Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen
Kimppojen kimppa! Selvitys Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastokimppojen kirjastojärjestelmien yhdistämisen ja yhteistyön lisäämisen toiminnallisista edellytyksistä Jani Ikonen, Hankepäällikkö Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 16.3.2015 Sisällysluettelo Hankkeen taustoista ........................................................................................................................................... 2 Termistö............................................................................................................................................................. 3 1 Hankkeen kirjastot ja kimpat ........................................................................................................................... 6 1.1 Etelä-Pohjanmaan alue ............................................................................................................................................ 6 1.2 Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan alue ................................................................................................................... 9 1.3 Statistiikkaa hankkeen kirjastoista ja kunnista ....................................................................................................... 10 2 Muita isoja suomalaisia kirjastokimppoja ..................................................................................................... 10 2.1 HelMet-kirjastot ..................................................................................................................................................... 10 2.2 Keski-kirjastot ......................................................................................................................................................... 12 2.3 Kyyti-kirjastot ......................................................................................................................................................... 13 2.4 OUTI-kirjastot ......................................................................................................................................................... 14 2.5 PIKI-kirjastot ........................................................................................................................................................... 15 2.6 Vaara-kirjastot ........................................................................................................................................................ 16 2.7 Vaski-kirjastot ......................................................................................................................................................... 17 2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista kirjastokimpoista .............................................................................................. 18 2.9 Suomen kirjastokimpat .......................................................................................................................................... 18 3 Tulevaisuuden mahdollisuudet ..................................................................................................................... 20 3.1 Kirjastojärjestelmät ................................................................................................................................................ 20 3.2 Tietokantojen yhdistäminen................................................................................................................................... 24 3.3 Seutukuljetukset ..................................................................................................................................................... 26 3.4 Yhteinen kirjastokortti ............................................................................................................................................ 27 3.5 Keskitetty hankinta ................................................................................................................................................. 28 3.6 Yhteinen varastokokoelma ..................................................................................................................................... 28 3.7 Mobiilisovellus ........................................................................................................................................................ 29 4 Muuta huomioitavaa ..................................................................................................................................... 30 4.1 Hallinto ja yhteiset kulut ........................................................................................................................................ 30 4.2 BTJ Arvo ja Osa-Arvo .............................................................................................................................................. 30 4.3 Melinda ja RDA ....................................................................................................................................................... 31 4.4 E-kirjat ja Ellibs ....................................................................................................................................................... 32 4.5 Muu e-aineisto ....................................................................................................................................................... 33 4.6 RFID ja viivakoodit .................................................................................................................................................. 33 4.7 Yhteiset Internet-sivut ............................................................................................................................................ 34 5 SWOT-Analyysit ............................................................................................................................................. 35 6 Hankepäällikön johtopäätökset ja suositukset.............................................................................................. 37 1 Hankkeen taustoista Etelä-Pohjanmaan kirjastot tekevät keskenään paljon yhteistyötä. Maakuntakirjasto mm. vetää alueellisten hankkeiden ohjausryhmää ja yleensä meneillään on yhtä aikaa useampikin koko Etelä-Pohjanmaan kattava yleisten kirjastojen hanke. Lisäksi tärkeänä yhteistyön muotona ovat ns. kirjastokimpat. Kimpoilla on yleensä yhteinen aineisto- ja asiakastietokanta, yhteinen kirjastokortti, yhteiset käyttösäännöt, yhteinen ekirjakokoelma ja voi olla yhteinen maksupolitiikkakin sekä aineistokuljetukset. Yksittäisen kunnankirjaston resurssien heiketessä asiakkaat hyötyvät kirjastojen välisestä yhteistyöstä mm. saamalla käyttöönsä aineistoa naapurikunnasta tai e-aineistoja yhteisestä e-kokoelmasta. Kirjastojen yhteistyölle haasteita kuitenkin tuovat toisaalta kuntakentän muutokset ja toisaalta kuntien huonontunut taloustilanne. Kun kuntarakenteessa tapahtuu muutoksia, esimerkiksi kuntaliitoksia, jotka eivät noudata kirjastojen ns. kimpparajoja, seuraa siitä haasteellinen tilanne, jossa tietokannat pitää irrottaa vanhasta kimpasta ja liittää (konvertoida) uuden kunnan tietokantaan. Operaatiot teettävät paljon työtä ja ovat lisäksi kalliita. Jos kimppa on muodostunut vain muutamista kirjastoista, joiden taloudelliset resurssit ovat pienet, eivät asiakkaat välttämättä hyödy yhteistyöstä toivotulla tavalla ja toisaalta tietokantojen ja ohjelmistojen ylläpito vie kohtuuttoman ison osan kirjastojen/kuntien budjetista. Näitä haasteita on muualla Suomessa lähdetty ratkomaan mm. isojen, maakunnallisten kimppojen ja seutukirjastojen avulla. Koko maakunnan tai lähes koko maakunnan kattavat kimpat löytyvät mm. Pirkanmaalta, Keski-Suomesta, Varsinais-Suomesta ja Uudeltamaalta. Tämän selvityksen tavoitteena on selvittää, millaisia mahdollisuuksia Etelä-Pohjanmaalla on lisätä kirjastojen välistä kaikenlaista yhteistyötä, millaisia esteitä yhteistyölle on, ja mitä yhteistyön tiivistäminen tarkoittaisi kuntien, kirjastojen ja asiakkaiden kannalta nyt ja tulevaisuudessa. Selvityksessä luodaan lyhyt katsaus myös Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan tilanteeseen. Hanketta hallinnoi Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto ja sitä on rahoittanut Pohjanmaan AVI. Mervi Heikkilä Kirjastotoimen johtaja Seinäjoen Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Jani Ikonen Hankepäällikkö Seinäjoen Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 2 Termistö Koska tässä selvityksessä muuten käytettäisiin samaa termiä kahdesta eri asiasta, asioiden selventämiseksi nykyisistä kimpoista käytetään sanaa kimppa ja näiden kimppojen yhteisestä kokonaisuudesta sanaa klusteri. Klusteri tarkoittaa taloustieteessä yritysten ja yhteisöjen muodostamia maantieteellisiä keskittymiä, jotka ovat muodostuneet toisiinsa sidoksissa olevista toimialoista ja niihin liittyvistä muista toimijoista. Klusteriajatus perustuu siihen, että verkostoyhteyksillään organisaatio voi tuottaa hyötyä itselleen ja koko verkostolle. Aineisto ja nide Nykyaikaisista kirjastoista voi lainata paljon muutakin kuin perinteisiä kirjoja. Lainattava kohde voi olla esimerkiksi sarjakuva, elokuva, musiikkia, konsolipeli, lautapeli tai vaikka ompelukone. Tämän vuoksi kirjan sijaan käytetään usein kirjaston asiakkaille suunnatuista sisällöistä yleistermiä aineisto. Nide taas on yksi tietty kappale kyseistä aineistoa (esimerkiksi samaa kirjaa voi löytyä hyllystä monta nidettä). Asiakasjärjestelmä Kirjaston työntekijöiden käytössä olevan kirjastojärjestelmän lisäksi myös pelkistetympi versio, jonka avulla asiakas pääsee tekemään hakuja kirjaston tietokannoista. Asiakastietokannassa toiminta on rajoitettu asiakkaan omiin tietoihin ja aineistotietokannassa pelkästään aineistohakuihin sekä -varauksiin. Asiakasjärjestelmästä käytetään usein termiä verkkokirjasto, sillä asiakasjärjestelmän käyttöliittymä löytyy kirjaston Internet-sivuilta (esimerkiksi https://seitti.seinajoki.fi/web/arena). E-kirja E-kirja on digitaalisessa muodossa oleva kirjallinen teos. E-kirjoja voi lukea tietokoneelta, älypuhelimista, taulutietokoneilta ja lukulaitteilta, joihin kirja ladataan luettavaksi. Kirjastoista lainattavat e-kirjat hankitaan pääasiassa lisensseinä, jotka ovat voimassa vain määrätyn ajan ja oikeuttaa rajattuun määrään yhtäaikaisia lainaajia. 3 Kaukolainaus Kaukolainaus on kirjaston asiakkaille tarjottava palvelu, jota toteutetaan Suomen laajuisesti kirjastojen välisenä yhteistyönä. Jos asiakkaan tarvitsemaa teosta ei ole saatavilla asiakkaan omasta kirjastosta, se voidaan kaukolainata jostain toisesta kirjastosta. Lähtökohtaisesti kaukolainoja tehdään muista Suomen kirjastoista, mutta toisinaan myös ulkomailta asti. Kaukolainatut kirjat toimitetaan toiseen kirjastoon pääsääntöisesti postin välityksellä. Kaukopalvelusta perittävät maksut vaihtelevat kirjastoittain. Kelluva aineisto Kelluvalla aineistolla tarkoitetaan sitä, että kirjastoilla ei ole varsinaisesti omaa aineistokokoelmaa, vaan kaikki on koko kirjastokimpan tai kunnan eri toimipisteiden yhteistä materiaalia. Nide hyllytetään siihen kirjastoon, mihin se on palautettu. Sama nide voi siis löytyä tällä viikolla pääkirjaston hyllystä ja seuraavalla viikolla lähikirjastosta. Konttiauto Perinteisen linja-automallin sijaan konttiauto koostuu kuorma-auton alustasta, johon on yhdistetty kirjastoautokäyttöön suunniteltu irrotettava kontti. Tarvittaessa kontti voidaan vaihtaa uuteen alustaan ilman, että tarvitsee hankkia kokonaan uutta autoa. Konvertointi Konvertoinnilla tarkoitetaan tiedon muuttamista muodosta toiseen. Käytännössä kirjastomaailmassa termiä voidaan käyttää esimerkiksi tietokantojen käyttämien formaattien muuttamista toiseen, jotta uusi kirjastojärjestelmä ymmärtäisi aineistotietokantojen sisällön tai esimerkiksi kirjojen nidekohtaisen tunnuksen siirtämistä viivakoodista RFID-tagiksi. Konvertoinnin jälkeen voidaan siis välittää sama tieto eteenpäin toisella tavalla. Kuvailu ja luettelointi Kuvailun ja luetteloinnin tarkoitus on tallentaa ja järjestää kirjaston hankkimiin aineistoihin liittyvät tiedot (metatiedot) niin, että kirjaston asiakkaat ja henkilökunta löytävät helposti vastaukset muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Mitä tietty henkilö on kirjoittanut? Mitä aineistoa on olemassa tietystä aiheesta? Millaisia versioita (painoksia, laitoksia, käännöksiä jne.) on olemassa tietystä teoksesta? Luettelointi tehdään kuvailusääntöjen ja formaattien mukaisesti, jolloin kirjastojen tietokantoihin tallennetut tiedot olisivat keskenään yhdenmukaisia ja että tieto olisi riittävän jäsenneltyä tiedon koneellista käsittelyä varten. 