SÄHKÖISET JÄRJESTELMÄT TEHOSTAVAT REKRYTOINTIA TEKSTI: TUOMAS LEHTONEN KUVA: ISTOCKPHOTO Sähköisten rekrytointijärjestelmien merkitys korostuu, kun hakijamäärät kasvavat ja rekrytoijien kiire lisääntyy. Rekrytointijärjestelmiä on saatavana itsenäisinä tai laajempien HRM-järjestelmien osina. Mepco Oy tarjoaa rekrytointijärjestelmää omaan HRM -kokonaisratkaisuunsa intergroituna osana. Johtaja Petri Kahisalon mukaan Microsoftin uusimpaan tekonologiaan perustuva järjestelmä sähköistää ja automatisoi koko rekrytointiprosessin. ”Järjestelmä tehostaa rekrytointia ja auttaa saavuttamaan kustannussäästöjä. Yksi järjestelmän keskeinen etu on se, että tiedot syötetään järjestelmään vain yhden kerran. Hakijan valinnan jälkeen tiedot välittyvät suoraan palkanlaskentaan ja henkilöstöhallintoon.” Kahisalo mainitsee järjestelmän eduista myös hakusisältöjen joustavan käsittelyn, kysymyspatterien kytkemisen hakijoiden tietoihin sekä vaadittavien osaamisprofiilien liittämisen hakemuksiin. Mepcon rekrytointijärjestelmään voidaan kirjautua sosiaalisen median kautta ja tämän vuoden aikana ohjelmistoon rakennetaan liittymä LinkedIn-verkkopalveluun. Soveltuu suurille ja pienille yrityksille Myös Aditro tarjoaa omaa rekrytointijärjestelmäänsä laajemman HRM-järjestelmänsa osana. Eija Kaarto ja Johanna Ala-Pohja kuitenkin korostavat, että pilvipalveluna käytettävän Aditro Recruit -järjestelmän voi hankkia myös erillisenä ohjelmistona, joka voidaan liittää mihin tahansa HRM-järjestelmään. ”Niin suuret kuin pienetkin yritykset ovat todenneet Aditro Recruitin olevan helppokäyttöisen ja tehostavan heidän toimintaansa”, Kaarto ja Ala-Pohja kertovat. 36 HR viesti 1/2014 Aditro on markkinoinut omaa järjestelmäänsä Suomessa reilun vuoden verran. Ruotsissa järjestelmä on ollut käytössä jo yli kymmenen vuoden ajan. Ala-Pohja kertoo, että ohjelmisto on valittu naapurimaan käyttäjäystävällisimmäksi rekrytointijärjestelmäksi. ”Ohjelmiston avulla voidaan tehdä nopeasti ja joustavasti työpaikkailmoituksia ja täydentää sähköisiä hakulomakkeita pisteytettävillä kyselyillä, jolloin saapuneet hakemukset saadaan automaattisesti vastausten osuvuuden mukaiseen järjestykseen. Saapuneita hakemuksia voidaan luokitella kyselyiden lisäksi erilaisilla ansioluetteloon liittyvillä kriteereillä. Järjestelmäämme kuuluu SHL:n kompetenssikirjasto (UCF – Universal Competency Framework), jota hyödyntämällä tehtävälle voidaan luoda vaatimusprofiili, joka tulee kompetenssiperustaista haastattelua. Haastatteluvaiheessa rekrytoijan käytössä on valittuihin kompetensseihin perustuvat kysymyspatteristot, jotka auttavat rekrytoijaa kysymään oikeat kysymykset ja arvioimaan kandidaatteja kompetensseja vasten”, Ala-Pohja kertoo. ”Työpaikan markkinoiminen työntekijöiden verkostojen kautta on yksi tehokkaimmista rekrytointikeinoista.” Kaarron mukaan Aditro Recruitilla voi julkaista työpaikkailmoitukset mol.fi:ssä ja Oikotiessä, jatkossa myös Monsterissa. Yritykselle voidaan rakentaa Facebookiin sivusto, jossa työpaikkailmoitukset julkaistaan automaattisesti. ”Yksi järjestelmän mielenkiintoinen ja suosittu ominaisuus on massarekrytointitoiminnallisuus. Yhden ilmoituksen kautta voidaan vastaanottaa suuri määrä hakemuksia erilaisiin työtehtäviin ja eri yksiköihin. Hakemukset voidaan jakaa ryhmiin erilaisten kriteerien avulla. Esimerkiksi Etera toteutti viime vuoden kesärekrytointinsa massarekrytointitoiminnolla”, Kaarto sanoo. Yritykset voivat myös valjastaa halukkaat työntekijänsä rekrytointitalkoisiin. Aditro Invite -sovellus lähettää yrityksen avoinna olevat työpaikat omille työntekijöilleen sähköpostitse. Työntekijät voivat halutessaan lähettää tiedon avoimesta tehtävästä koko Facebook- tai LinkedIn -verkostolleen, tietyille kontakteilleen tai sille henkilölle, joka profiilinsa perusteella vaikuttaisi soveltuvan tehtävään. Kontaktit eivät ole työnantajan saatavilla vaan työntekijä itse päättää, kenelle avoimesta tehtävästä haluaa vinkata. ”Työpaikan markkinoiminen työntekijöiden verkostojen kautta on yksi tehokkaimmista rekrytointikeinoista. Se tavoittaa myös passiiviset hakijat. Jos avointa työtehtävää suosittelee joku tuttu, tilaisuuteen on helpompi tarttua. Invitella voidaan myös hallinnoida rekrytointiin johtavista vinkkauksista jaettavia palkkioita”, Kaarto sanoo. n 1/2014 HR viesti 37