Kysymykset ja vastaukset koskien lääkkeiden annosjakelun
Kysymykset ja vastaukset koskien lääkkeiden annosjakelun palveluiden kilpailutusta Dnro 44/2015 Huom! Tarjouksen jättöaikaa on jatkettu 24.8.2015 klo 14 saakka Tarjouspyyntöön ja liitteeseen no 3 on tehty korjausmuutokset Tarjouspyyntöön määräaikaan mennessä tulleet kysymykset kaikki käsitelty ja niihin on vastaukset alla. Osassa kysymyksiä on ensin vahvistetulla tekstillä lainausmerkeissä tekstiä tarjouspyynnöstä tai tarjouspyynnön liitteestä no 3. Samasta asiasta saattaa olla usean kysyjän kysymykset ja vastauksia yksi yhteinen Yksittäiset kysymykset tai kysymyspaketit ovat numeroidut 1. Tarjouspyynnön mukaan: Sopimuksen mukaisesti palveluntuottajan toimitusvarmuuden tulee olla 100 % sopimuskauden ajan. KYSYMYKSET: Miten toimitaan tilanteissa, joissa lääkevalmistetta ei ole jostain syystä saatavilla tukkuliikkeistä tai annosjakelu yrityksessä? Sadan prosentin toimitusvarmuutta ei ole edes lääketehtailla eikä lääketukuilla. Jos tilaajan tilaamaa lääkettä ei ole sillä hetkellä tukusta/annosjakelufirmasta saatavissa, katsotaanko tämän olevan palveluntarjoajasta johtuva syy toimituksen myöhästymiseen? Jos apteekki ei saa voimassa olevia reseptejä lääkäriltä, häiriintyy jakelu. Myös annosten muutoksista pitää saada lääkärin resepti, hoitajan ilmoitus ei riitä, puutoksista voi seurata jakelun häiriöitä. Jos loppukäyttäjä jättää lääkemaksut maksamatta, jakelu häiriintyy tai lakkaa. Pitäisikö nämä kirjata tarjouspyyntöön vai riittääkö maininta lopullisessa sopimuksessa (ns. apteekin toiminnasta riippumattomat jakelun häiriöt). Tarjouspyynnön mukaan toimitusvarmuuden tulee olla 100 % koko sopimuskauden ajan. Lääkkeillä ei ole 100 % toimitusvarmuutta, vaan yksittäisiä, useimmiten tuotannollisista syistä johtuvia saantihäiriöitä esiintyy aina kuten Fimean verkkosivuilta voi todeta: http://www.fimea.fi/ajankohtaista/laaketurvallisuustiedotteet/saantihairiotiedotteet Ehdotamme force majeure -varauksen kirjaamista vaatimukseen, jotta apteekista riippumatonta lääkkeen saantihäiriötä ei tulkita palvelun virheeksi tai laatupoikkeamaksi. Vaaditaan 100 %:n toimitusvarmuutta. Vaatimus on epärealistinen, koska on aika ajoin tilanteita, jolloin jotain lääkettä ei ole saatavilla. Jos kyseessä on lääke, jolle ei ole olemassa geneerisiä valmisteita, voi lääkkeen toimitus jäädä tekemättä ja lääkäri päättää, miten lääkepuutos hoidetaan. Kysymys: 100 % toimitusvarmuus on varmaan epärealistinen. Lääketeollisuuden/lääketukkujen toimitusvarmuus ei ole 100 % ja aika ajoin on tilanteita ettei lääkettä ole saatavana eikä kaikilla lääkkeillä ole rinnakkaisvalmisteita. VASTAUS: 100 % tarkoittaa, että palveluntuottaja sitoutuu toimimaan annosjakelupalvelun tuottajana 100 %:sti sopimuskaudella sopimuksen voimassaoloaikana sopimusta noudattaen. Ei tarkoita sitä, että apteekilla on vastuu, jos apteekista riippumaton taho esim. lääketehdas tai tukku ei voi toimittaa jotain lääkettä ja ei siten voida katsoa palveluntuottajasta johtuvaksi syyksi. Myöskään tilaajasta johtuva syy voimassa olevien reseptien puuttumisesta tai lääkemuutoksesta johtuvasta reseptin puutteesta johtuvaa viivästymistä ei lueta toimitusvajeeksi. Jos asiakas ei hoida omaa osuuttaan lääkkeiden maksamisesta, toimituksen lakkauttamiseen apteekilla on oikeus. Nämä voidaan kirjata sopimukseen apteekin toiminnasta riippumattomat jakelun häiriöt kohtaan. Lääkekustannukset palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta. 2. ”Lääkekustannukset eivät kuulu annettavaan tarjoushintaan. Palveluntuottaja laskuttaa suoraan asiakasta toimitetuista lääkkeistä.” ”KYSYMYKSET”: Annosjakelussa toimitetaan myös muita kuin lääkkeitä esim. ravintolisiä. Selvyyden vuoksi kohtaa voi muokata: Lääkekustannukset eivät kuulu annettavaan tarjoushintaan. Asiakasta veloitetaan hänelle toimitetuista annosjakeluvalmisteista. Annosjakelussahan jaellaan lääkkeiden (alv 10 %) lisäksi mm. ravintolisiä (alv 14 %). Annosjakelussa toimitetaan myös muita kuin lääkkeitä (alv 10 %), tavallisimmin ravintolisiä (alv 14 %). Selvyyden vuoksi ehdotamme täsmennystä, että sama sopimus pätee kaikille annosjaelluille valmisteille. VASTAUS: Ravintolisät kuuluvat annosjakeluun silloin, kun ovat lääkärin reseptillä määräämiä ja siten lääkinnällisessä tarkoituksessa asiakkaalle määrättyjä erilaisissa puutostiloissa ja sairauksissa. Asiakas maksaa reseptillä kirjoitetusta valmisteesta itse. Annosjakelussa voidaan toimittaa myös muita ravintolisiin rinnastettavia tuotteita. 3. ”Palvelun hinta on kiinteä 31.12.2017 saakka, jonka jälkeen hintoja voidaan tarkistaa palvelun yleistä ja todellista kustannuskehitystä vastaavaksi” KYSYMYKSET: Jos annosjakelupalkkio tulee sopimuskaudella viralliseen lääketaksaan, muuttaako se sopimushintaa? Palveluluiden hinnoittelua ja hintojen antaminen tarjouksessa: Miten sopimuksessa huomioidaan tilanne, jos annosjakelupalkkio siirtyy lääketaksaan, ts. annosjakelupalkkio määritellään valtioneuvoston asetuksessa lääketaksasta? Viranomaispäätöksellä tehty hinnoittelu sitoo apteekkia ja apteekin tulee noudattaa viranomaispäätöstä. Tällä hetkellä apteekin annosjakelupalkkio on vapaasti hinnoiteltavissa (ja siten myös kilpailutettavissa), koska siitä ei lääkkeiden hinnoittelun tapaan ole säädetty valtioneuvoston lääketaksa-asetuksessa. Miten sopimuksessa huomioidaan tilanne, jos annosjakelupalkkio siirtyisi lääketaksaan? Viranomaispäätöksellä tehty hinnoittelu sitoisi apteekkia ja apteekin tulee noudattaa viranomaispäätöstä. Apteekin on noudatettava lääketaksaa. Jos annosjakelupalkkio tai reseptinuusimispalkkio siirtyy sopimuskauden aikana lääketaksaan, on apteekilla oltava mahdollisuus lääketaksan velvoittamaan hinnanmuutokseen. VASTAUS: ”Palvelun hinta on kiinteä 31.12.2017 saakka” on määritelty tilanteelle, että annosjakelupalkkiota ei ole lääketaksassa. Sopimukseen tarkennetaan mahdollisen asetuksen voimaantulo. Siinä tilanteessa, jos asetus tulee, sopimusosapuolet käyvät neuvottelun asetuksen vaikutuksista palvelun hintaan. 