Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen

Kimppojen kimppa!
Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen kirjastojärjestelmien yhdistämisen ja
yhteistyön lisäämisen toiminnallisista edellytyksistä
Jani Ikonen, Hankepäällikkö
Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
16.3.2015
Sisällysluettelo
Hankkeen taustoista ........................................................................................................................................... 2
Termistö............................................................................................................................................................. 3
1 Hankkeen kirjastot ja kimpat ........................................................................................................................... 6
1.1 Etelä-Pohjanmaan alue ............................................................................................................................................ 6
1.2 Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan alue ................................................................................................................... 9
1.3 Statistiikkaa hankkeen kirjastoista ja kunnista ....................................................................................................... 10
2 Muita isoja suomalaisia kirjastokimppoja ..................................................................................................... 10
2.1 HelMet-kirjastot ..................................................................................................................................................... 10
2.2 Keski-kirjastot ......................................................................................................................................................... 12
2.3 Kyyti-kirjastot ......................................................................................................................................................... 13
2.4 OUTI-kirjastot ......................................................................................................................................................... 14
2.5 PIKI-kirjastot ........................................................................................................................................................... 15
2.6 Vaara-kirjastot ........................................................................................................................................................ 16
2.7 Vaski-kirjastot ......................................................................................................................................................... 17
2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista kirjastokimpoista .............................................................................................. 18
2.9 Suomen kirjastokimpat .......................................................................................................................................... 18
3 Tulevaisuuden mahdollisuudet ..................................................................................................................... 20
3.1 Kirjastojärjestelmät ................................................................................................................................................ 20
3.2 Tietokantojen yhdistäminen................................................................................................................................... 24
3.3 Seutukuljetukset ..................................................................................................................................................... 26
3.4 Yhteinen kirjastokortti ............................................................................................................................................ 27
3.5 Keskitetty hankinta ................................................................................................................................................. 28
3.6 Yhteinen varastokokoelma ..................................................................................................................................... 28
3.7 Mobiilisovellus ........................................................................................................................................................ 29
4 Muuta huomioitavaa ..................................................................................................................................... 30
4.1 Hallinto ja yhteiset kulut ........................................................................................................................................ 30
4.2 BTJ Arvo ja Osa-Arvo .............................................................................................................................................. 30
4.3 Melinda ja RDA ....................................................................................................................................................... 31
4.4 E-kirjat ja Ellibs ....................................................................................................................................................... 32
4.5 Muu e-aineisto ....................................................................................................................................................... 33
4.6 RFID ja viivakoodit .................................................................................................................................................. 33
4.7 Yhteiset Internet-sivut ............................................................................................................................................ 34
5 SWOT-Analyysit ............................................................................................................................................. 35
6 Hankepäällikön johtopäätökset ja suositukset.............................................................................................. 37
1
Hankkeen taustoista
Etelä-Pohjanmaan kirjastot tekevät keskenään paljon yhteistyötä. Maakuntakirjasto mm. vetää alueellisten
hankkeiden ohjausryhmää ja yleensä meneillään on yhtä aikaa useampikin koko Etelä-Pohjanmaan kattava
yleisten kirjastojen hanke. Lisäksi tärkeänä yhteistyön muotona ovat ns. kirjastokimpat. Kimpoilla on
yleensä yhteinen aineisto- ja asiakastietokanta, yhteinen kirjastokortti, yhteiset käyttösäännöt, yhteinen ekirjakokoelma ja voi olla yhteinen maksupolitiikkakin sekä aineistokuljetukset. Yksittäisen kunnankirjaston
resurssien heiketessä asiakkaat hyötyvät kirjastojen välisestä yhteistyöstä mm. saamalla käyttöönsä
aineistoa naapurikunnasta tai e-aineistoja yhteisestä e-kokoelmasta.
Kirjastojen yhteistyölle haasteita kuitenkin tuovat toisaalta kuntakentän muutokset ja toisaalta kuntien
huonontunut taloustilanne. Kun kuntarakenteessa tapahtuu muutoksia, esimerkiksi kuntaliitoksia, jotka
eivät noudata kirjastojen ns. kimpparajoja, seuraa siitä haasteellinen tilanne, jossa tietokannat pitää
irrottaa vanhasta kimpasta ja liittää (konvertoida) uuden kunnan tietokantaan. Operaatiot teettävät paljon
työtä ja ovat lisäksi kalliita.
Jos kimppa on muodostunut vain muutamista kirjastoista, joiden taloudelliset resurssit ovat pienet, eivät
asiakkaat välttämättä hyödy yhteistyöstä toivotulla tavalla ja toisaalta tietokantojen ja ohjelmistojen
ylläpito vie kohtuuttoman ison osan kirjastojen/kuntien budjetista.
Näitä haasteita on muualla Suomessa lähdetty ratkomaan mm. isojen, maakunnallisten kimppojen ja
seutukirjastojen avulla. Koko maakunnan tai lähes koko maakunnan kattavat kimpat löytyvät mm.
Pirkanmaalta, Keski-Suomesta, Varsinais-Suomesta ja Uudeltamaalta.
Tämän selvityksen tavoitteena on selvittää, millaisia mahdollisuuksia Etelä-Pohjanmaalla on lisätä
kirjastojen välistä kaikenlaista yhteistyötä, millaisia esteitä yhteistyölle on, ja mitä yhteistyön tiivistäminen
tarkoittaisi kuntien, kirjastojen ja asiakkaiden kannalta nyt ja tulevaisuudessa. Selvityksessä luodaan lyhyt
katsaus myös Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan tilanteeseen. Hanketta hallinnoi Seinäjoen
kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto ja sitä on rahoittanut Pohjanmaan AVI.
Mervi Heikkilä
Kirjastotoimen johtaja
Seinäjoen Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Jani Ikonen
Hankepäällikkö
Seinäjoen Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
2
Termistö
Koska tässä selvityksessä muuten käytettäisiin samaa termiä kahdesta eri asiasta, asioiden selventämiseksi
nykyisistä kimpoista käytetään sanaa kimppa ja näiden kimppojen yhteisestä kokonaisuudesta sanaa
klusteri.
Klusteri tarkoittaa taloustieteessä yritysten ja yhteisöjen muodostamia
maantieteellisiä keskittymiä, jotka ovat muodostuneet toisiinsa
sidoksissa olevista toimialoista ja niihin liittyvistä muista toimijoista.
Klusteriajatus perustuu siihen, että verkostoyhteyksillään organisaatio
voi tuottaa hyötyä itselleen ja koko verkostolle.
Aineisto ja nide
Nykyaikaisista kirjastoista voi lainata paljon muutakin kuin perinteisiä kirjoja. Lainattava kohde voi olla
esimerkiksi sarjakuva, elokuva, musiikkia, konsolipeli, lautapeli tai vaikka ompelukone. Tämän vuoksi kirjan
sijaan käytetään usein kirjaston asiakkaille suunnatuista sisällöistä yleistermiä aineisto. Nide taas on yksi
tietty kappale kyseistä aineistoa (esimerkiksi samaa kirjaa voi löytyä hyllystä monta nidettä).
Asiakasjärjestelmä
Kirjaston työntekijöiden käytössä olevan kirjastojärjestelmän lisäksi myös pelkistetympi versio, jonka avulla
asiakas pääsee tekemään hakuja kirjaston tietokannoista. Asiakastietokannassa toiminta on rajoitettu
asiakkaan omiin tietoihin ja aineistotietokannassa pelkästään aineistohakuihin sekä -varauksiin.
Asiakasjärjestelmästä käytetään usein termiä verkkokirjasto, sillä asiakasjärjestelmän käyttöliittymä löytyy
kirjaston Internet-sivuilta (esimerkiksi https://seitti.seinajoki.fi/web/arena).
E-kirja
E-kirja on digitaalisessa muodossa oleva kirjallinen teos. E-kirjoja voi lukea tietokoneelta, älypuhelimista,
taulutietokoneilta ja lukulaitteilta, joihin kirja ladataan luettavaksi. Kirjastoista lainattavat e-kirjat hankitaan
pääasiassa lisensseinä, jotka ovat voimassa vain määrätyn ajan ja oikeuttaa rajattuun määrään yhtäaikaisia
lainaajia.
3
Kaukolainaus
Kaukolainaus on kirjaston asiakkaille tarjottava palvelu, jota toteutetaan Suomen laajuisesti kirjastojen
välisenä yhteistyönä. Jos asiakkaan tarvitsemaa teosta ei ole saatavilla asiakkaan omasta kirjastosta, se
voidaan kaukolainata jostain toisesta kirjastosta. Lähtökohtaisesti kaukolainoja tehdään muista Suomen
kirjastoista, mutta toisinaan myös ulkomailta asti. Kaukolainatut kirjat toimitetaan toiseen kirjastoon
pääsääntöisesti postin välityksellä. Kaukopalvelusta perittävät maksut vaihtelevat kirjastoittain.
Kelluva aineisto
Kelluvalla aineistolla tarkoitetaan sitä, että kirjastoilla ei ole varsinaisesti omaa aineistokokoelmaa, vaan
kaikki on koko kirjastokimpan tai kunnan eri toimipisteiden yhteistä materiaalia. Nide hyllytetään siihen
kirjastoon, mihin se on palautettu. Sama nide voi siis löytyä tällä viikolla pääkirjaston hyllystä ja seuraavalla
viikolla lähikirjastosta.
Konttiauto
Perinteisen linja-automallin sijaan konttiauto koostuu kuorma-auton alustasta, johon on yhdistetty
kirjastoautokäyttöön suunniteltu irrotettava kontti. Tarvittaessa kontti voidaan vaihtaa uuteen alustaan
ilman, että tarvitsee hankkia kokonaan uutta autoa.
Konvertointi
Konvertoinnilla tarkoitetaan tiedon muuttamista muodosta toiseen. Käytännössä kirjastomaailmassa termiä
voidaan käyttää esimerkiksi tietokantojen käyttämien formaattien muuttamista toiseen, jotta uusi
kirjastojärjestelmä ymmärtäisi aineistotietokantojen sisällön tai esimerkiksi kirjojen nidekohtaisen
tunnuksen siirtämistä viivakoodista RFID-tagiksi. Konvertoinnin jälkeen voidaan siis välittää sama tieto
eteenpäin toisella tavalla.
Kuvailu ja luettelointi
Kuvailun ja luetteloinnin tarkoitus on tallentaa ja järjestää kirjaston hankkimiin aineistoihin liittyvät tiedot
(metatiedot) niin, että kirjaston asiakkaat ja henkilökunta löytävät helposti vastaukset muun muassa
seuraaviin kysymyksiin: Mitä tietty henkilö on kirjoittanut? Mitä aineistoa on olemassa tietystä aiheesta?
Millaisia versioita (painoksia, laitoksia, käännöksiä jne.) on olemassa tietystä teoksesta? Luettelointi
tehdään kuvailusääntöjen ja formaattien mukaisesti, jolloin kirjastojen tietokantoihin tallennetut tiedot
olisivat keskenään yhdenmukaisia ja että tieto olisi riittävän jäsenneltyä tiedon koneellista käsittelyä varten.
4
Maakuntakirjasto
Suomen yleisistä kirjastoista 18 toimii myös maakuntakirjastona. Maakuntakirjaston tehtävänä on mm.
tukea alueensa yleisten kirjastojen tieto- ja kaukopalvelua; kehittää tietopalvelua sekä perehdyttää
kirjastojen henkilöstöä kirjastotyön uusiin toimintamuotoihin ja kehittämishankkeisiin. Kaikissa
maakunnissa on maakuntakirjasto. Hanketta koskevista kirjastoista Seinäjoen kaupunginkirjasto on EteläPohjanmaan, Kokkolan kaupunginkirjasto Keski-Pohjanmaan ja Vaasan kaupunginkirjasto Pohjanmaan
maakuntakirjasto.
Rajapinta
Ohjelmointirajapinnan tehtävänä on tulkata kahden tai useamman erilaisen ohjelmiston välistä liikennettä.
Rajapintojen avulla voidaan siis käyttää esimerkiksi kahta eri aineistotietokantaohjelmaa eri yksiköissä niin,
että molemmat pystyvät hakemaan datan samasta tietokannasta.
RFID
RFID on teknologia, joka on pikkuhiljaa syrjäyttämässä viivakoodien käyttämisen niin kirjastoissa kuin
muillakin toimialoilla.
RFID:n, eli Radio Frequency IDentification perusidea on langattomassa
radiotaajuuksilla toimivassa aineiston lukemisessa. Aineiston lukeminen on helpompaa sillä toisin kuin
viivakoodeissa, lukijan ei tarvitse fyysisesti nähdä RFID-tagia. Riittää kun tagi käy lukualueella. Käytännössä
tämä tarkoittaa sitä, että tagit voidaan sijoittaa kirjan kansien sisäpuolelle ja teknologian sen salliessa,
kirjoja voi lukea (lainata/palauttaa) monta kerrallaan suoraan kirjojen kansien läpi. RFID-tagissa on samalla
myös sisäänrakennettu varkaudenestojärjestelmä, joten erillisiä hälytystarroja ei tarvita.
Seutukuljetus
Seutukuljetuksella tarkoitetaan kirjastokimpan kirjastojen välisiä aineistokuljetuksia. Sovittaessa asiakkaat
voivat siis varata muiden kimpan kirjastojen aineistoja ja hakea ne haluamastaan yksiköstä. Aineistot voi
myös palauttaa muihin kimpan kirjastoihin, joista se kuljetetaan aineiston omistavaan yksikköön.
Seutukuljetukset voivat olla maakunnallisia tai seudullisia. Myös yhden kunnan sisällä toimivien
kirjastopisteiden välillä on usein aineistokuljetuksia. Näistä ei kuitenkaan puhuta seutukuljetuksina, jos ne
eivät ylitä kuntarajoja.
Tietokannat
Tietokanta on tietotekniikassa käytetty termi tietovarastolle. Se on kokoelma tietoja, joilla on yhteys
toisiinsa. Selvityksen ja kirjastojen kannalta asiakastietokanta ja aineistotietokanta ovat oleellisimpia. Kyse
on erillisistä tietokannoista. Asiakastietokannassa säilytetään asiakasrekisteriä ja asiakkaiden lainaus- sekä
varaustietoja. Aineistotietokannassa säilytetään kirjastojen kokoelmaa koskevat tiedot.
5
1 Hankkeen kirjastot ja kimpat
Raportissa on helpottamisen vuoksi värikoodattu hankkeen kirjastot ja kimpat seuraavasti:
Anders
Ilmajoki
Krannit
Lakia
Oiva
Seitti
Vaasa
YTY
1.1 Etelä-Pohjanmaan alue
Etelä-Pohjanmaan alueella toimii lukuisia erikokoisia kirjastokimppoja sekä yksi kirjasto, joka ei kuulu
mihinkään kimppaan. Tähän osioon on koottu hanketta koskevien kirjastokokonaisuuksien perustietoja ja
katsaukset tämän hetkisiin tilanteisiin.
6
1.1.1 Ilmajoki
Ilmajoki on yksi hankkeen kunnista, joka ei toistaiseksi kuulu mihinkään kirjastokimppaan ja sen vuoksi
kirjastojen välistä yhteistyötäkin on hyvin vähän. Pääkirjaston lisäksi kirjastopalveluja tarjoaa kunnan
asiakkaille kirjastoauto. Ilmajolla asuu yhteensä noin 12 000 asukasta.
Toistaiseksi yhteistyöalueen laajentamiseen liittyviä suunnitelmia on lykätty mm. aiempien
kirjastojärjestelmien eroavaisuuksien vuoksi. Vaikka itse kirjastopalvelut rajoittuvat tällä hetkellä vain
omaan kuntaan, on Ilmajoki tehnyt yhteistyötä Seinäjoen alueen kanssa osana kuntien hankintarengasta.