4 Maakuntakirjasto Suomen yleisistä kirjastoista 18 toimii myös maakuntakirjastona. Maakuntakirjaston tehtävänä on mm. tukea alueensa yleisten kirjastojen tieto- ja kaukopalvelua; kehittää tietopalvelua sekä perehdyttää kirjastojen henkilöstöä kirjastotyön uusiin toimintamuotoihin ja kehittämishankkeisiin. Kaikissa maakunnissa on maakuntakirjasto. Hanketta koskevista kirjastoista Seinäjoen kaupunginkirjasto on EteläPohjanmaan, Kokkolan kaupunginkirjasto Keski-Pohjanmaan ja Vaasan kaupunginkirjasto Pohjanmaan maakuntakirjasto. Rajapinta Ohjelmointirajapinnan tehtävänä on tulkata kahden tai useamman erilaisen ohjelmiston välistä liikennettä. Rajapintojen avulla voidaan siis käyttää esimerkiksi kahta eri aineistotietokantaohjelmaa eri yksiköissä niin, että molemmat pystyvät hakemaan datan samasta tietokannasta. RFID RFID on teknologia, joka on pikkuhiljaa syrjäyttämässä viivakoodien käyttämisen niin kirjastoissa kuin muillakin toimialoilla. RFID:n, eli Radio Frequency IDentification perusidea on langattomassa radiotaajuuksilla toimivassa aineiston lukemisessa. Aineiston lukeminen on helpompaa sillä toisin kuin viivakoodeissa, lukijan ei tarvitse fyysisesti nähdä RFID-tagia. Riittää kun tagi käy lukualueella. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tagit voidaan sijoittaa kirjan kansien sisäpuolelle ja teknologian sen salliessa, kirjoja voi lukea (lainata/palauttaa) monta kerrallaan suoraan kirjojen kansien läpi. RFID-tagissa on samalla myös sisäänrakennettu varkaudenestojärjestelmä, joten erillisiä hälytystarroja ei tarvita. Seutukuljetus Seutukuljetuksella tarkoitetaan kirjastokimpan kirjastojen välisiä aineistokuljetuksia. Sovittaessa asiakkaat voivat siis varata muiden kimpan kirjastojen aineistoja ja hakea ne haluamastaan yksiköstä. Aineistot voi myös palauttaa muihin kimpan kirjastoihin, joista se kuljetetaan aineiston omistavaan yksikköön. Seutukuljetukset voivat olla maakunnallisia tai seudullisia. Myös yhden kunnan sisällä toimivien kirjastopisteiden välillä on usein aineistokuljetuksia. Näistä ei kuitenkaan puhuta seutukuljetuksina, jos ne eivät ylitä kuntarajoja. Tietokannat Tietokanta on tietotekniikassa käytetty termi tietovarastolle. Se on kokoelma tietoja, joilla on yhteys toisiinsa. Selvityksen ja kirjastojen kannalta asiakastietokanta ja aineistotietokanta ovat oleellisimpia. Kyse on erillisistä tietokannoista. Asiakastietokannassa säilytetään asiakasrekisteriä ja asiakkaiden lainaus- sekä varaustietoja. Aineistotietokannassa säilytetään kirjastojen kokoelmaa koskevat tiedot. 5 1 Hankkeen kirjastot ja kimpat Raportissa on helpottamisen vuoksi värikoodattu hankkeen kirjastot ja kimpat seuraavasti: Anders Ilmajoki Krannit Lakia Oiva Seitti Vaasa YTY 1.1 Etelä-Pohjanmaan alue Etelä-Pohjanmaan alueella toimii lukuisia erikokoisia kirjastokimppoja sekä yksi kirjasto, joka ei kuulu mihinkään kimppaan. Tähän osioon on koottu hanketta koskevien kirjastokokonaisuuksien perustietoja ja katsaukset tämän hetkisiin tilanteisiin. 6 1.1.1 Ilmajoki Ilmajoki on yksi hankkeen kunnista, joka ei toistaiseksi kuulu mihinkään kirjastokimppaan ja sen vuoksi kirjastojen välistä yhteistyötäkin on hyvin vähän. Pääkirjaston lisäksi kirjastopalveluja tarjoaa kunnan asiakkaille kirjastoauto. Ilmajolla asuu yhteensä noin 12 000 asukasta. Toistaiseksi yhteistyöalueen laajentamiseen liittyviä suunnitelmia on lykätty mm. aiempien kirjastojärjestelmien eroavaisuuksien vuoksi. Vaikka itse kirjastopalvelut rajoittuvat tällä hetkellä vain omaan kuntaan, on Ilmajoki tehnyt yhteistyötä Seinäjoen alueen kanssa osana kuntien hankintarengasta. Yhteyshenkilö: Paulamäki, Esa – Kirjasto- ja kulttuurijohtaja – Ilmajoen kaupunginkirjasto 1.1.2 Krannit Krannit-kimppaan kuuluvat Isojoen, Jalasjärven, Karijoen, Kaskisten, Kauhajoen, Kurikan ja Teuvan kunnat. Kaupungin- ja kunnankirjastojen lisäksi kimpassa ovat Jurvan ja Päntäneen lähikirjastot sekä neljä kirjastoautoa. Lisäksi Kauhajoella on toimipisteeksi luettava Kirjaston kotiin annettavat palvelut (KKAP). Kyse on Tieto Hoiva -kirjaston mobiilikotipalvelusta, joka on palvelukokonaisuus kaupungin kotihoidon ja Celia-kirjaston kanssa. KKAP on vakiintunut, vaikkakin vielä kehitysvaiheessa oleva palvelu. Hankkeena Tieto Hoiva päättyy vuonna 2015. Krannit-kimpan alueella asuu noin 46 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat sekä kirjastokortti. Tietokantapalvelimien ylläpito on ostettu palveluna Axiellilta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Axiell Arena. Maksuja, käyttösääntöjä ja kokoelmapolitiikkaa käsitellään yhdessä, joskin kirjastokohtaisia eroavaisuuksia löytyy. Kimpan yhteisiä asioita ohjataan Krannit-kokouksissa, joka kiertää jokaisessa kimpan kirjastossa vuorollaan. Krannit-kimpan kirjastot kilpailuttavat yhdessä myös kirjallisuuden hankinnat, lehdet, e-aineisto ja osan avaineistosta. Aineistokuljetukset kulkevat Krannit-kimpan kirjastoissa kaksi kertaa viikossa. Kuljetuskimpasta on käytetty termiä kapsäkki. Monia kimpan tarjoamia palveluita kehitetään yhdessä ja yhteistyöstä on saatu taloudellista etua. Yhteyshenkilö: Pieski, Pirjo – Kirjastotoimen johtaja – Kauhajoen kaupunginkirjasto 1.1.3 Lakia Lakia-kimppaan kuuluvat Isonkyrön, Kauhavan, Laihian ja Lapuan kunnat. Kaupungin- ja kunnankirjastojen lisäksi kimpassa ovat Tiistenjoen sivukirjasto, Alahärmän, Kortesjärven, ja Ylihärmän lähikirjastot sekä neljä kirjastoautoa. Lakiaan kuuluu eteläpohjalaisten kirjastojen lisäksi siis myös kaksi kirjastoa Pohjanmaan maakunnan alueelta. Kimpan alueella asuu yhteensä noin 44 500 asukasta. Kirjastoilla on käytössä yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, jotka on ostettu palvelimineen palveluna Axiellilta. Kirjastojen väliset seutukuljetukset toimivat kaikkien Lakian kirjastojen välillä kaksi kertaa viikossa. Seutukuljetuksista peritään asiakkaalta maksu. Yhteyshenkilö: Hakala, Marita – Kirjastotoimen johtaja – Lapuan kaupunginkirjasto 7 1.1.4 Oiva Oiva-kimppaan kuuluvat Alavuden ja Ähtärin kaupungit. Kaupunginkirjastojen lisäksi kimpassa on Töysän lähikirjasto ja kaksi kirjastoautoa. Alavus on isoimpana kirjastona enemmän vetovastuussa, mutta kaikki yksiköt toimivat yhteistyössä. Oiva-kimpan alueella asuu yhteensä noin 18 000 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, kirjastokortti sekä käyttösäännöt. Tietokantapalvelimien ylläpidosta vastaa Alavuden kaupungin tietohallinto. Seutukuljetukset on toteutettu niin, että kirjastojen kirjastoautot kohtaavat kerran viikossa Hakojärvellä ja vaihtavat keskenään kuljetuksessa olevat aineistot. Oiva-kimpalla on ollut useita yhteisiä hankkeita vuosien varrella. Suurin niistä oli yhteinen kirjojen varastointihanke, jossa jaettiin kullekin kolmelle kirjastolle varastointiluokat, esim. Alavus varastoi suurimman osan tietokirjallisuudesta. Oiva-kimppa on tiiviisti mukana maakunta-alueen yhteishankkeissa. Yhteyshenkilö: Lakso, Pirjo – Kirjastotoimen johtaja – Alavuden kaupunginkirjasto 1.1.5 Seitti Seitti-kimppaan kuuluvat Seinäjoki ja Kuortane. Seinäjoella on uuden pääkirjasto Apilan lisäksi Nurmon, Peräseinäjoen ja Ylistaron lähikirjastot sekä Keski-Nurmon kombikirjasto, Törnävän laitoskirjasto ja Seinäjoen lukion kirjasto. Käytössä on myös kaksi kirjastoautoa: Sepe ja Ykä, joista Sepe vaihtuu alustavien suunnitelmien mukaan uuteen konttiautoon vuoden 2015 aikana. Kuortaneella on kunnankirjasto. Seittikimpan alueella asuu yhteensä noin 64 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat sekä kirjastokortti. Tietokantapalvelimien ylläpidosta vastaa Seinäjoen kaupungin tietohallinto. Seinäjoen kirjastoilla on yhteiset käyttösäännöt, kokoelmapolitiikka ja kuljetuslogistiikka aineistokuljetuksia varten. Yhteisiä hankkeita on ollut vuosien varrella useita ja kirjastot järjestävät keskenään koulutuksia. Tällä hetkellä isoimpana yhteishankkeena on osallistuminen Finna-projektiin, jonka tarkoituksena on korvata nykyinen asiakaskäyttöliittymä. Yhteyshenkilö: Heikkilä, Mervi – Kirjastotoimen johtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 1.1.6 YTY YTY-kimppaan kuuluvat Alajärven, Evijärven, Lappajärven, Perhon, Soinin, Vetelin ja Vimpelin kunnat. Kaupungin- ja kunnankirjastojen lisäksi kimpassa on Lehtimäen, Pulkkisen, Räyringin ja Sääksjärven lähikirjastot sekä kaksi kirjastoautoa. Kimppaan kuuluu siis myös kaksi kirjastoa Keski-Pohjanmaan maakunta-alueelta. YTY-kimpan alueella asuu yhteensä noin 28 000 asukasta. Kirjastoilla on käytössä yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, joiden palvelimia ylläpitää kuntien omistama Järvinet Oy. Kirjastoilla on yhteinen seutukuljetus, joka ajetaan kerran viikossa. Kirjastoilla on myös yhteiset maksut ja käyttösäännöt. Kirjastot tekevät yhteistyötä myös aineistohankinnan ja säilytyksen suhteen. Esimerkiksi yhteistä lehtivarastoa on kehitetty niin, että tietyt kirjastot säilyttävät tiettyjä lehtiä, välttäen turhan moninkertaisen säilytyksen. Myös e-kirjakokoelma on yhteinen, mutta sitä ei ole enää viime aikoina kehitetty. Muulle aineistolle on sovittu painopistealueet, joihin kukin kirjasto panostaa. 8 YTY on yhdessä Lakian ja Krannien kanssa kilpailuttanut kuljetuksen ja vuodesta 2015 lähtien seutukuljetukset hoitaa yhteinen kuljetusyrittäjä. Tämä antaa tulevaisuudessa myös mahdollisuuden kimppojen välisen aineiston kuljettamiseen. Yhteyshenkilöt: Kyrönlahti, Tarja – Kirjastotoimen johtaja – Alajärven kaupunginkirjasto Honkakoski, Matti – Toimitusjohtaja – Järvinet Oy 1.2 Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan alue Lähtökohtaisesti hankeselvityksessä on keskitytty Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastoihin. Vuoden 2013 alussa Vähäkyrö on kuntaliitoksen kautta siirtynyt osaksi Vaasaa, mutta on samalla ollut yksi Lakiakirjastoista. Näin Vaasa tuli mukaan selvitykseen yhdeksi vaihtoehdoksi. Vaasan ehdotuksesta yhtenä vaihtoehtona mukaan liittyivät vielä Anders-kirjastot Kokkolan alueelta. 1.2.1 Anders Anders-kimppaan kuuluu Halsuan, Kannuksen, Kaustisten, Kokkolan, Lestijärven ja Toholammen kunnat. Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto toimii kimpan päävetänäjä ja yhteisiä asioita ohjataan Anders-kokouksissa. Anders-kimpan alueella asuu yhteensä noin 62 500 asukasta. Kirjastoilla on yhteiset asiakas- ja aineistotietokannat, kirjastokortti, maksut sekä käyttösäännöt. Yhteinen seutukuljetus ajetaan kerran viikossa. Kokoelman osalta yhteistyötä on tehty e-aineistojen hankinnassa ja kirjastot kilpailuttavat yhdessä kirjallisuuden hankinnat, lehdet ja osan av-aineistosta. Yhteyshenkilö: Forsberg, Susann – Kirjastotoimen johtaja – Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 1.2.2 Vaasa Vaasa on yksi hankkeen kaupungeista, joka ei kuulu mihinkään kimppaan. Vaasan kaupunginkirjastossa on pääkirjaston lisäksi 8 lähikirjastoa Huutoniemessä, Merikaarrossa, Palosaaressa, Sundomissa, Suvilahdessa, Tervajoella, Variskassa ja Vähäkyrössä. Käytössä on myös kirjastoauto. Hakeutuva kirjastotoiminta tuottaa laitoskirjastopalveluja 2 kiinteään laitoskirjastoon sekä useisiin pienlaitoksiin. Vaasan alueella asuu yhteensä noin 67 000 asukasta. Joulukuussa 2014 Vähäkyrö siirtyi Lakia-kimpasta osaksi Vaasaa. Muutosprojektissa Vaasa vaihtoi samalla kirjastojärjestelmän ja otti ensimmäisenä Suomessa käyttöön Open Library Solutions Finland Oy:n toimittaman MikroMarc3 -kirjastojärjestelmän. Asiakaskäyttöliittymänä on vuonna 2012 käyttöönotettu CS Library, joka on saman toimittajan järjestelmä. Kirjaston järjestelmät ylläpidetään Vaasan kaupungin konesalissa. Maakunnallisesti Vaasa tekee yhteistyötä alueen kirjastojen kanssa mm. e-aineistojen hankinnoissa, koulutuksissa ja tulevaisuudessa enemmän myös alueellisten kehittämishankkeiden muodossa. Yhteyshenkilö: Varjo, Sami – IT-suunnittelija – Vaasan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 9 1.3 Statistiikkaa hankkeen kirjastoista ja kunnista Kuntien tilastot on kerätty väestörekisterin ja maanmittauslaitoksen vuoden 2014 tilastoista. Esitettävät luvut ovat pyöristettyjä, mutta laskelmissa on käytetty tarkkoja lukuja. Kunnat Asukkaat Pinta-ala Anders 62 500 3922 km2 Ilmajoki 12 200 580 km2 Krannit Lakia Oiva Seitti 46 600 44 600 18 300 64 600 4625 km2 2945 km2 2062 km2 1954 km2 Vaasa 67 000 369 km2 YTY 27 700 2953 km2 Kirjastojen statistiikka on kerätty kirjastot.fi:n vuoden 2013 tilastoista. Kirjastot Kokoelma Anders 645 000 Ilmajoki 84 000 Krannit 553 000 Lakia 464 000 Oiva 209 000 Seitti 526 000 Vaasa 605 000 YTY 581 000 Henkilötyövuodet 65,65 7,16 39,47 37,25 15,52 64,55 75,32 27,63 627 000 106 000 422 000 389 000 142 000 545 000 649 000 332 000 10 8,7 9 8,7 7,9 8,4 9,7 11,9 Fyysiset käynnit Per asukas 2 Muita isoja suomalaisia kirjastokimppoja Suomessa toimii useita isoja kirjastokimppoja. Vaikka tässä hankkeessa onkin kyse jo nykyisten kimppojen yhdistämisselvityksestä, klusterista, voimme silti ottaa opiksi myös muiden sekä maantieteellisesti että kirjastomäärällisesti isompien kimppojen toimintatavoista ja kokemuksista. 