Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 Aditro® Tikon Tilaustenkäsittely ja laskutus CSV muotoisten laskujen/tilausten nouto (Uusi ylläpito) Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 1 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2 (27) Sisällysluettelo Laskujen/tilausten ajastettu nouto .............................................................................................................. 3 1. Yleistä ..................................................................................................................................................3 1.1. Csv tiedoston muoto ...........................................................................................................................3 1.2. Csv-tiedoston sisään luku ja kenttien kohdistus .................................................................................3 1.3. Ajastettu nouto ...................................................................................................................................3 1.4. Suora nouto.........................................................................................................................................4 2. Käyttöönotto .......................................................................................................................................4 2.1. Käynnistys ...........................................................................................................................................4 2.2. Vaihe 1. Tuontiprofiili..........................................................................................................................6 2.3. Vaihe 2. Parametrit .............................................................................................................................6 2.4. Vaihe 3. Laskun otsikko .......................................................................................................................9 2.5. Vaihe 4. Laskun rivi ...........................................................................................................................11 2.6. Vaihe 5. Tuonnin vaihtoehdot ..........................................................................................................12 2.7. Vaihe 6. Valitse toiminnot.................................................................................................................14 2.8. Perustiedot välilehti ..........................................................................................................................16 2.9. Yritykset ............................................................................................................................................19 2.10. Lokit välilehti ...................................................................................................................................19 3. Muutokset ajastukseen ja profiiliin...................................................................................................20 3.1. Ajastuksen muuttaminen ..................................................................................................................20 3.2. Profiilin asetusten muuttaminen ......................................................................................................20 4. Ajastetun noudon suorittaminen manuaalisesti ..............................................................................21 4.1. Ajon käynnistäminen ........................................................................................................................21 5. Ajastettujen