................................11
5.5.3. Tulostusvalmiiseen aineistoon sisällytetyt fontit...11
5.6.Kuvat...................................................................................11
5.6.1.Vektorigrafiikka..............................................................12
5.6.2.Pikseligrafiikka................................................................12
5.6.3.Allekirjoitukset...............................................................12
5.7. Muuta huomioitavaa...................................................12
5.7.1. Minimi fonttikoko..........................................................12
5.7.2. Linjojen paksuudet.......................................................12
5.7.3.Liukuvärit.........................................................................12
6. Tiedostojen toimitus Strålforsiin............................... 13
6.1. Yleistä tietojen toimituksesta...................................13
6.2.Tiedonsiirtotavat...........................................................13
6.2.1.FTP......................................................................................13
6.2.2. SFTP (SSH2).....................................................................13
6.2.3.VPN+FTP...........................................................................13
7.Tietoturva......................................................................... 13
7.1.Laatustandardit.............................................................13
8. Muutosten tilaus............................................................ 13
9. We Mail -palvelun valinnaiset palvelut...................... 14
9.1.Seurantajärjestelmät...................................................14
9.1.1.Extranet............................................................................14
9.1.2. Web Services...................................................................14
9.2. Tuplatiedostojen tarkistus.........................................14
9.3.Vastaanottokuittaukset .............................................14
9.4.NetPosti............................................................................14
9.5.VPN-yhteys.....................................................................14
9.6.Jakelutaparaportti.........................................................14
10.Lisäpalvelut...................................................................... 14
10.1. Elektroninen arkistointi..............................................14
3
1. Yleistä
We Mail on Strålforsin standardoitu kirjeiden
tulostus- ja lähetyspalvelu yritysasiakkaille.
Sen kautta voit toimittaa vastaanottajille niin
pienet kuin suuretkin kirjeaineistot nopeasti.
Palvelu käy monen tyyppisille kirjeille,
kuten laskuille, palkkalaskelmille, tiliotteille
sekä asiakasviestintään.
1.1. PALVELUKUVAUS
Asiakas toimittaa kirjeaineistot Strålforsiin
sähköisesti linjasiirtona (ks. siirtotavat
kappale 6) ennalta sovitussa formaatissa.
We Mail -palvelussa 1–30-arkkiset kirjeet kuoritetaan koneellisesti. Yli 30:n arkin kirjeet pakataan sopivalla tavalla riippuen arkkien määrästä. Nämä yli 30 arkin
kirjeet käsitellään manuaalisesti ja siten
niiden toimitusaika voi olla pidempi kuin
palvelun normaali toimitusaika. Yhdessä
lähetyserässä voi olla yksi tai useampi kirje.
Kirjelähetykset toimitetaan jakeluverkkoon
Strålforsin sopimustunnuksilla. Strålforsiin
palautuvat lähetykset hävitetään tietoturvatuhouksen vaatimusten mukaisesti.
1.1.1. PERUSPALVELU
Kirjeet postitetaan lähettäjän valinnan
mukaisesti joko Priority- tai Economykirjeluokassa. Kirjeet voivat olla joko mustavalkoisia tai värillisiä.
Ennen klo 24:00 Strålforsin vastaanottamat kirje-erät käsitellään ja välitetään
jaettavaksi seuraavan työpäivän aikana.
Yhdessä lähetyserässä voi olla yksi tai use-
ampi kirje. Yli 10 000 sivun kirje-eristä tulee
ilmoittaa Strålforsille kolme (3) työpäivää
ennen tiedostojen toimitusta eikä niihin
aina voida soveltaa samaa palvelulupausta
toimitusaikataulun suhteen.
1.1.2. WE MAIL EXPRESS PRIORITY
LISÄÄ ASIAKASUSKOLLISUUTTA
We Mail Express kirjeet ovat aina yksipuoleisia (simplex), mustavalkoisia ja ne postitetaan Priority-kirjeluokassa.
Ennen klo 08:00 Strålforsin vastaanottamat kirje-erät käsitellään ja välitetään jaettavaksi saman työpäivän aikana. Yhdessä lähetyserässä voi olla yksi tai
useam­pi kirje. Yli 5 000 sivun kirje-eristä
tulee ilmoittaa Strålforsille kolme (3) työpäivää ennen tiedostojen toimitusta eikä
niihin aina voida soveltaa samaa palvelulupausta toimitusaikataulun suhteen.
Uusien asiakkaiden löytäminen vaatii
paljon enemmän rahaa ja aikaa kuin nykyisten säilyttäminen. Asiakasuskollisuus
auttaa luomaan pitkäaikaisia asiakassuhteita, jolloin voit maksimoida tuloksesi.
1.2. SOPIMUS
PARANNA TEHOKKUUTTA
We Mail -palvelun käyttö edellyttää sopimusta palvelusta asiakkaan ja Strålfors Oy:n
välillä.
