TAPAHTUMASEMINAARI
Hämeenlinna
20.1.2015
YHTEISEN SEMINAARIPÄIVÄN TEEMOJA
Aamupäivän osuus
o Avataan tapahtumatoimialan rakennetta
o Liiketoiminnan ja ansainnan malleista
o Toimialan nykytila ja haasteet
o Yhteistä keskustelua
Iltapäivän osuus
o Millaisia tapahtumia Hämeenlinnaan ja erityisesti Kantolaan?
o Millainen voisi olla yrityksesi rooli osana Kantolan
tapahtumapuiston toimintaa?
o Keskustelua yhteisen riskin ja yhteisten tuottojen jakamiseen
perustuvasta tuottajuuden tavasta
o Tulevan valmennuskokonaisuuden sisällöt
ALUKSI: MIKÄ ON
TAPAHTUMA?
o Tapahtumalla on aina nimi, teema
sekä aika ja paikka, lisäksi
tapahtumalla on jokin vastuullinen
järjestäjätaho.
o Tapahtuma on ennalta valmisteltu
ympäristö, tila ja tapahtuma on
aina kestoltaan rajattu.
Tapahtuman järjestäjän näkökulmasta
tapahtuma on kertaluontoisesti
toteutettavaa toimintaa, jolla tavoitellaan
ansaintaa tai varainhankintaa sekä
tuodaan kiinnostavia sisältöjä ja elämyksiä
ihmisten työ- ja/tai vapaa-aikaan.
Osallistujan näkökulmasta tapahtuma luo
puitteita työ- ja/tai vapaa-ajan viettämisen,
sosiaaliseen vuorovaikutuksen sekä
elämysten kokemiseen normaalista
poikkeavassa ympäristössä.
Tapahtuma on tietyn ajan kestävä
tilaisuus, jolla on aina pitkän
tähtäimen vaikutuksia
tapahtumapaikkakunnalle!
TAPAHTUMA VOI OLLA…
o Paikallista tapahtumatoimintaa, jonka
järjestämisen motiivina on tarjota
paikkakunnan ihmisille
tapahtumaelämyksiä. Harrastajateatterit,
urheiluseuratoiminta
o Kaupungille tai jollekin alueelle merkittävää
ja mahdollisesti toistuvaa
tapahtumatarjontaa, jossa kävijät
paikallisia ja ulkopuolisia Jokerit KHL,
Helsingin Messukeskus
o Kansallisesti merkittävää ja tunnistettua
tapahtumatoimintaa, jonka kävijöistä
valtaosa saapuu tapahtumapaikkakunnan
ulkopuolelta Ruisrock, Hämeenlinnan
tapahtumat & Kantola
o Kansainvälinen megatapahtuma, jota koko
maailma seuraa Olympialaiset, Jalkapallon
World Cup
TAPAHTUMATYYPPEJÄ MM.
o
o
o
o
o
o
Festivaalitapahtuma
Urheilutapahtuma
Harrastetapahtuma
Yritystapahtuma
Poliittinen tapahtuma
Asiantuntijatapahtuma jne.
Suomessa järjestetään vuosittain noin 6400
tapahtumaa!
Tapahtumista noin 4600 tapahtuu aikajaksolla
kesä-elokuu!
Pelkästään Helsingissä on vuosittain 1800
tapahtumaa!
KETKÄ TUOTTAVAT TAPAHTUMIA
• LiveNation, Eastway/Bright Finland.
• Suomen Messut
• Vuosittain toistuvat tapahtumat ja
festivaalit: Helsingin juhlaviikot,
• Pluto Finland,
• Infront Sports Finland
Flow Festivaali, Ilosaarirock,
• Planeetta 10
Juhlaviikot, Lux Helsinki
• Hankkeistetut tapahtumat; WDC
kulttuuripääkaupunki yms.
