SOP - RELEX

Suunnitteluprosessi
(Sales and Operations Planning)
23/1/2013
Michael Falck, RELEX
E-mail: [email protected]
Phone: +358 44 552 0860
”Tyypillisiä” suunnitteluhaasteita
Selkeä SOP-prosessi
• Vastuut ihmisten ja yksiköiden välillä eivät ole selviä
• Tiedonkulussa yrityksen sisällä on puutteita
– Myynnin , tuotannon ja hankinnan aikataulujen huomioimista tulee
kehitää päätöksenteossa
– Myynnin ja markkinoinnin toimenpidesuunnitelma ei ole muiden
tiedossa
• Erikoistilanteet: Uutuudet, kampanjat, valikoimamuutokset ja
lopetettavat tuotteet ovat haasteellisia ja aikaavieviä
• IT-järjestelmät eivät tue suunnittelutyötä tarpeeksi hyvin
Toimintaa ja prosessia tukevat työvälineet
Sales and Operations Planning (S&OP) - prosessi
Myynti: Myymme
ehkä 200kpl
Rahoitus:
Budjetissa on
300kpl
Markkinointi
Kysynnän
ennustaminen
Rahoitus
Ostot
One
Plan
Tuotehallinta
Myynti
Asiakaspalvelu
Tuotanto:
Valmistamme
150kpl
Markkinointi:
Kampanjassa
myymme 400kpl
• Yhtenäiset tavoitteet koko organisaatiolle
Tuotanto
 SOP-prosessin tausta ja käsitteet
SOP-prosessin vaiheet
Miten eteenpäin?
Suunnitteluprosessi tärkeimmät elementit
Kokonaismäärä
(Volume)
•
•
•
•
Kysyntä
Kuinka paljon?
Kokonaiskuva
Tuoteperheet
Kuukausitaso 18 kk +
Tarjonta
•
•
•
•
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Mitkä?
Yksityiskohtaiset suunnitelmat
Yksittäiset SKUt
Päivä- viikkotaso, 3 kk
Suunniteeluprosessin tavoitteena saavutta
tasapaino kysynnän ja tarjonnan välillä
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Kysyntä
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
Suunnitteluprosessin haasteet ...
2500000
2000000
1500000
1000000
500000
0
q1
q2
q3
q4
q1
q2
q3
q4
q1
q2
q3
q4
q1
• Tuotanto- ja jakelukapasiteetti ei vastaa kausittaista tai
muuttuvaa kysyntää
• Make-To-Stock ja ennustepohjainen prosessi korkeilla
varastotasoilla, tai Make-To-Order matalilla varastotasoilla
mutta korkeammilla tuotantokustannuksilla
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Kysyntä
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Myynnin suunnittelu / ennustaminen
• Kysynnän ennustaminen
– Asiakaskysynnän ennustaminen
• Myynnin suunnittelu
– Proaktiivinen myynnin suunnittelu, esim. kampanjat ja hinnoittelu,
myyntitavoitteet ja organisaatio
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Kysyntä
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Ennustamisen perusoletukset
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
• Ennuste on aina epävarma
– Ennuste ei ole yksi luku vaan jakauma
• Mitä pidemmälle tulevaisuuteen ennustetaan, sitä huonompi ennuste
– Seuraavan viikon ennuste on helpompi kuin saman viikon ensi vuonna
• Kokonaistasolla ennusteet ovat tarkempia
– On helpompi ennustaa tarkemmin kuukausitason kuin viikkotason
myyntiä, koko tuotteen kuin yksittäisen asiakkaan myyntiä, tai koko
tuoteryhmän kuin tuotteen myyntiä
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Kysyntä
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Mitä pitäisi ennustaa?
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
Yritys
Liiketoiminta yksikkö
Markkinasegmentti
Liian karkea
taso
Tuoteryhmä
Tuotteen alaryhmä
Brändi/Malli
Parhaat SOPtasot
Väri/pakkauskoko
SKU
SKU ja asiakas
SKU, asiakas ja lokaatio
Liian tarkka
SOP:n taso
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Kysyntä
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Mikä on tarvittava ennustehorisontti?