Palvelun käyttöönoton kustannuksista
sovitaan asiakaskohtaisesti. Palvelussa ei
ole lähetyskohtaisia erämaksuja.
Kun sopimus on tehty, palvelun käyttöönotto voidaan aloittaa sovitusti.
We Mail -palvelun käyttö laskutetaan
kerran viikossa sopimuksen hintaliitteen
mukaisesti. Palvelu toimitetaan We Mail
Erityiset ehdot sekä Strålfors Yleiset ehdot
-dokumenttien mukaisesti.
Yhteystiedot
Osoite:Sähköposti:
Strålfors Oy/ We Mail
[email protected]
PL 260
Vaihde:
01511 VANTAA
+358 20 740 4100
FINLAND
Viestinnän kustannustehokkuuden
paranta­minen on jatkuva haaste. Miten
saat asiakkaat lukemaan heille lähettämäsi viestit? Miten voit järjestää jakelun
parhaalla tavalla? Miten käsittelet
asiakastietojasi ja miten nykyaikaisia
ovat yrityksenne IT­ratkaisut? Yhdessä
voimme löytää parhaan ratkaisun kaikkiin haasteisiisi.
KASVATA MYYNTIÄSI
Myynnin lisäämiseen ei ole oikoteitä. Hyvän
suunnittelun, toimivan organisaation ja
oikeiden välineiden avulla pääset kuitenkin
tavoitteeseesi. Oikeita menetelmiä käyttämällä voit lähettää oikeita viestejä oikeille
henkilöille oikeaan aikaan ja hintaan.
4
STRÅLFORS – RELEASE THE POWER OF COMMUNICATION
1.3. WE MAIL WORK FLOW
5
2. Käyttöönotto
Palvelu voidaan ottaa käyttöön, kun asiakkaan ja Strålforsin välinen palvelusopimus
on allekirjoitettu ja asiakas on hyväksynyt
käyttöönoton yhteydessä tehdyt testit.
Ennen käyttöönottoa pidetään asiakkaan ja Strålforsin välillä määrittelypalaveri ja asiakkaan tulee toimittaa Strålforsiin
mallit lomakepohjista, testidatat sekä
tietuekuvauk­
set tai sovitussa muodossa
olevan ns. tu­
los­
tusvalmiin testiaineiston.
Tämän jälkeen käyttöönotto voidaan aloittaa. Ennen varsinaisen tuotannon käynnistämistä asiakkaalle toimitetaan vedokset
hyväksyttäväksi PDF:nä ja/tai tulostettuna.
Palvelun käynnistämisen aikataulusta
sovitaan yhdessä asiakkaan kanssa ja käyttöönottoon varattava aikaa riippuu aineistomuodosta ja lomakemääristä.
Strålforsin Servicedesk antaa käyttöönotolle yksilöllisen tunnisteen, tiketti ID:n.
Tätä tunnistetta käytetään tunnistamaan
käyttöönottoon liittyvät viestit ja aineistot.
2.1. AINEISTON TOIMITUS
LOMAKKEIDEN VALMISTUSTA
VARTEN
2.1.1. LOMAKEPOHJAN ELEMENTIT
KUTEN RESURSSIT, LOGOT YMS.
Resurssitiedostot toimitetaan sähköpostitse [email protected] tai postitse cd/dvd -levyllä.
Aineistot tulee ryhmitellä kansioihin
siten, että kuvaresurssit ja lomakepohjamallit olisivat omissa kansioissaan. Kaikki
kansiot tulee pakata yhteen zip-tiedostoon ennen lähetystä. Aineistot tulee olla
salaamattomia.
Sopimus asiakkaan
ja Strålforsin välillä
Asiakas toimittaa testiaineistot Strålforsiin
Katso kuvien laatu- ym. suositukset
kohdasta 5.6.
2.1.2.TESTITIEDOSTOT JA
TIETUEKUVAUS
Jotta käyttöönotto voidaan tehdä sujuvasti
ja palvelu voidaan testata luotettavasti, tulee asiakkaan toimittaa tarvittavat testiaineistot Strålforsiin heti käyttöönoton alussa.
Testiaineiston vaatimukset
• Testiaineiston tulee vastata varsinaista
tuotantoaineistoa
• Aineiston tulee olla laadultaan riittävä
• Testiaineiston tulee kattaa kaikki mahdolliset kirjeiden variaatiot
• Testiaineistossa on yksi versio kustakin
erilaisesta kirjetyypistä ja versiot helposti
ymmärrettävässä järjestyksessä
• Asiakkaalla voi olla useampia testiaineistoja tarpeen mukaan.
• Testiaineistoon kannattaa sisällyttää
myös mahdollisimman pitkiä ja lyhyitä
tietueita, jotta voidaan tarkastaa, että
tiedot sopivat niille varattuihin kenttiin
• Ennen tuotannon aloitusta tehtävän
tuotantotestin aineisto tulee siirtää
Strålforsiin käyttäen tuotantoa varten
perutettua ftp-/sftp-tiedonsiirtoreittiä
Tietuekuvaus tulee toimittaa sähköpostitse Servicedeskiin.
