SOP - RELEX
Suunnitteluprosessi (Sales and Operations Planning) 23/1/2013 Michael Falck, RELEX E-mail: [email protected] Phone: +358 44 552 0860 ”Tyypillisiä” suunnitteluhaasteita Selkeä SOP-prosessi • Vastuut ihmisten ja yksiköiden välillä eivät ole selviä • Tiedonkulussa yrityksen sisällä on puutteita – Myynnin , tuotannon ja hankinnan aikataulujen huomioimista tulee kehitää päätöksenteossa – Myynnin ja markkinoinnin toimenpidesuunnitelma ei ole muiden tiedossa • Erikoistilanteet: Uutuudet, kampanjat, valikoimamuutokset ja lopetettavat tuotteet ovat haasteellisia ja aikaavieviä • IT-järjestelmät eivät tue suunnittelutyötä tarpeeksi hyvin Toimintaa ja prosessia tukevat työvälineet Sales and Operations Planning (S&OP) - prosessi Myynti: Myymme ehkä 200kpl Rahoitus: Budjetissa on 300kpl Markkinointi Kysynnän ennustaminen Rahoitus Ostot One Plan Tuotehallinta Myynti Asiakaspalvelu Tuotanto: Valmistamme 150kpl Markkinointi: Kampanjassa myymme 400kpl • Yhtenäiset tavoitteet koko organisaatiolle Tuotanto SOP-prosessin tausta ja käsitteet SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin? Suunnitteluprosessi tärkeimmät elementit Kokonaismäärä (Volume) • • • • Kysyntä Kuinka paljon? Kokonaiskuva Tuoteperheet Kuukausitaso 18 kk + Tarjonta • • • • Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Mitkä? Yksityiskohtaiset suunnitelmat Yksittäiset SKUt Päivä- viikkotaso, 3 kk Suunniteeluprosessin tavoitteena saavutta tasapaino kysynnän ja tarjonnan välillä Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu Suunnitteluprosessin haasteet ... 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 • Tuotanto- ja jakelukapasiteetti ei vastaa kausittaista tai muuttuvaa kysyntää • Make-To-Stock ja ennustepohjainen prosessi korkeilla varastotasoilla, tai Make-To-Order matalilla varastotasoilla mutta korkeammilla tuotantokustannuksilla Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Myynnin suunnittelu / ennustaminen • Kysynnän ennustaminen – Asiakaskysynnän ennustaminen • Myynnin suunnittelu – Proaktiivinen myynnin suunnittelu, esim. kampanjat ja hinnoittelu, myyntitavoitteet ja organisaatio Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Ennustamisen perusoletukset Tuotannonohjaus (Master Scheduling) • Ennuste on aina epävarma – Ennuste ei ole yksi luku vaan jakauma • Mitä pidemmälle tulevaisuuteen ennustetaan, sitä huonompi ennuste – Seuraavan viikon ennuste on helpompi kuin saman viikon ensi vuonna • Kokonaistasolla ennusteet ovat tarkempia – On helpompi ennustaa tarkemmin kuukausitason kuin viikkotason myyntiä, koko tuotteen kuin yksittäisen asiakkaan myyntiä, tai koko tuoteryhmän kuin tuotteen myyntiä Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Mitä pitäisi ennustaa? Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Yritys Liiketoiminta yksikkö Markkinasegmentti Liian karkea taso Tuoteryhmä Tuotteen alaryhmä Brändi/Malli Parhaat SOPtasot Väri/pakkauskoko SKU SKU ja asiakas SKU, asiakas ja lokaatio Liian tarkka SOP:n taso Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Kysyntä Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Mikä on tarvittava ennustehorisontti? • Erilaiset ennustetarpeet – Tuotannonsuunnittelu – Kapasiteetin suunnittelu ja hankinnat – Varastonohjaus • Yksityiskohtaiset suunnitelmat tarvitaan tyypillisesti seuraaville viikoille – Tuote-taso tai tuote-asiakas –taso – Päivätaso tai viikkotaso • Pidemmälle tulevaisuuteen kannattaa yleensä ennustaa aggregaattitasoilla – Tuoteryhmätaso – Viikko-, kuukausi- tai kvartaalitaso Tuotannonohjaus (Master