Sähköinen kokous Julkisissa organisaatioissa monista asioista päätetään luottamushenkilöistä koostuvissa toimielimissä. Asiat valmistellaan yleensä etukäteen sähköisesti, mutta kokousten esityslistat kulkevat päättäjille usein vielä perinteisessä paperimuodossa. Kokousasiakirjojen tulostus, kopiointi ja kuljetus aiheuttavat huomattavan kustannuserän, josta on mahdollista päästä eroon kokousprosessin sähköistämisellä. Sähköinen kokous poistaa paperit pöydiltä Kokouksen asiakirjojen lähetys sähköpostilla ei ole riittävän tietoturvallinen tapa toimittaa luottamuksellisia tietoja. Paperiversion toimittaminen luottamushenkilöille vie aikaa tulostuksineen sekä kuljetuksineen ja aiheuttaa huomattavia kustannuksia. Innofactor on siksi toteuttanut luottamushenkilöille sähköiseen kokouskäytäntöön järjestelmän, joka poistaa paperit pöydiltä. Palvelu laajenee haluttaessa tuottavuustyökaluilla kuten sähköinen kalenteri, keskustelupalsta, tiedotteet, ohjeet ja johtosääntö sekä muut yleisasiakirjat. Sähköisessä kokouksessa kokousasiakirjat ja niiden liitteet joko luodaan suoraan järjestelmään, tai julkaistaan sinne organisaation käytössä olevasta asianhallintajärjestelmästä. Luottamushenkilöt pääsevät tarkastelemaan kokousasiakirjoja verkon kautta omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan ajasta ja paikasta riippumatta. Kokousasiakirjat näkyvät palvelussa kokonaisina esityslistoina, pöytäkirjoina tai asioittain pykälä kerrallaan. Kokousasioihin voi tehdä omia kommentteja ja lisäksi niiden sisällöstä on mahdollista keskustella suoraan järjestelmässä sähköisesti toimielimen muiden jäsenten kanssa. Kokouksessa luottamushenkilöt seuraavat asialistaa ja kommentteja esimerkiksi kannettavilta tietokoneilta, joissa on verkkoyhteys. Tarvittaessa samalla välineellä voidaan kokouksessa toteuttaa myös sähköinen äänestys. Lue lisää kotisivuiltamme. www.innofactor.fi Sähköisen kokouskäytännön hyödyt: Kustannussäästö - poistaa kokousasiakirjojen kopioinnin ja kuljetuksen Tehokkuus - kokousasioiden sähköinen valmistelu ja kommentointi Nopeus - asiakirjojen toimitus sähköisesti luottamushenkilöille Tietoturva - luottamuksellisia asiakirjoja ei löydy roskakoreista Keskeiset ominaisuudet: Helppo käyttö selaimella kokoustilassa, kotona tai matkoilla Asioiden valmistelu, muistiinpanot ja kommentointi sähköisesti Turvallinen ja nopea tapa jakaa asiakirjat Sujuva liittymä asiankäsittelyjärjestelmään Sähköinen kokouskäytäntö Päätöksenteko kokonaan sähköisellä prosessilla Innofactor on suurin suomalainen Microsoft-ratkaisuihin keskittynyt toimittaja, joka pyrkii asiakkaidensa kanssa pitkäaikaiseen lisäarvoa tuottavaan kumppanuuteen. Innofactor tarjoaa yrityksille, julkishallinnolle ja muille yhteisöille kaikki Microsoftin keskeiset ratkaisut. Laajeneva palvelukokonaisuutemme sisältää myös Innofactorin omia ja kolmansien osapuolien tuotteita. Tarjoamme järjestelmät voidaan asentaa asiakkaan omille palvelimille tai tarjota palveluna Innofactorin palvelukeskuksesta ja Microsoftin pilvestä. Innofactor toimii yhteensä seitsemällä paikkakunnalla Suomessa, kahdella paikkakunnalla Tanskassa ja Venäjällä. Innofactor Oyj on NASDAQ OMX Helsinki Oy:n päälistan nopeimmin kasvava IT-yritys. Innofactor Oyj Keilaranta 19 02150 Espoo Puh 010 272 9000 [email protected] Päätöksentekoa edeltävä asioiden käsittely on nykyään käytännössä aina sähköistä. Päätöksentekoprosessia tukevaan asiankäsittelyjärjestelmään pääsevät käsiksi kuitenkin vain asiaa valmistelevat virkamiehet, joten esityslistat ja muut päätöksentekoon liittyvät asiakirjat on perinteisesti toimitettu päättäjille paperilla. Käsittelyn tehostamiseksi Innofactor on toteuttanut Sähköinen kokous -ratkaisun, jonka avulla päätöksentekoprosessi saadaan sähköiseksi alusta loppuun ja paperien tulostuksesta ja kuljetuksesta päästään eroon. Samalla tietoturva paranee, kun asiakirjoja ei tarvitse tulostaa ja riski tulosteiden unohtumiseen väärään paikkaan pienenee. Luottamushenkilöille voidaan myös avata oma sähköinen työtila, joka mahdollistaa extranet-tyyppiset työkalut kaikille tarvittaville osapuolille. Sähköinen työtila mahdollistaa kokouskäytännön ulkopuoliset käyttötavat, kuten ryhmätyötilat eri sidosryhmien kesken. Työtilaa on mahdollista muokata asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Esimerkiksi päätöksentekoa tukevat asiakirjat voidaan säilyttää työtilassa tietoturvallisesti, jolloin ne löytyvät tarvittaessa nopeasti myös päätöksenteon jälkeen. Tiedottaminen ja kommunikointi Heti kun esityslista ja mahdollinen oheismateriaali valmistuvat, asiakirjat julkaistaan asianhallintajärjestelmästä verkkopalveluun, jolloin luottamushenkilöt saavat päätöksenteossa tarvittavat materiaalit käyttöönsä välittömästi. Luottamushenkilöt voivat kommentoida esityslistan asioita siten, että kirjoitetut kommentit näkyvät vain heille itselleen. Lisäksi asioista voidaan keskustella sähköisesti toimielimen muiden jäsenten kanssa ilman sähköpostia. Tämä parantaa tiedottamista ja asian käsittelyyn liittyvää kommunikointia merkittävästi. Sähköisellä kokousjärjestelmällä voi nopeuttaa myös kokousten läpimenoa Kokouksessa luottamushenkilöt kirjautuvat verkkopalveluun sovituilla laitteilla, joita voivat olla kokoustilassa kiinteänä olevat laitteet, kannettavat tietokoneet tai tabletit. Kukin luottamushenkilö seuraa kokousasiakirjoja laitteeltaan asia kerrallaan ja saa samalla kätevästi näkyviin omat kommentit ja keskustelut, joihin hänellä on lukuoikeus. Mikäli asiankäsittelyn yhteydessä tarvitaan aiemmissa kokouksissa tehtyjä päätöksiä, myös ne löytyvät järjestelmästä vaivattomasti. Kokouksiin käytetty aika voi nopeutua, koska järjestelmällä voidaan hoitaa myös äänestykset sähköisesti. Kokouksen sihteeriä helpottaa se, että äänestysraportit saadaan tarvittaessa osaksi pöytäkirjaa ilman lisätyötä. Lue lisää kotisivuiltamme. www.innofactor.fi