3. Projektin resurss..
Projektitoiminta TUOL0006 Luento 4, Projektin resurssien hallinta Jarmo Toivanen, Erkki Rämö PROJEKTIN RESURSSIEN HALLINTA Resurssisuunnittelun merkitys • Aikataulun laadinta ja resurssisuunnittelu ovat vuorovaikutteinen suunnitteluprosessi • Yleisin syy aikataulujen pettämiseen on se, ettei resurssilaskentaa ole suoritettu riittävän tarkasti eikä tarvittavaa resurssimäärää ole käytettävissä • Ylitöitä • Jatkuva kiire • Myöhästelyä • Epätasainen kuormitus, ylityöt ja hukka-aika aiheuttavat projektille lisäkustannuksia • Moniprojektihallinta tekee resurssiohjauksesta erityisen vaativan ja merkittävän osan projektien ohjausta Resurssisuunnittelun tavoitteita • Aikataulussa arvioitujen resurssien saatavuuden varmistaminen (oikea määrä, oikeaan aikaan) ja siten aikataulun toteuminen • Avainresurssien käytön optimointi ja kuormitus tulisi saada tasaiseksi ja jatkuvaksi • Resurssikustannusten vähentäminen (optimointi) Resurssisuunnittelu ja ajoitus SAMAT TEHTÄVÄT SAMA AJOITUS TOIMINTAVERKKO TYÖSUUNNITELMAT TALOUDELLISESTI EDULLINEN AJOITUS Resurssisuunnittelu • Projekteissa on otettava huomioon resurssien todellinen tehokas kapasiteetti • Vuosittaista työaikaa pienentävät monet tekijät ja päivittäistä tehokasta aikaa monet rutiinit ja ajanryöstäjät • Esim. vuosityöaika rakennusprojektissa • • • • • Vuodessa 260 arkipäivää Vuosilomat 30 pv Arkipyhät 6 pv Pekkas-päivät 10 pv Pakkaspäivät 15 pv Jäljelle jää 199 päivää Resurssien pääluokat 1. HENKILÖ A) OMAT B) ULKOPUOLISET 2. MATERIAALIT 3. KONEET JA LAITTEET 4. RAHA 5. MUUT RESURSSIT Resurssilajit • Resurssiluokan sisällä erotellaan ns. resurssilajit • • • • • • • Sähkösuunnittelija LVI-suunnittelija Ohjelmoija Työnjohtaja Rakennusmies Kaivinkone+kuljettaja CAD-työasema Resurssisuunnittelun kaksi vaihetta • Resurssilaskenta • Resurssitasaus Resurssilaskenta • Hyvän perustan projektin resurssilaskennalle antaa toimintaverkkoaikataulu • Toimintaverkossa on kuvattuna: • • • • Tehtävät Kunkin tehtävän työmäärä (kesto) Tarvittavat resurssit per tehtävä Tehtävien suoritusjärjestys (riippuvuudet) Resurssilaskenta • Kesto • Tehollinen kesto ( esim. kaavasta laskettu) • Kalenterikesto (aika taulussa näkyvä janan pituus) KESTO = TYÖMÄÄRÄ : RESURSSIMÄÄRÄ Resurssilaskenta • Erikseen resurssilaskennassa on otettava huomioon kaikki muu työkuormitus • • • • • Muut projektit Projektihallinto Pysyvät linjatehtävät Esimiestehtävät Ennustettavissa olevat kiiretyöt jotka tulevat projektiresursseille ( esim. ns. ”tulipalot”) • Nämä voidaan ajoittaa kuten projektin tehtävät tai sitten ottaa huomioon keskimääräisenä prosenttina (esim. käytettävyys 70%) Resurssien tasaus • Aikataulut laaditaan aluksi siten, että tehtävät aloitetaan heti, kun edeltävät tehtävät ovat valmiit • Tällöin yksi tehtäväketju ns. kriittinen polku määrää projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajankohdan • Kaikilla muilla tehtävillä on pelivaraa • Toimintaverkon pelivaroja voidaan käyttää resurssintasaukseen Resurssien tasaus Resurssien tasaus Henkilötason kuormitussuunnittelu Kullekin yksilölle voidaan arvioida, paljonko kokonaisajasta on käytettävissä projektille: Suunnittelussa otettava huomioon mm: • Aikaisemmista projekteista tuleva jatkokuormitus/ ylläpito • Hallinnolliset tehtävät • Erilaiset työryhmät ja kokoukset • Myynnin tuki, uudet tarjoukset • Opastustehtävät, perehdyttäminen • Käytettävissä on vain 100% Ajanryöstäjät 1. 