Asiakascase CASE: TEKESISSÄ ASIAT HALLITAAN VIRTAVIIVAISESTI Tekes on ottanut ensimmäisenä käyttöön Affecton suunnitteleman VIRTA-asianhallintaratkaisun. Lokakuussa 2012 käyttöönotettu järjestelmä on parantanut asianhallinnan laatua ja lyhentänyt käsittelyaikoja. Lähtötilanne Tekesillä on ollut pitkäaikainen ja määrätietoinen tarve kehittää asianhallintaa ja arkistointia uusinta teknologiaa hyödyntäen. Niinpä he tarttuivat Affecton VIRTA-ratkaisuun. ”Halusimme nostaa asianhallinnan ja arkistoinnin SÄHKE2–määrittelyjen mukaisiksi ja siksi lähdimme uudistukseen. Uusiminen oli hyvä tehdä samassa yhteydessä dokumentinhallinnan versiopäivityksen kanssa” Tekesin asiakirjahallintopäällikkö Maija-Liisa Pylkkänen kertoo. Tekesillä on ollut vuoden 2010 alusta SÄHKE1–mukainen asianhallinta ja sähköisen arkistoinnin lupa. Tavoitteet Tekesin asianhallinnan päivitysprojektin tärkeimmät tavoitteet olivat automatiikan lisääminen ja asianhallinnan läpimenoaikojen lyhentyminen. Myös integraation parantaminen Tekesin muihin järjestelmiin oli toivelistalla tärkeällä sijalla. Käyttäjäystävällisyyttä ja palvelun TEKES LYHYESTI Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus Tekes käsitteli vuonna 2012 kaikkiaan 2900 rahoitushakemusta, joista hyväksyttiin 1 700. Tekes myönsi rahoitusta innovaatioprojekteihin 570 miljoonaa euroa. 68 prosenttia yritysprojektien rahoituksesta teknistä luotettavuutta Pylkkänen pitää arvossaan. ”Loppukäyttäjän näkökulma on korostunut koko ajan. Tavoite on ollut toteuttaa järjestelmä, joka täyttää viranomaisia koskevat määräykset ja on loppukäyttäjien näkökulmasta helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen.” Liikkuvan työn vaatimukset korostuvat. Tekesin työntekijät ovat hyvin paljon asiakkaiden luona. Järjestelmän on toimittava riippumatta siitä, millaiset verkkoyhteydet on käytettävissä. toimisto-ohjelmat on integroitu samaan järjestelmään. Asianhallintajärjestelmä keskustelee suoraan Tekesin muiden tietojärjestelmien, kuten hanketietojärjestelmän kanssa. ”SÄHKE-määrittelyjen mukainen järjestelmä on tuonut paljon helpotusta asiakirjojen käsittelyyn. Vaikka metatietoja on paljon, järjestelmä generoi tiedonohjaussuunnitelmasta automaattisesti valtaosan pakollisia metatietoja.” Affecton tekemä eAMS-työkalu on kokonaan uusi. Ratkaisu “Tekesille tehdyn ratkaisun taustalla hyrrää Affecton SÄHKE2 mukainen VIRTA asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmä. Dokumenttienhallintaan käytetään OpenTextin dokumenttienhallintasovellusta, jota täydennettiin SÄHKE2-toiminnallisuuksilla. Käyttäjille näkyy järjestelmän Windows-pohjainen käyttöliittymä. Dokumentit tallennetaan yhteen asianhallintajärjestelmään eikä verkkolevyjakoja juurikaan käytetä. Myös “Halusimme nostaa asianhallinnan ja arkistoinnin SÄHKE2–määrittelyjen mukaisiksi ja siksi lähdimme uudistukseen. Uusiminen oli hyvä tehdä samassa yhteydessä dokumentinhallinnan versiopäivityksen kanssa” Maija-Liisa Pylkkänen, Asiakirjahallintopäällikkö, Tekes suunnattiin pk-yrityksille. Vuosittain Tekesin asianhallintaan tallennetaan asiakirjoja ja dokumentteja noin 100 000 kappaletta. Sähköiseen asiakirjahallinnanjärjestelmään