Tarjouspyyntö, Oulaisten kaupungin kotihoidon
1 OULAISTEN KAUPUNKI PERUSTURVAKESKUS TARJOUSPYYNTÖ 11.6.2015 ________________________________________________________________________ OULAISTEN HANKINTA KAUPUNGIN KOTIHOIDON AVOPALVELUIDEN PALVELUJEN JOHDANTO Oulaisten kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjouksia Oulaisten kaupungin perusturvan kotihoidon avopalveluiden ja kevyen palveluasumisen asumisyksikön palveluja koskien. Hankinta käsittää Oulaisten perusturvan kotihoidon kokonaisuudesta yhden aluetiimin toiminnan, johon sisältyy ARA-rahoitteinen vanhusten 20-paikkainen palveluasumisyksikkö. Hankinnassa painotetaan kotihoidon toiminnan järjestämistä, mutta tarkoituksena on myös kevyen palveluasumisen toiminnan kehittämisellä vaikuttaa avopalvelujen käyttöön ja kustannuksiin. Hankinnan tavoitteena on kehittää ja ylläpitää Oulaisten kaupungin vanhuspalveluja asukkaille laadukkaana, ja samalla kustannustehokkaana. Tarjoajilta odotetaan näkemystä kaupungin kotihoidon kehittämisestä ja hallinnasta. Kyseessä on kilpailutus, jossa tarjousvertailu tehdään sekä hintavertailun että laatukriteerien perusteella liitteen 2 mukaisesti. 1. HANKINNAN KOHDE Tämä tarjouspyyntö koskee alla esitettyä avopalvelujen palvelukokonaisuutta. Tarkempi toiminnan sisältökuvaus on liitteessä 1. • Tuottajan on järjestettävä väestölle avohuollon palvelut siinä laajuudessa ja sen sisältöisenä kuin niistä on säädetty sosiaalihuoltolain (17.9.1982/710) 17, 20-23 ja vanhuspalvelulain (28.12.2012/980) 1-3 §, 6-8 §, 15-18 §, sekä 19-24 §:ssä kunnan vastuulle kuuluvina palveluina. • Avohuollon palveluihin sisältyvät: 1) väestön kotona selviytymisen edistäminen ja seuranta; 2) perushoiva; 3) kotisairaanhoidolliset toimenpiteet; 4) vaativa sairaanhoito jää kaupungin vastuulle 6) tukipalvelut jäävät kaupungin vastuulle 7) turvajärjestelmään vastaaminen ARA-yksikössä; muutoin yhteistyö muu kotihoito 8) asiakkaiden ohjaus ja neuvonta 2 • Palvelujen tuottajan on avohuollon palveluja järjestäessään toimittava yhteistyössä sosiaalihuollon, terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon henkilöstön kanssa. Hankittavan palvelun tulee olla yksityisestä sosiaalihuollosta annetun lain (22.7.2011/922) mukaista sosiaalihuollon palvelua, johon tuottajalla tulee olla kyseisen lain 7 §:n mukainen lupa (myöhemmin "toimilupa") sekä 8 §:n mukainen vastaava johtaja. 1.1. Vaihtoehtoinen lisäpalvelu / optio: vanhusten päiväkeskustoiminta ja kotihoidon yöpartiotoiminta Mahdollisen lisäpalvelun lähtökohtana on, että vanhusten päiväkeskuspalvelut halutaan tuottaa viitenä päivänä viikossa nykyisen neljän päivän sijasta ja omissa saneeratuissa tiloissa Reservikomppanian kadulla nykyisten vuokratilojen sijasta. Yöpartiotoiminnan perusteluina ovat tarve turvata vanhusten yöaikainen kotona selviytyminen ja avun saaminen akuuteissa hoivan tarpeen tilanteissa. Kotihoidon palvelurakenteen kehittäminen edellyttää tehokasta ja oikein kohdennettua päiväkeskustoimintaa sekä oikein mitoitettua yöpartiotoimintaa. Tässä tarkoituksessa pyydetään tarjoukset päiväkeskustoiminnan ja yöpartiotoiminnan hoitamisesta ostopalveluna. Päiväkeskustoiminnan ja yöpartiotoiminnan raamit on selvitetty liitteessä 1. Näistä palveluista maksetaan kiinteähintainen kuukausittainen korvaus, jonka määrä sovitaan tilaajan ja tuottajan välisissä neuvotteluissa, ja ne ovat muutoin pääsopimuksen ehtojen mukaisia. Tarjoaja voi tarjota palvelua, mutta tarjoamatta jättäminen ei johda tarjouksen hylkäämiseen. Lisäpalvelun tarjoaminen on toisin sanoen valinnaista. Vastaavasti Oulaisten kaupungilla ei ole velvollisuutta ostaa palvelua vaikka itse pääpalveluja koskeva sopimus tehtäisiinkin. Kyseessä on siis optio hankkia palvelu. 1.2. Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja koskee palvelujen tuottamista ajalla 1.1.2016 – 31.12.2018 ja optiona 1 v + 1 v eli ajalla 1.1.2019 - 31.12.2020. 