4. “6.8. Välitön ja välillinen vahinko” ”Julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palveluhankinnoissa (JYSE 2014 – Palvelut) kohtaan 16 ”Vahingonkorvaus” lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 §:ssä säädetyllä tavalla.” KYSYMYS: Tämä on tosi tiukka tiukennus! JYSE-Palvelut tuntee pääsääntöisesti vain välittömät vahingot, tällä lisäyksellä tulevat myös välilliset vahingot korvattavaksi. Tarjouspyynnön kohdassa 6.8. lisätään vahingonkorvauksen piiriin välilliset vahingot JYSE-ehdoissa mainittujen välittömien vahinkojen lisäksi. Miksi näin on tehty, ja onko jotain tiettyjä vahinkoja joihin tilaaja haluaa erityisesti varautua? VASTAUS: Välillisen vahingon korvaus JYSE 16 laajuudessa. 5. ”Mikäli palveluntuottaja ei korjaa toimintaansa tilaajan asettamassa määräajassa, on tilaajalla oikeus hinnanalennukseen jokaiselta alkavalta kahden viikon jaksolta, jolloin toimintaa ei ole korjattu, osoittamatta, että tästä on syntynyt vahinkoa. Hinnan alennus on suuruudeltaan 50 % jokaisen asiakkaan lääkkeiden annosjakelun palvelun hinnasta. Täten jos palvelutoiminnan laadun taso alenee jollakin laadun osa-alueella sovitusta, voi tilaaja yksipuolisesti alentaa kaikkien tilattujen asiakkaiden palveluhintaa 50 %:lla siksi ajaksi, kunnes palvelun laatu on palveluntuottajan toimesta palautettu ennalleen.” KYSYMYKSET: Virheen ja hinnanalennuksen osalta jää epäselväksi se, että millä perusteella tilaaja voi yksipuolisesti vaatia hinnanalennusta kaikkien asiakkaiden osalta, jos virhe koskee vain yhtä asiakasta. Vaatimus vaikuttaa kohtuuttomalta. Miten todennetaan, että virhe johtuu palveluntuottajasta eikä tilaajasta, jos todistustaakka on palveluntuottajalla ja tilaaja on tilannut virheellisesti? Lääkeannoksen oikeellisuus voi johtua myös tilaajan virheestä, jos tilaus on tehty väärin. Vaatimus vaikuttaa kohtuuttomalta. Tarjouspyynnön kohta 6.10 virheistä ja hinnanalennuksesta määrittelee sopimussakoksi 50 % palvelun hinnasta täsmentäen ”jos palvelutoiminnan laadun taso alenee jollakin laadun osa-alueella sovitusta, voi tilaaja yksipuolisesti alentaa kaikkien tilattujen asiakkaiden palveluhintaa 50%:lla” Mitä tässä tarkoitetaan laadun osa-alueella? Onko yksi asiakas tällainen ”osa-alue”, eli voiko yhtä asiakasta koskeva virhe johtaa hinnanalennukseen kaikkien asiakkaiden osalta? Ilman lisätäsmennyksiä vaatimus vaikuttaa kohtuuttomalta. Mikä voi olla peruste asiakkaan tai jopa kaikkien asiakkaiden hinnanalennukselle ja kuka todentaa kenen virhe on, palveluntuottajan vai tilaajan. VASTAUS: Kyse ei ole vain yhden asiakkaan kohdalla tapahtuvasta virheestä, joka tulee korjata, kun joku virheen huomaa tai tilaaja huomauttaa. Kohta liittyy laajemmin palvelun laadun tarkkailuun ja siten palvelun sisältöön ja jos tilaaja on todennut palvelun tuottamisessa virheen, puutteen, tilaaja pyytää palveluntuottajaa ensisijaisesti korjaamaan toiminnan tietyssä määräajassa kohdalleen. Jos tilannetta ei korjata, sopimussakko on suuruudeltaan 50 % jokaisen asiakkaan lääkkeiden annosjakelun palvelun hinnasta, jokaiselta alkavalta kahden viikon jaksolta, jolloin toimintaa ei ole korjattu. Tämä on kirjattuna sopimukseen, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat. Tilauksen dokumentaatio tapahtuu kirjallisesti vaikka tilaus ilmoitettaisiin puhelimitse, jolloin tilauksen oikeellisuus pystytään todentamaan. Tilaajaa koskevista virheistä ei palveluntuottajaa sakoiteta. 6. ”Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti.” ”Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.” KYSYMYS: Mitä katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi? VASTAUS: Molempien osapuolten yhdessä ymmärtämä ylivoimainen este, joka voi vaihdella jokaisen organisaation/yrittäjän eli osapuolen kohdalla. Esim. organisaatiomuutokset, johon apteekkarin vaihtokin voidaan lukea, lakimuutokset, luonnonmullistukset, sota tai muut näihin rinnastettavat yllättävät palveluntuottamisen vaikeudet. KYSYMYS: Eikö ole molemminpuolista mahdollisuutta purkaa sopimusta. VASTAUS: KTS: yllä molempien osapuolten ymmärtämä ylivoimainen este. 7. Apteekkarin vaihdos (apteekki on yksityishenkilön hallussa oleva henkilöyhtiö) KYSYMYKSET: Siirtyykö sopimus apteekkarinvaihdoksen yhteydessä uudelle apteekkarille, jos sopimuskausi on kesken vai kilpailutetaanko hankinta uudestaan?