2.1 HelMet-kirjastot HelMet-kimppaan kuuluvat Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kaupungit. Alueella on yhteensä 69 kirjastoa. Yhteistyö on alkanut jo 1970-luvulla ja tiivistynyt vuosien myötä. HelMet-kirjastojen alueella asuu noin 1 100 000 asukasta. Helsingin kaupunginkirjasto on samalla yleisten kirjastojen keskuskirjasto. HelMet-kimpassa jokaisella kaupungilla on oma kilpailutettu sopimus kuljetuksista. Jokaisella kaupungilla on yksi toimipiste, jonka kautta kaupunkien väliset aineistokuljetukset suoritetaan. Yhteisistä päätöksistä vastaa HelMet-johtoryhmä, johon kuuluvat kaikkien kimpan kaupunkien kirjastotoimen johtajat, joista yksi toimii puheenjohtajana. Puheenjohtajuus kiertää kaupunkien välillä puolen vuoden välein. Yhteiset kustannukset jaetaan kirjastojen kesken sovituilla prosenteilla. HelMet-kirjastot kilpailuttivat kirjastojärjestelmän 2000-luvun alussa. Järjestelmäksi valittiin Millennium (Millennium Integrated Library System), jonka toimittaja on Innovative Interfaces. Tärkeä valintakriteeri oli, että järjestelmä on käytössä suurissa yleisissä kirjastoissa ja että se pystyy käsittelemään HelMet-kirjastojen vuotuisen lainamäärän (n. 17 miljoonaa). Millennium oli käytössä vuosina 2003-2013. 10 Marraskuussa 2013 Helmet siirtyi saman toimittajan uudempaan Sierra-järjestelmään. Koska Millennium oli toiminut vakaasti, päätös järjestelmän päivittämisestä oli helppo. Sierrassa on sama toimintalogiikka ja samat rajapinnat kuin Millenniumissa. Tärkein muutos oli uusi tietokanta (PostgreSQL), joka mahdollistaa ohjelmiston paremman jatkokehityksen ja antaa myös kirjastoille mahdollisuuden SQL-kyselyiden käyttöön (jos kirjastossa on kirjastojärjestelmän tuntevia, SQL-taitoisia henkilöitä). Innovative kehittää myös henkilökunnan käyttöön tarkoitettua mobiilisovellusta (mm. varauslistojen käsittelyyn). Kansainvälisen kirjastojärjestelmän myötä myös tukipalvelut on sijoitettu ympäri maailmaa. Tämä tarkoittaa sitä, että ongelmatilanteissa auttava osapuoli saattaa sijaita Euroopassa, Yhdysvalloissa tai Intiassa. Help Desk on käytettävissä kaikkina vuoden päivinä mihin kellonaikaan tahansa. HelMet-kirjastoissa oli pitkään käytössä erillinen hankintajärjestelmä. Espoon kaupunginkirjasto siirtyi Sierran hankintaan vuonna 2012, Vantaan kaupunginkirjasto vuonna 2013 ja Helsingin sekä Kauniaisten kaupunginkirjastot keväällä 2014. Luettelointitietueissa HelMet-kirjastot eivät varsinaisesti käytä BTJ Arvopalvelua, mutta ne kuitenkin ostavat täydet luettelointitietueet BTJ:ltä. HelMet-kirjastoissa ei ole henkilöresursseja vapaan lähdekoodin kirjastojärjestelmän ylläpitämiseen, joten esimerkiksi Kohan käyttöönottoa ei pidetä realistisena vaihtoehtona. Lisäksi Sierra on ollut käytössä vasta vuoden, joten järjestelmän vaihtaminen ei juuri nyt ole ajankohtaista. Vuoden 2015 suunnitelmissa on Sierran päivitys versioon 2. Aineistohakuna on joulukuusta 2010 alkaen ollut Innovativen Encore-ohjelmisto nimellä HelMet-haku. Encore on valmis ohjelmisto, eikä se juurikaan ole muokattavissa. HelMet aikoo ottaa käyttöön OverDriven e-kirjojen integroinnin Encoressa. OverDriven e-kirjoja voi sen jälkeen lainata ja varata suoraan Encoressa siirtymättä OverDriven käyttöliittymään ja e-lainat näkyvät myös Omissa tiedoissa. Kirjastojärjestelmän käyttöpalvelusta vastaa Tieto Finland Oy. HelMetillä on Tiedossa 3 Linux-palvelinta (Sierra-tietokantapalvelin, Sierra-sovelluspalvelin ja Encore-palvelin). Tieto vastaa palvelimista, varmistuksista, postitse lähetettävien varausilmoitusten ja muistutusten tulostuksesta sekä tietojen siirrosta perintätoimisto Lindorffille. Sähköpostin välityksestä sekä erikseen toteutetusta tekstiviestipalvelusta vastaa Portalify Oy. HelMet-kirjastoissa oli käytössä projektirahoituksella toteutettu mobiilisovellus Taskukirjasto. Sen ylläpitoon ei kuitenkaan ollut enää resursseja, joten sen tarjoaminen asiakkaille jouduttiin lopettamaan marraskuussa 2014. Käytössä on kuitenkin edelleen Helsingin kaupunginkirjaston ylläpitämä suppea mobiilisivusto (mobi.helmet.fi), Encore-haun mobiiliversio (haku.helmet.fi/iii/mobile) ja perinteisen HelMet-haun mobiiliversio (m.helmet.fi), omine tietoineen. Innovative kehittää myös asiakkaiden käyttöön tarkoitettua mobiilisovellusta. Yhteyshenkilöt (8.12.2014–27.1.2015): Aakko, Susanna – Sovelluspäällikkö, pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmä – Helsingin kaupunginkirjasto Holmberg, Satu – Osastonjohtaja, keskitetyt lainauspalvelut – Helsingin kaupunginkirjasto 11 2.2 Keski-kirjastot Keski-kirjastoihin kuuluu joulukuusta 2014 lähtien 23 kuntaa ja alueella asuu yhteensä noin 268 000 asukasta. Keski-kirjastot kattavat nyt siis koko Keski-Suomen maakunta-alueen. Kimppa on kokoluokaltaan hyvin lähellä tämän hankkeen mahdollisen klusterin kokoa. Keski-kirjastoilla on käytössä yhteinen asiakasja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena. Jälkimmäiseen kirjastot eivät ole olleet täysin tyytyväisiä ja sen vuoksi ovat olleet myös mukana Finnahankkeessa, aivan kuten useat hankkeen kirjastokimpat. Jyväskylän kaupunginkirjasto toimii Keski-Suomen maakuntakirjastona. Kimpan yhteisistä asioista päättää ohjausryhmä, johon kuuluvat Keski-kirjaston kuntien kirjastotoimenjohtajat. Ohjausryhmäkokouksia järjestetään muutaman kerran vuodessa. Pääsääntöisesti yhteisten hankintojen kulut jaetaan kuntien asukaslukujen suhteessa. Maakuntakirjastona Jyväskylän kaupunginkirjasto on kuitenkin hankkinut yhteistä e-aineistoa myös koko maakunnalle omalla kustannuksella. Kuljetukset on kilpailutettu ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta. Epäsäännöllisten kuljetusaikojen vuoksi Keski-kirjastoissa ei ole siirrytty yhteiseen varausjonoon. Toisista kirjastoista saa siis varattua vain hyllyssä olevaa materiaalia. Kimppa on lisännyt kirjastojen välistä yhteistyötä mm. kilpailutusten, koulutusten, tiimien, projektien, tilauksien ja matkojen muodossa. Kimpan hyväksi tehtävää työtä on siis entistä vaikeampi erottaa entisestä maakuntakirjastotyöstä. Kokonaisuudessaan kimppaa pidetään asiakkaan kannalta hyvänä laajemman kokoelman ja yhteisen kirjastokortin kannalta. Ja onhan työntekijäkin tyytyväisempi silloin kun asiakkaat ovat tyytyväisempiä. Hankintaa ja luettelointia Keski-kirjastoissa on yhdistetty niin, että päällekkäiseltä työltä vältytään mahdollisimman paljon. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietueet luodaan vain yhdessä toimipisteessä, josta muut yksiköt poimivat valmiit tietueet. Myös tilauksia on keskitetty, mutta keskittäminen kohdistuu lähinnä toimistotarvikkeisiin eikä vielä toistaiseksi aineistoon. Keski-Kirjastoilla on käytössä myös BTJ-Arvo. Yhteyshenkilö (5.11.2014–29.1.205): Hälinen, Juha – Verkkopalvelusuunnittelija – Jyväskylän kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 12 2.3 Kyyti-kirjastot Kyyti-kirjastoihin, eli Kymenlaakson kirjastoihin kuuluu yhteensä 7 kuntaa, joissa on yhteensä 22 kirjastoa ja 5 kirjastoautoa. Kouvolan kaupunginkirjasto toimii Kymenlaakson maakuntakirjastona. Asukkaita Kyytikirjastojen alueella on noin 180 000. Kirjastoilla on käytössä Axiell Origo kokonaisjärjestelmä. Yhteisten tietokantojen ylläpito on ulkoistettu Axiellille. Järjestelmän uusiminen nähdään Kyyti-kirjastoissa ajankohtaiseksi asiaksi ja katseet ovatkin kohdistuneet Koha-projektin suuntaan. Kimpan hallinnollisista asioista päättää johtoryhmä, jossa on edustaja jokaisesta kimpan kunnasta. Puheenjohtajana toimii maakuntakirjaston edustaja. Yhteiset kustannukset jaetaan kimpan kuntien kesken kerran kolmessa vuodessa tarkastettuun asukaslukuun suhteutettuna. Kirjastojen välisiä kuljetuksia on järjestetty vuoden 2006 syksystä alkaen. Aluksi mukana olivat suurimmat kirjastot ja pikku hiljaa mukaan liittyivät myös pienimmät. Tällä hetkellä mukana ovat jo kaikki kimpan kirjastot. Kaikkia kuljetuksia ei tehdä jokaisen kirjaston välillä, vaan esimerkiksi Kouvolan ja Pyhtään väliset kuljetukset menevät Kotkan kautta. Käytössä on siis ns. välipysähdyspaikkoja. Aluksi Kyyti kilpailutti kuljetuksen itse, mutta kuntaliitoksen myötä 2009 kirjastokuljetukset on liitetty osaksi Kouvolan kaupungin kilpailuttamaa sisäistä kuljetusta. Sama kuljetusliike on voittanut tähänastiset tarjouskilpailut. Nykyään käytössä on kaksi autoa ja kolme vakioreittiä, eteläinen ajetaan kolme, pohjoinen kaksi ja läntinen kaksi kertaa viikossa. Nämä kuljetusmäärät on nähty Kyyti-kirjastoille riittäviksi. Toimintatavoissa mainitsemisen arvoinen asia on hyllyvarausten painotettu poimiminen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että varattu nide poimitaan sellaisen kirjaston hyllystä, josta sen toimittaminen vie vähiten aikaa asiakkaan kannalta. Tämä on varmasti jo yleinen toimintatapa eri kimpoissa, mutta sen merkitys kasvaa entisestään kimpan ja välimatkojen kasvaessa suuremmaksi, kuten tämän hankkeen kohdalla voi käydä. Yhteyshenkilöt (4.11.2014–26.1.2015): Sali, Merja – Kirjastotoimenjohtaja – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Sirén, Helena – Kirjastovirkailija, kaukopalvelu – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Skog, Christer – Verkkopalveluasiantuntija – Kouvolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 13 2.4 OUTI-kirjastot OUTI-kirjastoihin kuuluu yhteensä 9 kuntaa ja kaupunkia, joissa on yhteensä 45 kirjastoa ja 4 kirjastoautoa. Oulun kaupunginkirjasto toimii Pohjois-Pohjanmaan maakuntakirjastona. Asukkaista OUTI-kirjastojen alueella on noin 285 000. Kirjastoilla on käytössä PallasPro kirjastojärjestelmä ja asiakaskäyttöliittymänä Axiell Intro. Yhteisten tietokantojen ylläpidosta vastaa Oulun Tietotekniikka. Kirjastojärjestelmään liittyvät asiat ovat olleet OUTI-kirjastoissa viime aikoina hyvin esillä, sillä heillä on juuri alkamassa Kohti Kohaa hanke. Tätä ennen OUTI-kirjastot tutustuivat uusiin kirjastojärjestelmiin Avoimesti yhdessä – avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän kehittämishankkeen muodossa. OUTI-kirjastoissa yhteisistä päätöksistä vastaa ohjausryhmä, jonka jäsenet tulevat kaikista kimpassa mukanaolevista kirjastoista. Ohjausryhmää johtaa Oulun kaupunginkirjaston apulaisjohtaja. Päätöksissä pyritään aina parhaan mukaan yksimielisiin lopputuloksiin. Kimpan yhteiset maksut jaetaan kuntien asukaslukujen mukaan, mutta kirjastot voivat tehdä myös omia itsenäisiä hankintoja. Maakuntakirjastona Oulun kaupunginkirjasto pyrkii tekemään yhteistyötä koko maakuntakirjastoalueen kanssa, ei vain OUTI-kimpan kesken. Näin ollen esimerkiksi koulutukset ja yhteinen logistiikka tarjotaan kaikille. OUTI-kimpan sisällä kirjastot ovat hankkineet keskitetysti yhteistä e-aineistoa ja siivonneet yhteistyöllä aineistorekisteriä. Oulun kaupungin koon vuoksi aineistokuljetukset on jaettu kahteen eri osioon: Oulun kirjastojen välisiin kuljetuksiin ja OUTI-kimpan kirjastojen välisiin kuljetuksiin. Oulun sisäiset kuljetukset kulkevat joka päivä ja niistä vastaa Oulun kaupungin tekninen liikelaitos, joka puolestaan on ulkoistanut toimen yksityiselle palveluntarjoajalle. Kuljetukset hoidetaan isolla pakettiautolla ja päivittäiselle reitille tulee pituutta yli 100 km. Alueellisia OUTI-kirjastojen välisiä kuljetuksia muihin kuntiin kulkee kaksi kertaa viikossa. Kaikki kuormat kulkevat Oulun kautta, jossa lähetykset avataan ja lajitellaan lopullisiin määränpääkirjastoihin. Nämä kuljetukset ostetaan palveluna Posti Groupilta. Asiakkaille aineiston varaaminen maksaa 0,5 €. Itse kuljetuksista perittävät kustannukset on jaettu myös edellä mainitulla tavalla. Oulun kirjastojen välisistä kuljetuksista ei peritä maksua, mutta OUTI-kimpan alueelta kuljetusmaksu on 1 €/kpl. Oulu on siirtynyt aineistokokoelman täyskellutukseen. Tämä on vähentänyt oleellisesti kuljetettavan kuorman määrää, sillä nyt kuljetuksissa kulkee enää asiakkaiden varaukset, nidevaraukset ja muutamat kellutuksen ulkopuolelle jäävät aineistot. Ero on ollut suuri entiseen verrattuna, sillä pääkirjastoon saapui ennen päivän aikana noin 25–30 laatikollista omaa aineistoa. Myös OUTI-kimppa jatkaa laajenemista. Viime kesänä OUTIin liittyi Hailuodon ja Pyhäjoen kirjastot. Tällä hetkellä Utajärven kirjasto on tekemässä sopimusta OUTI-kimpan kanssa. Näiden kirjastojen aineistot eivät kuitenkaan ole vielä näkyvissä OUTI-verkkokirjastossa, sillä ne tulevat kunnolla osaksi järjestelmää vasta