1.3. Asukkaan oikeus palveluihin Tuottajan tulee mahdollistaa avohoidon hoidon tarpeen arviointi ja hoitoon pääsy viipymättä siten, että se täyttää vanhuspalvelulain (28.12.2012/980) 18 §:n asettamat vaatimukset. Tarjoaja sitoutuu myös liitteessä 2 esittämiensä toiminnan kuvausten mukaiseen palvelutuotantoon. 1.4. Toimitilat Palvelut tuotetaan asukkaiden kotona ja tilaajan osoittamassa toimitilassa osoitteessa Kuntotie 15, Oulaisten kaupungissa, jonka käyttöoikeuden tilaaja luovuttaa tuottajalle vastikkeetta sopimuksen ajaksi. Käyttöoikeuden piiriin kuuluvat myös toimitilojen kalusteet, 3 lääkintälaitteet, koneet ja muu irtaimisto. Tarkempi jaottelu toimitilojen ja –välineiden vastuista ja oikeuksista on esitetty liitteenä 3 olevassa vastuunjakotaulukossa. Palvelun tilaaja vastaa kustannuksellaan ARA-yksikön kiinteistöhuollosta, irtaimiston vakuutuksista, sekä käyttöoikeuden piiriin kuuluvien koneiden, laitteiden ja huonekalujen huollosta ja uusimisesta tarvittaessa. Palveluntuottaja vastaa tilojen siivouksesta. Palvelun tilaaja vastaa myös ARA-yksikössä mm. vedestä, sähköstä yms. kustannuksista liitteenä 3 olevan vastuunjakotaulukon mukaan. Toimitiloja, os. Kuntotie 15, esitellään 30.6.2015 klo 14:00 jälkeen tarjoajille (Huom. tilojen esittelytilaisuudessa ei ole mahdollisuus kysyä kysymyksiä, vaan mahdolliset kysymykset lähetetään sähköpostitse 1.7.2015 klo 14:00 mennessä). Palvelun tuottajan edellytetään tutustuvan tiloihin ja irtaimistoon ja esittävän mahdolliset niitä koskevat huomautukset viimeistään viimeisen neuvottelun kuluessa. Ellei kirjallisia huomautuksia ole esitetty, palvelun tuottajan katsotaan hyväksyneen tilat sellaisenaan. Tuottaja on velvollinen huolehtimaan käyttöoikeusomaisuudesta ja -tiloista huolellisesti, sekä korvaamaan tahallisesti taikka laiminlyönnillään tai muulla huolimattomuudellaan aiheuttamansa vahingot. Ennen toiminnan aloitusta osapuolet tarkastavat toimitilat, irtaimisto inventoidaan ja niistä laaditaan erillinen kirjallinen käyttöoikeussopimus. 1.5. Siirtyvä henkilöstö Hankinnan kohteena olevat palvelut tuottaa tällä hetkellä kunta omana toimintana ja kevyen palveluasumisen yksikön toiminta on uutta toimintaa. Tuottaja on velvollinen ottamaan tilaajan osoittamat 0 - 8 (8 = nykyinen itätiimin työntekijämäärä) Oulaisten kaupungin palveluksessa olevaa kotihoidon työntekijää palvelukseensa vanhoina työntekijöinä sopimuksen alkaessa. Luettelo mahdollisesti siirtyvästä henkilöstä on nimikkeiden mukaan liitteessä 7. Tuottajan palvelukseen mahdollisesti siirtyvälle henkilöstölle myönnetään toimivapautta kaupungin palveluksesta sopimuksen ajalle ainoastaan tuottajan palvelukseen siirtymisen perusteella. Valitun tuottajan tulee turvata nykyisen kaupungin palveluksessa olevan henkilöstön asema liikkeen luovutuksen periaatetta noudattaen, siten kuin työsopimuslain (26.1.2001/55) 10 §:ssä on säädetty. Liikkeen luovuttaja on luovutuksen saajalle vastuussa ennen luovutusta syntyneistä työntekijän saatavista, mukaan lukien kertyneet ylityöt, lomat ja muut vastaavat vapaat. Tuottajan on tarjottava siirtyville työntekijöille samat työsuhteen ehdot kuin aiemmassa palvelussuhteessa Oulaisten kaupunkiin. 1.6. Palvelun kieli ja käytettävä henkilöstö Palvelu tulee antaa väestölle hyvällä suullisella ja kirjallisella suomen kielellä. Tuottajan tulee lisäksi noudattaa mitä laissa asiakkaan asemasta ja oikeuksista (22.9.2000/812)) säädetään asiakkaan oikeudesta käyttää ruotsin kieltä. 4 Tuottajalla tulee olla palveluksessaan riittävä määrä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja muuta henkilökuntaa. Tuottaja vastaa, että sen palveluksessa työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt täyttävät lain, asetusten ja viranomaismääräysten kullekin ammattiryhmälle asettamat vaatimukset. 