Liiketoimintaprosessien kehittäminen
Digia Konsultointipalvelut LIIKETOIMINTAPROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelukuvaus Liiketoimintaprosessien kehittäminen | Palvelukuvaus LIIKETOIMINTAPROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelun yleiskuvaus Digian liiketoimintaprosessien johtamispalvelut on jaettu kolmeen Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) on tärkeä osa kokonais- ▶ Liiketoimintaprosessien kehittämispalvelu, jossa tavoitteena on valtaista liiketoiminnan kehittämistä, joka lähtee organisaation vi- valittujen liiketoimintaprosessien kehittäminen, prosessissa tun- siosta ja strategiasta. BPM:n avulla pyritään kuvamaan ylätasolla nistettujen haasteiden ja ongelmien ratkaiseminen sekä tavoite- rajapinnat ja riippuvuudet prosessin kaikkien toimijoiden, ihmisten, prosessien kuvaaminen. osaan: informaation ja tietojärjestelmien suhteen. Usein BPM-hankkeet sisältyvät tai johtavat prosesseja tukevien tietojärjestelmien kehittä- ▶ Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen, joka sopii tilantee- mis- ja integrointihankkeisiin, joilla pyritään esimerkiksi automati- seen, jossa on tunnistettu tarve tietyn prosessia tukevan tieto- soimaan prosesseja. järjestelmän kehittämiselle ja halutaan kuvata tietojärjestelmän toimintaperiaatteet. Digian liiketoimintaprosessien kehittämisen palvelut ovat toimiala- ja teknologiariippumattomia. Palveluista voidaan valita kuhunkin asia- ▶ Tekniset BPM-palvelut ja prosessien ajoympäristöt (BPP kas tarpeeseen parhaiten soveltuvat palvelut ja hyödyntää asiak- =business process platform) sekä niihin liittyvien työnkulkujen kaiden olemassa olevia tietojärjestelmiä. Tarvittaessa Digia voi teh- kuvaaminen. dä esiselvityksiä tai suosituksia asiakkaalle parhaiten soveltuvista BPM-järjestelmistä sekä hyödyntää Digian vahvaa kumppaniverkos- Tässä palvelukuvauksessa kuvataan liiketoimintaprosessien kehit- toa järjestelmien toimittamisessa. tämispalvelun sisältö. Tietojärjestelmän prosessien kehittämispalvelu on esitetty omassa palvelukuvauksessa. Liiketoimintaprosessien kehittäminen Tavoite Liiketoimintaprosessit ovat aina asiakaslähtöisiä. Liiketoimintapro- Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen sessien kehittäminen tuo asiakasnäkökulman konkreettisesti mukaan organisaation liiketoiminnan ja tietojärjestelmien kehittämistyöhön. Liiketoimintaprosessien johtamisen tavoitteena on lisätä organisaation kykyä vastata asiakkaiden tarpeisiin ja muuttuviin markkinoihin Tekniset BPM-palvelut (ketteryys) sekä parantaa organisaation tehokkuutta ja prosessien läpinäkyvyyttä. Lisäksi BPM:n tavoitteena on parantaa liiketoi- Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 2 Liiketoimintaprosessien kehittäminen | Palvelukuvaus minnan ja IT:n välistä yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttami- Digia tarjoaa myös toimintamallit ja menetelmät prosessien sessa, mikä on haaste monessa organisaatiossa. ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen, mikä varmistaa tehokkaan muutosjohtamisen ja parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamisen Nykyään prosessit eivät toimi pelkästään oman organisaation sisällä, tehdystä prosessien kehitystyöstä. vaan eri sidosryhmät ovat prosessin kannalta merkittäviä toimijoita. Kumppanit ja alihankkijat voivat vastata jostain prosessin toiminnois- Lopputulokset ta ja prosessien ulkoistaminen on jatkuvassa kasvussa. Sidosryhmien Palvelun lopputulokset sovitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa. välisen yhteistyön ja tietojen välityksen tulee olla saumatonta, mikä Tyypillisesti liiketoimintaprosessien kehittämisen lopputuloksena nostaa prosessien ja niihin liittyvien tietojärjestelmien kehittämis- syntyy: työn vaatimustasoa ja tärkeyttä. ▪ Analyysi nykyisistä liiketoimintaprosesseista sekä niiden Prosessien kehittämisen yleinen tavoite on organisaation ketteryy- tarpeista den lisääminen. Avain siihen on yhtenäisten BPM-kehittämismene- ▪ Tavoitetilan prosessikaaviot, joista ilmenevät prosessiin telmien, standardien ja työkalujen hallittu käyttö sekä hyvin johdettu osallistuvat toimijat ja heidän vastuunsa sekä keskinäiset kehitysorganisaatio. Tänä päivänä olennainen osa liiketoimintapro- tietovirrat, prosessissa käytettävät tietojärjestelmät ja sessien johtamista ja kehittämistä ovat erilaiset BPM-järjestelmät rajapinnat muihin prosesseihin (BPM Suite). BPM-järjestelmät mahdollistavat liiketoimintaproses- ▪ BPM-kehityssuunnitelma, jossa määritetään tavoitteet, sien mallintamisen ja johtamisen liiketoiminnan näkökulmasta sekä resurssit, toimenpiteet, menetelmät ja työkalut (BPM- prosessien automatisoinnin ja tehokkaan mittaamisen IT:n näkökul- järjestelmät), joilla prosessien kehittämistyötä tehdään masta. ▪ Karkean tason tiekartta (Road Map), jossa kuvataan laadusta, tehokkuudesta, käytetyistä mittareista ja muutos- prosessien kehittämisen ja liittyvien palveluiden ja Hyödyt järjestelmien kehitystyön eteneminen Digian tarjoamat liiketoimintaprosessien kehittämispalvelut ▪ Suunnitelma prosessien jatkuvan kehityksen organisoimisesta. mahdollistavat liiketoiminnan mukauttamisen vastaamaan nopeasti nykymaailman muuttuviin tarpeisiin. Suunnitelmassa määritetään roolit ja vastuut prosessien kehittämisestä ja jatkuvasta mittaamisesta sekä muutoksen- hallinnasta saadut suurimmat hyödyt Liiketoimintaprosessien kehittäminen auttaa hahmottamaan koko arvoketjun kokonaisuutena. Prosessien analysointi sekä pullon- Edellytykset ja vastuut kaulojen, riskien ja keskeisten osaamistarpeiden tunnistaminen edesauttavat prosessien ja palveluiden tuottavuuden kehittymistä. Liiketoiminnan ja liiketoimintaprosessien kehittäminen tulee olla si- Tavoitteena on löytää tehokkaimmat toimintatavat ja tietojärjestel- doksissa organisaation strategiaan ja asetettuihin tavoitteisiin. On mäpalvelut, joilla vastata liiketoiminnan haasteisiin. erittäin tärkeää, että organisaation ydinprosessien omistajat, ylin johto, ovat sitoutuneita liiketoimintaprosessien kehityshankkeisiin. Prosessien kehittäminen myös tehostaa liiketoiminnan organisoin- He antavat suunnan ja uskottavuuden kehitystyölle. tia. Se auttaa eri sidosryhmien roolien ja vastuiden määrittämisessä, prosessien välisistä rajapinnoista sopimisessa ja IT-järjestelmien Asiakkaan vastuulla on tarjota liiketoimintaprosessien kehittämi- kehittämisessä kokonaisvaltaisesti. Samalla organisaation sisäinen sen projektin käyttöön liiketoiminnan asiantuntemus, jota tarvitaan yhteistyö lisääntyy siirryttäessä toiminto- ja yksikkökeskeisestä projektin toteutukseen. Toimeksiannon luonteesta johtuen projekti ajattelusta kohti prosessiohjattua toimintatapaa. edellyttää asiakkaalta merkittävää työpanosta. Usein