Tekstinkäsittely - F4U

ATK yrittäjän työvälineenä
●
Tekstinkäsittely
●
8.-9.9.2009 Hotelli Kittilän kokoustila
●
Kouluttaja
–
Timo Laapotti / F4U – Foto For You
–
[email protected] 0400 684 358
–
http://f4u.fi/
Tekstinkäsittely
●
Esityksen sisältö
–
A-ajokorttivaatimukset
–
AB-ajokorttivaatimukset
–
Yrityksen perusasiakirjat
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke)
–
Tiedoston avaaminen ja sulkeminen
–
Tekstin kirjoittaminen ja korjaaminen
●
●
●
●
–
Tekstin kirjoittaminen ja muokkaus yleisiä
tekstinkäsittelyperiaatteita noudattaen; ei rivinvaihtoja
Enterillä, oikeaoppinen sisentäminen
rivitys, kappalevaihto, sivunvaihto
lisäys- ja korvaustila
eri näyttötilat
Tiedoston tallentaminen
●
●
oikealla nimellä, oikeaan paikkaan, oikeassa muodossa
uudella nimellä, uuteen paikkaan
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Aluetoiminnot
●
●
–
Tekstin liittäminen muista lähteistä
●
–
tekstin valinta
tekstin siirtäminen ja kopiointi asiakirjan sisällä tai
asiakirjasta toiseen
liittämisvaihtoehdot
Kirjasinmuotoilut
●
●
kirjasinlajin ja -koon muuttaminen
merkkitason muuttaminen (MALLI -> malli)
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Kirjasintyylit ja -tehosteet
●
●
●
–
kursivointi, lihavointi, alleviivaus
tekstin värin muuttaminen
ylä- ja alaindeksi
Merkkien lisääminen
●
esimerkiksi @, ©, ®
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Asettelut
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
asiakirjastandardin perusperiaatteet
sivun asetukset: reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen,
paperin suunnan muuttaminen
sarkaimet
sisennys ja mukautettu sisennys (esimerkiksi riippuva sisennys)
tasaus
rivivälin muuttaminen
asiakirjan tunnistetiedot
päiväys
sivutus ja pakotettu sivunvaihto
sivunumerointi
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Kielenhuolto
●
●
–
oikoluku
tavutus
Taulukkotoiminnot
●
●
●
●
taulukon luominen
rivit ja sarakkeet
tietojen syöttäminen ja muokkaaminen
muotoilu
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Luettelomerkit ja numerointi
–
Lajittelu
–
Kuvan lisäys
●
●
●
●
–
kuvankirjastosta, tiedostosta
kopioiminen ja siirtäminen
koon muuttaminen
tekstin rivitysvaihtoehdot suhteessa kuvaan
Piirtotyökalujen käyttö
Tekstinkäsittely
●
A-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Tulostaminen
●
●
●
●
tulostusalueen valinta
tulostusasetukset
esikatselu
tulostaminen
–
Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon
–
Etsi / korvaa -toiminto
–
Ohje-toiminto
Tekstinkäsittely
●
AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke)
–
Tyylit ja asiakirjamallit
●
●
–
luominen, muokkaaminen ja käyttö
asiakirjan suojaaminen
Pitkät asiakirjat
●
●
●
●
●
osanvaihdot
erilaiset ylä- ja alatunnisteet
sisällysluettelot
hakemistot
ala-, loppu- ja ristiviitteet
Tekstinkäsittely
●
AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Perus- ja aliasiakirjat
●
●
–
Palstat
●
●
●
–
perus- ja aliasiakirjan luominen ja käsitteleminen
asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista
tekstin palstoittaminen
palstoituksen muokkaaminen
palstan vaihto
Yhdistelytoiminnot
●
●
●
pääasiakirja ja tietolähde
tietueiden lajitteleminen ja poimiminen
osoitetarrat ja joukkokirjeet
Tekstinkäsittely
●
AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Taulukot
●
●
●
–
luominen, muokkaaminen ja muotoileminen
taulukon asetukset
sisäkkäiset taulukot
Lomakkeet
●
●
●
lomakekentät ja niiden asetukset
lomakkeen suojaaminen ja tallentaminen
lomakkeen käyttäminen
Tekstinkäsittely
●
AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Kuvat, piirtotyökalut ja muut lisättävät objektit
●
●
●
●
lisääminen ja muokkaaminen
upottaminen, linkittäminen
asettelu suhteessa tekstiin
kuvaotsikoiden käyttö
Tekstinkäsittely
●
AB-ajokorttikokeen vaatimukset (Tieke) jatkoa...
–
Makrot
●
●
–
makron nauhoittaminen ja suorittaminen
makropainikkeen luominen
Muita tekstinkäsittelyn toimintoja
●
●
●
automaattinen teksti
kommentit ja muokkausmerkinnät
tekijän tunnistetietojen ja metatietojen lisääminen
Yrityksen perusasiakirjat
●
●
●
Yrityksen perusasiakirjoissa on hyvä käyttää
asiakirjastandardin SFS 2487 mukaista ulkoasua.
Standardia ei tarvitse noudattaa piiruntarkasti,
mutta kun sitä soveltaa omiin tarkoituksiinsa
sopivasti, antaa lopputulos siistin ja luotettavan
vaikutelman.
Jotta yrityksen viestintä olisi yhdenmukaista, olisi
yrityksellä syytä olla graafinen ohjeistus.