tapahtumien seuranta..................................................................................................21 5.1. Asetukset – Eräajotiedot – Eräajo .....................................................................................................21 6. Tuontitiedoston vaatimukset ja erityispiirteet .................................................................................22 6.1. Pakolliset tiedot ................................................................................................................................22 6.2. Hylkäämiseen johtavat puutteet ......................................................................................................22 6.3. Tarkistukset .......................................................................................................................................24 6.4. Taulujen päivitykset ja automaattitäytöt..........................................................................................24 6.5. Testitiedoston rakentaminen............................................................................................................27 6.6. Eroavuudet olemassa olevaan Tikon joustavaan .csv tuontiin ........................................................27 Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 3 (27) Laskujen/tilausten ajastettu nouto 1. Yleistä Tikon tilaustenkäsittely ohjelmassa olevan tilausten kiinteämuotoisen ascii noudon ja muokattavan ascii ja .csv muotoisten tilausten noudon lisäksi ohjelmaan on uuteen yläpitoon rakennettu mahdollisuus myös ajastaa .csv muotoiset noudot. 1.1. Csv tiedoston muoto Erot aikaisempiin Tikon ascii ja csv tuonteihin: Asiakastietoja ei päivitetä asiakas-tauluun, vaan tuontitiedostossa olevat asiakkaat on oltava jo perustettuina sinne. Asiakkaan osoite- ja nimitiedot otetaan tuontitiedostosta. Summien ja määrien etumerkit annetaan ko. kentissä. Erillistä etumerkkikenttää, jota käytettiin aikaisemmissa tuonneissa, ei käytetä. Ohjelma tarkistaa kaikkien tuotavien tietojen viite-eheyden. Tämä tarkoittaa sitä, että tuotavien tietojen on löydyttävä Tikonin asianomaisista tauluista, mm. maksuehto, toimitusehto, tuote, asiakas ym. Mikäli ko. tietoa ei Tikonin tietokannasta löydy menee kyseinen lasku/tilaus virhelista ja tietoa ei siirretä. 1.2. Csv-tiedoston sisään luku ja kenttien kohdistus Käyttäjä voi vapaasti määritellä järjestyksen, jossa tiedot Tikoniin tuodaan. Tuontitoiminnon profiiliin tallennetaan kenttäjärjestys jonka käyttäjä on määritellyt. Kenttäjärjestys annetaan tilauksen otsikoille ja rivitiedoille erikseen (Vaiheet 3 ja 4). 1.3. Ajastettu nouto Nouto voidaan ajastaa tapahtumaan säännöllisesti Windows palveluna taustalla (Aditro worker). Ajastetussa noudossa ohjelmaa on tarkoitus käyttää niin, että annettuun noutokansioon siirretään – tai tiedoston tuottava ulkopuolinen järjestelmä siirtää – sisään luettavat tiedostot. Kun Tikon lukee annetut hakuehdot täyttävät tiedostot sisään, siirtää ohjelma käsitellyt tiedostot talteen tuontikansion alle perustamaansa ”Backup” kansioon. Tilauksilla olevat tuotteet ja asiakkaat on oltava Tikoniin perustettuna. Ne voidaan myös tuoda (myös ajastaa) ylläpidon “Tuonti” toiminnolla kyseisten taulujen ylläpidossa ennen tilausten sisään lukua. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 1.4. 4 (27) Suora nouto Toiminnolla voidaan noutaa haluttu/halutut tiedostot heti. Suoran noudon voi tehdä jo tallennetulla profiililla, myös ajastetulla tai tekemällä uuden tuontiprofiilin. 