Iin kunta / viestintäohje 2015

IIN KUNTAKONSERNIN
VIESTINTÄOHJE
2015
Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 | postiosoite Pl 24, 91101 Ii
Vaihde p. 08 5875 5000 | neuvonta p. 050 310 3458 | [email protected]
Johdanto
SISÄLLYSLUETTELO
IIN KUNNANHALLITUS nimesi viestintätyö- kaksi kertaa. Viestintätyöryhmän jäseninä
ryhmän (pöytäkirja 26.8.2014 Pykälä 183)
vastauksena Iin vihreät valtuustoryhmän
aloitteeseen avoimuuden ja kuntalaisten
osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämisestä.
Viestintäohjeen tarkoituksena on linjata
koko Iin kuntakonsernia koskevat yhdenmukaiset ja kaikkien sovellettavissa olevat
viestintäkäytännöt. Viestintäohje nojautuu
Iin 2020 kuntastrategiaan sekä työryhmä on
myös huomioinut valmistelussa uudistuvan
kuntalain (2015) säännöksiä mm. asukkaiden osallistumisoikeuksista sekä sähköisistä
toimintatavoista kunnan päätöksenteossa
ja tiedottamisessa.
Uuden kuntalain mukaan kunnan ilmoitusten ja viestinnän pääkanavaksi tulee internet ( § 108 – 109). Laadittu viestintäohje
perustuu myös syksyllä 2014 tehtyyn kuntalaiskyselyyn kuntaviestinnän nykytilasta.
Viestintätyöryhmä kokoontui vuoden
2014 syksyllä kolme kertaa ja keväällä 2015
toimivat luottamushenkilöt Eero Alaraasakka, Annastiina Junnila, Pekka Koskela,
Aila Paaso, Pekka Parviainen ja Leena Tiiro.
Henkilöstön edustajina olivat Vesa Anttila,
Tarja Rahkola, Markku Vitikka, Tuulikki Kaisto, Erkki Taskila, Riitta Räinä ja Anna Saksio
(sihteeri). Puheenjohtajana toimi kunnanvaltuutettu Aila Paaso.
Työskentelyn ensimmäisenä vaiheena
työryhmä tutustui kuntaviestintää sääteleviin lakeihin sekä suosituksiin. Toisessa
vaiheessa työryhmä kartoitti kuntalaisten,
henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä
Iin kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Kolmantena vaiheena
työryhmän jäsenille jaettiin valmisteluvastuut omaan osaamisalaansa perustuen.
Viestintäohje on hyväksytty Iin kunnanvaltuuston kokouksessa 1.6.2015.
Työryhmän kokousmuistiot, viestintäkyselyn tulokset sekä muu
aineisto ovat nähtävillä verkossa soitteessa:
ii.fi/viestintätyöryhmä
2
1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi
2. Kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamiskeinot
3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet
3.2 Konserni- ja palveluviestintä
3.3. Työyhteisöviestintä
3.4. Markkinointiviestintä
3.5. Kriisiviestintä
4. Viestinnän seuranta ja kehittäminen
3.1. Valmistelu ja päätöksenteko
4
7
10
10
11
12
13
14
15
Liitteet:
Liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Liite 2: Kuntalaisaloite ohje Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna 2015
Liite 4: Iin kuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten sekä yhtiöiden viestintätaulukot
Liite 5: Graafiset ohjeet
Liite 6: Iin kunnan kriisiviestintäsuunnitelma
17
22
24
25
34
38
3
Kuntastrategia määrää viestinnän tavoitteet
Iin kuntastrategian 2020 (kh pöytäkirja § 185 26.8.2014) mukaisesti Iin arvot
ja toimintaperiaatteet ovat:
1. Kuntaviestinnän tavoitteet,
vastuutahot ja organisointi
Luovuus ja
idearikkaus
• Haemme ja rohkaisemme hyvien toimintatapojen löytämistä.
• Tuemme luovuutta ja innostusta asioiden
tekemiseen.
Uudistuminen
ja osaaminen
• Mahdollistamme tasapainoisen kehityksen.
• Tuemme kekseliäisyyttä ja innovatiivisia
palveluratkaisuja.
Toisista
huolehtiminen
• Rakennamme yhdessä viihtyvyyttä ja
hyvinvointia.
• Varmistamme asukkaiden turvallisen elämän
koko elinkaaren ajaksi.
Kuntaviestintää säätelevät lait ja ohjeistus
K
unnan viestintää säädellään muun
muassa kuntalain, hallintolain ja julkisuuslainsäädännöllä sekä erityslaeilla kuten
hankintalaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki. Kunnalla on mm. kuntalaissa määritelty
viestintävelvoite ja kuntalaisella puolestaan
on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan.
Viestintä
tavoittaa
kuntalaiset
varmimmin, kun käytetään useita erilaisia
viestintäkanavia. Erityisesti sähköisten viestintäkanavien kehittyminen lisää tiedon
esteettömyyttä ja saatavuutta sekä mahdollisuutta valita haluamaansa aikaan kanavista itselle sopivin.
Uudessa kuntalaissa (2015) korostetaan
kunnan asukkaiden oikeutta osallistua ja
vaikuttaa kunnan toimintaan käyttäjälähtöisten osallistumiskeinoja hyödyntäen.
Lailla parannetaan eri väestöryhmien mahdollisuuksia vaikuttaa kunnan toiminnan
suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan.
4
Kuntaliitto, JUHTA (Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) ja valtiovarainministeriö ovat antaneet useita kuntien
viestintää koskevia suosituksia ja käytäntöjä
(lisätietoja www.kunnat.net/viestinta).
Kuntaliitto julkaisee vuosittain kuntien
viestintää ja markkinointia koskevia selvityksiä, joissa kartoitetaan kuntien viestinnän sekä markkinoinnin toteutusta.
Visio kertoo sen, minkälainen Iin halutaan olevan:
Ii on kasvava, viihtyisä ja elinvoimainen,
luovasti uudistuva kunta – Iissä on ideaa.
Iin kuntakonsernin viestinnän tavoitteet:
Keskeisimmät
kuntaviestintää säätelevät
lait on esitetty
liitteessä 1.
•
•
•
•
Parantaa tiedon laatua, ajankohtaisuutta ja saatavuutta
Lisätä avoimuutta kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta
Lisätä kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia
Tukea kunnan vetovoimaisuutta
5
2. Kuntalaisten osallistumisja vaikuttamiskeinot
Iissä on jaettu
viestintävastuu
K
unnanvaltuusto linjaa kuntastrategian ja luo edellytykset viestinnälle.
Kuntalain mukaan viestinnästä vastaa kunnanhallitus, joka päättää kunnan yleisistä
tiedotusperiaatteista ja vastuunjaosta eri
toimielimissä. Viestinnän operatiivista toimintaa ohjaa kunnanjohtaja. Hallintojohtaja vastaa kunnanhallituksen ja –valtuuston
päätösten valmistelu- ja täytäntöönpanon
viestinnästä sekä henkilöstö- ja hallintoasioista. Lisätietoja yksittäisistä kokousasioista
antaa myös esittelijä, työryhmän puheenjohtaja tai kyseisestä asiasta vastaava viranhaltija.
Kirjaamo (arkisto) vastaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen saapumisen rekisteröinnistä, luetteloinnista ja säilyttämisestä
sekä vastaa asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamosta saa
tietoja vireillä olevista asioista, kuulutuksista, päätöksistä, sopimuksista, luottamus-
6
Kuntalaisten halu kantaa vastuuta yhteisöstään on edellytys kunnan toiminta- ja
ja uudistumiskyvylle. Kuntalaisten mahdollisuus osallistua oman ympäristönsä ja
palveluiden kehittämiseen lisäävät tyytyväisyyttä asuinpaikkaansa kohtaan, ja lisäksi
vuorovaikutus luo uusia ideoita ja vahvistaa paikallisidentiteettiä.
henkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja
kulusta. Kirjaamo ylläpitää kunnan virallista
ilmoitustaulua (kuulutukset).
Toimialajohtajat vastaavat hallintoalansa viestinnästä ja nimeävät erikseen organisaatiostaan viestinnän vastuuhenkilöt. Kuntakonsernin liikelaitokset sekä tytäryhtiöt
vastaavat kukin omasta viestinnästään noudattaen soveltuvin osin viestintäohjetta.
Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja
-markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta osana elinkeinojen kehittämistyötä
(elinkeino-ohjelma 2014-2017). Micropoliksen viestintävastaavalla on läsnäolo-oikeus
kunnan johtoryhmässä.
Oulunkaaren kuntayhtymä vastaa sosiaali- ja terveyspalveluiden viestinnästä.
Pudasjärven kaupunki vastaa Oulunkaaren
ympäristöpalveluiden viestinnästä (ympäristöterveydenhuolto, ympäristönsuojelu ja
eläinlääkintähuolto).
KUNTALIITON JULKAISEMAN oppaan (2015: Iin
viestintätyöryhmä
kartoitti
syksyllä 2014 kuntalaisten, henkilöstön ja
valtuutettujen mielipiteitä kuntaviestinnän
nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Vastauksia on hyödynnetty viestintäohjeen laadinnassa.
Vastaajien mukaan kunta voisi
edistää kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdolllisuuksia
seuraavasti:
Keskiössä kuntalainen – kuntademokratian
kehittämisen suuntaviivat) mukaan kuntien
on tunnistettava sekä kuntademokratian
haasteet että niiden merkitys. Kuntademokratiaa voidaan parantaa esimerkiksi järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia,
kuntalaisraateja sekä selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa.
Uuden kuntalain (2015, § 29) mukaan kuntalaiselle on annettava mahdolli- • Valmistelevien työryhmien aineisto ja
pöytäkirjat näkyville.
suus vaikuttaa suunnitteluun, valmisteluun
ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä • Kyselyitä kuntalaisten kuulemisia ja neuvoa antavia äänestyksiä valmisteltavista
edustamansa ryhmän hyvinvointiin, terveyasioista.
teen, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen taikka tarvittavien palvelujen jär- • Tiedottamisen kanaviksi lisäksi sosiaalisen median kanavat, sähköinen uutiskirjestämisessä. Kunnan on tiedotettava, millä
je sekä kyselyitä kirjeitse kotitalouksiin.
tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua
ja vaikuttaa.
Kuntalaiset motivoituvat mukaan omavastuisempaan toimintaan,
kun heille tarjotaan uusia osallistumisen ja vaikuttamisen kanavia.
Kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista edistetään
seuraavilla kokonaisuuksilla:
Tieto-osallisuus
Suunnitteluosallisuus
• Ajankohtaista ja avointa tietoa
kunnan suunnitelmista,
valmistelusta ja päätöksenteosta
• Osallistu ja vaikuta -tietopaketti
kuntalaiselle
• Kuntalaisaloite
• Asukaskyselyt
• Säännöllinen palvelupalaute
hallintokunnittain
• Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet
Päätöksenteko-osallisuus
Toimintaosallisuus
•
•
•
•
•
•
•
•
Nuorisovaltuusto
Ikäihmisten neuvosto
Vammaisneuvosto
Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot
Asukas- ja kyläyhdistykset
Iin kylien neuvottelukunta
Alueelliset tapahtumat
Sosiaaliset median kanavat
yhteisöllisyyden tukena
Tieto-osallisuus: Tieto aktivoi osallistumaan. Kunnan verkkosivuille kootaan kuntalaisten
osallistumismahdollisuuksista Osallistu ja vaikuta -tietopaketti, johon jokainen hallintokunta tuottaa tietoa oman palvelualueensa osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista. Sivuilta
löytyy mm. tietoa avoinna olevista kuntalais- ja palvelukyselyistä, käyttäjäpalautteesta,
kuntalaisaloitteesta sekä Otakantaa.fi -palvelusta. Verkkoviestintä on merkittävä päivittäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kanava. Verkkoviestintää voidaan hyödyntää esimerkiksi valtuustonkokousten tallenteiden jakamisessa.
Iin kunnan toiminnasta ja palveluista tiedotetaan asukkaille, palvelujen
käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille seuraavasti:
• yhteispalvelupiste (vaihde, kirjaamo, neuvonta, ilmoitustaulu, pöytäkirjat,
esityslistat)
• kuntatiedotelehti Hyvät Tuulet jaettuna kotitalouksiin, nettiversio myös yrityksiin
ja yhdistyksiin.
• kuntakonsernin ylläpitämät verkkosivut, uutiskirjeet sekä sosiaalisen median
kanavat
8
Suunnitteluosallisuus: Kuntalaisten osallistumista palvelujen suunnitteluun ja
kehittämiseen voidaan lisätä mm. asiakaspalautteen keräämisellä, asiakastyytyväisyyden mittaamisella sekä järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, joissa
kuntalaiset ja palvelun tuottajat voivat yhdessä miettiä tulevaisuuden palveluja.
Kuntalain (2015:§23) mukaan aloiteoikeus koskee kunnan asukkaiden ohella myös kunnan palveluiden käyttäjiä (yhdistykset ja yritykset).
Myös kansanäänestysaloitteen tekemisen ikäraja alenee 15 vuoteen, joka
parantaa nuorten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa päätöksentekoon.
Päätöksenteko-osallisuutta edistetään valitsemalla palvelujen käyttäjien
edustajia kunnan toimielimiin. Kunnassa toimivia neuvostoja ovat nuorisovaltuusto, ikäihmisten neuvosto ja vammaisneuvosto. Neuvostojen viestinnän tueksi kunta tarjoaa ilmoitustilaa mm. verkkosivuilla ja tiedotelehdessä.
Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot avustavat paikallista omaehtoista kehittämistä vuosittain talousarviossa päätetyn määrärahan puitteissa. Tukea voi hakea iiläinen rekisteröitynyt yhdistys tai yhteisö. Iissä toimivat yhdistykset, seurat ja yritykset voivat ilmoittaa järjestämistään
tapahtumista maksutta Ii-kalenterissa (verkkosivut ja kuntatiedotelehti).
Toimintaosallisuutta edistetään tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja
muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua.
Kunta ja Iin kylät ovat perustaneet neuvottelukunnan (1.1.2014), joka on
kaikille avoin kohtaamispaikka, jossa käydään keskustelua ajankohtaisista asioista, saadaan koulutusta, jaetaan kokemuksia ja hyviä esimerkkejä sekä tehdään
aloitteita. Neuvottelukunta edistetää ja syventää eri tahojen yhteistyötä kunnassa
kuten kyläyhdistysten, -toimikuntien ja asukasyhdistysten välillä. Kunnan edustajat voivat myös välittää tietoa kylille päin Iin kylien neuvottelukunnan kautta.
Viestintäohjeen yhteydessä Iihin on laadittu erillinen
ohje kuntalaisaloitteiden käsittelyyn (liite 2).
9
Työryhmät, neuvostot, lautakunnat
3. Kuntaviestinnän osa-alueiden
erityispiirteet
3.1. Valmistelu ja päätöksenteko
Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista sekä siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille.
Asukkailla on oikeus saada yhteys valmistelijoihin ja päättäjiin.
Asia, johon halutaan vaikuttaa
Yhteydenotto
viranhaltijavalmistelu: lausunto, esitys,
aloite
asianomainen viranhaltija, lautakunta tai
työryhmä
laillisuusvalvonta ja täytäntöönpanopäätös
kunnanhallituksen puheenjohtaja
lopullinen ratkaisu
kunnanvaltuuston puheenjohtaja
Vireillä olevat ja valmisteltavat asiat
Iin hallintosäännön 4 §:n mukaan kunnan
ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa myös muulla
kunnan päättämällä tavalla.
Kuntalaki (2015: 29 §) edellyttää, että
kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta,
kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten
vaikutuksista. Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin
kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Salassa pidettäviä tietoja ei viedä
yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden
suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.
Verkossa on oltava saatavilla ainakin
seuraavat tiedot (§ 109): kuntastrategia;
hallintosääntö; talousarvio- ja suunnitelma;
tilinpäätös; tarkastuslautakunnan arviointikertomus; tilintarkastuskertomus; kuntien
yhteistoimintaa koskevat sopimukset; konserniohje; luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten
perusteet; palveluista perittävät maksut.
Kunnanvaltuusto päättää kunnan
ilmoitusten julkaisemisesta
vuosittain (liite 3).
Kunnassa toimii samanaikaisesti useita
henkilöstöstä ja luottamushenkilöistä
koostuvia työryhmiä, joiden tehtävänä
on tuottaa esiselvitysmateriaalia kunnan
päätöksenteon
tueksi.
Perustetuista
työryhmistä ilmoitetaan kunnan verkkosivuilla vähintään seuraavat tiedot:
jäsenet, työryhmän tavoite ja aikataulu.
Lisäksi työryhmille tarjotaan kunnan verkkosivuilla mahdollisuus tiedottaa työryhmän toiminnasta laajemmin sekä jakaa
aineistoaan (esim. selvitykset, kyselyt, esityslistat ja muistiot). Viestintävastuu on työryhmän nimetyllä sihteerillä.
3.2 Konserni- ja palveluviestintä
Kuntakonserniin kuuluu useita kunnan
joko kokonaan tai osin omistamia yhtiöitä sekä kunnan omia liikelaitoksia. Liiii.fi/facebook
kelaitokset tuottavat kuntien lakisääii.fi/twitter
teisiä peruspalveluita. Mikäli kunnan
ii.fi/instagram
tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, on kunnan tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta.
Selkeällä ja monipuolisella tiedottamisella turvataan kuntalaisten tietoisuus Sosiaalinen media
Sosiaalisen median kanavat ovat osa
kuntakonsernin toiminnasta, ja mahdolliskuntakonsernin tiedotustoimintaa. Kanavistetaan kuntalaisten suora vaikuttaminen.
sa kerrotaan ajankohtaista asioista ja tapahtumista sekä osallistutaan keskusteluun.
Sosiaalisen median kanavia voidaan käyttää
myös yhtenä kunnan kriisiviestinnän väliKuntakonserniin kuuluvien
neenä.
liikelaitosten sekä yhtiöiden
Kunta
ei
rajoita
henkilösviestintätaulukot esitetään
tön
ja
luottamushenkilöiden
osalliitteenä (4) seuraavien osalta:
listumista
sosiaaliseen
mediaan
• liikelaitokset:
mutta edellyttää, että luottamuksellisia
Iin ateria- ja tilapalvelut,
salassa pidettäviä tietoja ei tule käsitellä,
Ii-instituutti, Iin vesiliikelaitos
pyytää tai lähettää. Kunta panostaa SoMeviestinnän sisällön laatuun (koulutus) sekä
• tytäryhteisöt:
Iin Energia Oy, Iilaakso Oy, Iin
siihen, että viestintä eri SoMe-kanavissa
Vuokratalot Oy, Micropolis Oy
tukee toisiaan.
11
3.4. Markkinointiviestintä
3.3. Työyhteisöviestintä
Vastuu hyvästä tiedottamisesta kuuluu jokaiselle työntekijälle
J
ohdon tehtävänä on kertoa organisaation
toiminnasta ja tulevaisuuden suunnitelmista henkilöstölle. Esimiehet toimivat tiedonvälittäjinä johdon ja työtekijöiden välillä
kooten, työstäen ja välittäen tietoa. Tiedon tulee tavoittaa tasapuolisesti henkilöstö ja oltava luotettavaa. Hallintojohtaja välittää tietoa
henkilöstöpolitiikasta sekä henkilöstön koulutusmahdollisuuksista.
M
arkkinointiviestintään nojautuu erityisesti Iin kuntastrategiaan sekä voimassa olevaan elinkeino-ohjelmaan. Markkinointiviestinnällä tuodaan esille Iin vahvuuksia ja
strategisia painotuksia kunnan maineen vahvistamiseksi ja kuntakuvan parantamiseksi.
Micropolis Oy vastaa Iin kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä kunnan liikelaitosten kanssa.
Sisäisen viestinnän
kehittäminen on kaikkien
työntekijöiden tehtävä ja
johdon tulee tukea tätä
kehittämistyötä.
Markkinointikonseptit:
Hyvin toimiva sisäinen viestintä:
ASUA
Rakenna koti Iihin!
YRITTÄÄ
Iissä on ideaa!
VIERAILLA
Visit Ii!
“Puhdas
elinympäristö jokien
ja meren äärellä”
“Uusiutuvan
energian
edelläkävijä”
“Aktiivinen ja palveleva
Ii - tapahtumia ja
yhdessäoloa ympäri
vuoden”
• toimii pohjana ulkoisen viestinnän onnistumiselle
• motivoi ja lisää työtehoa
• luo pohjan asiakaslähtöiselle ja ystävälliselle palvelulle
• mahdollistaa henkilöstön ja kuntalaisten vaikuttamismahdollisuudet
Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat säännölliset työpaikkakokoukset, työhön
perehdyttäminen sekä sähköiset tiedotuskanavat kuten intranet, sähköposti ja kunnan
verkkosivut. Sisäistä viestintää voidaan arvioida henkilöstökyselyillä ja vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa.
Työpaikkakokouksissa käsitellään:
•
•
•
•
•
12
valmisteltavana olevat merkittävät asiat ja suunnitelmat
työyksikön töiden aikataulutus, tavoitteet ja työnjako
toiminnasta saatava palaute (sisäinen ja asiakaspalaute)
koulutus ja muut henkilöstöasiat
yhteistoiminta muiden hallintokuntien kanssa (johtoryhmän kokousten muistiot)
Näkyvyys ja julkaistavat materiaalit:
Tontit, asuinalueet ja kylät
• Verkkosivut, sähköiset asiointipalvelut
• Rakentamiseen liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset ja
artikkelit
• Rakenna koti Iihin! - rakentajan esitepaketti
• Tervetuloa Iihin! muuttajan esitepaketti (suunnitteilla)
Yritysten sijoittuminen ja perustaminen Iihin
• Uusiutuvan energian pilottikunta, investointien aktivointi
• Toimitiloihin liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset, artikkelit
• Kansainväliset uusiutuvan energian ja ympäristön foorumit
ja artikkelit
• IiRekry verkkosivut
Messut, näyttelyt ja
tapahtumat:
• Rakentajamessut
• Yhteistapahtumat
asukas- ja kyläyhdistysten kanssa
• Hiilineutraali kunta
(HINKU) aluetapahtumat
• IiRekry messut
• Yhteistapahtumat yrittäjäjärjestöjen kanssa
Vierailu- ja matkakohteiden esiin nostaminen
•
•
•
•
Vapaa-ajan asukkaat
Kunnan yleisötapahtumat
Kulttuuri, taide, luonto
Visit Ii verkkosivut, IiHappens julkaisut, sosiaalisen median
kanavat
• Oulun seudun matkailujulkaisut
• Yhteistapahtumat seudullisten matkailutoimijoiden kanssa.
13
Visuaalinen ilme
Graafisessa ohjeistossa on määritelty virallisissa tiedotteissa ja pöytäkirjoissa.
kunnan logon, sekä typografian ja väri- Markkinointiviestinnässä vaakuna korvamaailman käytön periaatteet. Ohjeistoa taan ensisijaisesti logo tunnuksella.
noudattamalla kunnalle luodaan yhtenäinen ilme kaikkeen kunnan viestintään:
verkkosivuille, esitteisiin, käyntikortteihin,
tiedotteisiin, julisteisiin, lehti-ilmoituksiin ja muuhun painettuun materiaaliin.
Graafinen ohjeistus (liite 5).
Vaakunaa käytetään pääasiallisesti kunnan
4. Viestinnän seuranta ja kehittäminen
K
untaviestintää arvioidaan kolmella eri tasolla: itsearviointina, vertaisarviointina
ja ulkoisena arviointina. Kehittämisessä hyödynnetään Kuntaliiton KISA –Kuntien viestinnän seuranta ja arviointijärjestelmää. Kuntakonsernin liikelaitokset ja
tytäryhtiöt asettavat viestinnälleeen laadullisia ja määrällisiä tavoitteita (viestintätaulukot). Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin seurannasta yhteistyössä muiden kuntakonsernin toimijoiden kanssa.
3.5. Kriisiviestintä
K
riisiviestintä on viestintää tilanteissa,
