Microsoft Project 2013
Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 KÄYTÖN PERUSTEET Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright © Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. 1. painos: ISBN 978-952-5753-95-0 Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja 2013 -ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja 2013 -ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja 2013 -ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja 2013 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia eLibriksestä: Napsauta tätä linkkiä! Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/Apu-2013-tiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Project-2013-a-s-aputiedostot-kansiosta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 2 Sisällysluettelo Kä y t t ö o i k e u s t i e d o t ............................................................ 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat.................................................................................................... 2 Apu- ja harjoitustiedostot .......................................................................................................... 2 Si s ä l l y s l u e t t e l o ................................................................ 3 J o h d a n t o ......................................................................... 5 Mikä on Microsoft Project? ........................................................................................................ 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan? .......................................................................................... 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan? .......................................................................................... 6 Mitä on projektisuunnittelu? ..................................................................................................... 7 Projektin eri osien määrittely .................................................................................................... 8 Projektitehtävien määritteleminen ....................................................................................................................... 8 Resurssien arvioiminen.......................................................................................................................................... 9 M i c r o s o f t P r o j e c t s u u n n i t t e l u v ä li n e e n ä ................................. 9 Ohjelman aikataulutyypit .......................................................................................................... 9 O h j e l m a n k ä y t t ä m i n e n .................................................... 1 0 Ohjelman avaaminen ................................................................................................................ 10 Ohjelman lopettaminen ............................................................................................................ 11 O h j e l m a i k k u n a e l i k ä y t t ö l i i t t y m ä ....................................... 1 2 Ikkunan pääosat ja toiminnot .................................................................................................. 13 Tiedosto (File) -valikko ........................................................................................................................................ 13 Muut ikkunan osat ............................................................................................................................................... 14 Valintanauha ......................................................................................................................................................... 15 Aikajana (Timeline ) ............................................................................................................................................. 17 Valintaikkunat....................................................................................................................................................... 17 Valikoimat ............................................................................................................................................................. 19 Pikavalikko ja pikavalikoima .............................................................................................................................. 20 Näkymät (Views) ...................................................................................................................... 21 Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä ................................................................................................................. 21 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä .................................................................................................... 22 Kalenteri (Calendar) -näkymä............................................................................................................................. 23 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä .................................................................................................... 24 Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä ........................................................................................................ 25 Muita ohjelman näkymiä ..................................................................................................................................... 25 S u u n ni t t e l u t y ö v a i h e e t ..................................................... 2 6 Projektin määrittely .................................................................................................................. 26 Perustiedot ............................................................................................................................................................. 26 Uuden tiedoston luominen ...................................................................................................... 29 Projektin alkuasetukset ja perustiedot ................................................................................... 30 Peruskalenterin sovitus........................................................................................................................................ 30 Perustietojen syöttäminen ................................................................................................................................... 34 Tehtävien ajoituksen asetus ................................................................................................................................ 35 Työmäärävetoiset tehtävät .................................................................................................................................. 36 Valuutta-asetus ..................................................................................................................................................... 37 Projektin yhteenvetotiedot .................................................................................................................................. 38 © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 3 Projektiaikataulun luominen ................................................................................................... 39 Projektin yhteenvetotehtävä ............................................................................................................................... 39 Tehtävien syöttäminen......................................................................................................................................... 40 Tehtävien linkitys ................................................................................................................................................. 43 Aikatauluongelmien ratkaiseminen ................................................................................................................... 47 Resurssien syöttäminen ....................................................................................................................................... 50 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin .................................................................................................................. 51 Työmääräarviointi ................................................................................................................................................ 52 Kiinteät kustannukset .......................................................................................................................................... 57 Projektiaikataulun viimeistely ................................................................................................ 60 Resurssien ylikäyttö ............................................................................................................................................. 60 Resurssien vajaakäyttö ......................................................................................................................................... 64 Kalenteri (Calendar) -näkymä............................................................................................................................. 66 Tehtävien paloittelu Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä........................................................................ 67 Kriittinen polku ......................................................................................................................... 68 Runkosuunnitelman tallentaminen ........................................................................................ 69 Runkosuunnitelman muuttaminen .................................................................................................................... 70 P r o j e k t i n s e u r a a m i n e n j a r a p o r t o i n t i .................................. 7 4 Projektin etenemisen kirjaaminen .......................................................................................... 74 Ensimmäinen viikko - perjantaina...................................................................................................................... 75 Toinen viikko - perjantaina ................................................................................................................................. 79 Kolmas viikko - perjantai..................................................................................................................................... 80 Viimeinen viikko - perjantaina ........................................................................................................................... 81 Kassavirta .............................................................................................................................................................. 83 P r o j e k t i n p ä ä t t ä m i n e n ..................................................... 8 5 Testaus ........................................................................................................................................ 85 Lopettaminen ............................................................................................................................. 85 Projektin lopputuotteen käyttöönotto.................................................................................... 85 O h j e - t o i m i n t o ................................................................ 8 6 H a k e m i s t o ..................................................................... 8 7 © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 4 Johdanto ! ! ! ! Edessäsi on Microsoft Project -koulutuksen e-oppikirja. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Microsoft Project -ohjelman käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä e-kirjaa. E-oppikirja on suunniteltu 16 - 32 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempiäkin kursseja. Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Ennen Microsoft Project -ohjelman opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-käyttöjärjestelmän käytön perusteisiin. Windows perusteisiin voit tutustua esimerkiksi Ornanet Koulutuksen tuottaman Windows 8 - Käytön perusteet e-oppikirjan avulla. Tärkeää on myös että hallitset projektinhallinnan perusteet ja käsitteet. Projektinhallinnan perusteisiin voit halutessasi tutustua Ornanet Koulutuksen tuottaman Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin e-kirjan avulla. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Kun opiskelet Microsoft Projectin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä sähköinen e-kirja on tehty "kulumaan käytössä". Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Project-ohjelmaa pyri siihen että opit niin projektinhallinnan kuin Project-ohjelman perusteet. Pyri saamaan kokonaiskuva ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Project-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Project-ohjelmaa, työskentele sen avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Microsoft Office Project on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 5 Mikä on Microsoft Project? ! MS Project on projektinhallintaohjelmisto. Project-ohjelmalla voit tallentaa oman organisaatiosi kaikki projektitiedot joko eri tiedostoihin tai koota ne yhteen tiedostoon. Project koostuu laajasta valikoimasta erilaisia projektinhallinnassa tarvittavia taulukoita ja kuvaajia sekä raporttityövälineitä. Microsoft Project on tarkoitettu projektien aikataulu-, resurssi- ja kustannustietojen hallintaan. Ohjelmalla voit tehdä projektitiedon suodatusta, tietojen etsintää ja -lajittelua sekä tiedon päivityksiä eli lisäyksiä, poistoja ja muutoksia. Projektien toteuttamista helpottavia lisätoimintoja Microsoft Projectissa ovat raportit ja aikataulujen kuvaajat sekä seurantatyökalut. Project on hyvä työväline projektien resurssien hallinnassa. Projectilla luot helposti Gantt aikajanakaaviot ja budjetoit sekä seuraat kustannuksia. Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienentämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmisten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa. Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienentämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmisten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 6 Mitä on projektisuunnittelu? ! Projektisuunnittelu on yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteuttamiseen tähtäävää suunnitelmallista toimintaa. Suunnittelu sisältää useita vaiheita. Laadimme projektisuunnitelman jolla kuvaamme kaikkien projektin resurssien käytön (aika, henkilöt, raha, tilat, laitteet ja koneet sekä kalusto). ”Projektisuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka kertoo miten projektille asetetut tavoitteet saavutetaan. i” Projektin toteuttamisen eri vaiheet on asetettava tärkeysjärjestykseen, ensin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan tuotannollinen toteutus. Projektia tulee seurata ja seurannan pohjalta tehdään arviointia. Projektin kaikki tavoitteet Työn osittaminen hierarkkisesti (Work Breakdown Structure eli WBS) Työn aikataulutus Suoritusorganisaatio (projektin johtoryhmä, projektiryhmä ja seurantaorganisaatio) Rahoitus ja kustannusseuranta (määrä- ja kustannuslaskenta, resurssien hinnoittelu sekä maksupostiaikataulu ja kustannusten seuraaminen) Työtehtävät (tekninen ja laadullinen) Laatu (laadun tuottamistavoitteet ja -tavat) Dokumentointi (myös arkistointi ja vastuut) Seurantatavat (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Arvioinnin toteuttaminen (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Projektin lopettaminen Taulukko 1 Suunniteltavat asiat Projektisuunnittelussa tärkeimmät suunniteltavat asiat on kerrottu taulukossa. Projektisuunnitelma ei saa olla este toimia projektissa innovatiivisesti. Kuten Hietala ii toteaa, elämme epätäydellisen tiedon keskellä. Projektin aikana tapahtuu paljon itseoppimista, siksi projektisuunnitelmaa ei saa lukea kirjaimellisesti. Hietala iii pitää hyvänä suunnittelumallina tarkentuvaa (iteroiva) projektiohjausmallia, jossa suunnitellaan tarkasti vain lähimmät toimintavaiheet. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 7 Projektin eri osien määrittely Tavoitteet ja välitavoitteet (virstanpylväät) Projektin tehtävät ja ajoitus Resurssit Taulukko 2 Määrittelyssä keskeistä Taulukossa kerrotaan projektismäärittelyssä huomioitavat kolme keskeistä tekijää. ! Projektitehtävien määritteleminen Projektille asetetaan aluksi tavoite. Projekti tulee jakaa hierarkkiseksi tehtävälistaksi osittamalla työ (Work Breakdown Structure eli WBS) yleisiksi päävaiheiksi, työtehtäviksi (tasks). Päätehtävät tulee vielä jakaa pienempiin osiin eli alitehtäviin (subtasks). Tehtävälista on eräänlainen ”askelpolku” työn loppuun suorittamiseksi. Tehtävien ajoitus Tehtäville määritellään seuraavaksi kesto (duration). Kesto on se aika, joka tehtävän suorittamiseen kuluu. Paras tapa arvioida tehtävään käytettävä aika on aiempiin kokemuksiin perustuva tutkimustieto (rakentamisessa esim. Aikataulukirja 2004) tai projektipäällikön aiemmat vastaavat kokemukset. Lopullinen aikataulu muodostuu tehtävien ja osatehtävien kestosta sekä niiden aloitus- (start) ja lopetusajasta (finish). Projektiaikatauluun kannattaa merkitä myös erilaiset välitavoitteet eli virstanpylväät (milestone). Välitavoitteet helpottavat projektin jakamista mielekkäisiin osakokonaisuuksiin. Välitavoite kuvaa jotain hetkeä, jolloin annettu tehtäväkokonaisuus on suoritettu, joten kyseisen tehtävän kesto merkitään usein nollaksi. Jos jokin tehtävä päättyy tarkastukseen, voidaan välitavoitteelle antaa muukin aika-arvo kuin nolla. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 8 Resurssien arvioiminen Tehtävien suorittamiseksi tarvitaan resursseja (resources). Ihmiset (eri alojen ammattilaisten osaaminen ja työpanos) Raaka-aineet, materiaalit ja tarvikkeet Tilat, koneet, laitteet ja kalusto Aika Raha Taulukko 3 Resurssit Taulukossa on esitelty joitain projektissa käytettäviä resursseja. Samalla kun mietitään resursseja, tulee miettiä niiden käytettävyyttä. Resurssit eivät ole käytettävissä joka päivä tai kokopäiväisesti. Resursseja arvioidessa kannattaa kiinnittää nimetty resurssi tehtävään aikaisintaan, kun koko aikataulu on resursoitu yleisellä tasolla. Nimettyjen resurssien merkitseminen aikatauluun ja niiden käyttö voidaan jättää projektin toteutusvaiheeseen tai jopa kokonaan tekemättä. Microsoft Project suunnitteluvälineenä Microsoft Project iv on projektihallintatyökalu, jonka avulla voit laatia projektisuunnitelmia, seurata niiden ajallista etenemistä ja arvioida toteutumaa asetetun tavoitteen suhteen. Ohjelman avulla voit tehdä myös kustannusten arviointia ja seurantaa. Ohjelma laskee puolestasi projektin toteutusasteen tai tuottaa tehtävien kriittisen polun. Ohjelman aikataulutyypit Aluksi tuotat suunnitelma-aikataulua (scheduled) Sitten tallennat valmiin suunnitelma-aikataulun perusaikatauluksi (baseline - johon vertaamme toteutuma-aikataulua) Toteutuneet tehtävät syötät toteutuma-aikatauluun (actual) Taulukko 4 Aikataulutyypit Microsoft Project -ohjelmassa tallennat projektista kolmenlaista aikataulua. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 9 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla. Ala kirjoittaa ohjelman nimeä Aloitus (Start) -valikossa. Kun olet kirjoittanut nimen näet Sovellukset (Apps) lohkossa kaikki ne ohjelmat, jotka laitteestasi löytyvät. Ellei näytölle ilmesty hakemasi ohjelman kuvaketta, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttääkään. Haulla löytyneet ohjelmat, valittu eli aktiivinen on kehystetty Laitteeseen asennetut ohjelmat Kuva 1 Ohjelman avaaminen Hae (Search) -valikon avulla Hakutoiminnolla on löytynyt yksi Project-sanalla (merkeillä) alkava ohjelmalaattaa, ohjelman kuvake. Jos kuvakkeita on useita, voit siirtää aktiivisuuden kuvakkeesta toiseen nuoli-näppäimillä. Avaa ohjelma painaltamalla Enter-näppäintä tai viemällä hiirellä kursorin laatan kohdalle ja napsauttamalla laattaa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 10 Ohjelman lopettaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa lopettaa, etteivät ne hidasta tietokoneen käyttöä ja muilla ohjelmilla työskentelyä. Takaisin (Back) -painike Tiedosto (File) -valikko Asetukset (Options) -painike Kuva 2 ! Tiedosto (File) -valikko (Backstage) Avoinna olevan tiedoston voit sulkea Tiedosto (File) -valikon Sulje (Close) -komennolla. Ohjelman lopetat napsauttamalla otsikkorivin oikeassa yläkulmassa näkyvää Sulje (Close) -painiketta tai painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Ohjelmaa lopettaessasi se kysyy muutetusta tiedostosta, että Haluatko tallentaa kohteeseen Xxxx.xxx tehdyt muutokset (Want to save your changes to Xxxxx.xxx), vastaa napsauttamalla Kyllä (Yes) -painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 11 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Käyttöliittymä on välikappale jonka avulla ohjaat tietokonetta. Project 2013 -ohjelman käyttöliittymä on täysin uusittu mukailemaan vuonna 2007 ja 2010 julkaistujen muiden Office-ohjelmien käyttöliittymää. Tiedosto-valikko Valintanauha (Ribbon) Otsikkorivi Pikatyökalurivi Ohje-painike Välilehtien valitsimet Nuoliosoitin Ruudun jakoviiva Tehtävälista Gantt-kaavio Laajennusosoitin Tilapalkki Kuva 3 Ikkunoiden hallintapainikkeet Vieritysjana ja vieritysruutu Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Project-ohjelman käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan projektiin. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Project avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on kuvassa näkyvä Tehtävä (Task) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Varsinainen suunnitteluosa pitää sisällään kaksi ikkunan osaa, tehtävälistan (task list) vasemmalla ja oikealla Gantt-kaavion (Gantt Chart). © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 12 Ikkunan pääosat ja toiminnot Tiedosto (File) -valikko Tiedosto (File) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. Tiedosto (File) -painike on ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa (sivu 12). Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Tiedot (Info) -välilehti aktiivisena Ominaisuudet (Properties) -pudotusvalikko Tulosta (Print) -välilehdelle Painike uuteen välilehteen Asetukset (Options) -valintaikkunaan Kuva 4 Tiedosto (File) -valikko (Backstage-näkymä) © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 13 Muut ikkunan osat Näet kuvan Project-käyttöliittymästä sivulla 12. Sinne on merkitty seuraavat alla mainitut ikkunan osat. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Tallenna (Save), Kumoa (Undo) ja Tee uudelleen (Redo) -komennot. Työkaluriviä voit itse mukauttaa. Otsikkorivillä näet asiakirjan ja ohjelman nimen. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää, suurentaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa Sulje (Close) -painikkeella tai painamalla Alt + F4 -näppäimiä. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään näin Windows 8 ja Office 2013 lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Osoitin (Cursor) on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilarivillä (Status Bar), tilapalkissa näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa. Näkymä (Views) -painikkeilla pääset katselemaan asiakirjaa eri näkökulmista; Gantt-kaavio, Resurssitaulukko tai Tehtävien käyttö. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 14 Valintanauha Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Pienennä valintanauha (Minimize the Ribbon ) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Tehtävä (Task) Kuva 5 Tehtävä (Task) -välilehti Project-ohjelman avautuessa latautuu valintanauhaan (Ribbon) oletuksena Tehtävä (Task) -välilehti. Välilehden toiminnoilla voit lisätä, muotoilla ja käsitellä tehtäviä. Resurssi (Resource) Kuva 6 Resurssi (Resource) -välilehti Välilehden toiminnoilla voit helpottaa projektissa työskentelevien resurssien hallintaa. Raportti (Report ) Kuva 7 Raportti (Report) -välilehti Välilehden toiminnoilla voit selailla raporttiominaisuuksia. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 15 Projekti () Project Kuva 8 Projekti (Project) -välilehti Välilehden toiminnoilla voit käsitellä projektin lisätoimintoja, esimerkiksi ominaisuuksien käyttöönottoa, aikatauluja ja raportoimista. Näytä (View ) Kuva 9 Näytä (View) -välilehti Välilehden toiminnoilla voit valita jonkin useista näkymistä. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet (Contextual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Avatessasi ohjelman on näkymänä Ganttkaavio (Gantt Chart). Valintanauhassa näytetään nyt Gantt-kaaviotyökalut (GanttChart Tools) -ryhmä jossa on Muotoile (Format) -välilehti. Kuva 10 Muotoile (Format) -välilehti Välilehden toiminnoilla voit muotoilla Gantt-kaaviota. