Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen

Digia Konsultointipalvelut
TIETOJÄRJESTELMÄN
PROSESSIEN
KEHITTÄMINEN
Palvelukuvaus
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus
TIETOJÄRJESTELMÄN PROSESSIEN
KEHITTÄMINEN
Palvelun yleiskuvaus
matisointi. Tavoitteena on löytää optimaaliset työnkulut, joissa kehitettävä järjestelmä voi tukea käyttäjien työtä ja tehostaa prosesseja.
Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) on tärkeä osa kokonaisvaltaista liiketoiminnan kehittämistä, joka lähtee organisaation
Digian tietojärjestelmän prosessien kehittämispalvelut ovat toimi-
visiosta ja strategiasta. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen
ala- ja teknologiariippumattomia, vaikka palveluiden tuottamisessa
on liiketoimintaprosessien johtamista ja keskeinen osa käyttäjä- ja
hyödynnetäänkin Digian vahvaa toimialaosaamista ja kokemusta
liiketoimintalähtöistä tietojärjestelmien kehittämistä.
erilaisten teknologioiden toimittamisesta. Palvelut sovitetaan aina
asiakastarpeeseen pyrkien hyödyntämään asiakkaalla mahdollises-
Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoite on kuvata kehi-
ti olevaa materiaalia ja kuvauksia. Tietojärjestelmän prosessien ke-
tettävä tietojärjestelmä suhteessa siihen liittyviin liiketoimintapro-
hittämisen yhteydessä Digia voi tarvittaessa tehdä esiselvityksiä ja
sesseihin, käyttäjiin ja tietovirtoihin. Tietojärjestelmän prosessien
suosituksia asiakkaalle parhaiten soveltuvista, prosesseja automa-
kehittäminen on osa prosesseja tukevien tietojärjestelmien kehittä
tisoivista tietojärjestelmäratkaisuista.
mis- ja integrointihankkeita, joissa tavoitteena on prosessien autoDigian liiketoimintaprosessien johtamispalvelut on jaettu kolmeen
osaan:
▶ Liiketoimintaprosessien kehittämispalvelu, jossa tavoitteena
on valittujen liiketoimintaprosessien kehittäminen, prosessissa
tunnistettujen haasteiden ja ongelmien ratkaiseminen sekä
tavoiteprosessien kuvaaminen.
▶ Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen, joka sopii tilantee seen, jossa on tunnistettu tarve tietyn prosessia tukevan tieto
järjestelmän kehittämiselle ja halutaan kuvata tietojärjestelmän
toimintaperiaatteet.
▶ Tekniset BPM-palvelut ja prosessien ajoympäristöt (BPP =
business process platform) sekä niihin liittyvien työnkulkujen
Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM)
kuvaaminen.
Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com
2
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus
Tässä palvelukuvauksessa kuvataan tietojärjestelmän prosessien
eri ratkaisuvaihtoehtojen vertaamista ja kilpailuttamista. Lisäksi
kehittämispalvelun sisältö. Tarve uudelle tietojärjestelmälle ja sii-
tavoitetilan prosessikuvaukset toimivat lähtökohtana ja tukimate-
hen liittyvään tietojärjestelmän prosessien kehittämiseen on usein
riaalina, kun tavoitetilan toimintatapoja jalkautetaan organisaatioon.
tunnistettu liiketoimintaprosessien kehittämisen yhteydessä. Liiketoimintaprosessin kehittämispalvelu on kuvattu omassa palve-
Usein oman työn ohessa tehty prosessien kehittämistyö etenee
lukuvauksessa.
hitaasti ja heikoin lopputuloksin. Ulkopuolelta ostettu palvelu
säästää aikaa ja lopulta myös rahaa. Digian tarjoamat BPM-palvelut
Tavoite
mahdollistavat asiakkaan asiantuntijoiden keskittymisen oman
Liiketoimintaprosessien johtamisen tavoitteena on lisätä organisaa-
ydinliiketoimintansa kehittämiseen.
tion kykyä vastata asiakkaiden tarpeisiin ja muuttuviin markkinoihin
sekä parantaa organisaation tehokkuutta ja prosessien läpinäkyvyyt-
Digian asiantuntijat osaavat tuottaa oikeantasoiset kuvaukset, jotka
tä. Lisäksi BPM:n tavoitteena on parantaa liiketoiminnan ja IT:n välistä
palvelevat liiketoiminnan konkreettisia tarpeita. BPM-asiantuntijat
yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa, mikä on haaste
vastaavat kokonaisvaltaisesti BPM-hankkeen läpiviennistä
monessa organisaatiossa.
sopimuksen mukaan (workshopit, dokumentointi, työkalut jne.).