2.1.3.LOMAKEPOHJAT
Yksilölliset lomakepohjat suunnitellaan
Strålforsilla asiakkaan toimittaman mallin
mukaisesti. Malli tulee toimittaa Strålforsiin
pdf:nä tämän oppaan kohdan 2.1.1 ohjeiden
mukaisesti tai paperioriginaalina, jolloin
siihen tulee merkitä selkeästi käytetyt kir-
Käyttöönototto
Stålforsilla
Tuotantotesti ennen
varsinaista tuotantoa
jasimet leikkauksineen, kokoineen ja rivivälistyksineen, käytetyt värit ja linjojen paksuudet jne. Paperioriginaalin tulee olla aina
1:1-koossa, jotta elementtien paikat voidaan
mitata arkilta.
Paperioriginaalin voi toimittaa postitse
Strålforsiin.
2.2. TULOSTUSVALMIIN
AINEISTON TOIMITTAMINEN
Tulostusvalmiin aineiston suunnittelussa
tulee huomioida kappaleen 5 vaatimukset.
2.3. TESTAUKSET
Testauksilla varmistetaan käyttöönotto­
vaiheessa tai muutosten jälkeen, että tiedonsiirtoyhteydet, tiedostot ja lomakepohjat toimivat halutulla tavalla. Mikäli sovellukseen tehdään muutoksia, on sovellus
testattava uudelleen ja asiakkaan tulee hyväksyä testien tulos ennen kuin muutokset
siirretään tuotantoympäristöön.
Testeistä sovitaan erikseen Strålforsin
kanssa. Testitarpeesta tulee ilmoittaa sähköpostitse osoitteeseen:
[email protected].
2.4. PALVELUN HYVÄKSYMINEN
TUOTANTOON
Asiakkaan tulee toimittaa hyväksyntä
palvelun käyttöönotosta kirjallisesti sähköpostitse osoitteella customer.service@
stralfors.fi. Tämän jälkeen Strålfors siirtää
käyttöönotetun palvelun tuotantoon ja
kuittaa asiakkaalle, kun We Mail -palvelu
on käytettävissä.
Vedoksen hyväksyntä
Tuotannon aloitus
6
STRÅLFORS – RELEASE THE POWER OF COMMUNICATION
3. Materiaalit
We Mail -palvelussa käytetään ainoastaan vakiomateriaaleja. Esipainettuja liitteitä ei voi sisällyttää lähetyksiin, mutta
liitteet voidaan tarvittaessa tulostaa jatkosivuina varsinaisen kirjeen perään.
Port Payé
Finlande
Itella Oyj
Oy Lähettäjä Ab, PL0, 00001 HELSINKI
Oy Läh
Oy Vastaanottaja Ab
Reijo Reskontra
Taloustie 1 A
PL 1
00001 HELSINKI
Oy V
Reijo
Talou
PL 1
0000
3.1. PAPERI
Paperi on 80–90 g/m2:sta, päällystämätöntä, valkoista
A4-paperia. Paperissa ei ole esipainatuksia, perforointeja
tai muita esityöstettyjä elementtejä.
3.2. KIRJEKUORI
Konekuoritettavia, ikkunallisia kirjekuoria on kahta kokoa:
C5 ja C4. Ikkunan koko on 90 x 70 mm. (ikkunan vasen yläkulma 15 mm kuoren yläreunasta ja 18mm kuoren vasemPort Payé
Finlande
masta reunasta).
Itella Oyj
Kuorituksessa
C5-kuo­
reen kuoritetaan kaikki kirjeet,
Oy Vastaanottaja Ab
Reijo Reskontra
joissa on 1–8
ja C4-kuoreen kirjeet, joissa on 9–30
Taloustiearkkia
1A
PL 1
00001 HELSINKI
arkkia. Yli 30-arkkiset
lähetykset postitetaan arkkimäärästä
riippuen tähän parhaiten soveltuvassa pakkausmuodossa.
C5- ja C4-kirjekuoret ovat valkoisia, postaalimerkinnöin
varustettuja. Kuoren sisäpuoli on tietoturvapainatettu estämään kirjeen sisältöä näkymästä kuoren läpi.
Oy Lähettäjä Ab, PL0, 00001 HELSINKI
C5-kuori
Port Payé
Finlande
Itella Oyj
Oy Lähettäjä Ab, PL0, 00001 HELSINKI
Oy Vastaanottaja Ab
Reijo Reskontra
Taloustie 1 A
PL 1
00001 HELSINKI
C4-kuori
7
4. Aineistomuodot
Kaikkien tiedostojen formaateista sovitaan
asiakaskohtaisesti. Aineisto tulee toimittaa
Strålforsiin aina sovitussa formaatissa, zippakattuna. Tuotantoaineistot toimitetaan
sopimuksen mukaisesti ftp- tai sftp-siirtona.
