Roki hranjenja dokumentarnega gradiva, Žarko Štrumbl, Arhiv RS
Roki hranjenja dokumentarnega gradiva Žarko Štrumbl Seminar, november 2015 Klasifikacijski načrt 1. 2. 3. 4. Pri določanju je potrebno upoštevati okvirni klasifikacijski načrt Določi ga minister ali predstojnik upravnega organa Istovrstni organi (upravne enote, občine) imajo ENOTNI KLASIFIKACIJSKI NAČRT Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi decimalne klasifikacije Vloga Arhiva Republike Slovenije • Vsak upravni organ sam določi klasifikacijski načrt na podlagi okvirnega klasifikacijskega načrta • Roke hrambe dokumentarnega gradiva določi minister ali predstojnik upravnega organa na podlagi obstoječe veljavne zakonodaje • Arhiv Republike Slovenije pa določi arhivsko gradivo – določbe o arhivskem gradivu prevladujejo nad ostalimi določbami glede rokov hranjenja • Roki hrambe dokumentarnega gradiva so napisani in so del klasifikacijskega načrta Klasifikacijski načrt z določitvijo rokov hranjenja je osnova pisarniškega poslovanja • da se na podlagi klasifikacijskega znaka in na podlagi evidence zadeva vedno najde dokument, zadeva ali dosje, ki ga potrebujemo in •da se na podlagi rokov, ki so določeni, gradivo ne kopiči v nenormalnih količinah Roki se lahko določajo: • V skladu z mednarodnimi standardi (npr. računovodski standardi) • V skladu s predpisi, ki neposredno določajo roke (Zakon o računovodstvu, Zakon o graditvi objektov itd.) • V skladu s predpisi, iz katerih lahko izvajamo roke oziroma sklepamo na dobo hranjenja (npr. Zakon o obligacijskih razmerjih, Zakon o splošnem upravnem postopku…) • Glede na izkustvena predvidevanja – koliko časa bo dokumentarno gradivo potrebno za delo pravne ali fizične osebe (npr. premoženjsko pravne zadeve) • Glede na konkretne potrebe poslovanja oziroma dela fizične ali pravne osebe Predpisani roki hranjenja • • V RS je najmanj 52 predpisov (zakonov, pravilnikov, uredb, navodil in drugih pravnih aktov), ki določajo roke hranjenja Upoštevati je potrebno veljavne, med njimi na primer predpise o: Evidencah na področju dela, zaposlovanja, delovnih razmerjih, matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenega zavarovanja in socialnem varstvu Varstvu osebnih podatkov, tajnih podatkov, policiji, osebni izkaznici ter druge predpise s področja notranjih zadev, • Državni statistiki, popisu prebivalstva ter drugih statističnih popisih • Graditvi objektov ter druge predpise s področja gradbeništva • Računovodstvu, knjigovodstvu, slovenske računovodske standarde • Davku na dodano vrednost, davčnem postopku, davčni službi • O dokumentaciji rednih sodišč in druge predpise s področja pravosodja, ki določajo roke hranjenja dokumentarnega gradiva pravosodnih organov • Visokem šolstvu, gimnazijah, dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, dokumentaciji v osnovno šoli in 9 letni osnovni šoli, v vrtcih in druge predpise s področja izobraževanja • Zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva •Dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme od drugih pravnih in fizičnih oseb zaradi informiranja in ne povzroči upravnega poslovanja oziroma upravnega postopka, se hrani najmanj 2 leti (na primer zapisniki in gradivo za seje državnega zbora, vlade, občinskih svetov, itd.) •Najpomembnejše zadeve iz upravnih in drugih postopkov organ pravilo hrani v celoti TRAJNO oziroma kot ARHIVSKO •V nekaterih zadevah se kot trajno dokumentarno ali kot arhivsko lahko hrani le del dokumentov (na primer odločbe, sklepi, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja, mnenja, mesečna poročila in statistika), vendar ne manj kot 10 let Nekaj primerov rokov hranjenja •Vloge strank s prilogami – najmanj 2 leti •Vloge za izstavljanje potrdil iz javnih in drugih evidenc, ki jih vodi organ, ter kopije izdanih potrdil – najmanj 2 leti •Letni, srednjeročni, dolgoročni ali občasni programi, plani, poročila, analize, statistika se hranijo TRAJNO – ARHIVSKO, dnevna, tedenska, mesečna, kvartalna pa – najmanj 2 leti Arhivsko gradivo • Predpisi in dokumenti, ki jih pripravlja oziroma izdaja organ v okviru svoje pristojnosti (npr. zakoni, uredbe, pravilniki, navodila, statuti, odločbe) • Uradne