• Erilaiset ennustetarpeet
– Tuotannonsuunnittelu
– Kapasiteetin suunnittelu ja hankinnat
– Varastonohjaus
• Yksityiskohtaiset suunnitelmat tarvitaan tyypillisesti seuraaville
viikoille
– Tuote-taso tai tuote-asiakas –taso
– Päivätaso tai viikkotaso
• Pidemmälle tulevaisuuteen kannattaa yleensä ennustaa
aggregaattitasoilla
– Tuoteryhmätaso
– Viikko-, kuukausi- tai kvartaalitaso
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
Suunnitteluprosessi
(Executive Sales & Operations
Planning)
Kokonaismäärä
(Volume)
Myynnin suunnittelu /
ennustaminen
Tarjonta
Nimikekohtainen
suunnittelu
(Mix)
Kapasiteetin suunnittelu
Tuotannonohjaus
(Master Scheduling)
• Voimmeko toteuttaa myyntisuunnitelman?
– Tuotanto, ostot, logistiikka ...
• Suunnitteluprosessin perusperiaatteet ovat samat riippumatta
tuotantostrategiasta
Jousto tuotannossa
(Chase Strategy)
Kysyntä
Jousto varastoissa
(Level Strategy)
Kapasiteetin ja
resurssisuunnittelu
SOP-prosessin tausta ja käsitteet
 SOP-prosessin vaiheet
Miten eteenpäin?
Kuukausittainen SOP-prosessi
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (myynnin
ja tarjonnan
tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
Kapasiteettirajoitukset
Suositukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
1. Tiedonkeruu
• Lukujen päivittäminen viimeisimmän toteuman perusteella
–
–
–
–
Myynti
Tuotanto
Varastotasot
Jne.
• Lukujen jakaminen asianmukaisille ihmisille
• Oleellista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten
käytettävissä heti kuukauden ensimmäisinä päivinä!
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
Kapasiteettirajoitukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
Kapasiteettirajoitukset
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
2. Myynnin suunnittelu
• SOP-prosessin tehokkuus (ja koko yrityksen suunnittelu) määritetään
pitkälti ennusteiden perusteella!
Make-to-order
Make-to-stock
 Teolliset asiakkaat
 Kuluttaja- / retail -asiakkaat
 Pienempi määrä asiakkaita
 Suurempi määrä asiakkaita
 Laskennallisesta ennustamisesta hyötyä,
näkemys ja asiakastieto kuitenkin
olennaista
 Valtaosa ennusteista laskennallisesti
• Kysynnän ennustaminen vs. myynnin suunnittelu
– Kampanjat, uudet tuotteet, uudet asiakkaat, hinnoittelu
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
2. Myynnin suunnittelu
• Myynti ja markkinointi tyypillisesti vastuussa ennusteista
– Edellisen jakson (kuukausien) ennusteiden, ennustetarkkuuden ja syyseuraus –suhteiden läpikäynti
– Laskennallisten ennusteiden arviointi ja muokkaaminen tarvittaessa
– Uusien tuotteiden, kampanjoiden, lopetettavien tuotteiden ja
valikoimamuutosten läpikäynti
– Oletusten ja riskien dokumentointi
Kapasiteettirajoitukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
3. Kapasiteetin suunnittelu
• Tuotanto ja hankinta tyypillisesti vastuussa kapasiteetin
suunnittelusta
– Alustavan tuotanto- ja hankintasuunnitelman muodostaminen
myyntisuunnitelman perusteella
– Kapasiteettirajoitteiden tarkastaminen avainresursseille
– Poikkeuksien ratkaiseminen, mikäli mahdollista
– Poikkuesten määrittäminen johdolle
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
Kapasiteettirajoitukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
4. Myynnin ja tarjonnan tasapaino (Pre-SOP)
• SOP-vastaava ja useita henkilöitä myynnin suunnittelusta ja
kapasiteettisuunnittelusta
–
–
–
–
–
Päätökset myynnin ja tarjonnan tasapainottamiseksi
Dokumentoi tehdyt päätökset
Dokumentoi ratkaisemattomat ongelmat
Konvertoi suunnitelmat taloudellisiksi yksiköiksi johtoa varten
Valmistele agenda johdon SOP-palaveria varten
Kapasiteettirajoitukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
5
Executive SOP
(Johdon SOP)
4
Pre-SOP, (Myynnin
ja tarjonnan
Suositukset
Tasapaino)
3
Kapasiteetin
suunnittelu
2
Myynnin
suunnittelu
1
Tiedonkeruu
Johdon/Muokatut
ennusteet
Laskennalliset ennusteet
5. Executive SOP
• Kuukausittaisen SOP-prosessin päätös, tavoitteena
– Käydä läpi ja hyväksyä tai muokata SOP-tiimin tekemiä päätöksiä
– Tehdä päätökset, joita ei ole voitu tehdä aiemmissa prosessin vaiheissa
– Määrittää prosessin tavoitteet
• Mukana tyypillisesti johtajat myynnistä, markkinoinnista,
toimitusketjusta, tuotannosta, jne.
