Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudun suuryrityksissä
Tilankäytön mittauskampanja
Suurin osa suomalaisista toimitiloista on
hukkatilaa, sillä niiden keskimääräinen
käyttöaste on vain noin 40 prosenttia.
Rapal Oy selvitti, mikä on tilanne
Helsingin keskustassa päämajaansa
pitävissä suuryrityksissä. Tilankäytön
mittaukset toteutettiin kesällä 2014
Rapalin oman Optimaze.net Active
-ohjelmiston avulla.
Tilankäytön mittauksen yhteydessä oli
luontevaa selvittää myös henkilöstön
mielipide omasta työympäristöstään.
Työympäristökysely lähetettiin
useimmille tilankäytön mittaukseen
osallistuneiden yritysten työntekijöille.
Rapal Oy:n kesällä 2014 toteuttamaan
selvitykseen osallistuneiden 11
yrityksen yhteenlaskettu liikevaihto on
noin 60 miljardia euroa. Kampanjaan
osallistuneissa yrityksissä tutkittiin
tilojen käyttöä kahden päivän ajan
kävelymittauksin, jotka suoritettiin
yrityksen itse valitseman rakennuksen
yhdessä kerroksessa.
Vaikka kampanjan otos oli
pienehkö, se ei juuri eroa muista
aiemmin julkaistuista tilankäytön
tutkimuksista. Otos antaa hyvän
kuvan pääkaupunkiseudun yritysten
tilankäytöstä, sillä mukana on lähes
kolmasosa kolmestakymmenestä
liikevaihdolla mitattuna suurimmasta
pääkaupunkiseudun yrityksestä sekä
muita suuryrityksiä.
Keskimääräinen tilatehokkuus
pääkaupunkiseudulla: 18,1 m²/
työpiste
Suomalaisyritykset kaukana
kansainvälisestä kärjestä
Rapal Oy:n järjestämään
mittauskampanjaan osallistuneet
pääkaupunkiseudun suuryritykset ovat
keskimäärin muita suomalaisyrityksiä
tehokkaampia tilankäyttäjiä.
Kansainvälisessä vertailussa
kampanjayritykset eivät kuitenkaan
pärjää. Eurooppalaiskaupungeista
tehokkaimmin tilaa käytetään Lontoossa
(noin 10 m²/työpiste). Kampanjaan
osallistuneissa organisaatioissa
tilatehokkuus oli keskimäärin 18,1
neliömetriä työpistettä kohden.
DTZ Global Office Occupancy Costs
2014 -tutkimuksen mukaan Helsingissä
on maailman 15. kalleimmat
tilakustannukset. Tyypillisesti kallis tila
korreloi tilankäytön tehokkuuden kanssa.
Näin ei Suomessa kuitenkaan ole, vaan
Helsingissä keskimääräiset vuosittaiset
tilakustannukset ovat keskimäärin 9225
€ työpistettä kohden. Jos tutkimukseen
osallistuneiden 11 yrityksen tyhjien
työpisteiden kustannukset muutetaan
kuluiksi, on kyseessä yli neljän miljoonan
euron laskennallinen kuluerä. Tyhjään
tilaan tuhrautuvalla rahalla voitaisiin
esimerkiksi kehittää tiloja tukemaan
tuottavampaa työtä.
© Rapal Oy 2014
1
Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla
Suuryrityksissä työskentelevät
kaipaavat työltä joustavuutta
Tilankäytön
mittaus Activetyökalulla
Optimaze.net Active -mittaustyökalun
avulla organisaation tilatehokkuuden
selvittäminen onnistuu helposti ja
nopeasti. Tilankäytön mittauksella
voidaan kerätä luotettavaa tietoa
työpisteiden käyttöasteesta ja
organisaation todellisesta tilankäytöstä.
Mittaustiedot toimivat pohjana
työympäristön kehittämiselle ja niiden
perusteella voidaan tehdä portfoliotason
tilasuunnitelmia.
Active -tilankäytön mittauksessa
hyödynnetään graafisia pohjakuvia.
Itse mittaus onnistuu kätevästi
iPadin helpossa ja intuitiivisessa
käyttöliittymässä. Asiakkaidemme
mukaan tilankäytön mittaus Activeohjelmistolla on kaksi kertaa
nopeampaa kuin perinteisellä kynäpaperi -tekniikalla. Kävelymittauksella
saadaan tilankäytöstä tarkempaa tietoa
kuin esimerkiksi sensoreilla, jotka eivät
osaa laskennassaan huomioida varattuja
työpisteitä.
Active-työkalu soveltuu käytettäväksi
monissa eri ympäristöissä. Activemittauksia on suoritettu muun
muassa perinteisissä toimistotiloissa,
monitilatoimistoissa, opetustiloissa ja
tutkimustiloissa.