oman työn ohessa tehty BPM-kehitystyö etenee hitaasti ja hei- Digian asiantuntijat vastaavat työpajojen vetämisestä, lopputulos- koin lopputuloksin. Ulkopuolelta ostettu palvelu säästää aikaa ja ra- ten dokumentoinnista sekä projektin läpiviemisestä sovitussa aika- haa. Digian tarjoamat BPM-palvelut mahdollistavat asiakkaan asian- taulussa. Asiantuntijat tutustuvat tarjolla olevaan kirjalliseen ma- tuntijoiden keskittymisen oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen. teriaaliin ja hyödyntävät kokemustaan aikaisemmista projekteista. Asiakkaan asiantuntemusta kerätään työpajoissa ja työkokouksissa. Digian asiantuntijoilla on ymmärrys tuottaa oikeantasoiset kuvaukset, jotka palvelevat liiketoiminnan konkreettisia tarpeita. BPM-asiantuntijat vastaavat kokonaisvaltaisesti BPM-hankkeen Palvelun toimitusprosessi ja menetelmät läpiviennistä sopimuksen mukaan (workshopit, dokumentointi, työkalut jne.). Työssä hyödynnetään vahvaa toimialaosaamista ja Kokonaiskuva alan parhaita käytäntöjä, jolloin laadukkaat lopputulokset saadaan Liiketoimintaprosessien kehittäminen lähtee liikkeelle strategiasta aikaan nopeasti ja tehokkaasti. johdettujen liiketoiminnallisten tavoitteiden asettamisella proses- Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 3 Liiketoimintaprosessien kehittäminen | Palvelukuvaus sien kehittämiselle ja kehittämishankkeelle. Prosessien kehittäminen lähdetään työstämään eteenpäin yhdessä asiakkaan kanssa. Näin jakautuu kuvan mukaisesti viiteen vaiheeseen. päästään parhaiten liikkeelle ja pureudutaan suoraan asiaan. Aluksi rajataan, kuinka kauas tulevaisuuteen tavoitetila määritetään. Lisäksi otetaan huomioon, onko toimialalla tulossa merkittäviä muu- Tavoitteiden asettaminen toksia, esimerkiksi lainsäädännössä. Olennaista on myös tunnistaa, miten tietojärjestelmät voivat parantaa prosessien tehokkuutta tulevaisuudessa. Tavoitetilan kuvaamisen yhteydessä määritellään Prosessien nykytilan ja tarpeiden läpikäynti Jatkuva kehitys myös prosessien mittarit, joiden avulla voidaan tulevaisuudessa seurata ja ohjata prosessien laatua ja tehokkuutta paremmin. Road Mapin suunnittelu ja tulosten esittely Kun tavoitetilan prosessit on määritelty, suunnitellaan useamman Road map tavoitetilaan pääsemiseksi Tavoitetilan prosessien määrittely vuoden päähän ulottuva tiekartta (Road Map), jossa kuvataan karkealla tasolla, kuinka palveluja ja järjestelmiä kehitetään. Keskeinen tehtävä on linkittää liiketoiminta ja järjestelmäkehitys toisiinsa. Tavoitetilan prosessista tunnistetaan uudet tai muutosta vaativat Projektin tavoitteiden tarkentaminen ja projektin käyn- osat, ja kunkin osan toteuttamisen edellyttämät jatkotoimenpiteet nistäminen kuvataan lyhyesti. Lisäksi arvioidaan eri toimenpiteiden tärkeys, ku- Projektin alussa tarkennetaan projektin tavoitteet ja viimeistellään vataan jatkotoimenpiteiden muodostama kokonaisuus ja aikataulu projektisuunnitelma asiakkaan ja toimittajan yhteistyönä. Projektin yleisesti, sekä määritellään toimenpiteiden toteuttamisen vastuut aluksi järjestetään kick-off -tilaisuus, johon osallistuvat avainhenki- karkeasti. löt sekä asiakkaan että toimittajan puolelta. Tässä vaiheessa on tärkeää, että keskeiset tulokset esitellään Projektin aluksi projektiin osallistuville voidaan myös järjestää kou- asiakkaan avainhenkilöille, jotta varmistetaan prosessien kehityksen