Digia Konsultointipalvelut TIETOJÄRJESTELMÄN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelukuvaus Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus TIETOJÄRJESTELMÄN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelun yleiskuvaus matisointi. Tavoitteena on löytää optimaaliset työnkulut, joissa kehitettävä järjestelmä voi tukea käyttäjien työtä ja tehostaa prosesseja. Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) on tärkeä osa kokonaisvaltaista liiketoiminnan kehittämistä, joka lähtee organisaation Digian tietojärjestelmän prosessien kehittämispalvelut ovat toimi- visiosta ja strategiasta. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen ala- ja teknologiariippumattomia, vaikka palveluiden tuottamisessa on liiketoimintaprosessien johtamista ja keskeinen osa käyttäjä- ja hyödynnetäänkin Digian vahvaa toimialaosaamista ja kokemusta liiketoimintalähtöistä tietojärjestelmien kehittämistä. erilaisten teknologioiden toimittamisesta. Palvelut sovitetaan aina asiakastarpeeseen pyrkien hyödyntämään asiakkaalla mahdollises- Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoite on kuvata kehi- ti olevaa materiaalia ja kuvauksia. Tietojärjestelmän prosessien ke- tettävä tietojärjestelmä suhteessa siihen liittyviin liiketoimintapro- hittämisen yhteydessä Digia voi tarvittaessa tehdä esiselvityksiä ja sesseihin, käyttäjiin ja tietovirtoihin. Tietojärjestelmän prosessien suosituksia asiakkaalle parhaiten soveltuvista, prosesseja automa- kehittäminen on osa prosesseja tukevien tietojärjestelmien kehittä tisoivista tietojärjestelmäratkaisuista. mis- ja integrointihankkeita, joissa tavoitteena on prosessien autoDigian liiketoimintaprosessien johtamispalvelut on jaettu kolmeen osaan: ▶ Liiketoimintaprosessien kehittämispalvelu, jossa tavoitteena on valittujen liiketoimintaprosessien kehittäminen, prosessissa tunnistettujen haasteiden ja ongelmien ratkaiseminen sekä tavoiteprosessien kuvaaminen. ▶ Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen, joka sopii tilantee seen, jossa on tunnistettu tarve tietyn prosessia tukevan tieto järjestelmän kehittämiselle ja halutaan kuvata tietojärjestelmän toimintaperiaatteet. ▶ Tekniset BPM-palvelut ja prosessien ajoympäristöt (BPP = business process platform) sekä niihin liittyvien työnkulkujen Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) kuvaaminen. Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 2 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus Tässä palvelukuvauksessa kuvataan tietojärjestelmän prosessien eri ratkaisuvaihtoehtojen vertaamista ja kilpailuttamista. Lisäksi kehittämispalvelun sisältö. Tarve uudelle tietojärjestelmälle ja sii- tavoitetilan prosessikuvaukset toimivat lähtökohtana ja tukimate- hen liittyvään tietojärjestelmän prosessien kehittämiseen on usein riaalina, kun tavoitetilan toimintatapoja jalkautetaan organisaatioon. tunnistettu liiketoimintaprosessien kehittämisen yhteydessä. Liiketoimintaprosessin kehittämispalvelu on kuvattu omassa palve- Usein oman työn ohessa tehty prosessien kehittämistyö etenee lukuvauksessa. hitaasti ja heikoin lopputuloksin. Ulkopuolelta ostettu palvelu säästää aikaa ja lopulta myös rahaa. Digian tarjoamat BPM-palvelut Tavoite mahdollistavat asiakkaan asiantuntijoiden keskittymisen oman Liiketoimintaprosessien johtamisen tavoitteena on lisätä organisaa- ydinliiketoimintansa kehittämiseen. tion kykyä vastata asiakkaiden tarpeisiin ja muuttuviin markkinoihin sekä parantaa organisaation tehokkuutta ja prosessien läpinäkyvyyt- Digian asiantuntijat osaavat tuottaa oikeantasoiset kuvaukset, jotka tä. Lisäksi BPM:n tavoitteena on parantaa liiketoiminnan ja IT:n välistä palvelevat liiketoiminnan konkreettisia tarpeita. BPM-asiantuntijat yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa, mikä on haaste vastaavat kokonaisvaltaisesti BPM-hankkeen läpiviennistä monessa organisaatiossa. sopimuksen mukaan (workshopit, dokumentointi, työkalut jne.). Työssä hyödynnetään vahvaa toimialaosaamista ja alan parhaita Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen alkaa yleensä siitä, että käytäntöjä, jolloin laadukkaat lopputulokset saadaan aikaan organisaatiossa on tunnistettu esimerkiksi liiketoimintaprosessien nopeasti ja tehokkaasti. kehittämishankkeen yhteydessä tarve yhden tai useamman uuden tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseksi. Digia tarjoaa myös toimintamallit ja menetelmät prosessien ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen, mikä varmistaa tehokkaan Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoitteena on optimaa- muutosjohtamisen ja parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamisen listen tietojärjestelmän prosessikulkujen selvittäminen. Tarkoitus tehdystä prosessien kehitystyöstä. on tuottaa tavoitetilan kuvaukset tietojärjestelmän suorittamista toiminnoista ja niistä vastaavista toimijoista sekä tietojärjestelmän Lopputulokset yleisistä toimintaperiaatteista. Erityisesti tavoitteena on selvittää, Palvelun lopputulokset sovitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa. mitä käyttäjän suorittamia toimintoja voidaan tehostaa ja automati- Tyypillisesti tietojärjestelmän prosessien kehittämisen loppu- soida tietojärjestelmän avulla. Lisäksi tavoitteena on tunnistaa mui- tuloksena syntyy: den prosessien riippuvuudet sekä liittymät muihin tietojärjestelmiin. ▪ Karkean tason kuvaus nykytilan prosesseista, käytetyistä Tuotetut tavoitetilan kuvaukset toimivat lähtökohtana ja vaatimuk- ▪ Kuvaus tavoitetilan prosesseista (vuokaavio ja sanallinen sina uuden tietojärjestelmän hankinnassa tai olemassa olevan järjes- telmän kehittämisessä. Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen ▪ Lista tavoitetilan liiketoimintavaatimuksista sekä prosessien myös mahdollistaa kohdejärjestelmän rajaamisen riittävän selkeästi että tietojärjestelmien tehokkuuden arvioinnissa käytettävistä esim. järjestelmämäärittelyä varten. mittareista tietojärjestelmistä, mittareista ja kehitystarpeista prosessikuvaus) ja tietojärjestelmistä ▪ Yhteenveto asioista, jotka auttavat pääsemään nykytilasta Hyödyt tavoitetilaan Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen mahdollistaa tietojärjestelmien kehittämisen käyttäjä- ja liiketoimintalähtöisesti. Tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmät palvelevat ja tukevat Edellytykset ja vastuut liiketoimintaprosesseja parhaalla mahdollisella tavalla ja ovat linjassa liiketoimintastrategian ja tavoitteiden kanssa. Palvelun toteuttamisen edellytyksenä on, että on pystytty tunnistamaan ja rajaamaan tarve uuden tai olemassa olevan tietojärjes- Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen auttaa hahmottamaan telmän ja siihen liittyvien prosessien kehittämiseen. tietojärjestelmän käyttöä kokonaisuutena sekä analysoimaan järjestelmän käyttöön liittyviä pullokauloja ja riskejä. Prosessikuvauk- Asiakkaan vastuulla on tarjota tietojärjestelmän prosessien set kertovat konkreettisella tasolla, miten tavoitetilassa toimitaan . kehittämisen projektiin tarvittava liiketoiminnan asiantuntemus. Toimeksiannon luonteesta johtuen projekti edellyttää asiakkaalta Tavoitetilan prosessit luovat pohjan tietojärjestelmien kehittämi- merkittävää työpanosta. selle. Prosesseista voidaan suoraan johtaa tietojärjestelmälle asetettavia liiketoimintavaatimuksia sekä toiminnallisia ja ei-toimin- Digian asiantuntijat vastaavat työpajojen vetämisestä, lopputu- nallisia vaatimuksia, mikä helpottaa varsinaisen tietojärjestelmän losten dokumentoinnista sekä projektin läpiviemisestä sovitussa vaatimusmäärittelyn tekemistä. Prosessikuvaukset myös tukevat aikataulussa. Asiantuntijat tutustuvat tarjolla olevaan kirjalliseen Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 3 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus materiaaliin ja hyödyntävät kokemustaan aikaisemmista projek- detään työstämään eteenpäin yhdessä asiakkaan kanssa. Vaihees- teista. Asiakkaan asiantuntemusta kerätään työpajoissa ja työko- sa kuvataan kohdealueen ja sidosryhmien tavoitetila ja tavoitetilan kouksissa. prosessi sekä määritellään tärkeimmät