1. No category

Projektin seuranta ja lopettaminen

Opetuskerran sisältö
Kertaus, kotitehtävä
– Seurannan kohteet
– Seurannan ja ohjauksen menetelmät (raportointi,
muutosten hallinta, riskien hallinta,
hyväksymismenettelyt, kokoonpanonhallinta,
laadunvalvonta)
– Lopettaminen
- Loppuraportti
–
1
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Kertausta








2
Erilaisia projekteja (vaiheistus eroaa, tilannekohtainen
painotus)
Erilaisia projektiorganisaatioita (projektin laajuus, osapuolien
lkm ja rooli)
Laatukolmio (laatu, aikataulu, kustannukset)
Koulutus (asiakkaan ja oma, tärkeä, usein laiminlyöty))
Tulosten ja tehtävien ositus (työmäärän arviointi ja hallinta;
kokonaisprosessi – tehtävät – käyttötap. - näytöt)
Viestintä (yhteyshenkilöt, keskittäminen)
Sidosryhmät (liittymät, tavoitteet, hyv. krit., kokonaisuuden
hahmotus; ympäristö)
Projektipäällikön ja ohjausryhmän vastuut, valtuudet ja taidot
(projektipäällikkö on kapteeni)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin rakenne: toimeenpano ja
päättäminen
Asettaminen Projektin
Projektin
aloituskokous aloitustilaisuus
Aloitus
Projektin
suunnittelu
Toimeenpano
Päättäminen
Systeemityömalli: vaihe/ iteraatio
Vaihe 1
Vaihe 2
Vaiheen
väliarviointi
3
Projektin
päätöskokous
Vaihe 3
Vaiheen
päätösarviointi
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Toimeenpano; pohdintaa…


Asiakas pyytää lisäämään ”pienen” lisäominaisuuden sovellukseen
Olet projektipäällikkö – miten menettelet?
–
4
Pareittain 5 min
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Ohjausprosessi; seurannan kohteet
mitä, miten, milloin
TULOKSET
LAATU
PROJEKTI
AIKATAULU
5
RESURSSIEN
KÄYTTÖ
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektipäällikön tehtäviä
R a p o rto i
Valvo
Seuranta
Havaitse
6
Korjaa
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin ohjaus ja seuranta

projektin edistymistä seurataan säännöllisesti
–
–

projektipäällikkö esittää projektin tilaa koskevat tiedot
–
–
–
–
–
7
ohjauskokouksissa (raportointikausittain)
projektiryhmän palavereissa (viikoittain)
aikataulutilanne ja valmistuneet tulokset
kesken ja aloittamatta olevat tehtävät ja niiden tulokset
käytetty työmäärä henkilöittäin ja vaiheittain
raportointijaksolla ja kumulatiivisena kertymänä projektin
alusta: suunniteltu ja toteutunut
ongelmat, riskit ja niiden ratkaisut tai ratkaisuehdotukset
jatkotoimenpide-ehdotukset
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin ohjaus


Projektipäällikkö tietää koko ajan eron todellisen ja
suunnitellun välillä
Projektipäällikön valtuus ylitys/alitus esim.
–
–
–

Päätökset ohjausryhmältä
–
–
8
kustannuspoikkeama 5 %
aikataulupoikkeama 10 %
jäsenen työmääräpoikkeama 20 %
lisäaika, –resurssit, -rahoitus
Sisältömuutos -> uudelleensuunnittelutarve (tulokset,
aikataulu, kustannukset – projektisuunnitelma elää)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektisuunnitelman jalkauttaminen

Huoneentaulut
–
–
–
9
Resurssien käyttö (Käytetyt/ jäljelläolevat)
Tulosten valmiusaste
Aikataulu (missä mennään)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Kotitehtävä
10
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Työn ohjaus
Lähtökohdat
Tehtävät
Joukko
tuloksia
Laatuprosessi
11
Todentamismenettelyjä työnohjauksen
aikana ovat:
Tarkastus
Katselmus
Ohjelmatestaus
Scrum menetelmä
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Työn ohjaus – Scrum menetelmä

Projekti jaetaan 1- 4 viikon iteraatioihin sprintteihin

Iteraation tulosten saavuttamiseksi laaditaan tehtävälista Sprint
Backlog

Projekti kokoontuu joka aamu Srum masterin johdolla aamupalaveriin
15 min
–
–
–

Scrum master (projektipäällikkö)
–
–
12
Mitä eilen tehty (kukin raportoi)
Mitä kukin aikoo tänään tehdä
Mitä esteitä on havaittu työskentelyssä
Vetää kokoukset
Raivaa työtä haittaavat esteet
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Katselmusmenettely