2. Käyttöönotto Käyttöönotossa annetaan tiedot tuontitiedostojen sijainnista, tuontitiedoston kenttien järjestyksestä, tuontitiedoston kenttien muotoilusta ja ajastukseen liittyvät asetukset. Huom! Mikäli Tikonissa jo aiemmin ollut ”Joustava liittymä” on ollut käytössä, ei vanhaa määrittelyä voida suoraan hyödyntää, vaan siirtoasetukset on tehtävä uudelleen. 2.1. Käynnistys Toiminnon asetukset ja käyttöönotto tehdään uudesta ylläpidosta valikoista Asetukset – Liittymät – Myyntilausten tuonti ja Asetukset – Liittymät – Myyntilaskujen tuonti Myyntitilausten tuonti tuo tilaukset Tikonin kantaan uusina tilauksina (tilakoodi =0). Kyseisiin tilauksiin tehdään Tikon laskutusohjelmassa toimitusten vahvistus. Tilausten tuonnissa laskun numeroa ei ole annettu tuontitiedostossa. Tilaukset saavat laskun numeron Tikonista valitusta laskujen numerosarjasta kun tilauksesta tulostetaan lasku. Myyntilaskujen tuonti tuo tilaukset laskutusvalmis tilaan (tilakoodi=40). Laskunnumero voidaan tuoda (lukea tiedostosta) tai laskunnumero muodostetaan ohjelmasta laskujen numerosarjoista laskuja tulostettaessa. Molempien toimintojen vaiheet ovat samat. Tässä käydään ne läpi kertaalleen. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 5 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.2. 6 (27) Vaihe 1. Tuontiprofiili Tuontiprofiili voidaan tallentaa (ja ajastaa) myöhempää käyttöä varten. Valikosta on valittavissa jo aiemmin yritykselle perustetut tuontiprofiilit. Kun luodaan uusi profiili, niin valitaan 0 – Ei arvoa Uudelle tuontiprofiilille annetaan nimi ohjatun toiminnon vaiheessa 6. 2.3. Vaihe 2. Parametrit Tuontitiedoston tiedot Hakemisto Hakemistoksi valitaan avautuvasta luettelosta laskutusohjelman käyttöön perustettu siirtohakemisto. Hakemisto perustetaan valikosta Asetukset – Siirtotiedostot – Hakemistot Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 7 (27) Hakemiston sovellukseksi valitaan ”Tilaustenkäsittely” Siirtohakemisto näkymä: Tuontitiedosto kohtaan voidaan valita yksi tiedostonimi tai määritellä noudettavaksi kaikki samanaikaisesti hakemistossa olevat tiedostot, jotka täyttävät annetut hakuehdot. Kentässä voidaan käyttää merkkejä ? ja * korvaamaan yksi tai useampi merkki. Esim. valinnalla *.csv ohjelma lukee hakemistosta kaikki .csv tunnisteosalla varustetut tiedostot. Testitiedoston tiedot Testitiedosto käytössä valinnalla voidaan tuontiasetukset testata samalla kun ne määritellään. Testitiedoston käyttö ei ole pakollista. Hakemisto Valitaan hakemisto jonne malli tuontitiedostosta on talletettu. Hakemistovalinnassa näkyvät samat hakemistot kuin varsinaisen tuontitiedoston hakemistovalintalistassa. Testitiedosto on valittavissa hakemistossa olevista csv-tiedostoista. Testitiedosto kannattaa viedä eri kansioon varsinaisten tuontitiedostojen kanssa, jotta sitä ei vahingossa lueta tiedostona sisään. Samaa testitiedostoa voidaan käyttää useamman yrityksen tuontiprofiileja luotaessa. Huom! Profiili tallentuu aina avoinna olevalle yritykselle. Vaikka yritysvalinta on aktiivinen ja yrityksiä voi valita niin profiili ei näy muilla yrityksillä. Älä valitse yritysvalinnasta muita yrityksiä, sillä profiilin ajastus yrittää viedä ajastuksen valituille yrityksille! Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 8 (27) CSV asetukset Erotinmerkki-kentässä kerrotaan merkki, jolla tuontitiedoston kenttäarvot erotetaan toisistaan. Desimaalierotin = numeeristen kenttien desimaalimerkki Päivämäärä kentässä ilmoitetaan missä muodossa tiedostossa olevat päivämäärät ilmoitetaan. Määritelty muoto kenttään annetaan päivämäärämuoto mikäli Päivämäärä – kenttään on annettu arvo ”Itse määritelty”. Päivämäärämuodossa käytettävät tunnisteet perustuvat englanninkielisiin alkukirjaimiin. D = päivä, M = kuukausi, Y = Vuosi. esim. DD,M,YY –> 12,2,12 -> 12.2.2012 (erotinmerkkinä pilkku) Lisäasetukset Tuontitiedostossa on oltava jokaisella rivillä tunniste, joka ilmoittaa, onko siinä otsikko- vai rivitietueen arvoja. Tuontitiedostossa on oltava ensin otsikko-osan rivi ja sen jälkeen siihen liittyvät rivi-osan rivit. Otsikon tunnus Kenttään annetaan otsikkotietueen tunniste, esim. TO Otsikon kenttä Kentässä ilmoitetaan järjestyslukuna mistä kentästä tunnistetieto riviltä haetaan. Suosittelemme että tuontitiedostossa tunniste olisi ensimmäisessä sarakkeessa – kenttä 1. Rivin tunnus Kenttään annetaan rivitietueen tunniste, esim. TR Rivin kenttä Kentässä ilmoitetaan järjestyslukuna mistä kentästä tunnistetieto riviltä haetaan. Suosittelemme että tuontitiedostossa tunniste olisi ensimmäisessä sarakkeessa – kenttä 1. Mikäli rivin tunniste on eri kentässä kun otsikon tunniste, on sekaannusten välttämiseksi huolehdittava, ettei tietueilta löydy ristiin rivi- ja otsikkotietueiden tunnisteita. Tosi–arvon merkki Kenttään laitetaan arvo, joka vastaa tuotavassa tiedostossa totuusarvoa ”Tosi”. Tiedostossa voi mikä tahansa merkki tai merkkijono vastata ”Tosi” arvoa, esim. 1 tai -1, ”Tosi” tai ”True”. Esim. Tieto onko kyseessä rahoitusyhtiölasku (Otsikkorivin rahoitusyhtiö-kentän tieto). Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.4. Vaihe 3. Laskun otsikko Tuontitiedoston tiedot Näkymässä yhdistetään tuontitiedoston otsikko-osan kentät vastaaviin tietokannan kenttiin. Sarakkeet: Kenttä Sarakkeessa on yritystietokannan otsikkotaulun kentät. Tuontitiedoston sarake Sarakkeeseen annetaan järjestysnumero, joka kertoo missä tuontitiedoston sarakkeessa on otsikkotaulun kenttään tuleva arvo. Ohjelma lisää aaltosulut numeron ympärille kun kentästä poistutaan. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 9 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 10 (27) Taulukenttään siirtyväksi arvoksi voidaan määritellä myös vakioarvo laittamalla sarakkeeseen järjestysnumeron sijasta tuo vakioarvo ja sen eteen yhtäsuuruusmerkki . Esimerkiksi vakioarvo 9 annetaan kirjoittamalla kenttään =9 Kenttään voidaan syöttää myös vakioarvon ja tiedostosta tuotavan muuttuvan arvon yhdistelmä käyttämällä &-merkkiä. Esim. jos laskutuslisä-kenttään halutaan kokonaisuus, jossa tuontitiedoston sarakkeen 26 sisältämän tiedon alkuun aina lisätään sana ”Huom!”, määritys laitetaan sarakkeeseen seuraavasti: =Huom! & {26} Virhe Sarakkeeseen tulee ilmoitus virheestä silloin kun ”Testaa” painiketta painetaan ja kyseisen kentän määrittelyssä on virhe, esim. jos pakollista kenttää ei ole määritelty. Otsikkotietueen pakolliset kentät Tilausasiakas Tilausnumero Reskontran saatavatili Toimituspäivä Testitulos Sarakkeeseen tulee arvo ”Tuontitiedoston sarake”-kentissä määritellystä kohdasta testitiedoston ensimmäiseltä otsikko-osan riviltä. Arvo tulee näkyviin ”Testaa” painiketta painettaessa. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.5. Vaihe 4. Laskun rivi Tuontitiedoston tiedot Näkymässä yhdistetään tuontitiedoston rivi-osan kentät vastaaviin tietokannan taulukenttiin. ”Kenttä” sarakkeessa on kentät yritystietokannan rivitaulusta. Toiminnallisuus on sama kun edellisessä otsikko-osan kenttien määrittelyssä. Rivitietueen pakolliset kentät Tilaunumero Tuotenumero Rivin tyyppi Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 11 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.6. 