– kuinka toimitaan mahdollisessa apteekkarin vaihdostilanteessa, siirtyykö sopimus uudelle apteekkarille? Onko sopimus apteekkarikohtainen vai apteekkikohtainen. Miten toimitaan apteekkarinvaihdostilanteessa, etenkin jos tuleva apteekkari ei suostu jatkamaan sopimusta samoilla ehdoilla. Apteekkarinvaihtotilanne; miten sopimuksen kanssa menetellään, jos apteekin omistaja/apteekkari vaihtuu kesken sopimuskauden? Apteekkarivaihdostilanteet määrittyvät lääkelain kautta. Jos apteekkari kuolee, niin Fimea määrää apteekille hoitajan siihen saakka kunnes apteekkari vaihtuu lääkelain mukaisesti. Apteekkarin kuolemantapauksessa sopimus ei sinänsä muutu ennen kuin uusi apteekkari on ottanut apteekin haltuunsa, silloin sopimuskumppani muuttuu. Miten kuntayhtymä on huomioinut apteekkarivaihdostilanteet? Palvelua tuottava apteekki on toiminimi, siis apteekkarin hallussa oleva henkilöyhtiö. Onko tilaaja huomioinut mahdolliset apteekin omistajan vaihdokset? Miten sopimuksen kanssa menetellään, jos apteekkari vaihtuu kesken sopimuskauden? Siirtyykö sopimus uudelle apteekkarille (jos hän siihen suostuu) vai kilpailutetaanko hankinta uudelleen? VASTAUS: Edellä olevissa tilanteissa toimitaan JYSE 2014 –palvelut kohdan 23.2. auttamisvelvollisuuskohdan mukaisesti. Asiassa edetään erillisen sopimusneuvottelun mukaisesti koskien loppusopimuskautta. Neuvottelut on aloitettava mahdollisimman pian muutostilanteen tullessa tietoon. 8. KYSYMYKSET Mitä käytännössä tarkoitetaan rekisteriasioiden yhteyshenkilöllä? tarjouspyyntöasiakirjan 6.13 kohdan tietosuojavastaavalla ja Apteekin täytyy säilyttää voimassa olevan lainsäädännön mukaan omat arkistonsa säädetyllä tavalla. Syntyykö peruspalvelukuntayhtymä Kallion vaatimuksen mukaan ristiriitaa lääkelainsäädännön kanssa? VASTAUS: 6.13 kohdan tietosuojavastaava on tilaajan tietosuojavastaava ja palveluntuottajan yhdyshenkilö on palveluntuottajan rekisteriasioista vastaava henkilö tilaajaan päin. Arkistointi tapahtuu apteekkia koskevan lainsäädännön mukaisesti. Tilaajalle apteekin rekisteriasioiden yhdyshenkilö toimittaa henkilötietolain mukaisen apteekin rekisteri-/tietosuojaselosteen ennen sopimuskauden alkua. Toiminta ei ole ristiriidassa lääkelainsäädännön kanssa. 9. KYSYMYS: Miten peruspalvelukuntayhtymä Kallion näkemyksen mukaan tietosuojavastaavan ja rekisteriasiain yhteyshenkilön tehtävät poikkeavat toisistaan. Mitä kuntayhtymä edellyttää mainituilta henkilöiltä? VASTAUS: Apteekki itse määrittää apteekin tietosuojavastaavan ja rekisteriasiain yhdyshenkilön tehtävät ja nimeää henkilön/henkilöt. 10. ”Tilaaja ei vastaa asiakkaiden maksamattomista lääkelaskuista.” KYSYMYKSET: Miten menetellään niiden asiakkaiden kanssa, jotka a) jättävät laskunsa maksamatta tai b) anovat jatkuvasti useiden viikkojen - kuukausien maksuaikaa, ts. laiminlyövät tiliasiakkuuden maksuehtoja. Apteekilla ei voi olla velvollisuutta toimittaa lääkkeitä ilman varmuutta laskujen hoidosta. Onko palveluntuottajalla oikeus keskeyttää asiakkaan annosjakelulääkkeiden toimitus toistuvasti maksamattomien laskujen vuoksi Tarjouspyynnön kohdan 6.13 mukaan tilaaja ei vastaa asiakkaiden maksamattomista lääkelaskuista. Palveluntuottajalta on kohtuutonta vaatia keskeytymättömiä lääketoimituksia, jos asiakkailla on huomattavia maksuhäiriöitä (joko merkintä luottotiedoissa tai apteekin lääkelaskutuksessa esiintyneitä maksuhäiriöitä). Ehdotamme lisäystä turvaamaan kaikkien osapuolten etuja: ”Palveluntuottajan tulee ilmoittaa tilaajalle, mikäli palveluntuottaja ei ole saanut maksua annosjakeluna toimitetuista lääkkeistä ja annosjakelu uhkaa siksi keskeytyä. Annosjakelu voidaan keskeyttää aikaisintaan, kun asiakkaan maksuviivästys on kestänyt kaksi (2) viikkoa ja tilaajalle on ilmoitettu keskeytyksestä.” Apteekilla tulee olla mahdollisuus olla tekemättä tiliasiakkuussopimusta jos asiakkaalla on jo entuudestaan luottotiedoissa puutteita tai maksuhäiriöitä tai keskeyttää lääkkeiden toimitus asiakkaalle, mikäli maksuhäiriöitä esiintyy. Miten toimitaan, jos asiakkaalle on tilaajan toimesta tilattu lääkkeitä, vaikka asiakas on joutunut sairaalaan, eikä asiakas suostu lääkelaskua maksamaan? Miten toimitaan asiakkaan kuoltua, mikäli omaisten yhteystietoja ei ole saatavilla tai he eivät suostu maksamaan jo tilattujen lääkkeiden erääntyneitä laskuja? Jo toimitetuilla lääkkeillä tulee aina olla varmuus laskun maksajasta. VASTAUS: Apteekin ja asiakkaan välinen lääkkeitä koskeva maksuliikenne ei ole tilaajan vastuulla. Omaisten yhteystietoja voi tiedustella tilaajalta ellei asiakas ole kieltänyt tällaisten tietojen luovuttamista. KYSYMYKSET: Jos apteekilla on normaalina toimintatapana ennen laskutussopimuksen solmimista tehdä asiakkaalle luottotietojen tarkistus ja jättää laskutussopimus solmimatta luottotieto-ongelmien yhteydessä, niin voidaanko tätä toimintatapaa jatkaa myös tähän tarjouspyyntöön liittyvien annosjakeluasiakkaiden kanssa? Jos apteekilla on toimintatapana ennen laskutuksen aloittamista tehdä luottotietojen tarkistus ja evätä tiliasiakkuus jos tiedoissa on huomattavia ongelmia, niin voidaanko tätä toimintatapaa jatkaa myös tähän tarjouspyyntöön liittyvien annosjakeluasiakkaiden kanssa? VASTAUS: Tilaaja ei puutu tähän käytäntöön. 11. ”Palvelun tuottajan tulee ottaa toiminnassaan huomioon mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Tilaaja edellyttää palveluiden tuottamisessa käytettävien aineiden, koneiden, välineiden sekä menetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia.” KYSYMYKSET Miten ja missä liitteessä/dokumentoida kuvataan ne seikat, jotka tuottajan tulee ottaa toiminnassa huomioon, jotta tilaajan edellyttämä ympäristöystävällisyys ja kestävän kehityksen mukainen toiminta olisi tarjouspyynnön mukainen. Ottaen hankintalainsäädännön ja sen muotosidonnaisuuden on äärimmäisen tärkeä tarjoajan kannalta että tämä vaatimus avataan seikkaperäisesti ja kerrotaan miten tulee toimia. Tarjouspyynnön kohdassa 6.16. edellytetään palvelun tuottajan ottavan toiminnassaan huomioon mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Tilaaja edellyttää myös palveluiden tuottamisessa käytettävien aineiden, koneiden, välineiden sekä menetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia. Onko jossakin dokumentoitu, mitkä seikat vähintään tuottajan tulee ottaa huomioon, jotta tilaajan edellyttämä ympäristöystävällisyys ja kestävän kehityksen mukainen toiminta olisi tarjouspyynnön mukainen? VASTAUS: Palveluntuottajan tulee noudattaa suomalaista lainsäädäntöä ja asetuksia aineiden valmistuksessa, kuljetuksessa ja hävittämisessä; mm. Lääkejätelakia, Kemikaalilakia ja pyrkiä pakkauksia ja niiden materiaalia ja määriä valitessaan mahdollisimman pieneen ympäristön kuormitukseen. 