uuteen kirjastojärjestelmään siirryttäessä. Myös Raahe, Kuusamo, Taivalkoski ja Pudasjärvi ovat suunnitelleet OUTI-kimppaan liittymistä. Näiden osalta ei ole kuitenkaan vielä tehty lopullisia päätöksiä. Koska edellä mainitut kirjastot eivät ole vielä osana järjestelmää, niitä ei ole myöskään huomioitu raportin statistiikkaa koskevissa osioissa. Yhteyshenkilöt (15.12.2014–25.2.2015): Puolanne, Inka – Palvelupäällikkö, lainauspalvelut – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Saraste, Maija – Kirjastotoimen apulaisjohtaja – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Valkonen, Noora – Palvelupäällikkö, kokoelmapalvelut – Oulun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 14 2.5 PIKI-kirjastot PIKIin, eli Pirkanmaan yleisiin kirjastoihin kuuluu 22 kunnankirjastoa, joissa on yhteensä 70 toimipaikkaa. Tampereen kaupunginkirjasto toimii Pirkanmaan maakuntakirjastona. Asukkaita Pirkanmaan alueella on 504 000. Kirjastoissa on käytössä yhteinen asiakas- ja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena. PIKIllä on ollut monivuotinen reklamaatioprosessi molemmista ohjelmista. Nyt halutut ominaisuudet on lähes kaikki saatu toteutettua. Myös tietoturvaongelmat on saatu kuriin, joten reklamaatioprosessi on päätöksessä. Parannustoiveita kuitenkin vielä löytyy. Pääsääntöisesti yhteisistä päätöksistä vastaa PIKIn ohjausryhmä ja päätökset valmistelee Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjastossa toimiva PIKI-kimpan koordinaattori ja PIKI-kirjastojen johtajista sekä heidän kirjastoistaan nimeämistä henkilöistä valittu ohjausryhmä. Kimpan yhteiset kustannukset jaetaan asukaslukuihin suhteutettuna. Seutukuljetukset on järjestetty alueen kaikkiin pääkirjastoihin kaksi kertaa viikossa. Näistä Metso toimii logistiikkakeskuksena, jonka kautta aineisto kiertää muihin pääkirjastoihin ja niistä taas sivukirjastoihin. Myös muuta yhteistyötä kirjastoilla on paljon, tosin projektit toteutetaan pääsääntöisesti Tampereella. Aineistoa (lehdet, e-kirjat, kirjastokortit) on kilpailutettu yhdessä ja otettu yhteiseen käyttöön. Kimppaa koordinoi täysipäiväisesti yksi työntekijä. Sen lisäksi kimppa työllistää useita työntekijöitä etenkin Tampereella. Hankinta, luettelointi, koulutukset, tietohallinto ja verkkosuunnittelu ovat esimerkkejä Pikin eteen tehdystä yhteistyöstä. PIKI on siirtymässä juuri Melindaan, jonka vuoksi edellä mainitut asiat ovat olleet vielä tavallista enemmän esillä. Kimppa on ollut olemassa jo vuodesta 2002 lähtien. Asiakkaat ovat pitäneet kimpasta ja sen tuomista eduista. Myös kuntapäättäjät ja Tampereen tietohallinto ovat kiitelleet kimpan toimintaa vuosien saatossa. Yhteyshenkilöt (5.11.2014–26.1.2015): Järvinen, Pirjo – Koordinaattori – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Jauhonen, Johanna – Projektisuunnittelija – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 15 2.6 Vaara-kirjastot Vaara-kirjastoihin, eli Pohjois-Karjalan yhteiseen kirjastoon kuuluu 20 kirjastoa ja 3 kirjastoautoa yhteensä 9 kunnassa. Joensuun seutukirjasto toimii Pohjois-Karjalan maakuntakirjastona. Asukkaita Vaara-kirjastojen alueella on noin 126 500. Kirjastojärjestelmänä käytössä on vapaaseen lähdekoodiin perustuva Koha, jonka ylläpidosta Vaara-kirjastot vastaavat itse. Koha sisältää myös kirjastojärjestelmän yhteydessä toimivan asiakasjärjestelmän. Aineisto- ja asiakastietokantapalvelimien ylläpidosta vastaa Pohjois-Karjalan tietotekniikan palvelukeskus, joka toimii maakunnallisena tietohallintona. Tähän ratkaisuun Vaara-kirjastot ovat olleet tyytyväisiä, sillä se on ollut erittäin edullinen ja saadut palvelimet ovat täyttäneet kirjastojen vaatimat resurssit ongelmitta. Yhteistyötä Vaara-kirjastoissa toteutetaan useampien työryhmien avulla. Yhteistyöasioista päätetään säännöllisissä kirjastojen johtajien kokouksissa. Lisäksi kirjastojärjestelmäasioille on oma ohjausryhmä, jossa on mukana myös maakunnallisen tietohallinnon edustaja. Muita yhteisiä työryhmiä on muun muassa kokoelmatyölle, asiakaspalvelulle ja nettikirjastotyölle. Lisäksi Vaara-kirjastoilla on tavoitteena yhdistää lasten- ja nuorten kirjastotyöryhmät yhtenäiseksi maakunnalliseksi ryhmäksi. Maakunnan yhteiset aineistokuljetukset alkavat vuoden 2015 puolella. Tällä hetkellä aineistokuljetuksia järjestetään kolmen erillisen ryhmittymän kesken. Aineistokuljetukset on kilpailutettu Matkahuollolle, joka järjestää kuljetukset jokaiseen kimpan kirjastoon kaksi kertaa viikossa. Maakuntakirjastotoiminnan lisäksi Joensuun kirjasto toimii alueen seutukirjastona. Seutukirjasto on hallinnollinen kokonaisuus, jossa Joensuu kaupunginkirjasto toimii isäntäkuntana ja muut alueen kunnat maksavat kirjaston toiminnasta. Seutukirjaston henkilökunta on Joensuun kaupungin henkilökuntaa ja päätöksenteko tapahtuu Joensuun kaupungin päätöksentekoelimissä. Yhteyshenkilöt (18.11.2014–x.x.2015): Knuutinen, Päivi – Kirjastovirkailija – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Pilppula, Rebekka – Kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 16 2.7 Vaski-kirjastot Vaski-kirjastot on Varsinais-Suomen alueen kirjastoverkko, johon kuuluu 42 kirjastoa ja 5 kirjastoautoa yhteensä 17 kunnassa. Turun kaupunginkirjasto toimii Varsinais-suomen maakuntakirjastona. Loppuvuodesta 2014 tehty päätös Salon liittämisestä Vaskiin nostaa tulevaisuudessa kuntien määrän kahdeksaantoista. Silloin Vaski-kirjastojen alue kattaa Varsinais-suomen asiakkaista 84 %, eli noin 400 000 asukasta. Kirjastoissa on käytössä yhteinen asiakas- ja aineistotietokanta. Kirjastojärjestelmänä käytössä on Axiell Aurora ja asiakaskäyttöliittymänä Arena. Vaski-kirjastot ovat myös olleet mukana Finna-projektissa sen alusta lähtien, sekä Mikkelin pääkirjaston hallinnoimassa Koha-projektissa, josta on tulossa päätöksiä tämän vuoden aikana. Vaikka Vaski-kirjastot ovat olleet tyytyväisiä Axiellin järjestelmiin, saattavat järjestelmät vaihtua vapaan lähdekoodin ohjelmistoiksi lähivuosina. Vaski-kirjastoissa on käytössä yhteiskäyttöinen aineistokokoelma. Asiakas voi siis varata aineistoa myös toisesta Vaski-kirjastosta ja aineiston voi palauttaa mihin tahansa kimpan kirjastoon. Kuljetukset ovat asiakkaille ilmaisia, mutta kirjan varaaminen maksaa 1 €/nide. Tätä pidetään toistaiseksi tässä taloudellisessa tilanteessa realistisena maksuna. Vaski-kirjastot pitävät yhteiskäyttöistä kokoelmaa yhtenä tärkeimpänä ja parhaana asiana kirjastojen välisessä yhteistyössä. Siitä tulee myös eniten kiitosta asiakkailta. Yhteistyötä Vaski-kirjastot tekevät muun muassa viestinnässä, verkkoviestinnässä, kokoelmatyössä ja yhteisissä johtoryhmissä. Turun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto järjestää myös koulutuksia, jotka ovat tarjolla Vaski-kirjastojen lisäksi koko maakunta-alueen kirjastoille. Iso kirjastokimppa nähdään Vaskissa vain hyvänä asiana. Etenkin pienet kunnat hyötyvät kirjastojen välisestä yhteistyöstä paljon. Vaski-kirjastoissa on yhteinen johtoryhmä, jossa ovat mukana kaikkien kirjastojen johtajat, esittelijä ja työvaliokunta. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan työvaliokunnan aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Puheenjohtaja ja esittelijä ovat Turun kaupunginkirjastosta ja he ovat johtoryhmän ainaisjäseniä. Yhteiset kustannukset jaetaan kimpan kirjastojen kuntien asukaslukuihin suhteutettuna. Kirjastot voivat tehdä myös omia erillisiä hankintoja, jolloin luonnollisesti myös kustannukset jäävät kyseisen kirjaston maksettavaksi. Yhteyshenkilö (13.1–x.x.2015): Maunu, Ulla-Maija – Seutupalvelupäällikkö – Turun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 17 2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista kirjastokimpoista Alla mainitut luvut ovat kirjastojen pyöristettyjä arvioita ja niiden on tarkoitus toimia vain suuntaa antavana vertailukohteena. HelMet Vuosikustannukset Keski-kirjastot Vuosikustannukset Kyyti Vuosikustannukset OUTI Vuosikustannukset PIKI Vuosikustannukset Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka II Sierra Ei lupaa julkiseen levitykseen Tieto Finland Oy Ei lupaa julkiseen levitykseen Posti Group Oy Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka Axiell Aurora 190 000 Axiell Finland Oy 82 600 Tavaralähetit Oy 28 000 Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka Axiell Origo 100 700 Axiell Finland Oy 57 600 Keep on Trucking Ky 39 000 Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka Pallas Pro 275 300 Oulun kaupunki 74 200 Oulun kaupunki ja Posti Group Oy 21 500 Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka Axiell Aurora 280 000 Fujitsu Finland Oy 66 000 Liuttu Logistiikka Oy 50 000 Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka 352 000 Vaara Koha Vuosikustannukset 91 000 Pohjois-Karjalan tietotekniikan palvelukeskus 1 500 Kirjastojärjestelmä Palvelimien ylläpito Logistiikka Axiell Aurora 200 000 Kuntien Tiera Oy 75 600 Matkahuolto Oy 18 000 Vaski Vuosikustannukset Matkahuolto Oy 43 800 2.9 Suomen kirjastokimpat Alla olevaan karttaan on lisätty värikoodein kaikki Suomen kirjastokimpat vuoden 2015 alusta. Valkoisten kuntien kirjastot eivät toistaiseksi kuulu kirjastokimppoihin. Kuten kuvasta voi havaita, jo aiemmin esiin tuotujen kimppojen lisäksi Suomesta löytyy myös monia muita, varsinkin pinta-alaltaan suuria kimppoja. Yhtenä poikkeuksena tähän on juuri hankeselvityksen alue, jossa kimppatoiminta on toistaiseksi keskittynyt pienemmille alueille. Selkeyden vuoksi kuvaan on nostettu erikseen esille vain hankeselvityksessä esimerkkeinä olleet isot kirjastokimpat. Lähdemateriaali: Lounasvuori, Erkki – Johtava suunnittelija – Keskuskirjasto 18 OUTI Klusteri PIKI Vaara Keski-kirjastot Vaski Kyyti Helmet 19 3 Tulevaisuuden mahdollisuudet Hankkeen tarkoituksena on selvittää millaisia erilaisia yhteistyön mahdollisuuksia kohdassa 1 mainituilla kirjastokimpoilla on olemassa. Tämä voi tarkoittaa yhden ison klusterin perustamista tai myös pienempiä kimppojen välisiä yhteisyön kohteita. 3.1 Kirjastojärjestelmät Hankkeen yksi päälähtökohta on selvittää onko kimppojen kirjastojärjestelmien ja tietokantojen yhdistäminen mahdollista. Tämän osion tarkoituksena on myös selvittää, minkälaisia järkeviä kirjastojärjestelmä-vaihtoehtoja on nyt ja lähitulevaisuudessa tarjolla suomalaiseen kirjastoympäristöön. Alle on listattu kirjastojen tämän hetkinen tilanne: Kimppa Järjestelmä Järjestelmäkustannukset Anders Aurora Ilmajoki Aurora Krannit Aurora Lakia Aurora Oiva PallasPro Seitti Aurora Vaasa MikroMarc YTY Aurora 29 500 7 600 70 000 56 600 32 600 57 800 20 000 20 000 Asiakasliittymä Arena Web Opac Arena Web Opac Intro Web Opac CS Library Arena Asiakasliittymäkustannukset 17 400 Ilmainen 7 600 Ilmainen 8 000 6 500 Ilmainen Ilmainen 3.1.1 Axiell Aurora Aurora on Axiell Nordic Oy:n tuottama selainpohjainen kirjastojärjestelmä. Aurora on tällä hetkellä käytössä Krannit-, Lakia-, Seitti-, YTY- ja Anders-kimpoissa, eli käytännössä lähes kaikissa hankkeen kirjastoissa. Myös Oiva-kimppa on siirtymässä Axiellin käyttöön todennäköisesti vuoden 2015 aikana. Ohjelmisto on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Axiellin palveluihin on saatavilla suomenkielinen tuki. Tällä hetkellä Auroran etuna on, yleisyyden lisäksi, sen toimivuus. Alkuvaikeuksista ja lastentaudeista on vuosien saatossa päästy eroon ja uusia löytyviä ongelmakohtia korjataan muun kehitystyön ohella tasaisella päivitystahdilla. Täysin ongelmaton Aurora ei kuitenkaan ole. Kirjasto voi halutessaan saada omia muutoksia koodiin ja järjestelmän toimintaan, mutta jokainen muutos on maksullinen. Vaikka Auroran käyttöliittymä on tehty helpoksi, voi muihin kirjastojärjestelmään tottuneella olla aluksi vaikeuksia oppia Auroran toimintaperiaatteita. Esimerkiksi Axiellin PallasPro järjestelmään verrattuna käyttö on muuttunut näppäinpohjaisesta hiiripainotteiseksi. Viime aikoina suurimmat ongelmat ovatkin olleen itse Auroran sijaan asiakaskäyttöliittymän (Arena ja Web Opac) puolella. Useammat hankkeen kirjastokimpat ovat maininneet asiakkailla olleen ongelmia sisäänkirjautumisen kanssa. Tämän lisäksi uutta kaksipohjaista lainojen uusintaa on pidetty vanhaa sekavampana järjestelmänä. Pyysimme vertailun vuoksi Axiellilta budjettitarjouksen yhteisen järjestelmän käyttöönotosta. Klusterille luvattiin yhteensä 10 % alennus tukimaksuihin. Sama 10 % alennus tulisi koskemaan kaikkia kirjastoja, jotka liittyisivät klusteriin. Vuoden 2015 hinnoilla Axiellin omien laskelmien mukaan tämä tarkoittaisi yhteensä 20 suurimmillaan noin 20 000 euron alennusta vuodessa. Laskelmissa oli mukana Ilmajoki, Krannit, Lakia, Oiva, Seitti ja YTY. Omien laskelmien mukaan edellä mainittujen ohjelmistokustannuksien yhteenlaskettu hinta on tällä hetkellä noin 244 600 euroa. Käytännössä tämä tarkoittaisi siis noin 220 100 euron vuosikustannuksia, enemmän jos mukaan lasketaan myös Anders ja Vaasa. Axiellin antama tarjous oli suuntaa-antava, eikä siten myöskään sitova. Hankeselvityksen kohteena olleista muista isoista suomalaisista kirjastokimpoista Keski-kirjastoilla, Pikillä ja Vaskilla on myös käytössä Axiellin tarjoama Aurora kirjastojärjestelmä. Alle on laskettu vertailun vuoksi kyseisten kirjastokimppojen ja klusterin saaman tarjouksen vuosikustannukset Aurorasta per asukas. Kimppa Keski-kirjastot Vuosikustannukset 190 000 Alueen asukasmäärä 268 000 Kustannus per asukas 0,71 PIKI 280 000 504 000 0,56 Vaski 200 000 400 000 0,50 EP:n alue 220 100 214 200 1,03 EP+Vaasa+Anders 264 700 343 700 0,77 Kuten luvuista voi huomata, tällaisenaan klusterin saama tarjous ei ole muihin kimppoihin verrattuna edullinen saadusta alennusprosentista huolimatta. Tällä hetkellä Axiellin tulevaisuutta suomalaisten kirjastojen järjestelmien palveluntarjoajana voidaan myös pitää pienenä kysymysmerkkinä. Kohan kaltaiset projektit tulevat varmasti vaikuttamaan suuresti Axiellin markkinaosuuteen. Nähtäväksi jää tuleeko tämä vaikuttamaan tulevaisuudessa esimerkiksi hinnoitteluun ja tarjottavan palvelun laatuun. Yhteyshenkilö (16.