12 (27) Vaihe 5. Tuonnin vaihtoehdot Leikkaa liian pitkä teksti Tuontitiedoston kentän sisältö katkaistaan sopivan mittaiseksi, mikäli siinä on enemmän merkkejä kuin taulun kenttään sopii. Tuonti tehdään vain, jos siinä ei ole virheitä Valittuna: Jos tiedostossa on virheellistä tietoa, se jätetään kokonaan tuomatta. Ei valittuna: Tuontitiedostosta tuodaan kaikki ”ehjät” tilaukset/laskut – vain virheelliset jätetään tuomatta. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 13 (27) Tuontitiedostoa ei siirretä backup kansioon Valittuna: Tuontitiedostot jäävät tuontikansioon. Tätä valintaa ei yleensä käytetä. Jo tuotu tiedosto on siirrettävä pois tuontikansiosta, jotta sitä ei yritetä tuoda uudelleen. Saman tiedoston uudelleenlukeminen aiheuttaa virheilmoituksen lokitauluun, koska tilausnumerot ovat jo käytössä. Ei valittuna: Tiedostot siirtyvät tuonnin yhteydessä tuontikansion alle ohjelman perustamaan ”backup” kansioon. Huom! Ajastetussa noudossa ohjelmaa on tarkoitus käyttää niin, että annettuun noutokansioon siirretään – tai tiedoston tuottava ulkopuolinen järjestelmä siirtää – sisään luettavat tiedostot. Kun ohjelma lukee tiedostot sisään, se siirtää ne tuontikansion alle perustamaansa kansioon (Backup). Tuontikansio jää tyhjäksi kunnes sinne tuodaan uusia tiedostoja. Jos kansio on tyhjä ajastuksen aikana, ei ajastuksesta jätetä lokitauluun merkintää, jolloin lokitaulu ei täyty turhaan. Backup kansiossa ovat tallessa kaikki Tikoniin sisään luetut tiedostot. Ohjelma lisää tiedostojen nimeen päivämäärän ja kellonajan, jolloin tarvittaessa tiedosto on helposti yhdistettävissä ajastuksen ajankohtaan. Käyttäjän huoleksi jää backup kansion tyhjentäminen aika ajoin vanhoista tiedostoista. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.7. 14 (27) Vaihe 6. Valitse toiminnot Tuo Tuontitiedosto/tiedostot tuodaan heti tuontiasetuksissa annettujen asetusten mukaisesti. Vaikkei tuontia tehtäisi, määritykset voidaan tallentaa ja tuonnit ajastaa. Uutta määritystä luotaessa valinta on oletuksena päällä. Tallenna profiili Määritykset tallennetaan myöhempää käyttöä varten. Uutta asetusta luotaessa valinta ei ole oletuksena päällä. Ajasta Mikäli valittuna niin seuraavalla näytöllä annetaan ajastuksen parametrit - ensimmäinen tuontiajankohta ja tuontien aikaväli. Uutta asetusta luotaessa valinta ei ole oletuksena päällä. Käyttötaso Profiilin nimi Kenttään annetaan nimi jonka perusteella noutomääritys tunnistetaan. Asetuksiin voidaan tehdä myöhemmin muutoksia ja ajastetun noutomäärityksen tapahtumia voidaan seurata ”Asetukset – Eräajotiedot - Eräajot” valikosta. Profiili on aina yrityskohtainen ja tallentuu avoinna olevan yrityksen käyttöön. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 Mikäli ajastusvaihtoehtoa ei ole valittu, seuraa Vaihe 7, jossa tiedoston tuonnin testaustulos ilmoitetaan ja näytetään linkki lokitiedostoon, jossa on tarkempi kuvaus noudon testauksen onnistumisesta. “Nouda” painikkeella tehdään varsinainen nouto. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 15 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.8. 