4.1. TEKSTIPOHJAISET
AINEISTOMUODOT
Tuotantoaineiston tulee noudattaa käyttöönotettua ja tuotantotestissä hyväksyttyä aineistomuotoa ja tietuekuvausta.
Tekstimuotoinen aineisto voi olla seuraavissa muodoissa:
• XML (esim. Finvoice tai TEAPPSXML)
• EPL (iPost)
• tietuepohjaiset formaatit, csv tai vastaava (delimited)
• määrämittainen (fixed)
• tai muussa sovitussa määrämuotoisessa tekstipohjaisessa muodossa.
4.2. TULOSTUSVALMIIT
TIEDOSTOT
Jokainen tulostusvalmis aineistotyyppi tulee
testata erikseen ennen tuotannon aloitusta.
Tuettuja tulostusvalmiita formaatteja ovat:
• iPost PDF + XML (skeema LetterBundleV0x4)
• AFPDS
• PCL
• PostScript
• PDF
Tulostusvalmiiseen aineistoon tulee sisällyttää kaikki muut kirje-elementit paitsi
tuotannolliset merkinnät (kuoritusmerkit,
SRM), jotka lisätään Strålforsilla. Strålfors
peittää alueet, jotka on varattu tuotannollisille merkinnöille. Niitä varten layoutiin
tulee jättää tyhjää tilaa mallin mukaisesti
(katso ohje kohdasta 5.1).
Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on tarvittavat oikeudet kaikkiin kirjeissä
käytettyihin resursseihin, kuten logoihin,
kuviin ja fontteihin. Asiakkaan tulee myös
noudattaa lomakkeen suunnitteluun annettuja ohjeita (kohta 5). Tarkemmat ohjeet
tulostusvalmiiden tiedostojen vaatimuksesta asiakas saa käyttöönottovaiheessa
sen mukaan, missä muodossa aineistoa halutaan toimittaa tulostukseen.
Strålfors ei hyväksy tulostusvalmiita
tiedostoja väritulostukseen.
4.3. TIEDOSTOJEN NIMEÄMINEN
Tiedoston nimen tulee olla yksilöllinen.
Nimeämiskäytännöistä sovitaan käyttöönoton yhteydessä. Tiedoston nimi voi olla
esimerkiksi muotoa ”asiakas_aineisto_aika.pääte” esimerkiksi:
Stralfors_laskut_20101212065322.zip.
Yksilöllinen nimeäminen helpottaa aineistoiden tunnistamista selvitystilanteissa.
105 x 10 mm
Punavalkoraidallisella alueella olevat elementit
saattavat näkyä kuoren ikkunasta
x: 18 mm; y: 15 mm
Alue, joka näkyy aina C5-kuoren
ikkunasta. Alueen koko 72 x 60 mm
(vaaleansininen tausta).
SRM-merkin vasen
yläkulma:
x: 78 mm; y: 50 mm
x: 108mm; y: 85mm
–– Vaaleanharmaalla merkityt alueet on jätettävä vapaaksi kirjeen jokaisen arkin etupuolella;
alueet on varattu tuotannollisille merkeille.
10 x 200 mm
–– Valkoinen alue on vapaata kirjoitusaluetta. Asiakkaan tulee huomioida, että lomakkeen kaikille
sivuille tulee jättää 3 mm:n marginaalit.
–– Alue, joka saattaa näkyä C5-standardikuoren ikkunasta (ikkunan koko 90 x 70 mm) on merkitty
punavalkoisella raidoituksella. Älä sijoita ko. alueelle mitään sellaista sisältöä, joka ei saa näkyä
muille kuin vastaanottajalle.
Vaaleansinisellä merkitty alue näkyy aina kuoren ikkunasta. Lähettäjän ja vastaanottajantiedot
tulee sijoittaa ko. aluueelle.
–– SRM-merkki sijoitetaan jokaisen kirjeen ensimmäiselle sivulle osoitteen viereen siten, että sen
vasen yläkulma on x: 78 mm, y: 50 mm arkin vasemmasta ylänurkasta. Varatun alueen koko on
10 x 15 mm.
C5-kuoren ikkunasta
näkyvät alueet ja
varatut alueet
105 x 10 mm
Punavalkoraidallisella alueella olevat elementit
saattavat näkyä kuoren ikkunasta
x: 18 mm; y: 15 mm
Alue, joka näkyy aina C4-kuoren ikkunasta.
Alueen koko 72 x 43 mm (vaaleanpunainen
tausta).
SRM-merkin vasen
yläkulma:
x: 78 mm; y: 50 mm
x: 108mm; y: 85mm
–– Vaaleanharmaalla merkityt alueet on jätettävä vapaaksi kirjeen jokaisen arkin etupuolella;
alueet on varattu tuotannollisille merkeille.
10 x 200 mm
–– Valkoinen alue on vapaata kirjoitusaluetta. Asiakkaan tulee huomioida, että lomakkeen kaikille
sivuille tulee jättää 3 mm:n marginaalit.
