Oikeat askeleet ERP-hankintaan | Digia Oyj Oikeat askeleet ERP-hankintaan Valitse kokenut kumppani Varmista lähtökohdat - Mieti, mitä haluat saada aikaan Kalliiseen ja vaikeaan hankkeeseen ei kannata lähteä, jos tarve on epäselvä Useimmissa pieleen menneissä järjestelmäprojekteissa on epäonnistuttu jo hankkeen valmisteluissa. Hankkeen tavoitteenasetanta on ollut epäselvä, tai jokin muu onnistumisen edellytys on puuttunut alusta alkaen. Tästä syystä tärkein etappi matkalla onnistuneeseen ERPimplementointiin on hankkeen kunnollinen valmistelu: määritä liiketoimintatarve ja hankkeen tavoite, varmista riittävät omat resurssit ja johdon tuki. Liiketoiminnallinen tarve järjestelmälle tulee kristallisoida. Mieti, mitä yritetään saada aikaan. Yleisimpiä tavoitteita on kasvattaa yrityksen liikevaihtoa tai kannattavuutta, tai joissain tapauksissa ainoastaan korvata vanha järjestelmä uudella. Kaikissa tapauksissa kannattaa haastaa hankkeen hyödyllisyys – voitaisiinko samat tavoitteet saavuttaa helpommin jollain toisella tavalla. Esimerkiksi henkilöstöä lisäämällä, tai vanhan järjestelmän käyttöikää jatkamalla. Näin pystytään rakentamaan business-case – järjestelmähankkeen takaisinmaksulaskelma vertailukohtineen. Valmisteluvaiheessa kannattaa myös laatia riskianalyysi. Mitä tapahtuu jos järjestelmän käyttöönotto myöhästyy? Entä jos hankkeen budjetti kaksinkertaistuu? Usein tehdään vain yksi ”paras” arvaus järjestelmän käyttöönoton kustannuksista ja aikataulusta. Yleensä kannattaisi tehdä realistinen best case – worst case vertailu. Jos näiden lopputulos on kovin kaukana toisistaan, hankkeessa on vielä liikaa tuntemattomia tekijöitä. Tällöin kannattaa aloittaa tuntemattomien tekijöiden muuttaminen tunnetuiksi, eli esimerkiksi määrittelemällä tavoitetilan tärkeimmät prosessit sillä tarkkuudella että niitä tukevasta järjestelmästä voidaan saada sitova tarjous. Sisäisten resurssien varmistaminen vaikuttaa itsestäänselvyydeltä. Kuitenkin, järjestelmähanke kuormittaa aina yrityksen avainresursseja, joilla on paljon muitakin vastuita ja velvollisuuksia. Myös, oman työn määrä yllättää aina. Sellaista kuin ”avaimet käteen ERP-projekti” ei ole olemassa, koska viime kädessä organisaatio vastaa aina järjestelmän käyttöönotosta ja soveltamisesta omaan toimintaansa – toimittaja vastaa parhaimmillaankin vain järjestelmän toimivuudesta. Viimeisimpänä, mutta ei vähäisempänä, on johdon tuki. Järjestelmähanketta valmistellessa sinun kannattaa kysyä, kuka yrityksen johtoryhmässä vastaa hankkeen onnistumisesta. Ellei tällaista tukipilaria löydy, hankkeen valmistelu kannattaa lopettaa siihen. Copyright © 2010, Digia Oyj Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 helsinki | Puh +358 (0)10 313 3000 | Fax 0403 073 700 | Y-tunnus: 083 1312-4 | www.digia.com 1 Oikeat askeleet ERP-hankintaan | Digia Oyj Se onnistuu mitä mitataan Kannattaisiko mitata ERP-järjestelmän implementoinnin onnistumista yrityksen prosessien toimivuutta mittaamalla, tai jopa yrityksen tunnuslukuja mittaamalla? Kun tarve on tunnistettu, hankkeelle tulee asettaa mitattavat tavoitteet, ja myös mitata tavoitteiden onnistumista hankkeen edetessä. Tavoitteita asetettaessa sinun tulee kysyä itseltäsi, mikä juuri sinun liiketoiminnassasi on tärkeää. Onko esimerkiksi tärkeää, että tietojärjestelmäprojekti valmistuu täsmälleen sinä päivänä, kun yrityksen johtoryhmä päätti kaksi vuotta aikaisemmin tai eurolleen budjetissa. Vai onko sinun liiketoiminnallesi tärkeää, että yrityksesi voi toteuttaa hyväksyttyä