12. ”Apteekki huolehtii toimintayksikön hävitettävien lääkkeiden kuljettamisesta apteekkiin lääketoimitusten yhteydessä.” KYSYMYS: Palvelun vähimmäisvaatimukset -liitteen kohdassa 3 todetaan apteekin huolehtivan toimintayksikön hävitettävien lääkkeiden kuljettamisesta apteekkiin lääketoimitusten yhteydessä. Sitoutuuko apteekki tässä ottamaan toimintayksikön kaikki lääkejätteet hävitettäväksi vai tarkoitetaanko tässä käyttämättä jääneiden annosjaeltujen lääkkeiden hävittämistä? Toivomme vaatimuksen täsmentämistä, koska apteekilla on resurssit vain kotitalouksien lääkejätteiden vastaanottoon. Kunnalla on lain mukaan velvollisuus huolehtia omien toimintayksiköiden jätehuollosta. Lääkejätteiden kuljettaminen on jätelain- ja asetusten säätelemää toimintaa, se vaatii ilmoituksen viranomaisille ja kirjanpidon keräillyn lääkejätteen määrästä ja laadusta. Säädökset koskevat kaikkia kuljetusmääräysten piiriin kuuluvia aineita määrästä riippumatta. Lääkkeet luokitellaan vaaralliseksi jätteeksi ja ne tulee lajitella ja pakata ennen kuljetusta asianmukaisesti. Lääkejätteen ja kuranttien lääketoimitusten kuljettaminen samassa autossa samanaikaisesti on selkeä potilasturvallisuusriski ja myös työturvallisuusriski lääkkeitä kuljettavalla työntekijälle. Tarkoitetaanko tarjouspyynnössä ”toimintayksikön hävitettävillä lääkejätteillä” käyttämättä jääneiden annosjakelulääkkeiden kuljetusta vai pyydetäänkö annosjakelupalvelun ohella tarjousta myös lääkejätteen kuljettamisesta? VASTAUS: Apteekki ottaa vastaan asiakkaiden käyttämättä jääneitä annosjakelulääkkeitä, jotka voi kuljettaa erillisessä kuljetuslaatikossa. Toimintayksikön mahdollisesti omaa lääkejätettä ei tarvitse kuljettaa. 13. KYSYMYS: Jos palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääketoimituksen mukana myös muita lääkkeitä, onko toimituspaikassa asianmukaiset säilytyspaikat myös jääkaapissa säilytettäville lääkkeille? VASTAUS: Jokaisen toimipaikassa täytyy olla jääkaappi siinä säilytetyksi tarkoitettuja lääkkeitä varten. 14. KYSYMYS: Kuljetetaanko myös muut kuin annosjaellut lääkkeet sinetöidyissä laatikoissa? Onko sinetöinti tarpeellinen, jos apteekin henkilökuntaan kuuluva henkilö sen tuo ja vastaanottajapäässä on hoitohenkilökuntaa vastaanottamassa ja kuittaamassa lääkelähetyksen? Tuleeko käytännössä eteen riski, että jääkaappisäilytystä vaativat lääkkeet jäävät huoneen lämpöön sinetöityjen laatikoiden sisälle? VASTAUS: Vain siinä tapauksessa voidaan tämä käytäntö hyväksyä, jos apteekin henkilökunta on tuomassa lääkkeen ja vastaanottopäässä hoitohenkilökunta ottaa lääkkeen vastaan kuittauksellaan (siis oltava paikalla hoitohenkilökunta). 15. KYSYMYS: Onko kussakin toimipisteessä lääkkeiden luovutushetkellä henkilökuntaa läsnä tarkastamassa suljetut lääkelähetykset ja kuittaamassa lääkelähetykset vastaanotetuiksi? Kun lääkkeitä toimitetaan samalla kertaa useaan eri toimipisteeseen, on niiden toimitusaika käytännössä väkisinkin liukuva. VASTAUS: Lääkkeitä ei pääse tuomaan, ellei hoitohenkilökunta ole paikalla. 16. KYSYMYS: Onko vastaanottajan päässä henkilö ottamassa vastaan lääkkeet, tarkistamassa ja kuittaamassa. Millaisia kuljetuslaatikoita tarkoitetaan ja onko apteekin tarkoitus hankkia ne. Koskeeko tämä myös muita lääke- ja tuotetoimituksia? VASTAUS: Vastaanottajapäässä on henkilö, jos yksikön ovet ovat auki. Kuittaus tehdään heti, mutta riippuen vastaanottavasta henkilöstä tarkistus voi tapahtua myös seuraavana päivänä. Lääkkeiden kuljetusta varten on olemassa lukittavia laatikoita, jotka apteekki hankkii. Muihinkin lääketoimituksiin näitä voidaan käyttää. 17. KYSYMYS: Kuka kustantaa kuljetuksissa käytettävät kuljetuslaatikot ja kuinka ne palautuvat takaisin apteekkiin seuraavaa kuljetusta varten? VASTAUS: Palveluntuottaja vastaa kuljetuslaatikoista ja hankkii niitä sen verran, että toimintayksikössä edellisen tilauksen tyhjennetty laatikko voidaan laittaa paluukyydissä seuraavan lääkekuljetuksen yhteydessä. 18. KYSYMYS: Jos asiakkaan toimintakyky on sellainen, ettei hän kykene itsenäisesti ottamaan annosjaeltuja lääkkeitä nykyisin tarjolla olevin järjestelyin, onko hän yleisesti siinä kunnossa, että kykenee selviytymään ilman avustajaa? Voiko apteekki ottaa vastuuta siitä, että asiakas kykenee ottamaan koneellisesti annosjaellun lääkkeen? Jos apteekki kehittää uusia annosjakeluvaihtoehtoja nykyisin jo käytössä olevien jakeluvaihtoehtojen tilalle, kuka silloin vastaa siitä, että mahdollinen kehitetty menetelmä on viranomaisvaatimusten mukainen? Onko tilaajalla riittävästi asiantuntemusta arvioida mahdollisen uuden, apteekin kehittämän annosjakelujärjestelmän asianmukaisuutta esimerkiksi lääkkeiden säilyvyyteen liittyvien ongelmien selvittelyssä? Vaatimus on kohtuuton. VASTAUS: Jo nykyisin ihmiset tekevät apteekkien kanssa annosjakelusopimuksia. Tilaajan vastuulla on, jos tilaajan myöntämälle annosjakeluasiakkaalle annetaan mahdollisuus itse hakea lääkkeet apteekista. Tilaaja on arvioinut asiakkaan toimintakyvyn ennen asiasta sopimista ja siis vastaa päätöksestään. 