Yrityksen perusasiakirjat
●
Kirjeiden pakolliset merkinnät
–
Rekisteröityjen yritysten pakolliset merkinnät
●
●
–
Y-tunnus
Alv-numero, jos yritys käy kauppaa toisen EU-yrityksen
kanssa
Osakeyhtiöille pakolliset merkinnät
●
●
●
●
Toiminimi
Kotipaikka
Osoite
Mahdollinen selvitystila
Yrityksen perusasiakirjat
●
Vakioaseteltu liikekirje
–
Ylätunnisteeseen asiakirjan nimi, sivunumerointi ja
päivämäärä, usein myös logo
–
Myös lähettäjän tiedot voi kirjoittaa ylätunnisteeseen
–
Vastaanottajan tiedot alkavat noin riviltä 8. Jos
käytetään ikkunallista kirjekuorta, pitää
vastaanottajan tiedot sovittaa sen mukaan.
–
Asiakirjan otsikko kertoo asiakirjan sisällön lyhyesti.
Otsikko ei ole sama kuin asiakirjan nimi.
–
Sivuotsikot helpottavat silmäilemistä. Sivuotsikkoon
liittyvä sisennys tehdään näppäinyhdistelmällä Ctrl+T.
Yrityksen perusasiakirjat
●
Vakioaseteltu liikekirje jatkoa...
–
Leipätekstin pistekoko on 10-12. Kappaleiden väliin
jää tyhjä rivi. Allekirjoitusta varten jätetään 3-5 riviä.
–
Loppumerkinnät: LIITTEET, JAKELU, TIEDOKSI jne.
kirjoitetaan suuraakkosin.
–
Alatunnisteeseen tulevat yhteystiedot jos ne eivät ole
ylätunnisteessa. Kirjeissä Y-tunnus on pakollinen.
Osakeyhtiöillä kotipaikka on pakollinen.
Yrityksen perusasiakirjat
●
Tehokas tiedote
–
Lyhyt ja ytimekäs otsikko
–
Asiat esitetään selkeästi tärkeimmästä vähiten tärkeään
–
Käytä lyhyitä kappaleita, virkkeitä ja lauseita
–
Käytä kappalejakoa sekä tarvittaessa väliotsikoita ja
tehokeinoja
–
Käytä päivämääriä
–
Kerro, pitääkö lukijan toimia
–
Kerro, kuka antaa lisätietoja
–
Varo kirjoitusvirheitä
–
Laadi ja lähetä tiedoite ajoissa, että asiakkaalle jää
reagointiaikaa.
Yrityksen perusasiakirjat
●
Kiinnostavan esitteen luominen
–
Tee otsikosta kiinnostusta herättävä
–
Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi
–
Pyri herättämään lukijan mielenkiinto
–
Pyri uskottavuuteen ja luotettavuuteen
–
Pyri helpottamaan silmäilyä muotoilulla
–
Grafiikalla saadaan esitteelle huomiota
–
Käytä laadukasta grafiikkaa ja paperia
–
Digipainossa saadaan hyvä tulostusjälki paksummallekin
paperille
Yrityksen perusasiakirjat
●
●
Tarjouspyyntö
–
Kysytään tuotteen tai palvelun hintaa ja toimitusehtoja
myyjältä.
–
Kerro ainakin seuraavat asiat: Mitä tarvitset? Miten paljon?
Milloin?
–
Ei sido ostajaa
Tarjous
–
Myyjän vastaus tarjouspyyntöön
–
Myyjää juridisesti sitova asiakirja.
–
Tarjouksen rakenne: Kiitos yhteydenotosta, tuote- ja
hintatiedot, toimitus- ja maksuehdot, tarjouksen
voimassaoloaika, kehoitus toimintaan, yhteystiedot.
Yrityksen perusasiakirjat
●
●
Tilaus
–
Ostajan tekemä tilaus on häntä juridisesti sitova
silloin, kun se on täysin tarjouksen mukainen ja tehty
ajoissa.
–
Tilauksen viitteeksi merkitään saadun tarjouksen
päiväys tai muu tunnistetieto.
–
Tilaus voi olla myös oma-aloitteinen.
Tilauksenvahvistus
–
Ostaja vahvistaa puhelimitse tai henkilökohtaisessa
neuvottelussa tehdyn tilauksen.
Yrityksen perusasiakirjat
●
Myynninvahvistus
–
●
●
Myyjä vahvistaa ostajan oma-aloitteisen tilauksen.
Päätöksenteon asiakirjat
–
Kokouskutsu
–
Esityslista
–
Pöytäkirja
Saate
–
Selittää miksi jokin asia lähetetään. Saate kertoo mitä
lähetys sisältää ja mitä vastaaonottajan tulee tietää
tai tehdä.
Linkkejä
●
http://www.atk-ajokorttikoulu.fi/
●
Word, Office ja OpenOffice oppaita:
●
–
http://myy.helia.fi/~vanvu/word/wordetusivu.html
–
http://www.ratol.fi/opensource/office2003/index.php
–
http://fi.openoffice.org/dokumentaatio.html
SFS 2487 asiakirjastandardi:
–
http://www.sfs.fi/luettelo/sfs.php?standard=SFS%202487
–
http://myy.helia.fi/~vanvu/word/standardi/standardi
–
http://www.peda.net/veraja/jkouke/kurssit/atyyli/asiakirja/1