oziroma javne evidence vključno z zbirkami podatkov • Lastni zapisniki sej z gradivom za seje organov in teles organa • Celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka za katere je pristojen organ • Gradivo o ustanovitvi, konstituiranju, registraciji, združitvah, pripojitvi, izločitvah, razdelitvah, sanacijah • Zapisniki in poročila o izidu volitev in referendumov • Letni, srednjeročni, dolgoročni in občasni plani, analize in poročila • Raziskovalni projekti, elaborati, analize • Proračuni, zaključni računi s poslovnimi poročili • Urbanistični in prostorski načrti, varstvo okolja, investicijski programi in poročila, gradbena dokumentacija • Celotne gradbene zadeve javnih objektov in javne infrastrukture (ceste, železnice, letališča, luke itd), izbor načrti tipskih individualnih objektov • Tehnološka dokumentacija, normativi in standardi • Premoženjsko pravne zadeve organa • Tiskano ali javno objavljeno elektronsko arhivsko gradivo organa na spletu: interne, uradne, javne, poslovne, jubilejne in druge tiskane ali spletne publikacije, tiskani elektronski zapisniki sej, predpisi, letna poročila in plani, javni natečaji, reklamne objave, prospekti, letaki, plakati • Pomembne poslovne knjige – vpisne knjige, kronike, dnevniki, spomini • Fotografije, dokumentarni filmi • Odlikovanja, priznanja • Vse predpisane pisarniške evidence Trajno dokumentarno gradivo • Je lastno dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z uredbo o upravnem poslovanju, drugimi predpisi ali z določitvijo predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je za potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima značaj arhivskega gradiva • Trajno dokumentarno gradivo se z oznako T označi v klasifikacijskem načrtu pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki in v računalniško aplikacijo, s katero vodi organ evidenco dokumentarnega gradiva • Primeri: plačilni seznami, kadrovske zadeve, personalne mape Izvlečki iz predpisov, ki določajo roke hranjenja dokumentarnega gradiva FINANČNO POSLOVANJE Zakon o računovodstvu • • • • • • • Letni računovodski izkazi – trajno Končni obračuni plač zaposlenih – trajno Izplačilni listi – trajno Glavni knjiga – 10 let Knjigovodske listine na podlagi katerih se knjiži – 5 let Knjigovodske listine plačilnega prometa – 3 leta Prodajni in kontrolni bloki – 2 leti DAVČNO POSLOVANJE Zakon o davku na dodano vednost • • Davčni zavezanec mora hraniti: prejete in izdane račune, dokumente o popravkih računov, dokumente o opravljenem izvozu, uvozu, finančno dok., dokumente na podlagi katerih je uveljavljal oprostitev DDV – najmanj 10 let Dokumentacija, ki se nanaša na obdavčenje nepremičnin – najmanj 20 let PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V DEVETLETNI OSNOVNI ŠOLI ZAKON O GADITVI OBJEKTOV • a) Tehnična dokumentacija z vsemi spremembami in dopolnitvami, po katerih je objekt zgrajen – trajno b) PGD, na podlagi katerega je bilo izdano gradbeno dovoljenje – 10 let • • • Matične knjige, matični listi, šolska kronika, letni delovni načrt šole, letna organizacijska poročila, zapisniki sej učiteljskega zbora, zapisniki sej oddelčnih učiteljskih zborov,zapisniki sej sveta šole – TRAJNO Eno leto po zaključku šolanja učencev OŠ hrani: vpisne liste, osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, športno vzgojne kartone, dnevnike, redovalnice Najmanj 5 let OŠ hrani: zapisnike sej strokovnih aktivov, zapisnike sej sveta staršev in oddelčnih svetov staršev Do konca šolskega leta OŠ hrani letne priprave in priprave na pouk ter mapo vzgojnih ukrepov Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009) • Pravilnik določa osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave in konkretne roke hranjenja dokumentarnega gradiva. Okvirni klasifikacijski načrt z določenimi roki hranjenja zadev na tretjem nivoju klasifikacijskih znakov in nekaterimi podrobnejšimi roki hranjenja posameznih dokumentov ali vsebin v okviru teh znakov je priloga tega navodila • Določa osnove za določanje arhivskega gradiva, ki ga po zakonu določi pristojni arhiv, ter osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva, ki so izraženi v