Yhteyshenkilö: Paulamäki, Esa – Kirjasto- ja kulttuurijohtaja – Ilmajoen kaupunginkirjasto
1.1.2 Krannit
Krannit-kimppaan kuuluvat Isojoen, Jalasjärven, Karijoen, Kaskisten, Kauhajoen, Kurikan ja Teuvan kunnat.
Kaupungin- ja kunnankirjastojen lisäksi kimpassa ovat Jurvan ja Päntäneen lähikirjastot sekä neljä
kirjastoautoa. Lisäksi Kauhajoella on toimipisteeksi luettava Kirjaston kotiin annettavat palvelut (KKAP).
Kyse on Tieto Hoiva -kirjaston mobiilikotipalvelusta, joka on palvelukokonaisuus kaupungin kotihoidon ja
Celia-kirjaston kanssa. KKAP on vakiintunut, vaikkakin vielä kehitysvaiheessa oleva palvelu. Hankkeena Tieto
Hoiva päättyy vuonna 2015.
Krannit-kimpan alueella asuu noin 46 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat
sekä kirjastokortti. Tietokantapalvelimien ylläpito on ostettu palveluna Axiellilta. Kirjastojärjestelmänä
käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Axiell Arena. Maksuja, käyttösääntöjä ja
kokoelmapolitiikkaa käsitellään yhdessä, joskin kirjastokohtaisia eroavaisuuksia löytyy. Kimpan yhteisiä
asioita ohjataan Krannit-kokouksissa, joka kiertää jokaisessa kimpan kirjastossa vuorollaan.
Krannit-kimpan kirjastot kilpailuttavat yhdessä myös kirjallisuuden hankinnat, lehdet, e-aineisto ja osan avaineistosta. Aineistokuljetukset kulkevat Krannit-kimpan kirjastoissa kaksi kertaa viikossa. Kuljetuskimpasta
on käytetty termiä kapsäkki. Monia kimpan tarjoamia palveluita kehitetään yhdessä ja yhteistyöstä on
saatu taloudellista etua.
Yhteyshenkilö: Pieski, Pirjo – Kirjastotoimen johtaja – Kauhajoen kaupunginkirjasto
1.1.3 Lakia
Lakia-kimppaan kuuluvat Isonkyrön, Kauhavan, Laihian ja Lapuan kunnat. Kaupungin- ja kunnankirjastojen
lisäksi kimpassa ovat Tiistenjoen sivukirjasto, Alahärmän, Kortesjärven, ja Ylihärmän lähikirjastot sekä neljä
kirjastoautoa. Lakiaan kuuluu eteläpohjalaisten kirjastojen lisäksi siis myös kaksi kirjastoa Pohjanmaan
maakunnan alueelta. Kimpan alueella asuu yhteensä noin 44 500 asukasta. Kirjastoilla on käytössä yhteiset
asiakas- ja aineistotietokannat, jotka on ostettu palvelimineen palveluna Axiellilta. Kirjastojen väliset
seutukuljetukset toimivat kaikkien Lakian kirjastojen välillä kaksi kertaa viikossa. Seutukuljetuksista peritään
asiakkaalta maksu.
Yhteyshenkilö: Hakala, Marita – Kirjastotoimen johtaja – Lapuan kaupunginkirjasto
7
1.1.4 Oiva
Oiva-kimppaan kuuluvat Alavuden ja Ähtärin kaupungit. Kaupunginkirjastojen lisäksi kimpassa on Töysän
lähikirjasto ja kaksi kirjastoautoa. Alavus on isoimpana kirjastona enemmän vetovastuussa, mutta kaikki
yksiköt toimivat yhteistyössä. Oiva-kimpan alueella asuu yhteensä noin 18 000 asukasta. Kirjastoilla on
yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, kirjastokortti sekä käyttösäännöt. Tietokantapalvelimien ylläpidosta
vastaa Alavuden kaupungin tietohallinto. Seutukuljetukset on toteutettu niin, että kirjastojen kirjastoautot
kohtaavat kerran viikossa Hakojärvellä ja vaihtavat keskenään kuljetuksessa olevat aineistot.
Oiva-kimpalla on ollut useita yhteisiä hankkeita vuosien varrella. Suurin niistä oli yhteinen kirjojen
varastointihanke, jossa jaettiin kullekin kolmelle kirjastolle varastointiluokat, esim. Alavus varastoi
suurimman osan tietokirjallisuudesta. Oiva-kimppa on tiiviisti mukana maakunta-alueen yhteishankkeissa.
Yhteyshenkilö: Lakso, Pirjo – Kirjastotoimen johtaja – Alavuden kaupunginkirjasto
1.1.5 Seitti
Seitti-kimppaan kuuluvat Seinäjoki ja Kuortane. Seinäjoella on uuden pääkirjasto Apilan lisäksi Nurmon,
Peräseinäjoen ja Ylistaron lähikirjastot sekä Keski-Nurmon kombikirjasto, Törnävän laitoskirjasto ja
Seinäjoen lukion kirjasto. Käytössä on myös kaksi kirjastoautoa: Sepe ja Ykä, joista Sepe vaihtuu alustavien
suunnitelmien mukaan uuteen konttiautoon vuoden 2015 aikana. Kuortaneella on kunnankirjasto. Seittikimpan alueella asuu yhteensä noin 64 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat
sekä kirjastokortti. Tietokantapalvelimien ylläpidosta vastaa Seinäjoen kaupungin tietohallinto. Seinäjoen
kirjastoilla on yhteiset käyttösäännöt, kokoelmapolitiikka ja kuljetuslogistiikka aineistokuljetuksia varten.
Yhteisiä hankkeita on ollut vuosien varrella useita ja kirjastot järjestävät keskenään koulutuksia. Tällä
hetkellä isoimpana yhteishankkeena on osallistuminen Finna-projektiin, jonka tarkoituksena on korvata
nykyinen asiakaskäyttöliittymä.
Yhteyshenkilö: Heikkilä, Mervi – Kirjastotoimen johtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
1.1.6 YTY
YTY-kimppaan kuuluvat Alajärven, Evijärven, Lappajärven, Perhon, Soinin, Vetelin ja Vimpelin kunnat.
Kaupungin- ja kunnankirjastojen lisäksi kimpassa on Lehtimäen, Pulkkisen, Räyringin ja Sääksjärven
lähikirjastot sekä kaksi kirjastoautoa. Kimppaan kuuluu siis myös kaksi kirjastoa Keski-Pohjanmaan
maakunta-alueelta. YTY-kimpan alueella asuu yhteensä noin 28 000 asukasta. Kirjastoilla on käytössä
yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, joiden palvelimia ylläpitää kuntien omistama Järvinet Oy.
Kirjastoilla on yhteinen seutukuljetus, joka ajetaan kerran viikossa. Kirjastoilla on myös yhteiset maksut ja
käyttösäännöt.
Kirjastot tekevät yhteistyötä myös aineistohankinnan ja säilytyksen suhteen. Esimerkiksi yhteistä
lehtivarastoa on kehitetty niin, että tietyt kirjastot säilyttävät tiettyjä lehtiä, välttäen turhan moninkertaisen
säilytyksen. Myös e-kirjakokoelma on yhteinen, mutta sitä ei ole enää viime aikoina kehitetty. Muulle
aineistolle on sovittu painopistealueet, joihin kukin kirjasto panostaa.
8
YTY on yhdessä Lakian ja Krannien kanssa kilpailuttanut kuljetuksen ja vuodesta 2015 lähtien
seutukuljetukset hoitaa yhteinen kuljetusyrittäjä. Tämä antaa tulevaisuudessa myös mahdollisuuden
kimppojen välisen aineiston kuljettamiseen.
Yhteyshenkilöt:
Kyrönlahti, Tarja – Kirjastotoimen johtaja – Alajärven kaupunginkirjasto
Honkakoski, Matti – Toimitusjohtaja – Järvinet Oy
1.2 Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan alue
Lähtökohtaisesti hankeselvityksessä on keskitytty Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastoihin. Vuoden 2013
alussa Vähäkyrö on kuntaliitoksen kautta siirtynyt osaksi Vaasaa, mutta on samalla ollut yksi Lakiakirjastoista. Näin Vaasa tuli mukaan selvitykseen yhdeksi vaihtoehdoksi. Vaasan ehdotuksesta yhtenä
vaihtoehtona mukaan liittyivät vielä Anders-kirjastot Kokkolan alueelta.
1.2.1 Anders
Anders-kimppaan kuuluu Halsuan, Kannuksen, Kaustisten, Kokkolan, Lestijärven ja Toholammen kunnat.
Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto toimii kimpan päävetänäjä ja yhteisiä asioita ohjataan
Anders-kokouksissa. Anders-kimpan alueella asuu yhteensä noin 62 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset
asiakas- ja aineistotietokannat, kirjastokortti, maksut sekä käyttösäännöt. Yhteinen seutukuljetus ajetaan
kerran viikossa. Kokoelman osalta yhteistyötä on tehty e-aineistojen hankinnassa ja kirjastot kilpailuttavat
yhdessä kirjallisuuden hankinnat, lehdet ja osan av-aineistosta.
Yhteyshenkilö: Forsberg, Susann – Kirjastotoimen johtaja – Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
1.2.2 Vaasa
Vaasa on yksi hankkeen kaupungeista, joka ei kuulu mihinkään kimppaan. Vaasan kaupunginkirjastossa on
pääkirjaston lisäksi 8 lähikirjastoa Huutoniemessä, Merikaarrossa, Palosaaressa, Sundomissa, Suvilahdessa,
Tervajoella, Variskassa ja Vähäkyrössä. Käytössä on myös kirjastoauto. Hakeutuva kirjastotoiminta tuottaa
laitoskirjastopalveluja 2 kiinteään laitoskirjastoon sekä useisiin pienlaitoksiin. Vaasan alueella asuu
yhteensä noin 67 000 asukasta.
Joulukuussa 2014 Vähäkyrö siirtyi Lakia-kimpasta osaksi Vaasaa. Muutosprojektissa Vaasa vaihtoi samalla
kirjastojärjestelmän ja otti ensimmäisenä Suomessa käyttöön Open Library Solutions Finland Oy:n
toimittaman MikroMarc3 -kirjastojärjestelmän. Asiakaskäyttöliittymänä on vuonna 2012 käyttöönotettu CS
Library, joka on saman toimittajan järjestelmä. Kirjaston järjestelmät ylläpidetään Vaasan kaupungin
konesalissa. Maakunnallisesti Vaasa tekee yhteistyötä alueen kirjastojen kanssa mm. e-aineistojen
hankinnoissa, koulutuksissa ja tulevaisuudessa enemmän myös alueellisten kehittämishankkeiden
muodossa.
Yhteyshenkilö: Varjo, Sami – IT-suunnittelija – Vaasan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
9
1.3 Statistiikkaa hankkeen kirjastoista ja kunnista
Kuntien tilastot on kerätty väestörekisterin ja maanmittauslaitoksen vuoden 2014 tilastoista. Esitettävät
luvut ovat pyöristettyjä, mutta laskelmissa on käytetty tarkkoja lukuja.
Kunnat
Asukkaat
Pinta-ala
Anders
62 500
3922 km2
Ilmajoki
12 200
580 km2
Krannit
Lakia
Oiva
Seitti
46 600
44 600
18 300
64 600
4625 km2 2945 km2 2062 km2 1954 km2
Vaasa
67 000
369 km2
YTY
27 700
2953 km2
Kirjastojen statistiikka on kerätty kirjastot.fi:n vuoden 2013 tilastoista.
Kirjastot
Kokoelma
Anders
645 000
Ilmajoki
84 000
Krannit
553 000
Lakia
464 000
Oiva
209 000
Seitti
526 000
Vaasa
605 000
YTY
581 000
Henkilötyövuodet
65,65
7,16
39,47
37,25
15,52
64,55
75,32
27,63
627 000
106 000
422 000
389 000
142 000
545 000
649 000
332 000
10
8,7
9
8,7
7,9
8,4
9,7
11,9
Fyysiset
käynnit
Per asukas
2 Muita isoja suomalaisia kirjastokimppoja
Suomessa toimii useita isoja kirjastokimppoja. Vaikka tässä hankkeessa onkin kyse jo nykyisten kimppojen
yhdistämisselvityksestä, klusterista, voimme silti ottaa opiksi myös muiden sekä maantieteellisesti että
kirjastomäärällisesti isompien kimppojen toimintatavoista ja kokemuksista.
2.1 HelMet-kirjastot
HelMet-kimppaan kuuluvat Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kaupungit. Alueella on yhteensä 69
kirjastoa. Yhteistyö on alkanut jo 1970-luvulla ja tiivistynyt vuosien myötä. HelMet-kirjastojen alueella asuu
noin 1 100 000 asukasta. Helsingin kaupunginkirjasto on samalla yleisten kirjastojen keskuskirjasto.
HelMet-kimpassa jokaisella kaupungilla on oma kilpailutettu sopimus kuljetuksista. Jokaisella kaupungilla
on yksi toimipiste, jonka kautta kaupunkien väliset aineistokuljetukset suoritetaan. Yhteisistä päätöksistä
vastaa HelMet-johtoryhmä, johon kuuluvat kaikkien kimpan kaupunkien kirjastotoimen johtajat, joista yksi
toimii puheenjohtajana. Puheenjohtajuus kiertää kaupunkien välillä puolen vuoden välein. Yhteiset
kustannukset jaetaan kirjastojen kesken sovituilla prosenteilla.
HelMet-kirjastot kilpailuttivat kirjastojärjestelmän 2000-luvun alussa. Järjestelmäksi valittiin Millennium
(Millennium Integrated Library System), jonka toimittaja on Innovative Interfaces. Tärkeä valintakriteeri oli,
että järjestelmä on käytössä suurissa yleisissä kirjastoissa ja että se pystyy käsittelemään HelMet-kirjastojen
vuotuisen lainamäärän (n. 17 miljoonaa). Millennium oli käytössä vuosina 2003-2013.
10
Marraskuussa 2013 Helmet siirtyi saman toimittajan uudempaan Sierra-järjestelmään. Koska Millennium oli
toiminut vakaasti, päätös järjestelmän päivittämisestä oli helppo. Sierrassa on sama toimintalogiikka ja
samat rajapinnat kuin Millenniumissa. Tärkein muutos oli uusi tietokanta (PostgreSQL), joka mahdollistaa
ohjelmiston paremman jatkokehityksen ja antaa myös kirjastoille mahdollisuuden SQL-kyselyiden käyttöön
(jos kirjastossa on kirjastojärjestelmän tuntevia, SQL-taitoisia henkilöitä). Innovative kehittää myös
henkilökunnan käyttöön tarkoitettua mobiilisovellusta (mm. varauslistojen käsittelyyn). Kansainvälisen
kirjastojärjestelmän myötä myös tukipalvelut on sijoitettu ympäri maailmaa. Tämä tarkoittaa sitä, että
ongelmatilanteissa auttava osapuoli saattaa sijaita Euroopassa, Yhdysvalloissa tai Intiassa. Help Desk on
käytettävissä kaikkina vuoden päivinä mihin kellonaikaan tahansa.
HelMet-kirjastoissa oli pitkään käytössä erillinen hankintajärjestelmä. Espoon kaupunginkirjasto siirtyi
Sierran hankintaan vuonna 2012, Vantaan kaupunginkirjasto vuonna 2013 ja Helsingin sekä Kauniaisten
kaupunginkirjastot keväällä 2014. Luettelointitietueissa HelMet-kirjastot eivät varsinaisesti käytä BTJ Arvopalvelua, mutta ne kuitenkin ostavat täydet luettelointitietueet BTJ:ltä.
