1. No category

UPRAVLJANJE
DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA
Aleksandra Mrdavšič
(Joţe Škofljanec)
17. november 2014
Dokumentarno in arhivsko gradivo
arhivsko
gradivo
dokumentarno
gradivo
zapisi za in o poslovanju
>na vseh nosilcih, v vseh oblikah
>izvirni ali reproducirani
>prejeti, nastali pri delu
trajen pomen za
• znanost,
• kulturo ali
• pravno varnost oseb
pomen za
• poslovanje,
• pravno varnost
Namen varstva gradiva
• za poslovanje - preglednost, učinkovitost
• za zagotavljanje pravne varnosti
• za ohranjanje kulturne dediščine
Ohranjanje arhivskega gradiva je odvisno od
zadovoljivosti varstva dokumentarnega gradiva.
Predpisi
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
(Ur. l. RS, št. 30/06,
24/14 - Odl. US in 51/14)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
• Uredba o upravnem poslovanju
(Ur. l. RS, št. 86/06)
(Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08,
35/09, 58/10)
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/05, 47/08)
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. RS, št. 52/09)
• Enotne tehnološke zahteve 2.1 (www.arhiv.gov.si)
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti usluţbencev javnopravnih oseb ter
delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 132/06, 38/08)
ISO 15489 Information and documentation – Records Management
Predpisi
•
Zakon o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/06–UPB, 9/10, 60/11)
•
Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št.6/04)
•
Zakon o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št.22/05, 24/06)
•
Zakon o upravnih taksah
(Ur. l. RS, št. 8/00, 24/00, 81/00, 33/01, 45/01, 42/02, 18/04, 40/04, 91/05, 114/05,
42/07)
•
Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.24/03, 61/05, 109/05, 113/05, 28/06)
•
Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št.76/05)
•
Zakon o informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št.113/05)
•
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Ur. l. RS, št.57/00, 30/01, 25/04, 73/04,
98/04)
•
Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. l. RS, št.77/00,
2/01)
Predpisi
•
Zakon o gospodarskih druţbah /ZGD-1/
•
Zakon o davčnem postopku /ZDavP-1-UPB1/ (Ur. l. RS, št. 25-872/2005)
•
Zakon o davku na dodano vrednost /ZDDV-UPB3/ (Ur. l. RS, št. 25-874/2005)
•
Slovenski računovodski standardi /SRS/ (Ur. l. RS, št. 118/2005)
•
Pravilnik o vsebini in načinu vodenja evidenc s področja zaposlovanja (Ur. l. RS, št. 17/1999)
•
Zakon o graditvi objektov /ZGO-1/
•
Pravilnik o projektni dokumentaciji (Ur. l. RS, št. 55/2008)
•
Zakon o bančništvu /ZBan-1/ (Ur. l. RS, št. 131/2006)
•
Zakon o zavarovalništvu /ZZavar-UPB2/ (Ur. l. RS, št. 109/2006)
(Ur. l. RS, št. 42/2006)
(Ur. l. RS, št. 102/2004, 14/2005, 120/2006, 126/2007)
Ţivljenjski krog dokumenta
NAROČNIK STORITVE
• postopki upravljanja
gradiva DOLOČENI
– PRAVILNIK
– elektronsko gradivo–
NOTRANJA PRAVILA
PONUDNIK STORITVE
• usposobljenost za
delo z gradivom
– PREIZKUS
vsi zaposleni
izvajanje & zavest
Postopki upravljanja gradiva
•
•
•
•
•
•
•
Evidentiranje
Dodeljevanje (signiranje)
Razvrščanje (klasificiranje)
Sprejem, odprema, ustvarjanje
Hramba v zbirkah
Odbiranje in izročanje arhivskega