–– Alue, joka saattaa näkyä C4-standardikuoren ikkunasta (ikkunan koko 90 x 70 mm) on merkitty
punavalkoisella raidoituksella. Älä sijoita ko. alueelle mitään sellaista sisältöä, joka ei saa näkyä
muille kuin vastaanottajalle.
Vaaleansinisellä merkitty alue näkyy aina kuoren ikkunasta. Lähettäjän ja vastaanottajantiedot
tulee sijoittaa ko. aluueelle.
–– SRM-merkki sijoitetaan jokaisen kirjeen ensimmäiselle sivulle osoitteen viereen siten, että sen
vasen yläkulma on x: 78 mm, y: 50 mm arkin vasemmasta ylänurkasta. Varatun alueen koko on
10 x 15 mm.
C4-kuoren ikkunasta
näkyvät alueet ja
varatut alueet
105 x 10 mm
Varatut alueet - jatkosivut
–– Vaaleanharmaalla merkityt alueet on jätettävä vapaaksi kirjeen jokaisen arkin etupuolella;
alueet on varattu tuotannollisille merkeille.
10 x 200 mm
–– Valkoinen alue on vapaata kirjoitusaluetta. Asiakkaan tulee huomioida, että lomakkeen kaikille
sivuille tulee jättää 3 mm:n marginaalit.
Jatkosivun varatut
alueet
11
5. Lomakkeen suunnittelu
Asiakas voi suunnitella itselleen sopivan
lomakepohjan. Lomakkeen suunnittelussa
tulee ottaa huomioon joitakin erityisohjeita, jotta lomakkeen ulkoasu toimisi tuotannossa ongelmitta.
5.1. VARATUT ALUEET
5.1.1. OSOITEKENTTÄ
Lähettäjä- ja vastaanottajatiedoille tulee
jättää tilaa jokaisen kirjeen ensimmäiselle
sivulle sivujen 8 tai 9 mallien mukaisesti – huomioi SRM-merkin paikka (varatun alueen koko 13 mm x 9 mm).
Lähettäjätiedoissa tulee olla lähettävän
yrityksen logo ja/tai nimi sekä postiosoite.
Ne tulevat vastaanottajatietojen yläpuolelle.
Ulkomaille lähetettävien kirjeiden osoitekentän tulee sisältää maan nimi sekä postinumero paikallisen standardin mukaisesti.
Ahvenanmaalle lähetettävissä kirjeissä osoitekentässä tulee olla teksti Ahvenanmaa tai
Åland.
Vastaanottajan osoitetiedot tulee merkitä siten, että kirjeet ovat konelajittelukelpoisia (malli alla):
Kotimaan kirjeeseen
Oy Yritys Ab
Reijo Reskontra
Taloustie 1 A
PL 1
00001 Helsinki
Ulkomaan kirjeeseen
Laden AG
Kertrud Kaufmann
Wirtschaftweg 1 A
P.O. Box 1
00001 Hansastadt
GERMANY
Aineiston tulee sisältää vastaanottajan osoitteen kaksimerkkinen ISO3166maakoo­di
(http://www.iso.org/iso/
countr y_codes­/ iso_ 3166_code_lists/
english_countr y_names_and_code_
elements.htm), esim. Suo­
mes­
sa FI.
Ulkomaille menevät kirjeet erotellaan automaattisesti maakoodin avulla kotimaisista kirjelähetyksistä. Mikäli asiakkaan ai-
neistossa ei ole maakoodia, on Strålforsilla
oikeus laskuttaa kirjeet asiakkaalta ulkomaan kirjeinä.
Postin toimittamisen lisäpalveluihin
liittyvät merkinnät:
Mikäli asiakkaalla on käytössä sellaisia postin toimittamiseen liittyviä lisäpalveluita,
kuten tiedotuspalvelu, joiden vuoksi kuoren ikkunasta tulee näyttää lähettäjä- ja
vastaanottajatietojen lisäksi muita tietoja,
sovitaan niille lomakekohtaiset vakiopaikat. Paikka tulee valita siten, että merkit
näkyvät kuoren ikkunasta, mutta eivät
haittaa muiden ikkunasta näytettävien
tietojen sijoittelua tai luentaa. Asiakkaan
tulee toimittaa tarvittavat elementit (esim.
viivakoodi ja/tai palvelutunnus) Strålforsiin
muiden aineistojen yhteydessä.
5.1.2.TUOTANNOLLISILLE MERKEILLE
VARATUT ALUEET
Asiakkaan tulee huomioida, että tuotannol­
lisille merkeille, kuten kuoritusmerkeille, tulee
varata sivujen 8, 9 ja 10 mal­
lien
mukaisesti tilaa jokaisen arkin etupuolelta. Tuotannollisten merkkien päälle osuvat
tekstit tai värialueet estävät koneellisen kuorituksen, minkä vuoksi ne peitetään tuotannollisten merkkien lisäyksen yhteydessä.