HelMet-kirjastoissa ei ole henkilöresursseja vapaan lähdekoodin kirjastojärjestelmän ylläpitämiseen, joten
esimerkiksi Kohan käyttöönottoa ei pidetä realistisena vaihtoehtona. Lisäksi Sierra on ollut käytössä vasta
vuoden, joten järjestelmän vaihtaminen ei juuri nyt ole ajankohtaista. Vuoden 2015 suunnitelmissa on
Sierran päivitys versioon 2.
Aineistohakuna on joulukuusta 2010 alkaen ollut Innovativen Encore-ohjelmisto nimellä HelMet-haku.
Encore on valmis ohjelmisto, eikä se juurikaan ole muokattavissa. HelMet aikoo ottaa käyttöön OverDriven
e-kirjojen integroinnin Encoressa. OverDriven e-kirjoja voi sen jälkeen lainata ja varata suoraan Encoressa
siirtymättä OverDriven käyttöliittymään ja e-lainat näkyvät myös Omissa tiedoissa.
Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelusta vastaa Tieto Finland Oy. HelMetillä on Tiedossa 3 Linux-palvelinta
(Sierra-tietokantapalvelin, Sierra-sovelluspalvelin ja Encore-palvelin). Tieto vastaa palvelimista,
varmistuksista, postitse lähetettävien varausilmoitusten ja muistutusten tulostuksesta sekä tietojen
siirrosta perintätoimisto Lindorffille. Sähköpostin välityksestä sekä erikseen toteutetusta
tekstiviestipalvelusta vastaa Portalify Oy.
HelMet-kirjastoissa oli käytössä projektirahoituksella toteutettu mobiilisovellus Taskukirjasto. Sen
ylläpitoon ei kuitenkaan ollut enää resursseja, joten sen tarjoaminen asiakkaille jouduttiin lopettamaan
marraskuussa 2014. Käytössä on kuitenkin edelleen Helsingin kaupunginkirjaston ylläpitämä suppea
mobiilisivusto (mobi.helmet.fi), Encore-haun mobiiliversio (haku.helmet.fi/iii/mobile) ja perinteisen
HelMet-haun mobiiliversio (m.helmet.fi), omine tietoineen. Innovative kehittää myös asiakkaiden käyttöön
tarkoitettua mobiilisovellusta.
Yhteyshenkilöt (8.12.2014–27.1.2015):
Aakko, Susanna – Sovelluspäällikkö, pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmä – Helsingin kaupunginkirjasto
Holmberg, Satu – Osastonjohtaja, keskitetyt lainauspalvelut – Helsingin kaupunginkirjasto
11
2.2 Keski-kirjastot
Keski-kirjastoihin kuuluu joulukuusta 2014 lähtien 23 kuntaa ja alueella asuu yhteensä noin 268 000
asukasta. Keski-kirjastot kattavat nyt siis koko Keski-Suomen maakunta-alueen. Kimppa on kokoluokaltaan
hyvin lähellä tämän hankkeen mahdollisen klusterin kokoa. Keski-kirjastoilla on käytössä yhteinen asiakasja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena.
Jälkimmäiseen kirjastot eivät ole olleet täysin tyytyväisiä ja sen vuoksi ovat olleet myös mukana Finnahankkeessa, aivan kuten useat hankkeen kirjastokimpat. Jyväskylän kaupunginkirjasto toimii Keski-Suomen
maakuntakirjastona.
Kimpan yhteisistä asioista päättää ohjausryhmä, johon kuuluvat Keski-kirjaston kuntien
kirjastotoimenjohtajat. Ohjausryhmäkokouksia järjestetään muutaman kerran vuodessa. Pääsääntöisesti
yhteisten hankintojen kulut jaetaan kuntien asukaslukujen suhteessa. Maakuntakirjastona Jyväskylän
kaupunginkirjasto on kuitenkin hankkinut yhteistä e-aineistoa myös koko maakunnalle omalla
kustannuksella.
Kuljetukset on kilpailutettu ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta. Epäsäännöllisten kuljetusaikojen vuoksi
Keski-kirjastoissa ei ole siirrytty yhteiseen varausjonoon. Toisista kirjastoista saa siis varattua vain hyllyssä
olevaa materiaalia. Kimppa on lisännyt kirjastojen välistä yhteistyötä mm. kilpailutusten, koulutusten,
tiimien, projektien, tilauksien ja matkojen muodossa. Kimpan hyväksi tehtävää työtä on siis entistä
vaikeampi erottaa entisestä maakuntakirjastotyöstä. Kokonaisuudessaan kimppaa pidetään asiakkaan
kannalta hyvänä laajemman kokoelman ja yhteisen kirjastokortin kannalta. Ja onhan työntekijäkin
tyytyväisempi silloin kun asiakkaat ovat tyytyväisempiä.
Hankintaa ja luettelointia Keski-kirjastoissa on yhdistetty niin, että päällekkäiseltä työltä vältytään
mahdollisimman paljon. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietueet luodaan vain yhdessä
toimipisteessä, josta muut yksiköt poimivat valmiit tietueet. Myös tilauksia on keskitetty, mutta
keskittäminen kohdistuu lähinnä toimistotarvikkeisiin eikä vielä toistaiseksi aineistoon. Keski-Kirjastoilla on
käytössä myös BTJ-Arvo.
Yhteyshenkilö (5.11.2014–29.1.205):
Hälinen, Juha – Verkkopalvelusuunnittelija – Jyväskylän kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
12
2.3 Kyyti-kirjastot
Kyyti-kirjastoihin, eli Kymenlaakson kirjastoihin kuuluu yhteensä 7 kuntaa, joissa on yhteensä 22 kirjastoa ja
5 kirjastoautoa. Kouvolan kaupunginkirjasto toimii Kymenlaakson maakuntakirjastona. Asukkaita Kyytikirjastojen alueella on noin 180 000. Kirjastoilla on käytössä Axiell Origo kokonaisjärjestelmä. Yhteisten
tietokantojen ylläpito on ulkoistettu Axiellille. Järjestelmän uusiminen nähdään Kyyti-kirjastoissa
ajankohtaiseksi asiaksi ja katseet ovatkin kohdistuneet Koha-projektin suuntaan. Kimpan hallinnollisista
asioista päättää johtoryhmä, jossa on edustaja jokaisesta kimpan kunnasta. Puheenjohtajana toimii
maakuntakirjaston edustaja. Yhteiset kustannukset jaetaan kimpan kuntien kesken kerran kolmessa
vuodessa tarkastettuun asukaslukuun suhteutettuna.
Kirjastojen välisiä kuljetuksia on järjestetty vuoden 2006 syksystä alkaen. Aluksi mukana olivat suurimmat
kirjastot ja pikku hiljaa mukaan liittyivät myös pienimmät. Tällä hetkellä mukana ovat jo kaikki kimpan
kirjastot. Kaikkia kuljetuksia ei tehdä jokaisen kirjaston välillä, vaan esimerkiksi Kouvolan ja Pyhtään väliset
kuljetukset menevät Kotkan kautta. Käytössä on siis ns. välipysähdyspaikkoja. Aluksi Kyyti kilpailutti
kuljetuksen itse, mutta kuntaliitoksen myötä 2009 kirjastokuljetukset on liitetty osaksi Kouvolan kaupungin
kilpailuttamaa sisäistä kuljetusta. Sama kuljetusliike on voittanut tähänastiset tarjouskilpailut. Nykyään
käytössä on kaksi autoa ja kolme vakioreittiä, eteläinen ajetaan kolme, pohjoinen kaksi ja läntinen kaksi
kertaa viikossa. Nämä kuljetusmäärät on nähty Kyyti-kirjastoille riittäviksi.
Toimintatavoissa mainitsemisen arvoinen asia on hyllyvarausten painotettu poimiminen. Käytännössä tämä
tarkoittaa sitä, että varattu nide poimitaan sellaisen kirjaston hyllystä, josta sen toimittaminen vie vähiten
aikaa asiakkaan kannalta. Tämä on varmasti jo yleinen toimintatapa eri kimpoissa, mutta sen merkitys
kasvaa entisestään kimpan ja välimatkojen kasvaessa suuremmaksi, kuten tämän hankkeen kohdalla voi
käydä.
Yhteyshenkilöt (4.11.2014–26.1.2015):
Sali, Merja – Kirjastotoimenjohtaja – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Sirén, Helena – Kirjastovirkailija, kaukopalvelu – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Skog, Christer – Verkkopalveluasiantuntija – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
13
2.4 OUTI-kirjastot
OUTI-kirjastoihin kuuluu yhteensä 9 kuntaa ja kaupunkia, joissa on yhteensä 45 kirjastoa ja 4 kirjastoautoa.
Oulun kaupunginkirjasto toimii Pohjois-Pohjanmaan maakuntakirjastona. Asukkaista OUTI-kirjastojen
alueella on noin 285 000. Kirjastoilla on käytössä PallasPro kirjastojärjestelmä ja asiakaskäyttöliittymänä
Axiell Intro. Yhteisten tietokantojen ylläpidosta vastaa Oulun Tietotekniikka. Kirjastojärjestelmään liittyvät
asiat ovat olleet OUTI-kirjastoissa viime aikoina hyvin esillä, sillä heillä on juuri alkamassa Kohti Kohaa hanke. Tätä ennen OUTI-kirjastot tutustuivat uusiin kirjastojärjestelmiin Avoimesti yhdessä – avoimen
lähdekoodin kirjastojärjestelmän kehittämishankkeen muodossa.
OUTI-kirjastoissa yhteisistä päätöksistä vastaa ohjausryhmä, jonka jäsenet tulevat kaikista kimpassa
mukanaolevista kirjastoista. Ohjausryhmää johtaa Oulun kaupunginkirjaston apulaisjohtaja. Päätöksissä
pyritään aina parhaan mukaan yksimielisiin lopputuloksiin. Kimpan yhteiset maksut jaetaan kuntien
asukaslukujen mukaan, mutta kirjastot voivat tehdä myös omia itsenäisiä hankintoja.
Maakuntakirjastona Oulun kaupunginkirjasto pyrkii tekemään yhteistyötä koko maakuntakirjastoalueen
kanssa, ei vain OUTI-kimpan kesken. Näin ollen esimerkiksi koulutukset ja yhteinen logistiikka tarjotaan
kaikille. OUTI-kimpan sisällä kirjastot ovat hankkineet keskitetysti yhteistä e-aineistoa ja siivonneet
yhteistyöllä aineistorekisteriä.
Oulun kaupungin koon vuoksi aineistokuljetukset on jaettu kahteen eri osioon: Oulun kirjastojen välisiin
kuljetuksiin ja OUTI-kimpan kirjastojen välisiin kuljetuksiin. Oulun sisäiset kuljetukset kulkevat joka päivä ja
niistä vastaa Oulun kaupungin tekninen liikelaitos, joka puolestaan on ulkoistanut toimen yksityiselle
palveluntarjoajalle. Kuljetukset hoidetaan isolla pakettiautolla ja päivittäiselle reitille tulee pituutta yli 100
km. Alueellisia OUTI-kirjastojen välisiä kuljetuksia muihin kuntiin kulkee kaksi kertaa viikossa. Kaikki
kuormat kulkevat Oulun kautta, jossa lähetykset avataan ja lajitellaan lopullisiin määränpääkirjastoihin.
Nämä kuljetukset ostetaan palveluna Posti Groupilta.
Asiakkaille aineiston varaaminen maksaa 0,5 €. Itse kuljetuksista perittävät kustannukset on jaettu myös
edellä mainitulla tavalla. Oulun kirjastojen välisistä kuljetuksista ei peritä maksua, mutta OUTI-kimpan
alueelta kuljetusmaksu on 1 €/kpl. Oulu on siirtynyt aineistokokoelman täyskellutukseen. Tämä on
vähentänyt oleellisesti kuljetettavan kuorman määrää, sillä nyt kuljetuksissa kulkee enää asiakkaiden
varaukset, nidevaraukset ja muutamat kellutuksen ulkopuolelle jäävät aineistot. Ero on ollut suuri entiseen
verrattuna, sillä pääkirjastoon saapui ennen päivän aikana noin 25–30 laatikollista omaa aineistoa.
Myös OUTI-kimppa jatkaa laajenemista. Viime kesänä OUTIin liittyi Hailuodon ja Pyhäjoen kirjastot. Tällä
hetkellä Utajärven kirjasto on tekemässä sopimusta OUTI-kimpan kanssa. Näiden kirjastojen aineistot eivät
kuitenkaan ole vielä näkyvissä OUTI-verkkokirjastossa, sillä ne tulevat kunnolla osaksi järjestelmää vasta
uuteen kirjastojärjestelmään siirryttäessä. Myös Raahe, Kuusamo, Taivalkoski ja Pudasjärvi ovat
suunnitelleet OUTI-kimppaan liittymistä. Näiden osalta ei ole kuitenkaan vielä tehty lopullisia päätöksiä.
Koska edellä mainitut kirjastot eivät ole vielä osana järjestelmää, niitä ei ole myöskään huomioitu raportin
statistiikkaa koskevissa osioissa.
Yhteyshenkilöt (15.12.2014–25.2.2015):
Puolanne, Inka – Palvelupäällikkö, lainauspalvelut – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Saraste, Maija – Kirjastotoimen apulaisjohtaja – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Valkonen, Noora – Palvelupäällikkö, kokoelmapalvelut – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
14
2.5 PIKI-kirjastot
PIKIin, eli Pirkanmaan yleisiin kirjastoihin kuuluu 22 kunnankirjastoa, joissa on yhteensä 70 toimipaikkaa.
Tampereen kaupunginkirjasto toimii Pirkanmaan maakuntakirjastona. Asukkaita Pirkanmaan alueella on
504 000. Kirjastoissa on käytössä yhteinen asiakas- ja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on
Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena. PIKIllä on ollut monivuotinen reklamaatioprosessi
molemmista ohjelmista. Nyt halutut ominaisuudet on lähes kaikki saatu toteutettua. Myös
tietoturvaongelmat on saatu kuriin, joten reklamaatioprosessi on päätöksessä. Parannustoiveita kuitenkin
vielä löytyy.
Pääsääntöisesti yhteisistä päätöksistä vastaa PIKIn ohjausryhmä ja päätökset valmistelee Tampereen
kaupunginkirjasto-maakuntakirjastossa toimiva PIKI-kimpan koordinaattori ja PIKI-kirjastojen johtajista sekä
heidän kirjastoistaan nimeämistä henkilöistä valittu ohjausryhmä. Kimpan yhteiset kustannukset jaetaan
asukaslukuihin suhteutettuna.
Seutukuljetukset on järjestetty alueen kaikkiin pääkirjastoihin kaksi kertaa viikossa. Näistä Metso toimii
logistiikkakeskuksena, jonka kautta aineisto kiertää muihin pääkirjastoihin ja niistä taas sivukirjastoihin.
Myös muuta yhteistyötä kirjastoilla on paljon, tosin projektit toteutetaan pääsääntöisesti Tampereella.
Aineistoa (lehdet, e-kirjat, kirjastokortit) on kilpailutettu yhdessä ja otettu yhteiseen käyttöön. Kimppaa
koordinoi täysipäiväisesti yksi työntekijä. Sen lisäksi kimppa työllistää useita työntekijöitä etenkin
Tampereella. Hankinta, luettelointi, koulutukset, tietohallinto ja verkkosuunnittelu ovat esimerkkejä Pikin
eteen tehdystä yhteistyöstä. PIKI on siirtymässä juuri Melindaan, jonka vuoksi edellä mainitut asiat ovat
olleet vielä tavallista enemmän esillä.
Kimppa on ollut olemassa jo vuodesta 2002 lähtien. Asiakkaat ovat pitäneet kimpasta ja sen tuomista
eduista. Myös kuntapäättäjät ja Tampereen tietohallinto ovat kiitelleet kimpan toimintaa vuosien saatossa.