Izločanje in uničevanje dokumentarnega
Notranja pravila za zajem in hrambo
elektronskega gradiva
ZVDAGA – zagotavljanje pravne veljavnosti e-gradiva z
DOKAZLJIVIM IZVAJANJEM ZAKONSKO SKLADNIH NP
OBVEZNA DOLOČILA NP
notranja organizacija in osebje:
vloge in usposobljenost
infrastruktura informacijskega sistema
upravljanje e-gradiva
spremljanje in dopolnjevanje NP
NP
postopki upravljanja e-gradiva
vloge in usposobljenost osebja
•
posamezni postopki določeni
•
KAJ
•
delovna mesta za izvajanje
•
KDO
•
izvajanje dokumentirano
•
DOKUMENTIRANO
•
KONTROLIRANO KDO
•
kontrole vgrajene
odgovorni za izvajanje
dokumentiranje
vzvodi za odpravo nepravilnosti
opis del in nalog + varovanje informacij
usposobljenost + izpopolnjevanje
KAKO
VZVOD OB NEPRAVILNOSTI
ODPRAVA
DOKUMENTIRANA
Usposobljenost za delo z
dokumentarnim gradivom
delavci ponudnika storitve / usluţbenci javnopravne osebe
• min. srednja izobrazba
• strokovna usposobljenost
predpisi, upravljanje dok. g., arhivistika, informatika
1. PREIZKUS strokovne usposobljenosti
pri pristojnem arhivu /Arhivu RS
2. DODATNA strokovna usposobljenost
– 2 točki / 3 leta
ponudnik storitve:
• 3 osebe visokošolska izobrazba (I bolonjska)
(2 tehniške/organizacijske/informacijske smeri)
• 1 diplomirani pravnik (II bolonjska)
Evidentiranje
• Kaj – katero gradivo?
zapis → dokument
> “NEEVIDENČNO” GR.
• Kdaj?
ob sprejemu / ustvarjanju
• Kam?
v evidenco & dokument & opremo
v 1 ali več evidenc
> “SPECIFIČNO” GRAD.
Evidentiranje
Evidenca
• Vnaprej določeni
– elementi
– pravila vnosa
Evidentiranje
• Kako?
dokument
zadeva
dosje
seznam
skupina d.
vsebinsko
povezanih
evidenca dokumentarnega gradiva
strukturirana
enoznačna identifikacijska oznaka
dokumenta
Vsebinsko razvrščanje
(klasificiranje)
vsebinska
hierarhična
struktura
KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Zgradba:
Vsebinska zasnova:
• poslovne funkcije–procesi–postopki
• dokumentarno gradivo
RAZREDI
• kalsifikacijski znak
• geslo
• rok hrambe
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (podjetja)
0
Organizacija podjetja
1
Delovna razmerja
2
Plani, analize, finance, računovodstvo
3
Proizvodnja in storitve
4
Komercialno poslovanje
5
Razvoj, projektiranje
6
Investicije, upravljanje premoţenja
7
Skladiščenje, transport
8
Civilna zaščita
9
Iz Ţumer, V., Poslovanje z zapisi
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova (obvezni okvir )
0
Drţavna in druţbena ureditev
1
Delo, druţina, zdravje in socialne zadeve
2
Notranje zadeve
3
Gospodarstvo, kmetijstvo, gozdarstvo, prehrana, okolje, prostor, promet in zveze
4
Finance, javne finance in drţavno premoţenje
5
Zunanje zadeve
6
Vzgoja in izobraţevanje, kultura, šport in znanost
7
Pravosodje
8
Obramba ter zaščita, reševanje in pomoč
9
Zadeve zunaj razredov 0-8
Priloga Uredbe o upravnem poslovanju
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – vsebinska zasnova
0
Organizacija in vodenje
00
01
Splošno o organizaciji
in akti organizacije
Volitve, imenovanja,
odločanja
000
002
Ustanovitev
organizacije
001
Vpis v sodni
register in
zastopanje
Delničarji in
druţbeniki
02
03
Seje, sestanki,
konference, posveti
Notranja organiza
cija in poslovanje
003
004
005
006
007
Statusno
preoblikovanje
Sanacije,
prenehanje,
stečaj
Statut
Kolektivna p.