2. 3. 4. 5. Puhelimen aiheuttamat keskeytykset Sähköpostitulva Vierailijoiden aiheuttamat keskeytykset Kokousten tehottomuus Tietokoneohjelmien opetteluun ja niiden muokkaamiseen menevä aika 100% onkin vain 60% Projektiaikataulun ja resurssien yhteys • projektien aikataulu suunnitellaan tyypillisesti siten, että keskitytään ensiksi tehtävien loogisiin yhteyksiin ja oletetaan rajattomat resurssit • varsinainen resurssitarpeiden arviointi alkaa usein vasta projektiaikataulun alustavan suunnittelun jälkeen • resurssitarpeita ovat: • • • • • ihmiset erityisosaamistarpeet tilat laitteistot raha materiaali 18 Resurssitarpeiden määrittely • kullekin työpaketille määritellään resurssitarpeet: ihmiset, tilat, materiaalit jne. • projektiaikataulun ja työpakettien avulla arvioidaan resurssien kulutus kaikkina ajankohtina • oletettuja resurssien kulutusta verrataan käytettävissä oleviin resursseihin 19 Työn ositus ja aikataulutus VI – resurssitarpeiden laskeminen Tehtävä Aiheen valinta Taustatutkimus Aineist. valinta Menet. valinta Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Resurssit Tulosten tulkinta Aineiston analyysi Yhteenveto Aika 1 2 3 4 5 6 7 20 8 9 10 11 12 Resurssitarpeiden hallinta • perimmäisenä päämääränä resurssien tasainen mutta tehokas kulutus • ei tyhjäkäyntiä eikä suuria heilahteluja tai piikkejä • tehtävän alkamisen liikuttelu pelivaran puitteissa • tehtävän venyttäminen ja resurssitarpeen ohentaminen pelivaran puitteissa • tehtävän pilkkominen pienemmiksi osiksi • korvaavien, ylimääräisten resurssien osoittaminen • uusista tehtäväkenttää tuntemattomista työntekijöistä voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä, sillä he tarvitsevat muilta koulutusta 21 Työn ositus ja aikataulutus VI – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Aiheen valinta Taustatutkimus Venyttäminen Aineiston valinta Menetelm. valinta Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Resurssit Tulosten tulkinta Aineiston analyysi Yhteenveto Aika 1 2 3 4 5 6 7 22 8 9 10 11 12 Työn ositus ja aikataulutus VII – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Aiheen valinta Taustatutkimus Aineiston valinta Menetelm. valinta Siirtäminen Kysym. asetus Aineiston keruu Aineist. käsitt. Resurssit Tulost. tulkinta Aineiston analyysi Yhteenveto Aika 1 2 3 4 5 6 7 23 8 9 10 11 12 Työn ositus ja aikataulutus VIII – resurssitarpeiden tasaaminen Tehtävä Kysym. asetus Aineiston keruu I Aineiston keruu II K I K II Aineisto käsittely Aineist anal. I Aineist anal. II Tulosten tulkinta Yhteenveto Pilkkominen Resurssit Aika 8 9 10 11 12 13 14 24 15 16 17 18 19
© Copyright 2024