tapauskuvaus YRITYS LIIKETOIMINTA ENERGIAKAUPPA JA -PALVELUT: BIOKAASU JA MAAKAASU TOIMIALA ENERGIA SIJAINTI SUOMI TOTEUTUSTAPA PAIKALLINEN TIETOVARASTO MIKSI M-FILES? • PROJEKTINHALLINTA • LAADUNHALLINTA • PROSESSIENHALLINTA • YLEINEN DOKUMENTTIENHALLINTA • INTEGRAATIOT Suomen maakaasumarkkinoiden suurin toimija luottaa M-Filesiin projektinhallinnassa, liikesuhteiden hallinnassa ja laadunvalvonnassa Gasum on Suomen maakaasumarkkinoiden suurin toimija, jonka liikevaihto oli 1,1 miljardia euroa vuonna 2013. Yhtiö hallinnoi Suomen maakaasun siirtoverkkoa, jonka se myös omistaa. Gasum tuo maakaasua Suomeen ja toimii maakaasun tukkukauppiaana erilaisille asiakkaille, kuten energiantuottajille, kotitalouksille ja teollisuudelle. Lisäksi Gasum toimittaa paineistettua maakaasua (CNG) ja biokaasua suurten asutuskeskusten joukko- ja jakeluliikenteen harjoittajille. Gasum vastaa myös maakaasuverkon laitteiston ja maakaasuautojen tankkausasemien kapasiteetista. Yhtiöllä on noin 250 työntekijää. Gasum hallinnoi huomattavaa määrää operatiivista tietoa, mukaan lukien yhtiön sisäiset asiakirjat sekä liikekumppaneiden laatimat tiedostot ja asiakirjat. Asiakirjat koostuvat työluvista, asennustiedoista, lupakirjoista, käyttöohjeista, takuuasiakirjoista ja erilaisista toimintaohjeista. Sillä, miten tehokkaasti Gasum pystyy järjestämään ja hallinnoimaan liiketoimintansa kannalta olennaisia tietoja on suora vaikutus yrityksen kykyyn toimittaa tehokkaasti energiaa asiakkailleen. Kuvalähde: Gasum Oy Vuonna 2010 Gasum joutui toteamaan, ettei pelkkien sisäisten verkkoasemien ja Microsoft SharePointin käyttö vastannut yhtiön liiketoiminnan tiedonhallinnan tarpeita ja vaatimuksia. Henkilökunnalla vei aikaa löytää tarvittavat asiakirjat, ja joissakin tapauksissa niitä ei löytynyt ollenkaan. Löytyneen asiakirjan versio oli usein väärä, mikä johti laadunvalvontaongelmiin. Gasum ryhtyi etsimään tiedonhallintaratkaisua, joka ratkaisisi kerralla yhtiön lukuisat dokumenttien, tiedostojen ja muiden tietojen hallintaongelmat. Tutkittuaan ja arvioituaan muutamia tiedonhallintajärjestelmiä yhtiö valitsi M-Filesin. "M-Files on ensiluokkainen tiedonhallintajärjestelmä, jossa riittää kapasiteettia vaativiin työnkulkuihin ja joka oli helppo integroida yhtiön CRM- ja ERP-järjestelmien kanssa. Pidimme ratkaisevan tärkeänä myös Windows-pohjaista käyttöliittymää", kertoo Tiina Niinimäki, Gasumin kehityspäällikkö. "Ennen M-Filesin käyttöönottoa tärkeät liiketoimintaa koskevat tiedot tallennettiin henkilöstön työkoneille. M-Filesin SANOTTUA "M-Files on ensiluokkainen tiedonhallintajärjeste lmä, jossa riittää kapasiteettia vaativiin työnkulkuihin ja joka oli helppo integroida yhtiön CRM- ja ERP-järjestelmien kanssa. Pidimme ratkaisevan tärkeänä myös Windows-pohjaista käyttöliittymää." Tiina Niinimäki, kehityspäällikkö, Gasum ansiosta pystymme nyt hallinnoimaan kaikkia asiakirjoja keskitetystä