• Mainostoimistot
• Viestintätoimistot
• Koulutuspalveluita
tuottavat organisaatiot
FESTIVAALI &
YLEISÖTAPAHTUMIEN
JÄRJESTÄJÄT
TAPAHTUMAMARKKINOINTIYRITYKSET
TAPAHTUMASIDONNAISET
YRITYKSET &
ORGANISAATIOT
ORGANISAATIOT,
JOTKA VIESTIVÄT
ITSESTÄÄN
TAPAHTUMIEN
KAUTTA
• …
• Eri alojen yritykset;
teleoperaattorit,
mediat,
kauppakeskukset jne…
• Julkiset organisaatiot
• Julkiset organisaatiot
• Urheiluseurat ja liitot
• Oppilaitokset
• Messut,
kongressitoimijat
• Ammattijärjestöt,
Poliittiset järjestöt
• Matkailukeskukset
TAPAHTUMIEN TUOTANTOON KYTKEYTYVIÄ YRITYKSIÄ
• Tilasuunnittelijat, ja tilojen vuoraajat
TEKNINEN
TUOTANTO
• Catering-yritykset
• Tapahtumarakenne- ja
tapahtumatekniikkayritykset
• Turvallisuus & järjestyksen valvontatoimijat
• Ohjelmatoimistot
& agentit: artistit,
esiintyjät.
esiintyjäryhmät,
dramaturgit,
juontajat
• Tapahtumalogistiikkayritykset
• Tapahtumien dokumentointi ja mediatuotanto
• Ympäristöosaamisen yritykset (green event)
• Koreografiapalvelui
den tarjoajat
TAPAHTUMA
• Sponsorointiyritykset
mainostoimistot
viestintätoimistot
• Animaatiotuottajat
• Yms.
SISÄLTÖTUOTANTO
KAUPALLINEN
TUOTANTO
• Tilitoimistot
• Ohjelmistoalan
yritykset
• Media-alan yritykset
FESTIVAALITAPAHTUMIEN TULORAKENNE
Finland Festivals
FESTIVAALITAPAHTUMIEN MENORAKENNE
Finland Festivals
FESTIVAALIT SUOMESSA €
Finland Festivals
TAPAHTUMIEN ALUETALOUDELLISIA VAIKUTUKSIA
Tapahtumatoimialan tulonmuodostukselle on ominaista vaikutusten leviäminen
laajalti aluetalouteen
o Välittömät tulovaikutukset (asiakkaiden, kävijöiden kulutus ja ostot)
o Välilliset tulovaikutukset (hankinnat ja ostot tuotannon toteutukseen)
o Verotulovaikutus (tulovero, alv, palkkaverotus yms)
o Imago ja myönteinen mielikuva (positiiviset heijastukset yritysten myyntiin ja asiakasmääriin)
MUUTAMIA TUNNUSLUKUJA
Neste Oil Rally Finland 2013
15 milj. € suora talousvaikutus
1 Milj.€ palveluostoja alueelta tuotannon toteutukseen
Provinssirock 2012:
3,6 Milj. € kulutus tapahtuma-alueella
1,6 Milj.€ kulutus tapahtumapaikkakunnalle
Tall Ships Races Helsinki 2013
23-30 Milj.€ suora talousvaikutus, josta
15-20 Milj.€ seudun yrityksille
Kymmenen suurinta festivaalia vuonna 2013
myytyjen lippujen perusteella:
1. Helsingin juhlaviikot
2. Savonlinnan Oopperajuhlat
3. Pori Jazz
4. Seinäjoen Tangomarkkinat
5. Kuhmon Kamarimusiikki
6. Tampereen Teatterikesä
7. Oriveden Suvi
8. Taidekeskus Salmela
9. Kotkan Meripäivät
10. Sodankylän elokuvajuhlat
58 298
52 022
49 000
39 123
33 852
30 730
30 200
27 000
25 430
22 608
Kymmenen suurinta festivaalia vuonna 2013
kokonaiskäyntimäärän perusteella:
1. Kotkan Meripäivät
2. Helsingin juhlaviikot
3. Pori Jazz
4. Puistoblues
5. Seinäjoen Tangomarkkinat
6. Tampereen Teatterikesä
7. Maailma kylässä -festivaali
8. Savonlinnan Oopperajuhlat
9. Oulun juhlaviikot
10. Imatra Big Band Festival
229 930
217 913
144 000
120 000
106 000
94 091
85 300
71 425
55 000
48 000
Huomioita tapahtumien nykytilasta 2015!