Notranja
pravila in
dr. int. a.
Iz Vzorčnih notranjih pravil, REDIT
Razvrščanje
• Gesla razredov –
enoznačna
nedvoumna
jedrnata
brez sinonimov
brez okrajšav
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – OBVEZNI OKVIR (UUP)
KLAS.
ZNAK
OPIS VSEBINE KLASIFIKACIJ. ZNAKA
GESLO
01
ORGANIZACIJA JAVNEGA SEKTORJA
010
SISTEM, DELOVANJE, ORGANIZACIJA IN
RAZVOJ JAVNEGA SEKTORJA
0100
011
ROK HRAMBE
LET
RAZVOJ ZAVODA
OPOMBE / RAZLAGE
VSEBINE K. ZNAKOV IN
ROKOV HRAMBE
T
A
T
A
Razvojne strategije in programi
zavoda
Organizacija, sestava,
pristojnosti, zapisniki sej z
gradivom, poročila o reševanju
sklepov A,
ostalo 10 let
ELEKTRO
NSKA
OBLIKA
ORGANI, ODBORI IN DELOVNA TELESA
0110
01100
01101
01102
01103
ORGANI ZAVODA
Direktor
Upravni odbor
Strokovni svet
Delavski svet
10
10
10
10
10
T
T
T
T
T
A
A
A
A
A
0111
01110
ODBORI, DELOVNA TELESA ZAVODA
Komisija za …..
10
10
T
T
A
A
Organizacija, sestava,
pristojnosti, zapisniki sej z
gradivom, poročila o reševanju
sklepov A,
ostalo 10 let
Priloga Uredbe o upravnem poslovanju
KLASIFIKACIJSKI NAČRT – primer
KLASIFIKACIJ.
ZNAK
OPIS VSEBINE KLAS. ZNAKA
GESLO
ROK
HRAMBE
0
ORGANIZACIA IN POSLOVANJE
00
000
001
002
003
004
005
Splošno o organizaciji
Ustanovitveni akti
Vpis v sodni register
Statusne spremembe, reorganizacije
Sanacija, prenehanje
Nadzor in revizije poslovanja
Dokumentacija v zvezi z ţigi, simboli
T
T
T
T
T
T
01
010
011
012
Pravni akti
Statuti
Pravilniki, poslovniki
Interna navodila
T
T
T
02
020
0200
0201
021
Volitve, imenovanja
Volitve organov
Zapisniki in sklepi o izidu volitev
Glasovalna dokumentacija in drugo
Imenovanja in razrešitve
OPOMBE, RAZLAGE
VSEBINE, ROKOV, E-GRADIVA, ZAKON. PODLAG
T
T
1 leto
T
Iz Ţumer, V., Poslovanje z zapisi
Razvrščanje
• Klasifikacijski znak – osnova za
enoznačno identifikacijsko oznako = evidenčno oznako
= številko dokumenta (v zadevi)
številka zadeve:
62510 – 5/2010
klasifikac. znak
številka dokumenta:
št. zad.
leto
62510 – 5/2010/2
klasifikac. znak
št. zad.
leto
št. dok.
Razvrščanje
• Razredov/znakov ne črtamo, ne
spreminjamo;
dodajanje novih datiramo
• K. načrt – za daljše obdobje
• K. načrt – priloga internega predpisa o
upravljanju gradiva
Razvrščanje
• Roki hrambe
določanje:
• na podlagi predpisov (področnih, o zastaralnih r., Pravilnik)
• upoštevajoč potrebe za poslovanje in pravno varnost
izraţeni v letih
trajno gradivo
arhivsko gradivo
“2 / 5 / 10… let”
“T / T oz. xx let”
“A”
organizacija
pristojni javni arhiv
• obvezno posredovanje k. načrta za določitev arhivskega gradiva javnemu arhivu
• določbe o arhivskem gradivu prevladajo nad določbami o trajnem in o rokih v letih
A
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Priloga 1:
Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko
T
po Uredbi o upravnem poslovanju:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
evidence
seje
predpisi
poročila in analitična gradiva
zbirna statistična poročila in rezultati raziskav
vse tiskane in elektronske publikacije
zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah
premoţenjskopravne zadeve
gradbena dokumentacija objektov in naprav (investitor, lastnik, uporabnik)
Rok, izraţen v letih
•
•
•
kako ga računamo ?