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 16 Aikajana (Timeline ) Microsoftin ohje kertoo, että "Project voi auttaa hahmottamaan yleiskuvan (sekä mahdolliset resurssiongelmat) aikajananäkymän avulla". Kuva 11 Aikajana (Timeline ) -näkymä Näkymässä näkyy yleiskuva koko aikataulusta. Valintaikkunat Microsoft Office -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Kuva 12 Avainpainike (Dialog box launcher ) Viemällä osoittimen valintanauhassa olevan ryhmän oikean alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle näet kuvauksen painikkeella avautuvasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muuttamaan asetuksia. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 17 Valittu fonttityypi Asetusten vaikutuksen esikatseluruutu Kuva 13 Fontti (Font) -valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Peruuta (Cancel) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 18 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on kolmio musta kärki alaspäin. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Kaikki asennetut fontit Kuva 14 Fontti (Font) -valikoima Napsauta valikoimasta voimaan haluamasi asetus, valinta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 19 ! Kuva 15 Pikavalikko ja pikavalikoima Project tuo mukanaan perinteisen pikavalikon (Context menu) ja sen lisäksi pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja, komentoja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja, toimintopainikkeita. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 20 Näkymät (Views) Microsoft Project 2013 -ohjelmassa on satoja näkymiä projektin tarkastelemiseksi eri näkökulmista. Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Gantt-kaavio (Gantt Chart) on tunnetuin projektiaikataulu, työkulun kuvaamistapa. Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä onkin ohjelman oletusnäkymä ja avautuu kuvaruudulle kun käynnistät ohjelman. Kuva 16 Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Gantt-kaavio (Gantt Chart) oikealla ikkunassa) aikataulussa vaakajanoilla kuvataan tehtävien (task) kestoa (duration) suhteessa aika-akseliin (timescale). Tehtävät esitetään vasemmalla ikkunassa pystysuuntaan. Usein ensin suoritettava tehtävä on ylempänä ja sen alla seuraavaksi suoritettava. Tehtävien väliin syntyneet viivat aikajanalla kuvaavat tehtävien keskinäisiä riippuvuussuhteita. Tehtävälistan tehtäväjärjestyksen ja viivojen avulla voidaan päätellä mitkä tehtävät tulee suorittaa ennen kuin jokin myöhempi tehtävä voidaan suorittaa. Kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa ja projektinhallinnassa kutsutaan erityisen tärkeitä tehtäviä kriittisiksi. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku (critical path). Microsoftin Project -ohjelma osaa laskea tuon kriittisen polun ja merkitsee siihen liittyvät tehtävät sekä suhteet Gantt-aikataulussa punaisella palkilla. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 21 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä Verkkokaavioon pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikosta Verkkokaavio (Network Diagram) -komentoa. Kuva 17 Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymä Verkkokaaviossa näet tehtävät suorakaiteina tai vinosuunnikkaina ja tehtävien väliset yhteydet näet viivoina. Microsoft Project 98 ja sitä vanhemmissa ohjelmissa Verkkokaavio (Network Diagram) -näkymästä käytettiin nimeä PERT-kaavio. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 22 Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikon Kalenteri (Calendar) -komentoa. Kuva 18 Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymä on perinteinen kalenterinäkymä, jossa tehtävien nimet ja kesto näkyvät tekstinä ja palkkina. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 23 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä Resurssitaulukko-näkymään pääset napsauttamalla käyttöliittymän oikeasta alakulmasta Resurssitaulukko (Resource Sheet) -painiketta. Kuva 19 Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymässä syötetään resurssilistaan kaikki työhön sidottavat resurssit. Näkymässä myös tarvittaessa muokataan näitä tietoja. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 24 Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Näytä (View) -ryhmän pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -komentoa. Kuva 20 Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymässä verrataan perusaikataulun (baseline) ja toteutuneen aikataulun välisiä eroja aikajanoilla. Muita ohjelman näkymiä Microsoft Project -ohjelmassa on satoja erilaisia näkymiä suunnitelman tarkastelemisen avuksi. Napsauttamalla sivun 21 kuvan Lisää näkymiä (More Views) -painiketta saat esiin luettelon kaikista ohjelman näkymistä. Valitse listasta tarvitsemasi. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 25 Suunnittelutyövaiheet Teemme esimerkkinä projektisuunnitelman insinööri Kalle Kujan autotallin rakentamisesta. Tavoite on rakentaa kuuden auton kylmä autotalli ensi kesänä, Kalle Kujan elokuussa olevan kesäloman aikana. Projektin määrittely Aluksi työkokonaisuus kannattaa määritellä kynällä paperille. Määrittelyvaiheessa selvitetään karkeasti kustannusarvio, resurssit, alustava aikataulu ja tehtävälista. Tämä suunnittelu on tehty seuraavilla sivuilla. Perustiedot Autotalli on kooltaan 125 m2 ja sen rakentaminen aloitetaan elokuun alussa (maanantaina). Projektin pituudeksi sovitaan 4 viikkoa. Autotalli suunnitellaan omana projektina. Suunnittelusta vastaa rakennusinsinööri Aito Unho. Autotallin arkkitehti- ja rakennepiirustukset tulee tehdyksi ja hyväksytyksi rakennusvalvonnassa kuukautta ennen projektin alkua. Kustannuslaji Euroa Lopulliset materiaalikustannukset ovat noin 8 500 € Työkustannukset ovat noin 11 500 € Kokonaiskustannukset ovat yhteensä siis noin 21 000 € Taulukko 5 Alustavat kustannut Suunnittelun jälkeen voidaan laskea lopulliset materiaalikustannukset. Kustannukset Euroa Alussa huomioitavat materiaalikustannukset ovat 7 500 € Taulukko 6 Materiaalikustannukset Kalle Kuja tekee pääosin materiaalihankinnat ennen rakentamisen aloittamista. Näin materiaalitoimitukset eivät viivästytä projektia. Materiaalien toimittaminen työmaalle ei myöskään aiheuta kuluja, koska Kuja tekee kuljetukset omana työnä. Materiaalien hinnat sinun on kuitenkin huomioitava projektikustannuksissa projektin alkaessa. Työajaksi on sovittu neljä viikkoa ja työpäivien pituudeksi 7,5 h, näin viikkotyöajaksi tulee 37,5 tuntia. Päivittäinen työaika kirvesmiehillä on 7:00 - 11:00 ja 11:30 - 15:00. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 26 Kiinnitettävät resurssit Laskutusperiaate Projektipäällikkönä toimit sinä Vastaavamestari - tuntityötä Kalle Kuja, jonkin avustavia töitä Ei aiheuta kustannuksia Kaivinkone Kuljetus rakennuspaikalle ja työtunnit Kaksi kirvesmiestä Tuntityötä Apumies Tuntityötä Raudoittaja Urakka - ei sisällä tarvikkeita Sähkömies Sähköurakka - sisältää tarvikkeet Maalari Maalausurakka - sisältää tarvikkeet Rakennustarvikkeet Ilman kuljetuskustannuksia Taulukko 7 Projektiin kiinnitettävät resurssit Kyseiset resurssit kiinnitetään projektiin vieressä mainituin laskutusperiaattein. Tehtävä Suorittaja ja aika (prosentteina) jonka on sidottu tehtävään Rakennuspaikan merkitseminen ja mittaukset 2 KM ja Apu Perustusten kaivu Kaivinkone Valurungon laudoitus 2 KM ja Apu 50 % Raudoitustyö Raudoittaja ja Apu 50 % Perustusten valu (kuivumisaika 2 pv) 2 KM ja Apu Valurungon purkaminen 2 KM ja Apu Sadevesiviemärien asennus 1 KM ja Apu 50 % Maatyöt, viimeistellään piha-alue Kone ja Apu 50 % Kantavan rungon pystytys 1 KM ja Apu 50 % Kattotuolien asennus 2 KM ja Apu Aluskatteen asennus ja rimoitus 1 KM ja Apu 50 % Kattotiilien asennus 1 KM ja Apu 50 % Ulkovuorauksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäverhouksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäkaton tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sadevesikourujen asentaminen 1 KM ja Apu 50 % Sähkötöiden tekeminen SM Valaisimien asennus SM Maalaustyöt M Taulukko 8 Alustava tehtävälista Laadimme ensin alustavan tehtävälistan rakentamiseen liittyvistä tehtävistä. Samassa listassa voidaan ottaa kantaa siihen, kuka kyseisen tehtävän tulee tekemään. Käytä esimerkkiprojektin aikataulua suunnitellessasi tätä tehtävälistaa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 27 Välitavoitteet Työt kannattaa aloittaa elokuun ensimmäisenä maanantaina (Kalle Kujan loma). Valutöitä ennen on pidettävä raudoitustarkastus. Valuu on saatava tehtyä ensimmäisen viikon perjantaina, jotta betoni ehtii kuivua kunnolla ennen rungon rakentamista seuraavalla viikolla. Valurungon purkaminen tulee aloittaa toisen viikon maanantaina. Rungon on oltava valmiina toisen viikon lopussa. Materiaalien tilaamisen ja kuljettamisen hoitaa lomansa aikana Kalle Kuja (omana työnä). Kuja on myös lupautunut apumieheksi, jos tarve vaatii. Lopputarkastus pidetään neljännen viikon perjantaina. Sinä tarkastat työmaan kolmesti viikossa. Tilaat rakennustarkastuksen tarkastuskäynnit ja osallistut projektipäällikkönä rakennustarkastuksen suorittamiin tarkastuskäynteihin. Taulukko 9 Projektin välitavoitteet Luetteloon on merkitty projektille asetettavat välitavoitteet. Kun projekti on alustavasti luonnosteltu paperille, avataan Microsoft Project -ohjelma. Luotaessa aikataulusuunnitelmaa, kannattaa Microsoft Project -ohjelmalla suunniteltaessa edetä seuraavissa vaiheissa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 28 Uuden tiedoston luominen Uuden projektisuunnitelman luomisen aloitat Tiedosto (File) -valikon Uusi (New) -alivalikosta. Kuva 21 Uusi (New) -alivalikko Löydät valintaikkunasta Office.com -palvelussa olevia malleja. Mallin voit avata napsauttamalla mallin laattaa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 29 Projektin alkuasetukset ja perustiedot Peruskalenterin sovitus ! Viikoittainen työaika Seuraava tehtävä on sovittaa peruskalenteri projektiin sovittujen työaikojen mukaiseksi. Peruskalenteri on kaikille projektissa käytettäville resursseille yhteinen. Siihen merkitään projektin normaalit työajat ja yleiset vapaapäivät. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti. Asetusten vaikutus Viikon aloituspäivä Vuoden aloituskuukausi Kuva 22 Aikataulu (Schedule) -välilehti Aseta projektin kalenteriasetukset voimaan kaikissa tulevissakin projekteissa. Sen teet valitsemalla Aikataulu (Schedule) -välilehden Projektin kalenteriasetukset (Calendar options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetuksen voimaan. Valitse ja kirjoita korostettuihin kenttiin työajat. Napsauta seuraavaksi OK-painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 30 Päivittäinen työaika Muuta vielä työajat. Kuva 23 Työajan muuttaminen (Change Working Time) -valintaikkuna Napsauta Projekti (Project) -välilehden Muuta työaikaa (Change Working Time) -painiketta. Valitse Työviikot (Work Weeks) -välilehti. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta. Valitse vapaapäivälle Kuva 24 Tiedot (Details) -valintaikkuna Valitse Vaihto (Shift) - valinnalla arkipäivät. Aseta voimaan valinta Määritä päiviksi seuraavat työajat (Set day(s) to these specific working times). Kirjoita Mistä (From) ja Mihin (To) kenttiin työajat ja huomaa, se on hankalaa - mutta kärsivällisyys palkitaan. Napsauta OK-painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 31 Vapaa-aika Merkitse kalenteriin yleiset vapaapäivät, esimerkiksi 24.12. on jouluaatto, 25.12. on joulupäivä ja 26.12. Tapaninpäivä, jne. Kuukausi valittu rullaamalla Kuva 25 Poikkeukset (Exception) -välilehti Valitse vapaapäivä (esimerkissä 24.12.) kalenterista. Kirjoita vapaapäivälle nimi. Napsauta Tiedot (Details) -painiketta. Tämä peruskalenteri on aluksi sama kaikille resursseille. Myöhemmin jokaisen työntekijän henkilökohtaiset vapaapäivät, esimerkiksi lomat, voidaan merkitä heidän omaan uutena perustettavaan kalenteriinsa. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 32 Valinta työpäiville Toistokerta Kuva 26 Tiedot (Details for) -valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa näet, että päivä merkitään oletusarvoisesti Vapaa-aika (Nonworking) -valinnalla. Koska vapaapäivä toistuu aina samassa kohdassa vuotta (vuosittain - yearly) kannattaa se merkitä usealle vuodelle kerralla, tässä toistokertoja (occurences) on merkitty 10. Tehtävä Merkitse kalenteriin allakan projektiin vaikuttavat vapaapäivät. Tiedot-painike Kuva 27 Exception (Poikkeukset) -välilehti Kuvassa näet esimerkin muutaman kiinteäsijaintisen arkipyhän merkitsemisestä. Tallenna projekti alla merkityllä nimellä. Tallentaminen kannattaa tehdä usein, näin ei aiheudu suuria menetyksiä ohjelman kaatuessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 33 Perustietojen syöttäminen Syötämme projektin perustiedot. Projektin aikataulu laaditaan joko aloitus- tai lopetuspäivän mukaan. