ISÄNNÖINTI- TEHTÄVÄT

1.1.2015
ISÄNNÖINTITEHTÄVÄT
Jukka Pelanne
ISÄNNÖITSIJÄTOIMISTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY
Sisällysluettelo
Sisällysluettelo ............................................................................................................................ 1
KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset) .......................................... 2
1.2.
KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.) .............................................. 2
1.3.
TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT ................................................................. 2
1.4.
KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA
ESIMIESTEHTÄVÄT .................................................................................................... 2
1.5.
ILMOITUSVELVOLLISUUDET................................................................................... 3
1.6.
MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT .................................................................... 3
2.1.
TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU .................................................... 4
2.2.
RAHALIIKENNE ........................................................................................................... 4
2.3.
KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS .................................................................................. 4
3.1.
YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA ......................................................................... 5
3.2.
KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN ............................................ 5
3.3.
KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (vuosikorjausluontoiset
tehtävät) ........................................................................................................................... 5
3.4.
HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT ........................................ 6
3.5.
YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET ....................................... 6
Sivu
1
1.1.
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT
1.1.
KOKOUKSET (hallituksen kokoukset ja asukaskokoukset)
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• kokousasioiden valmistelu
• kokouskutsun toimittaminen
• päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen
• osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Kokouksiin osallistuminen
1.2.
KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT (kts. myös kohta 3.3.)
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• tontinvuokra-, vakuutus-, sähkö ja liittymissopimusten ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms.
sopimusten valmistelu ja valvominen
• kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, kts kohta 3.2
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Sopimusriitojen hoitaminen
1.3. TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Palo- ja pelastusmääräysten valvominen
• Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen
• Vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen
• Häiriötapauksissa huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja
toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanottotilanteessa
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Pelastussuunnitelman laatiminen ja ylläpito
1.4. KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN
HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät toimet
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
Sivu
2
• Työsuhde-erimielisyysneuvottelut ja työsuhde-erimielisyyksien jatkotoimenpiteet
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Kaupparekisteri-ilmoitusten laatiminen ja jättäminen
• Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten laatiminen
• Henkilötietolain mukaisten rekisteriselostusten laatiminen
• Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen
 Verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille tehtävät ilmoitukset on esitetty kohdassa 2.3.)
1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen
• Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät
• Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet
• Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
Sivu
3
• Isännöitsijätodistuksen laatiminen
• Panttikirjojen hakeminen
• Kiinteistönmuodostamis- tms. toimenpiteisiin osallistuminen
• Rasitesopimusten laatiminen
• Aloitteiden ja reklamaatioiden tekeminen viranomaisille ja järjestöille
• Yhtiöjärjestysmuutosten tekeminen
• Vuokravälitystehtävien hoitaminen
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
2. KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON
LIITTYVÄT TEHTÄVÄT
2.1. TALOUS-, VERO- JA TOIMINTASUUNNITTELU
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen (PTS)
• Talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle
• Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen
2.2. RAHALIIKENNE
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Laskujen hyväksyminen ja maksaminen
• Hoitolainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen
• Hoitolainan nostaminen
• Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista
muistuttaminen
• Pääomavastikkeiden määrittäminen
• Palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen
• Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa,
joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi
• Energian arvonlisäverolaskelman laatiminen pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai
vuokralaisille
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman tekeminen pyydettäessä
• Maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen (veloitus perittävälle)
• Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus ( 1 x /vuosi ja laskutus asukkaan
vaihtuessa kuuluu kiinteään palkkioon)
• Erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskuttaminen
2.3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Kirjanpito
• Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen
• Välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta
• Tilintarkastuksen ja/tai toimintatarkastuksen järjestäminen
• Viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen
• Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen
4
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
Sivu
• Useampien välitilinpäätösten laatiminen
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
3. TEKNISET TEHTÄVÄT
3.1.
YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa
• Huoltokirjan käyttämisestä huolehtiminen
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Taloyhtiön strategian laatiminen
• Huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen
3.2.
KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT
• Kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen
• Kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja niiden ajan tasalla pitämisestä huolehtiminen
• Erikoislaitehuoltojen järjestäminen
• Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta
• Tavoite- ja seurantatietoihin perustuvien toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
• Huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen
• Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja hoitotöihin liittyvistä järjestelyistä
huolehtiminen
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen
• Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen
• Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta
• Kulutusseuranta
• Huoneistokohtaisten alamittareiden luenta
• Talkootarvikkeiden hankkiminen
3.3. KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO
(vuosikorjausluontoiset tehtävät)
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT
Sivu
5
• Kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen
• Kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen
• Energiatodistuksen antaminen (kts. alla erilliskorvaukset)
• Vuosikorjausten teettäminen
• Kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
• Yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi
• Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
• Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen
• Kunnossapitosuunnitelman laatiminen
• Korjausohjelman laatiminen
• Energiatodistuksen laatiminen ja/tai päivittäminen
3.4. HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT
KIINTEÄÄN PALKKIOON KUULUVAT
• Yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen
• Muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen
• Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen
• Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksi antamien toiselle osakkaalle
ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Tarkastukset ja katselmukset
• Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai
teettäminen
• Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen
3.5. YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET
ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA:
• Laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa
• Seuraavassa luetelluista tehtävistä sovitaan yleensä erikseen projektinhoitopalkkio tai muu vastaava, jolloin
noudatetaan sopimusta ja vain sopimuksen puuttuessa alla olevaa listausta.
Koko hanketta koskevat tehtävät
KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT
• Peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen
• Ilmoittaminen osakkaille ja asukkaille yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä
• Korjaushankkeeseen liittyvien asiakirjojen arkistointi
ERILLIVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Työn aikaisesta hankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta huolehtiminen (ellei vastuutettu urakoitsijalle)
• Hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen
Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen
KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT
• Teknisten selvitysten teettäminen
• Tavoitteiden asettamiseen osallistuminen
• Hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen
Suunnitelmien laatiminen
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]
Sivu
6
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Konsulttien kilpailuttaminen
• Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
• Konsulttisopimusten laatiminen
• Suunnittelukokouksiin osallistuminen
Urakkakilpailu ja -sopimukset
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite)
• Tarjousten pyytäminen ja vertailu
• Urakkaneuvotteluihin osallistuminen
• Urakkasopimuksen laatiminen
Työn toteutus ja valvonta
KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄTYVÄT TEHTÄVÄT
• Maksuerien hyväksyminen
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
• Urakan valvonta (valvojan ominaisuudessa)
• Työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen
Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika
KIINTEÄÄN PALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT
• Takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä sekä
takuutarkastuksesta huolehtiminen
• Vakuuksien seuranta
• 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi
ERILLISVELOITUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT
Sivu
7
• Vastaanottotarkastuksiin ja takuutarkastuksiin sekä niihin liittyviin katselmuskierroksiin osallistuminen
• Taloudellisen loppuselvityksen laatiminen
ISÄNN.TSTO OULUNSEUDUN ISÄNNÖINTI KY •
ALPPITIE 12 • 90530 • OULU
PUHELIN: (08) 511 065 • FAKSI: (08) 554 2551
SÄHKÖPOSTI: [email protected]