Yhteyshenkilöt (5.11.2014–26.1.2015):
Järvinen, Pirjo – Koordinaattori – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Jauhonen, Johanna – Projektisuunnittelija – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
15
2.6 Vaara-kirjastot
Vaara-kirjastoihin, eli Pohjois-Karjalan yhteiseen kirjastoon kuuluu 20 kirjastoa ja 3 kirjastoautoa yhteensä 9
kunnassa. Joensuun seutukirjasto toimii Pohjois-Karjalan maakuntakirjastona. Asukkaita Vaara-kirjastojen
alueella on noin 126 500. Kirjastojärjestelmänä käytössä on vapaaseen lähdekoodiin perustuva Koha, jonka
ylläpidosta Vaara-kirjastot vastaavat itse. Koha sisältää myös kirjastojärjestelmän yhteydessä toimivan
asiakasjärjestelmän. Aineisto- ja asiakastietokantapalvelimien ylläpidosta vastaa Pohjois-Karjalan
tietotekniikan palvelukeskus, joka toimii maakunnallisena tietohallintona. Tähän ratkaisuun Vaara-kirjastot
ovat olleet tyytyväisiä, sillä se on ollut erittäin edullinen ja saadut palvelimet ovat täyttäneet kirjastojen
vaatimat resurssit ongelmitta.
Yhteistyötä Vaara-kirjastoissa toteutetaan useampien työryhmien avulla. Yhteistyöasioista päätetään
säännöllisissä kirjastojen johtajien kokouksissa. Lisäksi kirjastojärjestelmäasioille on oma ohjausryhmä,
jossa on mukana myös maakunnallisen tietohallinnon edustaja. Muita yhteisiä työryhmiä on muun muassa
kokoelmatyölle, asiakaspalvelulle ja nettikirjastotyölle. Lisäksi Vaara-kirjastoilla on tavoitteena yhdistää
lasten- ja nuorten kirjastotyöryhmät yhtenäiseksi maakunnalliseksi ryhmäksi.
Maakunnan yhteiset aineistokuljetukset alkavat vuoden 2015 puolella. Tällä hetkellä aineistokuljetuksia
järjestetään kolmen erillisen ryhmittymän kesken. Aineistokuljetukset on kilpailutettu Matkahuollolle, joka
järjestää kuljetukset jokaiseen kimpan kirjastoon kaksi kertaa viikossa.
Maakuntakirjastotoiminnan lisäksi Joensuun kirjasto toimii alueen seutukirjastona. Seutukirjasto on
hallinnollinen kokonaisuus, jossa Joensuu kaupunginkirjasto toimii isäntäkuntana ja muut alueen kunnat
maksavat kirjaston toiminnasta. Seutukirjaston henkilökunta on Joensuun kaupungin henkilökuntaa ja
päätöksenteko tapahtuu Joensuun kaupungin päätöksentekoelimissä.
Yhteyshenkilöt (18.11.2014–x.x.2015):
Knuutinen, Päivi – Kirjastovirkailija – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Pilppula, Rebekka – Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
16
2.7 Vaski-kirjastot
Vaski-kirjastot on Varsinais-Suomen alueen kirjastoverkko, johon kuuluu 42 kirjastoa ja 5 kirjastoautoa
yhteensä 17 kunnassa. Turun kaupunginkirjasto toimii Varsinais-suomen maakuntakirjastona.
Loppuvuodesta 2014 tehty päätös Salon liittämisestä Vaskiin nostaa tulevaisuudessa kuntien määrän
kahdeksaantoista. Silloin Vaski-kirjastojen alue kattaa Varsinais-suomen asiakkaista 84 %, eli noin 400 000
asukasta. Kirjastoissa on käytössä yhteinen asiakas- ja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on
Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena. Vaski-kirjastot ovat myös olleet mukana Finna-projektissa
sen alusta lähtien, sekä Mikkelin pääkirjaston hallinnoimassa Koha-projektissa, josta on tulossa päätöksiä
tämän vuoden aikana. Vaikka Vaski-kirjastot ovat olleet tyytyväisiä Axiellin järjestelmiin, saattavat
järjestelmät vaihtua vapaan lähdekoodin ohjelmistoiksi lähivuosina.
Vaski-kirjastoissa on käytössä yhteiskäyttöinen aineistokokoelma. Asiakas voi siis varata aineistoa myös
toisesta Vaski-kirjastosta ja aineiston voi palauttaa mihin tahansa kimpan kirjastoon. Kuljetukset ovat
asiakkaille ilmaisia, mutta kirjan varaaminen maksaa 1 €/nide. Tätä pidetään toistaiseksi tässä
taloudellisessa tilanteessa realistisena maksuna. Vaski-kirjastot pitävät yhteiskäyttöistä kokoelmaa yhtenä
tärkeimpänä ja parhaana asiana kirjastojen välisessä yhteistyössä. Siitä tulee myös eniten kiitosta
asiakkailta.
Yhteistyötä Vaski-kirjastot tekevät muun muassa viestinnässä, verkkoviestinnässä, kokoelmatyössä ja
yhteisissä johtoryhmissä. Turun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto järjestää myös koulutuksia, jotka ovat
tarjolla Vaski-kirjastojen lisäksi koko maakunta-alueen kirjastoille. Iso kirjastokimppa nähdään Vaskissa vain
hyvänä asiana. Etenkin pienet kunnat hyötyvät kirjastojen välisestä yhteistyöstä paljon.
Vaski-kirjastoissa on yhteinen johtoryhmä, jossa ovat mukana kaikkien kirjastojen johtajat, esittelijä ja
työvaliokunta. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan työvaliokunnan aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan.
Puheenjohtaja ja esittelijä ovat Turun kaupunginkirjastosta ja he ovat johtoryhmän ainaisjäseniä. Yhteiset
kustannukset jaetaan kimpan kirjastojen kuntien asukaslukuihin suhteutettuna. Kirjastot voivat tehdä myös
omia erillisiä hankintoja, jolloin luonnollisesti myös kustannukset jäävät kyseisen kirjaston maksettavaksi.
Yhteyshenkilö (13.1–x.x.2015):
Maunu, Ulla-Maija – Seutupalvelupäällikkö – Turun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
17
2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista kirjastokimpoista
Alla mainitut luvut ovat kirjastojen pyöristettyjä arvioita ja niiden on tarkoitus toimia vain suuntaa antavana
vertailukohteena.
HelMet
Vuosikustannukset
Keski-kirjastot
Vuosikustannukset
Kyyti
Vuosikustannukset
OUTI
Vuosikustannukset
PIKI
Vuosikustannukset
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
II Sierra
Ei lupaa julkiseen
levitykseen
Tieto Finland Oy
Ei lupaa julkiseen
levitykseen
Posti Group Oy
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
Axiell Aurora
190 000
Axiell Finland Oy
82 600
Tavaralähetit Oy
28 000
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
Axiell Origo
100 700
Axiell Finland Oy
57 600
Keep on Trucking Ky
39 000
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
Pallas Pro
275 300
Oulun kaupunki
74 200
Oulun kaupunki ja Posti Group Oy
21 500
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
Axiell Aurora
280 000
Fujitsu Finland Oy
66 000
Liuttu Logistiikka Oy
50 000
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
352 000
Vaara
Koha
Vuosikustannukset
91 000
Pohjois-Karjalan
tietotekniikan palvelukeskus
1 500
Kirjastojärjestelmä
Palvelimien ylläpito
Logistiikka
Axiell Aurora
200 000
Kuntien Tiera Oy
75 600
Matkahuolto Oy
18 000
Vaski
Vuosikustannukset
Matkahuolto Oy
43 800
2.9 Suomen kirjastokimpat
Alla olevaan karttaan on lisätty värikoodein kaikki Suomen kirjastokimpat vuoden 2015 alusta. Valkoisten
kuntien kirjastot eivät toistaiseksi kuulu kirjastokimppoihin. Kuten kuvasta voi havaita, jo aiemmin esiin
tuotujen kimppojen lisäksi Suomesta löytyy myös monia muita, varsinkin pinta-alaltaan suuria kimppoja.
Yhtenä poikkeuksena tähän on juuri hankeselvityksen alue, jossa kimppatoiminta on toistaiseksi keskittynyt
pienemmille alueille. Selkeyden vuoksi kuvaan on nostettu erikseen esille vain hankeselvityksessä
esimerkkeinä olleet isot kirjastokimpat.
Lähdemateriaali: Lounasvuori, Erkki – Johtava suunnittelija – Keskuskirjasto
18
OUTI
Klusteri
PIKI
Vaara
Keski-kirjastot
Vaski
Kyyti
Helmet
19
3 Tulevaisuuden mahdollisuudet
Hankkeen tarkoituksena on selvittää millaisia erilaisia yhteistyön mahdollisuuksia kohdassa 1 mainituilla
kirjastokimpoilla on olemassa. Tämä voi tarkoittaa yhden ison klusterin perustamista tai myös pienempiä
kimppojen välisiä yhteisyön kohteita.
3.1 Kirjastojärjestelmät
Hankkeen yksi päälähtökohta on selvittää onko kimppojen kirjastojärjestelmien ja tietokantojen
yhdistäminen mahdollista.
Tämän osion tarkoituksena on myös selvittää, minkälaisia järkeviä
kirjastojärjestelmä-vaihtoehtoja on nyt ja lähitulevaisuudessa tarjolla suomalaiseen kirjastoympäristöön.
Alle on listattu kirjastojen tämän hetkinen tilanne:
Kimppa
Järjestelmä
Järjestelmäkustannukset
Anders
Aurora
Ilmajoki
Aurora
Krannit
Aurora
Lakia
Aurora
Oiva
PallasPro
Seitti
Aurora
Vaasa
MikroMarc
YTY
Aurora
29 500
7 600
70 000
56 600
32 600
57 800
20 000
20 000
Asiakasliittymä
Arena
Web
Opac
Arena
Web
Opac
Intro
Web
Opac
CS Library
Arena
Asiakasliittymäkustannukset
17 400
Ilmainen
7 600
Ilmainen
8 000
6 500
Ilmainen Ilmainen
3.1.1 Axiell Aurora
Aurora on Axiell Nordic Oy:n tuottama selainpohjainen kirjastojärjestelmä. Aurora on tällä hetkellä käytössä
Krannit-, Lakia-, Seitti-, YTY- ja Anders-kimpoissa, eli käytännössä lähes kaikissa hankkeen kirjastoissa. Myös
Oiva-kimppa on siirtymässä Axiellin käyttöön todennäköisesti vuoden 2015 aikana. Ohjelmisto on saatavilla
suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Axiellin palveluihin on saatavilla suomenkielinen tuki.
Tällä hetkellä Auroran etuna on, yleisyyden lisäksi, sen toimivuus. Alkuvaikeuksista ja lastentaudeista on
vuosien saatossa päästy eroon ja uusia löytyviä ongelmakohtia korjataan muun kehitystyön ohella tasaisella
päivitystahdilla. Täysin ongelmaton Aurora ei kuitenkaan ole. Kirjasto voi halutessaan saada omia
muutoksia koodiin ja järjestelmän toimintaan, mutta jokainen muutos on maksullinen. Vaikka Auroran
käyttöliittymä on tehty helpoksi, voi muihin kirjastojärjestelmään tottuneella olla aluksi vaikeuksia oppia
Auroran toimintaperiaatteita. Esimerkiksi Axiellin PallasPro järjestelmään verrattuna käyttö on muuttunut
näppäinpohjaisesta hiiripainotteiseksi. Viime aikoina suurimmat ongelmat ovatkin olleen itse Auroran
sijaan asiakaskäyttöliittymän (Arena ja Web Opac) puolella. Useammat hankkeen kirjastokimpat ovat
maininneet asiakkailla olleen ongelmia sisäänkirjautumisen kanssa. Tämän lisäksi uutta kaksipohjaista
lainojen uusintaa on pidetty vanhaa sekavampana järjestelmänä.
Pyysimme vertailun vuoksi Axiellilta budjettitarjouksen yhteisen järjestelmän käyttöönotosta. Klusterille
luvattiin yhteensä 10 % alennus tukimaksuihin. Sama 10 % alennus tulisi koskemaan kaikkia kirjastoja, jotka
liittyisivät klusteriin. Vuoden 2015 hinnoilla Axiellin omien laskelmien mukaan tämä tarkoittaisi yhteensä
20
suurimmillaan noin 20 000 euron alennusta vuodessa. Laskelmissa oli mukana Ilmajoki, Krannit, Lakia, Oiva,
Seitti ja YTY. Omien laskelmien mukaan edellä mainittujen ohjelmistokustannuksien yhteenlaskettu hinta
on tällä hetkellä noin 244 600 euroa. Käytännössä tämä tarkoittaisi siis noin 220 100 euron
vuosikustannuksia, enemmän jos mukaan lasketaan myös Anders ja Vaasa. Axiellin antama tarjous oli
suuntaa-antava, eikä siten myöskään sitova.
Hankeselvityksen kohteena olleista muista isoista suomalaisista kirjastokimpoista Keski-kirjastoilla, Pikillä ja
Vaskilla on myös käytössä Axiellin tarjoama Aurora kirjastojärjestelmä. Alle on laskettu vertailun vuoksi
kyseisten kirjastokimppojen ja klusterin saaman tarjouksen vuosikustannukset Aurorasta per asukas.
Kimppa
Keski-kirjastot
Vuosikustannukset
190 000
Alueen asukasmäärä
268 000
Kustannus per asukas
0,71
PIKI
280 000
504 000
0,56
Vaski
200 000
400 000
0,50
EP:n alue
220 100
214 200
1,03
EP+Vaasa+Anders
264 700
343 700
0,77
Kuten luvuista voi huomata, tällaisenaan klusterin saama tarjous ei ole muihin kimppoihin verrattuna
edullinen saadusta alennusprosentista huolimatta.
Tällä hetkellä Axiellin tulevaisuutta suomalaisten kirjastojen järjestelmien palveluntarjoajana voidaan myös
pitää pienenä kysymysmerkkinä. Kohan kaltaiset projektit tulevat varmasti vaikuttamaan suuresti Axiellin
markkinaosuuteen. Nähtäväksi jää tuleeko tämä vaikuttamaan tulevaisuudessa esimerkiksi hinnoitteluun ja
tarjottavan palvelun laatuun.
Yhteyshenkilö (16.–17.12.2014): Tuominen, Saku – Myyntipäällikkö – Axiell Finland Oy
3.1.2 Koha
Koha on vapaaseen lähdekoodiin perustuva kirjastojärjestelmä, joka on nostattanut suosiotaan kovaa
vauhtia suomalaisessa kirjastomaailmassa. Alun perin jo viimevuosituhannen puolella aloitettu projekti on
vuosien saatossa kehittynyt todella varteenotettavaksi vaihtoehdoksi korvaamaan nykyiset maksulliset
kirjastojärjestelmät. Varsinainen läpimurto Suomessa tapahtui Joensuun kirjastojen yhteishankkeen myötä,
jonka lopputuloksena Vaara-kirjastot ottivat Kohan käyttöönsä kesäkuussa 2014. Kohan lokalisointi
suomeksi toteutettiin systemaattisesti ja nopealla aikataululla. Toimiva kokonaisuus on alkanut herättää
suurta mielenkiintoa ympäri Suomea. Esimerkiksi Oulu, Mikkeli, Turku ja Kajaani ovat hakeneet
hankerahoitusta Koha-projekteja varten.