Scheduling) Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu Suunnitteluprosessi (Executive Sales & Operations Planning) Kokonaismäärä (Volume) Myynnin suunnittelu / ennustaminen Tarjonta Nimikekohtainen suunnittelu (Mix) Kapasiteetin suunnittelu Tuotannonohjaus (Master Scheduling) • Voimmeko toteuttaa myyntisuunnitelman? – Tuotanto, ostot, logistiikka ... • Suunnitteluprosessin perusperiaatteet ovat samat riippumatta tuotantostrategiasta Jousto tuotannossa (Chase Strategy) Kysyntä Jousto varastoissa (Level Strategy) Kapasiteetin ja resurssisuunnittelu SOP-prosessin tausta ja käsitteet SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin? Kuukausittainen SOP-prosessi 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (myynnin ja tarjonnan tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Kapasiteettirajoitukset Suositukset Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu 1. Tiedonkeruu • Lukujen päivittäminen viimeisimmän toteuman perusteella – – – – Myynti Tuotanto Varastotasot Jne. • Lukujen jakaminen asianmukaisille ihmisille • Oleellista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten käytettävissä heti kuukauden ensimmäisinä päivinä! Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Kapasiteettirajoitukset Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu Kapasiteettirajoitukset Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet 2. Myynnin suunnittelu • SOP-prosessin tehokkuus (ja koko yrityksen suunnittelu) määritetään pitkälti ennusteiden perusteella! Make-to-order Make-to-stock Teolliset asiakkaat Kuluttaja- / retail -asiakkaat Pienempi määrä asiakkaita Suurempi määrä asiakkaita Laskennallisesta ennustamisesta hyötyä, näkemys ja asiakastieto kuitenkin olennaista Valtaosa ennusteista laskennallisesti • Kysynnän ennustaminen vs. myynnin suunnittelu – Kampanjat, uudet tuotteet, uudet asiakkaat, hinnoittelu Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet 2. Myynnin suunnittelu • Myynti ja markkinointi tyypillisesti vastuussa ennusteista – Edellisen jakson (kuukausien) ennusteiden, ennustetarkkuuden ja syyseuraus –suhteiden läpikäynti – Laskennallisten ennusteiden arviointi ja muokkaaminen tarvittaessa – Uusien tuotteiden, kampanjoiden, lopetettavien tuotteiden ja valikoimamuutosten läpikäynti – Oletusten ja riskien dokumentointi Kapasiteettirajoitukset Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu 3. Kapasiteetin suunnittelu • Tuotanto ja hankinta tyypillisesti vastuussa kapasiteetin suunnittelusta – Alustavan tuotanto- ja hankintasuunnitelman muodostaminen myyntisuunnitelman perusteella – Kapasiteettirajoitteiden tarkastaminen avainresursseille – Poikkeuksien ratkaiseminen, mikäli mahdollista – Poikkuesten määrittäminen johdolle Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet Kapasiteettirajoitukset Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet 4. Myynnin ja tarjonnan tasapaino (Pre-SOP) • SOP-vastaava ja useita henkilöitä myynnin suunnittelusta ja kapasiteettisuunnittelusta – – – – – Päätökset myynnin ja tarjonnan tasapainottamiseksi Dokumentoi tehdyt päätökset Dokumentoi ratkaisemattomat ongelmat Konvertoi suunnitelmat taloudellisiksi yksiköiksi johtoa varten Valmistele agenda johdon SOP-palaveria varten Kapasiteettirajoitukset Pääköset ja pelisuunnitelma 5 Executive SOP (Johdon SOP) 4 Pre-SOP, (Myynnin ja tarjonnan Suositukset Tasapaino) 3 Kapasiteetin suunnittelu 2 Myynnin suunnittelu 1 Tiedonkeruu Johdon/Muokatut ennusteet Laskennalliset ennusteet 5. Executive SOP • Kuukausittaisen SOP-prosessin