19. ”Tarvittaessa palveluntuottaja perehdyttää toimintayksiköt käyttämään lääkkeiden koneellista annosjakelua ilman eri korvausta.” KYSYMYS: Mitä ”toimintayksiköiden perehdyttäminen käyttämään koneellista annosjakelua” käytännössä tarkoittaa? Kuinka usein perehdytystä on kyettävä tarjoamaan, missä perehdytys suoritetaan ja mitä perehdytys pitää sisällään? Apteekin henkilökunta ei tunne hoitoyksiköiden tai kotisairaanhoidon sisäisiä toimintatapoja, joten perehdytys annosjakelun alkuvaiheista tilauksen tekemiseen ei ole apteekin henkilökunnan toimesta mahdollista. Tarkoitetaanko tässä tarjouspyynnössä perehdytyksellä tilausaikataulujen ja tilauslomakkeisiin liittyviin asioihin perehdytystä? VASTAUS: Esim. jos kuntaan/kaupunkiin tulee uusi yksikkö, niin apteekin edustajaa voidaan pyytää kertomaan, mitä apteekki edellyttää annosjakelun alkaessa ja henkilökunnan koulutustilaisuudessa voidaan pyytää kertomaan annosjakeluprosessista apteekin näkökulmasta, sen eri vaiheista jne. esim. juuri tilausaikatauluihin ja tilauslomakkeisiin liittyviin asioihin voitaneen tarvita perehdytystä eli tiedon jakamista tarvittaessa, jotta prosessi toimii oikein ja sujuvasti. Perehdytyspaikasta ja sisällöstä sovitaan aina erikseen. 20. ”Tilaaja määrittelee aina asiakkaat, jotka kuuluvat tämän hankinnan piiriin ja toimittaa tiedon yksittäisen asiakkaan annosjakelun käynnistämisestä siirto- ja tilauslomakkeella palveluntuottajalle.” KYSYMYS: Annosjakelun tulee aina perustua lääkärin määräykseen eli apteekki ei lääkelain ja sen nojalla annettujen normien nojalla voi toimia lääkelistan tai siirto- ja tilauslomakkeen perusteella. Lääkärihän tekee reseptin aina jatkossa e-reseptinä). Annospussien toimitus tapahtuu kuten lääkkeiden toimitus siten kuin se on lääkelaissa määritelty, eli tulee aina perustua voimassa olevaan reseptiin. Apteekki ei voi toimia lääkelainsäädännön ja sen nojalla annettujen normien vastaisesti. Tilaaja tulee velvoittaa huolehtimaan omalta osaltaan siitä, että kaikista annosjakeluasiakkaiden lääkityksistä on olemassa voimassa oleva resepti. VASTAUS: Siirto- ja tilauslomakkeet perustuvat aina voimassa oleviin lääkärin määräyksiin ja niitä koskeviin resepteihin. Resepti voi olla joko paperinen tai sähköinen. 21. ”Annosjakeluun edellytetään sisältyvän kaikki koneelliseen annosjakeluun soveltuvat lääkkeet. Lisäksi annosjakeluun voidaan sisällyttää kuurilääkkeet, mikäli niiden annosjakeluun liittämiseen ei ole soveltuvuusesteitä ja jos ne muuten soveltuvat ja ajoittuvat annosjakelun tilausaikatauluun.” KYSYMYKSET: Mitä liitteen 3 kuurilääkkeellä tarkoitetaan? Tarkoitetaanko antibioottia? Antibioottia tuskin voi ajoittaa tilausaikatauluun. Jos edellinen tilaus on tullut päivää tai paria aikaisemmin niin tuskin voidaan lääketieteellisesti perusteltuna pitää sitä, että esim. antibiootin aloittamista odotettaisiin kaksi viikkoa? Miten liitteen 3 vaatimus pitäisi tulkita? Mitä tarkoitetaan kuurilääkkeillä, antibiootteja vai esim. rautatabletteja? Antibioottikuureja lienee aika vaikea sovittaa annosjakelutoimituksiin. VASTAUS: Tarjouspyynnön määrittelyn mukaan soveltuvuusnäkökohta ratkaisee. Esim. pitempiaikainen 6vk:n antibioottihoito voitaneen liittää aloituksen jälkeen tai tietyn pituinen kortisonikuuri, tulehduskipulääkekuuri tai rautalääkekuuri esim. leikkauksen jälkeen. 22. ”Kiireettömät lääkemuutokset toteutetaan aina annosjakelujakson vaihtuessa. Kiireelliset muutokset, kuten esimerkiksi kesken annosjakelujakson aloitettavat lääkärin kiireelliseksi arvioimat lääkelisäykset tai tilaajasta johtuvat puutteelliset toimitukset, toimitetaan toimintayksikköön erillisissä lääkepakkauksissa ilman eri korvausta mahdollisimman pian ja viimeistään seuraavan kuljetuksen yhteydessä kuitenkin kahden (2) arkipäivän sisällä. Mikäli virheellinen toimitus johtuu palveluntuottajasta, tulee virheetön lääke-erä toimittaa viimeistään seuraavana päivänä ilman eri kustannusta.” KYSYMYS: Mitkä kiireelliset lääkkeet ovat ajateltu olevan sellaisia että ne voitaisiin toimittaa vasta seuraavan kuljetuksen yhteydessä, joka voi olla vasta kahden viikon kuluttua? Palvelun vähimmäisvaatimukset -liitteen kohdan 3 (Annosjakelumuutokset) mukaan ”kiireelliset muutokset, kuten esimerkiksi kesken annosjakelujakson aloitettavat lääkelisäykset tai tilaajasta johtuvat puutteelliset toimitukset, toimitetaan toimintayksikköön erillisissä lääkepakkauksissa ilman eri korvausta mahdollisimman pian huomioiden lääkehoidon tarve lääkärin ohjeen mukaan ja viimeistään seuraavan kuljetuksen yhteydessä, kuitenkin kahden (2) arkipäivän sisällä”. Vaatimus ei ole täysin yksikäsitteinen, ja sen voi tulkita siten, että apteekki olisi korvauksetta velvoitettu vaikka kuinka moneen lisäkuljetukseen annosjakelujakson kuluessa, vaikka kyse olisi tilaajan virheestä. Ehdotamme vaatimukseen täsmennystä: ”Lääkärin nimenomaisesti kiireelliseksi arvioimat lääkelisäykset annosjakeluun toimitetaan toimintayksikköön erillisissä lääkepakkauksissa ilman eri korvausta mahdollisimman pian ja viimeistään seuraavan kuljetuksen yhteydessä.” Kuinka usein palveluntuottajan on oltava valmis kuljettamaan