Suurin ero Kohassa ja muissa vapaan lähdekoodin järjestelmissä maksullisiin suljettuihin kirjastojärjestelmiin löytyy normaalin kirjastotyön ulkopuolelta. Vaikka järjestelmä itsessään on ilmainen, on jonkin
tahon sitä silti ylläpidettävä. Normaalisti maksullisissa järjestelmistä tämän hoitaa kyseisen ohjelmiston
omistava taho. Kohan kohdalla koko vastuu jää kirjastolle itselleen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että
järjestelmää ylläpitämään on palkattava henkilöstöä, joka hallitsee koodaamisen ja samalla ymmärtää
oleellisen kirjastojärjestelmistä sekä kirjastojen toiminnasta. Joensuussa tätä osa-aluetta hoitaa
pääsääntöisesti kolme ihmistä. Yksi on projektin vastuullinen johtaja, toinen järjestelmän kehittäjä ja
koodaaja sekä kolmas toimii kirjastoasiantuntijana. Käytännössä projekti on kuitenkin työllistänyt koko
kirjaston henkilökuntaa vaatimusmäärittelyjen suunnittelussa, kehitysideoissa ja järjestelmän testaajina.
Kohan käytön yleistyttyä voidaan olettaa, että markkinoille tulee tarjolle yksi tai useampi yritys, joilta voi
tarvittaessa myös ostaa tuet palveluina. Raportin kohdassa 2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista
21
kirjastokimpoista käsitellään Kohan kehityksestä ja käytöstä Vaara-kirjastoille syntyneitä kuluja
vuosikustannustasolla.
Valmiista järjestelmästä ei voi silti vielä puhua. Tällä hetkellä ongelmia on ollut luettelointipalveluiden
kanssa. Nykyisen tiedonhakupalvelun Zebra-indeksointiin Joensuu ei myöskään ole ollut kovin tyytyväinen.
Tähän on kuitenkin mahdollisesti tulossa tulevaisuudessa parannusta maailmalla kehitteillä olevan Elastricsearchin myötä. Myös varausten käsittelyn kanssa on ollut haasteita. Mitä ilmeisimmin Suomessa käytössä
oleva varauskulttuuri on muuta maailmaa huomattavasti aktiivisempaa.
Kohaa on myös kritisoitu sen vanhuudesta. Järjestelmää on kehitetty jo 1990-luvulta asti ja siksi se onkin
teknisesti ja toiminnaltaan samaa kategoriaa nykyisten käytössä olevien kirjastojärjestelmien kanssa.
Käytännössä tämä voidaan nähdä myös hyvänä puolena, jos nykyisiin kirjastojärjestelmiin ollaan teknisiltä
puolilta pääasiassa tyytyväisiä ja järjestelmän vaihtamisessa oleellisempana asiana nähdään
kustannussäästöt. Siirtyminen uuden järjestelmän käyttöön voi myös olla helpompaa, jos toimintamallit
ovat samankaltaisia aiempaan järjestelmään verrattuna.
Yhteyshenkilö (18.–20.11.2014): Knuutinen, Päivi – Kirjastovirkailija – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
3.1.3 Muita vaihtoehtoja
Vaikka Aurora ja Koha ovat tällä hetkellä selkeästi merkittävimmät vaihtoehdot kirjastojen yhteiseksi
järjestelmäksi, on tarjolla myös lukuisia muita vaihtoehtoja. Esimerkiksi Vaasan kaupunginkirjasto on
ottanut joulukuussa 2014 käyttöön MikroMarc3-kirjastojärjestelmän. MicroMarc on avoin järjestelmä, jossa
kirjasto voi itse tehdä kaikki keskeisimmät tehtävät. Hakujen tekeminen on helppoa ja monipuolista.
Hakujen tekeminen onnistuu myös suoraan ulkoisiin tietokantoihin. Nämä ominaisuudet ovat saaneet
kiitosta käyttäjiltä Vaasasta.
Alun lokalisointiongelmista on päästy eroon ja nyt järjestelmä on käännetty suomeksi, englanniksi, ruotsiksi
ja norjaksi. Käännösvirheitä löytyy vielä, mutta niitä korjaillaan aktiivisesti. Muihin kirjastojärjestelmiin
verrattuna MicroMarc eroaa niistä eniten hankinnan osalta. Hankinta on integroitu aineistontoimittajien
verkkokauppoihin. Verkkokaupasta toimitetaan tilaustiedot ja ennakkotietueet automaattisesti sekä
myöhemmin täydelliset luettelointitiedot nimekkeille luettelointipalvelun tarjoajan kautta. Toimintamallin
käyttöönotossa on ollut alkuvaikeuksia, koska integraatiossa on mukana useita osapuolia. Järjestelmän
kehitys kulkee sykleissä. Uusi versio julkaistaan noin 2-3 kertaa vuodessa. Vaasan kaupunginkirjaston
mukaan Suomen kirjastojen tarpeet on otettu hyvin tuotekehityksessä vastaan ja tukipalvelut toimivat
hyvin.
Ennen Kohaan siirtymistä Joensuu tutki yhtenä mahdollisuutena myös toista avoimen lähdekoodin
järjestelmää, EverGreeniä. Lähtökohtaisesti näillä kahdella järjestelmällä ei silloin ollut suuria
eroavaisuuksia. Kysymykseksi jääkin, onko järkeä alkaa kehittämään ja lokalisoimaan toista vapaan
lähdekoodin järjestelmää nyt, kun käytännössä kaikki tämä sama työ on jo tehty Kohan puolella.
Käytännössä klusterin kirjastojen ei ole pakko tyytyä vain yhteen kirjastojärjestelmään. Tämä on tietenkin
toiminnan kannalta varmin ja helpoin vaihtoehto, mutta eri järjestelmät on mahdollista saada toimimaan
keskenään yhteisten tietokantojen kanssa rajapintojen avulla.
22
Vuoden 2014 lopussa päättyneen Kansalliskirjaston UKJ-hankeen tarkoituksena oli selvittää erilaisten
kirjastojärjestelmien nykytilannetta. Hankekatsauksessa käsitellään muun muassa edellä mainittua Kohaa ja
HelMet-kirjastoissa käytössä olevaa Sierraa. Lisäksi tarkastelun alla on useita muita vapaan lähdekoodin
järjestelmiä. Artikkelin UJK-hankkeesta voi lukea kansalliskirjaston sivuilta: UKJ vaihtoehtoja : Yhteenveto
kirjastojärjestelmäesittelyistä. Merkillepantavaa artikkelissa on etenkin kirjastojärjestelmien kehittyminen
pilvipalveluiksi. Tätä voidaan pitää etuna, mutta myös tietoturvallisena riskinä. Pilvipalvelujen tietoturvasta
lisää kohdassa 3.2 Tietokantojen yhdistäminen – Palvelimien tietoturva.
3.1.4 Asiakaskäyttöliittymä
Yhteisen kirjastojärjestelmän myötä myös yhteinen asiakaskäyttöliittymä on oleellinen huomion kohde.
Raportointihetkellä jo käytössä olevien järjestelmien lisäksi on tarjolle tulossa myös kokonaan uusi
vaihtoehto. Kansalliskirjaston kehittämä ja ylläpitämä, sekä OKM:n kustantama Finna tarjoaa
tulevaisuudessa kirjastoille, arkistoille ja museoille yhtenäisen ilmaisen verkkohakupalvelun. Samalla se
mahdollistaa myös näiden metatietopankkien yhteen kokoamisen. Finna on tällä hetkellä jo testikäytössä
ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastoissa. Turun kaupunginkirjasto pilotoi Finnaa ensimmäisenä yleisenä
kirjastona. Beta-versio sivustosta julkaistiin tammikuussa 2015.
Klusterin alueelta Finna-projektissa ovat tällä hetkellä jo mukana Krannit, Lakia, Seitti ja YTY. Suurella
todennäköisyydellä Finna on jo käytössä kyseisissä kirjastoissa siinä vaiheessa, kun voidaan realistisesti
alkaa puhumaan klusterin kirjastojärjestelmien yhdistämisestä. Ilman lähitulevaisuudessa tapahtuvaa
dramaattista muutosta voidaan siis olettaa Finnan olevan järkevin vaihtoehto koko klusterille.
Lisätietoa Finnasta: Finna.fi, Kansalliskirjasto – asiakasliittymä, Missä mennään - Finna
Jos jostain syystä Finnaan ei lopulta kuitenkaan päädytä, on tarjolla myös hyvin rajapinnoilla muita
kirjastojärjestelmiä tukeva CS Library. Vaasan kirjastot ovat joulukuussa 2014 siirtyneet tämän
asiakaskäyttöliittymän käyttöön. Hankkeen edetessä osallistuvien kimppojen olisi siis hyvä kiinnittää
huomiota siihen kuinka siirtymä ja käyttöönotto ovat onnistuneet, sekä kuinka asiakkaat ovat
vastaanottaneet muutoksen.
Lisätietoa CS Librarystä: Open Library Solutions
Myös Axiell tarjoaa asiakaskäyttöliittymän puolella useita eri vaihtoehtoja. Jo osalla käytössä oleva Arena
on uusin ja monipuolisin Axiellin vaihtoehdoista. Arena on mahdollista integroida osaksi kirjaston muita
verkkosivuja. Web Opac on Arenan pelkistetty versio, joka tarjoaa asiakaskäyttöliittymään vain oleelliset
ominaisuudet, kuten lainojen uusimisen, varausten tekemisen ja mahdollisuuden muuttaa yhteystietoja.
Lisätietoa Axiell Arenasta: Axiell.fi
23
3.2 Tietokantojen yhdistäminen
Lähes kaikki hankkeessa selvitettävät asiat vaativat järkevästi toimiakseen nykyisten asiakas- ja
aineistotietokantojen yhdistämistä. Prosessina tämä on iso ja yhdistämishetkellä nykyistä käytössä olevaa
järjestelmää ei voi käyttää. Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että yhdistymiseen osallistuvien
kirjastojen tulee olla tähän työvaiheeseen vaadittu aika suljettuna.
Tällä hetkellä kirjastojen tietokannat ovat sijoitettuna kahdella eri tavalla; joko kimppaa johtavan kirjaston
kaupungin tietohallinnon palvelimille tai erillisesti ostettuna palveluna. Kaupungin itse ylläpitäessä
palvelimia on huomattavasti vaikeampi määritellä syntyviä kustannuksia, sillä näistä ei välttämättä erikseen
laskuteta kirjastoja. Alle on listattu tietokantoja ylläpitävät tahot ja niistä syntyneet vuosikustannukset.
Kimppa
Palvelimien
ylläpito
Palvelinkustannukset
Anders
Ilmajoki
Krannit
Lakia
Axiell
Axiell
Axiell
Axiell
12 200
2 400
25 500
12 400
Oiva
Seitti
Vaasa
Kaupunki Kaupunki Kaupunki
-
-
1000
YTY
Järvinet
Oy
7 100
Päätöksiä tehdessä on otettava huomioon myös tulevat kirjastojärjestelmät. Jos klusteri päättää
lähivuosien aikana aloittaa hankkeen Koha-järjestelmän käyttöönotosta, tulee miettiä onko
tietokantapalvelimien ylläpito tämän jälkeen enää mielekästä hankkia palveluna järjestelmän toimittajalta.
Kohan suosio voi myös vaikuttaa maksullisia kirjastojärjestelmiä toimittavan toimittajan tulevaisuuteen ja
toimintavarmuuteen.
Vaikka teknisesti palvelimet itsessään eivät vaadi suuria resursseja, niiden myötä tarjottavat palvelut voivat
osoittautua ongelmallisiksi mikäli jokin klusterin kaupungin tietohallinnoista päätyy ylläpitämään
palvelimia. Kunnilla voi olla erilaisia käytäntöjä esimerkiksi tietoturvaratkaisujen suhteen. Lisäksi silloin
kirjastoilla itsellään olisi todennäköisesti huomattavasti vähemmän päätäntävaltaa tietokantoja ja
järjestelmää koskevissa asioissa. YTY-kimpan kunnat ovat ratkaisseet aiemmin osaltaan ongelman
perustamalla Järvinet Oy:n, ICT-ratkaisuja sekä taloushallinnon palveluita tuottavan osakeyhtiön, joka
tuottaa palveluita kunnille ja kuntayhtymille. Ehkä ratkaisu löytyy myös klusterin kohdalla omasta
yrityksestä tai esimerkiksi juuri Järvinetin tarjoamista palveluista.
Palvelimien tietoturva
Yhteisten tietokantojen säilytystä ja ylläpitoa kilpailutettaessa on otettava huomioon hinnan lisäksi myös
tietoturva. Palvelimilla säilytetään arkaluontoista informaatiota, joten ylimääräisten riskien ottaminen
halvemman tarjoushinnan perusteella ei ole perusteena kelvollinen. Tämä sulkee automaattisesti pois
kaikki pilvi-teknologiaan viittaavat palvelut. Pilvipalveluissa data jaetaan useille eri palvelimille, jotka voivat
sijaita eri puolella maailmaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjastot eivät voisi koskaan olla varmoja missä
arkaluontoiset informaatiot, kuten asiakasrekisterit todella fyysisesti säilytään. Pilvipalveluiden kohdalla ei
myöskään voi koskaan olla täysin varma siitä onko poistettu data todella kokonaan tuhottu. Kerran
Internetiin laitettua asiaa on sieltä lähes mahdoton saada koskaan kokonaan pois.
24
Suomalaisen tietoturvayrityksen F-Securen edustaja Mikko Hyppösen Radio-Cityyn antaman haastattelun
perusteella pilvipalveluita käyttäessä tulee miettiä tarkkaan mitä tietoja pilveen antaa. Asia nousi erityisesti
esille Yhdysvaltojen tiedusteluvirastojen jäätyä kiinni pilvipalveluiden vakoilusta vuonna 2013.
”Suurin rike mitä Yhdysvallat tekevät on yksityisyyden suojan törkeä rikkominen. Heidän asenteensa tuntuu
olevan selkeästi se, etteivät he tee mitään oikeasti vakavaa, vaan valvovat vain ulkomaisia käyttäjiä.
Ongelma tässä on se, että nämä ulkomaalaiset, suomalaiset mukaan lukien, ovat 96 prosenttia palveluiden
käyttäjistä.” – M. Hyppönen, 10.6.2013.
Tietokantojen yhdistämisen muut vaikutukset
Teknisen puolen lisäksi tietokantojen yhdistäminen vaikuttaa itse kirjastoissa eniten kokoelmapolitiikkaan,
luettelointiin ja hyllyluokkiin. Jos kirjastot ovat käyttäneet yleisiä standardeja luokitusten suhteen,
muutokset eivät tule koskemaan kuin pientä osaa aineistosta. Muutostyöt kohdistuisivat siis kirjastojen
mahdollisiin omiin lisättyihin luokkiin ja yksittäisiin niteisiin, jotka on luokiteltu eri tavoilla. Yksi
tärkeimmistä asioista, jonka kirjastot voivat tehdä prosessin helpottamiseksi jo etukäteen on nykyisten
tietokantojen siivoaminen. Kaikki tarpeeton pitää poistaa rekistereistä. Varsinkin puutteellisesti luetteloitu
aineisto voi tuottaa ongelmia tietokantoja yhdistettäessä. Tietokantojen siivoamisesta lisää kohdassa 4.3
Melinda ja RDA.
Yhdistäminen tulee vaikuttamaan myös asiakastietokantoihin. Myös sen puolella on tehtävä siivoustyötä
niiden asiakkaiden kohdalla, joilla on ollut kirjastokortti useampaan klusterin eri kirjastoon. Lopulta
yhteinen tietokanta tulee vaikuttamaan myös ehkäisemällä mahdollisia väärinkäyttötapauksia. Ennen
lainauskiellossa ollut asiakas on voinut mennä toiseen kirjastoon ja tehdä uuden kirjastokortin. Yhteisen
asiakastietokannan käyttöönoton jälkeen syntyy siis säästöjä myös aineiston lisäksi etenkin asiaan
kulutetuista työtunneista (aineiston etsintä, korjaus, asiakkaan ajantasaisten tietojen etsintä, laskutus jne.)