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Ominaisuudet (Properties) -ryhmän Tietoja projektista (Project Information) -painiketta. Kuva 28 Project Information (Projektitiedot) -valintaikkuna Yleisimmin projektin aloituspäivä määrätään alusta alkavaksi Projektin alkamispäivä (Project Start date) -asetuksella. Mikäli lopetuspäivä halutaan lukita asetetaan se Ajoitusperuste (Schedule from) -pudotusvalikon asetuksella Projektin päättymispäivä (Project Finish date). Tällöin Project-ohjelma suorittaa projektin tehtävien ja kriittisen polun laskennan lopusta alkuun. Aseta valintaikkunaan voimaan kuvassa korostetut arvot. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Tilastot (Statistic) -painikkeella pääset näkymään, jossa näet projektin ajantasalla olevat tilastotiedot. ! Kuluva päivämäärä (Current Date) -kohdassa oleva arvo aiheuttaa sen, että Gantt-janakaavio näkyy näytöllä asetetusta päivämäärästä alkaen. Näin kuvaa ei tarvitse jokaisella avauskerralla rullata kohdalle. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 34 Tehtävien ajoituksen asetus Ohjelmassa oletuksena on tehtävien ajoitus manuaalisesti. Tämän ohjelma ilmoittaa tilarivillä aina ohjelmaa avatessa. Microsoft kertoo ohjeessa, että " Projektipäälliköt, jotka ovat tottuneet automaattiseen ajoitukseen Projectin aiemmissa versioissa, voivat poistaa manuaalisen ajoituksen käytöstä tietyissä tehtävissä tai kokonaisissa projekteissa". Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti. Oletustehtävälajin valinta Kuva 29 Aikataulu (Schedule) -välilehti Kuvassa on korostettu kahta asetusta, jotka suosittelen sinun tekevän ohjelman käyttöä ohjataksesi. Valitse aluksi Projektin ajoitusasetukset (Scheduling options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetus voimaan. Näin seuraavat asetukset vaikuttavat kaikkien tulevienkin projektien tehtäväajoitukseen. Valitse sitten Luodut uudet tehtävät (Auto scheduled tasks scheduled on) -pudotusvalikosta Auto Scheduled (Automaattisesti ajoitettu) -asetus voimaan. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tarkasta tilariviltä, että asetus jäi voimaan. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 35 Työmäärävetoiset tehtävät Se miten tehtävien ajoitus suunnitellaan, riippuu projektipäällikön tavoista ja tottumuksista. Me teemme ajoitukseen Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia (New tasks are effort driven) -asetuksen. Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Aikataulu (Schedule) -välilehti. Oletustehtävälajin valinta Kuva 30 Aikataulu (Schedule) -välilehti Valitse Projektin ajoitusasetukset (Scheduling options for this project) -pudotusvalikosta Kaikki uudet projektit (All New Projects) -asetus voimaan. Valitse sitten Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia (New tasks are effort driven) -asetus. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tee vielä seuraavan kuvan asetukset ennen kuin napsautat OK-painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 36 Valuutta-asetus Ohjelmassa oletuksena olevat valuutta-asetukset saattavat olla väärät. Valuutta-asetus riippuu käyttöjärjestelmän ja Project-ohjelman maa-asetuksista sekä ohjelmaversiosta. Napsauta Tiedosto (File) -valikosta Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Näyttö (Display) -välilehti. Oletuskalenterityyppi Kuva 31 Näyttö (Display) -välilehti Korjataksesi valuutta-asetuksen kirjoita euron valuuttasymboli Merkki (Symbol) -kenttään. Napsauta Sijoittelu (Placement) -pudotusvalikosta voimaan kuvassa näkyvä asetus. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 37 Projektin yhteenvetotiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tiedot (Info) -välilehti. Napsauta Projektin tiedot (Project Information) -pudotusvalikosta Lisäominaisuudet (Advanced Properties) -komentoa. Kuva 32 Ominaisuudet (Properties) -valintaikkuna Kirjaa Yhteenveto (Summary) -välilehdelle oman projektisi kaikki perustiedot, myös avainsanat. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 38 Projektiaikataulun luominen Voit toteuttaa seuraavan tehtävän tämän e-kirjan avulla vain, jos Ajoita automaattisesti (Auto Scheduled) -asetus on voimassa. Asetusmuutos tehtiin sivun 35 ohjeen mukaan. Projektin yhteenvetotehtävä Luo aluksi koko projektille yhteenvetotehtävä. Kuva 33 Aloitusvaihe Yhteenvetotehtävän luot Tehtävä (Task) -välilehden Yhteenvetotehtävä (Summary) -painikkeella, tee se ensimmäisenä. Kirjoita seuraavaksi ensimmäiselle riville tehtävän (tässä projektin) nimeksi Kalle Kuja - autotalli. Siirry toiselle riville ja kirjoita tehtävänimi PROJEKTIN ALOITTAMINEN. Kirjaa tälle tehtävälle Kesto (Duration) arvoksi nolla (0). Valitse aloituspäivä Aloitus (Start) -kenttään. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 2.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 39 Tehtävien syöttäminen Ensimmäisessä aikataulun luontivaiheessa kannattaa tehtävät syöttää karkealla tasolla, siis vain tärkeät päätehtävät. Valitse rivillä kolme (3) oleva Tehtävänimi (Task Name) -kenttä. Napsauta valintanauhan Tehtävä (Task) -välilehdellä Yhteenvetotehtävä (Summary) -painiketta. Kuva 34 Tehtävien syöttämisen vaiheet Kirjaa Uusi yhteenvetotehtävä (New Summary Task) -kohdassa tehtävän nimeksi PERUSTUSTYÖT. Valitse Tehtävänimi (Task Name) -sarakkeesta rivillä viisi (5) oleva kenttä ja kirjoita kenttään PERUSTUSTYÖT VALMIIT. Napsauta vielä Ulonna tehtävä (Outdent Task) -painiketta. Valitse Task Name (Tehtävänimi) -sarakkeesta rivillä kuusi (6) oleva kenttä. Napsauta valintanauhan Task (Tehtävä) -välilehdellä Summary (Yhteenvetotehtävä) -painiketta. Kirjoita kenttään RUNKOTYÖT. Jatka samalla periaatteella päätehtävien syöttämistä, valmiin päätehtäväluettelon näet sivulla 41. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 3.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 40 Kuva 35 Päätehtäväluettelo Jäsennä viimeiseksi PROJEKTI VALMIS -tehtävä hierarkiassa tasoa ylemmäs (vasemmalle) valitsemalla se hiirellä ja napsauttamalla Ulonna tehtävä (Outdent Task) -painiketta. PERUSTUSTYÖT-tehtävälle luodaan kuusi alitehtävää (sivu 42). Koska tehtävällä on jo yksi alitehtävä, tehdään lisääminen seuraavasti. Kuva 36 Rivitunnuksen pikavalikko Valitse ensiksi rivit 4 - 8. Napsauta sitten valitun rivin rivivalitsimen pikavalikosta Lisää tehtävä (Insert Task) -komentoa. Syötä projektiin liittyvät tehtävät alkuperäisen määrittelyn mukaan (sivu 27 28). Syötä tehtäville myös kestot (malli sivulla 42 kuvassa). © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 41 Kuva 37 Syötetyt projektin tehtävät Kuvassa on tilanne syötön jälkeen. Syöttäessäsi Kesto (Duration) -sarakkeeseen päivän lukumääräarvon ja painettuasi Enter-näppäintä tulostuu luvun perään päivää (days) -sana. Kun syötät soluun tunteja kirjoita ensin lukuarvo ja sitten t-kirjain (englanninkielisessä ohjelmassa h-kirjain). Painettuasi Enter-näppäintä tulostuu luvun perään h-kirjain. Syötettyäsi kaikki tehtävät ja niiden keston ohjelma laskee aloituspäivän (Alku - Start) mukaan eri tehtävien valmistumispäivän (Loppu - Finish). Tämä sarake saattaa olla nyt piilossa, mutta saat sarakkeen esiin vetämällä laajennusosoittimella. Tehtävien lopullinen ajoitus syntyy kun linkität tehtävät keskenään niiden riippuvuussuhteiden perusteella. Kaksoisnapsauta viimeistä tehtäväriviä, kenttää PROJEKTI VALMIS. Kesto tunteina Kuva 38 Tehtävien tiedot (Task Information) -valintaikkuna Valitse Lisäasetukset (Advanced) -välilehti ja kirjoita Kesto (Duration) -kenttään 2 h. Napsauta voimaan Merkitse tehtävä välitavoitteeksi (Mark task as milestone) -valinta. Hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 4.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 42 Tehtävien linkitys Linkitä tehtävät toisiinsa valitsemalla ensin tehtävä josta toinen tehtävä riippuu. Valitse sitten Ctrl-valinnalla edellisestä riippuva tehtävä. Tehtävän rivitunnus Suhde Viive (lag) Tehtävä 1 ja 31 Tehtävä 2 ja 4 Tehtävä 3 ja 10 Tehtävä 4 ja 5 Tehtävä 5 ja 6 Tehtävä 6 ja 7 Tehtävä 7 ja 8 Tehtävä 8 ja 9 Tehtävä 9 ja 10 Tehtävä 9 ja 12 Tehtävä 10 ja 11 Tehtävä 11 ja 16 Tehtävä 12 ja 13 Tehtävä 12 ja 14 Tehtävä 12 ja 15 Tehtävä 15 ja 16 Tehtävä 15 ja 18 Tehtävä 16 ja 17 Tehtävä 17 ja 21 Tehtävä 18 ja 19 Tehtävä 18 ja 23 Tehtävä 19 ja 20 Tehtävä 19 ja 24 Tehtävä 20 ja 21 Tehtävä 22 ja 30 Tehtävä 23 ja 24 Tehtävä 24 ja 25 Tehtävä 23 ja 26 Tehtävä 23 ja 27 Tehtävä 23 ja 29 Tehtävä 24 ja 28 Tehtävä 25 ja 28 Tehtävä 27 ja 25 Tehtävä 29 ja 30 Tehtävä 30 ja 31 LL (FF) LA (FS) LL (FF) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LL (FF) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LL (FF) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LL (FF) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) LA (FS) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Taulukko 10 Tehtäväriippuvuudet Tee tehtävien linkitys taulukon arvojen mukaan. Suhde-sarakkeessa oleva LA merkintä tarkoitta riippuvuuden suhdetta Lopusta alkuun (FS - Finish-to-Start). Edellisen tehtävän on oltava valmis ennen seuraavan alkamista. LL merkintä tarkoittaa riippuvuuden suhdetta Lopusta loppuun (FF - Finish-to-Finish). LL merkintä tarkoittaa siis tehtävän riippuvuuden suhdetta sen lopusta toisen tehtävän loppuun. Tehtävän on oltava siis valmis ennen kuin toinenkaan tehtävä voi valmistua. LA merkintä tarkoittaa alusta loppuun ja AA on alusta alkuun riippuvuus. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 43 Valitse aluksi rivin 1 tehtävä Kalle Kuja - autotalli. Valitse Ctrl-valinnalla viimeinen PROJEKTI VALMIS -tehtävä. Napsauta linkki voimaan Linkitä valitut tehtävät (Link Task) -painikkeella, jolloin luot oletuslinkin suhteella LA Lopusta alkuun (FS - Finish-to-Start ). Lisättyäsi linkin, muuta riippuvuuden suhde edellisessä taulukossa merkityksi eli riippuvuudeksi LL (FF). Kuva 39 Tehtäväriippuvuus (Task Dependency) -valintaikkuna Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse valintaikkunan Laji (Type) -pudotusvalikosta Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)) -tyyppinen riippuvuus. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 44 Tehtävä Tee kaikki sivun 43 taulukkoon merkityt yhteydet. Kuva 40 Gantt-kaavio alustavin riippuvuuksin Kuvassa näet tilanteen, kun olet toteuttanut sivun 43 taulukon tehtäväriippuvuudet. Aikataulu ylittää suunnitellun 4 viikkoa. Perustusten valu on viivästynyt tavoiteviikonlopun yli, samoin runkotyöt. Ellei kuvaruudullasi näy koko aikataulua, voit määrittää aikajanan asteikon itse. Napsauta aikajanaa toisella hiiren painikkeella. Kuva 41 Aikajanan zoomaaminen Napsauta pikavalikosta Zoom (Zoomaa) -komentoa. Kirjoita Custom (Mukautettu) -kenttään arvoksi 34 - 39 päivää. Huomaa: Suomenkielisessä ja englanninkielisessä Microsoft Project 2013 -ohjelmassa voit muuttaa taulukkomuotoisten ikkunoiden sarakenimet. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 45 Kentän (sarakkeen) nimi Kuva 42 Sarakenimen muuttaminen Kaksoisnapsauta sarakkeen otsaketta. Korjaa sarakenimi kirjoittamalla kenttään uusi. Voit myös valita kentälle nimen esiin tulleesta pudotusvalikosta. Antamasi otsikko näytetään kuvaruudulla. Sarakeotsikoiden nimet voivat olla esimerkiksi seuraavat: Task Name ↔ Tehtävän nimi Duration ↔ Kesto Start ↔ Aloitus Finish ↔ Valmis Predecessors ↔ Edeltäjät Resource names ↔ Resurssien nimet Tässä esimerkissä nimiä ei vaihdeta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 5.