1.7. Hankinnassa noudatettavat muut ehdot Valtionvarainministeriön julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) tulevat osaksi sopimusta. Tarjous tulee antaa huomioiden nykyinen vallitseva sosiaalihuoltotoimintaa sekä soveltuvin osin terveydenhuoltoa koskeva lainsäädäntö ja tulkintakäytäntö. Mikäli sopimuskauden järjestämisvastuut tai velvoitteet muuttuvat olennaisesti, neuvotellaan niiden korvaamisesta palvelun tuottajalle tai Oulaisten kaupungille erikseen. Lähtökohtana neuvottelulle on palvelujen tuottamisen kustannustason nousun (muuttumisen) korvaaminen omakustannushinnoitteluun perustuen. Palvelun tuottaja vastaa tämän sopimuksen mukaisista kustannuksista siltä osin, kun palveluista vastaa palvelun tuottajan sijasta kolmas osapuoli. 2. HANKINTAHINTA Palvelu tuotetaan arvonlisäverottomana sosiaali- ja terveydenhuollon palveluna. Palvelun arvonlisäveroton (ALV 0 %) enimmäishinta on 574 000 (viisisataaseitsemänkymmentäneljätuhatta) euroa vuodessa vuoden 2015 hintaperustein. Hinta on kiinteä 31.12.2016 saakka. Hinnan tarkistus tehdään 1.1.2017 kuluttajahintaindeksin 10.2015 mukaisesti verrattuna 12/2016 kuluttajahintaindeksiin ja 1.1.2018 kuluttajahintaindeksin 10.2015 mukaisesti verrattuna 12/2017 indeksiin. Tarjoaja voi esittää enimmäishinnan suuruisen tai tätä pienemmän tarjouksen. Kokonaisvuosihinta ei saa olla yli enimmäishinnan eikä alle liitteessä 2 esitetyn minimihinnan. Tarjousvertailussa hinnan osuus on 40 % ja laatukriteereiden osuus 60 % liitteen 2 mukaisesti. 3. HANKINTAMENETTELY JA HANKINTAEHDOT Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA) www.hankintailmoitukset.fi. Kyseessä on EU -kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjottavien palvelujen tulee olla tarjouspyynnön asiakirjojen sisällön mukaisia. Vaihtoehtoisia tarjouksia tai osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Oulaisen kaupungilla on oikeus olla hyväksymättä mitään tarjousta ja Oulaisten kaupungilla on oikeus neuvotella tarjouksen sisällöstä. Oulaisten kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjous on tehtävä liitteen nro: 8 lomakkeella. 5 4. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ TARJOUSTEN VERTAILU 4.1. Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Samoin enimmäishinnan ylittävä tarjous hylätään. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä, jotka on esitetty liitteessä 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot osaksi myöhemmin laadittavaa sopimusta. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa: - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu 4.2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan tässä tarjouspyynnössä ja erityisesti liitteessä 4 ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Hankintalain mukaisesti tarjouskilpailusta tulee sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Nämä edellytykset on esitetty liitteessä 4, joka jokaisen tarjoajan on täytettävä ja palautettava osana tarjousta vakuutena siitä, että kyseiset edellytykset täyttyvät. Koska tarjouspyynnön kohteena on tilaajan järjestämisvastuulla oleva lakisääteinen peruspalvelu, jonka häiriötön toiminta on väestön kannalta erityisen tärkeää, asetetaan tarjoajille seuraavat edellytykset: Tarjoajalla tulee olla esittää ao. palvelun referenssikohde. Referenssin tulee olla tarjoajan omana toimintana toteutettua kotihoidon avohuollon sosiaali- ja terveydenhuollon palvelua edellisen kolmen vuoden aikana vähintään puolen vuoden ajan siten, että tarjoajan kotihoidon väestöpohja on vähintään 1000 asukasta tai useammasta kohteesta koostuvana vähintään 2000 asukasta. Pelkkä työvoiman vuokralle tarjoaminen ei ole kelpoinen referenssiksi. Pakollisesta referenssistä on esitettävä selvitys. Esitetyn referenssin on oltava tilaajan tarkistettavissa ja kohteista tulee ilmoittaa kohteen yhteyshenkilön yhteystiedot. Yksilöimättömiä referenssejä ei hyväksytä. Referenssikohteista on esitettävä seuraavat tiedot: palvelusopimuksen sisältö, väestöpohja, toimitusajankohta, vastaanottajatiedot (tilaaja, tilaajan yhteyshenkilö ja puhelinnumero). Tarjoajalla tulee olla käytössään yleisesti tunnustettuun kansainväliseen tai kansalliseen standardiin (ISO 9001 tai vastaava) perustuva laadunhallintajärjestelmä tai muu 6 systemaattinen laadunvarmistusmenetelmä. laadunvarmistusjärjestelmästä sekä asiakasvarmistamismenetelmistä on liitettävä tarjoukseen. Selvitys tarjoajan ja potilasturvallisuuden Tarjoajan tulee toimittaa tarjoajan kelpoisuuden arviointia varten täytettynä tämän tarjouspyynnön liite 4, sekä kaikki siinä vaaditut todistukset ja selvitykset, mm. tarjoajan teknisten, laadunhallinnallisten, taloudellisten ja ammatillisten edellytysten arvioimiseksi. 