strategiaa, yrityksen liikevaihto kasvaa ja kannattavuus paranee strategian mukaisesti. Oikein asetettu päätavoite on usein kaukana ja korkealla, esimerkiksi koko yrityksen kannattavuuden parantaminen. On hyvä että hankkeen tavoitteet ovat isoja, mutta mitattavuuden vuoksi tällaiset tavoitteet tulee purkaa osatavoitteiksi. Esimerkiksi tavoite: kannattavuuden parantaminen 10% • Kannattavuus paranee kun tuotantoprosessia tehoste- taan • Tuotantoprosessi tehostuu kun osia ei tarvitse odotella, vaan tuotanto voi toimia keskeytyksettä alusta loppuun • Osia ei tarvitse odotella, jos järjestelmä varmistaa tuotteiden tilauksen automaattisesti, tarvelaskennan perusteella • Järjestelmävaatimus: järjestelmässä tulee olla ostoon kytketty tarvelaskenta, ja sen on tuettava yrityksen tilaus-toimitusprosessia On huomattava, että ”kannattavuuden parantaminen” ei ole tavoite. ”Kannattavuuden parantaminen 10% (EBIT)” on tavoite, koska siinä on selvästi ilmaistu mitattava suure ja tavoitearvo. Vain selkeitä tavoitteita ja niiden toteutumista voidaan mitata. Järjestelmä tarpeen mukaan Kaikilla on erilaiset lähtötilanteet ja tarpeet.Oikea askellus kannattaa miettiä omista lähtökohdista Jos sinulla on kädessäsi vasara, kaikki ongelmat näyttävät nauloilta. Tällöin on kuitenkin vaarana, että ongelmaa lähdetään ratkaisemaan väärällä työkalulla. Varsinkin, jos asiaa tiedustelee ERP-toimittajalta, niin yleensä juuri tämän toimittajan ERP-ratkaisu on täsmälleen oikea apu vaivaan kuin vaivaan. Todellisuudessa on kuitenkin vasaroita, ruuvimeisseleitä ja jakoavaimia. Yksi järjestelmä palvelee parhaiten tietyntyyppisiä asiakkaita, toinen toisentyyppisiä, ja jossain tapauksessa ei kannata välttämättä vaihtaa koko järjestelmää, jos löytyy esimerkiksi toimialakohtainen best-ofbreed–ratkaisu juuri käsillä olevaan ongelmaan. Olemme Digiassa laatineet yksinkertaisen typologian, jossa ERP-järjestelmän hankintaa suunnittelevat yritykset on jaettu karkeasti kolmeen luokkaan. Nämä luokat voidaan tunnistaa tarpeen kautta, ja sopiva ratkaisumalli tarpeeseen johdetaan tätä kautta. Käytännön elämässä tarpeet ovat usein monimutkaisempia, ja ostaja saattaa tunnistaa itsensä useasta perustyypistä. Tällöin kannattaa palata alkuun, ja tärkeimmän liiketoimintatarpeen kirkastamiseen. Tunnista lähtötilanteesi. Seuraavalla sivulla esittelemme erilaisiin ostotarpeisiin sopivat ratkaisumallit. Toimitusjohtaja oli kuullut klubilla kollegaltaan, miten tämä oli saanut yrityksenä kuntoon hankkimalla uuden ERP-järjestelmän. Seuraavana päivänä töihin tultuaan hän komensi tietohallintojohtajaansa: ”Osta meille ERP” - Tuntematon CIO Copyright © 2010, Digia Oyj Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 helsinki | Puh +358 (0)10 313 3000 | Fax 0403 073 700 | Y-tunnus: 083 1312-4 | www.digia.com 2 Oikeat askeleet ERP-hankintaan | Digia Oyj Yksinkertaiset perustarpeet Lähtötilanne ”Minulla ei ole vielä mitään kunnon järjestelmää, tai vanhan järjestelmän tuki on loppunut. Etsin ERP-pakettia, joka kattaa yritykseni perustarpeet.” Tunnista yrityksesi ansaintalogiikka, ja etsi sitä parhaiten tukeva ratkaisu. Esivalmistelu Etsi itsesi kokoinen ja näköinen toimittaja. Tiedustele referenssejä vastaavista projekteista. Toimittaja Suurin ei aina ole kauneinta. Varmista toimittajan resurssit ja tuoteosaaminen. Ratkaisu Yrityksen ansaintalogiikkaa tukeva pakettiratkaisu, jolla riittävästi paikallisia referenssejä. Kannattaa harkita myös SaaS-pohjaista ratkaisua. Tärkeimmät Hinta ja toimittajan uskottavuus vastaavan