dokumenttivarastosta, mikä on ollut yksi tärkeimmistä järjestelmään vaihtamisen eduista. Hallinnoimme M-Filesilla lähes kaikkia yhtiön asiakirjoja aihealueesta riippumatta." M-Filesin integrointi SharePointin kanssa tehostaa projektinhallintaa Gasum käyttää Microsoft SharePointia koko yhtiön laajuisena työtilana ja viestintäkanavana. SharePoint ja M-Files on integroitu keskenään, jolloin SharePoint-työtiloissa on käytössä listat M-Filesiin tallennetuista asiakirjoista, jotka liittyvät kuhunkin projektiin, työryhmään, toimintoon, toimialaan tai hyödykkeeseen. Gasum hyödyntää SharePoint-työtiloissaan M-Filesin dynaamisia näkymiä, joilla varmistetaan, että henkilökunta löytää tarvitsemansa tiedon nopeasti ja helposti. Esimerkiksi M-Filesiin tallennetut kokousten asialistat on integroitu SharePoint-työtilojen kanssa niin, että eri projektiryhmät voivat keskustella asiakirjoista, esitelmistä ja muusta sisällöstä keskenään ja kehittää niitä yhdessä. Myös johtoryhmän kokouksista ja ryhmäpalavereista laaditut muistiot ja muistiinpanot tallennetaan M-Filesiin. "Projektiryhmän jäsenten on helppo hallita tehtäviään M-Filesilla: käyttäjien ei tarvitse etsiä ohjeistuksia tai kommentteja tai lähetellä ylimääräisiä sähköposteja pitääkseen muita ajan tasalla tehtävien edistymisestä. M-Files hoitaa kaiken tämän", Niinimäki lisää. Gasum tehostaa tiedonhallintaansa integroimalla ERP- ja CRM-järjestelmänsä M-Filesin kanssa Vuonna 2010 Gasum polkaisi käyntiin kunnianhimoisen IT 2013 -hankkeen, jonka avulla oli tarkoitus päivittää ja vakauttaa yhtiön sisäisiä IT-järjestelmiä ja -prosesseja. Yksi hankkeen tavoitteista oli tehostaa yritysohjelmistojen käyttöä yhtiön eri liiketoimintayksikköjen yhteistyön näkökulmasta. Osana hanketta yhtiö otti toiminnanohjausalustakseen Dynamics AX:n. Paitsi että M-Filesin integroiminen Dynamics CRM- ja AX-järjestelmien kanssa oli helppoa ja yksinkertaista, yhtiö yllättyi iloisesti myös siitä, kuinka nopeasti työntekijät oppivat käyttämään uutta järjestelmää. Kaikki Gasumin sopimukset laaditaan ensin Dynamics AX:ssä ja integroidaan sitten M-Filesin kanssa. Lisäksi Gasum hallinnoi kunnossapitojärjestelmäänsä Dynamics AX:n vertikaalisen Solax-järjestelmän avulla. Kunnossapitojärjestelmän kautta hoidetaan esimerkiksi säännölliset laitteistojen, putkistojen ja paineistetun maakaasun tankkausasemien huoltotoimenpiteet – siis pidetään yllä toimintoja, joiden avulla yhtiö toimittaa energiaa, palveluja, laitteistoja ja ratkaisuja asiakkailleen. m-ﬁles.