MITÄ JA MITEN SOSIAALI- JA TERVEYSVIRASTO KILPAILUTTAA Erja Snellman Hankintapäällikkö Hankinta- ja kilpailutus -yksikkö 18.3.2013 Erja Snellman Sosiaali- ja terveysvirasto Suuri muutosprosessi: Helsingin kaupungin sosiaalivirasto ja terveyskeskus yhdistyivät vuoden alussa. •Kaupungin suurin virasto •Henkilöstöä n. 15 000 •Talousarvio n. 2,1 miljardia euroa •Ulkoiset sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat n. 300 miljoonaa euroa Muutos vielä menossa • Hallintoa keskitetty ja kevennetty. • Toimintoja pyritään järkeistämään. • Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen toimintatavoissa eroja -> uutta toimintakulttuuria luodaan. • Uusien yksiköiden ”yhteensulautuminen” menossa. Esim. omassa yksikössäni henkilöstöä neljästä aikaisemmasta yksiköstä. 18.3.2013 Erja Snellman Sosiaali- ja terveysviraston organisaatio 2013 SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA Ensimmäinen jaosto Toinen jaosto Kolmas jaosto Virastopäällikkö Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Henkilöstö- ja kehittämispalvelut Talous- ja tukipalvelut Tietohallinto- ja viestintäpalvelut Sairaala-, kuntoutusja hoivapalvelut Talous- ja tukipalvelut Talous- ja strategiapalvelut Asiakasmaksut ja perintä Hankinta ja kilpailutus Tilahallinto Toimistopalvelut Tukipalvelut Sairaala-apteekki Hankinta- ja kilpailutus -yksikkö • Hankintapäällikkö • 5 hankinta-asiantuntijaa • 8 hankintasihteeriä • Rekrytoinnit vielä menossa. 18.3.2013 Erja Snellman Helsingin kaupungin hankintastrategia • Sote-virasto noudattaa kaupungin hankintastrategiaa. • Päätavoitteena tehostaa kaupungin taloutta ja parantaa hankintojen laatua. • Helsingin hankintavolyymi on suuri, joten olemme keskeinen vaikuttaja tuote- ja palvelumarkkinoilla. • Kilpailuttamiseen tarvitaan markkinatietoa. 18.3.2013 Erja Snellman Hankinta- ja kilpailutus –yksikön tehtävät • Hankintojen koordinointi, johtaminen, ohjaaminen. • Hankinta-asiantuntemus johdolle/osastoille. • Alan toimijoiden, kilpailutilanteen, kustannusrakenteen tunteminen. • Kilpailuttaminen, hankintapäätösesitykset. • Sopimushallinta. • Tilaaminen 18.3.2013 Erja Snellman Tilaaminen • Käytetään ostotilausjärjestelmää. • Sotevirastossa käytetään osittain hankintasihteereitä tilaamiseen. • Toiminnallisen osaston henkilökunta vapautuu muuhun työhön. • Varmistetaan sopimustoimittajien käyttäminen. 4.4.2013 Erja Snellman Yhteistyö kaupungin hankintakeskuksen kanssa • Terveyskeskuksen ja hankintakeskuksen yhteistyömalli koko sote-virastoon. • Ei kannata pitää kahta rinnakkaista kilpailutusorganisaatiota. Keskitetty kilpailutus-> osaaminen vahvistuu. • Hankintakeskuksessa sähköinen kilpailutusjärjestelmä. • Hankintakeskus vastaa sote-viraston kilpailutuksen teknisestä suorittamisesta. • Oikeuspalvelujen lausunto lautakuntaan vietävistä tarjouspyynnöistä. Muuten hankintakeskus vastaa kilpailutusten hankintalain mukaisuudesta. 18.3.2013 Erja Snellman Yhteistyö kaupungin hankintakeskuksen kanssa 2 Hankinnan määrittelee sote-viraston a.o. osasto. Hankintakeskus vastaa: • tarjouspyyntöasiakirjoista • hankintailmoituksista • tarjousvertailusta ja hankintamuistiosta, jonka perusteella hankinta- ja kilpailutus –yksikkö tekee päätösesityksen. Hankinta ja kilpailutus koordinoi prosessia. 18.3.2013 Erja Snellman Hankinta ja kilpailutus –yksikön rooli kilpailutuksissa Hankinta-asiantuntijoilla jatkossa tärkeä rooli: • koordinoivat kilpailutusprosessia (aikataulussa pysyminen) • vastaavat hankinnan sisällöstä substanssiosaajien kanssa -> tavoitteena se, että pystyvät tuomaan uusia näkökulmia palvelukuvaukseen. 