Kapasiteettirajoitukset
Pääköset ja
pelisuunnitelma
Tietojärjestelmät suunnitteluprosessin tukena
•
Hyvät uutiset: Lähes kaikki osaavat käyttää Exceliä!
– Excelilläkin voi pilotoida, ja pääosassa kuitenkin prosessi, ei järjestelmä
•
Huonot uutiset: Suuri osa potentiaalista menetetään, mikäli huono
järjestelmätuki häiritsee työtä
– Olennaista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten käytettävissä
heti kuukauden ensimmäisinä päivinä!
– Ilman mahdollisuutta pureutua ylätason lukuihin, sop-prosessita voi tulla
”pelkkää byrokratiaa”
•
Toiminnanohjausjärjestelmä, sen lisämoduulit ja dedikoidut ohjelmistot
– Nimikemäärän kasvaessa laskennalliset ennusteet ehtona tehokkaalle
suunnitteluprosessille
– Useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä jonkinlainen tuki laskennalliselle
ennustamiselle, mutta käytännössä erittäin harvat yritykset pystyneet
hyödyntämään
SOP-prosessi
SOP-prosessin vaiheet
 Miten eteenpäin?
SOP on matka ei määränpää
Aloita perusasioista
Tarkenna prosessia
Pilotoi, opi
tekemällä ja
paranna
1. Aloita perusasioista
Tehtävä#
1
2
3
4
5
6
Kuvaus
Järjestä tiedotustilaisuus
Määritä SOP -tiimijäsenet
- Myynnin suunnittelu / Kysynnän ennustaminen (myynti, markkinointi)
- Kapasiteetti ja tarjonta (tuotanto, logistiikka)
- IT, järjestelmätuki
- jne.
Aseta seuraavien SOP-palaverien päivämäärät
Määritä suunnitteluryhmät ja suunnitteluhorisontit
Valitse SOP:n KPI:t
- Myyntiennuste vs. toteuma (ennustetarkkuus)
- Tuotantosuunnitelma vs. toteuma
- Toteutunut vs. suunniteltu varastotaso/kierto
- Asiakaspalvelu (esim. toimitusvarmuus)
- Taloudelliset mittarit
- jne.
Määritä SOP-palaverin agenda
- Edellisen jakson toteumat (ennusteet, tuotanto ...)
- Seuraavan jakson suunnitelmat
- Kampanjatuotteet, uudet tuotteet ...
- Päätöksiä vaativat asiat
2. Tarkenna prosessia
• Prosessin kalenterilinkitys
1
2
Päivitä
toteumaluvut
-
3
4
5
Tilastollinen kysyntäennuste
Tarkista ja korjaa tarvittaessa
Myynnin kommentit
Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset
6
7
Myyntisuunnitelman DL
8
9
10
Tuotantosuunnitelman
DL
Tuotantosuunnitelman
päivitys
Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset
11
12
SOP-kokous
(poikkeukset ratkaistu)
13
14
15
-
Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset
16
17
18
19
Johdon SOP-palaveri
Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset
20
3. Pilotoi, opi tekemällä ja paranna
• Seuraa KPI-mittariden kehitystä ja osumatarkkuutta, tee muutoksia
prosessiin tarvittaessa
Kokonaisprosessi
 Asiakastyytyväisyys (esim.
toimitusvarmuus)
 Myynnin kehitys
Myynnin suunnittelu
 Ennustetarkkuus
 Myyntisuunnitelmat asiakasryhmittäin
 Markkinaosuus
Uusien tuotteiden lanseeraus
 Eräpäivät, virstanpylväät
 Time to market
Tuotannon ja tarjonnan suunnittelu
 Suunniteltu vs. toteutunut
tuotantomäärä
 Toimitusvarmuus
 Vaihtokustannukset, dumpit
Opetukset ja kokemukset
• Ennusteet ohjaavat koko suunnitteluprosessia
– Prosessin ja toiminna tehokkuus on suuressa määrin riippuvainen
ennusteprosessin toimivuudesta
• Tiedon oikeellisuus, oikea-aikaisuus ja saatavuus ennakkoehtoina
toimivalle prosessille
– Mahdollisuus lisätä tehokkuuttaa paremman tiedon avulla
SOP-prosessin ymmärtäminen on helppoa,
haasteena on muutoshallinta
Kiitos!
Kysymyksiä?