Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudun suuryrityksissä Tilankäytön mittauskampanja Suurin osa suomalaisista toimitiloista on hukkatilaa, sillä niiden keskimääräinen käyttöaste on vain noin 40 prosenttia. Rapal Oy selvitti, mikä on tilanne Helsingin keskustassa päämajaansa pitävissä suuryrityksissä. Tilankäytön mittaukset toteutettiin kesällä 2014 Rapalin oman Optimaze.net Active -ohjelmiston avulla. Tilankäytön mittauksen yhteydessä oli luontevaa selvittää myös henkilöstön mielipide omasta työympäristöstään. Työympäristökysely lähetettiin useimmille tilankäytön mittaukseen osallistuneiden yritysten työntekijöille. Rapal Oy:n kesällä 2014 toteuttamaan selvitykseen osallistuneiden 11 yrityksen yhteenlaskettu liikevaihto on noin 60 miljardia euroa. Kampanjaan osallistuneissa yrityksissä tutkittiin tilojen käyttöä kahden päivän ajan kävelymittauksin, jotka suoritettiin yrityksen itse valitseman rakennuksen yhdessä kerroksessa. Vaikka kampanjan otos oli pienehkö, se ei juuri eroa muista aiemmin julkaistuista tilankäytön tutkimuksista. Otos antaa hyvän kuvan pääkaupunkiseudun yritysten tilankäytöstä, sillä mukana on lähes kolmasosa kolmestakymmenestä liikevaihdolla mitattuna suurimmasta pääkaupunkiseudun yrityksestä sekä muita suuryrityksiä. Keskimääräinen tilatehokkuus pääkaupunkiseudulla: 18,1 m²/ työpiste Suomalaisyritykset kaukana kansainvälisestä kärjestä Rapal Oy:n järjestämään mittauskampanjaan osallistuneet pääkaupunkiseudun suuryritykset ovat keskimäärin muita suomalaisyrityksiä tehokkaampia tilankäyttäjiä. Kansainvälisessä vertailussa kampanjayritykset eivät kuitenkaan pärjää. Eurooppalaiskaupungeista tehokkaimmin tilaa käytetään Lontoossa (noin 10 m²/työpiste). Kampanjaan osallistuneissa organisaatioissa tilatehokkuus oli keskimäärin 18,1 neliömetriä työpistettä kohden. DTZ Global Office Occupancy Costs 2014 -tutkimuksen mukaan Helsingissä on maailman 15. kalleimmat tilakustannukset. Tyypillisesti kallis tila korreloi tilankäytön tehokkuuden kanssa. Näin ei Suomessa kuitenkaan ole, vaan Helsingissä keskimääräiset vuosittaiset tilakustannukset ovat keskimäärin 9225 € työpistettä kohden. Jos tutkimukseen osallistuneiden 11 yrityksen tyhjien työpisteiden kustannukset muutetaan kuluiksi, on kyseessä yli neljän miljoonan euron laskennallinen kuluerä. Tyhjään tilaan tuhrautuvalla rahalla voitaisiin esimerkiksi kehittää tiloja tukemaan tuottavampaa työtä. © Rapal Oy 2014 1 Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla Suuryrityksissä työskentelevät kaipaavat työltä joustavuutta Tilankäytön mittaus Activetyökalulla Optimaze.net Active -mittaustyökalun avulla organisaation tilatehokkuuden selvittäminen onnistuu helposti ja nopeasti. Tilankäytön mittauksella voidaan kerätä luotettavaa tietoa työpisteiden käyttöasteesta ja organisaation todellisesta tilankäytöstä. Mittaustiedot toimivat pohjana työympäristön kehittämiselle ja niiden perusteella voidaan tehdä portfoliotason tilasuunnitelmia. Active -tilankäytön mittauksessa hyödynnetään graafisia pohjakuvia. Itse mittaus onnistuu kätevästi iPadin helpossa ja intuitiivisessa käyttöliittymässä. Asiakkaidemme mukaan tilankäytön mittaus Activeohjelmistolla on kaksi kertaa nopeampaa kuin perinteisellä kynäpaperi -tekniikalla. Kävelymittauksella saadaan tilankäytöstä tarkempaa tietoa kuin esimerkiksi sensoreilla, jotka eivät osaa laskennassaan huomioida varattuja työpisteitä. Active-työkalu soveltuu käytettäväksi monissa eri ympäristöissä. Activemittauksia on suoritettu muun muassa perinteisissä toimistotiloissa, monitilatoimistoissa, opetustiloissa ja tutkimustiloissa. Ota yhteyttä ja varaa demo: myyntipäällikkö Maija Patjas [email protected] +358 44 931 2256 2 © Rapal Oy 2014 Osana pääkaupunkiseudun