Ota yhteyttä ja varaa demo:
myyntipäällikkö Maija Patjas
[email protected]
+358 44 931 2256
2
© Rapal Oy 2014
Osana pääkaupunkiseudun
tilatehokkuuden tutkimusta Rapal
selvitti, miten tyytyväisiä tutkimukseen
osallistuneiden yritysten työntekijät
ovat työympäristöönsä. Henkilöstölle
teetetyissä kyselyissä työntekijät voivat
arvioida nykyisen työympäristönsä
soveltuvuutta omaan työhönsä.
Kyselyistä nousi esille selkeä toive
etätyömahdollisuuksien parantamiseen
kaikissa tutkimukseen osallistuneissa
yrityksissä. Keskimäärin neljännes
työajasta tahdottaisiin viettää muualla
kuin toimistolla. Osassa tutkimukseen
osallistuneista yrityksistä jopa kolmasosa
töistä tahdottaisiin tehdä kotoa käsin.
Etätyötä tehdään kuitenkin keskimäärin
vain kuusi prosenttia työajasta eikä
etätyö ole osassa organisaatioista
lainkaan mahdollista. Eniten
etätöitä tehtiin kotoa käsin. Eräässä
tutkimukseen osallistuneessa yhtiössä
kotona työskenneltiin keskimäärin 15
prosenttia työajasta.
Työnteko ei kyselyn mukaan ole
yhdessäkään organisaatiossa pelkkää
yksilötyötä. Kahdessa tutkimukseen
osallistuneessa organisaatiossa
Mitä suurempi pallo, sitä
parempi tilatyytyväisyys.
Tilat voivat olla yhtä aikaa
tehokkaat ja viihtyisät.
työntekijät kokivat työskentelevänsä
enemmän yhdessä muiden kanssa kuin
tekevänsä yksilötyötä. Työympäristössä
tämä näkyy tarpeena sujuvalle
viestinnälle ja yhteistyötä tukeville
tiloille.
Kyselyyn vastanneiden
työympäristötyytyväisyyttä selvitettiin
seuraavien väitteiden avulla:
1) ”Nykyinen työympäristö tukee ja
helpottaa työskentelyäni”
2)”Voin hyvin nykyisessä
työympäristössä”.
Yli 60 prosenttia kyselyyn vastanneista
koki työympäristönsä tukevan ja
helpottavan työskentelyä. Vaihtelu oli
kuitenkin suurta: eräässä organisaatiossa
tämä luku oli vain 15 prosenttia, kun
taas parhaiten arvioidussa yrityksessä
jopa 95 prosenttia työntekijöistä koki
työympäristönsä tukevan työntekoa.
Eräässä tutkimukseen osallistuneessa
organisaatiossa voitiin verrata
perinteisessä työympäristössä ja
monitilatoimistossa työskentelevien
tyytyväisyyttä työtiloihinsa. Tässä
yrityksessä monitilatoimiston käyttäjät
Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla
olivat tyytyväisempiä kuin perinteisessä
konttorissa työskentelevät: jopa
95 prosenttia monitilatoimistossa
työskentelevistä koki työympäristönsä
tukevan työskentelyään, kun vastaava
luku perinteisessä toimistossa
työskentelevillä oli 69 prosenttia.
Kyselyyn vastanneet voivat hyvin
nykyisessä työympäristössään.
Monissa organisaatioissa jopa yli
90 prosenttia työntekijöistä vastasi
voivansa hyvin organisaationsa
tarjoamassa työympäristössä. Erään
yrityksen monitilatoimistossa jopa
90 prosenttia vastanneista oli täysin
samaa tai samaa mieltä väitteestä ”Voin
hyvin nykyisessä työympäristössäni”.
Saman organisaation työntekijät,
jotka tekivät työtään perinteisessä
toimistossa, olivat tyytymättömämpiä
työskentely-ympäristöönsä: 74
prosenttia perinteisessä toimistossa
työskentelevistä vastasi voivansa hyvin
työympäristössään. Ero osoittaa, että
monitilatoimiston hyödyntäminen oli
yritykselle selkeä muutos parempaan.
Tilatyytyväisyyden tulosten osalta
tulokset ovat vain suunta-antavia, sillä
vastaajien määrät vaihtelivat suuresti
organisaatioiden välillä. Kolmessa
kampanjaan osallistuneessa yrityksessä
kyselyä ei toteutettu lainkaan. Nämä
yritykset näkyvät edellisen sivun
graafissa pieninä pisteinä.
69 prosenttia
kyselyyn vastanneista viihtyy
hyvin työympäristössään.
Kampanja osoitti, että hyvin
suunniteltu monitilatoimisto tukee työtä perinteistä
toimistotyyppiä paremmin.
