ASIAT HALLINTAAN Erilaisen sisällön määrä kasvaa jatkuvasti julkishallinnossa ja yhteisöissä. Jotta hajanaisesta ja epäjohdonmukaisestakin tiedosta saadaan muodostettua toimintaa tukevaa tietämystä ja jotta prosessit tehostuisivat, tietoa on ohjattava. Avuksi tarvitaan asianhallintajärjestelmä. Hyötyjä julkisten asiointipalvelujen tuottajille ja niiden käyttäjille Julkisen sektorin organisaatioissa on kova paine tehostaa toimintaa ja parantaa kansalaisten ja kuntalaisten asiointipalveluja. Lisäksi asian- ja dokumenttienhallinnan normit asettavat myös vaatimuksia toimintamalleille ja tietojärjestelmille. Nykyaikaiset ratkaisut asian- ja dokumenttienhallintaan auttavat julkisia organisaatioita vastaamaan toiminnan kehittämisen vaatimuksiin sekä tehokkuuden että asiakaspalvelun osalta. Hyvä tietojärjestelmätuki asianhallinnalle tuottaakin selkeitä etuja niin palvelujen tuottajalle kuin niiden käyttäjälle: • • • Hyvä asian- ja dokumenttienhallinta vähentää tietojen hakuun ja tiedonhallintaan kuluvaa aikaa ja tehostaa asiointiprosesseja. Sähköinen asiointi poistaa monta manuaalista toimintoa, mikä vähentää rutiinitehtävien määrää. Prosessit nopeutuvat ja virkamies voi keskittyä varsinaisen asian hoitamiseen. Tehokas asianhallinta nopeuttaa asiakaspalvelua, ja sähköinen asiointi parantaa myös palvelun laatua ajantasaisen tiedon saatavuutena. VIRTA-asianhallintajärjestelmällä Suomen ensimmäinen operatiivinen SÄHKE2-sertifikaatti Affecton VIRTA-asianhallintajärjestelmä nivoo yhteen organisaatiolle määritellyt tehtävät ja niihin liittyvät asiakirjat ja kuvaa niiden käsittelyn prosessina. Kaikki asiat ja asiakirjat löytyvät samasta paikasta. Käytännössä VIRTA parantaa tiedon käytettävyyttä, löydettävyyttä ja saavutettavuutta sekä yhtenäistää työprosesseja: • • • • Kaikille saadaan käyttöön samat työprosessit. Tietämys toimintatavoista ja parhaista käytännöistä kootaan järjestelmään. Toiminta ohjautuu organisaatiota velvoittavien lakien ja säädösten mukaisesti. Päätöksentekoprosessi on hallittu ja dokumentoitu. Affecton VIRTA-ratkaisu perustuu käytännön kokemuksiin ja yhteistyöhön usean viraston kanssa. Järjestelmän soveltuvuus ja toimivuus on käytännössä todennettu. Ratkaisun modulaarisen rakenteen ansioista ratkaisu on otettavissa käyttöön kokonaisuutena tai tarvittavin osakokonaisuuksin. Suunnittelussa on huomioitu, että eri virastoilla on erilaiset toimintatavat ja tarpeet: perustoimintojen osalta löytyvät valmiskomponentit, jotka ovat sovitettavissa vaihtoehtoiset toimintamallit huomioiden. Näin valmistuotteen ja räätälöintimahdollisuuksien edut yhdistyvät. Raportointi VIRTA-ratkaisun päämoduulit ovat asianhallinta, dokumenttienhallinta, tiedonohjausjärjestelmä eAMS ja sähköinen asiointi. Lisäksi näitä moduuleja palvelevat raportointi sekä järjestelmän hallinta. Modulaarisuuden ansiosta asiakas voi ottaa käyttöönsä koko järjestelmän tai vain jonkin moduulin siitä. VIRTA-ratkaisu on integroitavissa asiakkaan muihin järjestelmiin. Perusmoduulien lisäksi ratkaisussa on lukuisia lisäominaisuuksia, joita voidaan liittää järjestelmään. Sähköinen asiointi Asianhallinta Järjestelmän hallinta Dokumenttienhallinta eAMS Lisäominaisuudet Asianhallinta Asianhallintamoduuli tarjoaa helppokäyttöisen