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 46 Aikatauluongelmien ratkaiseminen Nyt mietitään keinoja aikataulun korjaamiseksi. Eräs tapa rakennusajan lyhentämiseen on tehdä jotkin työtehtävät samaan aikaan. Rakennuspaikan merkitseminen ja Perustusten kaivuu voidaan suorittaa yhtaikaa. Viive Kuva 43 Tehtäväriippuvuus (Task Dependency) -valintaikkuna Kaksoisnapsauta kyseistä yhteysviivaa ja valitse Laji (Type) -kenttään Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)) -tyyppinen riippuvuus. Valurungon laudoitus tulee olla alkanut ennen kuin raudoitus alkaa, mutta ne voidaan suorittaa osittain yhtaikaa. Tehtävien väliselle yhteydelle voidaan asettaa viivettä -2p (päivää). Aseta Viive (Lag) kaksoisnapsauttamalla riippuvuusviivaa, negatiivinen arvo viiveelle ja positiivinen arvo odotusajalle. Viive Kuva 44 Tehtäväriippuvuus (Task Dependency) -valintaikkuna Kirjoita esiin tulevaan valintaikkunaan Viive (Lag) -kenttään -2p. Raudoittajan tulee olla paikalla raudoitustarkastuksen ajan korjatakseen mahdolliset virheet raudoituksessa. Viive Kuva 45 Tehtäväriippuvuus (Task Dependency) -valintaikkuna Korjaa riippuvuus asettamalla Laji (Type) -arvoksi Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-Finish (FF)). © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 47 Sitten mietitään tehtävien muut rajoitukset. Tehtävän rivitunnus Rajoituslaji Pvm. Tehtävä 9 Päättymisajankohta (Must Finish On) 1. viikon perjantai Tehtävä 15 Lopetus viimeistään (Finish No Later Than) 2. viikon perjantai Tehtävä 18 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 3. viikon maanantai Tehtävä 29 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 4. viikon maanantai Tehtävä 31 Päättymisajankohta (Must Finish On) 4. viikon perjantai Taulukko 11 Rajoitukset Määritä rajoitukset taulukkoon merkittyjen arvojen mukaan. Rajoitukset tehdään tehtävänimeä kaksoisnapsauttamalla. Valitse esiin ilmestyvästä valintaikkunasta Lisäasetukset (Advanced) -välilehti. Tehtävän kesto Kuva 46 Task Information (Tehtävien tiedot) -valintaikkuna Valitse Perustusten valu -tehtävälle kuvassa kehyksellä merkittyihin kohtiin valitut asetukset. Oletusvalinta Kuva 47 Ohjattu suunnittelutoiminto (Planning Wizard) -valintaikkuna Ohjelma kysyy varmistusta; haluatko asettaa näin voimakkaan rajoituksen tehtävälle. Napsauta voimaan Jatka. Rajoitus Päättymisajankohta määritetään. (Continue. A Must Finish On constraint will be set) -valinta. Napsauta OK-painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 48 Tehtävä Tee kaikki muutkin ohjeen (sivu 48) mukaiset rajoitukset tehtäville. Huomaa Jos haluat varmistaa betonille kuivumisajaksi 2 päivää, voit tehdä sen tehtävien Perustusten valu ja Valurungon purkaminen välisen yhteyden viiveenä 2kp (2ed). Merkinnässä k (e) tarkoittaa kahta keskeytymätöntä kalenterivuorokautta - mukaan lukien siis viikonloput ja vapaapäivät. Kuva 48 Gantt-kaavio lopullisin riippuvuuksin ja rajoituksin Kuvassa näet aikataulun rajoitusten asettamisen jälkeen. Info-sarakkeeseen on ilmestynyt rajoituksia kuvaavat ikonit. Kursorilla ikonia osoittaessasi näet rajoituksen sanallisena vihjeenä. Nyt aikataulu toteuttaa alkuperäisen suunnitelman ja projekti valmistuu neljässä viikossa. Tehtävä Määritä vielä raudoituksen tarkastukselle alkamisajaksi ensimmäisen viikon perjantai kello 9:30. Kellonaika saadaan kirjoitettua soluun seuraavasti (kuvan tilanteessa): 5.8.2011 9:30. Siis päivämäärän ja ajan väliin kirjoitetaan välilyönti. Miten käy, pysyykö perustusten valutyö ensimmäisen viikon perjantaipäivän puolella? Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 6.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 49 Resurssien syöttäminen Napsauta näytön oikeasta alakulmasta Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymä painiketta. Syötä kaikki resurssit ja käytä kustannuksien valuuttana euroja seuraavan listan mukaan. Työkustannuksissa on huomioitu työnantajalle kohdistuvat noin 35 % suuruiset sosiaaliturvamaksut. Kuva 49 Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymä Syötä taulukkoon työtehtäviin sidottavat työntekijäresurssit. Resursseista kannattaa syöttää nimi (Resource Name), nimikirjaimet (Initials), enimmäiskäyttöaste (Max. Units), normaali korvaus (Std. Rate), ylityökorvaus (Ovt. Rate), Kustannus/käyttö (Cost/Use) ja kertymä (Accrue At). Tarkasta myös, että Peruskalenteri (Base Calender) valintana on Vakio (Standard). Kertymä (Accrue At) -sarakkeen valinnat voivat olla Jaettu (Prorated), joka tarkoittaa sitä että kustannukset muodostuvat tehtävän etenemisen myötä samassa tahdissa. Valinta Alussa (Start) tai Lopussa (End) tarkoittaa, että kustannus lasketaan tehtävään mukaan joko työn alettua tai loputtua. Huomaa Esimerkkiprojektimme kokoisessa projektissa työkustannukset todennäköisesti maksettaisiin vasta työn valmistuttua. Näin kirvesmiesten ja apumiehen palkkakin voitaisiin merkitä Kertymä (Accrue At) -kohdassa Lopussa (End) -valinnalla. Suurissa useita kuukausi kestävissä projekteissa palkat kuitenkin maksetaan 2 - 4 viikon välein. Niissä tilanteissa valinta Jaettu (Prorated) olisi oikea ja me jätämme sen myös voimaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 7.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 50 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä voit lisätä resurssit tehtävään napsauttamalla Resurssi (Resource) -välilehden Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta. Voit käyttää ikkunaa avoinna Gantt-kaavion päällä uusia resursseja syöttäessäsi (Ei modaalinen -ikkuna). Tässä ikkunassa syöttö onnistuu tehtävän kestoa muuttamatta (asiasta enemmän kohdassa Työmääräarviointi, sivu 52) vain, jos kaikki resurssit lisätään kerralla oletusyksikkömäärällä (Käyttöaste (Units) = 100 %). Ikkunaa käytetään usein vain, kun tehtävälle asetetaan yksi resurssi. Varaa tehtävälle Rakennuspaikan merkitseminen resursseiksi molemmat kirvesmiehet ja apumies kokoaikaisesti (Käyttöaste (Units) = 100 %). Tehtävän kesto (Duration) on 1 päivä ja keston tulee säilyä koska työtehtävän Työn määrä (Work) on alun alkaen arvioitu kyseiselle työryhmälle. Valitse tehtävä ja napsauta Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta. Kuva 50 Assign Resource (Varaa resurssi) -valintaikkuna Valitse tehtävälle annettavat resurssit Ctrl-valinnalla. Napsauta Varaa (Assign) -painiketta. Tässä ikkunassa usean resurssin lisääminen kerralla onnistuu tehtävän Kesto (Duration) -arvoa muuttamatta vain, koska lisättävät käyttöasteiden (Units) arvot ovat kaikki 100 % ja ne asetetaan tehtävälle kerralla - oletuksena. Kuvassa näet tilanteen resurssien varaamisen jälkeen. Projektin resurssit voidaan syöttää kaksoisnapsauttamalla resurssinimeä, jolloin esiin tulee Tehtävän tiedot (Task Information) -valintaikkuna. Syöttö tapahtuu Resurssit (Resources) -välilehdelle. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 51 Työmääräarviointi Kun jonkin tehtävän resurssien kiinnitystä muutetaan, päivittyvät muutokset aikatauluun heti. Käytetyt v aikataulumenetelmä ja tehtävälaji -oletusasetukset määräävät sen, miten tehtävä muuttuu kun resursseja varataan ensimmäistä kertaa, niitä lisätään tai vähennetään. Määrittelimme aiemmin (sivun 36 kuva) ohjelman tehtävien oletusarvoiseksi aikataulumenetelmäksi Työmäärään perustuva (Effort driven). Ohjelman Oletustehtävälajina (Default task type) taas on Kiinteät resurssit (Fixed Units). Nämä asetukset yhdessä vaikuttavat kaikkiin uusiin tehtäviin. Ohjelma käyttää Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetusta vain, kun tehtävään lisätään tai siitä poistetaan resursseja. Työmäärään perustuva (Effort driven) -ajoitusmenetelmä tarkoittaa sitä, että Työn määrä (Work) pysyy vakiona riippumatta lisättävien resurssien määrästä. Ajoituskaava Project-ohjelma laskee jatkuvasti projektiaikataulua. Aikataulua laadittaessa syötät ensin tehtävän ja sille Kesto (Duration) -arvon. Tässä vaiheessa tehtävällä ei lasketa vielä Työn määrä (Work) -arvoa. Työn määrä (Work) saa arvon kun tehtävälle kiinnitetään resursseja. Ohjelma käyttää Työn määrä (Work) -arvoa laskiessaan seuraavaa kaavaa: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units) Kyseisessä kaavassa Yksikkömäärä (Units) -arvo lasketaan resurssien määrän ja käyttöasteen avulla käyttäen kaavaa: Yksikkömäärä = resurssien määrä * käyttöaste Se miten ohjelma laskee työn määrän, riippuu ohjelmassa tai tehtävässä tehdyistä Työmäärään perustuva (Effort driven) ja Oletustehtävälaji (Default task type) -asetuksista. Suosittelen ettet muuta tekemiämme oletusasetuksia. Jos asetuksia tarvitsee muuttaa, tee se tehtäväkohtaisesti (sivu 54). Huomaa Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus vaikuttaa vain, kun tehtävän olemassa olevia resursseja lisätään tai vähennetään. Vaikutus on seuraava: Kun Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus on valittu ja resurssin avuksi lisätään uusi resurssi, pitää ohjelma Työn määrä (Work) -asetuksen samana ja lyhentää Kesto (Duration) -arvoa. Jos Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus ei ole valittuna ja resurssin avuksi lisätään uusi, pitää ohjelma Kesto (Duration) -arvon samana ja kasvattaa Työn määrä (Work) -arvoa. Varattaessa resursseja tehtävään ensimmäistä kertaa pysyy Kesto (Duration) -arvo ennallaan. Työn määrä (Work) -arvo kasvaa, se määrätään tässä vaiheessa. Työn määrä (Work) -arvolla tarkoitetaan kokonaistuntimäärää jonka resurssit käyttävät suorittaakseen tehtävän. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 52 Lisätessäsi resurssien Yksikkömäärä (Units) -arvoa Työn määrä (Work) -arvo ei enää kasva, vaan tehtävän Kesto (Duration) lyhenee. Kun resursseja syötetään, tulee oletusarvoista muistaa seuraava: Kun tehtävälle syötetään Kesto (Duration) ja varataan Yksikkömäärä (Units), käytetään Työn määrä (Work) -arvoa laskettaessa kaavaa: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units) Jos tehtävään lisätään ensimmäistä kertaa resurssiksi usea työntekijä kerralla, säilyy tehtävälle määritetty Kesto (Duration) mutta Työn määrä (Work) -arvo lisääntyy ja käytetään kaavaa: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units) Jos yhden työntekijän avuksi lisätään myöhemmin toinen työntekijä, lyhenee tehtävän Kesto (Duration) puoleen mutta Työn määrä (Work) -arvo säilyy ennallaan ja käytetään kaavaa: Kesto (Duration) = Työn määrä (Work) / Yksikkömäärä (Units) Tehtävälaji Myös tehtävälaji (Task type tai Default task type) asetukset vaikuttavat tehtävän aikatauluun. Kiinnitetty arvo ei voi muuttua, mutta toinen tai molemmat kiinnittämättömät arvot voivat muuttua. Tehtävälajeja on kolme: Kiinteät resurssit (Fixed Units) Muuttua saa laskennassa kesto ja työn määrä. Yleensä muuttuu tehtävän kesto, mutta tähän vaikuttaa se, onko tehtävä määritelty työmäärävetoiseksi. Kiinteä kesto (Fixed Duration) Muuttua saa ohjelman laskennassa yksikkömäärä ja kokonaistyömäärä. Kiinteä työmäärä (Fixed Work) Muuttua saa ohjelman laskennassa kesto ja yksikkömäärä. Tehtävälajien avulla hallitset kutakin seuraavan yhtälön muuttujista: Työn määrä (Work) = Kesto (Duration) * Yksikkömäärä (Units) Tehtävälaji on ja muutat syötettyä arvoa Muutat Kestoa Muutat Resursseja Muutat Työmäärää Kiinteä kesto Työn määrä muuttuu Työn määrä muuttuu Resurssit muuttuu Kiinteät resurssit Työn määrä muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu Kiinteä työmäärä Resurssit muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu Taulukko 12 Tehtävälaji kun muutat syötettävää arvoa vi Tehtävälajin muuttaminen vaikuttaa vain tehtävän resursseihin. Taulukossa näet käytettyjen tehtävälajien ja syötettyjen arvojen muutoksen vaikutuksen. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 53 Tehtäväkohtaiset asetukset Jos haluat vaikuttaa vain yhteen tehtävään, kaksoisnapsauta tehtävää ja napsauta Lisäasetukset (Advanced) -välilehden painiketta. Keston arvo Kuva 51 Advanced (Lisäasetukset) -välilehti Napsauta tarvittaessa tehtävän Työmäärään perustuva (Effort driven) -asetus pois päältä, näin vaikutat vain kyseiseen tehtävään. Tehtävän laji (Task type) -asetuksen voit myös muuttaa. Tehtävä Käytä tehtävässä resurssien syöttämiseen Tehtävän tiedot (Task Information) -ikkunan Resurssit (Resources) -välilehteä. Tämän ikkunan kautta voit lisätä useita resursseja eri käyttöasteella niin, ettei tehtävän kesto muutu (asiasta lisää kohdassa Työmääräarviointi, sivu 52). Keston arvo Kuva 52 Resurssit (Resources) -välilehti Kaksoisnapsauta Rakennuspaikan merkitseminen -tehtävää. Näet että välilehdellä on jo aiemmin asetetut resurssit ja niillä käyttöasteena 100 %. Napsauta OK-painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 54 Keston arvo Kuva 53 Resurssit (Resources) -välilehti Aseta Valurungon laudoitus -tehtävälle resurssit kuvan mukaan. Aseta kaikille muillekin projektitehtäville tarvittavat resurssit. Kuva 54 Gantt-kaavio resurssein Kuvassa tilanne resurssien syöttämisen jälkeen. Muista lisätä itsesi resurssiksi viimeiseen tehtävään. Ohjelma ilmoittaa Infosarakkeessa, että useissa tehtävissä on ylitetty resurssin työmäärä. Resurssien tasauksen teemme myöhemmin sivulla 60. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 55 ! Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 55 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Kuvassa näet resurssien kiinnittämisen aiheuttamat kustannukset projektiisi. Älä huolestu vaikka omat kustannuksesi eivät olekaan tarkalleen samansuuruiset. Kustannukset määräytyvät kiinnitettävien resurssien mukaan. Olet saattanut kiinnittää johonkin työtehtävään tekijäksi Kirvesmies 2 ja minä olen saattanut käyttää Kirvesmies 1. Heidän palkkansa eivät ole samansuuruiset. Suuruusluokan tulee kuitenkin tässä vaiheessa olla hieman alle 11 000 euroa. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 8.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 56 Kiinteät kustannukset Kiinteitä kustannuksia on kahden tyyppisiä. Toiset kiinteät kustannukset eivät johdu muista tehtävän resursseista ja toiset taas johtuvat muista resursseista. Lisätään projektiimme molemman tyyppisiä kiinteitä kustannuksia. Tehtävän rivitunnus Tarvike Tehtävä 2 Tarvikkeet Tehtävä 7 Teräkset 380 € Rj Tehtävä 9 Betoni 320 € Rj Tehtävä 13 Sadevesiviemärit 90 € Rj Tehtävä 26 Sadevesikourut 220 € Rj Taulukko 13 Kustannus 7 500 € Johtuu. Ei Rj Tehtävien kiinteät kustannukset Tässä kerrotaan harjoituksessa käytettävät tehtäviin liittyvät kiinteät kustannukset. Johtuu-sarakkeessa oleva merkintä ”Ei RJ” tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus ei ole resurssista johtuva. Merkintä ”RJ” tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus on resurssista johtuva, kustannus on siis kiinteä resurssikustannus. Projektissa materiaalikustannus (sivu 26) muodostuu ennen projektia, koska Kalle Kuja toimittaa rakennustarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. Tällaiset muut, kuin resursseista johtuvat kiinteät kustannukset lisätään projektiin esimerkiksi seuraavasti: Napsauta Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä esiin ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevan suorakaiteen pikavalikko ja napsauta sieltä Kustannukset (Cost) -komentoa. Esiin tulevassa uudessa taulukossa näet sarakkeen Kiinteät kustannukset (Fixed Cost), siihen lisätään tähän tehtävään liittyvät kiinteät kustannukset. Kuva 56 Cost (Kustannukset) -näkymä Syötä PROJEKTIN ALOITUS -tehtävälle 7500 euron (resurssista johtumaton) kiinteä kustannus. Valitse Kiinteiden kustannusten kertymä (Fixed cost Accrual) -sarakkeeseen arvo Alussa (Start), koska Kalle Kuja toimittaa tarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 57 Muut materiaalikustannukset Muut projektin materiaalikustannukset taas ovat kiinteitä resurssikustannuksia. Nämä kiinteät kustannukset voit lisätä seuraavasti: Siirry Resurssitaulukko (Resource Sheet) -näkymään. Syötä taulukkoon materiaalikustannukset merkitsemällä ne Laji (Type) -sarakkeessa Materiaali (Material) -tyyppisiksi. Kuva 57 Materiaalikustannusten syöttäminen Tässä kaikki kiinteät materiaalikustannukset on syötetty taulukkoon. Liitä materiaalikustannukset nyt tehtäviin seuraavasti: Siirry Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään. Napsauta näkymässä kaavion puoleisessa osassa esiin pikavalikko. Napsauta valikosta Näytä jaettu (Show Split) -komentoa. Napsauta jaetun ikkunan alaosan tyhjässä kohdassa esiin pikavalikko ja sieltä Kustannukset (Cost) -komentoa. Kuva 58 Jaettu Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymä Lisää tehtäville 7, 9. 13 ja 26 kiinteät resurssikustannukset. Valitse tehtävä ja ikkunan alaosan Resurssin nimi (Resource Name) -kentän pudotusvalikosta resurssi (materiaali). Napsauta jokaisen valinnan jälkeen heti OK-painiketta, sen jälkeen painikkeen nimi vaihtuukin Edellinen (Previous) -nimeksi. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 58 Syötettyäsi kiinteät materiaalikustannukset tehtäville, voit tarkastella niiden vaikutusta projektiin. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Tilastot (Statistics) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 59 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Kuvassa näet kiinteiden kustannusten lisäämisen aiheuttamat kokonaiskustannukset. Nyt nuo kokonaiskustannukset ovat tasan 8 510 € suuremmat kuin edellisessä vaiheessa (sivu 56). Jos aikataulun kestoarvot ovat muuttuneet joidenkin tehtävien osalta, johtuu se siitä, ettei kiinteitä materiaalikustannuksia syötettäessä ole toimittu annettujen ohjeiden mukaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 9.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 59 Projektiaikataulun viimeistely Resurssien ylikäyttö Resurssien käyttöä voidaan korjata useassa erilaisessa näkymässä. Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymä Jos resurssin käyttöaste 100 % on ylitetty tai alitettu (yli- tai vajaa-allokointi) nähdään se Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymässä. Näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pudotusvalikosta Resurssikaavio (Resource Graph) -komentoa. Kuva 60 Apumiehen ylikuormitus Selailemalla resursseja näet, että apumiehen kyky tehdä työtä, käyttöaste, on ylitetty toisen viikon maanantaina ja tiistaina. Tilanne on tämä vain, jos olet syöttänyt resurssit juuri samalla tavalla kuin minä. Tämä yliallokointitilanne korjataan helposti käyttämällä kyseisten päivien jossakin tehtävässä aputyössä Kalle Kujaa apumiehen sijasta. Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymä antaa melko synkän kuvan työntekijöiden kuormitusylityksistä, siksi asiaa kannattaa tarkastella muissakin näkymissä. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 60 Kaksoisnapsauta Sadevesiviemärien asennus -tehtävän nimeä. Tehtävän kesto Kuva 61 Resurssit (Resources) -välilehti Vaihda Apumies-resurssin tilalle Kalle Kuja työntekijäksi. Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos niitä edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 10.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 61 Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymä Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 9.mpp Avaa uudelleen aiempi tiedosto Kalle Kuja - autotalli 9. Käyttöasteen ylitys nähdään myös Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymässä lukuarvoina. Kuva 62 Resource Usage (Resurssien käyttöaste) -näkymä Taulukossa nähdään, että resurssinkäytön ristiriidat ovat tuntimääräisesti melko pieniä. Apumiehen osalta esimerkiksi toisen viikon maanantaina työmäärä ylitää tässä vaiheessa "suorituskyvyn" vain 1,25 h. Palaa Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään ja vaihda Kalle Kuja resurssiksi apumiehen tilalle Maatyöt-tehtävässä, siinä tunteja on 1,25 h. Älä puutu vielä Kirvesmies 2 -resurssin tekemisiin. Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos muita edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 10 - maatyöt.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 62 Automaattinen resurssien tasaaminen Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 10.mpp Avaa uudelleen tiedosto Kalle Kuja - autotalli 10. Resource (Resurssi) -välilehdeltä löytyy Tasaa kaikki (Level All) -toiminto, joka tekee tasauksen puolestasi. Yleensä automaattisiin toimintoihin on asennoiduttava tietyllä varauksella, sillä ohjelma ei osaa ajatella ja suunnitella. Napsauta nyt kuitenkin Tasaa kaikki (Level All) -painiketta. Kuva 63 Automaattisesti tasattu Gantt-kaavio Koska resurssien ylivaraukset olivat varsin pieniä, onnistui automaattinen tasaus hyvin. Muutokset eivät juurikaan näy. Koska projektin kokonaisaikataulu ei pitene yli tavoitevalmistumisajan, voimme tällä kertaa hyväksyä autotasauksen tuottaman tuloksen. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 11.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 63 Resurssien vajaakäyttö Tarkastellaan vielä vajaa-allokointitilannetta. Nyt Apumies on vajaa-allokoitu projektin loppupuolella, hänen käyttöasteensa on vain 50 %. Kuva 64 Apumies vajaa allokoidussa tilanteessa Kuvassa näet Apumiehelle aikatauluun merkityt työt. Hänen käyttöasteensa on osan työjaksosta vain 50 % eli hän ei ole jatkuvasti täystyöllistetty. Projektipäällikkönä ehdotat Kalle Kujalle, että hän tekee kustannussäästöjen vuoksi apumiehen työt aina tuosta neljännen viikon tiistaista lähtien. Näillä toimilla tarvitsemme apumiestä työmaalla lyhyemmän ajan ja säästämme hieman kustannuksissa. Tämä onnistuu tietysti vain, jos sovimme asian etukäteen työryhmän kanssa. Tehtävä Kalle Kuja lupautuu tekemään projektissamme aputyöt seuraavasti: Sisäverhous 4. viikon maanantai (tiistaista) torstaihin 50 % Tee aikatauluun tarpeelliset korjaukset vajaa-allokoinnin osalta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 12.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 64 ! Tutki miten tehdyt muutokset ovat vaikuttaneet kustannuksiin. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Tilastot (Statistics) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 65 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Tässä näet kokonaiskustannukset resurssimuutosten jälkeen. Kustannussäästöä on syntynyt hieman. Kuva 66 Kustannukset (Cost) -näkymä Tässä näkymässä kokonaiskustannus eroaa hieman edellisen kuvan Nykyinen (Current) kohdan kokonaiskustannuksesta. Projektitilastossa on mukana kaikki kustannukset, mutta tässä näkymässä PROJEKTI VALMIS tehtävän kustannusta ei ole laskettu mukaan kokonaiskustannukseksi, ties miksi. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 65 Kalenteri (Calendar) -näkymä Kalenteri (Calendar) -näkymässä voit tarkastella projektin työtehtäviä perinteisessä kalenterissa. Näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pudotusvalikosta Kalenteri (Calendar) -komentoa. Kuva 67 Calendar (Kalenteri) -näkymä Kuvassa näet tämän hetkisen tilanteen Kalenteri (Calendar) -näkymässä. Tämä näkymä helpottaa joidenkin tehtävien ajoituksen mietintää. Näet tehtävän Maalaustyöt loppuvan paljon ennen kuin Sisäverhouksen asentaminen. Verhouksen tekemisen jälkeen sisäpuolikin maalataan, joten tuo 3 päivää kestävä Maalaustyöt-tehtävä tulee katkaista kahteen osaan. Viimeiset kaksi päivää siirretään noin vuorokauden tai kaksi myöhemmin alkavaksi. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 66 Tehtävien paloittelu Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymässä Aluksi kannattaa aikajanan zoomaus-arvoksi asettaa 9 päivää (9 days). Kuva 68 Jaettu tehtävä Jaa tehtävä kahteen osaan Jaa tehtävä (Split Task) -painikkeella. Kuvassa tilanne zoomauksen ja tehtäväjaon jälkeen. Siirrä tehtävän loppuosa hiirellä puolitoista päivää eteenpäin. Näin maalaustyö tulee oikeaan kohtaan siten, että se valmistuu ennen lopputarkastusta. Kuva 69 Tehtävän osan siirtäminen Kuvassa näet tehtäväosan siirtämisen hiirellä. Kun siirrät osaa, saat vihjeen joka kertoo alkamispäivän ja loppumispäivän päivämäärät. Palauta Gantt-kaavion zoomaus, aseta zoomausarvoksi 34 - 39 päivää. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 13.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 67 Kriittinen polku Anna ohjelman laskea projektin kriittinen polku. Siirry Gantt-kaavio (Gantt Chart) -näkymään. Aseta Muotoile (Format) -välilehdellä voimaan Kriittiset tehtävät (Critical Tasks) -asetus. Kuva 70 Kaavioon merkitty kriittinen polku Tehtyäsi asetusvalinnan näet punaisella palkilla merkittynä ne tehtävät, joiden on valmistuttava aikataulun mukaan - siis kriittisen polun kriittiset tehtävät. Elleivät nämä tehtävät valmistu ajallaan koko työn valmistuminen myöhästyy. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Kriittisellä polulla olevat tehtävät on suoritettava viimeistään suunniteltuun aikaan, sinä vastaat siitä projektipäällikkönä. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 14.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 68 Runkosuunnitelman tallentaminen Kun projektisuunnitelma on alustavasti kunnossa, kannattaa projektiaikataulu hyväksyttää eri osapuolilla. Sen jälkeen tallennetaan sekä projektin aikataulu että runkosuunnitelma. Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Projekti (Project) -välilehden Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -pudotusvalikon Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -komennolla. Toimenpiteen vaikutusalue Kuva 71 Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -valintaikkuna Tarkasta että valinnat ovat kuten kuvassa ja napsauta OK-painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 72 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Tilasto näyttää Nykyinen (Current) -kokonaiskustannukset ja Perusaikataulu (Baseline) -kustannukset. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 15.