Monitila perinteiseen
työympäristöön
verrattuna
Vuonna 2013 tehdyn maailmanlaajuisen
NewWOW Benchmarking -tutkimuksen
mukaan kustannusten leikkaaminen
ei ole enää merkittävin tekijä
työympäristömuutoksen vireille
saattamiseen toisin kuin aiempina
vuosina. Kustannusleikkauksia
tärkeämpänä pidetään työntekijöiden
rekrytointia ja pysyvyyttä, työn ja
vapaa-ajan tasapainoa, työtyytyväisyyttä
ja tuottavuutta. Työntekijöiden
tyytyväisyyden ja työn tuottavuuden
koettiin parantuvan joustavien
työympäristömallien käyttöönoton
myötä. NewWOW Benchmarking
-tutkimukseen osallistui 169
organisaatiota, jotka edustavat yhteensä
1,6 miljoonaa työntekijää.
Myös monet muut tutkimukset
todistavat, ettei kustannusten laskun
ja tehokkuuden parantamisen tarvitse
olla ristiriidassa työtyytyväisyyden ja
-viihtyvyyden kanssa. Tämä havainto
tehtiin myös Rapal Oy:n toteuttamassa
kampanjassa, jossa tyytyväisimmät
työntekijät työskentelivät
tilatehokkuudeltaan hyvissä
monitilatoimistoissa.
Tilankäytön tehokkuutta
voidaan parantaa varmistamalla
tyopistelukumäärän oikea mitoitus.
Perinteisissä työympäristöissä jokaisella
henkilöllä on oma työpiste, jolloin
suhdeluku on 1:1. Työntekijöiden
liikkuvuus, sairaslomat, työmatkat,
etätyö ja muut tekijät aiheuttavat sen,
ettei sadan prosentin täyttöasteen
saavuttaminen ole mahdollista.
Monitilaympäristössä henkilöä/
työpiste -tunnusluvut liikkuvat välillä
1,2-2. Tehokkuus on moninkertaista ja
samalla joustavuutta on huomattavasti
perinteistä avo- tai koppikonttoria
enemmän. Hyvin toteutettu monitila
on myös perinteistä konttoria
viihtyisämpi toimistotyyppi. Rapalin
kesällä 2014 toteuttamaan tilankäytön
ja tilatyytyväisyyden selvitykseen
osallistui sekä perinteisessä toimistossa
että monitilaympäristössä toimivia
organisaatioita.
© Rapal Oy 2014
3
Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla
Tehokas työympäristö on yritykselle
kustannussäästöt mahdollistava kilpailutekijä
Rapal Oy:n toteuttamaan tilankäytön
mittauskampanjaan osallistui
yksitoista kolmestakymmenestä
liikevaihdolla mitattuna suurimmasta
pääkaupunkiseudun yrityksestä.
Kampanjan tulokset ovat yhteneväiset
kansainvälisten tilankäytön tehokkuutta
tarkastelevien tutkimusten kanssa ja
osoittavat, että noin puolet yritysten
toimitiloista ovat vajaakäytöllä.
Työpisteiden käyttöaste oli kampanjaan
osallistuneissa yrityksissä keskimäärin
vain 51 prosenttia. Kokoushuoneet
olivat käytössä vain 39 prosenttia ajasta
ja ne olivat useimmissa yrityksissä
reilusti ylimitoitettuja. Laskennallinen
säästöpotentiaali kampanjan
aikana mitatuissa 11 kerroksessa
oli huimat neljä miljoonaa euroa.
Rakennusportfoliotasolla tilankäytön
4
© Rapal Oy 2014
tehostamisella saavutettavat säästöt
kohoaisivat kymmeniin tai portfolion
koosta riippuen jopa satoihin miljooniin
euroihin. Tilankäytön tehostamisen
potentiaalia kustannussäästöt
mahdollistavana tekijänä ei kampanjan
tulosten perusteella voi sivuuttaa.
Työympäristökehittämisellä on kaksi
keskeistä tavoitetta. Työympäristöä
kehittämällä voidaan tehostaa
toimitilojen käyttöä ja vapauttaa
kiinteistöihin sidottuja varoja
tuottavampaan käyttöön. Toisaalta
tarkoituksenmukainen ja työntekoa
tukeva työympäristö parantaa
työntekijöiden tuottavuutta, viihtyvyyttä
ja työhyvinvointia. Edelläkävijäyritykset
voivat hyödyntää työympäristöään myös
muun muassa rekrytointivalttina ja
työnantajamielikuvan rakennusaineena.
Rapal Oy:n toteuttama selvitys
osoittaa tilojen tehostamisen ja
työviihtyvyyden parantamisen sopivan
hyvin yhteen: kampanjan tyytyväisimmät
työntekijät löytyivät yrityksistä, joissa
hyödynnetään tilatehokkuudeltaan
hyviä monitilaratkaisuja. Tuottavuutta
parantavien toimitilojen ei tarvitse olla
suuret. Tärkeintä on, että tilat sopivat
organisaation kulttuuriin ja tukevat
työntekijöiden tapoja työskennellä.
Lähteet: DTZ Global Office Occupancy Costs 2014
New Ways of Working Benchmarking Survey 2013
Lue lisää siitä, miten Rapal voi auttaa
työympäristönne kehittämisessä
osoitteessa www.rapal.fi