Projektin seuranta ja lopettaminen Opetuskerran sisältö Kertaus, kotitehtävä – Seurannan kohteet – Seurannan ja ohjauksen menetelmät (raportointi, muutosten hallinta, riskien hallinta, hyväksymismenettelyt, kokoonpanonhallinta, laadunvalvonta) – Lopettaminen - Loppuraportti – 1 Sys48D-Valsta, Huuskonen Kertausta 2 Erilaisia projekteja (vaiheistus eroaa, tilannekohtainen painotus) Erilaisia projektiorganisaatioita (projektin laajuus, osapuolien lkm ja rooli) Laatukolmio (laatu, aikataulu, kustannukset) Koulutus (asiakkaan ja oma, tärkeä, usein laiminlyöty)) Tulosten ja tehtävien ositus (työmäärän arviointi ja hallinta; kokonaisprosessi – tehtävät – käyttötap. - näytöt) Viestintä (yhteyshenkilöt, keskittäminen) Sidosryhmät (liittymät, tavoitteet, hyv. krit., kokonaisuuden hahmotus; ympäristö) Projektipäällikön ja ohjausryhmän vastuut, valtuudet ja taidot (projektipäällikkö on kapteeni) Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin rakenne: toimeenpano ja päättäminen Asettaminen Projektin Projektin aloituskokous aloitustilaisuus Aloitus Projektin suunnittelu Toimeenpano Päättäminen Systeemityömalli: vaihe/ iteraatio Vaihe 1 Vaihe 2 Vaiheen väliarviointi 3 Projektin päätöskokous Vaihe 3 Vaiheen päätösarviointi Sys48D-Valsta, Huuskonen Toimeenpano; pohdintaa… Asiakas pyytää lisäämään ”pienen” lisäominaisuuden sovellukseen Olet projektipäällikkö – miten menettelet? – 4 Pareittain 5 min Sys48D-Valsta, Huuskonen Ohjausprosessi; seurannan kohteet mitä, miten, milloin TULOKSET LAATU PROJEKTI AIKATAULU 5 RESURSSIEN KÄYTTÖ Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektipäällikön tehtäviä R a p o rto i Valvo Seuranta Havaitse 6 Korjaa Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin ohjaus ja seuranta projektin edistymistä seurataan säännöllisesti – – projektipäällikkö esittää projektin tilaa koskevat tiedot – – – – – 7 ohjauskokouksissa (raportointikausittain) projektiryhmän palavereissa (viikoittain) aikataulutilanne ja valmistuneet tulokset kesken ja aloittamatta olevat tehtävät ja niiden tulokset käytetty työmäärä henkilöittäin ja vaiheittain raportointijaksolla ja kumulatiivisena kertymänä projektin alusta: suunniteltu ja toteutunut ongelmat, riskit ja niiden ratkaisut tai ratkaisuehdotukset jatkotoimenpide-ehdotukset Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin ohjaus Projektipäällikkö tietää koko ajan eron todellisen ja suunnitellun välillä Projektipäällikön valtuus ylitys/alitus esim. – – – Päätökset ohjausryhmältä – – 8 kustannuspoikkeama 5 % aikataulupoikkeama 10 % jäsenen työmääräpoikkeama 20 % lisäaika, –resurssit, -rahoitus Sisältömuutos -> uudelleensuunnittelutarve (tulokset, aikataulu, kustannukset – projektisuunnitelma elää) Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektisuunnitelman jalkauttaminen Huoneentaulut – – – 9 Resurssien käyttö (Käytetyt/ jäljelläolevat) Tulosten valmiusaste Aikataulu (missä mennään) Sys48D-Valsta, Huuskonen Kotitehtävä 10 Sys48D-Valsta, Huuskonen Työn ohjaus Lähtökohdat Tehtävät Joukko tuloksia Laatuprosessi 11 Todentamismenettelyjä työnohjauksen aikana ovat: Tarkastus Katselmus Ohjelmatestaus Scrum menetelmä Sys48D-Valsta, Huuskonen Työn ohjaus – Scrum menetelmä Projekti jaetaan 1- 4 viikon iteraatioihin sprintteihin Iteraation tulosten saavuttamiseksi laaditaan tehtävälista Sprint Backlog Projekti kokoontuu joka aamu Srum masterin johdolla aamupalaveriin 15 min – – – Scrum master (projektipäällikkö) – – 12 Mitä eilen tehty (kukin raportoi) Mitä kukin aikoo tänään tehdä Mitä esteitä on havaittu työskentelyssä Vetää kokoukset Raivaa työtä haittaavat esteet Sys48D-Valsta, Huuskonen Katselmusmenettely Vaiheen lopputulokset Tärkeimmät tulokset Esittelytilaisuus – – – – – Katselmointitilaisuus (pp tai ulkop. vetäjä) – 13 Katselmointikohteen esittely katselmoijille (proj. pääll) n. 2 – 1 viikkoa ennen katselmointitilaisuutta Aineiston jako ja työnjako katselmoijille Kohteet, joihin erityisesti halutaan palautetta Yhteishengen ja luottamuksen luonti projektihenkilöstön ja katselmoijien kesken; yhteinen tavoite: projektin onnistuminen Positiivinen asenne, kommentit kirjataan, ei pitkiä keskusteluja, virheille korjausaikataulu Projektipäällikkö päättää katselmointitulosten huomioinnista Sys48D-Valsta, Huuskonen Muutoksenhallinta Projektipäällikkö seuraa – Aikataulua Kustannuksia Tulosten/tehtävien valmistumista – Laatii poikkeamista muutossuunnitelman – – 14 Sys48D-Valsta, Huuskonen Muutossuunnitelma Muutossuunnitelmassa kuvataan – – – – – – 15 syyt muuttuneeseen tilanteeseen saavutettavat hyödyt pp:n ehdotus tehtävistä toimenpiteistä selvitys mahdollisista riskeistä pp:n arvio tehtävien toimenpiteiden vaikutuksesta projektin tavoitteisiin, työmääriin, aikatauluun, kustannuksiin Muutossuunnitelma voi myös olla projektipäällikön ehdotus projektin keskeyttämisestä - hyvin harvinainen (teoreettinen) Sys48D-Valsta, Huuskonen Muutoksen hallinta Muutossuunnitelman hyväksymisen jälkeen 16 projektityöskentely etenee uuden projekti-ja/tai vaihesuunnitelma -aikataulujen mukaisesti – huom. projektisuunnitelma liitteineen päivittyy uudet versiot suunnitelmista jaetaan projektisuunnitelmassa kuvattujen hallintamenettelyjen mukaisesti linjaorganisaatiota informoidaan muutoksista resurssien käytössä (Mikäli projekti keskeytetään, projektipäällikkö ilmoittaa keskeytyksestä asianosaisille ja hoitaa päättämistoimet) Sys48D-Valsta, Huuskonen Vaatimustenhallinta 17 Vaatimusten kirjaaminen (ryhmittely, priorisointi, valinta) Vaatimusten omistaja kullekin vaatimukselle asiakkaan puolelta Vaatimusten hyväksyminen ja kiinnitys Vaatimusten jäljitys (vaatimus – käyttötapaus – testitapaus) molemminsuuntainen Vaatimukset hyväksymisen perusta Projektisuunnitelman liite (suunnitelma tai luettelo) Sys48D-Valsta, Huuskonen Riskien hallinta 18 Riskianalyysi varhaisessa vaiheessa (sisäinen ja asiakkaan kanssa tehtävä) Riskit, toteutumistod. näk., ehkäisevät toimenpiteet, toiminta riskin lauettua) Jatkuva seuranta ja ylläpito (usein laiminlyödään) Projektin taustan turvaaminen, kun kirjattu ja seurattu Projektisuunnitelman liite Sys48D-Valsta, Huuskonen Kokoonpanonhallinta Kokoonpanonhallinta sisältää menettelyt, joilla järjestelmän kehittämisen ja käytön aikana – – – – – 19 kokoonpanonhaltija nimetty, tehtävät ja vastuut kokoonpanon osan siirtyminen kokoonpanonhallintaan eri kokoonpanojen rakenneosat ja kunkin osan versio yksilöidään kokoonpanoittain koordinoidaan yhdessä tai useammassa paikassa sijaitsevien kokoonpanon kunnossapitoa (tuotanto, eri testausympäristöt) tunnistetaan ja jäljitetään kokoonpanoon kohdistuneet muutokset valmistamisen alusta käytön päättymiseen asti (vertaa asiakirjan versiohistoria) Projektisuunnitelman liite (suunnitelma tai luettelo) Sys48D-Valsta, Huuskonen KOKOONPANO Kokoonpanon rakenneosat Viimeisin versio