Vaiheen lopputulokset
Tärkeimmät tulokset
Esittelytilaisuus
–
–
–
–
–

Katselmointitilaisuus (pp tai ulkop. vetäjä)
–

13
Katselmointikohteen esittely katselmoijille (proj. pääll)
n. 2 – 1 viikkoa ennen katselmointitilaisuutta
Aineiston jako ja työnjako katselmoijille
Kohteet, joihin erityisesti halutaan palautetta
Yhteishengen ja luottamuksen luonti projektihenkilöstön ja
katselmoijien kesken; yhteinen tavoite: projektin onnistuminen
Positiivinen asenne, kommentit kirjataan, ei pitkiä keskusteluja,
virheille korjausaikataulu
Projektipäällikkö päättää katselmointitulosten huomioinnista
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Muutoksenhallinta

Projektipäällikkö seuraa
–
Aikataulua
Kustannuksia
Tulosten/tehtävien valmistumista
–
Laatii poikkeamista muutossuunnitelman
–
–
14
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Muutossuunnitelma
Muutossuunnitelmassa kuvataan
–
–
–
–
–
–
15
syyt muuttuneeseen tilanteeseen
saavutettavat hyödyt
pp:n ehdotus tehtävistä toimenpiteistä
selvitys mahdollisista riskeistä
pp:n arvio tehtävien toimenpiteiden vaikutuksesta projektin
tavoitteisiin, työmääriin, aikatauluun, kustannuksiin
Muutossuunnitelma voi myös olla projektipäällikön ehdotus
projektin keskeyttämisestä - hyvin harvinainen
(teoreettinen)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Muutoksen hallinta
Muutossuunnitelman hyväksymisen jälkeen




16
projektityöskentely etenee uuden projekti-ja/tai
vaihesuunnitelma -aikataulujen mukaisesti – huom.
projektisuunnitelma liitteineen päivittyy
uudet versiot suunnitelmista jaetaan projektisuunnitelmassa
kuvattujen hallintamenettelyjen mukaisesti
linjaorganisaatiota informoidaan muutoksista resurssien
käytössä
(Mikäli projekti keskeytetään, projektipäällikkö ilmoittaa
keskeytyksestä asianosaisille ja hoitaa päättämistoimet)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Vaatimustenhallinta






17
Vaatimusten kirjaaminen (ryhmittely, priorisointi,
valinta)
Vaatimusten omistaja kullekin vaatimukselle
asiakkaan puolelta
Vaatimusten hyväksyminen ja kiinnitys
Vaatimusten jäljitys (vaatimus – käyttötapaus –
testitapaus) molemminsuuntainen
Vaatimukset hyväksymisen perusta
Projektisuunnitelman liite (suunnitelma tai luettelo)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Riskien hallinta






18
Riskianalyysi varhaisessa vaiheessa
(sisäinen ja asiakkaan kanssa tehtävä)
Riskit, toteutumistod. näk., ehkäisevät toimenpiteet,
toiminta riskin lauettua)
Jatkuva seuranta ja ylläpito (usein laiminlyödään)
Projektin taustan turvaaminen, kun kirjattu ja
seurattu
Projektisuunnitelman liite
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Kokoonpanonhallinta

Kokoonpanonhallinta sisältää menettelyt, joilla järjestelmän
kehittämisen ja käytön aikana
–
–
–
–
–

19
kokoonpanonhaltija nimetty, tehtävät ja vastuut
kokoonpanon osan siirtyminen kokoonpanonhallintaan
eri kokoonpanojen rakenneosat ja kunkin osan versio yksilöidään
kokoonpanoittain
koordinoidaan yhdessä tai useammassa paikassa sijaitsevien
kokoonpanon kunnossapitoa (tuotanto, eri testausympäristöt)
tunnistetaan ja jäljitetään kokoonpanoon kohdistuneet muutokset
valmistamisen alusta käytön päättymiseen asti (vertaa asiakirjan
versiohistoria)
Projektisuunnitelman liite (suunnitelma tai luettelo)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
KOKOONPANO
Kokoonpanon rakenneosat
Viimeisin versio
dokumenteista
Tekninen
ympäristö
Sovellusohjelmisto
Edellinen versio
Tiedostot, tietokannat
Systeemikuvaukset
Ohjelma B
Versio 1.2
Tekninen arkkitehtuuri
Viimeisin
versio
tiedostoista
Ohjelma B
Versio 1.1
Edellinen versio
tiedostoista
OSIEN VERSIOINTI
20
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Ryhmätyö/ aivoriihi