lutustilaisuus liiketoimintaprosessien kehittämisestä ja prosessien jatkuminen ja organisointi myös jatkossa. kuvaamisesta. Prosessien jatkuva kehitys ja hallinta Nykytilanteen ja tarpeiden läpikäyminen Monissa prosessitutkimuksissa on todettu, että prosessien kehittä- Varsinainen liiketoimintaprosessien kehittäminen käynnistyy ny- misen suurin haaste on prosessien jalkauttaminen ja prosessien jat- kyisten liiketoimintaprosessien ja niihin liittyvien tarpeiden kartoit- kuvan kehittämisen tason saavuttaminen. Perinteisesti prosessien tamisella ja läpikäynnillä. Tavoitteena on selvittää, missä ollaan ja kehittämishankkeet on tehty projektiluontoisesti oman työn ohel- mihin halutaan päästä. Jo olemassa olevat kuvaukset käydään läpi la. Projektit on koettu raskaiksi ja lopputulokset ovat hautautuneet ja päivitetään tarpeen vaatiessa. Mikäli nykytilan prosesseja ei ole mappeihin. Varsinaiset muutokset organisaation toimintaan ovat kuvattu aikaisemmin, kuvataan ne karkealla tasolla. Jos ei ole tietoa jääneet toteutumatta. nykyisten prosessien kulusta, niihin sitoutuvista resursseista ja lopputuloksista, on lähes mahdotonta määritellä prosessin tavoitetilaa Pelkkä prosessien kuvaaminen projektiluontoisesti ja uuden järjes- ja tulevaisuuden tavoitteita. telmän käyttöönotto ei kanna pitkälle. Prosessien johtaminen ja kehittäminen on pitkäjänteistä työtä ja se vaatii kurinalaisuutta organi- Vaiheen tavoitteena on saada kokonaiskäsitys prosessien nykytilas- saatiolta. Liiketoimintaprosessien kehittäminen vaatii paljon aikaa ja ta sekä niihin liittyvistä haasteista ja kehittämiskohteista. Keskeinen paneutumista, mutta samalla on hoidettava myös arkirutiinit. tehtävä on prosessien sidosryhmien tunnistaminen ja heidän välillään kulkevien tietovirtojen kartoittaminen. Vaiheen aikana kerätään Keskeinen osa prosessien kehittämisprojektia on tehdä suunnitelma tietoa ennakoitavissa olevista muutostarpeista sekä tunnistetaan prosessien jatkuvan kehityksen organisoinnista. Lisäksi Digia tar- olemassa olevien prosessien vahvuudet myöhempää analysointia joaa jatkuvana palveluna tukea prosessien kehityksen organisointiin varten. Lisäksi selvitetään, kuinka nykyprosessien laatua, asiakas- ja toteuttamiseen. tyytyväisyyttä ja kustannustehokkuutta mitataan. Ulkopuoliset asiantuntijat tuovat liiketoimintaprosessien jatkuvaan Tavoitetilaprosessien määrittely kehittämiseen lisää tehokkuutta, varmuutta ja kokemusta eri me- Digian asiantuntijat tekevät edeltävän vaiheen lopputulosten perus- netelmien käytöstä, mikä takaa laadukkaat lopputulokset. Asiakas teella ensimmäisen hahmotelman tavoitetilan prosesseista, joita voi keskittyä olennaiseen päivittäisen liiketoiminnan häiriintymättä. Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 4 Liiketoimintaprosessien kehittäminen | Palvelukuvaus Menetelmät ja välineet Digia myös tarjoaa asiakkaan liiketoimintaprosesseja tukevia ICT- Digialla on käytössään liiketoimintaprosessien kehittämiseen valmiit ratkaisuja esimerkiksi seuraavilla alueilla: menetelmät ja toimintamallit, jotka kattavat prosessien kehittämisen ▪ BPM-teknologiat, prosessien ajoympäristöt (BPP=business erityispiirteet eri osa-alueilla ja mahdollistavat hallitun ja suunnitel- mallisen etenemisen. ▪ Järjestelmien integrointi process platform) ja palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA) ▪ Business