kdaj začne teči ?
kam in kako ga zapišemo ?
Dodeljevanje za delo / dostop
(signiranje)
podlaga
SIGNIRNI NAČRT
zasnova:
• na organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest
• linearna
zgradba:
• signirni znak
• naziv organizacijske enote / delovnega mesta
popolno, nepopolno, dosigniranje
SIGNIRNI NAČRT
SIGNIRNI
ZNAK
NAZIV ORGANIZACIJSKE ENOTE /
Naziv delovnega mesta
1
1-01
1-02
1-03
1-04
1-05
1-06
1-07
ORGANIZACIJA - VODSTVO
101
101-01
101-02
101-03
101-04
101-05
101-06
101-07
SLUŢBA ZA SPLOŠNE NALOGE
Vodja sluţbe za splošne naloge
Višji svetovalec - pravnik
Kadrovik
Strokovni sodelavec - javna naročila
Tajnik direktorja
Finančnik
Upravnik
102
102-01
102-02
SLUŢBA ZA…
Vodja sluţbe za…
Strokovni sodelavec - …
Direktor
Namestnik direktorja
Višji svetovalec
Višji svetovalec
Višji svetovalec
Sekretar
Sekretar
Priimek in ime – dodana v delovni verziji načrta
Sprejem in odprema
Dokumente:
• evidentiramo (za pregled oz. sledljivost)
• dodelimo (v delo oz. na pot v poslovnem kontekstu)
• razvrstimo (v vsebinsko strukturirano celoto dokumentarnega gradiva)
• shranimo
KLJUČNO POZNAVANJE VSEBINE DOKUMENTOV
Odpiranje vse pošte razen:
• tajne
• za razpis / natečaj
• posebej označene za osebno vročanje
• napačno naslovljene
• nevarne
EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor obveznih elementov
po Uredbi o upravnem poslovanju
za zadevo, dosje, dokumentni seznam
za dokument
številka
številka
datum začetka
datum prejema / odpreme / nastanka
kratka vsebina – naslov zadeve
kratka vsebina – naslov dokumenta
subjekt
subjekt
rok hrambe – A / T / št. let
oznaka “vhodni“, ”izhodni” ali “lastni”
signirni znak
signirni znak
ključne besede (opcijsko)
ključne besede (opcijsko)
seznam dokumentov
priloge – število in kratek opis
stanje
zveza
EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA – nabor minim. elementov
po ISO 15489
• identifikacijski znak
• naslov ali kratek opis
• datum in čas vpisa
• avtor / pošiljatelj / prejemnik
prejemna štampiljka
(Uredba o upravnem poslovanju)
firma
Prejeto:
15.10.2009
Številka:
Signirni znak:
klasifikacijski znak – št. zadeve/
leto/ št. dok.
organizac. enota - del. mesto
Priloge:
Vrednotnice:
ovoj zadeve s seznamom dokumentov
(Uredba o upravnem poslovanju)
• številka zadeve
• signirni znak
• subjekt / tema (splošna vsebina)
• kratka vsebina zadeve
• rok
rešitve
• rok hrambe
A / T/…2010
popis dok.v zad.
(notranja stran / list)
• št.
dok.
• vsebina
dok.
