Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma
Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma Maaliskuu 2015 Sisältö • Viestinnän tavoitteet • Kohderyhmät • Viestit • Sisäinen viestintä • Periaatteet • Roolit ja vastuut • Keinot ja kanavat • Ulkoinen viestintä • Periaatteet • Viestit • Keinot ja kanavat • Kriisiviestinnän pelisäännöt Viestinnän tavoitteet • Taata hyvä yhteistyö ja tiedonkulku: varmistaa kaikille sidosryhmille riittävä, yhdenmukainen ja ajantasainen tieto hankkeesta ja sen etenemisestä • Välittää yhtenäisiä viestejä hankkeesta • Tunnistaa potentiaalit maineriskit ja nostaa kriisiviestinnän valmiutta tarpeen mukaan • Sitouttaa hankkeen osapuolet yhteiseen toimintamalliin • Varmistaa viestinnän osalta hankkeen eteneminen 3 Viestintä etenee hankkeen tahdissa Vaihe 1: Ennen hankepäätöstä Sisäisen viestintämallin rakentaminen Ei aktiivista ulkoista viestintää, reagoidaan tarpeen mukaan Rakennetaan hankkeen brändi 4 Vaihe 2: Hankepäätöksen jälkeen Sisäisen viestinnän rinnalle käynnistetään ulkoinen viestintä, viimeistellään visuaalinen ilme ja täsmennetään viestit hankkeen hyödyistä, aktiivinen vuorovaikutus eri sidosryhmiin Vaihe 3: Rakentamisen aikainen viestintä Aktiivinen sisäisen ja ulkoisen viestinnän vaihe, viestitään rakentamisen tahdissa ja sen haitat huomioiden, jatkuva valmius kriisiviestintään Viestinnän kohderyhmät Sisäiset • Helsingin kaupunki (virastot, laitokset, Korkeasaari jne.) • Urakoitsijat • Konsultit 5 Ulkoiset • Alueen asukkaat ja asukasyhdistykset • Päättäjät ja viranomaiset • Media • Veneilijät, harrastajat ja luonnonsuojelijat Viestit ennen rakentamispäätöstä Viestintä noudattaa viraston viestinnän linjauksia. Viestintä on oikea-aikaista, avointa ja faktoihin pohjautuvaa. Kruunusillat -hankkeelle valmistellaan rakentamispäätöstä. Se saadaan mahdollisesti vuoden 2016 alussa. Jos päätös on myönteinen, rakentaminen alkaa vuoden 2018 aikana. 6 Sisäinen viestintä 7 Sisäisen viestinnän periaatteet ¡ Viestintä on aktiivista: päätöksistä ja muista ajankohtaisista asioista tiedotetaan nopeasti, huomioidaan kaikki keskeiset sidosryhmät. ¡ Noudatetaan sovittuja rooleja ja toimintamalleja. ¡ Osapuolet käyttävät yhdessä sovittuja tietojärjestelmiä ja työkaluja ¡ Kriittisistä puheenaiheista ja potentiaalisista kriiseistä informoidaan projektijohtoa ja hankeryhmää. 8 Viestinnän malli Aluerakentamisen johtoryhmä Kruunusillatohjausryhmä • • Pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä ja kriittisistä kysymyksistä. Projektia ohjaava, päättäjätaho Kruunusillat hankeryhmä • Vastaa suunnitteluvaiheen ja käytännön ratkaisuihin liittyvästä viestinnästä. • Välittää tietoa projektijohdolle ja päivittää tietopankkiin. • Eri osapuolet vastaavat oman organisaationsa kysymyksistä. Projektijohto Kruunusillat suunnitteluprojektit • Vastaa projektiin ja omaan organisaation liittyvästä viestinnästä. • Välittää tietoa hankeryhmälle. Aluerakentamisen johtoryhmä Ohjausryhmä Projektinjohto KSV Liikennesuunnittelu HKL Hankeryhmä HKR, KSV, KV Suunnitteluprojektit Korkeasaari Kiinteistövirasto, tonttiosasto Kiinteistövirasto, Geo HSL Kaupunginkanslia Suunnitteluprojektit KSV, kaavoitus Viestinnän vastuut, yleiset periaatteet ¡ Jokaisessa organisaatiossa on nimetty viestinnän vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluvat: ¡ tiedon kulun varmistaminen organisaation sisällä ¡ tiedon välittäminen hankeryhmään ja projektin johdolle 11 Viestinnän teemat Hankkeen eteneminen ja päätökset Suunnitelmat ja aikataulut Ratkaisuvaihtoehdot Muutokset hankkeen resursseissa; yhteistyökumppanit, yhteyshenkilöt jne. Palautteet ja kannanotot (mm. mediassa, somessa) Potentiaalit riskit Tulevat tapahtumat (hankkeen esittelytilaisuudet) Kanavat ¡ Muistiot ¡ Uutiskirjeet ja tiedotteet ¡ Sähköposti ¡ Toimenpidesuunnitelmat ¡ Verkkosivut: intrat ja ulkoiset