ENOTNI NAČRT KLASIFIKACIJSKIH
ZNAKOV ZA VIZ
Simona Velunšek, prof.
Arhivska svetovalka
EKN za VIZ
- ODREDBA
o enotnem klasifikacijskem načrtu z roki hrambe za vzgojno – izobraževalne zavode (Uradni list RS 66/2014)
- EKN začne veljati 1. 1. 2015
-
Obvezen za vse vzgojno – izobraževalne zavode
EKN za VIZ
- EKN za VIZ je objavil MIZŠ v soglasju z MNZ
(oz. ministrstvo za javno upravo)
- ARHIVI so določili le A –je
EKN velja za v naprej
-
Za nazaj ne urejamo gradiva glede na EKN
-
Uporaba EKN je smiselna – prinaša poenoteno pisarniško poslovanje)
EKN za VIZ
- EKN je „živ organizem“ (ministrstvo ga lahko spreminja)
-
Oznake A so zgolj orientacijske
-
Še vedno je obvezno strokovno navodilo za odbiranje AG iz DG
-
Dokler pristojni arhiv ne izda strokovnega navodila za odbiranje se z vsem gradivom ravna
kot arhivskim
1/Enotni načrt klasifikacijskih znakov z roki hrambe za
vzgojno – izobraževalne zavode
RAZLAGA UPORABLJENIH ZNAKOV IN BESEDNIH
ZVEZ ZA OPIS ČASOVNEGA ROKA HRAMBE GRADIVA
- Krajši roki hrambe dokumentarnega gradiva so opisani s številom let (1, 2, 3, 4, 5) v rubriki „rok
hrambe“, trajno gradivo v rubriki „trajno dokumentarno gradivo“, arhivsko gradivo in arhivsko
vzorčno v rubriki „arhivsko gradivo“.
-
Pri navajanjih rokov hrambe so le-ti zaradi jasnosti posebej navedeni še v oklepaju pri opisih
vsebin gradiva.
-
Trajno dokumentarno gradivo (označeno s črko T) je tisto, ki v zavodu nastane oz. je prejeto in je
trajno hranjeno v njegovi stalni zbirki.
-
Arhivsko gradivo (označeno s črko A) je kulturni spomenik in se v skladu z obstoječimi predpisi po
določenih rokih preda pristojnemu arhivu.
RAZLAGA UPORABLJENIH ZNAKOV IN BESEDNIH
ZVEZ ZA OPIS ČASOVNEGA ROKA HRAMBE GRADIVA
- Nekatere zvrsti dokumentarnega gradiva, ki se sicer hranijo krajše časovno obdobje (npr. 5
let), se odbirajo vzorčno in so označene z besedno zvezo A – vzorčno, oz. v oklepaju : 5, Avzor.
-
Pri izločanju gradiva, ki mu je potekel rok hranjenja, je potrebno paziti, da se ne izloči
gradivo, ki ima v skladu z določbo 194. člena Uredbe o upravnem poslovanju lastnost
trajnega gradiva (odločbe, sklepi, zapisniki, pogodbe).
SEZNAM ARHIVSKEGA GRADIVA, KI MORDA V CELOTI NI
ZAJETO V ENOTNEM NAČRTU KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV IN
ODRAŽA DELOVANJE VIZ
- evidenca o dokumentarnem gradivu,
-
letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski,
-
magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi, videokasete z zvočnimi in slikovnimi posnetki
poslovanja in dela zavodov, prireditev, proslav, jubilejev, govorov,
-
interni časopisi in glasila,
-
publikacije o dejavnosti zavodov, zborniki
-
vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic…
NAVODILO O HRAMBI ARHIVSKEGA GRADIVA V
ELEKTRONSKI OBLIKI
Hramba AG v elektronski obliki je dovoljena kot dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu
s strokovnimi navodili pristojnega arhiva. Vse osebe, ki hranijo dokumentarno ali arhivsko
gradivo v elektronski obliki, morajo vse dejavnosti zajema, hrambe in druge dejavnosti v zvezi
s tem gradivom uskladiti s pravili stroke in upoštevati:
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA), Uradni list RS, št.
30/2006 in 51/2014
-
Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Uradni list RS, št. 86/2006,
-
Enotne tehnološke zahteve 2.0, potrjene s strani ARS 6. 4. 2011. V skladu s 5. členom Uredbe o
varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva morajo izdelati Notranja pravila o hrambi gradiva
v digitalni obliki.
EKN za VIZ
- Do tretjega nivoja EKN ni mogoče spreminjati
-
Možno je dodajanje znakov na četrtem in petem nivoju ( spremembe spet objavi ministrstvo)
-
Nezasedene znake je možno uporabiti jim dodati vsebino (spremembe spet objavi ministrstvo)
-
Spremenjeni EKN je potrebno poslati pristojnemu arhivu ( arhiv izda novo dopolnjeno navodilo
za odbiranje AG iz DG in doda A-je)
HVALA ZA POZORNOST