Tapahtumia enemmän kuin koskaan!
o Tapahtumat ovat merkittävämpi ja alati kasvava osa yritysten,
yhdistysten ja julkisen sektorin toimintaa
Kuluttajien kiinnostus tapahtumia kohtaan merkittävää!
o Isot ja tunnetut ns. all-around tapahtumat sekä yksittäiset suurtuotannot
kiinnostavia
o Pienemmät muutaman tuhannen kävijän genretapahtumat kasvussa
o Haaste: oman tapahtuman kiinnostavaksi tekeminen, pelkkä ydinsisältö
ei riitä
- mitä muita sisältöjä ja tarjontaa voidaan luoda tapahtuman ympärille?
- miten tapahtumasta tehdään kiinnostavaa muulloin kuin tapahtuma-aikana
Tapahtumien talouden johtaminen haaste!
o Tapahtumien talouden hallintaan ja johtamiseen ei kiinnitetä
tarpeeksi huomioita
o Tulorakenne liikaa lipunmyynnin varassa > riskit
o Tuotantokulut (esiintyjät, tekniset ratkaisut) kasvavat koko ajan
Tapahtumien säätely
o Lainsäädännön, lupa-asioiden, turvallisuuden & niihin liittyvien
vaatimusten kiristyminen ja jatkuva huomiointi
Tapahtumatuotannon kestävyys
o Tapahtumien ekologinen jalanjälki, vastuullisuus
o tapahtuman hyväksyttävyys alueella, merkittävä
tekijä kv-tapahtumahauissa
Tapahtumien ja yritysten välisen yhteistyön merkitys
o Arvopohjaisen yritysyhteistyön kasvu
o Vastineet ja hyödyntäminen; tapahtumien ja
yritysten yhteistyön uudet mahdollisuudet
Kuluttajien kytkeytyminen tapahtumiin
ja tapahtuman arvoihin
o Tapahtumien arvot vs. kuluttajien arvot
o Palveluiden digitalisoituminen
o Monikanavainen, nopea
molemminpuolinen viestintä
o Some-tapahtumat
Seminaarin iltapäivän osuus
Millaisia tapahtumia Kantolan tapahtumapuistoon?
Yrityksesi rooli palveluntarjoajana Kantolan tapahtumapuiston toiminnassa?
Keskustelua yhteisestä tuottajuuden tavasta, jossa riskejä ja tuottoja voidaan
jakaa toimijoiden kesken.
VUOSIKELLO-AJATTELU
Millaisia tapahtumia?
Mitä kohderyhmiä tavoitellaan?
Sesonkitapahtumat?
Sesonkien ulkopuolinen aika?
Tapahtumien hakuprosessit?
1. VALMENNUSPÄIVÄ pe. 6.2
TAPAHTUMAN TEKIJÄT JA TAPAHTUMIEN RAKENNE
Valmennuspäivän tavoitteena on avata osallistujille tarkemmin tapahtumien tuottamiseen liittyvät tekijät,
toiminnan rakenteet sekä kuvata miten erilaiset toimijat voivat kytkeytyä tapahtumia tuottaviin organisaatioihin.
Päivän sisältö:
9.-10.00
Tapahtumatuotannon osa-alueiden avaus ja tapahtuman elementit
Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors
10.00-10.15
Kahvitauko, jonka aikana keskustelua ja vuorovaikutusta
10.15.-11.00
Tapahtumatuotannon osa-alueiden avaus ja tapahtuman elementit jatkuu
Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors
11.15-12.30
Tapahtuman tuottaminen käytännössä verkostomaisessa yhteistyössä
12.30-13.00
Päivän yhteenvetokeskustelu ja valmistautuminen 11.2 tilaisuuteen
Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors
Iltapäivän ryhmä aloittaa klo. 13.30, jonka sisällöt ja aikataulun jaksotus ovat samat.