–17.12.2014): Tuominen, Saku – Myyntipäällikkö – Axiell Finland Oy 3.1.2 Koha Koha on vapaaseen lähdekoodiin perustuva kirjastojärjestelmä, joka on nostattanut suosiotaan kovaa vauhtia suomalaisessa kirjastomaailmassa. Alun perin jo viimevuosituhannen puolella aloitettu projekti on vuosien saatossa kehittynyt todella varteenotettavaksi vaihtoehdoksi korvaamaan nykyiset maksulliset kirjastojärjestelmät. Varsinainen läpimurto Suomessa tapahtui Joensuun kirjastojen yhteishankkeen myötä, jonka lopputuloksena Vaara-kirjastot ottivat Kohan käyttöönsä kesäkuussa 2014. Kohan lokalisointi suomeksi toteutettiin systemaattisesti ja nopealla aikataululla. Toimiva kokonaisuus on alkanut herättää suurta mielenkiintoa ympäri Suomea. Esimerkiksi Oulu, Mikkeli, Turku ja Kajaani ovat hakeneet hankerahoitusta Koha-projekteja varten. Suurin ero Kohassa ja muissa vapaan lähdekoodin järjestelmissä maksullisiin suljettuihin kirjastojärjestelmiin löytyy normaalin kirjastotyön ulkopuolelta. Vaikka järjestelmä itsessään on ilmainen, on jonkin tahon sitä silti ylläpidettävä. Normaalisti maksullisissa järjestelmistä tämän hoitaa kyseisen ohjelmiston omistava taho. Kohan kohdalla koko vastuu jää kirjastolle itselleen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmää ylläpitämään on palkattava henkilöstöä, joka hallitsee koodaamisen ja samalla ymmärtää oleellisen kirjastojärjestelmistä sekä kirjastojen toiminnasta. Joensuussa tätä osa-aluetta hoitaa pääsääntöisesti kolme ihmistä. Yksi on projektin vastuullinen johtaja, toinen järjestelmän kehittäjä ja koodaaja sekä kolmas toimii kirjastoasiantuntijana. Käytännössä projekti on kuitenkin työllistänyt koko kirjaston henkilökuntaa vaatimusmäärittelyjen suunnittelussa, kehitysideoissa ja järjestelmän testaajina. Kohan käytön yleistyttyä voidaan olettaa, että markkinoille tulee tarjolle yksi tai useampi yritys, joilta voi tarvittaessa myös ostaa tuet palveluina. Raportin kohdassa 2.8 Statistiikkaa isoista suomalaisista 21 kirjastokimpoista käsitellään Kohan kehityksestä ja käytöstä Vaara-kirjastoille syntyneitä kuluja vuosikustannustasolla. Valmiista järjestelmästä ei voi silti vielä puhua. Tällä hetkellä ongelmia on ollut luettelointipalveluiden kanssa. Nykyisen tiedonhakupalvelun Zebra-indeksointiin Joensuu ei myöskään ole ollut kovin tyytyväinen. Tähän on kuitenkin mahdollisesti tulossa tulevaisuudessa parannusta maailmalla kehitteillä olevan Elastricsearchin myötä. Myös varausten käsittelyn kanssa on ollut haasteita. Mitä ilmeisimmin Suomessa käytössä oleva varauskulttuuri on muuta maailmaa huomattavasti aktiivisempaa. Kohaa on myös kritisoitu sen vanhuudesta. Järjestelmää on kehitetty jo 1990-luvulta asti ja siksi se onkin teknisesti ja toiminnaltaan samaa kategoriaa nykyisten käytössä olevien kirjastojärjestelmien kanssa. Käytännössä tämä voidaan nähdä myös hyvänä puolena, jos nykyisiin kirjastojärjestelmiin ollaan teknisiltä puolilta pääasiassa tyytyväisiä ja järjestelmän vaihtamisessa oleellisempana asiana nähdään kustannussäästöt. Siirtyminen uuden järjestelmän käyttöön voi myös olla helpompaa, jos toimintamallit ovat samankaltaisia aiempaan järjestelmään verrattuna. Yhteyshenkilö (18.–20.11.2014): Knuutinen, Päivi – Kirjastovirkailija – Joensuun kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto 3.1.3 Muita vaihtoehtoja Vaikka Aurora ja Koha ovat tällä hetkellä selkeästi merkittävimmät vaihtoehdot kirjastojen yhteiseksi järjestelmäksi, on tarjolla myös lukuisia muita vaihtoehtoja. Esimerkiksi Vaasan kaupunginkirjasto on ottanut joulukuussa 2014 käyttöön MikroMarc3-kirjastojärjestelmän. MicroMarc on avoin järjestelmä, jossa kirjasto voi itse tehdä kaikki keskeisimmät tehtävät. Hakujen tekeminen on helppoa ja monipuolista. Hakujen tekeminen onnistuu myös suoraan ulkoisiin tietokantoihin. Nämä ominaisuudet ovat saaneet kiitosta käyttäjiltä Vaasasta. Alun lokalisointiongelmista on päästy eroon ja nyt järjestelmä on käännetty suomeksi, englanniksi, ruotsiksi ja norjaksi. Käännösvirheitä löytyy vielä, mutta niitä korjaillaan aktiivisesti. Muihin kirjastojärjestelmiin verrattuna MicroMarc eroaa niistä eniten hankinnan osalta. Hankinta on integroitu aineistontoimittajien verkkokauppoihin. Verkkokaupasta toimitetaan tilaustiedot ja ennakkotietueet automaattisesti sekä myöhemmin täydelliset luettelointitiedot nimekkeille luettelointipalvelun tarjoajan kautta. Toimintamallin käyttöönotossa on ollut alkuvaikeuksia, koska integraatiossa on mukana useita osapuolia. Järjestelmän kehitys kulkee sykleissä. Uusi versio julkaistaan noin 2-3 kertaa vuodessa. Vaasan kaupunginkirjaston mukaan Suomen kirjastojen tarpeet on otettu hyvin tuotekehityksessä vastaan ja tukipalvelut toimivat hyvin. Ennen Kohaan siirtymistä Joensuu tutki yhtenä mahdollisuutena myös toista avoimen lähdekoodin järjestelmää, EverGreeniä. Lähtökohtaisesti näillä kahdella järjestelmällä ei silloin ollut suuria eroavaisuuksia. Kysymykseksi jääkin, onko järkeä alkaa kehittämään ja lokalisoimaan toista vapaan lähdekoodin järjestelmää nyt, kun käytännössä kaikki tämä sama työ on jo tehty Kohan puolella. Käytännössä klusterin kirjastojen ei ole pakko tyytyä vain yhteen kirjastojärjestelmään. Tämä on tietenkin toiminnan kannalta varmin ja helpoin vaihtoehto, mutta eri järjestelmät on mahdollista saada toimimaan keskenään yhteisten tietokantojen kanssa rajapintojen avulla. 22 Vuoden 2014 lopussa päättyneen Kansalliskirjaston UKJ-hankeen tarkoituksena oli selvittää erilaisten kirjastojärjestelmien nykytilannetta. Hankekatsauksessa käsitellään muun muassa edellä mainittua Kohaa ja HelMet-kirjastoissa käytössä olevaa Sierraa. Lisäksi tarkastelun alla on useita muita vapaan lähdekoodin järjestelmiä. Artikkelin UJK-hankkeesta voi lukea kansalliskirjaston sivuilta: UKJ vaihtoehtoja : Yhteenveto kirjastojärjestelmäesittelyistä. Merkillepantavaa artikkelissa on etenkin kirjastojärjestelmien kehittyminen pilvipalveluiksi. Tätä voidaan pitää etuna, mutta myös tietoturvallisena riskinä. Pilvipalvelujen tietoturvasta lisää kohdassa 3.2 Tietokantojen yhdistäminen – Palvelimien tietoturva. 3.1.4 Asiakaskäyttöliittymä Yhteisen kirjastojärjestelmän myötä myös yhteinen asiakaskäyttöliittymä on oleellinen huomion kohde. Raportointihetkellä jo käytössä olevien järjestelmien lisäksi on tarjolle tulossa myös kokonaan uusi vaihtoehto. Kansalliskirjaston kehittämä ja ylläpitämä, sekä OKM:n kustantama Finna tarjoaa tulevaisuudessa kirjastoille, arkistoille ja museoille yhtenäisen ilmaisen verkkohakupalvelun. Samalla se mahdollistaa myös näiden metatietopankkien yhteen kokoamisen. Finna on tällä hetkellä jo testikäytössä ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastoissa. Turun kaupunginkirjasto pilotoi Finnaa ensimmäisenä yleisenä kirjastona. Beta-versio sivustosta julkaistiin tammikuussa 2015. Klusterin alueelta Finna-projektissa ovat tällä hetkellä jo mukana Krannit, Lakia, Seitti ja YTY. Suurella todennäköisyydellä Finna on jo käytössä kyseisissä kirjastoissa siinä vaiheessa, kun voidaan realistisesti alkaa puhumaan klusterin kirjastojärjestelmien yhdistämisestä. Ilman lähitulevaisuudessa tapahtuvaa dramaattista muutosta voidaan siis olettaa Finnan olevan järkevin vaihtoehto koko klusterille. Lisätietoa Finnasta: Finna.fi, Kansalliskirjasto – asiakasliittymä, Missä mennään - Finna Jos jostain syystä Finnaan ei lopulta kuitenkaan päädytä, on tarjolla myös hyvin rajapinnoilla muita kirjastojärjestelmiä tukeva CS Library. Vaasan kirjastot ovat joulukuussa 2014 siirtyneet tämän asiakaskäyttöliittymän käyttöön. Hankkeen edetessä osallistuvien kimppojen olisi siis hyvä kiinnittää huomiota siihen kuinka siirtymä ja käyttöönotto ovat onnistuneet, sekä kuinka asiakkaat ovat vastaanottaneet muutoksen. Lisätietoa CS Librarystä: Open Library Solutions Myös Axiell tarjoaa asiakaskäyttöliittymän puolella useita eri vaihtoehtoja. Jo osalla käytössä oleva Arena on uusin ja monipuolisin Axiellin vaihtoehdoista. Arena on mahdollista integroida osaksi kirjaston muita verkkosivuja. Web Opac on Arenan pelkistetty versio, joka tarjoaa asiakaskäyttöliittymään vain oleelliset ominaisuudet, kuten lainojen uusimisen, varausten tekemisen ja mahdollisuuden muuttaa yhteystietoja. Lisätietoa Axiell Arenasta: Axiell.fi 23 3.2 Tietokantojen yhdistäminen Lähes kaikki hankkeessa selvitettävät asiat vaativat järkevästi toimiakseen nykyisten asiakas- ja aineistotietokantojen yhdistämistä. Prosessina tämä on iso ja yhdistämishetkellä nykyistä käytössä olevaa järjestelmää ei voi käyttää. Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että yhdistymiseen osallistuvien kirjastojen tulee olla tähän työvaiheeseen vaadittu aika suljettuna. Tällä hetkellä kirjastojen tietokannat ovat sijoitettuna kahdella eri tavalla; joko kimppaa johtavan kirjaston kaupungin tietohallinnon palvelimille tai erillisesti ostettuna palveluna. Kaupungin itse ylläpitäessä palvelimia on huomattavasti vaikeampi määritellä syntyviä kustannuksia, sillä näistä ei välttämättä erikseen laskuteta kirjastoja. Alle on listattu tietokantoja ylläpitävät tahot ja niistä syntyneet vuosikustannukset. Kimppa Palvelimien ylläpito Palvelinkustannukset Anders Ilmajoki Krannit Lakia Axiell Axiell Axiell Axiell 12 200 2 400 25 500 12 400 Oiva Seitti Vaasa Kaupunki Kaupunki Kaupunki - - 1000 YTY Järvinet Oy 7 100 Päätöksiä tehdessä on otettava huomioon myös tulevat kirjastojärjestelmät. Jos klusteri päättää lähivuosien aikana aloittaa hankkeen Koha-järjestelmän käyttöönotosta, tulee miettiä onko tietokantapalvelimien ylläpito tämän jälkeen enää mielekästä hankkia palveluna järjestelmän toimittajalta. Kohan suosio voi myös vaikuttaa maksullisia kirjastojärjestelmiä toimittavan toimittajan tulevaisuuteen ja toimintavarmuuteen. Vaikka teknisesti palvelimet itsessään eivät vaadi suuria resursseja, niiden myötä tarjottavat palvelut voivat osoittautua ongelmallisiksi mikäli jokin klusterin kaupungin tietohallinnoista päätyy ylläpitämään palvelimia. Kunnilla voi olla erilaisia käytäntöjä esimerkiksi tietoturvaratkaisujen suhteen. Lisäksi silloin kirjastoilla itsellään olisi todennäköisesti huomattavasti vähemmän päätäntävaltaa tietokantoja ja järjestelmää koskevissa asioissa. YTY-kimpan kunnat ovat ratkaisseet aiemmin osaltaan ongelman perustamalla Järvinet Oy:n, ICT-ratkaisuja sekä taloushallinnon palveluita tuottavan osakeyhtiön, joka tuottaa palveluita kunnille ja kuntayhtymille. Ehkä ratkaisu löytyy myös klusterin kohdalla omasta yrityksestä tai esimerkiksi juuri Järvinetin tarjoamista palveluista. Palvelimien tietoturva Yhteisten tietokantojen säilytystä ja ylläpitoa kilpailutettaessa on otettava huomioon hinnan lisäksi myös tietoturva. Palvelimilla säilytetään arkaluontoista informaatiota, joten ylimääräisten riskien ottaminen halvemman tarjoushinnan perusteella ei ole perusteena kelvollinen. Tämä sulkee automaattisesti pois kaikki pilvi-teknologiaan viittaavat palvelut. Pilvipalveluissa data jaetaan useille eri palvelimille, jotka voivat sijaita eri puolella maailmaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjastot eivät voisi koskaan olla varmoja missä arkaluontoiset informaatiot, kuten asiakasrekisterit todella fyysisesti säilytään. Pilvipalveluiden kohdalla ei myöskään voi koskaan olla täysin varma siitä onko poistettu data todella kokonaan tuhottu. Kerran Internetiin laitettua asiaa on sieltä lähes mahdoton saada koskaan