joissa organisaation toimintaedellytykset tai maine on uhattuna. Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai
sen toimintaa, siihen liittyviä palveluja ja
palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen
kriisi).
Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden
ottamista myös julkisuudessa. Iin kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat
kunnanjohtaja ja toimialajohtajat.
Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat
nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Kriisien
aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa
on olennaisen tärkeää. Heille on annettava
mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja
palautteeseen.
Oman organisaation perustietojen on
oltava aina ajan tasalla. Perustietoja ovat
14
tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista. Myös tietojen
henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja taloudesta on oltava ajan
tasalla.
Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä
niiden edellyttämät toimintaohjeet on
määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa turvallisuussuunnitelmissa.
Viestinnän seuranta:
•
•
•
•
•
•
Verkkosivujen ja sähköisten palveluiden käyttöaste / kävijäseurantaraportit
Palveluiden käyttäjäpalautteet ja asiointikokemukset
Kuntalaiskyselyt, sidosryhmäkyselyt, imago-ja mainekyselyt
Raadit, keskustelutilaisuudet, yleisötilaisuudet
Työyhteisöviestinnän sisäiset kyselyt, kehityskeskustelut.
Mediaseuranta
Viestintäohjetta päivitetään tarpeen mukaan sekä vähintään
valtuustokauden puolessa välissä. Säännöllinen viestinnän seuranta
osa kunnan johtoryhmätyöskentelyä.
]
pj p
Kriisiviestintäohje on osa kunnan
valmiussuunnitelmaa (liite 6).
Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 | postiosoite Pl 24, 91101 Ii
Vaihde p. 08 5875 5000 | neuvonta p. 050 310 3458 | [email protected]
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
Lähde: www.finlex.fi
Kuntalaki 410/2015
5 luku Kunnan asukkaiden osallistumisoikeus
23 § Aloiteoikeus
Kunnan asukkaalla sekä kunnassa toimivalla yhteisöllä ja säätiöllä on
oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteen
tekijälle on ilmoitettava aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet.
Jos 1 momentissa tarkoitetun aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi
prosenttia kunnan asukkaista, asia on otettava käsiteltäväksi kuuden
kuukauden kuluessa asian vireille tulosta.
Lisäksi palvelun käyttäjällä on oikeus tehdä aloitteita kyseistä kunnan
palvelua koskevassa asiassa.
Valtuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen
toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta
suoritetut toimenpiteet.
24 § Kunnallinen kansanäänestys
Valtuusto voi päättää, että kunnalle kuuluvasta asiasta toimitetaan
kansanäänestys. Valtuuston päätökseen, jolla on päätetty toimittaa
kansanäänestys, ei saa hakea muutosta valittamalla.
Kansanäänestys on neuvoa-antava. Kansanäänestys voidaan toimittaa
koko kuntaa tai jotakin kunnan osa-aluetta koskevana. Kunnan osaalueena on tällöin yksi tai useampi vaalilaissa tarkoitettu äänestysalue.
Kaikilla äänestysoikeutetuilla on yhtäläinen äänestysoikeus. Äänestys
on salainen. Kansanäänestyksen toimittamisesta säädetään lisäksi
neuvoa-antavissa kunnallisissa kansanäänestyksissä noudatettavasta
menettelystä annetussa laissa (656/1990).
25 § Kansanäänestysaloite
Kansanäänestysaloitteen voi tehdä vähintään neljä prosenttia 15 vuotta
täyttäneistä kunnan asukkaista. Valtuuston on viipymättä päätettävä,
toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys.
26 § Nuorisovaltuusto
Nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi
kunnanhallituksen on asetettava nuorisovaltuusto tai vastaava nuorten
vaikuttajaryhmä (nuorisovaltuusto) ja huolehdittava sen
toimintaedellytyksistä. Nuorisovaltuusto voi olla useamman kunnan
yhteinen.
Nuorisovaltuustolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri
toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun, toteuttamiseen ja
seurantaan asioissa, joilla on merkitystä kunnan asukkaiden
hyvinvointiin, terveyteen, opiskeluun, elinympäristöön, asumiseen tai
liikkumiseen sekä muissakin asioissa, joiden nuorisovaltuusto arvioi
olevan lasten ja nuorten kannalta merkittäviä. Nuorisovaltuusto tulee
ottaa mukaan lasten ja nuorten osallistumisen ja kuulemisen
kehittämiseen kunnassa.
Lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään
nuorisolain (72/2006) 8 §:ssä.
27 § Vanhusneuvosto
Ikääntyneen väestön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien
varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vanhusneuvosto ja
huolehdittava sen toimintaedellytyksistä. Vanhusneuvosto voi olla
useamman kunnan yhteinen.
17
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
Vanhusneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri
toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan
asioissa, joilla on merkitystä ikääntyneen väestön hyvinvoinnin,
terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai
päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa
palvelujen kannalta.
Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien
asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen
tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa.
Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä
tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja
henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.
28 § Vammaisneuvosto
Vammaisten henkilöiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien
varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vammaisneuvosto.
Vammaisneuvosto voi olla useamman kunnan yhteinen. Vammaisilla
henkilöillä sekä heidän omaisillaan ja järjestöillään tulee olla
vammaisneuvostossa riittävä edustus. Kunnanhallituksen on
huolehdittava vammaisneuvoston toimintaedellytyksistä.
Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava
huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.
Vammaisneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri
toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan
asioissa, joilla on merkitystä vammaisten henkilöiden hyvinvoinnin,
terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai
päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa
palvelujen kannalta.
29 § Viestintä
Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille,
järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja
kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa
olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä,
tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on
tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja
vaikuttaa.
Hallintolaki
34 § Asianosaisen kuuleminen
Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua
mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja
selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.
Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos:
1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana;
2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen
ottamista;
3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun
myöntämistä;
4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen
tai kuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa
huomattavaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle
taikka ympäristölle;
18
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
tai 5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai
kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta.
muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista
varten.
41 § Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen
Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin
asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin,
viranomaisen tulee varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja
asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä
asiasta.
Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin
poikkeuksin:
Asian vireilläolosta ja vaikuttamis-mahdollisuuksien käyttämisestä on
ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla.
Asian vireilläolosta ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa
ratkaisun tarkoituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää
haittaa taikka jos se on ilmeisen tarpeetonta.
2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta
toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija
ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten;
Julkisuuslaki
4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun
suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi;
5 § Viranomaisen asiakirja
Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen
lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista
merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka
on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja
kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.
Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa
asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut
taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai
muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen
laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen
antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna
asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai
1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen
muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta
asiakirjaa;
3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin
verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja;
5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa.
Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja
niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja,
yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä
työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat
sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on
liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon,
viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain
viranomaisen luvalla.
19
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
Mitä asiakirjan salassapidosta tämän lain 24 §:ssä tai muussa laissa
säädetään, sovelletaan myös 3 momentin 2 kohdassa ja 4 momentissa
tarkoitettuihin asiakirjoihin.
6 § Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminen
Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan
julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia
koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti:
1) jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun se
on tehty; syyttäjän diaarintiedot epäillyistä tulevat kuitenkin julkisiksi
vasta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on
allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun
virallinen syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia
on jätetty sikseen;
2) tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite,
ilmoitus tai hakemus liiteasiakirjoineen muissa kuin 3 ja 4 kohdassa
tarkoitetuissa tapauksissa, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla
tavalla varmennettu;
3) hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella
ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja
tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun
sopimus asiassa on tehty;
4) ministeriöiden ja niiden hallinnonalaan kuuluvien virastojen ja
laitosten talousarvioehdotukset, kun valtiovarainministeriö on
allekirjoittanut ensimmäisen kannanottonsa talousarvioehdotukseksi, ja
tämän jälkeen ministeriöiden valtiovarainministeriölle lähettämät
ehdotukset sekä muut talousarvioesityksen valmistelua varten laaditut
ja siihen sisällytetyt ehdotukset, kun esitys on annettu eduskunnalle;
5) tutkimus ja tilasto sekä niihin verrattavissa oleva yleisesti
merkittävän ratkaisun tai suunnitelman esillä olevia vaihtoehtoja,
niiden perusteita ja vaikutuksia kuvaava itsenäisen kokonaisuuden
muodostava selvitys, silloinkin kun se liittyy muuten keskeneräiseen
asiaan, kun se on valmis käyttötarkoitukseensa;
6) pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä
vastaavalla
tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai
viranomaisen sisäistä työskentelyä varten;
7) tuomioistuimen päätös ja tuomio, kun ratkaisu on annettu tai kun se
on asianosaisen saatavissa;
8) päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolena
tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut
muistiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1-3 tai 5-7 kohdassa tarkoitetut
asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on
allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu;
9) muu kuin 1-3 sekä 5-8 kohdassa tarkoitettu asiakirja, kun asia, jota se
koskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun. Komiteanmietintö,
selvitys tai muu vastaava yleiseen jakeluun tarkoitettu asiakirja tulee 1
momentista poiketen julkiseksi, kun se on viranomaisen hallussa
jakelua varten. Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja,
viranomaisen on huolehdittava mahdollisuuksiensa mukaan
tarvittaessa siitä, että asianosainen voi saada asiakirjan sisällöstä tiedon
ennen sen julkiseksi tulemista.
7 § Viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuleminen
Viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai
20
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun
viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka
salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta
tässä tai muussa laissa säädetä.
Asiantuntijalausunnot ja muut sellaiset asiakirjat, jotka on päätetty
avata tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen, tulevat 1
momentissa tarkoitetuin rajoituksin julkisiksi, kun ne avataan.
Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut tarjouskilpailun
perusteella ratkaistavaa oikeustointa
koskevat tarjoukset tulevat 1 momentissa mainituin rajoituksin julkisiksi
vasta, kun sopimus on tehty. Asiakirja, jonka sisältö on saatavissa
selville vain apuvälinein, tulee julkiseksi, jollei salassapitosäännöksistä
tai muista tietojen saantia koskevista rajoituksista muuta johdu,
aikaisintaan silloin, kun se on viranomaisen tai tämän lukuun toimivan
käytettävissä.
9 § Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on
julkinen. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 §:n mukaan ei ole
vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava
huomioon, mitä 17 §:ssä säädetään.
10 § Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta
Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa
antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa
asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta
osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule
tietoon.
19 § Viranomaisen tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa
Viranomaisen on, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu, pidettävä
saatavissa asiakirjoja, joista selviävät tiedot:
1) lainsäädännön uudistamista koskevan työn käynnistämisestä, sitä
koskevasta toimeksiannosta, asetetusta määräajasta sekä valmistelusta
vastaavasta henkilöstä;
2) valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista
suunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista.
Viranomaisen on pyydettäessä annettava suullisesti tai muulla sopivalla
tavalla tietoja 1momentissa mainittujen asioiden käsittelyvaiheesta,
esillä olevista vaihtoehdoista ja niiden vaikutusten arvioinneista sekä
asiaan liittyvistä yksilöiden ja yhteisöjen vaikutusmahdollisuuksista.
20 § Viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa
Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä
tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita
julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään
sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan.
Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon,
missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja
asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella.
Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä
yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa
liittyvissä asioissa.
Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin
kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen
21
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla
yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla.
ilmaista sivullisille asianosaisaseman perusteella saatuja salassa
pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaista itseään.
22 § Asiakirjasalaisuus
Viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se tässä tai muussa
laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla
on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja,
joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus.
Edellä 1 tai 2 momentissa tarkoitettu henkilö ei saa käyttää salassa
pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa saa kuitenkin käyttää
muita kuin asianosaista itseään koskevia tietoja, kun kysymys on sen
oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon
asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut.
Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta
siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen
käyttöyhteyden
avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.
23 § Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto
Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää
hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa,
joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan
viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on
säädetty vaitiolovelvollisuus.
Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään
jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen
viranomaisen lukuun on päättynyt.
Mitä 1 momentissa säädetään, koskee myös sitä, joka harjoittelijana tai
muutoin toimii viranomaisessa taikka toimii viranomaisen
toimeksiannosta tai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa
taikka joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain nojalla
annetun luvan nojalla, jollei laista tai sen nojalla annetusta luvasta
muuta johdu. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa ei saa
Maankäyttö- ja rakennuslaki
1 § Lain yleinen tavoite
Tämän lain tavoitteena on järjestää alueiden käyttö ja rakentaminen
niin, että siinä luodaan edellytykset hyvälle elinympäristölle sekä
edistetään ekologisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti
kestävää kehitystä.
Tavoitteena on myös turvata jokaisen osallistumismahdollisuus
asioiden valmisteluun, suunnittelun laatu ja vuorovaikutteisuus,
asiantuntemuksen monipuolisuus sekä avoin tiedottaminen
käsiteltävinä olevissa asioissa.
6 § Vuorovaikutus ja kaavoituksesta tiedottaminen
Kaavaa valmisteltaessa on oltava vuorovaikutuksessa niiden
henkilöiden ja yhteisöjen kanssa, joiden oloihin tai etuihin kaava
saattaa huomattavasti vaikuttaa, siten kuin jäljempänä tässä laissa
säädetään.
Kaavoja valmistelevien viranomaisten on tiedotettava kaavoituksesta
sillä tavoin, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata
kaavoitusta ja vaikuttaa siihen.
22
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait
7 § Kaavoituskatsaus
Kunnan tulee vähintään kerran vuodessa laatia katsaus kunnassa ja
maakunnan liitossa vireillä olevista ja lähiaikoina vireille tulevista kaavaasioista, jotka eivät ole merkitykseltään vähäisiä (kaavoituskatsaus).
Siinä selostetaan lyhyesti kaava-asiat ja niiden käsittelyvaiheet sekä
sellaiset päätökset ja muut toimet, joilla on välitöntä vaikutusta
kaavoituksen lähtökohtiin, tavoitteisiin, sisältöön ja toteuttamiseen.
Kaavoituskatsauksesta on tiedotettava sen tarkoituksen kannalta
sopivalla tavalla.
23
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely
Kuntalaisaloite on lähivaikuttamisen keino, jolla kuntalainen voi tuoda äänensä kuuluviin. Jokaisella iiläisellä on oikeus tehdä aloitteita Iin kunnan
toimintaa koskevissa asioissa. Kuntalaisaloite saa olla sisällöltään ja muodoltaan vapaamuotoinen mutta aloitteen tulee selkeästi koskea kunnan
toimintaa. Aloitteena ei voi tehdä esimerkiksi tiedusteluja tai henkilökohtaisia hakemuksia ja anomuksia.
Aloiteoikeus on ikärajaton ja oikeuttaa kuntalaisten lisäksi myös henkilöt, jotka hallitsevat tai omistavat Iin kunnassa sijaitsevaa kiinteää omaisuutta sekä
yhteisöt, laitokset ja säätiöt, joiden kotipaikka sijaitsee kunnassa. Aloitteen voi tehdä yksittäinen kunnan jäsen tai useampi jäsen yhdessä.
Kuntalaisaloitteen toimittaminen
Allekirjoitettu kuntalaisaloite toimitetaan Iin kunnan kirjaamoon postitse tai sähköisesti kuntalaisaloite.fi –verkkopalvelun kautta. Nimettömiä aloitteita ei
käsitellä.
Kaikki kuntalaisaloite.fi- verkkopalvelussa tehdyt aloitteet ovat julkisia. Verkkopalvelussa voi myös kannattaa muiden tekemiä aloitteita (kerätä nimiä).