Intelligence ja tietovarastointi Työpajat ovat keskeinen osa prosessien kehittämistä. Työpajat vie- ▪ Sisällönhallinta (ECM) dään läpi Digian asiantuntijan vetäminä, hyödyntäen Digiassa hyväksi ▪ ICT-palvelujen hallinta havaittuja työpajakäytäntöjä. Tilanteen mukaan työpajoissa voidaan ▪ERP-järjestelmät käyttää erilaisia tiedonkeruutapoja ja -menetelmiä. Työpajojen lisäksi tietoja voidaan kerätä esimerkiksi kyselyiden avulla ja haastattele- Hinnoittelumalli malla avainhenkilöitä. Liiketoimintaprosessien kehittämisprojektin läpivienti on aina asiaProsessien kuvaamiseen voidaan käyttää asiakkaan tarpeiden ja kaskohtainen. Käytettävä hinnoittelumalli sovitaan tarjousvaihees- toiveiden mukaan eri työvälineitä, esimerkiksi Microsoft Visio, QPR sa. Samalla määritetään myös toimeksiannon laajuus ja aikataulu. ProcessGuide tai ARIS Business Architect. Lisäksi työn tuloksena Tarvittaessa lopputulosten tarkkuustasoa ja työmääriä tarkenne- syntyy tyypillisesti muuta kirjallista dokumentaatiota. taan projektin aikana. Miten liikkeelle Rajaukset Liiketoiminnan prosessien kehittäminen on aina tapauskohtaista Projektin alussa määritetään, mihin kokonaisuuteen ja liiketoimin- ja lähtee liikkeelle asiakkaan tarpeista. Digialla on valmiit menetel- taprosesseihin toimeksianto rajataan. mät ja toimintamallit, jotka mahdollistavat helpon ja nopean liikkeellelähdön. Liiketoimintaprosessien kehittäminen ei tyypillisesti sisällä tarkan tason määrittelyä toteutettavista tietojärjestelmistä, vaan aino- Ennen projektin käynnistämistä asiantuntijamme tutustuu asiakkaan astaan tietojärjestelmien karkean tason liiketoimintavaatimusten tarpeisiin ja lähtökohtiin. Tämän perusteella valitsemme asiakkaan määrittelyn. Liiketoimintaprosessien kehittämisen palvelu ei myös- kanssa yhteistyössä tilanteeseen parhaiten soveltuvat palvelut ja kään sisällä yksittäisen tietojärjestelmän käytön kuvaamista, vaan lähestymistavat Digian BPM-palvelutarjonnasta ja laadimme ehdo- tähän tarkoitukseen Digialla on tarjolla oma palvelu, tietojärjestel- tuksen asiakkaalle sopivasta liiketoimintaprosessien kehittämispro- män prosessien kuvaaminen. jektista (työsuunnitelma ja tarjoutuminen). Ehdotuksen avulla sovitaan työn organisoinnista ja käynnistämisestä. Muut palvelut Prosessien kehittämistä voidaan tehdä hyvin erilaisista lähtökohdista. Siten liiketoimintaprosessien kehittämishankkeen sisältö, tarkkuustaso ja työhön käytettävä aika sovitetaan tapauskohtaisesti asiakkaan tarpeeseen ja tilanteeseen. Ennen prosessien kehittämisen käynnistämistä voidaan tehdä muutaman henkilötyöpäivän mittainen tarvekartoitus, jossa Digian Lisätietoja asiantuntijat arvioivat prosessien kehittämisen nykytilan ja tekevät etenemisehdotuksen. Digia Oyj, [email protected] Teemu O. Virtanen, johtaja Liiketoimintaprosessien kehittämisen tueksi Digia tarjoaa myös [email protected] muita liiketoimintakonsultoinnin palveluita. p. 040 849 1159 Näistä keskeisimpiä ovat: ▪ Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen ▪ Tietojärjestelmien esiselvitykset ▪Kannattavuustarkastelut ▪ Yritysarkkitehtuurien kehittämispalvelut ▪ Tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyt ▪ Hankesuunnittelu ja -johtaminen Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 Helsinki | Puh. 010 313 3000 | Fax. 010 313 3700 | Y-tunnus: 0831312-4 | www.digia.com 5
© Copyright 2024