Työssä hyödynnetään vahvaa toimialaosaamista ja alan parhaita
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen alkaa yleensä siitä, että
käytäntöjä, jolloin laadukkaat lopputulokset saadaan aikaan
organisaatiossa on tunnistettu esimerkiksi liiketoimintaprosessien
nopeasti ja tehokkaasti.
kehittämishankkeen yhteydessä tarve yhden tai useamman uuden tai
olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseksi.
Digia tarjoaa myös toimintamallit ja menetelmät prosessien
ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen, mikä varmistaa tehokkaan
Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoitteena on optimaa-
muutosjohtamisen ja parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamisen
listen tietojärjestelmän prosessikulkujen selvittäminen. Tarkoitus
tehdystä prosessien kehitystyöstä.
on tuottaa tavoitetilan kuvaukset tietojärjestelmän suorittamista
toiminnoista ja niistä vastaavista toimijoista sekä tietojärjestelmän
Lopputulokset
yleisistä toimintaperiaatteista. Erityisesti tavoitteena on selvittää,
Palvelun lopputulokset sovitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa.
mitä käyttäjän suorittamia toimintoja voidaan tehostaa ja automati-
Tyypillisesti tietojärjestelmän prosessien kehittämisen loppu-
soida tietojärjestelmän avulla. Lisäksi tavoitteena on tunnistaa mui-
tuloksena syntyy:
den prosessien riippuvuudet sekä liittymät muihin tietojärjestelmiin.
▪ Karkean tason kuvaus nykytilan prosesseista, käytetyistä
Tuotetut tavoitetilan kuvaukset toimivat lähtökohtana ja vaatimuk-
▪ Kuvaus tavoitetilan prosesseista (vuokaavio ja sanallinen
sina uuden tietojärjestelmän hankinnassa tai olemassa olevan järjes-
telmän kehittämisessä. Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen
▪ Lista tavoitetilan liiketoimintavaatimuksista sekä prosessien
myös mahdollistaa kohdejärjestelmän rajaamisen riittävän selkeästi
että tietojärjestelmien tehokkuuden arvioinnissa käytettävistä
esim. järjestelmämäärittelyä varten.
mittareista
tietojärjestelmistä, mittareista ja kehitystarpeista
prosessikuvaus) ja tietojärjestelmistä
▪ Yhteenveto asioista, jotka auttavat pääsemään nykytilasta
Hyödyt
tavoitetilaan
Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen mahdollistaa tietojärjestelmien kehittämisen käyttäjä- ja liiketoimintalähtöisesti. Tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmät palvelevat ja tukevat
Edellytykset ja vastuut
liiketoimintaprosesseja parhaalla mahdollisella tavalla ja ovat
linjassa liiketoimintastrategian ja tavoitteiden kanssa.
Palvelun toteuttamisen edellytyksenä on, että on pystytty tunnistamaan ja rajaamaan tarve uuden tai olemassa olevan tietojärjes-
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen auttaa hahmottamaan
telmän ja siihen liittyvien prosessien kehittämiseen.
tietojärjestelmän käyttöä kokonaisuutena sekä analysoimaan järjestelmän käyttöön liittyviä pullokauloja ja riskejä. Prosessikuvauk-
Asiakkaan vastuulla on tarjota tietojärjestelmän prosessien
set kertovat konkreettisella tasolla, miten tavoitetilassa toimitaan .
kehittämisen projektiin tarvittava liiketoiminnan asiantuntemus.
Toimeksiannon luonteesta johtuen projekti edellyttää asiakkaalta
Tavoitetilan prosessit luovat pohjan tietojärjestelmien kehittämi-
merkittävää työpanosta.
selle. Prosesseista voidaan suoraan johtaa tietojärjestelmälle asetettavia liiketoimintavaatimuksia sekä toiminnallisia ja ei-toimin-
Digian asiantuntijat vastaavat työpajojen vetämisestä, lopputu-
nallisia vaatimuksia, mikä helpottaa varsinaisen tietojärjestelmän
losten dokumentoinnista sekä projektin läpiviemisestä sovitussa
vaatimusmäärittelyn tekemistä. Prosessikuvaukset myös tukevat
aikataulussa. Asiantuntijat tutustuvat tarjolla olevaan kirjalliseen
Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com
3
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus
materiaaliin ja hyödyntävät kokemustaan aikaisemmista projek-
detään työstämään eteenpäin yhdessä asiakkaan kanssa. Vaihees-
teista. Asiakkaan asiantuntemusta kerätään työpajoissa ja työko-
sa kuvataan kohdealueen ja sidosryhmien tavoitetila ja tavoitetilan
kouksissa.
prosessi sekä määritellään tärkeimmät liiketoimintavaatimukset.
Palvelun toimitusprosessi ja
menetelmät
Vaiheen tavoitteena on kuvata tulevaisuuden toimintatapa sillä tasolla, että tietojärjestelmän prosessien kuvaamisesta voidaan jatkaa
sujuvasti tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyyn.