liiketoimintavaatimukset. Palvelun toimitusprosessi ja menetelmät Vaiheen tavoitteena on kuvata tulevaisuuden toimintatapa sillä tasolla, että tietojärjestelmän prosessien kuvaamisesta voidaan jatkaa sujuvasti tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyyn. Kokonaiskuva Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen lähtee liikkeelle siitä, Tavoitetilan prosessien kuvaamisen lopputuloksena syntyvät ta- että on tunnistettu tarve uudelle tietojärjestelmän ja siihen liitty- voitetilan prosessikuvaukset (vuokaaviot ja sanalliset kuvaukset) vien prosessien kuvaamiseen ja kehittämiseen. Tietojärjestelmän riittävällä tarkkuustasolla, luettelo tietojärjestelmälle asetetuista prosessien kehittäminen sisältää viisi vaihetta. liiketoimintavaatimuksista sekä määrittely keskeisimmistä tietojärjestelmän tehokkuutta kuvaavista mittareista. Valmistelu Nykytilan kuvaaminen Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset Tietojärjestelmän prosessien kuvaamisen päätteeksi tehdään kehityssuunnitelma ja yhteenveto toimenpiteistä, joilla päästään ny- Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset Tavoitetilan prosessien kuvaaminen kytilasta tavoitetilaan. Tavoitteena on tunnistaa ja kuvata keskeiset elementit, jotka vaativat muutosta nykytilan ja tavoitetilan välillä ja jotka tulee huomioida tietojärjestelmien kehitystyössä. Kehityssuunnitelmaan kuvataan myös muutosalueiden keskinäiset riippuvuudet, Kuvausten ylläpito loogiset asiayhteydet ja ajalliset yhteydet. Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset toimivat pohjana tietojärjestelmän hankinnalle ja siihen liittyvälle projektin suunnittelulle. Valmistelu ja projektin käynnistäminen Valmisteluvaiheessa lopputuloksien perusteella tarkennetaan työ- Prosessikuvausten ylläpito suunnitelma ja eri vaiheiden tarkemmat tehtävät, tavoitteet, re- Tietojärjestelmän prosessikuvaukset elävät sekä tietojärjestel- surssit, aikataulu ja lopputulokset. Projektin aluksi järjestetään mäprojektin aikana että järjestelmän käyttöönoton jälkeen liiketoi- kick-off -tilaisuus, johon osallistuvat avainhenkilöt sekä asiakkaan minnan muuttuessa. On tärkeää, että prosessikuvausten käyttöön ja että toimittajan puolelta. ylläpitoon on määritelty malli, jossa on kuvattu ylläpidon vastuut ja toimintatavat. Ilman tätä prosessien kuvaaminen jää helposti kerta- Projektin aluksi projektiin osallistuville voidaan myös järjestää luontoiseksi. Kuvaukset hautautuvat usein mappeihin, kun ne eivät koulutustilaisuus liiketoimintaprosessien kehittämisestä ja pro- enää vastaa todellisuutta, eikä niitä voida hyödyntää esimerkiksi tie- sessien kuvaamisesta. tojärjestelmään liittyvän koulutuksen tukena. Nykytilan kuvaaminen Keskeinen osa tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektia on Nykytilan kuvaamisen tavoitteena on saada riittävän tarkka kuva tehdä suunnitelma prosessien jatkuvan kehityksen organisoinnista. nykytilan toiminnasta ja tunnistaa kehittämiskohteet ja vahvuu- Lisäksi Digia tarjoaa jatkuvana palveluna tukea prosessien kehityk- det. Nykytilan kuvaamisen yhteydessä myös määritetään toimin- sen organisointiin ja toteuttamiseen. nan kannalta keskeiset sidosryhmät. Nykytilan kuvaamisen aikana esiin nousseet kehitystarpeet priorisoidaan ja niistä yleensä johde- Ulkopuoliset asiantuntijat tuovat liiketoimintaprosessien jatkuvaan taan tavoitetilan liiketoimintavaatimuksia. kehittämiseen lisää tehokkuutta, varmuutta ja kokemusta eri menetelmien käytöstä, mikä takaa laadukkaat lopputulokset. Asiakas Nykytilan kuvaamisen lopputuloksena syntyvät nykytilan proses- voi keskittyä olennaiseen ilman, että päivittäinen liiketoiminta häi- sikuvaukset, karkean tason kuvaukset käytettävistä tietojärjestel- riintyy liikaa. mistä ja prosessien tietovirroista sekä lista kehittämiskohteista priorisoituna. Menetelmät ja välineet Digialla on käytössään prosessien kehittämiseen valmiit menetelmät Tavoitetilaprosessien kuvaaminen ja toimintamallit, jotka kattavat prosessien kehittämisen erityispiir- Digian asiantuntijat tekevät edeltävän vaiheen lopputulosten perus- teet eri osa-alueille ja mahdollistavat hallitun ja suunnitelmallisen teella ensimmäisen hahmotelman tavoitetilan prosesseista, jota läh- etenemisen. Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 4 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus Työpajat ovat keskeinen osa prosessien kehittämistä. Työpajat vie- ▪ Sisällönhallinta (ECM) dään läpi Digian asiantuntijan vetäminä hyödyntäen Digiassa hyväksi ▪ ICT-palvelujen hallinta havaittuja työpajakäytäntöjä. Tilanteen mukaan työpajoissa voidaan ▪ERP-järjestelmät käyttää erilaisia tiedonkeruutapoja ja -menetelmiä. Työpajojen lisäksi tietoja voidaan kerätä esimerkiksi kyselyiden avulla ja haastattele- Hinnoittelumalli malla avainhenkilöitä. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektin läpivienti on aina Prosessien kuvaamiseen voidaan käyttää asiakkaan tarpeiden ja toi- asiakaskohtainen. Käytettävä hinnoittelumalli sovitaan tarjousvai- veiden mukaan eri työvälineitä, esimerkiksi Microsoft Visio, QPR heessa. Samalla määritetään myös toimeksiannon laajuus ja aika- tai ARIS. Lisäksi työntuloksena syntyy tyypillisesti muuta kirjallista taulu. Tarvittaessa lopputulosten tarkkuustasoa ja työmääriä tar- dokumentaatiota. kennetaan projektin aikana. Miten liikkeelle Rajaukset Prosessien kehittäminen on aina tapauskohtaista ja lähtee liikkeelle Projektin alussa määritetään, mihin kokonaisuuteen ja tietojärjes- asiakkaan tarpeista. Digialla on valmiit menetelmät ja toimintamallit, telmiin toimeksianto rajataan. jotka mahdollistavat helpon ja nopean liikkeellelähdön. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä prosesseja Ennen projektin käynnistämistä asiantuntijamme tutustuu asiakkaan kuvataan toimeksiannossa rajattujen tietojärjestelmien näkökul- tarpeisiin ja lähtökohtiin. Tämän perusteella valitsemme asiakkaan masta. Liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaiseen kehittämiseen kanssa yhteistyössä tilanteeseen parhaiten soveltuvat palvelut ja Digia tarjoaa liiketoimintaprosessien kehittäminen –palvelua. lähestymistavat Digian BPM-palvelutarjonnasta ja laadimme ehdotuksen asiakkaalle sopivasta prosessien kehittämisprojektista Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä kuvataan (työsuunnitelma ja tarjoutuminen). Ehdotuksen avulla sovitaan työn tietojärjestelmälle asetetut liiketoimintavaatimukset. Varsinainen organisoinnista ja käynnistämisestä. tietojärjestelmän vaatimusmäärittely ja määrittely tapahtuu tämän Muut palvelut jälkeen. Prosessien kehittämistä voidaan tehdä hyvin erilaisista lähtökoh- Ennen prosessien kehittämisen käynnistämistä voidaan tehdä dista. Siten tietojärjestelmän prosessien kehittämishankkeen si- muutaman henkilötyöpäivän mittainen tarvekartoitus, jossa Digian sältö, tarkkuustaso ja työhön käytettävä aika sovitetaan tapauskoh- asiantuntijat arvioivat prosessien kehittämisen nykytilan ja tekevät taisesti asiakkaan tarpeeseen ja tilanteeseen. etenemisehdotuksen. Usein tietojärjestelmän projektien kehittämistä edeltää myös liike- Lisätietoja toimintaprosessien kehittämishanke, jossa on kuvattu yleisemmällä tasolla liiketoimintaprosessien tavoitetilaa ja tunnistettu tarve uu- Digia Oyj, [email protected] den tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseen. Teemu O. Virtanen, johtaja [email protected] Liiketoimintaprosessien kehittämisen tueksi Digia tarjoaa myös mui- p. 040 849 1159 ta liiketoimintakonsultoinnin palveluita. Näistä keskeisimpiä ovat: ▪ Tietojärjestelmien esiselvitykset ▪Kannattavuustarkastelut ▪ Yritysarkkitehtuurien kehittämispalvelut ▪ Tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyt ja määrittelyt ▪ Hankesuunnittelu ja johtaminen Digia tarjoaa myös asiakkaan liiketoimintaprosesseja tukevia ICTratkaisuja esimerkiksi seuraaville alueille: ▪ BPM-teknologiat, prosessien ajoympäristöt (BPP = business process platform) ja palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA) ▪ Järjestelmien integrointi ▪ Business Intelligence ja tietovarastointi Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 5