kokonaan pois. 24 Suomalaisen tietoturvayrityksen F-Securen edustaja Mikko Hyppösen Radio-Cityyn antaman haastattelun perusteella pilvipalveluita käyttäessä tulee miettiä tarkkaan mitä tietoja pilveen antaa. Asia nousi erityisesti esille Yhdysvaltojen tiedusteluvirastojen jäätyä kiinni pilvipalveluiden vakoilusta vuonna 2013. ”Suurin rike mitä Yhdysvallat tekevät on yksityisyyden suojan törkeä rikkominen. Heidän asenteensa tuntuu olevan selkeästi se, etteivät he tee mitään oikeasti vakavaa, vaan valvovat vain ulkomaisia käyttäjiä. Ongelma tässä on se, että nämä ulkomaalaiset, suomalaiset mukaan lukien, ovat 96 prosenttia palveluiden käyttäjistä.” – M. Hyppönen, 10.6.2013. Tietokantojen yhdistämisen muut vaikutukset Teknisen puolen lisäksi tietokantojen yhdistäminen vaikuttaa itse kirjastoissa eniten kokoelmapolitiikkaan, luettelointiin ja hyllyluokkiin. Jos kirjastot ovat käyttäneet yleisiä standardeja luokitusten suhteen, muutokset eivät tule koskemaan kuin pientä osaa aineistosta. Muutostyöt kohdistuisivat siis kirjastojen mahdollisiin omiin lisättyihin luokkiin ja yksittäisiin niteisiin, jotka on luokiteltu eri tavoilla. Yksi tärkeimmistä asioista, jonka kirjastot voivat tehdä prosessin helpottamiseksi jo etukäteen on nykyisten tietokantojen siivoaminen. Kaikki tarpeeton pitää poistaa rekistereistä. Varsinkin puutteellisesti luetteloitu aineisto voi tuottaa ongelmia tietokantoja yhdistettäessä. Tietokantojen siivoamisesta lisää kohdassa 4.3 Melinda ja RDA. Yhdistäminen tulee vaikuttamaan myös asiakastietokantoihin. Myös sen puolella on tehtävä siivoustyötä niiden asiakkaiden kohdalla, joilla on ollut kirjastokortti useampaan klusterin eri kirjastoon. Lopulta yhteinen tietokanta tulee vaikuttamaan myös ehkäisemällä mahdollisia väärinkäyttötapauksia. Ennen lainauskiellossa ollut asiakas on voinut mennä toiseen kirjastoon ja tehdä uuden kirjastokortin. Yhteisen asiakastietokannan käyttöönoton jälkeen syntyy siis säästöjä myös aineiston lisäksi etenkin asiaan kulutetuista työtunneista (aineiston etsintä, korjaus, asiakkaan ajantasaisten tietojen etsintä, laskutus jne.) Yhdistämisen kustannukset Pyysimme vertailun vuoksi Axiellilta hinta-arvion klusterin kirjastojen tietokantojen ja ohjelmistojen yhdistämisestä. Kyseiset laskelmat ovat tarjouksia, jotka olivat voimassa vuoden 2014 loppuun. Niistä saadut summat eivät siis ole sitovia, mutta ne antanevat realistiset vertailukohdat päätöksentekoa varten. Tarjouksen työ sisältää Aurora-kirjastojärjestelmän ja tietokantojen yhdistämisen sekä tiedonsiirron. Axiellin sanojen mukaan tämä tulisi toteuttaa vaiheittain, niin että yhdellä kerralla yhdistetään vain kaksi tietokantaa. Yksittäisen operaation (esimerkiksi Seitti ja Lakia -kimppojen yhdistäminen) hinta on 6750 €. Jos palvelimet ostetaan palveluna Axiellilta, veloittavat he myös sen asennustyöstä 169 €/tunti. Mahdollinen pyhätyön lisä on 2000 €/päivä. Saimme useamman erillisen tarjouksen, joissa kaikissa tarjottiin kahden eri klusterin kimpan yhdistämissä. Kaikki nämä oli hinnoiteltu edellä mainitulla tavalla, pois lukien kirjastot, joilla ei ole käytössä Axiell Auroraa. Auroraan päivittämisestä veloitetaan erikseen. Emme saaneet tarjousehdotusta kaikkien klusterin kirjastojen tietokantojen kerralla yhdistämisestä. Yhdistämisen kustannukset riippuvat siis täysin siitä, kuinka monta kirjastokimppaa lopulta tullaan liittämään yhteen. Jokainen liitos maksaa vähintään 6750 €. Alle on laskettu vertailun vuoksi erilaisia 25 vaihtoehtoja. Hinnoissa ei ole huomioitu mahdollisia yllä mainittuja lisäveloituksia. Mitä todennäköisimmin asennustyö tultaisiin ostamaan palveluna, joten nämä lisäveloitukset tulevat nostamaan lopullista hintaa. Yhdistyvät kimpat: Krannit Lakia Krannit Lakia Oiva Oiva Oiva Oiva Oiva Seitti Seitti Seitti Seitti Seitti Seitti YTY YTY YTY Ilmajoki Ilmajoki Ilmajoki Ilmajoki Ilmajoki Vaasa Anders Hinta: 47 250 € 33 750 € 20 250 € 13 500 € 6 750 € 6 750 € 3.3 Seutukuljetukset Koska kyse olisi maantieteellisesti laajalla alueella toimivasta klusterista, voi normaalien seutukuljetusten järjestäminen alueen kimppojen välillä olla erittäin haastavaa ja todennäköisesti melko kallista. Aivan kaikkien kirjastojen välistä suoraa kuljetusta tuskin voidaan mielekkäästi toteuttaa, mutta muita erilaisia toimintamalleja on olemassa. Vaihtoehto 1 – Painotettu kuljetus Kimpoissa toimivat seutukuljetukset samaan tapaan kuin nykyään. Sen lisäksi klusterin sisäiset kuljetukset tehtäisiin pääkirjastojen välillä, esimerkiksi kahdesti viikossa. Etuna tästä olisi yhteinen laajempi kokoelma. Haittana asiakkaan kannalta mahdollisesti pitenevät kuljetusten odotusajat verrattuna kaukolainaan. Lisähaasteen tuovat kimppojen mahdolliset eri näkemykset varauksista ja kuljetuksista perittävistä maksuista. Vaihtoehto 2 – Kelluva aineisto Koko klusterin väliset seutukuljetukset (joko kaikkien kirjastojen välillä tai esimerkin 1 mukaisesti), mutta aineisto olisi kelluvaa. Etuna olisi suurempi yhtenäinen kokoelma. Vaatisi laajempaa yhtenäistä kokoelmapolitiikkaa. Haittana olisi suosituimpien teosten kasaantuminen isoimpiin klusterin kirjastoihin. Vaatii suurta asennemuutosta kirjastojen aineiston omistamisen ajattelumallilta. Vantaan kirjaston tekemien arvioivien laskelmien mukaan kellunnan käyttöönotto vähentäisi kuljetettavien aineistojen määrää mahdollisesti jopa 40 prosenttia. Vaihtoehto 3 – Vain hyllyvaraukset Klusterin välillä olisi seutukuljetuksia joko vaihtoehdon 1 tai 2 tapaan, mutta toimipisteiden välisiin kuljetuksiin voi varata vain sellaista aineistoa, joka on varaushetkellä hyllyssä. Silloin suosituimmissa kirjoissa toimipisteillä säilyisi omat varausjonot. Kyseistä toimintatapaa käytetään tällä hetkellä onnistuneesti Keski-kirjastossa. 26 Vaihtoehto 4 – Ei seutukuljetuksia Klusterin välillä ei olisi seutukuljetuksia. Kuljetusten osalta pysyttäisiin entisessä kimppojen välisessä mallissa ja klusterin yhteistyö tapahtuisi kirjaston muilla osa-alueilla. Seutukuljetusten maksut Itse kuljetusvaihtoehtojen lisäksi klusterin pitää sopia mahdollisista asiakkailta perittävistä kuljetusmaksuista. Tällä hetkellä kimpoilla on erilaisia käytäntöjä maksujen suhteen seuraavasti: Kimppa Varaaminen Kuljetus Anders Ilmaista Ilmaista Ilmajoki Ilmaista Ei ole Krannit Ilmaista 1€ Lakia Vaihtelee1 2€ Oiva Ilmaista Ilmaista Seitti Ilmaista Ilmaista Vaasa 1€ Ilmaista YTY Ilmaista Ilmaista 1. Varausmaksu vaihtelee kirjastoittain 0 ja 1 euron välillä Suomen kirjastolain mukaan kirjastojen peruspalveluiden tulee olla asiakkaille ilmaisia. Seinäjoen kaupunginkirjasto on ilmaissut selkeän kantansa aineistokuljetuksista. Jos kuljetuksilla täydennetään vajaata kokoelmaa, on kyse yhdestä asiakkaan peruspalveluista ja silloin maksujen periminen ei tule olemaan Seinäjoen kaupunginkirjastolle jatkossakaan todennäköinen vaihtoehto. Seutukuljetusten kustannukset kirjastoille Tämänhetkisistä kuljetuksista koituvat kustannukset Kimppa Palveluntarjoaja Kustannukset Anders Posti Group 17 600 Ilmajoki Ei kuljetuksia - Krannit Posti Group 12 900 Lakia Posti Group 26 750 Oiva Kirjastoautot1 - Seitti Vaasa Seinäjoen Vahtikaupunki mestarit3 9 3002 - YTY Posti Group 10 450 1. Kimpan kirjastoautot kohtaavat reiteillään ja vaihtavat keskenään kuljetettavan aineiston. 2. Kaupungin sisäisiä kuluja. 3. Kirjastojen vahtimestarit kuljettavat aineistoa kaksi kertaa viikossa kirjastojen välillä. Käytännössä kuljetukset voidaan kilpailuttaa klusterin kirjastojen kesken yhdessä tai mallia voidaan ottaa HelMet-kirjastoissa, joissa jokainen kunta/alue on kilpailuttanut omat sopimuksensa. Tämä voi olla toimiva vaihtoehto esimerkiksi silloin, jos käyttöön otetaan vaihtoehdon 1 tapainen järjestelmä. 3.4 Yhteinen kirjastokortti Yksi helpoiten toteutettavista projekteista olisi klusterin kirjastojen yhteinen kirjastokortti. Myös RFIDteknologian käyttöönotto kirjastokortissa on harkittavissa oleva vaihtoehto. Yhteinen kirjastokortti voidaan toteuttaa usealla eri tavalla riippuen siitä kuinka paljon muuta yhteistyötä kirjastojen välillä lopulta tulee. 27 Vaihtoehto 1 – Ihannetilanne Käytössä on yhteinen asiakasrekisteri ja kirjastokortti. Kortilla lainaaminen onnistuisi kaikista klusterin kirjastoista. Vaihtoehto 2 – Erilliset asiakasrekisterit Asiakasrekisterit pidettäisiin entisellä mallilla, mutta käytössä olisi yhteinen kirjastokortti. Toimintatapa olisi siis sama kuin nyt, mutta asiakas ei tarvitse jokaiseen kimppaan omaa kirjastokorttia. Kortit eivät siis toimisi automaattisesti toisessa kimpassa, vaan se pitäisi asiakkaan pyynnöstä ottaa käyttöön. Tämän haittapuolena olisi mahdolliset asiakasta sekoittavat tilanteet, jos lainoja tai maksuja on useammassa kimpassa. Vaihtoehto 3 – Vanhat kortit kelpaavat meille Käytössä on yhteinen asiakasrekisteri, mutta vanhat kirjastokortit. Vaikka käytössä ei olisi uutta yhteistä kirjastokorttia, voi jo nykyiset kortit yhdistää niin, että mikä tahansa klusterin kirjaston kortti kävisi kaikissa toimipisteissä. Jos asiakkaalla on klusterin alueelle useampi kirjastokortti, voi yhtä lukuun ottamatta muut hävittää. Ajan myötä uusia korttitilauksia tehdessä kortit vaihdettaisiin uuteen yhteiseen malliin. 3.5 Keskitetty hankinta Jo nyt nykyisissä kirjasto-kimpoissa harjoitetaan keskitettyä hankintaa. Tällä tarkoitetaan sitä, että jokin tietty toimipiste vastaa aineistohankinnoista ja hankintasopimuskilpailutuksista osittain tai kokonaan koko kirjasto-kimpan osalta. Yhteisen klusterin myös tätä toimea voidaan keskittää. Tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että kaikki hankinta olisi yhdessä toimipisteessä. Esimerkiksi musiikin aineistosta voi vastata eri taho, kaunokirjallisuudesta toinen, tieteellisestä kolmas jne. Vaihtoehtoisesti hankintaa voi keskittää nykyisten kimppojen sisälle niin, että hankinnasta vastaavat kommunikoisivat klusterin sisällä keskenään aktiivisesti täten pitäen huolen myös koko klusterin alueen kokoelmasta. Yhteistyö ja etenkin keskitetty hankinta mahdollistaa ja osittain myös vaatii toimiakseen yhteisen kokoelmapolitiikan. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että aineiston hankintaperiaatteiden lisäksi myös vanhan aineiston poistoa koskevat periaatteet ovat yhdenmukaisia. Hyvä kokoelmapolitiikka takaa asiakkaille luotettavan ja ajantasaisen kirjastoaineistokokoelman. 3.6 Yhteinen varastokokoelma Jos hanke toteutuu siinä määrin, että klusterin kirjastojen välillä järjestään kuljetuksia, olisi yhteisen varastokokoelman ylläpitäminen varteenotettava vaihtoehto. Varastomateriaalia lainataan huomattavasti vähemmän, joten hieman hitaammat kuljetusajat eivät nousisi niin suureksi ongelmaksi. Samalla käyttöön vapautuisi paljon lisää hyllymetrejä muulle aineistolle. Aiemmin tehdyn arvion perusteella varastokirjalle tulee hintaa noin 2cnt/kirja/kuukausi. Käytännössä tähän summaan vaikuttaa monia muuttujia, mutta se 28 toimii silti suuntaa-antavana esimerkkinä tätä hanketta ajatellen. Isoissa kirjastokimpoissa voidaan puhua jopa satojen tuhansien kirjojen varastokokoelmista, joten yhdistämisestä on myös iso taloudellinen etu. Vaihtoehto 1 – Jaetut osa-alueet Varastokokoelma jaettaisiin erillisiin osioihin. Kirjastoille annettaisiin tietyt hyllyluokat, joista tulisi kyseisen kirjaston vastuualueet varastokokoelman puolella. Jokaisella kirjastolla olisi siis oma pala yhteisestä varastokokoelmasta. Tämä pienentäisi olemassa olevia varastokokoelmia huomattavasti, mutta osaltaan heikentäisin palvelunopeutta lisääntyvillä kuljetuksilla. Vaihtoehto 2 – Hieman myös jotain omaa Vaihtoehdon 1 lisäksi jokaisella kirjastolla olisi myös oma varastokokoelma eniten liikkuvia varastokirjoja. Pääosin siis pieni valittu kokoelma pääluokkien 8 ja 9 alla olevia kirjoja. Vaihtoehto 3 – Painotettu varastokokoelma Jokainen kirjasto säilyttää oman varastokokoelman, mutta säilytyksessä painotetaan tiettyjä sovittuja luokkia enemmän. Näin tilaa säästyy muiden luokkien osalta ja yhtenäinen varastokokoelma säilyy kattavana. Vaihtoehto 4 – Kohti varastokirjastomallia Kaikki varastokirjat sijoitetaan yhteen kirjastoon. Päällekkäiset sisällöt poistettaisiin. Yksittäiseen kirjastoon verrattuna varastokokoelma kasvaisi, mutta kokonaisuutena muihin kirjastoihin vapautuisi paljon tilaa. 