Yhdistämisen kustannukset
Pyysimme vertailun vuoksi Axiellilta hinta-arvion klusterin kirjastojen tietokantojen ja ohjelmistojen
yhdistämisestä. Kyseiset laskelmat ovat tarjouksia, jotka olivat voimassa vuoden 2014 loppuun. Niistä
saadut summat eivät siis ole sitovia, mutta ne antanevat realistiset vertailukohdat päätöksentekoa varten.
Tarjouksen työ sisältää Aurora-kirjastojärjestelmän ja tietokantojen yhdistämisen sekä tiedonsiirron.
Axiellin sanojen mukaan tämä tulisi toteuttaa vaiheittain, niin että yhdellä kerralla yhdistetään vain kaksi
tietokantaa. Yksittäisen operaation (esimerkiksi Seitti ja Lakia -kimppojen yhdistäminen) hinta on 6750 €.
Jos palvelimet ostetaan palveluna Axiellilta, veloittavat he myös sen asennustyöstä 169 €/tunti.
Mahdollinen pyhätyön lisä on 2000 €/päivä. Saimme useamman erillisen tarjouksen, joissa kaikissa
tarjottiin kahden eri klusterin kimpan yhdistämissä. Kaikki nämä oli hinnoiteltu edellä mainitulla tavalla,
pois lukien kirjastot, joilla ei ole käytössä Axiell Auroraa. Auroraan päivittämisestä veloitetaan erikseen.
Emme saaneet tarjousehdotusta kaikkien klusterin kirjastojen tietokantojen kerralla yhdistämisestä.
Yhdistämisen kustannukset riippuvat siis täysin siitä, kuinka monta kirjastokimppaa lopulta tullaan
liittämään yhteen. Jokainen liitos maksaa vähintään 6750 €. Alle on laskettu vertailun vuoksi erilaisia
25
vaihtoehtoja. Hinnoissa ei ole huomioitu mahdollisia yllä mainittuja lisäveloituksia. Mitä todennäköisimmin
asennustyö tultaisiin ostamaan palveluna, joten nämä lisäveloitukset tulevat nostamaan lopullista hintaa.
Yhdistyvät kimpat:
Krannit
Lakia
Krannit
Lakia
Oiva
Oiva
Oiva
Oiva
Oiva
Seitti
Seitti
Seitti
Seitti
Seitti
Seitti
YTY
YTY
YTY
Ilmajoki
Ilmajoki
Ilmajoki
Ilmajoki
Ilmajoki
Vaasa
Anders
Hinta:
47 250 €
33 750 €
20 250 €
13 500 €
6 750 €
6 750 €
3.3 Seutukuljetukset
Koska kyse olisi maantieteellisesti laajalla alueella toimivasta klusterista, voi normaalien seutukuljetusten
järjestäminen alueen kimppojen välillä olla erittäin haastavaa ja todennäköisesti melko kallista. Aivan
kaikkien kirjastojen välistä suoraa kuljetusta tuskin voidaan mielekkäästi toteuttaa, mutta muita erilaisia
toimintamalleja on olemassa.
Vaihtoehto 1 – Painotettu kuljetus
Kimpoissa toimivat seutukuljetukset samaan tapaan kuin nykyään. Sen lisäksi klusterin sisäiset kuljetukset
tehtäisiin pääkirjastojen välillä, esimerkiksi kahdesti viikossa. Etuna tästä olisi yhteinen laajempi kokoelma.
Haittana asiakkaan kannalta mahdollisesti pitenevät kuljetusten odotusajat verrattuna kaukolainaan.
Lisähaasteen tuovat kimppojen mahdolliset eri näkemykset varauksista ja kuljetuksista perittävistä
maksuista.
Vaihtoehto 2 – Kelluva aineisto
Koko klusterin väliset seutukuljetukset (joko kaikkien kirjastojen välillä tai esimerkin 1 mukaisesti), mutta
aineisto olisi kelluvaa. Etuna olisi suurempi yhtenäinen kokoelma. Vaatisi laajempaa yhtenäistä
kokoelmapolitiikkaa. Haittana olisi suosituimpien teosten kasaantuminen isoimpiin klusterin kirjastoihin.
Vaatii suurta asennemuutosta kirjastojen aineiston omistamisen ajattelumallilta. Vantaan kirjaston
tekemien arvioivien laskelmien mukaan kellunnan käyttöönotto vähentäisi kuljetettavien aineistojen
määrää mahdollisesti jopa 40 prosenttia.
Vaihtoehto 3 – Vain hyllyvaraukset
Klusterin välillä olisi seutukuljetuksia joko vaihtoehdon 1 tai 2 tapaan, mutta toimipisteiden välisiin
kuljetuksiin voi varata vain sellaista aineistoa, joka on varaushetkellä hyllyssä. Silloin suosituimmissa
kirjoissa toimipisteillä säilyisi omat varausjonot. Kyseistä toimintatapaa käytetään tällä hetkellä
onnistuneesti Keski-kirjastossa.
26
Vaihtoehto 4 – Ei seutukuljetuksia
Klusterin välillä ei olisi seutukuljetuksia. Kuljetusten osalta pysyttäisiin entisessä kimppojen välisessä
mallissa ja klusterin yhteistyö tapahtuisi kirjaston muilla osa-alueilla.
Seutukuljetusten maksut
Itse kuljetusvaihtoehtojen lisäksi klusterin pitää sopia mahdollisista asiakkailta perittävistä
kuljetusmaksuista. Tällä hetkellä kimpoilla on erilaisia käytäntöjä maksujen suhteen seuraavasti:
Kimppa
Varaaminen
Kuljetus
Anders
Ilmaista
Ilmaista
Ilmajoki
Ilmaista
Ei ole
Krannit
Ilmaista
1€
Lakia
Vaihtelee1
2€
Oiva
Ilmaista
Ilmaista
Seitti
Ilmaista
Ilmaista
Vaasa
1€
Ilmaista
YTY
Ilmaista
Ilmaista
1. Varausmaksu vaihtelee kirjastoittain 0 ja 1 euron välillä
Suomen kirjastolain mukaan kirjastojen peruspalveluiden tulee olla asiakkaille ilmaisia. Seinäjoen
kaupunginkirjasto on ilmaissut selkeän kantansa aineistokuljetuksista. Jos kuljetuksilla täydennetään
vajaata kokoelmaa, on kyse yhdestä asiakkaan peruspalveluista ja silloin maksujen periminen ei tule
olemaan Seinäjoen kaupunginkirjastolle jatkossakaan todennäköinen vaihtoehto.
Seutukuljetusten kustannukset kirjastoille
Tämänhetkisistä kuljetuksista koituvat kustannukset
Kimppa
Palveluntarjoaja
Kustannukset
Anders
Posti
Group
17 600
Ilmajoki
Ei
kuljetuksia
-
Krannit
Posti
Group
12 900
Lakia
Posti
Group
26 750
Oiva
Kirjastoautot1
-
Seitti
Vaasa
Seinäjoen Vahtikaupunki mestarit3
9 3002
-
YTY
Posti
Group
10 450
1. Kimpan kirjastoautot kohtaavat reiteillään ja vaihtavat keskenään kuljetettavan aineiston.
2. Kaupungin sisäisiä kuluja.
3. Kirjastojen vahtimestarit kuljettavat aineistoa kaksi kertaa viikossa kirjastojen välillä.
Käytännössä kuljetukset voidaan kilpailuttaa klusterin kirjastojen kesken yhdessä tai mallia voidaan ottaa
HelMet-kirjastoissa, joissa jokainen kunta/alue on kilpailuttanut omat sopimuksensa. Tämä voi olla toimiva
vaihtoehto esimerkiksi silloin, jos käyttöön otetaan vaihtoehdon 1 tapainen järjestelmä.
3.4 Yhteinen kirjastokortti
Yksi helpoiten toteutettavista projekteista olisi klusterin kirjastojen yhteinen kirjastokortti. Myös RFIDteknologian käyttöönotto kirjastokortissa on harkittavissa oleva vaihtoehto. Yhteinen kirjastokortti voidaan
toteuttaa usealla eri tavalla riippuen siitä kuinka paljon muuta yhteistyötä kirjastojen välillä lopulta tulee.
27
Vaihtoehto 1 – Ihannetilanne
Käytössä on yhteinen asiakasrekisteri ja kirjastokortti. Kortilla lainaaminen onnistuisi kaikista klusterin
kirjastoista.
Vaihtoehto 2 – Erilliset asiakasrekisterit
Asiakasrekisterit pidettäisiin entisellä mallilla, mutta käytössä olisi yhteinen kirjastokortti. Toimintatapa olisi
siis sama kuin nyt, mutta asiakas ei tarvitse jokaiseen kimppaan omaa kirjastokorttia. Kortit eivät siis toimisi
automaattisesti toisessa kimpassa, vaan se pitäisi asiakkaan pyynnöstä ottaa käyttöön. Tämän
haittapuolena olisi mahdolliset asiakasta sekoittavat tilanteet, jos lainoja tai maksuja on useammassa
kimpassa.
Vaihtoehto 3 – Vanhat kortit kelpaavat meille
Käytössä on yhteinen asiakasrekisteri, mutta vanhat kirjastokortit. Vaikka käytössä ei olisi uutta yhteistä
kirjastokorttia, voi jo nykyiset kortit yhdistää niin, että mikä tahansa klusterin kirjaston kortti kävisi kaikissa
toimipisteissä. Jos asiakkaalla on klusterin alueelle useampi kirjastokortti, voi yhtä lukuun ottamatta muut
hävittää. Ajan myötä uusia korttitilauksia tehdessä kortit vaihdettaisiin uuteen yhteiseen malliin.
3.5 Keskitetty hankinta
Jo nyt nykyisissä kirjasto-kimpoissa harjoitetaan keskitettyä hankintaa. Tällä tarkoitetaan sitä, että jokin
tietty toimipiste vastaa aineistohankinnoista ja hankintasopimuskilpailutuksista osittain tai kokonaan koko
kirjasto-kimpan osalta. Yhteisen klusterin myös tätä toimea voidaan keskittää. Tämä ei välttämättä tarkoita
sitä, että kaikki hankinta olisi yhdessä toimipisteessä. Esimerkiksi musiikin aineistosta voi vastata eri taho,
kaunokirjallisuudesta toinen, tieteellisestä kolmas jne. Vaihtoehtoisesti hankintaa voi keskittää nykyisten
kimppojen sisälle niin, että hankinnasta vastaavat kommunikoisivat klusterin sisällä keskenään aktiivisesti
täten pitäen huolen myös koko klusterin alueen kokoelmasta.
Yhteistyö ja etenkin keskitetty hankinta mahdollistaa ja osittain myös vaatii toimiakseen yhteisen
kokoelmapolitiikan. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että aineiston hankintaperiaatteiden lisäksi myös
vanhan aineiston poistoa koskevat periaatteet ovat yhdenmukaisia. Hyvä kokoelmapolitiikka takaa
asiakkaille luotettavan ja ajantasaisen kirjastoaineistokokoelman.
3.6 Yhteinen varastokokoelma
Jos hanke toteutuu siinä määrin, että klusterin kirjastojen välillä järjestään kuljetuksia, olisi yhteisen
varastokokoelman ylläpitäminen varteenotettava vaihtoehto. Varastomateriaalia lainataan huomattavasti
vähemmän, joten hieman hitaammat kuljetusajat eivät nousisi niin suureksi ongelmaksi. Samalla käyttöön
vapautuisi paljon lisää hyllymetrejä muulle aineistolle. Aiemmin tehdyn arvion perusteella varastokirjalle
tulee hintaa noin 2cnt/kirja/kuukausi. Käytännössä tähän summaan vaikuttaa monia muuttujia, mutta se
28
toimii silti suuntaa-antavana esimerkkinä tätä hanketta ajatellen. Isoissa kirjastokimpoissa voidaan puhua
jopa satojen tuhansien kirjojen varastokokoelmista, joten yhdistämisestä on myös iso taloudellinen etu.
Vaihtoehto 1 – Jaetut osa-alueet
Varastokokoelma jaettaisiin erillisiin osioihin. Kirjastoille annettaisiin tietyt hyllyluokat, joista tulisi kyseisen
kirjaston vastuualueet varastokokoelman puolella. Jokaisella kirjastolla olisi siis oma pala yhteisestä
varastokokoelmasta. Tämä pienentäisi olemassa olevia varastokokoelmia huomattavasti, mutta osaltaan
heikentäisin palvelunopeutta lisääntyvillä kuljetuksilla.
Vaihtoehto 2 – Hieman myös jotain omaa
Vaihtoehdon 1 lisäksi jokaisella kirjastolla olisi myös oma varastokokoelma eniten liikkuvia varastokirjoja.
Pääosin siis pieni valittu kokoelma pääluokkien 8 ja 9 alla olevia kirjoja.
Vaihtoehto 3 – Painotettu varastokokoelma
Jokainen kirjasto säilyttää oman varastokokoelman, mutta säilytyksessä painotetaan tiettyjä sovittuja
luokkia enemmän. Näin tilaa säästyy muiden luokkien osalta ja yhtenäinen varastokokoelma säilyy
kattavana.
Vaihtoehto 4 – Kohti varastokirjastomallia
Kaikki varastokirjat sijoitetaan yhteen kirjastoon. Päällekkäiset sisällöt poistettaisiin. Yksittäiseen kirjastoon
verrattuna varastokokoelma kasvaisi, mutta kokonaisuutena muihin kirjastoihin vapautuisi paljon tilaa.
3.7 Mobiilisovellus
Vaikka HelMet-kirjastot joutuivatkin luopumaan varsinaisesta mobiilisovelluksesta marraskuussa 2014, voisi
tämä olla yksi kehityksen ja yhteisen hankkeen kohde Etelä-Pohjanmaan klusterissa. Mobiilisovellus voisi
mahdollistaa normaalien kirjaston Internet-sivujen tapaan aineiston hakemisen, varaamisen ja lainojen
uusimisen. Tämän lisäksi sovelluksella voisi esimerkiksi lainata tutulla lainassa olleen kirjan suoraan itselle
ilman, että kirjan tarvitsee välissä käydä kirjastossa. Sovellukseen voidaan lisätä myös muita kirjaston
informaatiota koskevia asioita, kuten ajankohtaiset aukioloajat, automaattisesti päivittyvän ilmoitustaulun
ja vaikka kirjastojen pohjapiirustukset, joista näkee mitä aineistoa on sijoitettu mihinkä päin kirjastoa,
helpottaen näin asiakkaiden kirjastokäyntejä. Kyse on kuitenkin lisäpalvelusta eikä kirjaston toiminnan
kannalta välttämättömyydestä, joten prioriteetiltaan tämän kaltaiset projektit eivät ole suuria.
Asiakastyytyväisyys ja ohjelman mahdollistamat lisäpalvelut ovat kuitenkin tärkeitä asioita, eikä niitä ole
syytä unohtaa tai työntää syrjään. Käytännössä siis jotain tämän kaltaista klusterin kirjastot voisivat
toteuttaa tulevaisuudessa yhteistyönä projektin muodossa.
29
4 Muuta huomioitavaa
Tähän osioon on kerätty muita asioita, jotka tulee huomioida mahdollista Klusteria perustaessa. Ne voivat
vaikuttaa tulevien toimintatapojen lisäksi myös budjetillisiin asioihin.
4.1 Hallinto ja yhteiset kulut
Toimiakseen tehokkaasti näin suuri klusteri tulee vaatimaan yhteisen hallinnon. Hallinnossa tärkeää on
riittävä edustavuus ja asiantuntijuus sekä päätöksenteon joustavuus ja nopeus. Mallia tähän voidaan ottaa
muiden isojen kirjastokimppojen toimintatavoista. Käytännössä tämä tarkoittanee erillistä johtoryhmää,
joka tekee yhdessä klusteria koskevat isot yhteiset päätökset. Johtoryhmässä tulisi olla vähintään edustaja
jokaisesta nykyisestä kimpasta, mahdollisesti jopa jokaisesta kirjastosta. Puheenjohtajan rooli voi olla joko
kiertävä tai yhdessä sovittu vakituinen henkilö.