16 (27) Perustiedot välilehti Ajastustapa Kerta-ajo Tilausten noudon voi ajastaa haluttuna ajankohtana kerran tapahtuvaksi Ajastutapa Toistuva Tilausten noudon voi ajastaa halutuin väliajoin ja haluttuna ajanjaksona tapahtuvaksi taustapalveluksi. Toistoväli Toistotapa Päivittäin Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 17 (27) Toistojakson pituus voidaan antaa tässä tai alempana kohdassa ”Kesto”. Viikoittain Viikoittaisessa ajastuksessa voidaan antaa päivät jolloin nouto halutaan toteuttaa. Myös kestoaika on valittavissa. Kuukausittain Kuukausittaisessa ajastuksessa noudotojen väliksi voi valita päivä- ja kuukausivälin. Esim. Joka toinen kuukausi kahden päivän välein. Oheisessa kuvassa on nouto ajastettu tapahtumaan joka kuukauden joka toisena tiistaina. Päivittäinen toistuminen Ajetaan kerran Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 Annetaan noudon kellonaika. Oheisessa kuvassa nouto tapahtuu 15 minuutin välein. Ajankohta on asettu myös klo. 17:00 jälkeen. Kesto Alkupäivä Oheisessa kuvassa nouto on ajoitettu alkamaan 17.2.2012. Noudon ajastukselle ei ole asetettu päättymispäivää. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 18 (27) Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 2.9. 19 (27) Yritykset Laskujen/tilausten noutotoiminto koskee aina avoinna olevaa yritystä. Yritystä ei tarvitse erikseen valita. 2.10. Lokit välilehti Tarkastellun ajastustyön tekemät noudot näkyvät luettelossa. Luetteloon voidaan hakea noutojen tiedot halutulta ajanjaksolla. Vaihtoehtoja ovat: Tänään Viimeiset 24 tuntia Viimeiset 48 tuntia Viimeiset 7 päivää Viimeiset 14 päivää Viimeiset 28 päivää Annettu aikaväli Kaikki “Tulos” sarakkeesta näkee onko noutotapahtuma onnistunut vai onko siinä ollut virheitä. “Ajotuloksen loki” sarakkeessa näkyvät yksityiskohtaisemmat tiedot mikäli noudossa on ollut virheitä. Tarkemmat lokitiedot avautuvat myös omaan ikkunaansa riviä kaksoisklikkaamalla. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 3. Muutokset ajastukseen ja profiiliin 3.1. Ajastuksen muuttaminen 20 (27) Ajastuksen asetusten muuttaminen tapahtuu nopeimmin valitsemalla olemassa oleva profiili ja siirtymällä suoraan ajastuksen asetuksiin ohjatun profiilin luonnin ensimmäisessä ikkunassa olevasta “Ajasta” painikkeesta. Ohjelma siirtyy suoraan ikkunaan, joka on kuvattu tämän ohjeen kohdassa 2.8. 3.2. Profiilin asetusten muuttaminen Profiilin asetuksia muutetaan valitsemalla olemassa oleva profiili ja siirtymällä ”Seuraava” painikkeella eteenpäin. Profiilin muutetut asetukset tallennetaan joko samalla nimellä tai uutena profiilina uudella nimellä. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 4. Ajastetun noudon suorittaminen manuaalisesti 4.1. Ajon käynnistäminen 21 (27) Tallennetun ajastuksen voi suorittaa ylläpidon valikosta Asetukset – Eräajotiedot – Eräajot. Ikkunan yläosassa olevasta kuvakkeesta ajo käynnistyy heti ajastus asetuksista riippumatta. 5. Ajastettujen tapahtumien seuranta 5.1. Asetukset – Eräajotiedot – Eräajo Ylläpidon “Eräajot” valikossa ovat näkyvissä kaikki Tikon-ohjelmien ajastetut toiminnot. Listassa näkyy myös edellä esitelty laskujen/tilausten noudon profiili. Eräajoista muodostuu lokitietoja eräajotyypistä riippuen. Lokitiedoista selviää eräajon tila, aloitus- ja lopetusaika ja eräajon tulos. Esimerkki ajastetun tuonnin eräajon lokista: Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 6. Tuontitiedoston vaatimukset ja erityispiirteet 6.1. Pakolliset tiedot 22 (27) Tiedoston sisäänluvussa on pakollisia kenttiä jotka on oltava profiilissa kohdistettuna Otsikkotietue Tilausasiakas Tilausnumero Reskontran saatavatili Toimituspäivä Rivitietue Tilausnumero Tuotenumero Rivin tyyppi 6.2. Hylkäämiseen johtavat puutteet Tuontiprofiilin asetusten vaikutus ”Leikkaa liian pitkä teksti” Mikäli valintaa ei ole valittuna aiheuttaa liian pitkä teksti virheen ja kyseisen tietueen hylkäämisen. Muussa tapauksessa teksti katkaistaan taulun kentässä määriteltyyn maksimi pituuteen ja virhettä ei tule. ”Tuonti tuodaan vain jos siinä ei ole virheitä” Mikäli valinta on valittuna, niin yksikin