on kertynyt yli miljoona dokumenttia. SIVU 1 Asiakascase ”Se on erinomainen työkalu. Sieltä saamme kaikki keskeiset metatiedot. Käyttöönotto vaatii toki valtavan taustatyön eli tiedonohjaussuunnitelman laatimisen. Se kattaa organisaation tehtävät, käsittelyprosessit ja asiakirjatyypit sekä niiden käsittelysäännöt kuten käyttöoikeudet, salassapito- ja säilytysajat Tiedonohjausjärjestelmään ladatulla tiedonohjaussuunnitelmalla ohjataan koko asiakirjallisen tiedon elinkaarta.” Koska aiempi SÄHKE1-järjestelmä oli ollut jo talossa kattavasti käytössä, ei koko talon henkilökuntaa tarvinnut kouluttaa uuden järjestelmän käyttöön. Affecto koulutti järjestelmän pääkäyttäjät ja ylläpitäjät muutaman päivän kursseilla. Tämän lisäksi talon sisällä tehtiin opetusvideoita, jotka ovat kaikkien ulottuvilla intranetissä. Hyödyt Tekesissä kaikki asiakirjat olivat jo järjestelmän edellisessä versiossa yhdessä AFFECTO LYHYESTI Affecto on liiketoimintatiedon hallinnan (Enterprise Information Management, EIM) edelläkävijä Pohjois-Euroopassa. Autamme asiakkaitamme parantamaan tuottavuuttaan ja kilpailukykyään tiedon paremmalla hyödyntämisellä johtamisessa ja päätöksenteossa. EIM on kokonaisvaltaista tiedon hallintaa, mikä huolehtii informaation hyvästä käytettävyydestä ja hyödyntämisestä strategisessa ja järjestelmässä ja niiden metatiedot olivat oikein. Tiedon eheys on luotettavuuden avainsana. ”Toiminta on laadukasta, kun aina on käytössä varmasti vain yksi ja alkuperäinen versio asiakirjasta.” Käyttäjille asianhallinta ja arkistointi ovat läpinäkyvää. ”Järjestelmä toimii jokaisen asiantuntijan arjessa. Se ei ole erillinen tietojärjestelmä vaan osa arkea ja osa jokaista työtehtävää.” Keskitetty dokumentinhallinta helpottaa tiedonhakua, sillä dokumentteja luotaessa niille annetaan kattavat metatiedot. Tekesissä arvostetaan sitä, että Affecto on sertifioinut ja on sertifioimassa järjestelmän moduuleita SÄHKE-määrittelyjen mukaiseksi, jolloin asiakkaan ei tarvitse erikseen sitä tehdä. ”Affectossa on perehdytty hyvin SÄHKE-määräyksiin. Tämä asiantuntemus helpottaa projektien läpivientiä.” operatiivisessa päätöksenteossa. Affecto toteuttaa myös organisaatioiden prosesseja tehostavia ja yksinkertaistavia operatiivisia asiakas- ja toimialakohtaisia ratkaisuja ja palveluja sekä tarjoaa paikkatietopalveluja. Affecton pääkonttori sijaitsee Helsingissä. Yhtiöllä on tytäryhtiöt Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Virossa, Liettuassa, Latviassa ja Puolassa. Kehittäminen Tekesissä on meneillään useita asianhallinnan jatkokehitysprojekteja. Ensimmäinen niistä integroi asianhallinnan ja Sharepoint-pohjaisen intranetin. Tavoitteena on Sharepointin ja asianhallintajärjestelmän välinen replikointi. Affecton kanssa on pilotoitu Data capture -skannausohjelmaa, joka vie asiakirjat suoraan asianhallintaan. Yli kymmenen vuotta kestänyt kiinteä kehitystyö jatkuu Affecton kanssa. Pylkkänen pitää tärkeänä, että heillä on ollut koko ajan Tekesin toiminnan tunteva yhteyshenkilö. Hän painottaa yhteistyöhyötyjen molemminpuolisuutta. AFFECTO FINLAND OY Atomitie 2, 00370 Helsinki www.affecto.fi [email protected] puh. 0205 777 11 SIVU 2