21
Fillariverstas
–
R1 (tulokset) / Laadunhallinta
–
R2
Vaatimukset
–
R3
Riskit
–
R4
Kokoonpanonhallinta
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Riskiesimerkkejä
-
-
22
projektipäällikkö vaihtuu projektin kannalta tärkeässä vaiheessa
tärkeä asiantuntijatekijä ei ole saatavilla ajoissa, ao. työtehtävään,
asiantuntija on kiinnitettynä korkeamman prioriteetin projektiin/ työhön,
riittämätön miehitys, vaihtuvuus
pitkät sairaslomat
uusi teknologia, uusi toimiala/ kohde, muuttuvat/ ristiriitaiset tavoitteet
aikataulu on kireä, joustamaton
puutteelliset yhteistyötaidot, johtamistaidot, kielitaidot, vastuiden
epämääräisyys
puutteellinen määritys; määrityskuvastoon tulee paljon muutoksia
toteutustyön aikana
testiaineistoa ei ole saatavilla/ käytettävissä ajoissa, tarpeeksi,
todellisten käyttötilanteiden tarpeen mukaisesti
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin raportointi
Projektin sisäinen ohjausryhmä,
Projektin omistaja
Ohjausryhmä
Edistymisraportti
Edistymisraportti:
-
poikkeamat tehtäville
toteutuneissa työmäärissä ja
tulosten valmiusasteissa,
aikataulussa
Projektipäällikkö
TAIKA
23
Tuloksen valmiusaste
Nykyinen ja
jäljellä oleva työmäärä
Projektihenkilöstö
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Raportointi; edistymisraportti







24
SISÄLTÖ
Tilanne
Poikkeamat suunnitelmista
Ongelmat
Muutokset
Tulosten seuranta
Jatkonäkymät
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin ohjaus: Missä mennään,
Esimerkki (Excel)
työmäärä
Raportointikausi
Projektin alusta
350
300
250
200
150
100
50
0
800
Series1
600
Series2
työmäärä 400
0
S1
1
2
3
4
5
Raportointikausi
Projektin alusta
350
300
250
200
150
100
50
0
1000
800
Series1
Series2
työmäärä
työmäärä
S2
suunniteltu,
toteutunut
henkilö
600
Series1
400
Series2
200
0
1
2
3
henkilö
25
1
2
3 henkilö
4
5
200
4
5
1
2
3
4
5
henkilö
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Hyväksymismenettely

Hyväksyminen perustuu
–
Ennalta sovittuihin hyväksymiskriteereihin




26
Sopimus
Projektisuunnitelma
Muutossuunnitelma
Hyväksymistestaussuunnitelma
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Hyväksymismenettely

Hyväksymisen esteenä voivat olla:
–

vakavat virheet, jotka estävät tuloksen
tuotantokäytön
Hyväksymistä eivät voi estää:
–
muut virheet tai puutteet


27
ne kirjataan poikkeamina hyväksymisasiakirjaan
(ns. ehdollinen hyväksyntä)
ne korjataan takuutyönä tai hyväksymisen yhteydessä
erikseen sovittavan aikataulun puitteissa.
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Hyväksymismenettely
–
Ehdollisen hyväksymisen yhteydessä asiakkaan
kanssa on sovittava


–

28
ehdot, joiden täytyttyä hyväksyminen astuu voimaan
tapa, jolla ehtojen täyttyminen todetaan
Hyväksyntä voidaan toteuttaa päätöskokouksessa
Tuloksena hyväksymisasiakirja
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Aivoriihi/ hyväksymismenettely