lääkettä. Tarjouspyynnössä on kautta linjan epätarkkuutta sopimukseen kuuluvien kuljetusten määrästä. Annosjaellut lääkkeet toimitetaan yksiköihin kerran kahdessa viikossa ja siihen sisältyy myös annosjakelulääkkeiden tilauksen yhteydessä tehdyt muut lääketilaukset. Koskeeko kiireelliset ja kiireettömät muutokset lääkityksissä ja niihin liittyvät kuljetukset vain annosjaeltuja lääkkeitä? Mitä tarkoitetaan ”tilaajasta johtuvilla puutteellisilla toimituksilla”? Jos tilaaja tekee virheellisen tilauksen, joka palveluntuottaja tilauksen mukaisesti toimittaa, tulee vastuu virheestä olla palvelun tilaajalla. Tarjouspyynnössä annetaan ymmärtää, että myös tällaisissa tilanteissa apteekin tulee välittömästi toimittaa korjattu lääkelähetys palveluntilaajalle. Tekstiä tulee tarkentaa. VASTAUS: Kiireellisten lääkkeiden hankinnassa toimimme aina lääkärin ohjeen mukaan. Erillistoimitukset ilman korvausta koskevat kiireellisiä kesken annosjakelujakson aloitettuja tai muutettuja lääkkeitä, jotka eivät voi odottaa seuraavaan kuljetukseen ellei se ole tulossa kahden päivän sisässä ja tilaus ehtii vielä siihen mukaan sekä heti aloitettavia kuurilääkkeitä. Toimituksia erillispakkauksissa ilman eri korvausta ei tarvitse tehdä tilaajan virheen ollessa kyseessä. HUOM! Tarjousasiakirjan liitteen no 3:n kohdan ”3. ANNOSJAKELUMUUTOKSET” neljänteen kappaleeseen on tehty tätä asiaa koskeva täsmennysmuutos. 23. KYSYMYKSET Tarjouspyynnössä velvoitetaan apteekkia toimittamaan lääketilaus automaattisesti ilman kirjallista tilausta silloin kun tilaukseen ei liity muutoksia. Tällainen toiminta ei ole Fimean määräyksen 5/2011 ”Määräys lääkkeen toimittamisesta”-mukainen. Fimean määräykset sitovat apteekkia. Tarjouspyynnössä velvoitetaan apteekkia säilyttämään lääketilauslomaketta 12 kuukautta sen saapumispäivästä alkaen, mutta oletetaan, että palveluntuottaja toimittaa 2 viikon lääkkeet automaattisesti. Velvoitteessa on ristiriitaa. Onko asiakkaan tilauksen tilapäisen perumisilmoituksen tekeminen puhelimitse laatujärjestelmän mukainen ja miten tässä tilanteessa ratkaistaan tilauksen oikeellisuus ja vastuussa olevat tahot jos myöhemmin tilauksessa tai sen vastaanottamisessa tulee epäselvyyttä tai erimielisyyttä? Onko kuitenkin laatujärjestelmän ja potilasturvallisuuden kannalta hyvä tilata tai perua asiakkaan lääketilaus kirjallisesti? VASTAUS: Asiakkaan annosjakeluun tulosta tehdään kirjallinen tilaus/lääkelista ja lääkärin annosjakeluresepti. Annosjakelu asiakkaalle jatkuu tämän tilauksen mukaan reseptin voimassaoloajan ellei tule lääkemuutoksia tai sitä ei keskeytetä. Tarvittavista muutoksista tulee uusi kirjallinen ilmoitus = tilaus/lääkärin allekirjoittama lääkelista ja resepti. Tarjouspyynnön mukaisesti osapuolet sopivat yhdessä sopivan keskeytystavan. 24. ”Palveluntuottaja tarkistaa asiakkaan kokonaislääkityksen, huomioi ja keskustelee mahdollisista yhteisvaikutuksista, päällekkäisistä ja turhista lääkkeistä hoitavan lääkärin kanssa, jonka jälkeen palvelun tilaaja toimittaa apteekkiin asiakkaan ajan tasalla olevan lääkelistan ja ilmoittaa käytössä olevista itsehoitolääkkeistä ja luontaistuotteista sekä mahdollisista lääkeaineallergioista. Kaikista lääkärin määräämistä lääkkeistä tulee olla reseptit. Resepteissä tulee olla merkintä ”Annosjakelu” ja lääkemääränä vuoden annos. Lääkkeen ottoajankohdan ja käyttötarkoituksen tulee myös käydä ilmi reseptistä/lääkelistasta. Lääkitysmuutoksista tulee aina olla lääkärin kirjallinen hyväksyntä.” KYSYMYKSET: Mitä tarkoitetaan käytännössä sillä, että lääkitysmuutoksista tulee aina olla lääkärin kirjallinen hyväksyntä? Apteekki toimittaa annosjaellut lääkkeet aina lääkärin määräyksen eli reseptin perusteella, joka on jatkossa e-resepti. Miten lääkärin hyväksymä muutos lääketilauksella käy ilmi apteekille? Kaikille lääkitysmuutoksille tulee olla lääkärin määräys eli resepti, pelkkä lääkärin vahvistus ei ole lääkelain mukainen menettelytapa. VASTAUS: Lääkelistalle tulee lääkemuutos lääkärin lääkemääräyksen mukaan, josta on myös sairauskertomustekstissä kirjaus. Lääkemuutoksen jälkeen uusi lääkelista toimitetaan allekirjoituksella apteekkiin. Lisäksi lääkäri tekee reseptin. lääkärin lääkärin 25. ”Lääkäri vahvistaa lääkemuutokset antamalla lääkemääräyksen apteekkiin joko kirjallisesti, sähköisesti tai puhelimitse.” KYSYMYS: Onko telefax -lähetys tietosuojalain mukainen tapa toimittaa tilaus? VASTAUS: Telefaxilla tehty tilaus ei ole suositeltava edellä mainitusta syystä, mutta joskus etenkin kiireellisessä tilanteessa käytössä (Vrt. Fimean määräyksen 5/2011 lääkkeiden tilaustavat) 26. ”Palveluntuottaja vastaa lääkemuutoksen toteuttamisesta ennen lääkkeen toimitusta palvelun tilaajalle muutosilmoituksen avulla ja samalla varmistaa, että muutokselle on olemassa lääkärin vahvistus.” KYSYMYKSET: Tarkoitetaanko tällä, että palvelun tilaaja tekee palvelun tuottajalle tilauksen, josta lääkärin vahvistamat lääkitysmuutokset käyvät ilmi? Apteekin henkilökunta ei voi tietää mahdollisista lääkitysmuutoksista esimerkiksi sairaalassa käynnin jälkeen, ellei palvelun tilaaja siitä apteekille ilmoita. Eikö tilaaja vastaa itse muutosilmoituksen tekemisestä apteekille ja myös siitä että tehdylle muutokselle on lääkärin vahvistus ja resepti. VASTAUS: Tilaaja tekee tilauksen lääkemuutostapauksessa ja palveluntuottaja toteuttaa muutoksen, mutta varmistaa, että muutos on tilauksen mukainen ja lääkärin vahvistama (allekirjoitus lääkelistassa), resepti. 