5.2. VÄRILLISYYS
Väritulostuksessa lomakkeen väripeitto saa
olla maksimissaan 15 %.
5.3. PUOLEISUUS
Lähetyserä voi sisältää sekä yksi- että kaksipuolisia kirjeitä. Yksittäisessä kirjeessä
puoleisuutta ei kuitenkaan voi sekoittaa.
Jos kirjeeseen siis tulee yksikin kaksipuolinen arkki, niin kirjeen kaikki arkit tehdään
kaksipuolisina.
5.4. LOMAKKEEN LAYOUT
Lomakkeiden koko on A4 (297 x 210 mm).
Lomakkeelle on suositeltavaa jättää vähintään 3 mm:n marginaalit sivun jokaiselle
reunalle. Marginaalien lisäksi lomakkeen
suunnittelussa on huomioitava myös edellä mainitut tuotannollisille merkeille varatut alueet ja kuoren ikkunan paikka.
5.4.1.PANKKIVIIVAKOODIT
Strålfors tekee pankkiviivakoodin tarvittaessa suoraan asiakkaan datasta Finanssialan
Keskusliiton ohjeiden mukaisesti
www.fkl.fi/www/page/fk_www_4003.
5.4.2.TILISIIRROT
Uusimmat tilisiirtosuositukset voi käydä
katsomassa Finanssialan Keskusliiton sivuilta www.fkl.fi/.
Tilisiirtolomakkeelle tulee varata tilaa
sivun alareunasta lukien 98 mm koko sivun
leveydeltä. Tilisiirtolomakkeen päälle ei saa
lisätä siihen kuulumattomia tekstejä, grafiikkaa tai muita elementtejä. Finanssialan
Keskusliiton suositus on, että tilisiirtolomakkeen kääntöpuoli tulee jättää tyhjäksi.
5.5. FONTIT
5.5.1.PALVELUN STANDARDIFONTIT
Käytössä olevat standardifontit voi tarkistaa
sivulta 15. Standardifontit ovat asiakkaan
käytettävissä ilman erillistä kustannusta.
5.5.2.ASIAKASKOHTAISET FONTIT
Mikäli asiakas haluaa käyttää jotakin standardifonteista poikkeavaa kirjasintyyppiä,
Strålfors hankkii siihen tarvittavat lisenssit.
Asiakaskohtaisen fontin hankinnasta syntyvät kustannukset veloitetaan asiakkaalta
käyttöönoton laskutuksen yhteydessä sekä
kuukausittaisena ylläpitokorvauksena.
5.5.3.TULOSTUSVALMIISEEN
AINEISTOON SISÄLLYTETYT FONTIT
Asiakkaan tulee sisällyttää kaikki käytetyt fontit tulostusvalmiiseen aineistoon.
Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on
tarvittavat fonttilisenssit ko. käyttötarkoitusta varten.
5.6. KUVAT
Värikuvat toimitetaan Strålforsiin painokelpoisina CMYK-tiedostoina ja mustavalkoiset mustavalkoisina tai harmaasävyisinä.
Kuvien tulee olla 1:1 koossa eli siinä koossa,
jossa ne halutaan toistuvan kirjeissä.
5.6.1.VEKTORIGRAFIIKKA
Vektorigrafiikkakuvat toimitetaan Strål­
forsiin eps- tai pdf -tiedostoina. Esimerkiksi
12
STRÅLFORS – RELEASE THE POWER OF COMMUNICATION
logot ja graafit ovat tyypillisesti vektorigrafiikkaa. Vektorigrafiikan sisältämät tekstit
tulee konvertoida poluiksi. Vektorigrafiikka
ei yleensä sisällä resoluutiota, sillä kuva
piirretään tiedostossa ns. bezier -käyrinä.
Joissain tapauksissa vektorigrafiikassa kuitenkin voi olla mukana pikselitietoa (esim.
heittovarjoissa ja läpinäkyvyyksissä), jolloin resoluution tulee olla 200–300 ppi.
5.6.2.PIKSELIGRAFIIKKA
Pikseligrafiikkakuvat voi toimittaa Strål­
forsiin jpg-, tiff-, bmp- tai png-muodossa.
Kuvien voimakasta jpg-pakkausta tulee
välttää, sillä ko. pakkaustapa heikentää kuvien laatua hävittämällä lopullisesti osan
kuvatiedosta. Pikseligrafiikkakuvia ovat
tyypillisesti mm. kaikki valokuvatyyppiset
kuvat. Kuvien resoluution tulee olla välillä
200–300 ppi.
5.6.3.ALLEKIRJOITUKSET
Allekirjoitukset ja muut sen tyyppiset kuvat tulee toimittaa mieluiten bitmap-tiftiedostona. Tällöin kuvan resoluution tulee
olla n. 1200–2400 ppi. Allekirjoitukset voi
toimittaa myös paperioriginaalina valkoiselle paperille ja mustalla huopa- tai kuulakärkikynällä kirjoitettuina. Tämä originaali
toimitetaan Strålforsiin skannattavaksi.