tilatehokkuuden tutkimusta Rapal selvitti, miten tyytyväisiä tutkimukseen osallistuneiden yritysten työntekijät ovat työympäristöönsä. Henkilöstölle teetetyissä kyselyissä työntekijät voivat arvioida nykyisen työympäristönsä soveltuvuutta omaan työhönsä. Kyselyistä nousi esille selkeä toive etätyömahdollisuuksien parantamiseen kaikissa tutkimukseen osallistuneissa yrityksissä. Keskimäärin neljännes työajasta tahdottaisiin viettää muualla kuin toimistolla. Osassa tutkimukseen osallistuneista yrityksistä jopa kolmasosa töistä tahdottaisiin tehdä kotoa käsin. Etätyötä tehdään kuitenkin keskimäärin vain kuusi prosenttia työajasta eikä etätyö ole osassa organisaatioista lainkaan mahdollista. Eniten etätöitä tehtiin kotoa käsin. Eräässä tutkimukseen osallistuneessa yhtiössä kotona työskenneltiin keskimäärin 15 prosenttia työajasta. Työnteko ei kyselyn mukaan ole yhdessäkään organisaatiossa pelkkää yksilötyötä. Kahdessa tutkimukseen osallistuneessa organisaatiossa Mitä suurempi pallo, sitä parempi tilatyytyväisyys. Tilat voivat olla yhtä aikaa tehokkaat ja viihtyisät. työntekijät kokivat työskentelevänsä enemmän yhdessä muiden kanssa kuin tekevänsä yksilötyötä. Työympäristössä tämä näkyy tarpeena sujuvalle viestinnälle ja yhteistyötä tukeville tiloille. Kyselyyn vastanneiden työympäristötyytyväisyyttä selvitettiin seuraavien väitteiden avulla: 1) ”Nykyinen työympäristö tukee ja helpottaa työskentelyäni” 2)”Voin hyvin nykyisessä työympäristössä”. Yli 60 prosenttia kyselyyn vastanneista koki työympäristönsä tukevan ja helpottavan työskentelyä. Vaihtelu oli kuitenkin suurta: eräässä organisaatiossa tämä luku oli vain 15 prosenttia, kun taas parhaiten arvioidussa yrityksessä jopa 95 prosenttia työntekijöistä koki työympäristönsä tukevan työntekoa. Eräässä tutkimukseen osallistuneessa organisaatiossa voitiin verrata perinteisessä työympäristössä ja monitilatoimistossa työskentelevien tyytyväisyyttä työtiloihinsa. Tässä yrityksessä monitilatoimiston käyttäjät Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla olivat tyytyväisempiä kuin perinteisessä konttorissa työskentelevät: jopa 95 prosenttia monitilatoimistossa työskentelevistä koki työympäristönsä tukevan työskentelyään, kun vastaava luku perinteisessä toimistossa työskentelevillä oli 69 prosenttia. Kyselyyn vastanneet voivat hyvin nykyisessä työympäristössään. Monissa organisaatioissa jopa yli 90 prosenttia työntekijöistä vastasi voivansa hyvin organisaationsa tarjoamassa työympäristössä. Erään yrityksen monitilatoimistossa jopa 90 prosenttia vastanneista oli täysin samaa tai samaa mieltä väitteestä ”Voin hyvin nykyisessä työympäristössäni”. Saman organisaation työntekijät, jotka tekivät työtään perinteisessä toimistossa, olivat tyytymättömämpiä työskentely-ympäristöönsä: 74 prosenttia perinteisessä toimistossa työskentelevistä vastasi voivansa hyvin työympäristössään. Ero osoittaa, että monitilatoimiston hyödyntäminen oli yritykselle selkeä muutos parempaan. Tilatyytyväisyyden tulosten osalta tulokset ovat vain suunta-antavia, sillä vastaajien määrät vaihtelivat suuresti organisaatioiden välillä. Kolmessa kampanjaan osallistuneessa yrityksessä kyselyä ei toteutettu lainkaan. Nämä yritykset näkyvät edellisen sivun graafissa pieninä pisteinä. 