18.3.2013 Erja Snellman Kilpailutusprosessi 8 kk-> 12 kk->24 kk Päätös kilpailuttaa voi kestää 1-2-> kk Jälki-ilmoitus (EU-kynnys-arvon ylittävät) 48 pv kuluessa sopimuksesta Markkinakartoitus, tietopyyntö Hankinnan määrittely 2 kk Sopimusseuranta varataan noin1-2 kk 4 kk Palveluntuottajalle aikaa käynnistää palvelu varataan noin1-2 kk Palvelun alkamisajasta lasketaan taaksepäin: kilpailutus käynnistettävä 6 kk 1 v 4kk varataan noin 1-2 kk 1 v 2kk Hankintasopimus allekirjoitetaan, kun odotusaika on rauennut Odotusaika Päätös sähköisesti: kestää ottoharkinnan + 21 pv Hankintapäätös lautakuntaan (yli milj. € hankinta) varataan 5 viikkoa Tarjouspyyntö laaditaan Tekninen vuoropuhelu tarjoajien kanssa. . Oikeuspalvelut tarkistaa 8kk Tarjouspyyntö lautakuntaan (palveluhankinta yli milj. €) varataan noin 5 viikkoa Hankintasopimus Tarjousten avaus 12 kk 10 kk Tarjouskäsittely(varat. n. 2 kk): •tarjoajien kelpoisuus •tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus •lisäselvitykset •tarjousvertailu •voittajien todistusten tarkastus Hankintailmoitus Tarjousaika Min. 4 viikkoa EU-kynnysarvon ylittävät 40 päivää, ellei ole tehty ennakkoilmoitusta Tarjouksista laaditaan avauspöytäkirja Hankinnat/E Snellman Päätösprosessi • Lautakuntaan viedään yli miljoonan euron hankinnat hyväksyttäväksi. • Lautakunnan kokousajat vaikuttavat kilpailutusprosessin kestoon. • Asia voidaan jättää pöydälle kerran. • Myös ottoharkinta vaikuttaa päätösprosessiin. 4.4.13 Erja Snellman Ottoharkinta • Kuntalain 51 §: otto-oikeus. • Kaupunginhallitus, sen puheenjohtaja, ao. apulaiskaupunginjohtaja, lautakunta ja sen puheenjohtaja voivat ottaa kuntaorganisaatiossa niiden alapuolella tehdyt päätöksiin uuteen käsittelyyn. • Kyseessä on päätösten tarkoituksenmukaisuuden valvonnasta niissä asioissa, joissa päätösvalta on siirretty lautakunnalle tai viranhaltijalle johtosäännöllä tai erillispäätöksellä. 4.4.2013 Erja Snellman Ottoharkinta jatkuu • Ottoharkinnassa päätös voidaan pysyttää, kumota, asiasta voidaan tehdä uusi päätös tai se voidaan palauttaa uudelleen käsiteltäväksi. • Otto-oikeutta on käytettävä viimeistään oikaisuvaatimusajan kuluessa. • Käytännössä lautakuntapäätösten ottoharkinta tehdään meillä 6 päivässä. • Muiden päätösten ottoaika on 14 päivää. 4.4.2013 Erja Snellman Kehitettävää • Kilpailutusaikataulujen pitävyys. • Kilpailutukseen varattava riittävästi aikaa. • Teknistä vuoropuhelua tarjoajien kanssa käyty tarjouspyyntöä laadittaessa, mutta sitä tulisi laajentaa. • Harmaan talouden torjunnan tehostaminen. • Kestävän kehityksen huomioiminen hankinnoissa. 18.3.2013 Erja Snellman Yrittäjyyden edistäminen • Toimivien markkinoiden syntyminen ja ylläpito on kaupungin edun mukaista. • Tavoite: kerrotaan riittävän ajoissa, mitkä palvelut aiotaan kilpailuttaa, jotta yrittäjät ehtivät valmistautua kilpailuttamiseen -> kilpailutussuunnitelma Sote-viraston nettisivuilla. • Hankinnoissa huomioidaan terveiden markkinoiden sekä pienten- ja keskisuurten yritysten tarpeet (esim. tarjottavat osakokonaisuudet). 18.3.2013 Erja Snellman Kilpailutukset Kilpailutussuunnitelma Sote-viraston sivuilla (tällä hetkellä vuoden alun tilanne). • Vaikeavammaisten työ- ja päivätoimintapalvelut (menossa) • Päihdehuollon asumispalvelut ja Mielenterveyskuntoutujien palveluasuminen (neuvottelut alkamassa). • Alle 65-v.monisairaiden palveluasuminen (Hilmaan toukokuussa?) • Kehitysvammaisten asumispalvelut ja SHL:n palveluasuminen (toukokuu?) 18.3.2013 Erja Snellman Kilpailutukset jatkuu • Pitkäaikainen perhehoito (toukokuu?) • Helsingin Matkapalvelun liikennöinti (informaatiotilaisuus tulossa, ilmoitetaan Hilmassa) • Vanhusten päivätoiminnan liikennöinti • Lastensuojelun avopalvelut • Toimeentuloasiakkaiden hautauspalvelut • Toimitilojen määräaikaisten ja tilapäisten ylläpitosiivoustöiden hankinta 18.3.2013 Erja Snellman Kilpailutukset jatkuu • Suun terveydenhuollon perustarveaineet ja tarvikkeet, oikomisen tarveaineet ja tarvikkeet sekä tekniset tarveaineet • Hammashuollon jononpurku • Hammashuollon kojeistojen huoltopalvelut • Hammasimplantit • Hammashoitohenkilöstön vuokraaminen ja erikoishammas-lääkäritasoinen oikomishoito • Lääkäripäivystys • Sairaaloiden viikonloppu- ja pyhäpäivystys 18.3.2013 Erja Snellman Kilpailutukset jatkuu • • • • • • • • • • Seulonta-audiometrit Lasten ja aikuisten toimintaterapiapalvelut Vuokrapatjat Keskuspotilasmonitorijärjestelmä Elektroniset lääkekaapit Röntgenlausunnot Arkkitehtipalvelut Suunterveyden kiireettömän jonon purku Fysioterapia- ja lymfaterapiapalvelut Työnohjauspalvelut 18.3.2013 Erja Snellman