5.7. MUUTA HUOMIOITAVAA
5.7.1. MINIMI FONTTIKOKO
Mustan tekstin (K 100 %) tulee olla minimissään 6 pt. Rasteroitujen tai moniväristen tekstien koon tulee olla vähintään noin
9 pt riippuen kirjasimen leikkauksesta.
Värillisissä teksteissä on suositeltavaa, että vähintään yksi osaväri olisi arvoltaan n.
100 %. Ns. negatiiviteksteissä eli väripoh-
jalla olevissa valkoisissa teksteissä fonttikoon tulee olla 9 pt tai enemmän fontin
leikkauksesta riippuen.
5.7.2.LINJOJEN PAKSUUDET
Yksivärinen, kompakti linja voi olla minimissään 0,25 pt. Rasteroitujen tai moniväristen linjojen tulee olla paksuudeltaan
vähintään 0,5 pt. Värillisissä linjoissa (tai
muissa hyvin pienissä elementeissä) on
suositeltavaa, että vähintään yksi osaväri
olisi arvoltaan n. 100%.
5.7.3.LIUKUVÄRIT
Liukuvärien käytön yleisin ongelma on liukuväreissä näkyvät sävyportaat, minkä
vuoksi emme suosittele liukuvärien käyttöä
palvelussa emmekä vastaa niiden laadusta.
13
6. Tiedostojen toimitus Strålforsiin
Asiakas vastaa toimittamiensa tiedostojen
siirtämisestä ja niiden sisällöstä. Asiakas lähettää aineistot palvelua varten perustettua
tiedonsiirtoyhteyttä käyttäen. Aineistot tulee nimetä sovitusti ja zip-pakata ennen lähetystä. Zip-paketti voi olla suojattu salasanalla. Kun tiedosto on siirretty Strålforsille,
sitä ei voida enää poistaa tuotannosta.
6.1. YLEISTÄ TIETOJEN
TOIMITUKSESTA
Aineisto tulee toimittaa aina suurempina
kokonaisuuksina, ei yksittäisinä kirjeinä per
tiedosto. Jos asiakas kuitenkin toimittaa ai-
neistot yksittäisinä kirjeinä, niin Strålforsilla
on oikeus asiakkaan kustannuksella yhdistää aineisto suuremmaksi kokonaisuudeksi. Kustannus koostuu käyttöönoton kertakulusta sekä esikäsittelypalvelun yksikköhinnasta per käsitelty tiedosto.
6.2. TIEDONSIIRTOTAVAT
6.2.1.FTP
Osoite: ftpo.il.stralfors.fi tai
ftp.il.stralfors.fi
Muuta: Asiakkaalle perustetaan oma ftpkäyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat
tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen
6.2.2.
SFTP (SSH2)
Osoite:sftp.il.stralfors.fi
Muuta: Asiakkaalle perustetaan oma sftpkäyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat
tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen
6.2.3.VPN+FTP
Osoite: Sovitaan erikseen
Muuta: Asiakkaalle perustetaan oma ftpkäyttäjätili, kun asiakas ja Strålfors ovat
tehneet We Mail -palvelusta sopimuksen.
Vpn-yhteyden käyttöönotosta peritään
lisäkustannus.
7. Tietoturva
Kaikki Strålforsin työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen ja heitä
koskee vaitiolovelvollisuus pankkisalaisuuden piirissä.
Strålforsin toimitilat ovat videovalvottuja, suojattu murtohälyttimin ja tiloissa
voi liikkua vain henkilökohtaisilla kulku­
avaimilla. Henkilöstöllä ja vierailijoilla tulee aina olla kulkukortti esillä. Tiloissa on
asianmukaiset palohälyttimet ja palo-ovet.
Kaikki tuotannossa käytetyt asiakaskoh-
taista dataa sisältävät materiaalit tuhotaan
tietoturvallisesti.
7.1. LAATUSTANDARDIT
Strålfors Oy:lle myönnettiin vuonna 2009
ISO 9001:2008 laatusertifikaatti.
Strålforsilla on ISO 9001 ja ISO 14001
multisite -sertifikaatit.
8. Muutosten tilaus
Halutuista muutoksista tehdään käyttöönoton jälkeen aina erillinen tilaus. Muutokset
voivat koskea esimerkiksi tiedostoformaattia, lomakkeiden toiminnallisuutta,
lomakepohjien ulkoasua tai lomakkeiden
kuvaelementtejä, kuten logoja.
Vuonna 2010 Strålfors Oy:lle myönnettiin ISO 14001:2004 ympäristösertifikaatti.
Muutoksista on tehtävä tilaus kirjallisesti Strålforsiin hyvissä ajoin (vähintään 5
työpäivää aiemmin muutoksen laajuudesta
riippuen), jotta muutokset ehditään tehdä
ja niiden testaamiseen ja hyväksymiseen on
riittävästi aikaa.