4.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hankintamenettelyn toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja siinä mainittuja vaatimuksia. 4.4. Tarjousten vertailu Tarjousten vertailuvaiheeseen pääsevät tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjottavalle palvelulle ja tarjouksen muodolle asetetut kelpoisuusehdot. Tarjousvertailu tehdään sopimuskauden vuosittaisen hinnan ja laatukriteerien mukaisesti siten, että hinnasta annettavien pisteiden osuus on 40 % ja laadun osuus 60 %. Suurimman yhteispistemäärän saanut tarjous valitaan. Palvelun arvonlisäveroton enimmäishinta sopimuskaudelle 1.1.2016- 31.12.2018 on 574 000 (viisisataaseitemänkymmenneljätuhatta) euroa 12/12 vuodessa. Hinta on kiinteä 31.12.2016 saakka. Hinnan tarkistus tehdään 1.1.2017 kuluttajahintaindeksin 10.2015 mukaisesti verrattuna 12/2016 kuluttajahintaindeksiin ja 1.1.2018 kuluttajahintaindeksin 10.2015 mukaisesti verrattuna 12/2017 indeksiin. Tarjoaja voi tarjota matalampaa vuosittaista palvelun hintaa, joka ei saa kuitenkaan alittaa ilmoitettua minimihintaa. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sitova vuosittainen hinta tarjottavalle palvelulle. Hinnan perusteella tarjoaja voi saada enimmillään 40 vertailupistettä. Hinnan perusteella annettavat pisteet lasketaan alla olevan taulukon mukaisesti. Esimerkki. Tarjoajan tarjouksessaan esittämä palvelun vuosittainen hinta on 525 000 €. Tarjous sijoittuu tuolloin taulukossa välille 525 000 – 529 000 € (alle 530 000 euroa, mutta yli 524 000 euroa). Hintapisteitä tarjous saa tuolloin 20 kpl. Tarjottu hinta 570 000 - 574 000 € 565 000 - 569 000 € 560 000 - 564 000 € 555 000 - 559 000€ 550 000 - 554 000 € 545 000 - 549 000 € 540 000 - 544 000 € 535 000 - 539 000 € Hintapisteet 0 2 4 6 10 12 14 16 7 530 000 - 534 000€ 525 000 - 529 000 € 520 000 - 524 000 € 515 000 - 519 000 € 510 000 - 514 000 € 505 000 - 509 000 € 500 000 - 504 000 € 495 000 - 499 000 € 490 000 - 494 000 € 485 000 - 489 000 € 481 000 - 484 000 € Minimihinta 480 000 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 MAX 40 Laatuvertailu tehdään tarjoukseen liitettävän vapaamuotoisen toimintasuunnitelman sekä tämän tarjouspyynnön liitteessä 2 esitetyn muun laatukriteeristön perusteella. Laadun perusteella tarjoaja voi saada enimmillään 60 vertailupistettä. Tarjoajan on täytettävä liite 2 sen sisältämien ohjeiden mukaisesti ja palautettava täytetty lomake ja muut selvitykset osana tarjousta. Laatukriteeristö sisältää sekä pakollisia vaatimuksia, joiden on välttämättä täytyttävä, että pisteytyksen perusteena olevia kriteereitä. Vapaamuotoinen toimintasuunnitelma ja muut selvitykset pisteytetään Oulaisten kaupungin toimesta. Laatua koskevat pisteytykset tehdään kohdassa 14 ja liitteessä 2 kuvattujen kriteerien perusteella. Pisteytys on kuvattu tarkemmin liitteessä 2. 5. ASIAKASMAKSUT JA LASKUTUS Kaikki sopimukseen liittyvät maksut ja tulot kuuluvat Oulaisten kaupungille eikä palvelun tuottaja saa periä mitään asiakasmaksuja tai muitakaan maksuja itselleen. Palvelun tuottajalla on velvollisuus hoitaa kaikkea laskutusta varten tarvittava tiedonkeruu sekä muu mahdollinen tiedonkeruu tilaajan ohjeiden mukaan. 6. ALIHANKKIJAT Mikäli palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Alihankkijoita koskevat samat kelpoisuusehdot ja palvelua koskevat laatuvaatimukset kuin tässä tarjouspyynnössä on palveluntuottajalta edellytetty. Palveluntarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan palvelutoiminnassaan käyttämänsä alihankkijat. Palveluntarjoajan on myös jatkossa hyväksytettävä Oulaisten kaupungilla käyttämänsä alihankkijat. Alihankkijan oikeudesta asiakastietojen käsittelyyn päättää tilaaja. 