Fillariverstas
–
Mitä hyväksytään
Kuka hyväksyy
Milloin
Hyväksymisen peruste/ hyväksymisen kohde
Miten hyväksymiset dokumentoidaan
–
Yksilöpohdinta 2 min
–
–
–
–
29
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin dokumentaatio
30
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin päättäminen
Miksi projekti päätetään?
–
–
–
projekti on tehnyt tehtävänsä ja aikaansaanut tuloksen
projektipäällikkö ehdottaa päättämistä (keskeyttämistä)
vastuu tuloksista ja jatkotoimista siirtyy perusorganisaatiolle
(tilaaja). Siirrosta vastaa projektin ohjausryhmä.
Milloin projekti päätetään?
–
–
31
projektipäällikkö osoittaa ohjausryhmälle, että projektin tulos
on valmis. Tulos täyttää sille asetetut vaatimukset ja
tuloksen jatkohoito on järjestetty.
hyväksymisasiakirja
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektin päättäminen
Miten projekti päätetään?
–
projektipäällikkö




–
ohjausryhmä


32
laatii loppuraportin
kutsuu ohjausryhmän päättökokoukseen
laatii esityslistan ja kokouspöytäkirjan
luovuttaa tuloksen tilaajalle
arvioi tulokset ja jatkotoimet
vapauttaa projektiorganisaation tehtävästään
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Kokemustietoa: projektin tuottavuus


Arvioidaan projektin tuottavuus
Esim.
–
–
–
–
33
FSM menetelmällä voidaan laskea projektin
tuottavuus h/ fp (toimintopiste)
Tilannetekijät huomioidaan
Projektin laatu
Arviota käytetään seuraavien vastaavanlaisten
projektien työmääräarviointien pohjana
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Loppuraportti
Loppuraportti on yhteenveto, jossa kerrotaan projektin
 tausta lyhyesti
 aikataulu: alkoi, päättyi
 saavuttamat ja saavuttamatta jääneet tulokset, syyt ja perustelu
 työn eteneminen: vaiheet, keskeiset kokemukset ml. riskit, jotka
koettiin
 resurssien käyttö: laskelmat ja graafit
 ehdotukset jatkotoimenpiteiksi: kehittämisehdotukset, varaukset, tuloksen ja vastuun siirtotoimet,
projektiorganisaation vapautus
34
Sys48D-Valsta, Huuskonen
PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN
PÄÄTÖSKOKOUS



35
Projektin lopputulosten hyväksyntä (Ohjausryhmä) ja
projektin päättäminen
Projektin päättämistoimenpiteistä sopiminen
Takuuajan töiden vastuut ja järjestelyt
Sys48D-Valsta, Huuskonen
PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN

Tehtävät
–
–
Projektiorganisaation purkaminen
Käytännön päättämistehtävistä vastaa projektipäällikkö






36
Projekti - ja kokemusaineiston talletus
Tuloskansioiden jakelu ja arkistointi
Projektin tulosten ja kokemusten hyväksikäytön järjestäminen
(lähes aina laiminlyöty!)
Projektityöympäristön purkaminen
Toimeksiannon päättäminen
Asiakastyytyväisyyskyselyn suorittaminen (last but not
least!)
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Mitä opittu tänään?




37
Projektipäällikön rooli ja tehtävät projektin
seurannassa – neuvottelija – johtaja kapteeni
Projektin ohjauksen menetelmiä – miten
käytetään ohjauksen apuna
Hyväksymismenettely – ohjauksen ydin
Päättämiseen liittyvät oleelliset asiat – mitä
opittu, kokemusten siirto
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Projektitoiminnan ongelmia

projektiryhmän sisäiset vaikeudet
–

projektiryhmän ja pysyvän organisaation väliset
vaikeudet
–

ryhmätyö, ihmissuhteet, ...
valtasuhteet, resurssivarkaat, ...
tehtävän tavoitteeseen ja tulokseen liittyvät
vaikeudet
–
–
osaaminen: uusi ympäristö, toimiala, teknologia
tavoiteristiriita, tuloksen konkretisoiminen
Ongelmakohtien tunnistaminen, nopea ja suora
reagointi sekä selättäminen. Fokus tehtävässä!
38
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Ongelmia jatkuu…




39
Asiakas epävarma
Ei hyväksy tuloksia
Haluaa muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin
Ei hyväksy muutoshallintaa, vaan katsoo
uusien tarpeiden sisältyvän toimitukseen
Sys48D-Valsta, Huuskonen
Ongelmia …
40

Projektipäällikkö on kapteeni ja ohjaa laivaa

Rohkaisevalla ja varmalla otteella sekä
selkeällä johtamisella monet ongelmat
voitetaan tai ne häviävät olemasta
Sys48D-Valsta, Huuskonen