Valtuustokäsittelyyn tähtäävä aloite: Jos aloitteen tekee vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kuntalaisista, on se käsiteltävä
valtuustossa kuuden kuukauden kuluessa, mikäli asia kuuluu valtuuston toimivaltaan.

Aloite kunnallisesta kansanäänestyksestä: Vähintään viisi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista voi tehdä aloitteen kunnallisen
kansanäänestyksen järjestämisestä. Tällöin valtuuston on viipymättä päätettävä, toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys.
Jokainen kuntalaisaloite käsitellään
Kunnassa aloite ohjataan sen viranomaisen käsiteltäväksi, jonka toimialueeseen se ensisijaisesti kuuluu esimerkiksi viranhaltija tai lautakunta. Kunnan
on ilmoitettava aloitteen tekijälle aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet kuukauden kuluessa aloitteen saapumisesta. Lisäksi kunnanvaltuuston tietoon
on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet.
22
Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely
Aloitteen
vastaanotto
Avaaminen ja
rekisteröinti
•Kuntalaisaloite
liitteineen saapuu
kirjaamoon
sähköpostitse tai
postitse.
•Kirjaamo tallentaa
sähköpostitse
saapuneen aloitteen
liitteineen tai
skannaa postitse
saapuneet
paperiasiakirjat
asianhallintaohjelmistoon.
•Kirjaamo rekisteröi
kuntalaisaloitteen
Dynasty asianhallintaohjelmist
oon ja liittää
aloitteen liitteineen
ko. ohjelmistoon
•Kirjaamo lähettää
kuntalaisaloitteen
lähettäjälle
kuittauksen aloitteen
vastaanottamisesta
sähköpostitse tai
kirjeellä.
•Kirjaamo ohjaa asian
suoraan oikeaksi
katsomalleen
organisaatioyksikölle
-käytännössä
osaston/yksikön
päällikölle - tai
suoraan
vastuuhenkilölle, jos
henkilö on tiedossa.
Kopio kaikista
vastaanotetuista
kuntalaisaloitteista
toimitetaan lisäksi
tiedoksi
kunnanjohtajalle.
Valmistelu
•Asian valmistelija
selvittää asiaa ja
pyytää tarvittaessa
kommentteja tai
lausuntoja muilta
asiantuntijoilta.
•Mahdollisista
välitoimenpiteistä
viedään tiedot
Dynasty
asianhallintaohjelmist
oon.
Aloitteesta
päättäminen
•Päättäjä on yleensä
organisaatioyksikön
päällikkö tai
toimialueen toimielin
(lautakunta/
johtokunta)
•Toimielimen tai
viranhaltijan
kuntalaisaloitetta
koskeva päätös ja
kirjeenvaihto
sisällytetään
asianhallintaohjelmist
oon kuten muutkin
päätökset ja
asiakirjat.
•Jos asiasta ei voida
antaa lopullista
päätöstä
kuntalaisaloitteen
käsittelyaikana (1 kk),
on lopullisen
päätöksen
tapahduttua
aloitteen tekijälle
lähetettävä tieto
aloitteen
edistymisestä.
Aloitteesta
ilmoittaminen
•Toimistosihteeri tai
päättävä viranhaltija
lähettää vastauksen/
päätöksen
sähköpostitse tai
kirjeellä
vastaanottajalle ja
jakelussa mainituille.
Arkistointi
•Toimielin-/
viranhaltija, jonka
toimialaan aloite
kuuluu, arkistoi
kuntalaisaloiteasiakirjat paperi
muodossa.
•Saapunut
kuntalaisaloite
liitteineen sekä
annettu vastaus
aloitteeseen
säilytetään pysyvästi.
23
Iin kuntakonsernin viestintäohje
Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna 2015
Kuntalain 64 §:n mukaan ”Kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen
vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla”. Kuntalaissa tai Iin kunnan hallintosäännössä ei ole määritelty edellistä tarkemmin
siitä, mikä toimielin päättää ilmoitustavasta. Tällöin voidaan lähtökohtana pitää sitä, että valtuusto päättää menettelytavoista sekä
päätösvallan rajoista.
Kunnanvaltuusto on päättänyt (Kvalt 02.02.2015 § 4) Iin kunnan ilmoitusten julkaisemisesta vuonna 2015 alla olevan esityksen
mukaisesti:
A) Kunnan viralliset ilmoitukset vuonna 2015 julkaistaan kunnan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla Iin kunnanvirastolla ja kunnan
www-sivuilla. Lisäksi viralliset ilmoitukset julkaistaan Rantapohja- ja Lounais-Lappi-lehdissä sekä tarvittaessa Sanomalehti
Kalevassa.
Ilmoituspäätöksen soveltamisohje:
1. Virkailmoitukset julkaistaan täyttävän viranomaisen harkinnan mukaisesti. Kunnanvaltuuston täytettävistä viroista päätöksen tekee
kunnanhallitus.
2. Kuntayhtymien pöytäkirjojen nähtävillä olosta sekä oikeusviranomaisten päätöksiä koskevat kuulutukset julkaistaan pelkästään
kunnan virallisilla ilmoitustauluilla ja www-sivuilla.
3. Laajoista ilmoituksista voidaan julkaista pelkästään viittaus ilmoitustaululla julkaista vaan täydelliseen ilmoitukseen. Päätöksen
soveltaminen yksittäistapaukseen jätetään kunnanhallituksen tai ko. toimialasta vastaavan toimielimen tehtäväksi.
4. Kunnan tervehdysilmoitukset rajoitetaan kuntaan liittyviin tai kunnassa järjestettäviin tapahtumiin liittyvään ilmoitteluun.
5. Kunnanvaltuuston kokousilmoituksissa ilmoitetaan aika, paikka ja asialista.
6. Ilmoitukset on julkaistava mahdollisuuksien mukaan myös joka talouteen jaettavassa kunnan tiedotuslehdessä.
B) Lisäksi valtuuston kokouskutsu ja esityslista lähetetään valtuutetuille, kunnanhallituksen jäsenille ja kunnanjohtajalle sekä
esityslista lähetetään valtuustossa edustettujen puolueiden kunnallisjärjestöjen puheenjohtajille ja sihteereille sekä kunkin
valtuustoryhmän seitsemälle ensimmäiselle varavaltuutetulle.
24
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Iin ateria- ja tilapalveluliikelaitos
Viestinnän päävastuu: Johtaja ja esimiehet
Viestinnän kohderyhmät:
Asiakkaat, yhteistyökumppanit, henkilöstö
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Viestinnän pitää toimia asiakkaiden, henkilökunnan, tavarantoimittajien ja muiden
sidosryhmien kanssa.
Asiakaspalvelu on meidän tärkeimpiä asioita, joilla voimme pitää asiakkaamme
tyytyväisinä.
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot:
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Asiakastiedotteet, raportit, sähköposti, nettisivut
Markkinointiviestintä, Parempaa yrityksen markkinoijaa saa hakea kuin tyytyväinen
asiakas, joka kertoo ja markkinoi muille yritystä positiivisessa mielessä.
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Sähköpostitse tiedotetaan henkilöstöä. Johtoryhmän, esimiesten, kehittämistyöryhmän
jne. muistiot laitetaan sähköpostitse koko henkilöstölle tiedoksi.
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:
Liikelaitoksella on kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskysely. Tuloksista tehdään raportti
ja laitetaan se nettisivuille. Tuloksia käytetään hyödyksi toiminnassa.
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:
Pyritään ohjeitaan henkilöstöä lukemaan kaikki tiedotteet.
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)
Meillä ei ole viestintäsuunnitelmaa eikä markkinointisuunnitelmaa. Tavoitteessa, että
saataisiin tehtyä tämän vuoden puolella tai ensi vuoden alussa.
25
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Iin Vuokratalot Oy – ” hallinnoi ja välittää kunnan vuokrakiinteistöjä”
Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja
Viestinnän kohderyhmät:
Vuokratalojen asukkaat
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Ajankohtaisten asioiden tiedottaminen asukkaille
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot:
Kirjoitetaan kirjeitä ja tiedotteita asukkaille
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Soittamalla ja pidetään palavereita tarvittaessa
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:
-
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)
Ei ole
26
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Ii-instituutti liikelaitos/Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö, Kirjasto, Kansalaisopisto ja taidekoulu, Kulttuuri
Viestinnän päävastuu: Tarja Rahkola
Viestinnän kohderyhmät:
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot:
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
Kuntalaiset: Lapset, nuoret, työikäiset, ikäihmiset. Yhteisöt: Kylät, seurat, yhdistykset, yritykset, koulut.
matkailijat.
Kirjasto:
kirjaston asiakkaat, sidosryhmät: koulut, päiväkodit ym., kaikki kuntalaiset.
Kansalaisopisto ja taidekoulu:
Kurssitarjonnasta kiinnostuneet Iin kunnan asukkaat.
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
Asiakokonaisuuksittain ja kohderyhmittäin kohdistetaan viestintä nykyresurssein tavoittaen
mahdollisimman monta henkilöä.
Kirjasto:
Tiedottaa tehokkaasti kirjaston palveluista kaikille kuntalaisille. Markkinoida kirjaston palveluja myös
kirjaston ei-käyttäjille.
Kansalaisopisto ja taidekoulu:
Kattava tiedottaminen Iin kansalaisopiston ja taidekoulun opintotarjonnasta.
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
Päivittäisviestintäkanavat:
 Facebook (Tapahtumat, Kylät, Liikunta, Nuorisotila Majakka, Nuorisotila Parkki, Etsivä Nuorisotyö
 Twitter (Tapahtumat, Kylät)
 WhatsApp (Etsivä Nuorisotyö)
Sähköiset kanavat:
 www.iissaonilo.fi, www.kuivaniemi.fi, www.iinhamina.fi; www.kuningasjatka.fi
 www.nuortenideat.fi
Tiedotteet:
 Lasten ja nuorten hiihto-, kesä- ja syyslomaesitteet (1600 kpl repuissa)
 Iin Hyvät Tuulet (kalenteri, tiedotteet ja jutut)
 IiHappens kesä (5000 kpl jakelu koko Ii)
 Lehdet: Iin Lumivalakiat, Iloinen Iijokipyöräily, Kuningasjätkä – Iin Tukkilaiskisat, Kuivaniemen
Pitäjämarkkinat, Iin Wanhan Haminan Joulumarkkinat (VKK-Media Oy/Pudasjärvi -lehden
yhteistyöllä jakelu joka talouteen koko Ii)
Markkinointiviestintä:

Lehti-ilmoitukset paikallislehdet Rantapohja, Kaleva, Pohjolan Sanomat, Oulu lehti, Forum24
27
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Kirjasto:
Kirjaston kotisivut, facebook, kirjaston blogi, ilmoitustaulut, Iin hyvät tuulet. Tiedotusvastuu
kirjastonjohtajalla. Yhteiset viestintäkanavat Ii-instituutin kanssa kuten Ii happens.
Kansalaisopisto ja taidekoulu:
Kunnan kotisivut: kansalaisopiston ja taidekoulun alasivut, paikallislehdet ja Iin hyvät tuulet, kuntalaisille
jaettava opiston opinto-ohjelma, kouluihin jaettavat tiedotteet. Kurssiperuutuksissa ja muun kurssi-infon
lähettämisessä hyödynnetään myös sähköpostia ja numeronetti-tekstiviestipalvelua. Hellewikurssihallintaohjelma. Suunnitelmana on tehdä opistolle ja taidekoululle erilliset Facebook-profiilit.
Tutkitaan myös mahdollisuutta hyödyntää Instagramia.
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
OrIi ja OrIi-instituutti, Ii-instituutti sähköinen tietopankki (ns. kevyt, nykyresurssein toteutettava Intranet
opinnäytetyönä.), Tiimipalaverit, Vuosikellot, Facebook
Kirjasto:
Tiimipalaverit joka toinen viikko, s-postiviestit koko henkilökunnalle.
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
Webropol kyselyt (hyvinvointi, kylät, seurat, nuoret). Yllätetään yhteiskunta –tilaisuudet. Nuorisovaltuusto
Iin kylien neuvottelukunta. Liikuntaneuvosto. Kuntalaisaloitteet. Some –aktiivisuus.
Kirjasto:
Asiakaskyselyt
Kansalaisopisto ja taidekoulu:
Kurssitoiveita otetaan vastaan: palautemuoto on vapaa.
Suunniteltu Facebook-profiili on mahdollisesti uusi viestintä-/palautekanava myös kuntalaisille
Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö:
Kävijämäärät/markkinointiin käytetyt varat ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella, jolloin voidaan laskea
panos-tuotos suhde. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö on some –aktiivinen.
Kirjasto: Kirjasto on some-aktiivinen
Kansalaisopisto ja taidekoulu:Kursseille ilmoittautujien määrä
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)
Ei voimassa olevaa viestintä/markkinointisuunnitelmaa
28
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Iilaakso Oy – ”Iin kunnan kiinteistöjen rakennuttaminen, vuokraus ja tekninen isännöinti”
Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja
Viestinnän kohderyhmät:
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Kiinteistöjen vuokralaiset ja kokousasiakkaat, kuntalaiset, ympäristö- ja energia-alan järjestöt


Teollisuus-, kokous- ja toimitilojen vuokrausasteen nostaminen / onnistunut markkinointiviestintä
Iilaakso Oy tunnetaan alueen energia-asiantuntijana
o Uusiutuvan energian käytön tukeminen ja energiatehokkuuden parantaminen kunnan
omissa toimissa, iiläisissä yrityksissä ja kotitalouksissa. Iilaakso aktiivisesti kannustaa
yrityksiä investoimaan alueelle ja pilotoi mm. sähköautojen ja aurinkokeräinten
käyttöönottoa.
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Viestintää toteutetaan yhteistyössä Micropolis Oy:n kanssa.
Päivittäisviestintäkanavat:
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
 verkkosivut (iilaakso.fi)
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
 sähköpostitiedotteet (asiakasyritykset)
Markkinointiviestintä:

Lehti-ilmoitukset/mainokset, opastaulut, kiinteistöalan messut

Uusiutuvan energian tapahtumien järjestäminen ja yhteishankintatilaisuudet
 Viestintäyhteistyö HINKU Foorumi jäsenkuntien kanssa ja yhteistapahtumat
 Artikkeleita ympäristö ja energia-alan lehdissä (mediayhteistyö)
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Työyhteisöviestintä:
 Henkilöstöpalaverit, extranet
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:

Yhteishankintatilaisuuksissa (aurinkoenergia) kuntalaisilla oli mahdollisuus vaikuttaa mm.
tarjouspyyntöjen laadinnassa.
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:

Verkkosivuston kävijämäärät, tapahtumien kävijämäärät, julkaisut mediassa
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)

Viestintäsuunnitelma vuodelta 2009–2013, jolloin kuntamarkkinointi oli osa Iilaakso Oy:n
toimintaa.
29
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Micropolis Oy – Projektitoiminta & työllisyys (ei kosketa kuntamarkkinointia)
Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja, Projektipäälliköt
Viestinnän kohderyhmät:
Projektit: Ympäristö- ja energiahankkeissa kohderyhmänä ovat Oulun seudun kunnat, kiinteistöjä
omistavat yritykset ja yhdistykset sekä kuntalaiset. Hankkeiden myötä tavoitellaan uusia mahdollisuuksia
maaseudun kehittämiselle.
Työllisyys: iiläiset toimijat: yritykset, yrittäjät, rekrytointiyritykset, yläkoulu ja lukio (koululaisten kesätyöt),
ammatilliset oppilaitokset (valmistuvat nuoret ja aikuisopiskelijat), työllistämisen ja työllistämishankkeiden
puitteissa yhteistyökumppaneina muut kunnat ja viranomaiset (esim. TE-toimisto, ELY-keskus, ministeriöt,
maakuntaliitto, Kuntaliitto).
Mitä tavoitteita olette asettaneet
Projektit:
viestinnällenne?
 Osallistaa ja tiedottaa kohderyhmää hankkeessa tehtävistä selvityksistä ja laskentamalleista.
Raportteja ja tuloksia hyödynnetään uusiutuvaan energiaan ja vähähiilisyyteen siirtymisessä.
 Laajalle yleisölle tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja tuloksista. Viestinnän avulla osaaminen,
innovaatiot ja yhteistyö maaseudulla lisääntyvät.
Työllisyys:
 Neuvontaa työllistämisestä ja viranomaismääräyksistä ja –menettelyistä
 Tarjota helppo ja nopea kohtaamispaikka työpaikkojen, työtilaisuuksien ja työntekijöiden
keskuuteen (ii.fi/rekry , erilaiset IiRekry tapahtumat)
 tiedotetaan www-sivujen, sähköpostin ja mediauutisten ja –artikkeleiden välityksellä
ajankohtaisista asioista
 kannustetaan yrityksiä erityisesti nuorten työllistämiseen (paras kesätyöpaikkakampanja)
 kannustetaan nuoria aktiivisuteen työllistymisessä mm. tapahtumin ja arvonnoin
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Päivittäisviestintäkanavat:
 verkkosivut (micropolis.fi , greenpolis.fi , ii.fi/rekry)
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
 uutiskirjeet
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Markkinointiviestintä:

Uusiutuvan energian tapahtumien järjestäminen
 Viestintäyhteistyö HINKU Foorumi jäsenkuntien ja Iilaakso Oy:n kanssa
 Artikkeleita ympäristö ja energia-alan lehdissä (mediayhteistyö)
 IiRekry tapahtumat
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Työyhteisöviestintä:
 Henkilöstö, -tiimipalaverit
30
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:


Asiakaspalautteet.
Kampanjaosallistuminen.
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:


Verkkosivuston kävijämäärät, tapahtumien kävijämäärät, julkaisujen määrä mediassa.
Tapahtumien osallistujapalaute.
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)

Hankkeet laativat osana rahoitushakemusta/suunnitelmaa projektikohtaisen
viestintäsuunnitelman.
Tiedotteissa, julkaisuissa, ilmoituksissa eli kaikessa kirjallisessa viestinnässä niin painetussa kuin
sähköisessä muodossa noudatetaan rahoitusohjelman laatimaa viestintä- ja graafista ohjeistusta.