8 7. HANKINTASOPIMUS Oulaisten kaupungin tehtyä hankintapäätöksensä, osapuolten määräaikainen sopimus, joka on voimassa 31.12.2018 asti. välille tehdään Hankinta vahvistetaan valitun tarjoajan kanssa allekirjoittamalla hankintasopimus. Hankinta-asiakirjat sekä vakioehdot tulevat osaksi sopimusta ja asiakirjojen keskinäinen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. 2. 3. 4. Hankintasopimus liitteineen Tarjouspyyntö liitteineen JYSE 2009 PALVELUT Tarjous Kaikki muutokset sopimukseen tehdään kirjallisesti. Sopimusta ei siis voi muuttaa suullisella sopimuksella tai tosiasiallisesti noudatettuun käytäntöön vetoamalla. Sopimus on kummankin osapuolen allekirjoitettava 16.12.2015 mennessä. Mikäli tarjouskilpailun voittanut toimittaja ei allekirjoita sopimusta edellä mainittuun päivämäärään mennessä, kaupunki varaa oikeuden tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa voittaneen toimittajan sijaan tarjouskilpailussa toiseksi tulleen toimittajan kanssa ja kaupungilla on oikeus saada tarjouskilpailun voittaneelta toimittajalta sakkoa 10 % tarjoamastaan vuosihinnasta sopimuksen viivästymisen vuoksi. Kuitenkin hankintalain mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Kaupungin ja palveluntuottajan välinen sopimus tulee osapuolia sitovaksi, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. 8. SOPIMUSEHDOT Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti tarjouspyynnön liitteenä olevaan sopimusluonnokseen, tähän tarjouspyyntöön liitteineen sekä sovellettaviin yleisiin sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin taloudellisesti merkityksellisiä tai tarjoajien vertailuun vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Tarjoajalta vaaditaan sitova vastaus vertailuperusteiden liitteissä 2 ja 4 esitettyihin tekijöihin. Jättämällä tarjouksen tarjoaja sitoutuu tuottamaan palvelua koko sopimuskauden ajan tarjouksensa mukaisessa laajuudessa ja laatutasossa. Palveluntarjoajan on toimitettava liitteet 2 ja 4 näissä esitetyllä tavalla täytettynä, ja siten, 9 että yksiselitteisesti käy ilmi, minkä tasoiseen palveluun tarjoaja sitoutuu. Tarjouksessa esitetty palvelun sisältö muodostaa hankintasopimuksen pääsuoritusvelvoitteen. 9. REKISTERINPITOON VELVOLLISUUDET LIITTYVÄT OSAPUOLTEN OIKEUDET JA Tilaaja on henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä, jonka käyttöä varten rekisteri on perustettu ja jolla on asiakasrekisteritietoja koskeva määräysvalta. Tilaaja vastaa henkilörekisterien käyttötarkoituksen määrittelystä sekä sen muodostavien potilasasiakirjojen säilyttämisestä. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. Toiminnassa syntyneisiin asiakirjoihin sekä niiden käyttöön ja luovutukseen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, henkilötietolakia, arkistolakia, lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, lakia potilaan asemasta ja oikeuksista, sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä, lakeja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöistä, muita henkilötietojenkäsittelyä koskevia säädöksiä sekä tilaajan yhteyshenkilöiden antamia ohjeita. Valittavalla palveluntuottajalla on oltava seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Palvelun tilaajan tulee antaa ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista. Palveluntuottajan vastaavan johtajan tulee huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä. Kaupungin asiakas- ja potilasrekisterin tietosuojaseloste on käytössä myös yksityisellä palveluntuottajalla. Kaupunki rekisterinpitäjänä päättää kaupunkia koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat Oulaisten kaupunki ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottajan henkilökunnan tulee allekirjoittaa tietosuoja- ja tietoturvasitoumukset. Palveluntuottajan tulee omalta osaltaan täyttää KanTa (Kansallinen terveysarkisto) palveluihin Sosiaali- ja terveysministeriön asettamat kriteerit. Palveluntuottaja kouluttaa oman henkilökuntansa uuden toiminnanohjaus-järjestelmän käyttöön. Sopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedot kirjataan palvelun tilaajan rekisteriin. Tiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja kouluttaa oman henkilökuntansa myös muihin asiakastietojärjestelmässä mahdollisesti tapahtuviin muutoksiin. 