letih 2, 5, 10 let in več ter osnove za določitev trajnega dokumentarnega gradiva, ki so jih oziroma so ga dolžni v načrt klasifikacijskih znakov določiti predstojniki organov (1. odstavek 195 člena in 2. odstavek 194 člena uredbe) Roki hrambe dokumentarnega gradiva • Prispevajo k urejenosti in preglednosti dokumentarnega gradiva • Določajo minimalno dobo, po kateri dokumentarno gradivo nima več svoje poslovne, “uporabne vrednosti”. • Po preteku rokov se sme del dokumentarnega gradiva na primeren način uničiti, tako da ne pride do zlorabe poslovnih in osebnih podatkov; • Roki hranjenja gradiva, ko so sprejeti se ne smejo skrajševati, lahko pa se jih podaljšuje. Označevanje rokov hranjenja • Roki hrambe dokumentarnega gradiva, ki so določeni v letih se označujejo tako na ovojih zadev kot tudi v sami evidenci, kot na tehnični opremi – fasciklih, ovojih, mapah, disketah ob arhiviranju v zbirko – to je od rešitve zadeve, od zaključka uradne, javne evidence – to je zadnjega vpisa v evidenco • A) A – arhivsko gradivo – določi ga pristojni arhiv, • B) T – TRAJNO gradivo se napiše na ovoj zadeve in posamične dokumente že ob nastanku zadeve ali ob prejemu posameznega dokumenta • C) Dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi v letih (2, 5, 10 ali več) Trajno – opredeljeno z rokom hranjenja • Pooblastila za nadomeščanje in podpisovanje, T oz. 50 let od nastanka • Primopredaje v notranje organizacijskih enotah, T oz. 50 let od nastanka • Pooblastila za vodenje in odločanje v upravnem postopku, izločitev uradne osebe, T oz. 50 let od nastanka • Izločitev uradne osebe, T oz. 50 let od nastanka • Pooblastila za vodenje in odločanje v upravnem postopku, T oz. 50 let od nastanka • Varovanje prostorov ,T oz. 10 let po prenehanju varovanja • Pooblastilo za posredovanje informacij javnega značaja, T oz. 100 let od rojstva osebe • Personalne mape, T oz. najmanj 100 let od rojstva osebe • Pokojninsko in invalidsko zavarovanje –dosjeji zavarovancev na mikrofilmu, T oz. najmanj 100 let od rojstva • Obrazci M4/M8 (za dajalce podatkov), 50 let od nastanka • Pogodbe o zaposlitvi, T oz.100 let od rojstva osebe • Štipendije, T oz. 50 let od nastanka • Skrbništvo, T oz. 100 let od rojstva • Preizkusi znanja za varnostnike, detektive, T oz. 100 let od rojstva • Posebno varstvo otrok in mladostnikov, T oz. 100 let od rojstva otroka • Varstvo odraslih, T oz. 10 let po smrti stranke • ITD… Izločanje oziroma uničevanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hranjenja IZLOČANJE Izvirno dokumentarno gradivo, ki so mu potekli predpisani roki hranjenja in nima več pomena za tekoče poslovanje javnopravne osebe in nima lastnosti arhivskega gradiva v skladu s pisnimi strokovnimi navodili pristojnega arhiva iz 34. člena tega zakona, se lahko izloči in uniči. O nameravanem uničenju je treba obvestiti pristojni arhiv, kadar ta zahteva to v pisnih strokovnih navodilih iz 34. člena tega zakona Razlika med IZLOČANJEM in ODBIRANJEM gradiva OBA POSTOPKA PONAVADI TEČETA VZPOREDNO • Pri IZLOČANJU oziroma uničevanje gradiva upoštevamo roke hranjenja, določene v klasifikacijskem načrtu in označene na ovojih ter tehnični opremi in v sami evidenci o dokumentarnem gradivu • Pri ODBIRANJU arhivskega gradiva iz dokumentarnega pa upoštevamo pisno strokovno navodilo in dodatna pisna strokovna navodila za odbiranje pristojnega arhiva Za izločanje oziroma uničevanje dokumentarnega gradiva je potrebno: a) Da je bilo pred tem odbrano arhivsko gradivo b) In da so potekli roki hranjenja Posebno je treba biti pozoren tudi na TRAJNO GRADIVO. Predstojnik imenuje komisijo za odbiranje in uničenje gradiva, ki ima naslednje naloge: • • • določi, katero gradivo se izloči iz zbirke dokumentarnega gradiva in o tem sestavi zapisnik in naredi seznam gradiva za uničenje skrbi, da se ne izloči dokumentarno gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima značaj arhivskega gradiva pisno obvesti pristojni arhiv o pričetku odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva in navede, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo odbrala gradivo v skladu z navodili pristojnega arhiva [email protected]
© Copyright 2024