• datum
dok.
ovoj zadeve – primer
62510-7/2009
103-04
R
62510-7/2009/
/1 Komisija za sprejem pisnega strokovnega navodila za
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
gradiva Banke Slovenije - imenovanje, 21.05.2009
/2 Osnutek klasifikacijskega načrta, 25.05.2009
/3 Zapisnik prvega delovnega sestanka komisije, 20.06.2009
Banka Slovenije
Slovenska 35, 1505 Ljubljana
Navodilo za odbiranje
arhivskega gradiva iz
dokumentarnega
(rok rešitve)
A
.
.
.
.
Hramba v zbirkah
ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV
• EVIDENCA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
ROKOVNIK
zaključene zadeve – z določenim rokom hrambe, urejene in “očiščene” (strokovni delavci
TEKOČA ZBIRKA
2 leti
/”PRIROČNI ARHIV”/
• SEZNAMI GRADIVA ZA LETNIKE
• EVIDENCA UPORABE
STALNA ZBIRKA
/”(CENTRALNI) ARHIV”/
• NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA
• EVIDENCA UPORABE
Stalna zbirka
DOLŢNOSTI IZROČITELJA:
• uredi
• tehnično opremi in označi
• v zaokroţenih časovnih
celotah
• kompletno (s pripadajočimi
seznami, evidencami…)
• popis !
DOLŢNOSTI SKRBNIKA ZBIRKE:
• pregleda in primerja gradivo in
popis
• sprejme ali zavrne
• zapisnik s popisom
Stalna zbirka
varnost:
pred poškodbami, uničenjem in izgubo,
pred neupravičenimi posegi (spremembami,
uporabo)
urejenost:
NAČRT RAZPOREDITVE GRADIVA V FIZIČNI OBLIKI V STALNI ZBIRKI:
A skladen z evidenco dokumentarnega gradiva organizacije
•
gradivo je urejeno po letih
– v okviru leta po klasifikacijskih znakih
– v okviru znaka po št. zadev
•
ločeno se hranita arhivsko in trajno gradivo
B temelječ na organizacijski strukturi – se opušča s
prehodom na elektronsko hrambo – v informacijskem
sistemu je klasifikacijski znak osnova za identifikacijo
Stalna zbirka
označevanje tehničnih enot – škatel, sveţnjev, kolutov
• naziv organizacije
• organizacijska enota
• vsebina
• podrobne oznake gradiva
• čas nastanka
• rok hrambe – A, T, 2012
Adria Airways d.d.
Nadzorni svet
01101
Seje
1. – 9.
2.1. do 24.5.2006
A
Stalna zbirka
dostop do gradiva v njej:
–
omogočen le upravičenim uporabnikom
–
pooblaščeni usluţbenec / arhivar / skrbnik stalne zbirke
–
dokumentiran vsak dostop – vpogled, kopiranje, izposoja
EVIDENCA VPOGLEDOV, KOPIRANJ IN IZPOSOJE
aplikacija / knjiga
> reverz
> pogodba (drugim osebam, za objave, razstave)
> dovoljenje za znanstvenoraziskovalno delo
Uničevanje dokumentarnega gradiva
> s pretečenimi roki hrambe
> po varni zanesljivi pretvorbi v elektronsko obliko
ARHIVSKEGA GRADIVA V IZVIRNIKU NI DOVOLJENO UNIČITI,
RAZEN ČE PRISTOJNI JAVNI ARHIV IZDA PISNO DOVOLJENJE > v komisiji
predstavnik
javnega arh.
• komisija
• zapisnik o izločitvi
! popis
• zapisnik o oddaji v industrijsko predelavo
/ pogodba z izvajalcem
Odbiranje in izročanje arhivskega gr.
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva, hramba ločeno
PRED vsakim odbiranjem obvezno obvestiti pristojni arhiv!
izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu
najkasneje 30 let po nastanku
PO odbiranju&izročitvi arhivskega ZAGOTOVITI HRAMBO
dokumentarnega gradiva, ki mu rok še ni potekel
Vprašanja?
www.arhiv.gov.si
[email protected]