10 10. VIRKAVELVOLLISUUTTA VAATIVIEN TEHTÄVIEN HOITO Tehtäviä, joihin liittyy julkisen vallan käyttöä, voi suorittaa ainoastaan virkasuhteessa toimiva henkilö. Virkavastuuta edellyttävistä tehtävistä vastaa Oulaisten kaupungin osoittama virkasuhteinen henkilö. 11. VAKUUTUKSET JA VAKUUDET Palveluntuottajalla tulee asiakasvakuutuksesta tulee allekirjoitusta. olla asiakasvakuutus. Vakuutusyhtiön todistus toimittaa tilaajalle viimeistään ennen sopimuksen Palveluntuottajalla on oltava voimassa oleva riittävä toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa kaikki palvelun tuottamisessa asiakkaalle, tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai näiden omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava tilaajalle viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Palvelun tuottaja asettaa tämän sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi 20.000€ suuruisen pankkitakauksen tai muun vakuuden. Vakuutta voidaan käyttää sopimukseen liittyvien vastuiden, kuten sopimussakkojen ja vahingonkorvausten kattamiseen. Lisäksi palveluntuottajalla on oltava lakisääteiset tapaturma- ja vahinkovakuutukset. 12. AMMATTIHENKILÖSTÖN REKLAMAATIOT TOIMINNAN SEURANTA, VASTUUT JA Sopimussairaanhoitajien ja lähihoitajien toimintaan liittyvät mahdolliset muistutukset, valitukset, kantelut, asiakas- ja potilasvahinkoilmoitukset, korvausvaatimukset ja muut vastaavat vaatimukset ohjataan palveluntuottajan vastuusairaanhoitajalle. Palveluntuottajan vastaavan sairaanhoitajan toimesta selvitetään tilanteeseen johtaneet syyt asiakkaan ja asiakasta hoitaneen palveluntuottajan työntekijän/työntekijöiden kanssa. Tarvittaessa annetaan kirjallinen vastine, josta toimitetaan kopio tilaajan vastaavalle esimiehelle tai perusturvajohtajalle, joka tekee tarvittaessa vastineen tilaajan puolesta. Sosiaali- ja potilasasiamiehenä toimii tilaajan oma nimetty sosiaali- ja potilasasiamies. Mikäli yksittäinen palveluun osallistuva sopimussairaanhoitaja tai lähihoitaja saa negatiivista palautetta esimerkiksi hoiva-/hoitotyön osaamisen tai asiakaspalvelukykyjensä vuoksi, tilaaja informoi tästä palveluntuottajan nimettyä yhteyshenkilöä. Mikäli sopimussairaanhoitajien ja lähihoitajien toiminta ei palautteesta huolimatta korjaannu tilaajaa tyydyttäväksi yhden (1) kuukauden kuluessa tilaajan tekemästä tuottajan informoinnista, palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimussairaanhoitaja tai lähihoitaja korvataan toisella tarjouksen mukaisella henkilöllä. 11 13. SOPIMUSRIKKOMUKSET, SEURAAMUKSET RIKKOMUSTEN TODENTAMINEN JA Palveluiden tuottaja on velvollinen maksamaan sopimussakkoa mahdollisen olennaisen laadullisen poikkeaman johdosta. Laadullinen poikkeama määritellään muun muassa toiminnan poikkeamana tarjoajan tarjouksessaan esittämästä toteuttamissuunnitelmasta ja niistä laadullisista kriteereistä, joiden täyttämiseen tarjoaja on tarjouksessaan sitoutunut (liite 2). Lisäksi alla on esitetty palvelujärjestelmään ja henkilöstön vaihtuvuuteen liittyviä reunaehtoja, jotka oikeuttavat tilaajan sopimussakkoon, jos palvelutaso poikkeaa alla määritellystä. Erikseen nimettävä, Oulaisten kaupungin edustajista koottava seurantaryhmä käsittelee mahdolliset laadulliset poikkeamat ennen sopimussakkoa koskevan vaatimuksen esittämistä. Seurantaryhmän tätä asiaa käsittelevään kokoukseen kutsutaan tarvittaessa kuultavaksi palveluiden tuottajan edustaja. Seurantaryhmää johtaa Oulaisten kaupungin perusturvajohtaja. Sopimusrikkomukseksi katsotaan ensinnäkin hoivan piiriin pääsyn toteutumatta jääminen vastoin palvelusopimusta. Tähän kuuluu asianmukainen hoivan, hoivan tarpeen arvioinnin tai hoivan piiriin pääsyn viivästyminen lain velvoittamasta tai siitä ajasta, johon palvelun tuottaja on tarjouksessaan sitoutunut. Näistä sopimusrikkomuksista