ja selkeän käyttöliittymän monipuoliseen asioiden käsittelyyn, mm: • • • • • Asiarekisteri Työnkulkujen ja tehtävien ohjaus, työlistat, määräaikojen seuranta Asiakirjojen näkyvyys asian toimenpiteissä jo luonnosvaiheeessa Asiakirjojen jakaminen viranomaisten asiakirjoihin ja muihin asiakirjoihin SÄHKE2-sertifioitu eAMS • Selkeä käyttöliittymä, ja helppo eAMS-rakenteen ylläpito • Tuki usealle arkistonmuodostajalle • Tietojen periytyminen alemmille tasoille • Versiointi mahdollistaa uuden rakenteen suunnittelun edellisen version ollessa käytössä • Monipuoliset rajapinnat muihin järjestelmiin • SÄHKE2-sertifioitu Dokumenttienhallinta • SÄHKE2-normin mukainen ratkaisu • Dokumentit voidaan kytkeä jo luonnosvaiheessa eAMSiin ja asioiden toimenpiteisiin • Myös asioihin liittymättömät dokumentit voidaan liittää eAMSiin • Säilyttäminen ja kontrolloitu hävittäminen sekä pysyvä säilyttäminen täyttäen arkistolaitoksen vaatimukset • Voi perustua vaihtoehtoisille valmistuotteille: OpenText eDOCS DM, Microsoft SharePoint tai Alfresco DM Sähköinen asiointi • Koostuu valmiskomponenteista, joilla voidaan rakentaa palvelukohtaiset sähköisen asioinnin järjestelmät • Tukee erilaisia sähköisen asioinnin toimintamalleja: lomakepohjaiset, sovelluspohjaiset • Asioita voidaan perustaa ja niiden etenemistä voidaan seurata kansalaisen asiointitilin tai Affecton asiointitilin kautta • Käytetty mm. avustusten hakemisessa Järjestelmän hallinta • Konfiguraation hallinta • Roolipohjaiset käyttöoikeudet • Käyttäjien, ryhmien ja roolien hallinta kytkeytyy laajempaan käyttäjähallintaan, esim. Active Directory tai IAM (Identity and Access Management) -ratkaisut • Lokitiedot Raportointi • SÄHKE2-normin mukaiset raportit • Laajennettavissa helposti virastokohtaisilla raporteilla • Yhdistettävissä myös viraston laajempaan raportointiratkaisuun: tietovarastot, mittaristot, analytiikka • VIRTA-ratkaisuun voidaan kytkeä myös asiakkaan valitsemat business intelligence -työkalut VIRTA-ratkaisun lisäominaisuuksia ovat mm. • Kokousten hallinta • Sopimusten hallinta • Skannaus • Dokumenttien sähköinen allekirjoitus • Sähköposti-integraatio • Koonti ja maksatus -toiminnallisuus • Julkaisu • Laajennettu identiteetin ja oikeuksien hallinta (IAM) KATTAVAT PALVELUT SUJUVAAN KÄYTTÖÖNOTTOON VIRTA-ratkaisun käyttöönotossa Affecto tarjoaa palvelut, joilla parhaat toimintamallit ja asiakkaan tavat toimia sovitetaan yhteen. Tuloksena on entistä tehokkaammin toimivia organisaatioita. Affecto tarjoaa tarvittaessa tuen asiakkaan koko kehitys- ja käyttöönottoprosessille aina neuvontapalveluista järjestelmän käytön tukeen. Affecto Business Advisory -palvelut auttavat asiakkaitamme jäsentämään ja kehittämään toimintaansa ja prosessejaan. Projekti- ja konsultointipalvelumme huolehtivat järjestelmän räätälöintimäärittelyistä, niiden toteuttamisesta ja käytöönotosta. Affecto Academy on Affecton ammattitaitoinen koulutuspalvelu. VIRTA-ratkaisun käyttöönotossa räätälöidyt koulutukset tuottavat parhaan liikkeelle lähdön järjestelmän hyödyntämisessä. Affecto Service Management -palvelumme huolehtii järjestelmän käytettävyydestä, ylläpidosta ja tuesta sekä pienkehityksestä. VIRTA-ratkaisun käyttöönoton tueksi Affecto on kehittänyt erityiset