virhe aiheuttaa koko tuontitiedoston hylkäämisen. Muussa tapauksessa virheelliset tietueet jätetään tuomatta ja virheettömät tuodaan. Hylkäämiseen vaikuttavat tiedostossa olevat virheet Koko tiedosto Tiedostoa ei tunnisteta Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 23 (27) Otsikkotietue Pakollinen kenttä puuttuu Tieto väärän muotoista Puuttuva viite-eheys Tilausnumero on jo käytössä Asiakasta ei löydy Tilausnumero on jo käytössä tuontitiedostossa Tiedostosta ei löydy tunnistetietoja Otsikkoon kuuluvalla rivillä oleva virhe johtaa myös otsikon hylkäämiseen Rivitietue Pakollinen kenttä puuttuu Tieto väärän muotoista Puuttuva viite-eheys Otsikolla olevaa tilausnumeroa ei löydy riviltä Väärä rivityyppi Tilausrivien maksimimäärä ylittyi (maks. 32767) Tuotetta ei löydy Edeltävässä otsikossa virhe Puuttuva tilinumero (Ohjelma ei varoita testausvaiheessa puuttuvasta tilinumerosta. Tilinumero voi olla kenttien yhdistelyssä myös tyhjäkin, jolloin siihen haetaan tuotteelle merkitty kirjanpidon tili joko tuotetaulusta tai tilikooditaulusta asiakkaan ja tuotteen verokoodin perusteella.. Virheilmoitus puuttuvasta tilinumerosta annetaan – jos tilinumeroa ei löydy - kun varsinaiselle tuontitiedostolle tehdään testituonti . vaihe 7.) Lisäksi Tilaus voidaan tuoda myös ilman tuoterivejä (vain otsikkotietue). Lasku hylätään jos tiedostossa ei ole otsikkoon liittyviä tuoterivejä. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 6.3. 24 (27) Tarkistukset Viite-eheys Tuotavissa kentissä olevat arvot on oltava Tikoniin perustettuna. Kentät joissa viite-eheys tarkistetaan: 1.Maksuehto 2.Maksuehtoteksti 3.Maksuehtopäivä 4.Käteisalennuspäivä 5.Toimitusehto 6.Käteisalennus 7.Valuutta Mikäli edellä olevia ei tuontitiedostossa tuoda niin arvot haetaan kohdassa 6.4. kerrotulla tavalla Muut tarkistukset Veloituslaskun loppusumma on oltava positiivinen. Hyvityslaskun loppusumma on oltava negatiivinen. 6.4. Taulujen päivitykset ja automaattitäytöt Päivitykset Tilausten tuonnissa ohjelma päivittää tuotesaldotaulun varattu kenttää tuotteen tilatulla määrällä (edellyttäen että tuotteella on varastoseuranta ja tuoterivin tyyppi on 0). Kenttien täyttäminen (mikäli arvoa ei ole annettu) Otsikkotietue Tilausasiakkaan nimi *Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella Tilausasiakkaan nimen jatke *Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella Tilausasiakkaan osoite *Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella Tilausasiakkaan postiosoite *Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella *otetaan mikäli kaikki edellä olevat kentät ovat tyhjiä Laskutusasiakas Id Otetaan tilausasiakkaan tunnus Laskutusasiakkaan nimi Otetaan tilausasiakkaan nimi Laskutusasiakkaan nimen jatke Otetaan tilausasiakkaan nimen jatke Laskutusasiakkaan osoite Otetaan tilausasiakkaan osoite Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 25 (27) Laskutusasiakkaan postiosoite Toimitusasiakas Id Toimitusasiakkaan nimi Toimitusasiakkaan nimen jatke Toimitusasiakkaan osoite Toimitusasiakkaan postiosoite Hinnastokoodi Tulostustapa Alv-tapa Otetaan tilausasiakkaan postiosoite Otetaan tilausasiakkaan tunnus Otetaan tilausasiakkaan nimi Otetaan tilausasiakkaan nimen jatke Otetaan tilausasiakkaan osoite Otetaan tilausasiakkaan postiosoite Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella Otetaan asiakastaulusta tilausasiakasnumeron perusteella, mikäli ei löydy niin otetaan reskontrayritykseltä Valuuttakoodi ”EUR” Valuuttakurssi Mikäli valuuttakoodia ei ole annettu - > 1 Mikäli valuuttakoodi on annettu ja se on yrityksen