dokumenteista Tekninen ympäristö Sovellusohjelmisto Edellinen versio Tiedostot, tietokannat Systeemikuvaukset Ohjelma B Versio 1.2 Tekninen arkkitehtuuri Viimeisin versio tiedostoista Ohjelma B Versio 1.1 Edellinen versio tiedostoista OSIEN VERSIOINTI 20 Sys48D-Valsta, Huuskonen Ryhmätyö/ aivoriihi 21 Fillariverstas – R1 (tulokset) / Laadunhallinta – R2 Vaatimukset – R3 Riskit – R4 Kokoonpanonhallinta Sys48D-Valsta, Huuskonen Riskiesimerkkejä - - 22 projektipäällikkö vaihtuu projektin kannalta tärkeässä vaiheessa tärkeä asiantuntijatekijä ei ole saatavilla ajoissa, ao. työtehtävään, asiantuntija on kiinnitettynä korkeamman prioriteetin projektiin/ työhön, riittämätön miehitys, vaihtuvuus pitkät sairaslomat uusi teknologia, uusi toimiala/ kohde, muuttuvat/ ristiriitaiset tavoitteet aikataulu on kireä, joustamaton puutteelliset yhteistyötaidot, johtamistaidot, kielitaidot, vastuiden epämääräisyys puutteellinen määritys; määrityskuvastoon tulee paljon muutoksia toteutustyön aikana testiaineistoa ei ole saatavilla/ käytettävissä ajoissa, tarpeeksi, todellisten käyttötilanteiden tarpeen mukaisesti Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin raportointi Projektin sisäinen ohjausryhmä, Projektin omistaja Ohjausryhmä Edistymisraportti Edistymisraportti: - poikkeamat tehtäville toteutuneissa työmäärissä ja tulosten valmiusasteissa, aikataulussa Projektipäällikkö TAIKA 23 Tuloksen valmiusaste Nykyinen ja jäljellä oleva työmäärä Projektihenkilöstö Sys48D-Valsta, Huuskonen Raportointi; edistymisraportti 24 SISÄLTÖ Tilanne Poikkeamat suunnitelmista Ongelmat Muutokset Tulosten seuranta Jatkonäkymät Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin ohjaus: Missä mennään, Esimerkki (Excel) työmäärä Raportointikausi Projektin alusta 350 300 250 200 150 100 50 0 800 Series1 600 Series2 työmäärä 400 0 S1 1 2 3 4 5 Raportointikausi Projektin alusta 350 300 250 200 150 100 50 0 1000 800 Series1 Series2 työmäärä työmäärä S2 suunniteltu, toteutunut henkilö 600 Series1 400 Series2 200 0 1 2 3 henkilö 25 1 2 3 henkilö 4 5 200 4 5 1 2 3 4 5 henkilö Sys48D-Valsta, Huuskonen Hyväksymismenettely Hyväksyminen perustuu – Ennalta sovittuihin hyväksymiskriteereihin 26 Sopimus Projektisuunnitelma Muutossuunnitelma Hyväksymistestaussuunnitelma Sys48D-Valsta, Huuskonen Hyväksymismenettely Hyväksymisen esteenä voivat olla: – vakavat virheet, jotka estävät tuloksen tuotantokäytön Hyväksymistä eivät voi estää: – muut virheet tai puutteet 27 ne kirjataan poikkeamina hyväksymisasiakirjaan (ns. ehdollinen hyväksyntä) ne korjataan takuutyönä tai hyväksymisen yhteydessä erikseen sovittavan aikataulun puitteissa. Sys48D-Valsta, Huuskonen Hyväksymismenettely – Ehdollisen hyväksymisen yhteydessä asiakkaan kanssa on sovittava – 28 ehdot, joiden täytyttyä hyväksyminen astuu voimaan tapa, jolla ehtojen täyttyminen todetaan Hyväksyntä voidaan toteuttaa päätöskokouksessa Tuloksena hyväksymisasiakirja Sys48D-Valsta, Huuskonen Aivoriihi/ hyväksymismenettely Fillariverstas – Mitä hyväksytään Kuka hyväksyy Milloin Hyväksymisen peruste/ hyväksymisen kohde Miten hyväksymiset dokumentoidaan – Yksilöpohdinta 2 min – – – – 29 Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin dokumentaatio 30 Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin päättäminen Miksi projekti päätetään? – – – projekti on tehnyt tehtävänsä ja aikaansaanut tuloksen projektipäällikkö ehdottaa