M2 MATKALASKUOHJE KANSALAISOPISTON TUNTIOPETTAJALLE Matkalaskut maksetaan kerran viikossa suoraan matkustajan pankkitilille. Matka- ja kuluveloituksiin liittyvät tositteet liitetään sähköisinä liitteinä matkalaskulle. Suositellaan tehtäväksi mahdollisimman monta matkalaskua samalle laskulle. KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN https://www.saasm2.com Käyttäjätunnus: Yritystunnus: Salasana: (saat tunnuksen sähköpostiisi täytettyäsi ja lähetettyäsi M2matkahallinta perustietolomakkeen osoitteeseen [email protected] ) 1111 Ensimmäisellä kirjautumisella painetaan Unohtuiko salasana? Sähköpostiin tulee linkki, josta päästään järjestelmään vaihtamaan salasana (8 merkkiä). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ JÄRJESTELMÄN ALOITUSNÄKYMÄ Päänäkymässä näkyy keskeneräiset matkasuunnitelmat (ei käytössä) ja keskeneräiset matkalaskut. Tästä näkymästä voi lähteä suoraan tekemään matkalaskua Uusi matkalasku – painikkeella tai uusi ajopäiväkirja/kilometriveloitus valitsemalla Uusi kilometriveloitus. KALENTERINÄYTTÖ Kun valitaan ylävalikosta ”Matkalaskut” avautuu kalenterinäyttö, jota kautta voidaan tehdä uusia matkalaskuja, muokata vanhoja matkalaskuja, tulostaa matkalaskuja ja lähettää hyväksyttäväksi. Kalenterinäytössä näkyvät kaikki matkustajan matkalaskut. Matkalaskut näkyvät erivärisinä riippuen siitä missä tilassa matkalaskut ovat. Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ KILOMETRIVELOITUKSEN SYÖTTÄMINEN Valitse toiminto ”Uusi kilometriveloitus”. Kulkuneuvo tulee oletuksena henkilön perustiedoista, tarvittaessa kulkuneuvo valitaan valintalistasta. Syötä ajon perustiedot: · Päivä · Ajetut kilometrit. Ajetut kilometrit voi jättää tyhjäksi, mikäli annetaan mittarilukema alussa ja lopussa, jolloin ohjelma laskee ajetut kilometrit. Painikkeen ”Näytä lisätiedot” kautta pääset mm. vaihtamaan kulkuneuvotyyppiä ja tallentamaan halutessasi mittarilukemat. · Mahdollisten lisähenkilöiden määrä ja kilometrit · Selite (kyydissäsi matkustaneiden lisähenkilöiden nimet) · Ajoreitti Mikäli kyseessä on ns. päiväraha-ajo, rastita ”Pvr” – ruutu, jolloin järjestelmä laskee kellonaikojen perusteella mahdollisen kotimaan päivärahan. Ateriakorvaus veloitetaan päiväkohtaisesti rastittamalla joko A1 (1 ateriakorvaus) tai A2 (2 ateriakorvausta). Mikäli hyödynnät reittirekisteriäsi, voit syöttää kenttään Ajoreitti/koodi käyttämäsi koodin ko. reitille tai valita reitin saman kentän oikeassa laidassa olevan pienen ikkunan kautta. Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ Kilometriveloitusten yhteenveto Painikkeen ”Ajopäiväkirja” kautta pääset tarkastelemaan kaikkia kilometriveloituksiasi, on ne sitten syötetty matkalasku- tai kilometriveloituspuolella. Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ TULOSTAMINEN Lasku tulostetaan painamalla Tulosta – painiketta ja valitsemalla kirjoitin, jolle lasku tulostetaan. Laskun voi tulostaa myös myöhemmin esim. Kalenterinäytöltä. Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/ LASKUN LÄHETTÄMINEN ASIATARKASTETTAVAKSI/HYVÄKSKYTTÄVÄKSI Matkalasku ei ole valmis ennen kuin siihen on lisätty myös kaikki mahdolliset liitteet kuten esimerkiksi matkalippukuitti, pysäköintikuitti. Kun laskusi on valmis paina ”Lähetä hyväksyttäväksi” – painiketta; oletushyväksyjäsi näkyy laskun hyväksyjänä. Tai voit valita toisen hyväksyjän pudotusvalikosta. Hyväksyjälle menee sähköposti ja voit lisätä halutessasi kommenttisi ”Selite” kohtaan Mikkelin kansalaisopisto | Otto Mannisenkatu 9-10 50100 Mikkeli | Puhelin 015 194 2929 | http://kansalaisopisto.mikkeli.fi/