maksettava sopimussakko on 1 000 euroa/ sopimusrikkomus. Samoin sopimusrikkomukseksi katsotaan tarjouksessa esitettyyn nähden havaittu poikkeama henkilökunnan pätevyydessä taikka henkilöstön olennainen vaihtuvuus. Pätevyysvaatimuksen toteutumatta jäämisestä tarjouksessa esitetystä seuraa kultakin päivältä 500 euron sopimussakko. Mikäli henkilökunnan vaihtuvuus ilman hyväksyttävää syytä (esimerkiksi sairaus- tai äitiysloma taikka eläke) on yli neljäkymmentä (40) % kahdentoista (12) kuukauden aikana, palveluntuottaja maksaa sopimussakkona viisituhatta (5 000) euroa. Toiminnan poiketessa palvelun tuottajan tarjouksessaan (liitteessä 2) esittämistä muista kuin yllä mainituista vähimmäisvaatimuksia ja palvelutasoa koskevista sitoumuksista, on kyseessä sopimusrikkomus. Tällöin sopimusrikkomuksista maksettava sopimussakko on 5 000€ sopimusrikkomusta kohti. Olennaiseksi laadulliseksi poikkeamaksi, ja siten sopimusrikkomuksen ja -sanktion perusteeksi, katsotaan näissä tapauksissa palvelutason poikkeama, joka on jatkunut yhden viikon ajan, paitsi asiakastyytyväisyysselvitysten laatimista koskien, jossa palvelutason poikkeama todennetaan, jos asiakastyytyväisyyskyselyjä ei ole tehty vuoden aikana sovittua määrää. Mikäli poikkeama johtaa laatukriteereiden täyttymättä jäämiseen, tulee palveluntuottajan ilmoittaa asiasta välittömästi seurantaryhmälle. Maksimisopimussakko kokonaisvuosiarviosta. on yhteensä vuodessa enintään 10 % sopimuksen 12 Mikäli palveluntuottaja ei kykene tuottamaan pääosaa sovitusta palvelusta tai asiakasturvallisuus vaarantuu, on tilaajalla oikeus sopimuksen purkamiseen välittömästi ja palveluntuottaja on korvausvelvollinen järjestelyn aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Palveluntuottajalla pitää olla resurssit toiminnan aloittamiseksi 1.1.2016. Mikäli palvelun aloittaminen viivästyy, kaupungilla on oikeus sopimussakkoon 4 000 euroa/ päivä. 14. TOIMINTASUUNNITELMA, LAATUKRITEERIT JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen vapaamuotoinen toimintasuunnitelma, josta ilmenee hankinnan kohteena olevien palveluiden aiottu toteuttamistapa, henkilöstöresursoinnit, muut palveluntuottajan käyttämät resurssit, ja muut tarjoajan ehdottaman tulevan toimintamallin arvioimiseksi tarvittavat relevantit tiedot. Vapaamuotoisen toimintasuunnitelman maksimikoko on neljä (4) A4-sivua. Toimintasuunnitelman on sisällettävä tarjoajan suunnitelma koskien tämän tarjouspyynnön kohdassa 1 mainittujen hankinnan kohteiden palvelutuotantoa. Toimintasuunnitelmalta odotetaan erityisesti selkeyttä toteuttaa kotihoidon avopalvelujen ja asumisyksikön palveluja koskeva palvelutuotanto mielekkäällä ja asukasta parhaiten palvelevalla tavalla. Käytännön ehdotukset toiminnan kehittämiseksi ja uusiksi palvelumuodoiksi ovat erittäin tervetulleita. Toimintasuunnitelman kokonaisuus, asukas- ja asiakaslähtöisyys sekä ehdotettujen kehittämisideoiden toteutettavuus ja innovatiivisuus arvioidaan osana tarjouksen laatupisteytystä. Tarjoajan toimintasuunnitelmaa rajaavat liitteessä 2 esitetyt toiminnan vähimmäisvaatimukset hankinnan kohteena olevaa palvelua koskien. Tarjoajan edellytetään myös täyttävän liitteen ja siten ilmoittavan, mihin palvelutasoon tarjoaja sitoutuu vähimmäisvaatimusten lisäksi. Liitettä 2 käytetään tarjousten vertailun perusteena rinnan toimintasuunnitelman vapaamuotoisen osan arvioinnin kanssa. Vapaamuotoinen toimintasuunnitelma ei saa olla sisällöltään ristiriidassa liitteeseen 2 vastausten kanssa. Palveluiden järjestämisen nykytilanne on kuvattu sisältökuvauksessa liitteessä 1. Palvelutuotannon nykytilannekuvaus ei sido palveluntuottajaa muutoin kuin niiltä osin kuin laissa on palvelutuotannosta säädetty. Henkilöstön aseman osalta noudatetaan liikkeenluovutusta koskevaa säännöstöä ja ehtoja. 15. LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI Tilaajan seurantaryhmä tulee seuraamaan palveluntuottajan toimintaa niin asiakkaiden hoivan ja palvelun kuin myös laskutuksen oikeellisuuden osalta. Pääasiallisina seurantakohteina ovat liitteessä 2 esitetyt laatukriteerit sekä yllä esitetyt mahdollisiin sopimussakkoihin oikeuttavat mittarit. Lisäksi voidaan yhdessä tilaajan ja valitun tuottajan 13 kesken sopia palvelukohtaisista laadunseurantamittareista ja -menetelmistä, jotka eivät johda sopimussakkoon, mutta joita seurataan toiminnan kehittämisen kannalta. Tilaaja edellyttää, että palvelun tuottaja tuottaa laatukriteereiden toteutumisen seurantaan tarvittavat tiedot seurantaryhmän kokouksissa käsiteltäviksi. Tilaajan tietojärjestelmistä voidaan kerätä valtaosa tarvittavista tiedoista. 16. YHTEYDENPITO Palveluntuottajan tulee sitoutua nimeämään yhteyshenkilö, joka palveluntuottajan puolesta vastaa yhteistyöstä tilaajan kanssa sekä toiminnan käytännön järjestelyistä. Yhteyshenkilön tai hänen varahenkilönsä on oltava tavoitettavissa jokaisena päivänä kello 8 – 16 välisenä aikana. 17. POIKKEUSOLOJEN VALMIUS Palveluiden tuottaja sitoutuu noudattamaan valmiussuunnitelmaa sekä ohjeistamaan henkilökuntansa näiden varalle. Palveluiden tuottaja laskuttaa tilaajaa erikseen normaaliolojen erityistilanteissa tai poikkeusoloissa suoritetusta ylimääräisestä työstä aiheutuneista kustannuksista. 18. MUUT EHDOT Mikäli tuottaja ostaa palveluja tai tavaroita tilaajalta, noudatetaan hinnoittelussa aina omakustannusperiaatetta. Mikäli tilaaja tekee tähän sopimukseen liittyvän lisätilauksen, joista on kysymyskohta liitteessä 2 kohta 3. optiona esitettävät muut palvelut, neuvotellaan hinnat kaupungin omakustannushinnoittelun pohjalta. 19. TARJOUS JA SEN JÄTTÄMINEN Sitova allekirjoitettu suomenkielinen kirjallinen tarjous, liite nro: 8 muine liitteineen on toimitettava kolmena (3) samansisältöisenä kappaleena ja tiedostoversiona yhtenä (1) kappaleena (CD-levyllä, DVD-levyllä tai USB-tikulla) suljetussa kirjekuoressa Oulaisten kaupungin alla olevaan osoitteeseen 27.7.2015 klo 14:00 mennessä. Tarjousten palautusosoite: Oulaisten kaupunki / Perusturva Lautatarhankatu 7 A 86300 Oulainen Tarjouskuoren päällä on oltava merkintä: "TARJOUS KOTIHOIDON AVOPALVELUIDEN JA PALVELUASUMISEN YKSIKÖIDEN PALVELUISTA". Lisäksi kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. 14 Tarjous sisältää vähintään seuraavat palvelua koskevat asiakirjat/tiedot: - Toimintasuunnitelman - Sitovan ilmoituksen vuosittaisesta arvonlisäverottomasta palveluntarjoaja tarjoaa palveluita sopimuskaudelle hinnasta, jolla - Tämän tarjouksen liitteen 2 täytettynä liitteessä esitetyllä tavalla - Tämän tarjouksen liitteen 4 täytettynä liitteessä esitetyllä tavalla - Tämän tarjouksen liitteessä 4 pyydettävät selvitykset ja todistukset - Tulevan toiminnan alustavan henkilöstöluettelon, jossa yksilöitynä jokaisen työntekijän kohdalla liitteessä 2 vaaditut tiedot (koulutus- ja kokemustiedot). Vastaavan sairaanhoitajan osalta tilaaja velvoittaa tarjoajaa ilmoittamaan nimet ja yhteystiedot em. luettelossa. - Selvityksen palveluntuottajan omasta laadunseurantakriteeristöstä ja sen seurannasta sekä tiedonkeruusta JA/TAI selvityksen auditoidusta laatujärjestelmästä - Selvityksen palveluntuottajan järjestelmästä / menetelmistä asiakas- ja potilasturvallisuuden seurannan Tarjoajan tulee antaa sähköpostiosoite hankintapäätöksen tiedoksiantoa varten. Sitovien tarjousten on oltava voimassa 31.1.2016 saakka. Myöhästyneitä, ilman vaadittuja liitteitä toimitettuja tai allekirjoittamattomia tarjouksia ei käsitellä. Tarjouskirjeeseen saa sisällyttää vain ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Wordtiedostoon ja lähetettävä 1.7.2015 klo 14:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected] Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. Tarjouspyynnön liitteet: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Toiminnan sisältökuvaus Tarjousten vertailuperusteet Vastuunjakotaulukko Tarjoajaa koskevat vaatimukset Luettelo kotihoidon avopalveluiden ja palveluasumisyksikön sopimuksista Sopimusmalli Luettelo tuottajan palvelukseen siirtyvästä henkilöstöstä 1.10.2015 Tarjouslomake -----------------------
© Copyright 2024