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 69 Runkosuunnitelman muuttaminen Runkosuunnitelmaa voidaan vielä pakottavissa tilanteissa muuttaa. Runkosuunnitelman muutokset ovat tarpeen, jos on havaittu joidenkin tärkeiden tehtävien puuttuvat alkuperäisestä runkosuunnitelmasta. Toistuva tehtävä Harjoituksessa on unohdettu työmaatarkastukset, jotka nyt lisätään suunnitelmaan. Teemme projektipäällikölle Toistuvan tehtävän (Recurring Task) joka maanantaille, keskiviikolle ja perjantaille. Kuva 73 Toistuvan tehtävän tiedot (Recurring Task Information) -valintaikkuna Valitse kolmas rivi, toistuva tehtävä tehdään valitun rivin yläpuolelle Tehtävä (Task) -pudotusvalikon Toistuva tehtävä (Recurring Task) -komennolla. Tee toistuvalle tehtävälle valintaikkunassa näkyvät määritykset ja napsauta OK-painiketta. Lopetuspäiväksi voit asettaa viimeisen viikon keskiviikon, koska lopputarkastus on jo asetettu aiemmin. Kiinnitetään vielä resurssi projektipäällikkö jokaiseen toistuvan tehtävän alitehtävään Työmaatarkastus 1 - 11. Avaa Työmaatarkastukset tehtävän jäsennys napsauttamalla nimen vasemmassa päässä olevaa kolmiota. Valitse kaikki alitehtävät. Napsauta Resurssit (Resource) -välilehdeltä Varaa resurssit (Assign Resources) -painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 70 Kuva 74 Varaa resurssi (Assign Resource) -valintaikkuna Valitse oman nimesi kohdalta Käyttöaste (Units) -kenttä ja aseta arvoksi 100 %. Napsauta Projekti (Project) -välilehden Tietoja projektista (Project Information) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Tilastot (Statistics) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 75 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Kuvassa näet kustannukset ennen runkosuunnitelman muutoksen tallentamista. Perusaikataulu (Baseline) ja Nykyinen (Current) arvot eroavat toisistaan projektipäällikön palkkion verran. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 16.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 71 Tallenna sitten runkosuunnitelma muutoksineen. Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Projekti (Project) -välilehden Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -pudotusvalikon Määritä perusaikataulu (Set Baseline) -komennolla. Aseta oletukseksi -painike Kuva 76 Set Baseline (Perusaikataulun määrittäminen) -valintaikkuna Koko runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Entire project (Koko projekti) -valinnalla. Jos haluat lisätä vain yhden tehtävän runkosuunnitelmaan, valitse tehtävä ensin ja tee sitten valinta Selected tasks (Valitut tehtävät). Kuva 77 Ilmoitusikkuna Ohjelma kysyy Oletko varma, … (Are you sure …) , napsauta Kyllä (Yes) -painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 72 Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 78 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Kuvassa näet kustannukset runkosuunnitelman tallennuksen jälkeen. Perusaikataulu (Baseline) -kustannuksiin tullaan seurannassa vertaamaan toteutumaa eli Todellinen (Actual) rivin kustannusta. Kuva 79 Lopullinen Gantt-kaavio Kuvassa näet projektisuunnitelman (aikataulun) tallennuksen jälkeen. Nyt aikataulusi on valmis. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 17.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 73 Projektin seuraaminen ja raportointi Kun projekti on aloitettu, tulee sen edistymistä jatkuvasti seurata. Seurantaprosessissa aikatauluun merkitään tehtävistä joko: ! toteutuneet alku- ja päätösajat valmiusaste prosentteina toteutunut ja jäljellä oleva kesto toteutuneet tai jäljellä olevat kustannukset toteutunut tai jäljellä oleva työ Tarkkuus kirjauksissa on avain onnistuneelle projektiseurannalle ja uusien projektien aikataulusuunnittelulle. Osaaminen projekteissa kehittyy dokumentoiduista kokemuksista. Kunnollisen seurantatiedon pohjalta on myös helppo analysoida projektia. Projektin etenemisen kirjaaminen Projektin käynnistyttyä aloitetaan todellisten tapahtumien kirjaaminen eli projektin seuranta. Seuranta-näkymään pääset napsauttamalla Tehtävä (Task) -välilehden Gantt-kaavio (Gantt Chart) -pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -komentoa. Kuva 80 Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymä Kuvassa näet tilanteen seurannan näkökulmasta. Napsauta näkymässä edelleen esiin vasemmassa yläkulmassa olevan suorakaiteen pikavalikko. Napsauta pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komentoa. Kuva 81 Tracking (Seuranta) -näkymä Nyt olet siirtynyt näkymään, jossa voit valita tehtäville tapahtuneiden töiden etenemän. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 74 Ensimmäinen viikko - perjantaina Syötä ensimmäisen työviikon toteutunut tilanne, joka on edennyt tarkalleen suunnitelmien mukaan. Syötä aluksi tarkastuksien etenemä seuraavasti. Kuva 82 Tarkastusten merkitseminen tehdyiksi Valitse tehtävät 4 - 6 ja napsauta 100 % valmiina (100 % Complete) -painiketta. Valitse tehtävät 16 - 22 ja napsauta 100 % valmiina (100 % Complete) -painiketta. Kuva 83 Ensimmäisen viikon toteutuneet työt Tilanteen tulisi nyt näyttää suunnilleen kuvan mukaiselta. Koko projektin valmiusasteeksi ohjelma on laskenut 25 - 26 %. Perustustyöt-päätehtävän arvoksi ohjelma on laskenut 100 % koska kaikki sen alitehtävät ovat valmiita (100 %). Ellet näe kuvaruudulla kaikkia kuvassa näytettyjä sarakkeita, tuo ne esiin vetämällä hiirellä ikkunan jakopalkista. Kaksoisnapsauta vielä lopuksi jakopalkkia, siten optimoit jakopalkin sijainnin sarakereunan kohdalle. Jos todellinen kustannus ei ole noin 11 000 euroa, on jokin tehty työ merkitsemättä tehdyksi . Tarkasta projektin aloitustehtävä, sekin on suoritettu. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 75 Seuranta työkalut Tutkitaan tilannetta tarkemmin ottamalla käyttöön edistymispalkki. Haemme kyseisen painikkeen asetuksista. Napsauta Tiedosto (File) -valikon Asetukset (Options) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti. Kuva 84 Muokkaa valintanauhaa (Customize Ribbon) -välilehti Mukauta valintanauhaa (Customize the Ribbon) -kohdassa on valittu päävälilehdet (Main Tabs). Tee valintanauhan mukauttamiseksi seuraavat toimet: • • • • • • • • • perusta uusi välilehti Seuranta Uusi välilehti (New Tab) -painikkeella anna edellisen alle syntyneelle ryhmälle uusi nimi Edistyminen tarvitatessa voit perustaa uusia ryhmiä Uusi ryhmä (New Group) -painikkeella lisää vasemmasta lohkosta Tilanneviivat (Progress Lines) -komento Edistyminen-ryhmään Lisää (Add) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Poista (Remove) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Palauta (Reset) -pudotusvalikon Poista kaikki mukautukset (Reset all Customization) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Vie kaikki mukautukset (Export all customizations) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Tuo tai vie (Import/Export) -pudotusvalikon Tuo mukautettu tiedosto (Import customization file) -komennolla. napsauta OK-painiketta. Napsauta nyt Seuranta-välilehdelle lisättyä Tilanneviivat (Progress Lines) -painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 76 Kuva 85 Edistymisviivat (Progress Lines) -valintaikkuna Tee kuvaan merkityt asetukset. Nykyisen edistymisviivan väri Kuva 86 Viivatyylit (Line Styles) -välilehti Muuta Muut edistymisviivat (All other progress lines) kohdassa viivojen väriksi jokin vahva ja silmiinpistävä väri. Hyväksy ikkunan asetukset OK-painikkeella. Napsauta vielä Näytä (View) -välilehden Korosta (Highlight) -pudotusvalikosta voimaan Valmiit tehtävät (Completed Tasks) -asetus. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 77 Kuva 87 Projektin tilanne 1. viikon jälkeen Nyt näet luettelosta ja Gantt-kaaviosta melko selkeästi olennaisen. Jäsennä tehdyt työt piiloon napsauttamalla PERUSTUSTYÖT-päätehtävän nimikentän vasemmassa päässä olevaa kolmio-merkkiä. Kuva 88 Jäsennetty projektiaikataulu Tehtävien jäsentämisen jälkeen tilanne näyttää tältä. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 89 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Kun nyt tarkastelet projektin kustannuksia näet, että tähän mennessä projektiin on sitoutunut noin 11 500 euroa. Kustannuksista on vielä erääntymättä, Jäljellä (Remaining) noin 8 700 euroa. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 1.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 78 Toinen viikko - perjantaina Merkitsemme etenemän toisella viikolla seuraavan listan mukaan. Projekti on siis edennyt suunnitelmien mukaan, vain kattotuolien asennus alkoi hieman ennen suunnitelmassa merkittyä päivää. Kuva 90 Projektin tilanne 2. viikon jälkeen Merkitse kattotuolien asennuksen aloitus Tod. alkaminen (Act. Start) -sarakkeeseen päivämääränä, näin tehtävän suoritus on aloitettu kyseisen päivän aamuna. Kuvassa tilanne toisen projektiviikon jälkeen, kun otat käyttöön edistymisviivan. Jäsennä tehdyt työt piiloon. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 2.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 79 Kolmas viikko - perjantai Tilanne on edennyt suunnilleen suunnitelmien mukaan, kirjataankin alla olevat seuranta-arvot aikatauluun. Kuva 91 Projektin tilanne 3. viikon jälkeen Sadevesikourujen asennus on saatu valmiiksi suunniteltua nopeammin. Kirjoita Tod. lopettaminen (Act. Finish) -kenttään kyseisen viikon perjantain päivämäärä. Korjaa muutkin päättymispäivät joita ei vielä ole merkitty kyseisen viikon perjantaille. Sähkötöiden aloittaminen taas on viivästynyt, hommaa siis sähkömies töihin heti, mieluummin viikonlopuksi. Jäsennä tehdyt työt piiloon. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 3.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 80 Viimeinen viikko - perjantaina Kuva 92 Projektin tilanne 4. viikon jälkeen Sait sähkömiehen töihin viikonlopuksi, joten aikataulu pitää. Sähköasennuksen aloituspäivän voit muuttaa tai jättää ennalleen. Nyt olet syöttänyt kaikki toteutuneet arvot aikatauluun. Työ tuli tehtyä pääosin aikataulun mukaan ja se valmistui tavoitepäivään mennessä. Tutkitaan vielä projektia sen kustannusten osalta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 93 Projektitilastot (Project Statistics for) -valintaikkuna Projektin tilastotiedoista näet, että budjetoidut Perusaikataulu (Baseline) rivin kohdalla olevat arvot niin Kustannus (Cost) kuin Työ (Work) sarakkeessa toteutuivat (melko) tarkasti. Työ on valmis ja projektia toteutettaessa säästyi hieman rahaa budjetoituun verrattuna. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 4.mpp © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 81 Kuva 94 Toteutunut projektiaikataulu seuranta-näkymässä Kuvassa näet tilanteen, kun projekti on valmis. Tällaisen näkymän projektiin saat valitsemalla Näytä (View) -valikosta Gantt kaavio (Cantt Chart) -pudotusvalikosta Gantt-seuranta (Tracking Gantt) -näkymän. Sen lisäksi sinun on napsautettava taulukon vasemman yläkulman suorakaiteen pikavalikosta Seuranta (Tracking) -komentoa. Ja viimeksi sinun tulee piilottaa tarpeettomat sarakkeet sarakkeen pikavalikon Piilota sarake (Hide Column) -komennolla. Tehtävä Mitä virheitä tehtiin projektisuunnitelmassa, jäikö jokin huomaamatta? © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 82 Kassavirta Seuraavaksi tulostamme kustannuksia kuvaavan raportin. Napsauta Raportit (Reports) -välilehden Koontinäytöt (Dashboards) -painiketta. Kuva 95 Kustannukset (Costs) -pudotusvalikko Valitse pudotusvalikosta Kustannusten yleiskatsaus (Cost Overview) -raportti. Aiemmissa Project-versioissa raportit syntyivät melko automaattisesti ja aina kelvollisen näköisenä. Nyt Microsoft on kehittänyt muokattavat raportit. Se taas tarkoittaa sitä, että töitä on tehtävä paljon ennen kuin raportti palvelee omia tarpeitasi. Tässä käsittelen asiaa hyvin, hyvin pintapuolisesti. Kuva 96 Raportti muokkaustilassa Kuvassa näet Kustannusten yleiskatsaus (Cost Overview) -raportin muokkaustilassa. Muokkaustilassa valintanauhaan ilmestyy useita uusia välilehtiä, joilla voit muokata raporttia. Kun valitset jonkin raportin objektin (osan), ilmestyy näytön oikeaan reunaan objektin toimintopaneeli . Toimintopaneelissa on kymmeniä asetuksia raportin muokkaamiseksi. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 83 Kuva 97 Raportin esikatselu ja tulostaminen Voit esikatsella raporttia napsauttamalla esiin Tiedosto (File) -valikon Tulosta (Print) -välilehden. Raportin tulostat napsauttamalla Tulosta (Print) -painiketta. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 84 Projektin päättäminen Projektin lopettamisen tulee olla aina ennalta suunniteltu tapahtuma, jonka edellytykset on dokumentoitava jo projektin suunnitteluvaiheessa. Lopettamistoimiin kuuluu testaustoimia ja varsinainen työn lopettaminen sekä muodollinen tulosten hyväksyminen. Testaus Projektissa aikaansaatu tuote, prototyyppi tai 0-sarjan tuote tulee testata riittävin testein ja koeajoin. Testaus tulee tehdä testaussuunnitelman ja standardien sekä viranomaismääräysten mukaan. Testauksesta tehdään aina testauspöytäkirja joka arkistoidaan huolellisesti. Eri osien tekninen testaus on myös tarpeen, mutta nämä testit on suoritettava jo työn edetessä. Näin eivät ongelmat osissa aiheuta lopettamisvaiheessa kustannusten osalta yllätyksiä ja aikatauluviiveitä. Lopettaminen Projekti lopetetaan määrätietoisesti kun määritelty lopputulos, tavoite on saavutettu ja kaikki tehtävät on suoritettu hyväksyttävällä tavalla. Lopputuotteen laadun tulee olla kunnossa. Projekteilla on taipumusta jäädä elämään vaikka tavoite olisikin jo saavutettu. Lopettamiseen kuuluu työn tulosten dokumentointi, arkistointi, raportointi, tiedottaminen ja arviointi. Käyttöönotto varmistetaan ja projektituotteen siirto käyttäjille tulee hoitaa huolella. Hyväkin projektitulos menettää käyttöarvoa, jos käyttöä ei hallita. Esimerkiksi atk-ohjelmalle tehdään käyttöopas, joka sisältää kaiken olennaisen tuotteen käyttötoimista. Käyttäjät tulee kouluttaa tuotteen käyttöön. Projektin lopettamista ei kannata viivästyttää pienten korjaus- ja muutostarpeiden vuoksi. Muutokset voidaan tehdä omina jatko- tai lisäprojekteina ja korjaukset ylläpitoprojekteina tai takuukorjauksina. Projektin lopputuotteen käyttöönotto Projektityön tuloksen käyttöönotto ei ole enää projektiorganisaation tehtävä, vaan vastuu siirtyy asettajan perusorganisaatiolle. Tulosten jatkuva seuraaminen ja itsearviointi kuuluu kuitenkin projektiorganisaatiolle. Asettajan perusorganisaation tehtäväksi jää: tulosten käyttöönotto ja hyväksikäytön järjestäminen jatkoprojektien ja toimien käynnistäminen tiedotustoimien organisointi tiedotussuunnitelman mukaisesti Projektin asettajan tuotetta käyttävälle organisaatiolle on myös jätettävä tehtäväksi jatkuva tuotteen ongelmakohtien ja kehitystarpeiden kirjaaminen muistiin. Tällaiset kirjaukset antavat parhaat mahdollisuudet korjata tuotetta tarvittaessa ja hoitaa myös takuuajan loppukorjaukset. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 85 Ohje-toiminto Project on perinteinen Windows -ohjelma ja se sisältää ohjetiedoston. Ohjetta sinun kannattaa tutkia, kun tarvitset tietoa ohjelman toiminnoista tai ominaisuuksista. Ohje avautuu napsauttamalla Ohje (Help) -painiketta tai painamalla F1-funktionäppäintä. Kuva 98 Project Ohje (Project Help) -valintaikkuna Ikkunan yläosassa on tekstiruutu, johon voit kirjoittaa etsittävän ohjeaiheen hakusanan. Sitten eikun napsautat Etsi (Search) -painiketta. Ohjeen aiheisiin voit tutustua myös Aloittaminen (Getting started) -otsakkeen alla olevaa aiheotsikkoa napsauttamalla. Tutustu Uuden projektin luominen (Greate a new project) -toiminnon ohjeeseen napsauttamalla hyperlinkkiä. © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 86 Hakemisto A Aikajana ................................................................................ 17 Ajoituskaava ......................................................................... 52 Alitehtävä ............................................................................... 8 Alkuasetukset....................................................................... 30 Avainpainike ........................................................................ 17 B Backstage ........................................................................ 11, 13 F File-valikko ..................................................................... 13, 29 I Ikkuna ................................................................................... 13 K Kalenterin asetukset ............................................................ 30 Kesto ........................................................................................ 8 Kiinteä kesto ......................................................................... 53 Kiinteä resurssi..................................................................... 53 Kiinteä työmäärä ................................................................. 53 Kiinteät resurssit .................................................................. 52 Kriittinen polku.............................................................. 21, 68 Kriittinen tehtävä ........................................................... 21, 68 Käyttöliittymä ...................................................................... 12 Käyttöoikeus .......................................................................... 2 L Lopettaminen ....................................................................... 85 M Metatiedot ............................................................................. 38 N Näkymät Calendar .......................................................................... 23, 66 Gantt Chart ............................................................... 21, 51, 58 Lisää näkymiä ...................................................................... 25 More Views........................................................................... 25 Resource Sheet ................................................... 24, 50, 58, 60 Resource Usage .................................................................... 62 Timeline ................................................................................ 17 Tracking Gantt ..................................................................... 25 Tracking Gantt ..................................................................... 74 O Ohjelmaikkuna ..................................................................... 12 Ohjelman avaaminen ........................................................... 10 Ohjelman lopettaminen ....................................................... 11 Oletusasetukset ........................................................ 32, 35, 37 Osoitin ................................................................................... 14 Otsikkorivi ............................................................................ 14 P Perusaikataulu ........................................................................ 9 Peruskalenteri ....................................................................... 30 Perustiedot ............................................................................ 34 Pienennä valintanauha ........................................................ 15 Pikatyökalurivi ..................................................................... 14 Pikavalikko ........................................................................... 20 Pikavalikoima ....................................................................... 20 Projektiaikataulu .................................................................... 8 Projektin määrittely ............................................................. 26 Projektin päättäminen ......................................................... 85 Projektin seuranta ................................................................ 74 Projektinhallinta ..................................................................... 6 Projektisuunnitelma............................................................... 7 Projektisuunnittelu ................................................................ 7 Päätehtävä ............................................................................... 8 R Resurssi ................................................................................... 9 Resurssien automaattinen tasaus ....................................... 63 Resurssin kiinnittäminen .................................................... 51 Resurssin varaaminen ......................................................... 51 Riippuvuus ........................................................................... 43 Runkosuunnitelma .............................................................. 69 S Sarakenimien muuttaminen ............................................... 45 Sarakeotsikot......................................................................... 46 Seuranta ................................................................................. 76 Suunnitelma-aikataulu .......................................................... 9 © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 87 T V,W Tallenna................................................................................. 33 Tavoite..................................................................................... 8 Tehtävien ajoituksen asetus ............................................... 35 Tehtävien linkitys ................................................................ 43 Tehtävien syöttö................................................................... 40 Tehtävälaji ............................................................................ 53 Tehtävälista .......................................................................... 27 Testaus .................................................................................. 85 Tilapalkki ........................................................................ 12, 14 Tilarivi ................................................................................... 12 Timeline ................................................................................ 17 Toistuva tehtävä .................................................................. 70 Toteutuma-aikataulu............................................................. 9 Tuotteen käyttöönotto......................................................... 85 Työmääräarviointi ............................................................... 52 Työmäärävetoinen ............................................................... 52 Työmäärään perustuva ....................................................... 52 Vajaa-allokointi .................................................................... 64 Valikoima .............................................................................. 19 Valintaikkuna ....................................................................... 17 Valintanauha................................................................... 14, 15 Valuutta-asetus..................................................................... 37 WBS .......................................................................................... 8 Virstanpylväs .......................................................................... 8 Work Breakdown Structure .................................................. 8 Välilehti Format ................................................................................... 16 Project .................................................................................... 16 Report .................................................................................... 15 Resource ................................................................................ 15 Task ....................................................................................... 15 Tilannekohtainen välilehti .................................................. 16 View....................................................................................... 16 Välitavoitteet..................................................................... 8, 28 Y yhteenvetotehtävä ................................................................ 39 Yhteenvetotiedot .................................................................. 38 Yhteystyyppi Alusta alkuun ....................................................................... 43 Alusta loppuun .................................................................... 43 Lopusta alkuun .............................................................. 43, 44 Yliallokointi........................................................................... 60 i ii iii iv v vi Sorsa, Mikko ja Venetjoki, Klaus, 2002, Project 2002, Docendo Finland Oy Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille - Tavoite 4 -ohjelman arviointi, Oy Edita Ab Hietala, Kari 2000, Projekteista menestystä PK-sektorille - Tavoite 4 -ohjelman arviointi, Oy Edita Ab Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000 Trainer, Oy Edita Ab Microsoft Press, 1997 Opeta itsellesi Microsoft Project 98, Suomen atk-kustannus Oy Chatfield, Carl S. ja Johnson, Timothy D., 2000, Microsoft Project 2000 Trainer, Oy Edita Ab © Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 88
© Copyright 2024