2. VALMENNUSPÄIVÄ ke. 11.2
KANTOLAN TAPAHTUMAPUISTOSTA JOHTAVA PALVELUYMPÄRISTÖ:
TAPAHTUMAN TEKIJÖIDEN KÄYTÄNNÖN SOVELTAMINEN YHTEISESTI
Toteutus: yksi yhteinen valmennustilaisuus klo 10-15.00
Valmennuspäivän tavoitteena on jatkaa ensimmäisen valmennuspäivän teemojen tarkempaa kuvaamista sekä
avata tapoja miten niitä toteutetaan käytännössä. Hyödynnetään asiakasosallistamista yhteistyön kehittämiseksi.
Päivän sisältö:
10.00-11.00
CreaMentorsin laatima yhteenveto 6.2 valmennuspäivistä ja käydyistä keskusteluista
11.00-11.20
Kahvitauko
11.20-13.00
Asiakkaan osallistaminen yhteiseen tekemiseen: tilaisuudessa on mukana erilaisia tapahtumia
tuottavien organisaatioiden edustajia, jotka edustavat potentiaalisia Kantolaan sijoittuvia
tapahtumia. Osallistujat tarjoavat huomioitavia asioita, hyviä käytänteitä, ideoita ja esimerkkejä.
Keskustelua, kysymyksiä, havaintoja. Vierailijat varmistuvat myöhemmin.
13-13.45
Lounastauko
13.45-15.00
Tapahtumien ansainnan muodot ja liiketoimintamallit
Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Oy
3. VALMENNUSPÄIVÄ ke. 18.2
SUOMALAISET TAPAHTUMAKAUPUNGIT
Valmennuspäivän tavoitteena on tuoda esiin suomalaisten tapahtumakaupunkien hyviä tapahtumaesimerkkejä
ja yhteistyön tapoja tapahtumien tuotannon ja tapahtumien kanssa tehtävän yhteistyön muodoista.
9.-10.00
Yhteenvetokeskustelu 11.2 valmennuspäivästä
10.00-10.15
Kahvitauko
10.15-11.00
Suomalaiset tapahtumakaupungit- casetapausten esittely
11.15.-12.30
Suomalaiset tapahtumakaupungit- casetapausten esittely jatkuu
12.30-13.00
Keskustelu ja yhteenveto case-tapauksista
Iltapäivän ryhmä aloittaa klo 13.30, jonka sisältö ja aikataulun jaksotus ovat samat.
CreaMentors (Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi) toimivat päivän valmentajina.
Mahdolliset vierailijat sovitaan erikseen.
4. VALMENNUSPÄIVÄ pe. 20.2
YHTEENVETO JA MITEN ETEENPÄIN?
Valmennuspäivän tavoitteena on tuoda esiin kattava yhteenveto tapahtumatuottajuudesta ja tuottamiseen liittyvistä periaatteista.
9.-10.00
Yhteenveto tapahtumatuottajuudesta ja tuottamiseen liittyvistä periaatteista
Jouni Kärkkäinen & Jari-Pekka Jouppi, CreaMentors Oy
10-10.15
Kahvitauko
10.15-11.30
CreaMentorsin analyysi Hämeenlinnan tapahtumatuotannon ja toimijoiden tilanteesta
11.45-12.30
Katse tulevaisuuteen. Mervi Käki, Linnan Kehitys Oy
Valmennustilaisuuden yhteinen päätös/CreaMentors
Iltapäivän ryhmä aloittaa klo 13.30, jonka sisältö ja aikataulun jaksotus ovat samat.
Mervi Käen puheenvuoro klo. 16.30