Isojen yhteisten hankintojen kohdalla on luontevaa jakaa kustannukset klusterin kuntien välillä
asukaslukuun suhteutettuna. Jokainen kirjasto voisi tästä huolimatta edelleen tehdä myös omia hankintoja
oman harkintansa ja varojensa mukaan. Isoja yhteisiä hankintoja voisivat olla esimerkiksi
kirjastojärjestelmästä syntyvät kulut, yhteiset asiakkaille tarjottavat e-palvelut ja kirjastokorttitilaukset.
4.2 BTJ Arvo ja Osa-Arvo
BTJ Arvo on BTJ Finland Oy:n tarjoama palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa aineiston seurannan,
tilaamisen, luetteloinnin ja tietojen päivittämisen kirjaston omassa tietojärjestelmässä. Palvelun
tarkoituksena on poistaa turhaa päällekkäistä työn tekemistä. Kyse on siis lisäpalvelusta, joka helpottaa
hankinnan ja luetteloinnin työntekoa karsimalla pois turhia työvaiheita. BTJ on jaotellut valikoimat kolmeen
eri listaan, joista se käyttää nimitystä Kirjo. Kirjo A pitää sisällään suomenkielisen kirjallisuuden, mukaan
lukien äänikirjat. Kirjo B sisältää ruotsalaiset ja vieraskieliset tietueet sekä Kirjo C audiovisuaalisen
materiaalin. Osa-Arvolla tarkoitetaan ratkaisuja, joissa kirjasto on ottanut käyttöön vain jonkin osan
mainituista kirjoista.
Tällä hetkellä Arvoa ja Osa-Arvoa on alueen kimpoissa käytössä seuraavasti. Alla palvelusta kimpalta
perittävät vuosikustannukset:
Kimppa
BTJ
Kustannukset
Anders
Ei ole
-
Ilmajoki
Ei ole
-
Krannit
Arvo
8 600
Lakia
Ei ole
-
Oiva
Ei ole
-
Seitti
Osa-Arvo
4 150
Vaasa
Ei ole
-
YTY
Ei ole
-
Palvelun hinta määräytyy kimpan alueen asukasluvun mukaan. Hintaan vaikuttaa tietysti myös se kuinka
laajan kirjon kyseinen kirjasto on ottanut käyttöön. Mahdollista klusteria luodessa onkin siis syytä ottaa
huomioon BTJ Arvosta syntyvät kustannukset. BTJ:n edustajan mukaan maksumäärän on mahdollista
poiketa aiemmin mainitusta, jos käytössä oleva järjestelmä mahdollistaa sen, että vain osa kirjastoista
näkee ja pääsee käyttämään palvelua. Käytännössä tämänkaltainen ratkaisu ei olisi klusterin kannalta
kuitenkaan järkevä. Suuremmissa kimpoissa BTJ:llä on ollut lisäksi tapana antaa kimppa-alennus.
Yhteyshenkilö (18.11.2014): Tammilehto, Jukka – Avainasiakaspäällikkö – BTJ Finland Oy
30
4.3 Melinda ja RDA
Melinda on Suomen kansalliskirjaston ylläpitämä kansallinen kirjastojen yhteistietokanta. Melindan
tarkoituksena on luoda yhteinen aineistotietokanta, joka vähentää kirjastojen päällekkäistä
luettelointityötä. Hankkeena tämä on vielä kesken. Lähtökohtaisesti tulevaisuudessa kirjastot voivat
luetteloida tietueet suoraan Melindaan, josta muut kirjastot voivat poimia datan omiin tietokantoihin.
Melindan pohjana toimii yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kirjastojen tietokanta Linda. Anders- ja Pikikirjastot ovat osallistumassa hankkeeseen ensimmäisinä yleisinä kirjastoina vuoden 2015 puolella. Yleisten
kirjastojen neuvosto suunnittelee muiden yleisten kirjastojen liittymisaikatauluja jatkossa. Myös BTJ Arvo
tulee osaltaan vaikuttamaan Melindaan ja tätä Melindan työryhmä on parhaillaan selvittämässä.
Muutoksena tämä tulee olemaan koko Suomen kirjastoja silmälläpitäen todella suuri. Etelä-Pohjanmaan
kirjastoihin se tulee vaikuttamaan joka tapauksessa, syntyi tästä hankkeesta klusteria tai ei. Suurin
vaikuttava tekijä koskee tässä vaiheessa tietokantojen siivoamista. Tämä on oleellinen asia jo tietokantoja
yhdistäessä, mutta se on syytä tehdä myös Melinda huomioon ottaen. Melindan ensimmäisessä
tiedotteessa oli koottuna tietokantojen siivoamista koskevat asiat seuraavasti:
Projekti aloitettiin tietokannan siivouksella. Piki-tietokannassa on aiempien konversioiden jäljiltä runsaasti virheitä, jotka
aiheuttavat virheitä myös Melindaan liittymisen edellytyksenä olevaan ISBD-konversioon sekä jatkossa tuleviin muihin
konversioihin. Luettelointi on historian saatossa muuttunut ja tarkentunut, joten tietueissa esiintyy puutteita, joita joudutaan
nyt täydentämään. Melindaan halutaan mahdollisimman hyvälaatuista dataa ja nyt on viimeistään panostettava korjaustöihin.
Siivottaviin kuuluvat mm.:
-
Tuplatietueet
-
Kiinteämittaisten kenttien virheet
-
Suuraakkoselliset tietueet
-
Pääkirjausten kontrolli: puuttuuko tietueelta pääkirjaus tai onko pääkirjauksia useampia
-
Missing title 245a kentässä
-
Yleismääreet kentässä 245h: virheelliset muodot
-
Virheelliset asiasanat (verrataan YSA, MUSA ja Kaunokki)
-
Poistettavia kenttiä: 020c hintatiedot, ISBN-numeron lopussa kaarisulkeissa olevat tekstit
-
Julkaisuvuosi 008-kenttä uuuu, voidaanko hakea vuosi 260-kentästä?
-
Musiikin osakohteet: FINMARCin kaksitasoisesta luetteloinnista johtuvia virheitä: julkaisukentässä tuplaosakenttiä
-
Orpopoikaset eli emottomat osakohteet
-
Turhat 852-kentän toistumat
-
Virheellinen kielikoodi non --> kääntyy ohjelmassa ”muinaisnorja”. Muutetaan non --> zxx ”ei kielellistä sisältöä”
-
Suuraakkoselliset kielikoodit
-
Funktiotermien virheellisyydet korjattava ennen kuin termit voidaan avata
Lisäinfoa Melindan tämän hetkisestä tilanteesta: Missä mennään - Melinda
RDA
Tämän hetkisten tietojen mukaan Melinda ottaa RDA:n käyttöönsä alkuvuodesta 2016. Kansalliskirjasto
toivoo, että kaikki Melinda-kirjastot olisivat valmiita ottamaan RDA:n käyttöön tuolloin, eli myös tähän
kannattaa valmistautua ajoissa.
31
RDA on uusi kuvailusääntöstandardi, joka todennäköisesti tulee korvaamaan nykyiset kuvailusäännöt;
ISBD:n (International Standard Bibliographic Description), MARC21:n (MAchine Readable Cataloguing) ja
FINMARCin lähivuosien aikana Suomen kirjastoissa. RDA on suunniteltu erityisesti yleisten kirjastojen
kuvailustandardiksi ja se perustuu FRBR-käsitemallin rakenteeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa kuvailun
pilkkomista käytännöllisiksi kokonaisuuksien (entiteettien) välisiksi suhteiksi. Kansalliskirjaston tämän
hetkisten suunnitelmien mukaan RDA:ta aletaan ottaa käyttöön vuoden 2016 aikana ja Melinda-kirjastojen
tulisi tehdä päätökset RDA:n käyttöönottoaikatauluista vuoden 2015 aikana. RDA-koulutukset alkavat
todennäköisesti vuoden 2015 syksyllä ja koulutusmateriaali julkaistaan verkossa alustavasti alkuvuodesta
2015. RDA:n suomennosta toteuttava tiimi informoi tulevasta aikataulusta seuraavasti:
RDA-suomennoksen julkaiseminen kansainvälisessä RDA toolkit -tietokannassa siirtyy vuoteen 2015 kustantajan (ALA
publishing) aikataulujen vuoksi. RDA-suomennos julkaistaan näillä näkymin elokuussa 2015. RDA-kuvailusäännöt otetaan
Suomessa käyttöön tämän aikataulun mukaisesti vuoden 2016 alusta alkaen. RDA-koulutusta järjestetään syksyllä 2015.
Lisätietoja RDA:n tiedotussivulta. Lisäksi: RDA:n koulutumateriaalit, artikkelitesittelyt ja kirjallisuus.
Yhteyshenkilöt (25.–28.11.2014):
Jauhonen, Johanna – Projektisuunnittelija – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Seppälä, Marja-Liisa – Kehittämispäällikkö – Kansalliskirjasto
4.4 E-kirjat ja Ellibs
Tällä hetkellä suomalaisia e-kirjoja saa kirjastoihin hankittua vain Ellibs e-kirjakauppapalvelun kautta.
Hinnoittelu on nidekohtaista ja määräytyy sen mukaan ostetaanko oikeudet koko niteeseen vai pelkästään
lainauslisenssi tietyksi ajaksi. Tällä hetkellä useammalla klusterin kimpalla on jo käytössä e-kirjojen
lainausmahdollisuus asiakkaille.
E-kirjojen lainaaminen on toteutettu niin, että asiakkaan ei tarvitse käydä fyysisesti kirjastossa, vaan hän voi
lainata teoksen kirjastokortilla ja pin-koodilla Internetin välityksellä. Mahdollisen yhteisen kirjastokortin
myötä tämä tarkoittaa samalla automaattisesti sitä, että asiakkailla on käytössä koko klusterin alueen
kirjastojen e-kirjat. Yhteisen aineistotietokannan vuoksi teokset myös näkyvät yhtenä luettelona. Nämä
seikat huomioon ottaen e-kirjojen hankinnan keskittäminen on mielekäs vaihtoehto. E-kirjoista syntyvät
kustannukset taas olisi ehkä luontevinta jakaa kirjastojen kesken kuntien asukaslukuihin suhteutettuna.
Yhteinen e-kirjakokoelma tarkoittaisi siis aiempiin kokoelmiin nähden suurempaa asiakasryhmää.
Vanhemmassa, käytössä olevassa Ellibsin versiossa ei ole mahdollista varata e-kirjoja, mikä tekee
suosituimpien teosten lainaamisesta todella hankalaa ja klusterin myötä lähes mahdotonta.
Verkkopalveluun on kuitenkin tullut uusi päivitys, joka otettiin käyttöön jaksotetusti, ensimmäisenä
kirjastoihin joilla on käytössä Axiell Aurora kirjastojärjestelmä. Toimiakseen uusi Ellibs vaatii rajapintaasennuksia. Finnaa käyttäville tämä on maksuton, Axiellin järjestelmälle maksullinen. Ellibs-palvelun (ei siis
itse sisältö, vain palvelu) hinta on päivityksen jälkeen 0,0145 euroa asukasta kohden. Päivityksen jälkeen
Ellibs pystyy kommunikoimaan paremmin kirjastojen asiakasjärjestelmien kanssa. Varaamisen lisäksi
”vapaa/lainassa”-tietueet ovat päivityksen jälkeen ajantasaisia.
32
4.5 Muu e-aineisto
Kirjastojen tarjoamat e-aineistot eivät rajoitu vain e-kirjoihin. Kirjastot tarjoavat asiakkaille kirjallisuuden
lisäksi muun muassa erilaisia tietokantoja ja e-lehtiarkistoja. Näitä normaalisti maksullisia palveluja pystyy
käyttämään kirjastoissa ja jopa kotona, jos omistaa kyseisen kirjaston tai kimpan kirjastokortin. Samaan
tapaan kuin e-kirjoissa, yhteinen kirjastokortti mahdollistaisi kaikkien klusterin kirjastojen hankkiman eaineiston käytön myös muualla.
Merkille pantavaa on myös se, että e-aineistojen käyttö ei ole kahlittu kuntarajoihin. Kuka tahansa voi
hankkia itselleen esimerkiksi HelMet-kirjastojen kirjastokortin ja käyttää heidän tarjoamiaan eaineistopalveluja. Klusterin muodostuminen voi mahdollistaa laajemman yhteisen e-aineistokokoelman
hankkimisen, mikä voi edellä mainitusta syystä osaltaan houkutella lisää asiakkaita klusterin alueen lisäksi
myös alueen ulkopuolelta.
4.6 RFID ja viivakoodit
Tällä hetkellä RFID-järjestelmät ovat käytössä vain osassa alueen kirjastoja. Lähtökohtaisena ajatusmallina
Seitti-kirjastoissa on ollut tarkoitus luopua kokonaan viivakoodien käytöstä. Osassa sivukirjastoissa ei ole
vielä RFID-järjestelmää käytössä ja tämän vuoksi aineistoista löytyy sekä viivakoodit että RFID-tarrat.
Viivakoodittomuus ei tule olemaan helposti saavutettavissa jos hanke etenee niin, että klusterin kirjastojen
välillä tullaan kuljettamaan aineistoa. Silloin vaihtoehdoiksi jää ottaa RFID-järjestelmä käyttöön koko
klusterin alueella tai luopua ajatuksesta viivakoodittomasta kirjastosta. Molempien järjestelmien
pitkäaikaisessa päällekkäisessä käytössä ei ole järkeä jo pelkästään kustannuksellisista syistä.
RFID tarkoittaa samalla myös laitteistohankintoja. Minimissään työpisteille tarvitaan RFID-lukijat. Sen lisäksi
käyttöön voi ottaa myös lainaus- ja palautusautomaatit, jotka tukevat RFID-teknologiaa. Tällä hetkellä
laitetoimittajia Suomesta löytyy ainakin neljä: ATP Automation Ltd Oy, Mikro-Väylä Oy, P.V. Supa Oy ja ToP
Tunniste Oy. Seinäjoen kirjastoissa on käyttökokemuksia sekä ATP:n että P.V. Supan laitteistoista.
Molemmissa on havaittu omat hyvä ja huonot puolensa. P.V. Supan laitteisto tukee paremmin standardeja,
mutta vaatii toistaiseksi lisäohjelman, jotta pystyy kommunikoimaan kirjastojärjestelmän kanssa ja tämä
hankaloittaa työskentelyä.
Kimppa
RFID
Toimittaja
Anders
Ei
käytössä
-
Ilmajoki
Krannit
Lakia
Oiva
Seitti
Vaasa
YTY
Ei
Vain
Ei
Ei
Osassa
Ei
2
1 Tulossa
käytössä Kauhajoella käytössä käytössä kirjastoista
käytössä
ToP
ATP ja
P.V. Supa
Tunniste
P.V. Supa
1. Järjestelmä otettu käyttöön asteittain ja tällä hetkellä RFID on käytössä kolmessa toimipisteessä kuudesta
2. Tulee käyttöön asteittain vuodesta 2015 alkaen
33
4.7 Yhteiset Internet-sivut
Yhteinen aineistotietokanta tarkoittaa käytännössä automaattisesti myös yhteistä verkkokirjastoa. Yhteinen
verkkokirjasto ei kuitenkaan ole varsinaisesti sama asia, kuin kirjastojen yhteiset verkkosivut. Tämän vuoksi
onkin siis päätettävä miten tulevat verkkosivuratkaisut toteutetaan. Realistisia toteutustapoja on kolme:
Vaihtoehto 1 – Yhteiset sivut
Asiakkaiden kannalta yksinkertaisin ja helpoin ratkaisu olisi toteuttaa yhteinen Internet-sivusto, josta löytyy
jokaiselle klusterin kirjastolle omat alasivunsa ja johon on upotettu yhteinen käytössä oleva verkkokirjasto.