3.7 Mobiilisovellus Vaikka HelMet-kirjastot joutuivatkin luopumaan varsinaisesta mobiilisovelluksesta marraskuussa 2014, voisi tämä olla yksi kehityksen ja yhteisen hankkeen kohde Etelä-Pohjanmaan klusterissa. Mobiilisovellus voisi mahdollistaa normaalien kirjaston Internet-sivujen tapaan aineiston hakemisen, varaamisen ja lainojen uusimisen. Tämän lisäksi sovelluksella voisi esimerkiksi lainata tutulla lainassa olleen kirjan suoraan itselle ilman, että kirjan tarvitsee välissä käydä kirjastossa. Sovellukseen voidaan lisätä myös muita kirjaston informaatiota koskevia asioita, kuten ajankohtaiset aukioloajat, automaattisesti päivittyvän ilmoitustaulun ja vaikka kirjastojen pohjapiirustukset, joista näkee mitä aineistoa on sijoitettu mihinkä päin kirjastoa, helpottaen näin asiakkaiden kirjastokäyntejä. Kyse on kuitenkin lisäpalvelusta eikä kirjaston toiminnan kannalta välttämättömyydestä, joten prioriteetiltaan tämän kaltaiset projektit eivät ole suuria. Asiakastyytyväisyys ja ohjelman mahdollistamat lisäpalvelut ovat kuitenkin tärkeitä asioita, eikä niitä ole syytä unohtaa tai työntää syrjään. Käytännössä siis jotain tämän kaltaista klusterin kirjastot voisivat toteuttaa tulevaisuudessa yhteistyönä projektin muodossa. 29 4 Muuta huomioitavaa Tähän osioon on kerätty muita asioita, jotka tulee huomioida mahdollista Klusteria perustaessa. Ne voivat vaikuttaa tulevien toimintatapojen lisäksi myös budjetillisiin asioihin. 4.1 Hallinto ja yhteiset kulut Toimiakseen tehokkaasti näin suuri klusteri tulee vaatimaan yhteisen hallinnon. Hallinnossa tärkeää on riittävä edustavuus ja asiantuntijuus sekä päätöksenteon joustavuus ja nopeus. Mallia tähän voidaan ottaa muiden isojen kirjastokimppojen toimintatavoista. Käytännössä tämä tarkoittanee erillistä johtoryhmää, joka tekee yhdessä klusteria koskevat isot yhteiset päätökset. Johtoryhmässä tulisi olla vähintään edustaja jokaisesta nykyisestä kimpasta, mahdollisesti jopa jokaisesta kirjastosta. Puheenjohtajan rooli voi olla joko kiertävä tai yhdessä sovittu vakituinen henkilö. Isojen yhteisten hankintojen kohdalla on luontevaa jakaa kustannukset klusterin kuntien välillä asukaslukuun suhteutettuna. Jokainen kirjasto voisi tästä huolimatta edelleen tehdä myös omia hankintoja oman harkintansa ja varojensa mukaan. Isoja yhteisiä hankintoja voisivat olla esimerkiksi kirjastojärjestelmästä syntyvät kulut, yhteiset asiakkaille tarjottavat e-palvelut ja kirjastokorttitilaukset. 4.2 BTJ Arvo ja Osa-Arvo BTJ Arvo on BTJ Finland Oy:n tarjoama palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa aineiston seurannan, tilaamisen, luetteloinnin ja tietojen päivittämisen kirjaston omassa tietojärjestelmässä. Palvelun tarkoituksena on poistaa turhaa päällekkäistä työn tekemistä. Kyse on siis lisäpalvelusta, joka helpottaa hankinnan ja luetteloinnin työntekoa karsimalla pois turhia työvaiheita. BTJ on jaotellut valikoimat kolmeen eri listaan, joista se käyttää nimitystä Kirjo. Kirjo A pitää sisällään suomenkielisen kirjallisuuden, mukaan lukien äänikirjat. Kirjo B sisältää ruotsalaiset ja vieraskieliset tietueet sekä Kirjo C audiovisuaalisen materiaalin. Osa-Arvolla tarkoitetaan ratkaisuja, joissa kirjasto on ottanut käyttöön vain jonkin osan mainituista kirjoista. Tällä hetkellä Arvoa ja Osa-Arvoa on alueen kimpoissa käytössä seuraavasti. Alla palvelusta kimpalta perittävät vuosikustannukset: Kimppa BTJ Kustannukset Anders Ei ole - Ilmajoki Ei ole - Krannit Arvo 8 600 Lakia Ei ole - Oiva Ei ole - Seitti Osa-Arvo 4 150 Vaasa Ei ole - YTY Ei ole - Palvelun hinta määräytyy kimpan alueen asukasluvun mukaan. Hintaan vaikuttaa tietysti myös se kuinka laajan kirjon kyseinen kirjasto on ottanut käyttöön. Mahdollista klusteria luodessa onkin siis syytä ottaa huomioon BTJ Arvosta syntyvät kustannukset. BTJ:n edustajan mukaan maksumäärän on mahdollista poiketa aiemmin mainitusta, jos käytössä oleva järjestelmä mahdollistaa sen, että vain osa kirjastoista näkee ja pääsee käyttämään palvelua. Käytännössä tämänkaltainen ratkaisu ei olisi klusterin kannalta kuitenkaan järkevä. Suuremmissa kimpoissa BTJ:llä on ollut lisäksi tapana antaa kimppa-alennus. Yhteyshenkilö (18.11.2014): Tammilehto, Jukka – Avainasiakaspäällikkö – BTJ Finland Oy 30 4.3 Melinda ja RDA Melinda on Suomen kansalliskirjaston ylläpitämä kansallinen kirjastojen yhteistietokanta. Melindan tarkoituksena on luoda yhteinen aineistotietokanta, joka vähentää kirjastojen päällekkäistä luettelointityötä. Hankkeena tämä on vielä kesken. Lähtökohtaisesti tulevaisuudessa kirjastot voivat luetteloida tietueet suoraan Melindaan, josta muut kirjastot voivat poimia datan omiin tietokantoihin. Melindan pohjana toimii yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kirjastojen tietokanta Linda. Anders- ja Pikikirjastot ovat osallistumassa hankkeeseen ensimmäisinä yleisinä kirjastoina vuoden 2015 puolella. Yleisten kirjastojen neuvosto suunnittelee muiden yleisten kirjastojen liittymisaikatauluja jatkossa. Myös BTJ Arvo tulee osaltaan vaikuttamaan Melindaan ja tätä Melindan työryhmä on parhaillaan selvittämässä. Muutoksena tämä tulee olemaan koko Suomen kirjastoja silmälläpitäen todella suuri. Etelä-Pohjanmaan kirjastoihin se tulee vaikuttamaan joka tapauksessa, syntyi tästä hankkeesta klusteria tai ei. Suurin vaikuttava tekijä koskee tässä vaiheessa tietokantojen siivoamista. Tämä on oleellinen asia jo tietokantoja yhdistäessä, mutta se on syytä tehdä myös Melinda huomioon ottaen. Melindan ensimmäisessä tiedotteessa oli koottuna tietokantojen siivoamista koskevat asiat seuraavasti: Projekti aloitettiin tietokannan siivouksella. Piki-tietokannassa on aiempien konversioiden jäljiltä runsaasti virheitä, jotka aiheuttavat virheitä myös Melindaan liittymisen edellytyksenä olevaan ISBD-konversioon sekä jatkossa tuleviin muihin konversioihin. Luettelointi on historian saatossa muuttunut ja tarkentunut, joten tietueissa esiintyy puutteita, joita joudutaan nyt täydentämään. Melindaan halutaan mahdollisimman hyvälaatuista dataa ja nyt on viimeistään panostettava korjaustöihin. Siivottaviin kuuluvat mm.: - Tuplatietueet - Kiinteämittaisten kenttien virheet - Suuraakkoselliset tietueet - Pääkirjausten kontrolli: puuttuuko tietueelta pääkirjaus tai onko pääkirjauksia useampia - Missing title 245a kentässä - Yleismääreet kentässä 245h: virheelliset muodot - Virheelliset asiasanat (verrataan YSA, MUSA ja Kaunokki) - Poistettavia kenttiä: 020c hintatiedot, ISBN-numeron lopussa kaarisulkeissa olevat tekstit - Julkaisuvuosi 008-kenttä uuuu, voidaanko hakea vuosi 260-kentästä? - Musiikin osakohteet: FINMARCin kaksitasoisesta luetteloinnista johtuvia virheitä: julkaisukentässä tuplaosakenttiä - Orpopoikaset eli emottomat osakohteet - Turhat 852-kentän toistumat - Virheellinen kielikoodi non --> kääntyy ohjelmassa ”muinaisnorja”. Muutetaan non --> zxx ”ei kielellistä sisältöä” - Suuraakkoselliset kielikoodit - Funktiotermien virheellisyydet korjattava ennen kuin termit voidaan avata Lisäinfoa Melindan tämän hetkisestä tilanteesta: Missä mennään - Melinda RDA Tämän hetkisten tietojen mukaan Melinda ottaa RDA:n käyttöönsä alkuvuodesta 2016. Kansalliskirjasto toivoo, että kaikki Melinda-kirjastot olisivat valmiita ottamaan RDA:n käyttöön tuolloin, eli myös tähän kannattaa valmistautua ajoissa. 31 RDA on uusi kuvailusääntöstandardi, joka todennäköisesti tulee korvaamaan nykyiset kuvailusäännöt; ISBD:n (International Standard Bibliographic Description), MARC21:n (MAchine Readable Cataloguing) ja FINMARCin lähivuosien aikana Suomen kirjastoissa. RDA on suunniteltu erityisesti yleisten kirjastojen kuvailustandardiksi ja se perustuu FRBR-käsitemallin rakenteeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa kuvailun pilkkomista käytännöllisiksi kokonaisuuksien (entiteettien) välisiksi suhteiksi. Kansalliskirjaston tämän hetkisten suunnitelmien mukaan RDA:ta aletaan ottaa käyttöön vuoden 2016 aikana ja Melinda-kirjastojen tulisi tehdä päätökset RDA:n käyttöönottoaikatauluista vuoden 2015 aikana. RDA-koulutukset alkavat todennäköisesti vuoden 2015 syksyllä ja koulutusmateriaali julkaistaan verkossa alustavasti alkuvuodesta 2015. RDA:n suomennosta toteuttava tiimi informoi tulevasta aikataulusta seuraavasti: RDA-suomennoksen julkaiseminen kansainvälisessä RDA toolkit -tietokannassa siirtyy vuoteen 2015 kustantajan (ALA publishing) aikataulujen vuoksi. RDA-suomennos julkaistaan näillä näkymin elokuussa 2015. RDA-kuvailusäännöt otetaan Suomessa käyttöön tämän aikataulun mukaisesti vuoden 2016 alusta alkaen. RDA-koulutusta järjestetään syksyllä 2015. Lisätietoja RDA:n tiedotussivulta. Lisäksi: RDA:n koulutumateriaalit, artikkelitesittelyt ja kirjallisuus. Yhteyshenkilöt (25.–28.11.2014): Jauhonen, Johanna – Projektisuunnittelija – Tampereen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Seppälä, Marja-Liisa – Kehittämispäällikkö – Kansalliskirjasto 4.4 E-kirjat ja Ellibs Tällä hetkellä suomalaisia e-kirjoja saa kirjastoihin hankittua vain Ellibs e-kirjakauppapalvelun kautta. Hinnoittelu on nidekohtaista ja määräytyy sen mukaan ostetaanko oikeudet koko niteeseen vai pelkästään lainauslisenssi tietyksi ajaksi. Tällä hetkellä useammalla klusterin kimpalla on jo käytössä e-kirjojen lainausmahdollisuus asiakkaille. E-kirjojen lainaaminen on toteutettu niin, että asiakkaan ei tarvitse käydä fyysisesti kirjastossa, vaan hän voi lainata teoksen kirjastokortilla ja pin-koodilla Internetin välityksellä. Mahdollisen yhteisen kirjastokortin myötä tämä tarkoittaa samalla automaattisesti sitä, että asiakkailla on käytössä koko klusterin alueen kirjastojen e-kirjat. Yhteisen aineistotietokannan vuoksi teokset myös näkyvät yhtenä luettelona. Nämä seikat huomioon ottaen e-kirjojen hankinnan keskittäminen on mielekäs vaihtoehto. E-kirjoista syntyvät kustannukset taas olisi ehkä luontevinta jakaa kirjastojen kesken kuntien asukaslukuihin suhteutettuna. Yhteinen e-kirjakokoelma tarkoittaisi siis aiempiin kokoelmiin nähden suurempaa asiakasryhmää. Vanhemmassa, käytössä olevassa Ellibsin versiossa ei ole mahdollista varata e-kirjoja, mikä tekee suosituimpien teosten lainaamisesta todella hankalaa ja klusterin myötä lähes mahdotonta. Verkkopalveluun on kuitenkin tullut uusi päivitys, joka otettiin käyttöön jaksotetusti, ensimmäisenä kirjastoihin joilla on käytössä Axiell Aurora kirjastojärjestelmä. Toimiakseen uusi Ellibs vaatii rajapintaasennuksia. Finnaa käyttäville tämä on maksuton, Axiellin järjestelmälle maksullinen. Ellibs-palvelun (ei siis itse sisältö, vain palvelu) hinta on päivityksen jälkeen 0,0145 euroa asukasta kohden. Päivityksen jälkeen Ellibs pystyy kommunikoimaan paremmin kirjastojen asiakasjärjestelmien kanssa. Varaamisen lisäksi ”vapaa/lainassa”-tietueet ovat päivityksen jälkeen ajantasaisia. 32 4.5 Muu e-aineisto Kirjastojen tarjoamat e-aineistot eivät rajoitu vain e-kirjoihin. Kirjastot tarjoavat asiakkaille kirjallisuuden lisäksi muun muassa erilaisia tietokantoja ja e-lehtiarkistoja. Näitä normaalisti maksullisia palveluja pystyy käyttämään kirjastoissa ja jopa kotona, jos omistaa kyseisen kirjaston tai kimpan kirjastokortin. Samaan tapaan kuin e-kirjoissa, yhteinen kirjastokortti mahdollistaisi kaikkien klusterin kirjastojen hankkiman eaineiston käytön myös muualla. Merkille pantavaa on myös se, että e-aineistojen käyttö ei ole kahlittu kuntarajoihin. Kuka tahansa voi hankkia itselleen esimerkiksi HelMet-kirjastojen kirjastokortin ja käyttää heidän tarjoamiaan eaineistopalveluja. Klusterin muodostuminen voi mahdollistaa laajemman yhteisen e-aineistokokoelman hankkimisen, mikä voi edellä mainitusta syystä osaltaan houkutella lisää asiakkaita klusterin alueen lisäksi myös alueen ulkopuolelta. 