Kokonaiskuva
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen lähtee liikkeelle siitä,
Tavoitetilan prosessien kuvaamisen lopputuloksena syntyvät ta-
että on tunnistettu tarve uudelle tietojärjestelmän ja siihen liitty-
voitetilan prosessikuvaukset (vuokaaviot ja sanalliset kuvaukset)
vien prosessien kuvaamiseen ja kehittämiseen. Tietojärjestelmän
riittävällä tarkkuustasolla, luettelo tietojärjestelmälle asetetuista
prosessien kehittäminen sisältää viisi vaihetta.
liiketoimintavaatimuksista sekä määrittely keskeisimmistä tietojärjestelmän tehokkuutta kuvaavista mittareista.
Valmistelu
Nykytilan
kuvaaminen
Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset
Tietojärjestelmän prosessien kuvaamisen päätteeksi tehdään kehityssuunnitelma ja yhteenveto toimenpiteistä, joilla päästään ny-
Kehityssuunnitelma ja
toimenpidesuositukset
Tavoitetilan
prosessien
kuvaaminen
kytilasta tavoitetilaan. Tavoitteena on tunnistaa ja kuvata keskeiset
elementit, jotka vaativat muutosta nykytilan ja tavoitetilan välillä ja
jotka tulee huomioida tietojärjestelmien kehitystyössä. Kehityssuunnitelmaan kuvataan myös muutosalueiden keskinäiset riippuvuudet,
Kuvausten
ylläpito
loogiset asiayhteydet ja ajalliset yhteydet.
Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset toimivat pohjana tietojärjestelmän hankinnalle ja siihen liittyvälle projektin suunnittelulle.
Valmistelu ja projektin käynnistäminen
Valmisteluvaiheessa lopputuloksien perusteella tarkennetaan työ-
Prosessikuvausten ylläpito
suunnitelma ja eri vaiheiden tarkemmat tehtävät, tavoitteet, re-
Tietojärjestelmän prosessikuvaukset elävät sekä tietojärjestel-
surssit, aikataulu ja lopputulokset. Projektin aluksi järjestetään
mäprojektin aikana että järjestelmän käyttöönoton jälkeen liiketoi-
kick-off -tilaisuus, johon osallistuvat avainhenkilöt sekä asiakkaan
minnan muuttuessa. On tärkeää, että prosessikuvausten käyttöön ja
että toimittajan puolelta.
ylläpitoon on määritelty malli, jossa on kuvattu ylläpidon vastuut ja
toimintatavat. Ilman tätä prosessien kuvaaminen jää helposti kerta-
Projektin aluksi projektiin osallistuville voidaan myös järjestää
luontoiseksi. Kuvaukset hautautuvat usein mappeihin, kun ne eivät
koulutustilaisuus liiketoimintaprosessien kehittämisestä ja pro-
enää vastaa todellisuutta, eikä niitä voida hyödyntää esimerkiksi tie-
sessien kuvaamisesta.
tojärjestelmään liittyvän koulutuksen tukena.
Nykytilan kuvaaminen
Keskeinen osa tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektia on
Nykytilan kuvaamisen tavoitteena on saada riittävän tarkka kuva
tehdä suunnitelma prosessien jatkuvan kehityksen organisoinnista.
nykytilan toiminnasta ja tunnistaa kehittämiskohteet ja vahvuu-
Lisäksi Digia tarjoaa jatkuvana palveluna tukea prosessien kehityk-
det. Nykytilan kuvaamisen yhteydessä myös määritetään toimin-
sen organisointiin ja toteuttamiseen.
nan kannalta keskeiset sidosryhmät. Nykytilan kuvaamisen aikana
esiin nousseet kehitystarpeet priorisoidaan ja niistä yleensä johde-
Ulkopuoliset asiantuntijat tuovat liiketoimintaprosessien jatkuvaan
taan tavoitetilan liiketoimintavaatimuksia.
kehittämiseen lisää tehokkuutta, varmuutta ja kokemusta eri menetelmien käytöstä, mikä takaa laadukkaat lopputulokset. Asiakas
Nykytilan kuvaamisen lopputuloksena syntyvät nykytilan proses-
voi keskittyä olennaiseen ilman, että päivittäinen liiketoiminta häi-
sikuvaukset, karkean tason kuvaukset käytettävistä tietojärjestel-
riintyy liikaa.
mistä ja prosessien tietovirroista sekä lista kehittämiskohteista
priorisoituna.
Menetelmät ja välineet
Digialla on käytössään prosessien kehittämiseen valmiit menetelmät
Tavoitetilaprosessien kuvaaminen
ja toimintamallit, jotka kattavat prosessien kehittämisen erityispiir-
Digian asiantuntijat tekevät edeltävän vaiheen lopputulosten perus-
teet eri osa-alueille ja mahdollistavat hallitun ja suunnitelmallisen
teella ensimmäisen hahmotelman tavoitetilan prosesseista, jota läh-
etenemisen.
Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com
4
Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen | Palvelukuvaus
Työpajat ovat keskeinen osa prosessien kehittämistä. Työpajat vie-
▪ Sisällönhallinta (ECM)
dään läpi Digian asiantuntijan vetäminä hyödyntäen Digiassa hyväksi
▪ ICT-palvelujen hallinta
havaittuja työpajakäytäntöjä. Tilanteen mukaan työpajoissa voidaan
▪ERP-järjestelmät
käyttää erilaisia tiedonkeruutapoja ja -menetelmiä. Työpajojen lisäksi
tietoja voidaan kerätä esimerkiksi kyselyiden avulla ja haastattele-
Hinnoittelumalli
malla avainhenkilöitä.
Tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektin läpivienti on aina
Prosessien kuvaamiseen voidaan käyttää asiakkaan tarpeiden ja toi-
asiakaskohtainen. Käytettävä hinnoittelumalli sovitaan tarjousvai-
veiden mukaan eri työvälineitä, esimerkiksi Microsoft Visio, QPR
heessa. Samalla määritetään myös toimeksiannon laajuus ja aika-
tai ARIS. Lisäksi työntuloksena syntyy tyypillisesti muuta kirjallista
taulu. Tarvittaessa lopputulosten tarkkuustasoa ja työmääriä tar-
dokumentaatiota.
kennetaan projektin aikana.
Miten liikkeelle
Rajaukset
Prosessien kehittäminen on aina tapauskohtaista ja lähtee liikkeelle
Projektin alussa määritetään, mihin kokonaisuuteen ja tietojärjes-
asiakkaan tarpeista. Digialla on valmiit menetelmät ja toimintamallit,
telmiin toimeksianto rajataan.
jotka mahdollistavat helpon ja nopean liikkeellelähdön.
Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä prosesseja
Ennen projektin käynnistämistä asiantuntijamme tutustuu asiakkaan
kuvataan toimeksiannossa rajattujen tietojärjestelmien näkökul-
tarpeisiin ja lähtökohtiin. Tämän perusteella valitsemme asiakkaan
masta. Liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaiseen kehittämiseen
kanssa yhteistyössä tilanteeseen parhaiten soveltuvat palvelut ja
Digia tarjoaa liiketoimintaprosessien kehittäminen –palvelua.
lähestymistavat Digian BPM-palvelutarjonnasta ja laadimme ehdotuksen asiakkaalle sopivasta prosessien kehittämisprojektista
Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä kuvataan
(työsuunnitelma ja tarjoutuminen). Ehdotuksen avulla sovitaan työn
tietojärjestelmälle asetetut liiketoimintavaatimukset. Varsinainen
organisoinnista ja käynnistämisestä.
tietojärjestelmän vaatimusmäärittely ja määrittely tapahtuu tämän
Muut palvelut
jälkeen.
Prosessien kehittämistä voidaan tehdä hyvin erilaisista lähtökoh-
Ennen prosessien kehittämisen käynnistämistä voidaan tehdä
dista. Siten tietojärjestelmän prosessien kehittämishankkeen si-
muutaman henkilötyöpäivän mittainen tarvekartoitus, jossa Digian
sältö, tarkkuustaso ja työhön käytettävä aika sovitetaan tapauskoh-
asiantuntijat arvioivat prosessien kehittämisen nykytilan ja tekevät
taisesti asiakkaan tarpeeseen ja tilanteeseen.
etenemisehdotuksen.
Usein tietojärjestelmän projektien kehittämistä edeltää myös liike-
Lisätietoja
toimintaprosessien kehittämishanke, jossa on kuvattu yleisemmällä
tasolla liiketoimintaprosessien tavoitetilaa ja tunnistettu tarve uu-
Digia Oyj, [email protected]
den tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseen.
Teemu O. Virtanen, johtaja
[email protected]
Liiketoimintaprosessien kehittämisen tueksi Digia tarjoaa myös mui-
p. 040 849 1159
ta liiketoimintakonsultoinnin palveluita. Näistä keskeisimpiä ovat:
▪ Tietojärjestelmien esiselvitykset
▪Kannattavuustarkastelut
▪ Yritysarkkitehtuurien kehittämispalvelut
▪ Tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyt ja määrittelyt
▪ Hankesuunnittelu ja johtaminen
Digia tarjoaa myös asiakkaan liiketoimintaprosesseja tukevia ICTratkaisuja esimerkiksi seuraaville alueille:
▪ BPM-teknologiat, prosessien ajoympäristöt (BPP = business
process platform) ja palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA)
▪ Järjestelmien integrointi
▪ Business Intelligence ja tietovarastointi
Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com
5