verkkosivut ¡ Muut materiaalit: yhteystietoluettelo, presentaatiot ¡ Tapaamiset ja kokoukset ¡ Näyttelyt 12 Hankkeen tietopankki Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä Projektin uutiset Uutta Helsinkiä www.uuttahelsinkia.fi PW Project Wise Extranet ”intra” Louhi Kalenterit 13 Ulkoinen viestintä 14 Ulkoisen viestinnän linjaukset ¡ Hankkeen ulkoinen viestintä käynnistyy pääasiassa hankepäätöksen jälkeen ¡ Viestinnässä tuodaan aktiivisesti esiin hankkeen edistymisen kannalta myönteisiä asioita, kuten hyötyjä, vaikutuksia asukkaille ja koko Helsingille ¡ Myös kriittisistä kysymyksistä on oltava avoin ¡ Viestinnässä käytetään jo alusta asti monipuolisesti eri kanavia ¡ Verkko- ja mediaviestinnällä on keskeinen rooli ja hyödynnetään hankkeen eri osapuolien olemassa olevia kanavia ¡ Viestintä on vuorovaikutteista ¡ Viestit räätälöidään ja kanavat valitaan kohderyhmien mukaan 15 Mistä tiedotetaan ulkoisesti? ¡ Aktiiviselle ulkoiselle viestinnälle on jatkuva tarve ¡ Ulkoisesti tiedotettavia asioita ovat esimerkiksi: ¡ Etenemiseen ja aikatauluihin liittyvät päätökset ¡ Suunnitelmiin ja toteuttamisratkaisuihin liittyvät uutiset ¡ Kriittisiin kannanottoihin reagointi: viestinnän tarve arvioidaan tapauskohtaisesti ¡ Ulkoisesta viestinnästä vastaavat projektijohtaja ¡ Kukin hankkeen osapuoli vastaa omaan organisaatioonsa liittyvistä aiheista, hankkeelle nimetään viestinnän koordinaattori 16 Ulkoisen viestinnän kanavat ¡ Verkkosivut ¡ Mediasuhteet: tiedotteet ja artikkelit ¡ Sosiaalinen media ¡ Presentaatiot, esitteet ja julkaisut ¡ Puheenvuorot eri tilaisuuksissa ¡ Näyttelyt ja messut 17 Pääviestit: mitä hankkeesta kerrotaan Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin Uusi Uusi raitioliikenneväylä raitiotieyhteys kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen 18 Viestien avaukset Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin • • • • Uusi raitioliikenneväylä kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen Kruunusillat yhdistää Laajasalon, Kruunuvuorenrannan ja Kalasataman osaksi kantakaupunkia sekä merellistä Helsinkiä Uusi raitiovaunulinja tarjoaa nopean ja ekologisen yhteyden: jopa vartissa kantakaupunkiin! Kruunusillat tuo uuden reittivaihtoehdon myös pyöräilijöille ja jalankulkijoille Rakentaminen on tarkoitus käynnistää vuonna 2018. Rakentamisen aloittaminen riippuu päätöksenteosta. 19 Kriisiviestintä 20 Mikä on hankkeen kriisitilanne? ¡ Kruunusillat -hankkeen kriisit ovat asioita, jotka vaikuttavat hankkeen maineeseen tai saattavat hidastaa tai estää sen toteutumista ¡ Esimerkkejä potentiaaleista kriisitilanteista (riskikarttojen mukaan) ¡ Aikataulun viivästyminen ja lupien saamiseen liittyvät ongelmat, päätöstä ei tule ¡ Rahoitukseen ja suunnitteluun liittyvät riskit ¡ Korkeasaaren alueeseen ja voimalan siirtoon liittyvät riskit ¡ Rakentamiseen liittyvät riskit ¡ Ympäristövaikutukset, kriittiset sidosryhmät jne. 21 Kriisitilanne tai potentiaalinen kriisitilanne Tieto kriisiryhmälle (Alajoki, Savolainen, Majamäki, tulevaisuudessa myös viestintäkonsultti) • Toiminta kriisin laajuuden mukaan: päätös, mitä viestitään ja kenelle. Tehostettua viestintää vaativa tilanne • Yhteys sen organisaation yhteyshenkilöön, jota tilanne koskettaa ja joka vastaa kommentoinnista. • Tieto hankeryhmälle 22 Kriisiviestinnän pelisäännöt 1. Kriisin sattuessa viestinnän on oltava nopeaa, aktiivista, rehellistä ja avointa. Salailu pitkittää kriisiä sekä aiheuttaa spekulaatioita ja huhuja. Tietojen oikeellisuus varmistetaan aina ensin: epävarmaa tai ristiriitaista tietoa ei välitetä. 2. Varmistetaan sisäinen tiedonkulku - kerro ensin sisäisesti, sitten ulkoisesti. 3. Pidetään kiinni yhdessä sovituista vastuista ja rooleista 4. Tilannetta seurataan ja reagoidaan tarpeen mukaan muutoksiin. 5. Mediasuhteissa aloite pidetään omissa käsissä. 23
© Copyright 2024