27. KYSYMYS: Palvelun vähimmäisvaatimukset -liitteen kohta 1 edellyttää lääkkeiden tunnistamiseen liittyvää tukipalvelua, jotta tilaajan hoitohenkilöstö voi tarvittaessa poistaa lääkkeitä annosjakelupusseista. Toivomme täsmennystä, että tukipalvelusta huolimatta hoitohenkilöstö tekee lääkkeiden poiston omalla vastuullaan. VASTAUS: Tilaajan henkilöstö vastaa tekemistään lääkepoistoista. 28. ”Annosjakeluun voidaan ottaa myös puolitettuja lääkkeitä siinä tapauksessa, mikäli asiakkaan lääkitystä ei voida muulla annoskoolla kokonaisella tabletilla toteuttaa.” KYSYMYKSET: Apteekki ei voi lääkelain mukaan toimitta puolikkaita tabletteja muuten kuin annospusseihin pakattuna. Koneelliseen annosjakeluun ei voida ottaa sellaisia puolikkaita tabletteja, joissa ei ole jakouraa tai joiden puolittamisen lääkkeen myyntiluvan haltija ei ole antanut lupaa (esim. teksti Lääke voidaan puolittaa vain nielemisen helpottamiseksi). Annosjakeluun otettavat puolitettavat lääkkeet. Voidaanko annosjakelussa pitäytyä alihankkijan ilmoittamiin puolitettaviksi soveltuviin lääkkeisiin? VASTAUS: Puolitetut lääkkeet tulee kysymykseen lääkelain määräyksiä noudattaen. 29. ”Mikäli annosjakelussa olevaa lääkitystä ei voida jakaa koneellisesti, se voidaan toissijaisesti jakaa annostelijaan.” ”Ylitsepääsemättömän esteen ilmaantuessa koneellisesta annosjakelusta siirrytään väliaikaisesti manuaalijakamiseen”. KYSYMYKSET: Mitä tämä vaatimus käytännössä tarkoittaa? Onko apteekki velvollinen jakamaan käsin samalla hinnalla? Miten suuri määrä näitä asiakkaita on? Lääkkeiden dosettijakelu luokitellaan lääkevalmistukseksi mitä koskevat lääkevalmistusta koskevat normit mm. tilojen suhteen. Palvelun vähimmäisvaatimukset -liitteen kohdan 1 (Yleiskuvaus) mukaan ”mikäli annosjakelussa olevaa lääkitystä ei voida jakaa koneellisesti, se voidaan toissijaisesti jakaa annostelijaan”. Saman liitteen kohdan 5.2 (Lääketoimitusten jatkuvuus) mukaan ”ylitsepääsemättömän esteen ilmaantuessa koneellisesta annosjakelusta siirrytään väliaikaisesti manuaalijakamiseen”. Sisältyykö näihin kohtiin vaatimus manuaalijakamisesta samalla hinnalla kuin koneellinen annosjakelu? Lääkkeiden käsin jakamista koskevat lääkevalmistuksesta annetut määräykset mm. tilojen puhtausvaatimusten suhteen. Manuaalijakamisen kaltaista käsityötä on muutoinkin kohtuutonta vaatia tehtäväksi samalla hinnalla ja samassa ajassa kuin koneellista annosjakelua. Annosjakelu annostelijaan (manuaalinen annosjakelu) jos koneellinen jakelu syystä tai toisesta ei ole mahdollinen. Kuinka pitkäaikaisesta manuaalisesta annosjakelujaksosta pisimmillään voi olla kysymys ja kuinka monen asiakaan kohdalla manuaalista annosjakelua on pystyttävä tarjoamaan. Jos apteekki jakaa koneellisen annosjakelun keskeytyessä lääkkeet manuaalisesti dosettiin, millainen aikataulu sitoo palvelun tuottajaa annostelijaan jaettaessa ja millaisen määrän lääkettä apteekki asiakkaalle toimittaa annosjakelun ulkopuolella? Olettaako tilaaja, että palveluntuottaja voi toimittaa kaikkien koneellisen annosjakelunpiirissä olevien asiakkaiden lääkkeet manuaalijaeltuina koneellisen annosjakelun syystä tai toisesta keskeytyessä? Suuren potilasmäärän kyseessä ollen, apteekilta vaaditaan lääkkeenvalmistukseen soveltuvia tiloja, joiden ilmastoinnista, puhtaudesta jne. vaaditaan huomattavan paljon normaalia huonetilaa enemmän ja lisäksi vuosittaisia kontrolleja ja raportointia viranomaisille. Lisäksi viranomaiset suunnittelevat apteekkien lääkkeenvalmistuksen keskittämistä ja siirtämistä luvanvaraiseksi, jolloin suuren potilasmäärän manuaalinen annosjakelu ei välttämättä ole mahdollista ilman ko. lupaa. Jos palveluntuottaja jakaa lääkkeet manuaalisesti annostelijaan, olettaako palvelun tilaaja, että palvelu tuotetaan koneellisen annosjakelun hintaan? Joitakin lääkkeitä on saatavilla vain 100 tabletin pakkauksissa. Tällaisessa tapauksessa asiakkaan lääkekustannus voi kasvaa kohtuuttomasti, sillä päällekkäisten lääketoimitusten vuoksi osa lääkkeestä voi jäädä ilman kelakorvausta siinä vaiheessa kun palataan takaisin koneelliseen annosjakeluun? Vain hyvin rajallinen määrä asiakkaista voi olla dosettijakelussa. Manuaalinen jakelu vaatii asianmukaisen tilan ja työntekijäresursseja. Kustantaako asiakas itse dosetit. Väliaikainen manuaalijakelu kaikille annosjakeluasiakkaille vaikutta haasteelliselta sekä tilojen että henkilöresurssien osalta. Onko tämä edes käytännössä mahdollista. VASTAUS: Tilaaja antaa apteekille mahdollisuuden lääkkeen jakoon annostelijaan tarjouspyynnön mukaisesti. Nämä tapaukset ovat yksittäisiä esim. mielenterveysasiakas. Liite 3, kohta 1, sivu2. Asiakas maksaa itse lääkedosetin. Jos joku poikkeustilanne tulee koneelliseen annosjakeluun eikä systeemi toimi, väliaikaisesti voidaan jakaa lääkkeitä dosettiin ja aiheutuneesta kustannuksesta vastaa palveluntuottaja. Tapauskohtaisesti neuvotellaan käytännön järjestelyistä. 