kokoisista projekteista, valitulla tuotteella. valintakriteerit Muuta Hyväksy ratkaisun epätäydellisyys. Johda ratkaisun implementointi kustannustehokkaasti. Ei räätälöintiä, ainoastaan käyttöönottoprojekti. Valitun prosessin kehittäminen ”Olen tunnistanut yrityksessäni prosessin, Lähtötilanne jonka kehittämisessä uskon saatavan mitattavia hyötyjä.” Tunnista kehityskohteet, ja aseta numeeriset kehitystavoitteet. Esivalmistelu Toimittajan tulee tuntea valittu järjestelmä ja prosessi hyvin. Toimittaja Ratkaisu Toimittajan koko ei ole merkittävä, vaan osaaminen valitun prosessin alueelta. Best-of-the-breed lähestyminen - etsi markkinoilta sopiva ratkaisu valitun prosessin tehostamiseen. Järjestelmä voi olla ERP, CRM, PDM tai jotain muuta. Tärkeimmät Business case -> ROI valintakriteerit Muuta Ratkaisun tulee tukea tarvetta ja kehitystavoitteita sellaisenaan. Syvä integrointi ei aina ole mahdollista. Jos ratkaisun integrointi on tärkeää, kiinnitä tähän huomiota. Vaihtoehtoisesti harkitse kokonaisjärjestelmän hankintaa. Strateginen muutos Lähtötilanne Esivalmistelu ”Yritykseni haasteet muuttuvassa liiketoimintaympäristössä liittyvät prosessien monimutkaisuuteen, integraatioon ja skaalautuvuuteen. Etsin kokonaisjärjestelmää, jonka avulla yrityksen prosessit voidaan uudistaa ja optimoida, läpi koko organisaation.” Johda yrityksen strategiasta tavoitetila - tavoitetilan prosessien kuvaus ja keskeiset kehityskohteet. Priorisoi kehtityskohteet. Etsi toimittaja, jolla on kokemusta ja liiketoiminnan ymmärrystä toimialalta. Selvitä avainhenkilöiden Toimittaja Ratkaisu Tärkeimmät valintakriteerit Muuta osaaminen, varmista substanssiosaaminen. Laatikaa sopimus avainhenkilöiden sitoutumisesta hankkeeseen. Valitse ERP-suite -ratkaisu, jonka ydinprosessit ovat mahdollisimman lähellä tavoitteitasi. Kiinnitä huomiota ratkaisun muokattavauuteen. Kannattaa harkita myös SaaS-pohjaista ratkaisua. Ratkaisun jatkuvuus ja muokattavuus, myös tulevaisuuden tarpeita ajatellen. Toimittajan toimialaosaaminen. Lähde tavoitetilan prosesseista. Selvitä löytyykö tarpeisiin sopiva valmisratkaisu. Mikäli valmisratkaisua ei löydy, voidaan harkita myös kokonaan räätälöityä ratkaisua. Copyright © 2010, Digia Oyj Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 helsinki | Puh +358 (0)10 313 3000 | Fax 0403 073 700 | Y-tunnus: 083 1312-4 | www.digia.com 3 Oikeat askeleet ERP-hankintaan | Digia Oyj Oikaistaessa eksyy Oikea askellus vähentää riskejä. Liiketoimintalähtöinen tietojärjestelmän valintaprosessi opastaa ERP-hankinnoissa. Ostajatyyppien lisäksi olemme luoneet neliportaisen Liiketoimintalähtöinen tietojärjestelmän valintaprosessin . Malli sopii rungoksi kaikkiin ERP-hankintoihin. Ostajatyypistä ja tarpeesta riippuen joitain vaiheita voidaan tehdä kevyemmin tai raskaammin, mutta kaikki neljä vaihetta tulee hankkeesta löytyä. Usein nähdään aloitettavan vaiheesta 2, tai jopa suoraan vaiheesta 3, mutta oikaistessa eksyy. Hyvällä onnella voi päästä nopeasikin tuloksiin, mutta riskitaso on huomattavasti korkeampi ja epäonnistumisen mahdollisuudet kasvavat. Noudattamalla kurinalaisesti valintaprosessia, on mahdollista suorittaa järjestelmähankinta riskittömämmin, ja liiketoiminnan tarpeita kuunnellen. OIe yhteydessä ja mietitään oikeat askeleet ERP-hankkeellesi. Roy Nurmi, Vice President, Digia Oyj p. 050 5600 236, [email protected] Copyright © 2010, Digia Oyj Digia Oyj | Valimotie 21, 00380 helsinki | Puh +358 (0)10 313 3000 | Fax 0403 073 700 | Y-tunnus: 083 1312-4 | www.digia.com 4