Kaikki oleellinen löytyy silloin yhdeltä sivulta ja käytössä on yhteinen ulkoasu. Suurin etu tästä on etenkin
pienille kirjastoille, joilla ei välttämättä ollut tähän mennessä omia sivuja verkkokirjastoa lukuun ottamatta
lainkaan.
Vaihtoehto 2 – Yhteiset sivut, erillinen verkkokirjasto
Edellä mainittuun tapaan käyttöön tulisi yhteinen Internet-sivusto, mutta verkkokirjasto pidettäisiin siitä
erillään. Tällä hetkellä suurin osa kirjastojen Internet-sivuista on toteutettu näin, joskin vaihtoehto 1 on
selkeästi kasvava trendi.
Vaihtoehto 3 – Omat sivut, yhteinen verkkokirjasto
Kirjastot säilyttäisivät omat nykyiset Internet-sivunsa, mutta verkkokirjasto olisi yhteinen. Toteutuksen
kannalta tämä olisi helpoin, sillä se ei vaatisi kuin jo muutenkin pakollisen verkkokirjaston pystyttämisen.
4.8 Tulevat kuntamuutokset
Kuntaliitokset ovat jälleen ajankohtainen asia Seinäjoella ja
sen lähiympäristössä. Kuntajakoselvitysryhmä esitti tammikuussa 2015 Seinäjoen kaupungin sekä Ilmajoen, Isonkyrön
ja Kuortaneen kuntien liittämistä yhteen vuoden 2017
alusta. Myös Lapuan liittämistä on ehdotettu ja Kurikan
sekä Jalasjärven kuntien tulisi Harjusen ja Luukkosen
mukaan harkita liittymistä. Isot kuntamuutokset tulisivat
osaltaan todennäköisesti vaikuttamaan myös kirjastotoimintaan tavalla tai toisella ja se olisi hyvä ottaa
huomioon myös Klusteria muodostaessa.
Kuntajakoselvitystä koskevan raportin voi lukea täältä.
34
5 SWOT-Analyysit
SWOT-analyysissa laaditaan kaavio, jonka tarkoituksena on nostaa esille kuvatun kohtaan vahvuudet
(Strengths), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). Kysyimme EteläPohjanmaan kirjastojen alueellisten hankkeiden kokouksessa 4.2.2015 kokoukseen osallistuneilta heidän
näkemyksiään siitä, jos klusteri tullaan toteuttamaan ja siitä, jos päädymme pysymään nykyisessä
tilanteessa. Pyysimme osallistujia laatimaan omat SWOT-analyysit, jotka yhdistettiin yhtenäiseksi alla
oleviksi SWOT-analyyseiksi.
Jos klusteri päätetään muodostaa:




















Vahvuudet
Henkilökunnan kimppatoimintaan liittyvä
lähtökohtainen tietotaitotaso
Kirjastojohtajien myönteinen asenne yhteistyön
lisäämiseksi
Laajempi kokoelma
Laajempi osaaminen
Parempi neuvotteluasema (vrt. yksittäinen
kirjasto)
Asiakkaiden tasa-arvoisuus
Resurssien tehokkaampi käyttö
Mahdollisuudet
Kirjastojen lisääntyvä yhteistyö ja
verkottuminen
Asiakkaiden kirjastonkäyttö yli kuntarajojen
helpottuu
Tyytyväisemmät asiakkaat → tyytyväisempi
henkilökunta
Vähentää päällekkäistä työntekoa
Yhteiset kilpailutukset, koulutukset, hankinta
Tarjottava kokoelma kasvaa
Talous / tehokkuus
Kustannussäästöt ohjelmistoissa
Kirjastojen vaikutusvalta lisääntyy
Kokoelmien painotukset
Säästöt varastotiloissa
Parempi mahdollisuus erityisosaamisen
kehittämiseen ja lisäämiseen
Keskitetty luettelointi (ja muu asiakkaille
näkymätön työ) lisää resursseja
asiakaspalveluun


















35
Heikkoudet
Kirjastojen käytäntöihin liittyvät mahdolliset
erimielisyydet
Kirjastojen sääntöihin liittyvät mahdolliset
erimielisyydet
Asenne? Löytyykö aitoa halua yhteistyölle?
Logistiikkaongelmat
Organisaation jäykkyys
Uhat
Palvelun nopeus voi kärsiä (esim. harvat
seutukuljetukset vs. kaukolaina)
Tuo uusia työtehtäviä → lisää työn määrää
tietyille työntekijöille
Kuntien erilaiset käytännöt (esim. atk-asioissa)
Kuntapäättäjien suhtautuminen yhteistyön
lisäämiseen?
Päätöksenteon karkaaminen kauas yksittäisistä
kirjastoista / autonomisen aseman mahdollinen
heikentyminen
Mahdollinen työn vaatimustason laskeminen
pienissä yksiköissä
Päätöksenteon hidastuminen
Mahdollinen aineistohankintavarojen vähentäminen sillä perusteella, että on isompi kimppa
Vapaamatkustajat
Kustannusten nousut joillekin yksiköille?
Työn kasaantuminen isoihin kirjastoihin
Noudatetaanko yhteisiä pelisääntöjä?
Siirtyykö vetovastuu kokonaan yhdelle
kirjastolle?
Jos klusteria ei muodosteta / nykytila säilyy:













Vahvuudet
Henkilökunnan osaaminen
Kirjastonkäyttö korkealla tasolla
Työntekijät tuntevat paremmin toisensa →
tiiviimpää yhteistyötä
Päätöksenteko kirjastoissa säilyy
kirjastoilla / kunnilla
Joustavuus
Paikallisuus
Omaa aluetta palvelevat ratkaisut
Pienillä kirjastoilla parempi mahdollisuus
vaikuttaa
Vahva kokoelma
Mahdollisuudet




Heikkoudet
Asiakkaan kannalta kirjavat käytännöt eri
kirjastoissa
Asiakkaiden kannalta eriarvoinen asema
kirjastopalvelujen suhteen
Resurssipula, talous
Ideoita ei pystytä toteuttamaan
Uskalluksen puute
Ammatillinen osaaminen heikkoa osassa kuntia











Uhat
Kuntien taloudellinen tilanne
Henkilöresurssien väheneminen
Aineistojen väheneminen
Kirjastopalvelujen heikkeneminen
Kustannusten nousu
Näkemyksen puute (nurkkakuntaisuus)
Pudotaan kehityksestä
Erikoisosaaminen vähenee
Pienten kirjastojen näivettyminen
Ammatillisen osaamisen katoaminen
Kokoelman näivettyminen


Kansalliset hankkeet
Vapaampi kehittämistyö
Helpompi toteuttaa omia projekteja
Maakuntien rajat eivät sido yhteistyössä
SWOT-analyysejä olivat tekemässä seuraavat henkilöt:
Hakala, Marita – Kirjastotoimenjohtaja – Lapuan kaupunginkirjasto
Heikkilä, Mervi – Kirjastotoimenjohtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Ijäs, Sinikka – Kirjastotoimen apulaisjohtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Ikonen, Jani – Hankepäällikkö – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto
Ketonen, Anneli – Kirjastotoimen ylitarkastaja – Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Kyrönlahti, Tarja – Kirjastotoimenjohtaja – Järvi-Pohjanmaan yhteistoiminta-alue
Laakso, Johanna – Kirjastonjohtaja – Jalasjärven kunnankirjasto
Lakso, Pirjo – Kirjastotoimenjohtaja – Alavuden kaupunginkirjasto
Länsikallio, Kirsti – Kirjastotoimenjohtaja – Kurikan kaupunginkirjasto
36
6 Hankepäällikön johtopäätökset ja suositukset
Hankeraportin lopuksi olen kasannut omia mietteitäni ja suosituksiani mahdollisesta Etelä-Pohjanmaan
alueen kirjastojen yhdistämisestä. Näkemykseni mukaan yhdistämisestä olisi hyötyä niin alueen kirjastoille
kuin kirjastojen asiakkaille. Kirjastoille tämä tarkoittaisi selkeitä säästöjä etenkin kirjastojärjestelmän osalta
ja mahdollisesti myös muissa yhteistyökohteissa, kuten yhtenäisessä varastokokoelmassa ja keskitetyssä
kokoelmatyössä. Asiakkaat hyötyvät selkeämmästä yhtenäisestä kokonaisuudesta ja ovat samalla tasaarvoisessa asemassa muiden alueen kuntien asukkaiden kirjastoista saamien palvelujen, maksujen ja
sääntöjen suhteen.
Hallinto
Klusteria varten olisi hyvä muodostaa johtoryhmä, johon tulisi kuulua edustajat kaikista klusterin
kirjastoista. Puheenjohtaja voi olla joko vakituinen tai edustajien kesken kiertävä rooli. Jos päädytään
vakituiseen puheenjohtajaan, suosittelen tähän Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston edustajaa.
Johtoryhmän kokouksia tulisi järjestää säännöllisin väliajoin ja päätöksien lisäksi niissä tulisi tuoda esille
alueen kirjastojen kuulumisia ja esille nousseita kehitysehdotuksia.
Yhteinen nimi ja ilme
Klusterille tulee keksiä nimi ja luoda yhteinen graafinen ilme. Nämä takaavat asiakkaalle helpon
käytettävyyden ja antavat yleisesti ulospäin selkeän kuvan klusterin olemassaolosta ja sen tarjoamista
mahdollisuuksista. Yhteinen graafinen ilme voi näkyä esimerkiksi esitteissä, kirjastokortissa, Internet-sivuilla
sekä myytävissä oheistuotteissa, kuten kirjakasseissa ja postikorteissa. Sanan klusteri käyttö ei ole
pakollista. Sitä on käytetty raportissa selkeyden vuoksi erottamaan nykyiset kirjastokimpat uudesta
hankkeen perusteella mahdollisesti muodostettavasta kimpasta.
Kirjastokortti
Klusterissa yhteinen kirjastokortti on mielestäni välttämättömyys. Selkeyden vuoksi suosittelen kokonaan
uudella designilla olevaa korttia, josta voidaan järjestää kilpailu esimerkiksi graafisen alan opiskelijoiden
kesken, aivan kuten Seinäjoki teki uuden kirjastoauton teippausgrafiikoiden kohdalla. Koska RFID on
teknologiana selkeästi tulossa kirjastomaailmaan, tulisi se mahdollisesti ottaa huomioon myös kortteja
uudistaessa. Uusiin kortteihin siirryttäessä voi olla järkevämpää ottaa niihin samalla RFID-tuki sen sijaan,
että muutaman vuoden päästä uusittaisiin taas koko korttikanta RFID-ominaisuuden saamiseksi.
Käyttösäännöt ja maksut
Asiakkaiden tasa-arvoisuuden vuoksi koko klusterilla tulisi olla yhteiset käyttösäännöt ja maksut. Tämän
vuoksi muun muassa aineistokuljetusten tulisi olla asiakkaille ilmaisia, kuten se jo nyt on suurimmassa
osassa klusterin alueen kirjastoista.
37
Järjestelmä ja palvelimet
Koha on erittäin varteenotettava vaihtoehto yhteiseksi kirjastojärjestelmäksi. Hankerahoituksen hakeminen
Kohaan siirtymiseen on suositeltavaa heti kun se on mahdollista. Kohaa kehitetään eteenpäin jatkuvasti ja
se tulee tarjoamaan klusterille käytännössä kaiken saman mitä nyt on tarjolla maksullisissa
käyttöjärjestelmissä.
Finna on osoittautunut selkeäksi ratkaisuksi asiakaskäyttöliittymän puolelle ja on mitä todennäköisimmin jo
käytössä suurimmassa osassa klusterin kirjastoista siinä vaiheessa kun voidaan alkaa miettiä järjestelmien
yhdistämistä. Koha pitää tarvittaessa myös itsessään sisällä toimivan asiakaskäyttöliittymän, jos jostain
syystä Finnan kanssa syntyy ongelmia.
Jokaisen hankkeen kirjaston tulisi aloittaa tietokantojen siivoaminen mahdollisimman pian. Lopullinen
tietokantojen yhdistäminen hoituu siivottujen kantojen kanssa huomattavasti nopeammin ja pienemmillä
ongelmilla. Vaikka kaikki hankkeen kirjastot eivät välttämättä tule liittymään klusteriin, on tietokannat
siivottava joka tapauksessa Melindaan siirtymisen vuoksi. On siis kaikkien etu aloittaa operaatio hyvissä
ajoin.
Palvelimien sijaintia tulee harkita tarkoin. Ensisijaisena vaihtoehtona on suositeltavaa harkita yhteisen
yrityksen perustamista, joka vastaisi palvelimien ylläpitämisestä, sekä mahdollisesti samalla myös Kohaprojektin kehittämisestä ja ylläpidosta. Vaihtoehtoisesti on palkattava henkilöitä kirjastoihin painotetusti
toimimaan Koha-projektin ylläpitäjinä ja kehittäjinä. Tätä asiaa ei voida ulkoistaa esimerkiksi jollekin
klusterin kunnan tietohallinnolle, sillä järjestelmä on oleellinen osa toimivaa kirjastoa. Vapaan lähdekoodin
projektina Koha tulee vaatimaan valtavan työpanoksen, mitä ei voida syrjäyttää muiden kirjaston
ulkopuolisten työkiireiden vuoksi. Ylläpitäjäksi tulee palkata henkilö, joka on ensisijaisesti kouluttautunut
koodaajaksi ja mahdollisesti lisäksi ymmärtää kirjastojen päälle, ei päinvastoin. Vaara-kirjastojen tavoin
koodaajan lisäksi suunnitteluun tulisi osallistua myös kirjastoalan henkilökuntaa. Luonteva vaihtoehto olisi
hyödyntää kirjastojen pääkäyttäjiä, sillä he ovat jo nyt paljon tekemisissä kirjastojärjestelmien kanssa.
Internet-sivut
Selkeyden ja yhtenäisen kuvan vuoksi suosittelen klusterille yhteisiä Internet-sivuja, joissa jokaisella
kirjastolla voi olla omat alasivunsa. Verkkokirjaston tulisi olla upotettuna samaan sivustoon niin, että
käyttäjälle näyttäisi siltä kuin käytössä olisi vain yksi iso kokonaisuus. Tämä tekee käytöstä samalla
helpompaa että luontevampaa. Yhteisen ulkoasun suunnittelussa voidaan käyttää samoja elementtejä kuin
mahdollisen uuden kirjastokortin ulkoasussa.
Aineistokuljetukset
Aineistokuljetukset ovat oleellinen osa nykyaikaista kirjastotoimintaa. Nykyisellään klusterin alueella
toimivissa kirjastokimpoissa on jo käytössä kimpan keskeiset aineistokuljetukset. Mahdollisen klusterin
muodostumisen myötä olisi oleellista saada levitettyä kuljetuspiiri koko klusterin alueen kokoiseksi.
Nykyisten kirjastokimppojen pääkirjastot voisivat esimerkiksi toimia oman alueen logistisina keskuksina
joiden välillä aineistokuljetukset suoritettaisiin. Aineistovarauksissa kuljetuksiin lähtisi painotetusti aina
mahdollisimman lähellä sijaitseva teos. Tämä ominaisuus tulee ottaa huomioon kirjastojärjestelmää
kilpailutettaessa.
38