14
STRÅLFORS – RELEASE THE POWER OF COMMUNICATION
9. We Mail -palvelun valinnaiset palvelut
Asiakkaat voivat tilata lisämaksusta erilaisia valinnaisia palveluita.
9.1. SEURANTAJÄRJESTELMÄT
9.1.1. TRACK & TRACE – EXTRANET
Www-pohjainen seurantapalvelu lähetyserien läpimenon seuraamiseen.
9.1.2. TRACK & TRACE –
WEB SERVICES
Asiakkaan on mahdollista seurata lähetyseriensä läpimenoa integroitumalla Strål­
forsin seurantapalveluun Web Services -rajapinnan kautta.
9.2. TUPLATIEDOSTOJEN
TARKISTUS
Tuplatiedostojen lähettäminen voidaan
havaita Tuplatiedostojen tarkistus -palvelun avulla. Palvelu käyttää tuplatiedostojen
Vastaanotto aika/Time of receival..:
Tiedosto/Filename..................:
Tiedoston aikaleima/file’s timestamp:
Tiedoston koko/Filesize............:
Asiakastunnus/Customernumber.......:
tunnistamiseen algoritmiä, joka lasketaan
kullekin aineistolle erikseen aineiston sisällön perusteella. Kun palvelu havaitsee, että
sama aineisto vastaanotetaan Strålforsiin
toistamiseen, sen käsittely pysähtyy virheeseen ja siitä ilmoitetaan siitä asiakkaalle.
9.3. VASTAANOTTOKUITTAUKSET
Tiedoston vastaanottokuittaus lähetetään
sähköpostitse asiakkaan ilmoittamaan
osoitteeseen. Vastaanottokuittauksesta
näkyy vastaanotetun tiedoston nimi,
vastaan­ottoaika ja tiedostokoko (katso alla oleva esimerkki).
9.4. NETPOSTI
NetPosti on Itellan ylläpitämä, internetissä
toimiva sähköinen palvelu kaikille 15 vuotta täyttäneille Suomen kansalaisille. Kirje,
joka ennen toimitettiin postilaatikkoon
paperisena, voidaan nyt toimittaa elektronisesti NetPostiin.
9.5. VPN-YHTEYS
Asiakkaalle voidaan avata VPN-yhteys
Strålforsiin. Avaamisesta syntyvät kulut
veloitetaan erikseen.
9.6. JAKELUTAPARAPORTTI
Jakelutaparaportti kertoo kirjeiden jakelukanavan sekä muita tietoja kirjekohtaisesti. Raportti muodostuu esi­prosessoinnissa,
jossa kirjeet jaetaan eri jakelukanaviin.
Raportti on puolipiste-eroteltu tekstitiedosto, jonka asiakas voi noutaa Strålforsin
FTP/SFTP-palvelimelta. Raportteja säilytetään palvelimella kaksi vuorokautta.
03.06.2014 22:24:01
[TIEDOSTON_NIMI].#[FILEID]#.[PÄÄTE]
03.06.2014 22:19:09
46345 tavua/bytes
[STRÅLFORSIN LISÄÄMÄ TIETO]
Tämä viesti on lähetetty automaattisesti, älä vastaa tähän.
This message has been sent automatically, do not reply.
Strålfors Oy
Vastaanottokuittauksesta näkyy vastaanotetun tiedoston nimi, vastaanottoaika ja tiedostokoko.
10. Lisäpalvelut
Asiakas voi lisämaksusta tilata peruspalvelun lisäksi palveluun liittyviä lisäpalveluita.
Joistakin lisäpalveluista tehdään erillinen
sopimus asiakkaan ja Strålforsin välillä.
Lisäpalveluista voi tiedustella sähköpostitse Service­deskistä.
10.1.ELEKTRONINEN ARKISTOINTI
We Mail -palvelun kautta lähetyt kirjeet
voidaan arkistoida Strålforsin elektroniseen arkistoon. Palvelun tilaaja voi selata
ja tulostaa arkistoituja kirjeitä sähköisesti.
Arkistossa olevat kirjeet vastaavat ulko­
näöltään alkuperäisiä paperisia kirjeitä.
Arkistoitavat aineistot voidaan indeksoida sovittujen kriteerien mukaan.
15
Palvelun sisältämät standardifontit
Suhteelliset fontit
Tasaväliset fontit
INSTRUCTIONS WE MAIL FIN 2014-04
DENMARK
+45 33 86 86 86
[email protected]
www.stralfors.dk
FINLAND
+358 20 740 4100
[email protected]
www.stralfors.fi
NORWAY
+47 23 25 85 00
[email protected]
www.stralfors.no
POLAND
+48 52 33 18 166
[email protected]
www.stralfors.pl
FRANCE
+33 1 47 47 96 00
[email protected]
www.stralfors.fr
SWEDEN
+46 8 508 830 00
[email protected]
www.stralfors.se
UNITED KINGDOM
+44 1209 312 800
[email protected]
www.stralfors.co.uk