kotivaluutta -> 1 Maksuehtokoodi *Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella Maksuehtoteksti *Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella Käteisalennuspäivät *Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella Maksuehtopäivät *Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella Käteisalennusprosentti *Otetaan maksuehto taulusta tilausasiakastietojen perusteella *mikäli Maksuehtokoodi, Maksuehtoteksti, Käteisalennuspäivät ja Maksuehtopäivät kentät ovat tyhjiä Tilauspäivä Kuluva päivä Suoraveloituskoodi Mikäli tilauksen tyyppi = 2 -> 0 Tilauksen tyyppi Arvoksi laitetaan 1 (Veloitus lasku) Rivitietue Verotapa Varastoseuranta Tilikoodi Kustannuspaikka Kustannustapa Projekti Projektitapa Tiliöintiviite Toimitettu *vain laskujen noudossa Tikon 6.1.2 Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella mikäli tuotteelle ei ole annettu tilikoodia. Jos on annettu, niin otetaan Tilikoodi taulusta. Tili otetaan asiakkaan verokoodin ja tuotteen verotavan perusteella. Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan tuotetaulusta tuotenumeron perusteella Otetaan verkkolaskujen ostotiliöinnit taulusta tuotteen ja asiakkaan perusteella *Tilattu määrä vähennettynä jälkitoimitus määrällä Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 26 (27) Kenttien täyttäminen (mikäli arvo on annettu mutta sitä ei voida sellaisenaan käyttää) Otsikkotietue Laskutusasiakas Id Laskutusasiakas nimi Laskutusasiakas nimen jatke Laskutusasiakas osoite Laskutusasiakas postiosoite Toimitusasiakas Id Toimitusasiakas nimi Toimitusasiakas nimen jatke Toimitusasiakas osoite Toimitusasiakas postiosoite Valuuttakurssi Suoraveloituskoodi Tilauksen tyyppi Käteisalennus Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Otetaan asiakastaulusta edelleen laskutettava asiakas tilausasiakasnumeron perusteella Mikäli arvo = 0. Mikäli valuuttakoodia ei ole annettu - > 1 Mikäli valuuttakoodi on annettu ja se on yrityksen kotivaluutta -> 1 Mikäli arvo = 0 ja tilauksen tyyppi = 1 otetaan tieto asiakas taulusta tilausasiakkaan perusteella Mikäli tilauksen tyyppi = 2 -> 0 Mikäli arvo ei ole 2 niin arvoksi laitetaan 1 (Veloitus lasku) Mikäli tilauksen tyyppi = 2 -> 0 Mikäli arvo negatiivinen -> arvo muutetaan positiiviseksi Rivitietue Tiliöintiviite Tikon 6.1.2 Mikäli arvo = 0. Otetaan verkkolaskujen ostotiliöinnit taulusta tuotteen ja asiakkaan perusteella Copyright © Aditro 2012 Laskujen/tilausten nouto Tikon 6.1.2 Maaliskuu 2012 6.5. 27 (27) Testitiedoston rakentaminen Mikäli on tarvetta muodostaa esim. mallitiedosto ulkopuoliselle järjestelmälle voi tiedoston rakentaa seuraavasti: 1. Ylläpito – Myynti – Myyntitilauksenotsikko Vie toiminnolla tallennetaan otsikkotietue .csv muotoon. Tallennus tehdään asetuksella ”Ensimmäinen rivi on kenttäkuvaus”. 2. Ylläpito – Myynti – Myyntitilauksen rivi Vie toiminnolla tallennetaan rivitietue .csv muotoon. Tallennus tehdään asetuksella ”Ensimmäinen rivi on kenttäkuvaus”. 3. Tiedostojen tietueet yhdistetään yhdeksi .csv tietueeksi jota voidaan käyttää tuontiprofiilin muodostamiseen. OTSIKKO(otsikko) Otsikkotietue OTSIKKO(rivi) Rivitietue Varsinaisessa tuontitiedostossa ei otsikoita (headereita) tarvita. 6.6. Eroavuudet olemassa olevaan Tikon joustavaan .csv tuontiin Tiedoston rakenne: Valuuttakentissä annetaan ”-” etumerkki jos luku on negatiivinen. Aiemmin käytettiin erillistä etumerkkikenttää yhteisenä kaikille valuuttakentille. Etumerkki valuuttakentässä mukana mahdollistaa myös esim. negatiivisen summan myös veloitus laskulle riville. Tikon 6.1.2 Copyright © Aditro 2012