ﬁ 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-ﬁles.com "Koko tekninen dokumentaatiomme on linkitetty Dynamics AX:stä ja Solaxista M-Filesiin. Olemme todenneet M-Filesin työnkulun hallintaan liittyvät ominaisuudet erityisen hyödyllisiksi. Asiakkaidemme täytyy esimerkiksi arvioida ja hyväksyä tiettyjä asiakirjoja ennen kuin voimme aloittaa kunnossapitotyöt. Lisäksi laskuihin täytyy liittää tiettyjä asiakirjoja. M-Filesin tarjoama mahdollisuus sähköisiin allekirjoituksiin on nopeuttanut näitä prosesseja", Niinimäki kertoo. "Olemme huomanneet, että työntekijät etsivät Dynamics AX:ssä sijaitsevia dokumentteja useimmiten itse ohjelman sijaan M-Filesin kautta. Sama koskee M-Filesia ja SharePointia. Se osoittaa, miten helppoa ja yksinkertaista M-Filesin käyttäminen on." SANOTTUA Gasum turvautuu M-Filesiin IT- ja HR-prosessien hallinnassa Gasum hyödyntää M-Filesia hyvin monella yhtiön toimintaa koskevalla alueella. Yhtiö on esimerkiksi kehittänyt IT-prosesseille oman tietovaraston, jolla se seuraa ja hallinnoi yhtiön koneita, laitteita, ohjelmistoja ja sopimuksia. ”Projektiryhmän jäsenten on helppo hallita tehtäviään M-Filesilla: käyttäjien ei tarvitse etsiä ohjeistuksia tai kommentteja tai lähetellä ylimääräisiä sähköposteja pitääkseen muita ajan tasalla tehtävien edistymisestä. M-Files hoitaa kaiken tämän." Tiina Niinimäki, kehityspäällikkö, Gasum Lisäksi Gasum on luonut M-Filesiin HR-varaston, jolla se hallinnoi työlupaprosesseja. Työlupien laatimisessa ja hyväksymisessä yhtiö hyödyntää M-Filesin tarjoamaa mahdollisuutta sähköisiin ja digitaalisiin allekirjoituksiin. M-Filesilla vauhtia Gasumin ja sen liikekumppaneiden tarjouspyyntöprosesseihin Gasumilla on jatkuvasti käynnissä erilaisia hankkeita lukuisten liikekumppaneiden ja tavarantoimittajien kanssa. Gasum on myös yksinkertaistanut M-Filesin avulla tarjouspyyntöjen laadintaprosessia. Kun Gasum laatii potentiaaliselle liikekumppaneille lähetettävän tarjouspyynnön, yhtiö lisää tavarantoimittajaehdokkaat tarjouspyynnön metatietoihin. Kun tarjouspyyntö on julkaistu, tavarantoimittajille lähtee automaattisesti sähköposti, joka sisältää kullekin tavarantoimittajalle erikseen luodun linkin sivustolle, josta tavarantoimittaja voi ladata tarjouspyyntöön liittyvät asiakirjat sekä siirtää tarjouksensa ja esityksensä M-Filesiin – vaikka toimittajalla ei olisi M-Files-lisenssiä. "M-Files ei ainoastaan nopeuta ja tehosta tarjouspyyntöjen lähettämistä ja tarjousten ja esitysten vastaanottamista vaan myös mahdollistaa sen: sama ei olisi edes mahdollista sähköpostitse, koska tarjouspyynnöt ja tarjoukset ovat usein yli 50 asiakirjan ja yli 200 megatavun kokoisia. Lopputuloksena pystymme varmistamaan hankkeidemme pysymisen aikataulussa kokonaisuudessaan", Niinimäki toteaa. Gasum on saanut vasta esimakua eduista, joita se odottaa M-Filesilta. Yhtiö aikoo laajentaa M-Filesin käyttöä sisällönhallinnasta muillekin yhtiön liiketoiminnan osa-alueille. Gasumilla on kunnianhimoiset suunnitelmat hyödyntää M-Filesia vieläkin kokonaisvaltaisemmin ja ottaa se käyttöön esimerkiksi sijoitusprojektien hallinnassa, laskutuksessa, kirjanpidossa ja juridisten asiakirjojen hallinnassa sekä hyödyntää M-Filesia yhteistyöalustana muiden energiansiirtojärjestelmien ja energiayhtiöiden kanssa. m-ﬁles.ﬁ 358 3 3138 7500 972.516.4210 myynti@m-ﬁles.com