päättämistä (keskeyttämistä) vastuu tuloksista ja jatkotoimista siirtyy perusorganisaatiolle (tilaaja). Siirrosta vastaa projektin ohjausryhmä. Milloin projekti päätetään? – – 31 projektipäällikkö osoittaa ohjausryhmälle, että projektin tulos on valmis. Tulos täyttää sille asetetut vaatimukset ja tuloksen jatkohoito on järjestetty. hyväksymisasiakirja Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektin päättäminen Miten projekti päätetään? – projektipäällikkö – ohjausryhmä 32 laatii loppuraportin kutsuu ohjausryhmän päättökokoukseen laatii esityslistan ja kokouspöytäkirjan luovuttaa tuloksen tilaajalle arvioi tulokset ja jatkotoimet vapauttaa projektiorganisaation tehtävästään Sys48D-Valsta, Huuskonen Kokemustietoa: projektin tuottavuus Arvioidaan projektin tuottavuus Esim. – – – – 33 FSM menetelmällä voidaan laskea projektin tuottavuus h/ fp (toimintopiste) Tilannetekijät huomioidaan Projektin laatu Arviota käytetään seuraavien vastaavanlaisten projektien työmääräarviointien pohjana Sys48D-Valsta, Huuskonen Loppuraportti Loppuraportti on yhteenveto, jossa kerrotaan projektin tausta lyhyesti aikataulu: alkoi, päättyi saavuttamat ja saavuttamatta jääneet tulokset, syyt ja perustelu työn eteneminen: vaiheet, keskeiset kokemukset ml. riskit, jotka koettiin resurssien käyttö: laskelmat ja graafit ehdotukset jatkotoimenpiteiksi: kehittämisehdotukset, varaukset, tuloksen ja vastuun siirtotoimet, projektiorganisaation vapautus 34 Sys48D-Valsta, Huuskonen PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN PÄÄTÖSKOKOUS 35 Projektin lopputulosten hyväksyntä (Ohjausryhmä) ja projektin päättäminen Projektin päättämistoimenpiteistä sopiminen Takuuajan töiden vastuut ja järjestelyt Sys48D-Valsta, Huuskonen PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN Tehtävät – – Projektiorganisaation purkaminen Käytännön päättämistehtävistä vastaa projektipäällikkö 36 Projekti - ja kokemusaineiston talletus Tuloskansioiden jakelu ja arkistointi Projektin tulosten ja kokemusten hyväksikäytön järjestäminen (lähes aina laiminlyöty!) Projektityöympäristön purkaminen Toimeksiannon päättäminen Asiakastyytyväisyyskyselyn suorittaminen (last but not least!) Sys48D-Valsta, Huuskonen Mitä opittu tänään? 37 Projektipäällikön rooli ja tehtävät projektin seurannassa – neuvottelija – johtaja kapteeni Projektin ohjauksen menetelmiä – miten käytetään ohjauksen apuna Hyväksymismenettely – ohjauksen ydin Päättämiseen liittyvät oleelliset asiat – mitä opittu, kokemusten siirto Sys48D-Valsta, Huuskonen Projektitoiminnan ongelmia projektiryhmän sisäiset vaikeudet – projektiryhmän ja pysyvän organisaation väliset vaikeudet – ryhmätyö, ihmissuhteet, ... valtasuhteet, resurssivarkaat, ... tehtävän tavoitteeseen ja tulokseen liittyvät vaikeudet – – osaaminen: uusi ympäristö, toimiala, teknologia tavoiteristiriita, tuloksen konkretisoiminen Ongelmakohtien tunnistaminen, nopea ja suora reagointi sekä selättäminen. Fokus tehtävässä! 38 Sys48D-Valsta, Huuskonen Ongelmia jatkuu… 39 Asiakas epävarma Ei hyväksy tuloksia Haluaa muutoksia alkuperäisiin suunnitelmiin Ei hyväksy muutoshallintaa, vaan katsoo uusien tarpeiden sisältyvän toimitukseen Sys48D-Valsta, Huuskonen Ongelmia … 40 Projektipäällikkö on kapteeni ja ohjaa laivaa Rohkaisevalla ja varmalla otteella sekä selkeällä johtamisella monet ongelmat voitetaan tai ne häviävät olemasta Sys48D-Valsta, Huuskonen
© Copyright 2024