4.6 RFID ja viivakoodit Tällä hetkellä RFID-järjestelmät ovat käytössä vain osassa alueen kirjastoja. Lähtökohtaisena ajatusmallina Seitti-kirjastoissa on ollut tarkoitus luopua kokonaan viivakoodien käytöstä. Osassa sivukirjastoissa ei ole vielä RFID-järjestelmää käytössä ja tämän vuoksi aineistoista löytyy sekä viivakoodit että RFID-tarrat. Viivakoodittomuus ei tule olemaan helposti saavutettavissa jos hanke etenee niin, että klusterin kirjastojen välillä tullaan kuljettamaan aineistoa. Silloin vaihtoehdoiksi jää ottaa RFID-järjestelmä käyttöön koko klusterin alueella tai luopua ajatuksesta viivakoodittomasta kirjastosta. Molempien järjestelmien pitkäaikaisessa päällekkäisessä käytössä ei ole järkeä jo pelkästään kustannuksellisista syistä. RFID tarkoittaa samalla myös laitteistohankintoja. Minimissään työpisteille tarvitaan RFID-lukijat. Sen lisäksi käyttöön voi ottaa myös lainaus- ja palautusautomaatit, jotka tukevat RFID-teknologiaa. Tällä hetkellä laitetoimittajia Suomesta löytyy ainakin neljä: ATP Automation Ltd Oy, Mikro-Väylä Oy, P.V. Supa Oy ja ToP Tunniste Oy. Seinäjoen kirjastoissa on käyttökokemuksia sekä ATP:n että P.V. Supan laitteistoista. Molemmissa on havaittu omat hyvä ja huonot puolensa. P.V. Supan laitteisto tukee paremmin standardeja, mutta vaatii toistaiseksi lisäohjelman, jotta pystyy kommunikoimaan kirjastojärjestelmän kanssa ja tämä hankaloittaa työskentelyä. Kimppa RFID Toimittaja Anders Ei käytössä - Ilmajoki Krannit Lakia Oiva Seitti Vaasa YTY Ei Vain Ei Ei Osassa Ei 2 1 Tulossa käytössä Kauhajoella käytössä käytössä kirjastoista käytössä ToP ATP ja P.V. Supa Tunniste P.V. Supa 1. Järjestelmä otettu käyttöön asteittain ja tällä hetkellä RFID on käytössä kolmessa toimipisteessä kuudesta 2. Tulee käyttöön asteittain vuodesta 2015 alkaen 33 4.7 Yhteiset Internet-sivut Yhteinen aineistotietokanta tarkoittaa käytännössä automaattisesti myös yhteistä verkkokirjastoa. Yhteinen verkkokirjasto ei kuitenkaan ole varsinaisesti sama asia, kuin kirjastojen yhteiset verkkosivut. Tämän vuoksi onkin siis päätettävä miten tulevat verkkosivuratkaisut toteutetaan. Realistisia toteutustapoja on kolme: Vaihtoehto 1 – Yhteiset sivut Asiakkaiden kannalta yksinkertaisin ja helpoin ratkaisu olisi toteuttaa yhteinen Internet-sivusto, josta löytyy jokaiselle klusterin kirjastolle omat alasivunsa ja johon on upotettu yhteinen käytössä oleva verkkokirjasto. Kaikki oleellinen löytyy silloin yhdeltä sivulta ja käytössä on yhteinen ulkoasu. Suurin etu tästä on etenkin pienille kirjastoille, joilla ei välttämättä ollut tähän mennessä omia sivuja verkkokirjastoa lukuun ottamatta lainkaan. Vaihtoehto 2 – Yhteiset sivut, erillinen verkkokirjasto Edellä mainittuun tapaan käyttöön tulisi yhteinen Internet-sivusto, mutta verkkokirjasto pidettäisiin siitä erillään. Tällä hetkellä suurin osa kirjastojen Internet-sivuista on toteutettu näin, joskin vaihtoehto 1 on selkeästi kasvava trendi. Vaihtoehto 3 – Omat sivut, yhteinen verkkokirjasto Kirjastot säilyttäisivät omat nykyiset Internet-sivunsa, mutta verkkokirjasto olisi yhteinen. Toteutuksen kannalta tämä olisi helpoin, sillä se ei vaatisi kuin jo muutenkin pakollisen verkkokirjaston pystyttämisen. 4.8 Tulevat kuntamuutokset Kuntaliitokset ovat jälleen ajankohtainen asia Seinäjoella ja sen lähiympäristössä. Kuntajakoselvitysryhmä esitti tammikuussa 2015 Seinäjoen kaupungin sekä Ilmajoen, Isonkyrön ja Kuortaneen kuntien liittämistä yhteen vuoden 2017 alusta. Myös Lapuan liittämistä on ehdotettu ja Kurikan sekä Jalasjärven kuntien tulisi Harjusen ja Luukkosen mukaan harkita liittymistä. Isot kuntamuutokset tulisivat osaltaan todennäköisesti vaikuttamaan myös kirjastotoimintaan tavalla tai toisella ja se olisi hyvä ottaa huomioon myös Klusteria muodostaessa. Kuntajakoselvitystä koskevan raportin voi lukea täältä. 34 5 SWOT-Analyysit SWOT-analyysissa laaditaan kaavio, jonka tarkoituksena on nostaa esille kuvatun kohtaan vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). Kysyimme EteläPohjanmaan kirjastojen alueellisten hankkeiden kokouksessa 4.2.2015 kokoukseen osallistuneilta heidän näkemyksiään siitä, jos klusteri tullaan toteuttamaan ja siitä, jos päädymme pysymään nykyisessä tilanteessa. Pyysimme osallistujia laatimaan omat SWOT-analyysit, jotka yhdistettiin yhtenäiseksi alla oleviksi SWOT-analyyseiksi. Jos klusteri päätetään muodostaa: Vahvuudet Henkilökunnan kimppatoimintaan liittyvä lähtökohtainen tietotaitotaso Kirjastojohtajien myönteinen asenne yhteistyön lisäämiseksi Laajempi kokoelma Laajempi osaaminen Parempi neuvotteluasema (vrt. yksittäinen kirjasto) Asiakkaiden tasa-arvoisuus Resurssien tehokkaampi käyttö Mahdollisuudet Kirjastojen lisääntyvä yhteistyö ja verkottuminen Asiakkaiden kirjastonkäyttö yli kuntarajojen helpottuu Tyytyväisemmät asiakkaat → tyytyväisempi henkilökunta Vähentää päällekkäistä työntekoa Yhteiset kilpailutukset, koulutukset, hankinta Tarjottava kokoelma kasvaa Talous / tehokkuus Kustannussäästöt ohjelmistoissa Kirjastojen vaikutusvalta lisääntyy Kokoelmien painotukset Säästöt varastotiloissa Parempi mahdollisuus erityisosaamisen kehittämiseen ja lisäämiseen Keskitetty luettelointi (ja muu asiakkaille näkymätön työ) lisää resursseja asiakaspalveluun 35 Heikkoudet Kirjastojen käytäntöihin liittyvät mahdolliset erimielisyydet Kirjastojen sääntöihin liittyvät mahdolliset erimielisyydet Asenne? Löytyykö aitoa halua yhteistyölle? Logistiikkaongelmat Organisaation jäykkyys Uhat Palvelun nopeus voi kärsiä (esim. harvat seutukuljetukset vs. kaukolaina) Tuo uusia työtehtäviä → lisää työn määrää tietyille työntekijöille Kuntien erilaiset käytännöt (esim. atk-asioissa) Kuntapäättäjien suhtautuminen yhteistyön lisäämiseen? Päätöksenteon karkaaminen kauas yksittäisistä kirjastoista / autonomisen aseman mahdollinen heikentyminen Mahdollinen työn vaatimustason laskeminen pienissä yksiköissä Päätöksenteon hidastuminen Mahdollinen aineistohankintavarojen vähentäminen sillä perusteella, että on isompi kimppa Vapaamatkustajat Kustannusten nousut joillekin yksiköille? Työn kasaantuminen isoihin kirjastoihin Noudatetaanko yhteisiä pelisääntöjä? Siirtyykö vetovastuu kokonaan yhdelle kirjastolle? Jos klusteria ei muodosteta / nykytila säilyy: Vahvuudet Henkilökunnan osaaminen Kirjastonkäyttö korkealla tasolla Työntekijät tuntevat paremmin toisensa → tiiviimpää yhteistyötä Päätöksenteko kirjastoissa säilyy kirjastoilla / kunnilla Joustavuus Paikallisuus Omaa aluetta palvelevat ratkaisut Pienillä kirjastoilla parempi mahdollisuus vaikuttaa Vahva kokoelma Mahdollisuudet Heikkoudet Asiakkaan kannalta kirjavat käytännöt eri kirjastoissa Asiakkaiden kannalta eriarvoinen asema kirjastopalvelujen suhteen Resurssipula, talous Ideoita ei pystytä toteuttamaan Uskalluksen puute Ammatillinen osaaminen heikkoa osassa kuntia Uhat Kuntien taloudellinen tilanne Henkilöresurssien väheneminen Aineistojen väheneminen Kirjastopalvelujen heikkeneminen Kustannusten nousu Näkemyksen puute (nurkkakuntaisuus) Pudotaan kehityksestä Erikoisosaaminen vähenee Pienten kirjastojen näivettyminen Ammatillisen osaamisen katoaminen Kokoelman näivettyminen Kansalliset hankkeet Vapaampi kehittämistyö Helpompi toteuttaa omia projekteja Maakuntien rajat eivät sido yhteistyössä SWOT-analyysejä olivat tekemässä seuraavat henkilöt: Hakala, Marita – Kirjastotoimenjohtaja – Lapuan kaupunginkirjasto Heikkilä, Mervi – Kirjastotoimenjohtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Ijäs, Sinikka – Kirjastotoimen apulaisjohtaja – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Ikonen, Jani – Hankepäällikkö – Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto Ketonen, Anneli – Kirjastotoimen ylitarkastaja – Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto Kyrönlahti, Tarja – Kirjastotoimenjohtaja – Järvi-Pohjanmaan yhteistoiminta-alue Laakso, Johanna – Kirjastonjohtaja – Jalasjärven kunnankirjasto Lakso, Pirjo – Kirjastotoimenjohtaja – Alavuden kaupunginkirjasto Länsikallio, Kirsti – Kirjastotoimenjohtaja – Kurikan kaupunginkirjasto 36 6 Hankepäällikön johtopäätökset ja suositukset Hankeraportin lopuksi olen kasannut omia mietteitäni ja suosituksiani mahdollisesta Etelä-Pohjanmaan alueen kirjastojen yhdistämisestä. Näkemykseni mukaan yhdistämisestä olisi hyötyä niin alueen kirjastoille kuin kirjastojen asiakkaille. Kirjastoille tämä tarkoittaisi selkeitä säästöjä etenkin kirjastojärjestelmän osalta ja mahdollisesti myös muissa yhteistyökohteissa, kuten yhtenäisessä varastokokoelmassa ja keskitetyssä kokoelmatyössä. Asiakkaat hyötyvät selkeämmästä yhtenäisestä kokonaisuudesta ja ovat samalla tasaarvoisessa asemassa muiden alueen kuntien asukkaiden kirjastoista saamien palvelujen, maksujen ja sääntöjen suhteen. Hallinto Klusteria varten olisi hyvä muodostaa johtoryhmä, johon tulisi kuulua edustajat kaikista klusterin kirjastoista. Puheenjohtaja voi olla joko vakituinen tai edustajien kesken kiertävä rooli. Jos päädytään vakituiseen puheenjohtajaan, suosittelen tähän Seinäjoen kaupunginkirjasto-maakuntakirjaston edustajaa. Johtoryhmän kokouksia tulisi järjestää säännöllisin väliajoin ja päätöksien lisäksi niissä tulisi tuoda esille alueen kirjastojen kuulumisia ja esille nousseita kehitysehdotuksia. Yhteinen nimi ja ilme Klusterille tulee keksiä nimi ja luoda yhteinen graafinen ilme. Nämä takaavat asiakkaalle helpon käytettävyyden ja antavat yleisesti ulospäin selkeän kuvan klusterin olemassaolosta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Yhteinen graafinen ilme voi näkyä esimerkiksi esitteissä, kirjastokortissa, Internet-sivuilla sekä myytävissä oheistuotteissa, kuten kirjakasseissa ja postikorteissa. Sanan klusteri käyttö ei ole pakollista. Sitä on käytetty raportissa selkeyden vuoksi erottamaan nykyiset kirjastokimpat uudesta hankkeen perusteella mahdollisesti muodostettavasta kimpasta. Kirjastokortti Klusterissa yhteinen kirjastokortti on mielestäni välttämättömyys. Selkeyden vuoksi suosittelen kokonaan uudella designilla olevaa korttia, josta voidaan järjestää kilpailu esimerkiksi graafisen alan opiskelijoiden kesken, aivan kuten Seinäjoki teki uuden kirjastoauton teippausgrafiikoiden kohdalla. Koska RFID on teknologiana selkeästi tulossa kirjastomaailmaan, tulisi se mahdollisesti ottaa huomioon myös kortteja uudistaessa. Uusiin kortteihin siirryttäessä voi olla järkevämpää ottaa niihin samalla RFID-tuki sen sijaan, että muutaman vuoden päästä uusittaisiin taas koko korttikanta RFID-ominaisuuden saamiseksi. Käyttösäännöt ja maksut Asiakkaiden tasa-arvoisuuden vuoksi koko klusterilla tulisi olla yhteiset käyttösäännöt ja maksut. Tämän vuoksi muun muassa aineistokuljetusten tulisi olla asiakkaille ilmaisia, kuten se jo nyt on suurimmassa osassa klusterin alueen kirjastoista. 37 Järjestelmä ja palvelimet Koha on erittäin varteenotettava vaihtoehto yhteiseksi kirjastojärjestelmäksi. Hankerahoituksen hakeminen Kohaan siirtymiseen on suositeltavaa heti kun se on mahdollista. Kohaa kehitetään eteenpäin jatkuvasti ja se tulee tarjoamaan klusterille käytännössä kaiken saman mitä nyt on tarjolla maksullisissa käyttöjärjestelmissä. Finna on osoittautunut selkeäksi ratkaisuksi asiakaskäyttöliittymän puolelle ja on mitä todennäköisimmin jo käytössä suurimmassa osassa klusterin kirjastoista siinä vaiheessa kun voidaan alkaa miettiä järjestelmien yhdistämistä. Koha pitää tarvittaessa myös itsessään sisällä toimivan asiakaskäyttöliittymän, jos jostain syystä Finnan kanssa syntyy ongelmia. Jokaisen hankkeen kirjaston tulisi aloittaa tietokantojen siivoaminen mahdollisimman pian. Lopullinen tietokantojen yhdistäminen hoituu siivottujen kantojen kanssa huomattavasti nopeammin ja pienemmillä ongelmilla. Vaikka kaikki hankkeen kirjastot eivät välttämättä tule liittymään klusteriin, on tietokannat siivottava joka tapauksessa Melindaan siirtymisen vuoksi. On siis kaikkien etu aloittaa operaatio hyvissä ajoin. Palvelimien sijaintia tulee harkita tarkoin. Ensisijaisena vaihtoehtona on suositeltavaa harkita yhteisen yrityksen perustamista, joka vastaisi palvelimien ylläpitämisestä, sekä mahdollisesti samalla myös Kohaprojektin kehittämisestä ja ylläpidosta. Vaihtoehtoisesti on palkattava henkilöitä kirjastoihin painotetusti toimimaan Koha-projektin ylläpitäjinä ja kehittäjinä. Tätä asiaa ei voida ulkoistaa esimerkiksi jollekin klusterin kunnan tietohallinnolle, sillä järjestelmä on oleellinen osa toimivaa kirjastoa. Vapaan lähdekoodin projektina Koha tulee vaatimaan valtavan työpanoksen, mitä ei voida syrjäyttää muiden kirjaston ulkopuolisten työkiireiden vuoksi. Ylläpitäjäksi tulee palkata henkilö, joka on ensisijaisesti kouluttautunut koodaajaksi ja mahdollisesti lisäksi ymmärtää kirjastojen päälle, ei päinvastoin. Vaara-kirjastojen tavoin koodaajan lisäksi suunnitteluun tulisi osallistua myös kirjastoalan henkilökuntaa. Luonteva vaihtoehto olisi hyödyntää kirjastojen pääkäyttäjiä, sillä he ovat jo nyt paljon tekemisissä kirjastojärjestelmien kanssa. Internet-sivut Selkeyden ja yhtenäisen kuvan vuoksi suosittelen klusterille yhteisiä Internet-sivuja, joissa jokaisella kirjastolla voi olla omat alasivunsa. Verkkokirjaston tulisi olla upotettuna samaan sivustoon niin, että käyttäjälle näyttäisi siltä kuin käytössä olisi vain yksi iso kokonaisuus. Tämä tekee käytöstä samalla helpompaa että luontevampaa. Yhteisen ulkoasun suunnittelussa voidaan käyttää samoja elementtejä kuin mahdollisen uuden kirjastokortin ulkoasussa. Aineistokuljetukset Aineistokuljetukset ovat oleellinen osa nykyaikaista kirjastotoimintaa. Nykyisellään klusterin alueella toimivissa kirjastokimpoissa on jo käytössä kimpan keskeiset aineistokuljetukset. Mahdollisen klusterin muodostumisen myötä olisi oleellista saada levitettyä kuljetuspiiri koko klusterin alueen kokoiseksi. Nykyisten kirjastokimppojen pääkirjastot voisivat esimerkiksi toimia oman alueen logistisina keskuksina joiden välillä aineistokuljetukset suoritettaisiin. Aineistovarauksissa kuljetuksiin lähtisi painotetusti aina mahdollisimman lähellä sijaitseva teos. Tämä ominaisuus tulee ottaa huomioon kirjastojärjestelmää kilpailutettaessa. 38
© Copyright 2024