31
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: IIN VESILIIKELAITOS
Viestinnän päävastuu: Kunnallistekniikan päällikkö / vesiliikelaitoksen johtaja
Viestinnän kohderyhmät:
Asiakkaat
Henkilöstö
kunnan organisaatiot
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Oikea-aikaisuus
Riittävä kattavuus
Nopeus
Todenmukaisuus
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot:
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Päivittäisviestintä: Kunnan nettisivut
Posti asiakasrekisterin mukaan
Erityis-/häiriötilanteet: Viranomaistiedote yhteistyössä pelastuslaitoksen kanssa
’Laputus’ asiakaskiinteistöille
Kunnan nettisivut
Posti asiakasrekisterin mukaan
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Toimistosihteeri
Liikelaitoksen johtaja
Vesihuoltomestari
Muu henkilöstö
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:
Suunnitelmien esittely yleisötilaisuuksissa ennen päätöksentekoa.
Putkien ja laitteiden sijoituslupien neuvottelu maanomistajien kanssa
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:
Asiakaspalautteen määrällä
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)
Kriisiviestintäkortti 14.11.2014
32
Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä
Palveluyksikkö: Iin Energia Oy
Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja
Viestinnän kohderyhmät:
Iin Energian asiakkaat
Mitä tavoitteita olette asettaneet
viestinnällenne?
Asiakastyytyväisyyden parantaminen
Nykyisten myyntiasemien säilyttäminen
Myynnin laajentaminen Kuivaniemelle
Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot:
(päivittäisviestintäkanavat, sähköiset
kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…)
Sähkönjakeluhäiriöt: Tekstiviesti, verkkosivut, vastuu verkostopäällikkö
Markkinointiviestintä: Paikallislehdet, kuntatiedote Hyvät Tuulet, vastuu toimitusjohtaja
Suoramarkkinointi: Mainoskirjeet, yleisötilaisuudet, vastuu asiakaspalvelu ja toimitusjohtaja
Miten työyhteisöviestintä on organisoitu
yksikössänne:
Välitön suullinen viestintä, yhteispalaverit
Kuntalaisen osallistumis–
ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun
/ päätöksentekoon:
[email protected]
Henkilökohtaiset puhelin palautteet
Miten viestintää seurataan ja arvioidaan:
Palautteet käsitellään yhteispalavereissa välittömästi
Onko yksiköllänne oma voimassa oleva
viestintä/markkinointisuunnitelma?
(X, liitteeksi)
Ei ole
33
GRAAFINEN OHJEISTO 2015
Logo
Värit ja typografia
C0 M43 Y100 K0
R223 G155 B0
PMS 137C
C55 M0 Y100 K0
R153 G186 B46
PMS 368C
C90 M20 Y0 K0
R59 G142 B207
C10 M0 Y0 K25
R193 G200 B207
C3 M0 Y0 K10
R233 G236 B238
Montserrat Regular
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890
Montserrat Bold
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890
Open Sans Regular
abcdefghijklmnopqrstuvwxyz
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890
Käyntikorttipohja ja kirjekuori
Iin kunta
Jokisuuntie 2
pl 24, 91101 Ii
p. 08 5875 5000
f. 08 8178 600
www.ii.fi
Iin kunta
Jokisuuntie 2
pl 24, 91101 Ii
p. 08 5875 5000
f. 08 8178 600
www.ii.fi
Etunimi Sukunimi
Iin kunta
Jokisuuntie 2
pl 24, 91101 Ii
p. 08 5875 5000
f. 08 8178 600
www.ii.fi
Logon käyttö muissa yhteyksissä
Titteli
etunimi.sukunimi@ii.fi
+358 40 123 1234
Iin kunta
Jokisuuntie 2
pl 24, 91101 Ii
p. 08 5875 5000
f. 08 8178 600
www.ii.fi
Iin kunnan kriisiviestintäsuunnitelma
Anttila Vesa & Parviainen Pekka
1
IIN KUNNAN KRIISIVIESTINTÄSUUNNITELMA
Kriisiviestintä on viestintää tilanteissa, joissa organisaation toimintaedellytykset
tai maine on uhattuna. Kriisi voi vaarantaa tärkeitä yhteiskunnallisia tai muita
etuja ja järkyttää normaalia toimintaa, päätöksentekoa ja tiedotuskäytäntöä.
Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai sen toimintaa ja siihen
liittyviä palveluja ja palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen kriisi).
Kriisi vaatii johtajuutta
Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden ottamista myös julkisuudessa. Iin
kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat kunnanjohtaja ja
toimialajohtajat.
Johtaja on kriisitilanteessa keulakuva. Muut asiantuntijat ja lausunnonantajat
määritellään tapauskohtaisesti. Asiantuntijat vastaavat lausuntojen antamisesta
julkisuuteen antaen tapaukselle kasvot. Muu henkilöstö on apuna käytännön
tiedottamisessa sekä viestintätapojen ja -kanavien valitsemisessa. Viestinnän
suunnittelun lähtökohtana pidetään sitä, että suuri yleisö ja asianomaiset
kansalaiset vaativat erilaista viestintää.
Kriiseissä, erityisesti onnettomuustilanteissa, on usein mukana monia
osapuolia ja viranomaisia. Mahdollisia osapuolia ovat pelastuslaitos, poliisi,
AVI, ministeriöt, muut viranomaiset ja yritykset. Iissä erityistä huomiota
täytyy kiinnittää myös Oulunkaaren kuntayhtymän ja naapurikuntien väliseen
yhteistyöhön.
Onnettomuustilanteissa
viranomaiselle.
tiedotusvastuu
kuuluu
pelastustöitä
johtavalle
Kriisiviestintään varautuminen
Kriisit ja poikkeustilanteet sekä niiden vaatima viestintävalmius
jaetaan kolmeen valmiustilaan:
-
perusvalmius, jolloin viestinnän toimenpiteet muodostavat perustan
tehostettuun valmiuteen siirtymiselle
-
tehostettu valmius, jolloin toiminnan tasoa nostetaan uhkaavan tai jo
syntyneen erityistilanteen vaatimalle tasolle
-
täysvalmius, jolloin kaikki voimavarat otetaan käyttöön uhkakuvan tai
kriisitilanteen hallinnan vaatimalla tasolla
Kriisiviestinnän perustana on toimiva arkiviestintä. Kriisitilanteessa viestinnän
intensiteettiä kuitenkin nostetaan tilanteen vaatimalle tasolle. Lähtökohtana
on tällöin se, että kriisitilanteessa kansalaisten tiedontarve on suuri ja siihen
on
pystyttävä
vastaamaan
viestintää
tehostamalla.
2
Kriisiviestinnän toimintaperiaatteet
Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys.
Reaaliaikaisen tiedonvälityksen aikana myös aloitteellisuus ja ennakointi ovat
tärkeitä. Kriisiviestinnän hoitaminen edellyttääkin toiminnan ja viestinnän
organisoimista heti alusta lähtien. Myös myöhemmässä vaiheessa jatkuva
tilannekuvan rakentaminen on välttämätöntä.
Kriisitilanteen viestinnän pohjana on suunnitteluun, harjoitteluun ja
ammattitaitoon perustuva valmius toimia yllättävissä tilanteissa. Viestinnässä
on tunnettava myös median toimintatavat ja pystyttävä vastaamaan
tiedotusvälineiden tarpeisiin.
Kriisiksi määriteltävissä tilanteissa viestinnässä korostuvat aina vastuullisuus
ja inhimillisyys. Aivan erityisesti silloin, kun kyseessä ovat kuolemantapaukset
ja muut vakavat onnettomuudet, viestinnässä pitää huomioida eettisyys,
ihmisten kohtaaminen ja läsnäolo.
Kriisien aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa on olennaisen tärkeää.
Heille on annettava mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja palautteeseen.
Palaute pitää myös ottaa vakavasti.
Mikä on kriisi?
Kriisit voivat olla äkillisiä yllättäviä tapahtumia, jotka herättävät heti toimimaan.
Toisaalta kriisi voi olla pitkän kehityskulun tulos, jonka käänteentekevä luonne
valkenee vasta sitten, kun peruuttamaton vahinko on jo tapahtunut.
Kriisi on usein ainutkertainen. Siihen liittyy pelkoa ja sekasortoa. Ihmisillä on
poikkeuksellisen suuri tiedonjano, johon pitää pystyä vastaamaan.
Tiedotustyhjiötä ei saa syntyä.
Kriisiviestintää vaativia erityistilanteita ja poikkeusoloja ovat esimerkiksi
1. Toimintaa uhkaavat erityistilanteet, kuten erilaiset onnettomuudet
- Tulipalot, liikenneonnettomuudet, luonnon ääriolosuhteet (myrskyt,
tulvat, ympäristöonnettomuudet)
2. Hitaasti kehittyvät kriisit
- Tartuntatautiepidemiat, ympäristöongelmat, työtaistelutilanne, laajaalainen maahanmuutto
3. Väkivallan teot tai uhkailut
- Terrorismi, väkivallalla uhkailut, väkivaltatilanteet
4. Maineeseen liittyvät kriisit
- Henkilöstö- tai talouskriisi
- Organisaatioon tai sen johtoon kohdistuva julkisuuskriisi
3
5. Poikkeusolot
- Suuronnettomuustilanteet
- Sodanuhka tai sotatila
- Aseellinen hyökkäys
- Sodan jälkitila
Perustiedot on pidettävä ajan tasalla
Oman organisaation perustietojen on oltava aina ajan tasalla. Perustietoja
ovat tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista.
Myös tietojen henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja
taloudesta on oltava ajan tasalla. Kuva- ja kartta-aineiston pitää olla
kunnossa. Kaikkien tietojen pitää löytyä myös paperilla, manuaalisessa
muodossa.
Toimintaohjeiden on oltava kunnossa (kunnanjohtaja, toimialajohtajat)
- Lyhyt ohjeistus kriisitilanteessa, ns. huoneentaulu
- Mallitiedote
- Ohjeet tiedotustilaisuuden järjestämiseksi
- Ohjeet yhteistyöhön median kanssa
- Mediarekisteri, yhteystiedot myös valtakunnan mediasta
- Lista verkkosivujen päivittäjistä
- Oulunkaaren kuntayhtymän yhteyshenkilöiden yhteystiedot eri toimialoilta
- Naapurikuntien kuntien yhteyshenkilöiden yhteystiedot
- Muiden yhteistyötahojen yhteystiedot (sähkö- ja energialaitokset, tielaitos,
SPR, SRK, VaPePa, metsästysseurat, maanpuolustusjärjestöt, poliisi,
pelastuslaitos…)
- Sisäinen puhelinluettelo yksikkötasolle
Kaikkien näiden ohjeiden on oltava olemassa myös manuaalisessa muodossa.
Niiden varmuuskopioiden pitää olla tallennettuna muistitikulle.
Kriisitiedottamisen kansion on oltava ajan tasalla tarvittaessa mukaan
otettavaksi.
Myös teknisten kanavien, kuten television, radion ja kartta-aineiston on oltava
johtokeskuksen käytössä.
4
Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä niiden edellyttämät toimintaohjeet on
määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa
turvallisuussuunnitelmissa.
Toiminta kriisin aikana
Kriisiviestinnän hoitaminen edellyttää toiminnan ja viestinnän organisoimista heti
alusta lähtien. Lähtötilanteen analyysi ei kuitenkaan riitä, vaan tilannekuvaa
pitää päivittää kaiken aikaa.
Kriisin sattuessa on muistettava seuraavat periaatteet:
Sisäinen viestintä hoidetaan ensin
Tärkeintä on saada tieto tapahtuneesta mahdollisimman pian omalle esimiehelle
ja yhtä lailla toisinpäin, eli tieto tapahtumasta on välitettävä nopeasti esimieheltä
alaisille.
Henkilöstölle tieto kulkee nopeimmin puhelimitse tai netin välityksellä.
Henkilöstölle on välitettävä oikeaa tietoa tapahtumista ja kerrottava myös, ketkä
vastaavat tilanteen hoitamisesta ja viestinnästä.
Yhteispalvelupisteessä on oltava tieto tapahtuneesta ja siitä, kenelle asiaa
koskevat puhelut ohjataan. Tämän tiedon pitää olla myös muulla
asiakaspalvelussa toimivalla henkilökunnalla. On myös varmistettava, että
yhteispalvelupiste kestää kuormituksen ja että sinne saadaan nopeasti
hälytettyä lisäapua. Yhteispalvelupisteen pitää varautua palvelemaan myös eri
kielillä.
Varsinaiset kriisinumerot varataan jo etukäteen ja otetaan käyttöön tilanteen sitä
vaatiessa. Palvelunumerot yleensä ruuhkautuvat, joten tärkeimmistä asioista ja
kysymyksistä voidaan laatia lyhyt nauhoite, josta soittaja saa usein vastaukset
kysymyksiinsä.
Ulkoinen tiedottaminen
Kriisiviestintä perustuu suurelta osin normaaliin tiedottamiseen, mikäli
normaaliolojen viestintäkanavat ovat käytössä. Suurissa ja pitkäkestoisissa
kriiseissä käytetään tehostettua viestintää, jolloin toiminnan intensiteetti
muuttuu.
Tiedottamisessa on huomioitava yhteistyö muiden viranomaisten kanssa, kuten
poliisi ja pelastusviranomaiset. Samalla on huomioitava, kenellä on toimivalta
tiedottamisessa.
Yleisiä periaatteita ja huomioita
Kriisitiedottamisessa on muistettava yleiset periaatteet, kuten