30. ”Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeet kahden viikon välein automaattisesti, ellei hoitoyksikkö peru tilausta yksittäisen asiakkaan osalta tai ole sovittu muusta annosjakelujaksosta (esim. 1 vko, 4 vko). Annosjakelujakson pituuteen voi tulla muutos, esimerkiksi myös silloin, jos asiakas on poissa hoitoyksiköstä tai kotoa. Peruminen tapahtuu yhteisesti sovitulla toimintatavalla (esim. puhelimitse). Palvelun tilaaja toimittaa kirjallisen ilmoituksen yksittäisen asiakkaan annosjakelun päättymisestä palveluntuottajalle.” KYSYMYS: Mikäli annosjakelutilaus jatkuu automaattisesti ilman, että tilaaja aktiivisesti vahvistaa tilauksen apteekille, syntyy käytännössä hankaluuksia, mikäli esim. tilauksissa tapahtuukin muutoksia eikä tilaaja näitä ilmoita apteekille. Tilaajalla on vastuu ilmoittaa mahdolliset keskeytykset välittömästi. Apteekilla on oikeus periä kahden (2) viikon lääke-erätoimituksen hinta (alv 0 %), mikäli asiakkaan lääketilaus on ehtinyt mennä annosjakeluyksikköön, eikä tilausta ole enää mahdollista perua. VASTAUS: Mahdolliset keskeytykset ja lääkitysmuutokset tilaajan tulee ilmoittaa apteekkiin välittömästi. Annosjakeluyksikköön ehtinyt tilaus ja sen mukainen annosjakelumaksu kuuluu tilaajan maksaa. Asiakas maksaa lääkkeet. 31. ”Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle kolmen (3) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta. Tilaajan tulee olla mahdollista tehdä tilaukset arkipäivinä apteekin aukioloaikana. Kiireelliset lääketoimitukset on kuvattu kohdassa 3.” KYSYMYKSET: Apteekki saa annospussit annosjakelijalta lääketukkukauppojen kuljetusten yhteydessä, sillä lääkkeitä ei voi kuljettaa kuin lääketukkukauppa lääkelain mukaan. Kuljetusaikataulut ovat liian tiukat, jotta annospussit ehtisivät kolmessa arkipäivässä, jos toimintayksikkö tilaa lääkkeet vasta kello 12 mennessä. Apteekin tulee tehdä myös tilaus annosjakeluyksikköön sekä tarkastaa saapunut tilaus lääkelain säädännön ja sen nojalla annettujen normien mukaisesti. Muutosehdotus: ” Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle viiden (5) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo 10. Palvelun vähimmäisvaatimukset -liitteen kohdan 1 mukaan annosjaellut lääkkeet on toimitettava tilaajalle kolmen arkipäivän sisällä tilausajankohdasta. Sana arkipäivä on perinteisesti tarkoittanut kaikkia muita päiviä kuin sunnuntaita ja muita pyhäpäiviä. Lasketaanko lauantai arkipäiväksi? Joka tapauksessa esitetty vaatimus 3 päivän toimitusajasta on mahdoton ja vaarantaa potilasturvallisuutta. Toimitusaika annosjakeluyksiköstä apteekkiin on vie kaksi (2) arkipäivää, ja apteekissa on voitava tarkistaa vastaanotetut tilaukset mahdollisine lääkemuutoksineen sekä tarkistaa saapuneet annosjaellut lääkkeet ja valmistella lähetykset lääkkeiden toimittamisesta annettujen säädösten mukaisesti. Jotta kuvattu palvelu olisi mahdollista ja jotta laatupoikkeamien riski minimoitaisiin, ehdotamme muutosta: ”Palveluntuottaja toimittajaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle viiden (5) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo 10 mennessä.” ”Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle kolmen (3) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta” Tarkoitetaanko tässä annosjakeluyksikön/alihankkijan nykyistä vasteaikaa (joka on 3 arkipäivää) + 3 arkipäivän aikaa apteekille tilauksen tekemistä ja annospussirullien tarkastamista varten? Annosjakeluyksikkö toimittaa annosjaellut lääkkeet apteekkiin kolmessa työpäivässä apteekin tekemästä tilauksesta laskien. Ennen apteekin tilauksen tekemistä apteekin on pystyttävä tarkastamaan tulleet lääketilaukset, käsittelemään niihin liittyvät lääkemääräykset ja tilaamaan tuotteet alihankkijalta. Pussirullien saapumisen jälkeen apteekilla on oltava myös aikaa tarkastaa tulleet pussirullat. Jos lääkitysturvallisuus halutaan säilyttää korkealla tasolla, tilaajan toimittamasta tilauksesta lääkerullien toimittamiseen palveluyksiköihin kuluu 5 päivää, edellyttäen ettei tietoliikenneyhteyksissä, lääkekuljetuksissa tms. ole häiriöitä. Tilaukset tulee tehdä tiettyyn kellonaikaan mennessä. Annosjakelukuljetukset tulevat apteekkiin lääketukkujen kuljetusten mukana. Kolmen päivän toimitusaikataulu vaikuttaa liian tiukalta. VASTAUS: HUOM! Tarjousasiakirjan liitteen no 3:n kohdan ”1. HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS” kolmanteentoista (13.) kappaleeseen on tehty tätä asiaa koskeva täsmennysmuutos. ”Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle tilauspäivän + neljän (4) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta. Tilaajan tulee olla mahdollista tehdä tilaukset arkipäivinä apteekin aukioloaikana. Kiireelliset lääketoimitukset on kuvattu kohdassa 3.” ”5.1. Lääkehoidon ja annosjakelun laatupoikkeamien seuranta” ”KYSYMYKSET”: Tarkoitetaanko tarjouspyynnön kohdassa 5.1 vaadittavalla laatupoikkeamien dokumentoinnilla ja palveluntuottajan vastuulla poikkeamista aiheutuneista lisäkustannuksista lääkkeiden annosjakeluprosessin osalta tapahtuvaa laatupoikkeamien dokumentointia, vastuuta ja poikkeamista vai dokumentointia ja taloudellista vastuuta koko lääkehoidosta? Valviran mukaan lääkäri vastaa lääkkeen määräämisestä ja lääkehoidon kokonaisuudesta. Terveydenhuollon ammattihenkilöt vastaavat lääkehoidon toteuttamisesta lääkärin määräysten mukaisesti. Koneellisen annosjakelun kyseessä ollen palveluntuottaja on vastuussa annosjakeluprosessiin liittyvistä laatupoikkeamista eikä siis voi ottaa kokonaisvaltaista vastuuta lääkehoidon koko prosessista laadullisesti eikä taloudellisesti. VASTAUS: Apteekki vastaa apteekin aiheuttamista poikkeamahaitoista koneellisessa annosjakelussa ja dokumentoi omat poikkeamat. Apteekki raportoi sovitusti omat annosjakelua koskevat poikkeamat tilaajalle, mutta apteekin on myös tehtävä ilmoitus (myös kirjallisena) poikkeamista tilaajalle, jos apteekki havaitsee laatupoikkeamia lääkehoidon ja annosjakelun prosessissa tilaajaosapuolen osalta.
© Copyright 2024