69 prosenttia kyselyyn vastanneista viihtyy hyvin työympäristössään. Kampanja osoitti, että hyvin suunniteltu monitilatoimisto tukee työtä perinteistä toimistotyyppiä paremmin. Monitila perinteiseen työympäristöön verrattuna Vuonna 2013 tehdyn maailmanlaajuisen NewWOW Benchmarking -tutkimuksen mukaan kustannusten leikkaaminen ei ole enää merkittävin tekijä työympäristömuutoksen vireille saattamiseen toisin kuin aiempina vuosina. Kustannusleikkauksia tärkeämpänä pidetään työntekijöiden rekrytointia ja pysyvyyttä, työn ja vapaa-ajan tasapainoa, työtyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Työntekijöiden tyytyväisyyden ja työn tuottavuuden koettiin parantuvan joustavien työympäristömallien käyttöönoton myötä. NewWOW Benchmarking -tutkimukseen osallistui 169 organisaatiota, jotka edustavat yhteensä 1,6 miljoonaa työntekijää. Myös monet muut tutkimukset todistavat, ettei kustannusten laskun ja tehokkuuden parantamisen tarvitse olla ristiriidassa työtyytyväisyyden ja -viihtyvyyden kanssa. Tämä havainto tehtiin myös Rapal Oy:n toteuttamassa kampanjassa, jossa tyytyväisimmät työntekijät työskentelivät tilatehokkuudeltaan hyvissä monitilatoimistoissa. Tilankäytön tehokkuutta voidaan parantaa varmistamalla tyopistelukumäärän oikea mitoitus. Perinteisissä työympäristöissä jokaisella henkilöllä on oma työpiste, jolloin suhdeluku on 1:1. Työntekijöiden liikkuvuus, sairaslomat, työmatkat, etätyö ja muut tekijät aiheuttavat sen, ettei sadan prosentin täyttöasteen saavuttaminen ole mahdollista. Monitilaympäristössä henkilöä/ työpiste -tunnusluvut liikkuvat välillä 1,2-2. Tehokkuus on moninkertaista ja samalla joustavuutta on huomattavasti perinteistä avo- tai koppikonttoria enemmän. Hyvin toteutettu monitila on myös perinteistä konttoria viihtyisämpi toimistotyyppi. Rapalin kesällä 2014 toteuttamaan tilankäytön ja tilatyytyväisyyden selvitykseen osallistui sekä perinteisessä toimistossa että monitilaympäristössä toimivia organisaatioita. © Rapal Oy 2014 3 Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys pääkaupunkiseudulla Tehokas työympäristö on yritykselle kustannussäästöt mahdollistava kilpailutekijä Rapal Oy:n toteuttamaan tilankäytön mittauskampanjaan osallistui yksitoista kolmestakymmenestä liikevaihdolla mitattuna suurimmasta pääkaupunkiseudun yrityksestä. Kampanjan tulokset ovat yhteneväiset kansainvälisten tilankäytön tehokkuutta tarkastelevien tutkimusten kanssa ja osoittavat, että noin puolet yritysten toimitiloista ovat vajaakäytöllä. Työpisteiden käyttöaste oli kampanjaan osallistuneissa yrityksissä keskimäärin vain 51 prosenttia. Kokoushuoneet olivat käytössä vain 39 prosenttia ajasta ja ne olivat useimmissa yrityksissä reilusti ylimitoitettuja. Laskennallinen säästöpotentiaali kampanjan aikana mitatuissa 11 kerroksessa oli huimat neljä miljoonaa euroa. Rakennusportfoliotasolla tilankäytön 4 © Rapal Oy 2014 tehostamisella saavutettavat säästöt kohoaisivat kymmeniin tai portfolion koosta riippuen jopa satoihin miljooniin euroihin. Tilankäytön tehostamisen potentiaalia kustannussäästöt mahdollistavana tekijänä ei kampanjan tulosten perusteella voi sivuuttaa. Työympäristökehittämisellä on kaksi keskeistä tavoitetta. Työympäristöä kehittämällä voidaan tehostaa toimitilojen käyttöä ja vapauttaa kiinteistöihin sidottuja varoja tuottavampaan käyttöön. Toisaalta tarkoituksenmukainen ja työntekoa tukeva työympäristö parantaa työntekijöiden tuottavuutta, viihtyvyyttä ja työhyvinvointia. Edelläkävijäyritykset voivat hyödyntää työympäristöään myös muun muassa rekrytointivalttina ja työnantajamielikuvan rakennusaineena. Rapal Oy:n toteuttama selvitys osoittaa tilojen tehostamisen ja työviihtyvyyden parantamisen sopivan hyvin yhteen: kampanjan tyytyväisimmät työntekijät löytyivät yrityksistä, joissa hyödynnetään tilatehokkuudeltaan hyviä monitilaratkaisuja. Tuottavuutta parantavien toimitilojen ei tarvitse olla suuret. Tärkeintä on, että tilat sopivat organisaation kulttuuriin ja tukevat työntekijöiden tapoja työskennellä. Lähteet: DTZ Global Office Occupancy Costs 2014 New Ways of Working Benchmarking Survey 2013 Lue lisää siitä, miten Rapal voi auttaa työympäristönne kehittämisessä osoitteessa www.rapal.fi
© Copyright 2024