Kerro
heti
ja
kaikki
olennainen
tieto
5

Ota ohjat omiin käsiin, tiedotustyhjiö täyttyy aina. Muista jatkuva
tilannekuvan ylläpitäminen ja ennakointi ”me johdamme viestintää”

Johdon on tultava julkisuuteen > viestinnän uskottavuus

Käytä selvää yleiskieltä, sanomien on oltava selkeitä ja lyhyitä. Viesteihin
ei saa jäädä tulkinnanvaraa

Välitä sama viesti kaikille osapuolille ja kaikilla kanavilla

Pysy rauhallisena, jos et osaa vastata kysymyksiin, älä sano: ”En
kommentoi”. Oikea tapa on sanoa ”Selvitämme asiaa ja tiedotamme siitä
heti kun se on mahdollista”

Seuraa uutisointia radion, television, internetin ja lehdistön kautta ->
huhut ja väärinymmärrykset pitää torjua ja oikaista välittömästi

Pidä päiväkirjaa (lokikirjaa) tehdyistä tiedotteista, tiedotustilaisuuksista,
median yhteydenotoista ja soitoista. Sanomien vastaanottamisen ja
lähettämisen merkitsijä on sovittava etukäteen

Muista mahdolliset loukkaantuneiden ja uhrien omaiset ja heidän
tukemisensa. Selvitä, mistä saa henkistä apua, mistä saa tietoja
loukkaantuneista, mistä numerosta saa lisätietoja jne.
Toimiminen median kanssa

Ensimmäinen tiedotustilaisuus pidetään heti, kun ensimmäiset tiedot
tapahtuneesta ovat jaettavissa

Media otetaan mukaan heti alkuvaiheessa. Tiedotusvälineitä on
kohdeltava tasapuolisesti

Aktiivista tiedottamista on myös se, että kertoo: ”Tilanne on
hallinnassa, seuraava tiedotustilaisuus pidetään silloin ja silloin”

Varaudu jatkuvaan tiedonvälitykseen ja mahdollisen väärän tiedon
korjaamiseen

Etukäteen on tapauskohtaisesti sovittava, kuka ”antaa kriisille kasvot”
ja vastaa toimittajien kysymyksiin. Lähtökohtaisesti koko kuntaa
koskevat asiat tiedottaa kunnanjohtaja
6
Tiedottamisen kanavat ja keinot
Viestintää hoidetaan samoilla välineillä kuin normaalioloissakin, mutta
toiminta on tehostettua. Käytössä ovat seuraavat kanavat:
- Tiedotteet
- Verkkotiedottaminen, jossa otetaan käyttöön ns. hätäsivu osoitteessa
www.iinkunta.fi. Sivustoa päivitetään jatkuvasti
- Tiedotustilaisuudet
- Puhelin sekä tekstiviestit
- Virve
- Tiedotteiden jakaminen kotitalouksiin (jakajaverkosto!)
- Kaiutinautot
- Palvelevat puhelinnumerot
- Kriisipuhelimet, joihin ovat vastaamassa alan ammattilaiset
- YLEn kautta tarvittaessa hätätiedote ja viranomaistiedote, tiedotteen antavat
esim. pelastus-, poliisi- tai rajavartioviranomaiset.
Tiedottaminen erityisryhmille
Tiedon saaminen kriisitilanteissa myös erityisryhmille on tärkeää, joten
viestinnän henkilöstöllä on oltava valmius mm. vieraskielisten tiedotteiden
tekemiseen.
Kunnan johtoryhmällä tulee olla tieto siitä, minkälaista väestöä milläkin
asuinalueella on. Huomioitava on mm.
- Lapsiperheet
- Vanhukset (hoitohenkilökunnalla tieto apua tarvitsevista)
- Sairaalat
- Palvelutalot
- Opp ila ito kset
- Pä ivä kod it
- Virastot
- Maatilat
- Maahanmuuttajat
7
Kriisin jälkihoito
Viestinnän näkökulmasta huomioitavaa on, että kriisitiedottamisen
onnistumisen tai epäonnistumisen kautta opitaan asioita mahdollista
seuraavaa kertaa varten.
Oppimista varten kriisintilanteen jälkeen käydään läpi mm. seuraavat asiat:

Raportointi (kriisiviestinnän lokikirja)

Jälkihoito: mahdollisten uhrien omaiset, lähiyhteisön tukeminen

Maine? Vaatiiko se ”hoitamista”?

Kriisitilanteessa auttamassa olleet tarvitsevat mahdollisesti tilanteen
purkamista
ammatti-ihmisten
kanssa
8
Kriisiviestintäohjeistuksen testaus ja harjoitukset
Kriisiviestintäohjeistusta on päivitettävä säännöllisesti. Organisaation sisällä,
sidosryhmissä ja mediassa tapahtuu muutoksia, jotka tulee päivittää
yhteystietoihin ja rekistereihin.
Kriisiviestintäharjoituksia on pidettävä säännöllisin väliajoin. Usein riittää,
että testataan yhteystietojen toimivuus ja paikkansapitävyys. Samalla
testataan kriisiviestintää helpottamaan laaditut lomakkeet.
Kriisiviestintäsuunnitelman liitteet:
Kriisitiedotteen malli
Puhelumuistio
Kriisiviestinnän toimintapäiväkirja
Organisaatiokaavio, mukana nimet ja puhelinnumerot
Tiedotusvastaavien luettelo, verkkosivujen tiedottajat
Tietohallinnon tuki ja yhteystiedot
Yhteistyötahojen yhteistiedot