palvelukonseptit: VIRTA SOVELTUVUUSANALYYSI EAMS-TIEDONOHJAUSJÄRJESTELMÄN MÄÄRITTELY MIGRAATIOPALVELUT • • • • Selvitetään, miltä osin VIRTA-ratkaisu soveltuu organisaation tarpeisiin Tunnistetaan tarvittavat komponentit, lisätoiminnallisuudet ja räätälöintitarpeet • Analysoidaan organisaation olemassa oleva eAMS Jos eAMS puuttuu, käydään läpi organisaation ydinprosessit ja laaditaan eAMS niiden pohjalta • Asioiden ja asiakirjojen siirto vanhoista tietojärjestelmistä VIRTAan Vanhoissa järjestelmissä vireillä olleiden asioiden käsittelyä voidaan jatkaa suoraan VIRTA-asianhallinnassa siirron jälkeen Affecton järjestelmätoimitusten laatujärjestelmä, Affecto Quality Framwork, on ISO9001 sertifioitu. SÄHKE2 AFFECTON KOKEMUS DOKUMENTTIENHALLINNASTA Arkistolaitoksen SÄHKE-normi ohjaa julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Affecto on toiminut dokumenttienhallinnan ja asianhallinnan ratkaisutoimittajana jo yli 10 vuotta. Affectossa pitkän asian- ja dokumenttienhallinnan kokemuksen rinnalla on vahva prosessiosaaminen sekä kattava ja syvä teknologiaosaaminen tältä alueelta. Julkishallinto on aina ollut merkittävä asiakaskuntamme asianhallinnan, dokumenttienhallinnan sekä sähköisen asioinnin saralla. Tuntemuksemme toimialan vaatimuksista sekä parhaista toimintamalleista näkyvät ratkaisuissamme. Vuonna 2009 voimaan tulleessa SÄHKE2-normissa tiedonohjauksen tuottamisella on keskeinen asema. Sen vaatimusten mukaan sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan eli eAMSiin määriteltyjen metatietojen on tallennuttava tietojärjestelmiin ohjatusti jo operatiivisen käsittelyn aikana. Normi määrittää periaatteet, joiden mukaan eAMS-ohjaus toteutetaan tietojärjestelmiin. Normi määrää myös tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittämisestä sekä pysyvästi säilytettävien tietojen siirtämisestä arkistolaitokseen. CERTIFIED BY SÄHKE2 VIRTA-RATKAISUN KESKEISET EDUT: Valmis, tuotannossa oleva ratkaisu, jonka käyttäjäystävällisyydestä on saatu hyvä asiakaspalaute. Raportointi Sähköinen asiointi Asianhallinta Tuki erilaisille tavoille toimia: komponenttipohjainen ratkaisu yhdistää valmistuotteen edut ja ylläpidollisesti kestävän sovittamisen eri tarpeisiin. Valinnaiset dokumenttienhallinnan valmistuotteet. Järjestelmän hallinta Dokumenttienhallinta eAMS Lisäominaisuudet Affecto on liiketoimintatiedon hallinnan (Enterprise Information Management, EIM) edelläkävijä Pohjois-Euroopassa. Autamme asiakkaitamme parantamaan tuottavuuttaan ja kilpailukykyään tiedon paremmalla hyödyntämisellä johtamisessa ja päätöksenteossa. Useita toimintaa tehostavia, käytännön kannalta tärkeitä tarpeita on huomioitu, esimerkiksi asioiden koonti. Sähköisen asioinnin erilaiset tarpeet on huomioitu, liityntämahdollisuus asiointitileihin. Kytkeytyy identiteetin ja käyttäjäoikeuksien hallintaratkaisuihin. Affectolla on yli kymmenen vuoden kokemus dokumenttien- ja sisällönhallinnan ratkaisuista. Kokemuksemme parhaista toimintamalleista, ratkaisuista ja teknologioista auttaa asiakkaitamme suunnittelemaan ja toteuttamaan toimivan kokonaisratkaisun. Affectolla on Suomessa noin 50 ECM-alan asiantuntijaa. Affecto Finland Oy Atomitie 2, 00370 Helsinki puh. 0205 777 11 www.affecto.fi [email protected]