päätös, tavoitteena – Käydä läpi ja hyväksyä tai muokata SOP-tiimin tekemiä päätöksiä – Tehdä päätökset, joita ei ole voitu tehdä aiemmissa prosessin vaiheissa – Määrittää prosessin tavoitteet • Mukana tyypillisesti johtajat myynnistä, markkinoinnista, toimitusketjusta, tuotannosta, jne. Kapasiteettirajoitukset Pääköset ja pelisuunnitelma Tietojärjestelmät suunnitteluprosessin tukena • Hyvät uutiset: Lähes kaikki osaavat käyttää Exceliä! – Excelilläkin voi pilotoida, ja pääosassa kuitenkin prosessi, ei järjestelmä • Huonot uutiset: Suuri osa potentiaalista menetetään, mikäli huono järjestelmätuki häiritsee työtä – Olennaista, että relevantti (ja oikea) tieto on kaikkien ihmisten käytettävissä heti kuukauden ensimmäisinä päivinä! – Ilman mahdollisuutta pureutua ylätason lukuihin, sop-prosessita voi tulla ”pelkkää byrokratiaa” • Toiminnanohjausjärjestelmä, sen lisämoduulit ja dedikoidut ohjelmistot – Nimikemäärän kasvaessa laskennalliset ennusteet ehtona tehokkaalle suunnitteluprosessille – Useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä jonkinlainen tuki laskennalliselle ennustamiselle, mutta käytännössä erittäin harvat yritykset pystyneet hyödyntämään SOP-prosessi SOP-prosessin vaiheet Miten eteenpäin? SOP on matka ei määränpää Aloita perusasioista Tarkenna prosessia Pilotoi, opi tekemällä ja paranna 1. Aloita perusasioista Tehtävä# 1 2 3 4 5 6 Kuvaus Järjestä tiedotustilaisuus Määritä SOP -tiimijäsenet - Myynnin suunnittelu / Kysynnän ennustaminen (myynti, markkinointi) - Kapasiteetti ja tarjonta (tuotanto, logistiikka) - IT, järjestelmätuki - jne. Aseta seuraavien SOP-palaverien päivämäärät Määritä suunnitteluryhmät ja suunnitteluhorisontit Valitse SOP:n KPI:t - Myyntiennuste vs. toteuma (ennustetarkkuus) - Tuotantosuunnitelma vs. toteuma - Toteutunut vs. suunniteltu varastotaso/kierto - Asiakaspalvelu (esim. toimitusvarmuus) - Taloudelliset mittarit - jne. Määritä SOP-palaverin agenda - Edellisen jakson toteumat (ennusteet, tuotanto ...) - Seuraavan jakson suunnitelmat - Kampanjatuotteet, uudet tuotteet ... - Päätöksiä vaativat asiat 2. Tarkenna prosessia • Prosessin kalenterilinkitys 1 2 Päivitä toteumaluvut - 3 4 5 Tilastollinen kysyntäennuste Tarkista ja korjaa tarvittaessa Myynnin kommentit Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset 6 7 Myyntisuunnitelman DL 8 9 10 Tuotantosuunnitelman DL Tuotantosuunnitelman päivitys Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset 11 12 SOP-kokous (poikkeukset ratkaistu) 13 14 15 - Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset 16 17 18 19 Johdon SOP-palaveri Päivittäinen ja viikottainen poikkeushallinta ja muutokset 20 3. Pilotoi, opi tekemällä ja paranna • Seuraa KPI-mittariden kehitystä ja osumatarkkuutta, tee muutoksia prosessiin tarvittaessa Kokonaisprosessi Asiakastyytyväisyys (esim. toimitusvarmuus) Myynnin kehitys Myynnin suunnittelu Ennustetarkkuus Myyntisuunnitelmat asiakasryhmittäin Markkinaosuus Uusien tuotteiden lanseeraus Eräpäivät, virstanpylväät Time to market Tuotannon ja tarjonnan suunnittelu Suunniteltu vs. toteutunut tuotantomäärä Toimitusvarmuus Vaihtokustannukset, dumpit Opetukset ja kokemukset • Ennusteet ohjaavat koko suunnitteluprosessia – Prosessin ja toiminna tehokkuus on suuressa määrin riippuvainen ennusteprosessin toimivuudesta • Tiedon oikeellisuus, oikea-aikaisuus ja saatavuus ennakkoehtoina toimivalle prosessille – Mahdollisuus lisätä tehokkuuttaa paremman tiedon avulla SOP-prosessin ymmärtäminen on helppoa, haasteena on muutoshallinta Kiitos! Kysymyksiä?
© Copyright 2024